Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PD SUKSES MAKMUR DENGAN MENGGUNAKAN

VISUAL FOXPRO 9.0

A. Usulan Prosedur Baru

Untuk menyesuaikan prosedur kerja lama dengan sistem informasi yang

baru sehingga penerapan sistem baru dapat berjalan dengan baik dan

meningkatkan kinerja perusahaan, maka perlu diadakan perubahan-perubahan di

beberapa prosedur kerja. Adapun prosedur kerja yang baru adalah sebagai

berikut:

1. Proses Pembelian

Bagian Gudang bertugas membuat daftar stok yang digunakan untuk

mengecek kesesuaian jumlah barang di gudang dengan data persediaan

barang. Hal ini dilakukan untuk mengecek kemungkinan adanya selisih

jumlah barang di gudang dengan data persediaan barang akibat kesalahan

peng-input-an. Setelah pengecekan akan didapatkan daftar stok barang yang

kosong atau telah mencapai stok minimum untuk digunakan sebagai daftar

pemesanan barang. Bagian Pembelian akan membuat daftar order pembelian

untuk disampaikan kepada supplier. Pesanan akan disimpan pada buku

pesanan pembelian.

50

51

Setelah menerima daftar order pembelian, supplier akan mengirimkan

barang pesanan pembelian, faktur pembelian dan surat jalan pembelian ke

Bagian Pembelian. Faktur pembelian dan surat jalan pembelian akan

ditandatangani dan dikirimkan kembali kepada supplier. Barang yang diterima

akan dicocokkan dengan data pesanan pembelian dan dicek kondisinya.

Barang yang telah selesai dicek dan tidak bermasalah akan dikirimkan ke

gudang bersama dengan faktur pembelian dan surat jalan pembelian rangkap

kedua sebagai bukti pemasukan barang di gudang. Jumlah barang pesanan

akan ditambahkan ke data persediaan barang. Kemudian surat jalan dan faktur

pembelian rangkap kedua tersebut disimpan sebagai arsip dan data pembelian.

Pembayaran akan langsung dilakukan setelah semua administrasi barang

pesanan lengkap diterima oleh perusahaan.

2. Proses Retur Pembelian

Bagian Gudang bertugas mengecek kondisi barang yang akan diretur

dan mencocokkan barang berdasarkan data pembelian. Barang hasil

pengecekan yang layak retur akan dikirimkan sebagai barang retur kepada

supplier setelah dibuatkan nota retur sebagai bukti pengeluaran barang dan

disimpan datanya di data retur pembelian.

Supplier akan mengirimkan barang pengganti beserta nota retur dan

surat jalan retur yang harus ditandatangani dan dikirimkan kembali ke

supplier. Barang pengganti yang diterima akan dicocokkan dengan data retur

pembelian barang, kemudian dicek kondisinya. Barang pengganti yang selesai

52

dicek dan tidak bermasalah akan dikirimkan ke gudang beserta faktur retur

dan surat jalan retur rangkap kedua sebagai bukti pemasukan barang. Surat

jalan retur dan faktur retur rangkap pertama disimpan sebagai arsip dan data

transaksi retur tersebut akan disimpan kembali dalam data retur pembelian

barang.

3. Proses Penjualan

a. Transaksi Secara Tunai

Setelah menerima order dari konsumen, Bagian Penjualan

memeriksa apakah barang-barang yang dipesan tersebut tersedia atau tidak

pada data persediaan barang. Apabila barang yang diminta tersedia maka

Bagian Keuangan (kasir) akan membuat faktur penjualan tunai dan surat

jalan serta mengirimkannya ke bagian gudang untuk pengambilan barang.

Semua transaksi penjualan tunai akan disimpan dalam data penjualan. Data

persediaan barang akan secara otomatis dikurangi setelah faktur penjualan

tunai dan surat jalan dicetak.

Bagian Gudang akan menyediakan barang sesuai dengan faktur dan

surat jalan yang diterima. Setelah konsumen menyelesaikan proses

pembayaran maka Bagian Gudang akan mengirimkan barang yang dipesan

beserta faktur penjualan tunai dan surat jalan kepada konsumen. Konsumen

menyerahkan kembali surat jalan dan faktur penjualan tunai yang telah

ditandatangani setelah menerima barang yang dipesan. Faktur tersebut akan

dicap lunas dan ditandatangani oleh kasir sebagai tanda pelunasan

53

pembayaran. Faktur penjualan tunai rangkap pertama diserahkan kepada

konsumen dan rangkap yang kedua dijadikan sebagai arsip perusahaan.

Barang pesanan tersebut juga dapat diantarkan oleh Bagian Gudang ke

lokasi konsumen jika diinginkan.

b. Transaksi Secara Kredit

Bagian Pemasaran (salesman) menawarkan produk-produk secara

langsung di lokasi konsumen. Jika ada konsumen yang melakukan order

terhadap produk yang ditawarkan, maka salesman akan mencatat dalam

buku ordernya masing-masing untuk kemudian diserahkan ke Bagian

Penjualan.

Buku order dari masing-masing salesman akan dicek oleh Bagian

Penjualan untuk mengetahui apakah barang-barang yang dipesan oleh

konsumen tersedia atau tidak melalui data persediaan barang. Jika barang-

barang tersebut ada, maka akan dilakukan proses pembuatan faktur

penjualan kredit. Data penjualan kredit akan disimpan pada data penjualan.

Faktur ini akan dibuat sebanyak tiga rangkap dan kemudian akan dibawa

ke Bagian Gudang.

Faktur penjualan kredit rangkap tiga yang dibawa dari Bagian

Penjualan akan diambilkan barang-barang sesuai dengan pesanan pada

faktur tersebut. Proses berikutnya adalah pengiriman barang yang disertai

dengan faktur penjualan kredit untuk ditandatangani oleh konsumen.

Faktur penjualan kredit rangkap ketiga akan diserahkan kepada konsumen.

54

Sedangkan faktur penjualan rangkap pertama dan kedua akan diserahkan

kembali ke bagian administrasi untuk dijadikan arsip yang berfungsi

sebagai data untuk proses penagihan piutang.

4. Proses Retur Penjualan

Setelah barang-barang yang diretur oleh pihak konsumen sampai di

gudang maka Bagian Gudang akan mengecek kondisi barang returan. Jika

kondisi barang returan tersebut valid, Bagian Gudang menyiapkan barang

pengganti yang baru untuk kemudian dibuatkan nota retur penjualan oleh

Bagian Administrasi sebanyak dua rangkap dan data tersebut akan disimpan

dalam data retur penjualan.

Barang pengganti akan dikirimkan kembali kepada konsumen dengan

disertai nota retur penjualan. Setelah konsumen menandatangani nota retur

penjualan, maka nota retur penjualan rangkap pertama akan diserahkan

kepada pelanggan dan nota retur penjualan rangkap kedua akan dijadikan

arsip. Barang returan akan disimpan sementara di gudang sampai dilakukan

proses retur ke pihak supplier.

5. Proses Pelaporan

Bagian Administrasi dan Bagian Keuangan akan membuat laporan

persediaan barang berdasarkan data persediaan barang dengan sebelumnya

mengecek kecocokannya dengan persediaan barang di gudang. Untuk laporan

penjualan dibuat dari pengolahan simpanan data penjualan. Laporan

pembelian dibuat dari simpanan data pembelian. Laporan retur pembelian

55

dibuat dari simpanan data retur pembelian sedangkan laporan retur penjualan

dibuat dari simpanan data retur penjualan. Daftar pelanggan dibuat dari

simpanan data pelanggan dan daftar pemasok dari simpanan data pemasok.

Laporan persediaan barang, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan

retur pembelian, laporan retur penjualan, daftar pelanggan dan daftar pemasok

akan diserahkan kepada pimpinan.

B. Diagram Arus Data Sistem Usulan

Penulis akan menggambarkan sistem usulan dalam Diagram Arus Data

(DAD) untuk mengetahui aliran atau arus data dan proses-proses yang terjadi

dalam sistem tersebut. Penulis menguraikan sistem usulan ini mulai dari diagram

konteks, diagram nol, hingga diagram rinci masing-masing proses.

1. Diagram Konteks

Dari diagram konteks pada gambar 4.1 dapat diketahui bahwa entitas

yang berhubungan dengan sistem ada tiga buah yaitu pelanggan, pemasok,

dan pimpinan. Adapun arus data yang mengalir masuk ke dalam sistem di

antaranya adalah:

a. Dari entitas pelanggan yaitu order_barang,

nota_retur_penjualan_ terotorisasi_merah, daftar_barang_retur_jual dan

nota_retur_ penjualan_terotorisasi.

b. Dari entitas pemasok yaitu faktur_pembelian_rangkap2,

surat_jalan_ pembelian dan nota_retur_pembelian.

56

Sedangkan arus data yang mengalir keluar dari sistem ke masing-

masing entitas adalah:

a. Dari sistem ke entitas pelanggan adalah faktur_penjualan_rangkap2,

daftar_barang_pesanan_penjualan, order_invalid, daftar_barang_retur_

jual_invalid, nota_retur_penjualan dan daftar_barang_pengganti_retur_

jual.

b. Dari sistem ke entitas pemasok adalah daftar_order_pembelian,

faktur_pembelian_terotorisasi_merah, surat_jalan_pembelian_terotorisasi,

GAMBAR 4.1DIAGRAM KONTEKS SISTEM USULAN

Sumber : Data Olahan, 2009

57

berkas_beli_valid, nota_retur_pembelian_terotorisasi dan daftar_barang_

returan_pembelian.

c. Dari sistem ke entitas pimpinan adalah laporan_persediaan,

laporan_pembelian, laporan_penjualan, laporan_retur_pembelian,

laporan_retur_penjualan, daftar_pelanggan dan daftar_pemasok.

2. Diagram Nol

Pada diagram nol di gambar 4.2 terdapat lima buah proses yang

berada di dalam sistem usulan. Berikut ini akan dijelaskan secara rinci

mengenai tahap-tahap aliran data yang terjadi pada masing-masing proses.

a. Proses 1.0 – Pembelian

Proses ini dimulai dengan mengecek jumlah barang pada data barang dan

daftar stok kosong dari Bagian Penjualan. Kemudian dilanjutkan dengan

pengiriman daftar order pembelian kepada pemasok dan dicatat ke dalam

buku pesanan pembelian sebagai arsip. Pemasok mengirimkan barang

pesanan pembelian beserta faktur pembelian sebanyak dua rangkap dan

surat jalan pembelian. Setelah diterima, faktur pembelian dan surat jalan

pembelian ditandatangani dan dikembalikan kepada pemasok disertai

dengan pembayaran atas pembelian barang. Data persediaan barang dan

data transaksi pembelian kemudian di-update dalam simpanan data

masing-masing. Jika dalam proses pembelian ditemukan adanya barang

yang mengalami kerusakan maka akan dilanjutkan dengan proses retur

pembelian.

58

GA

MB

AR

4.2

DIA

GR

AM

NO

L S

IST

EM

US

UL

AN

Sum

ber

: D

ata

Ola

han,

200

9

59

b. Proses 2.0 – Retur Pembelian

Proses retur pembelian dimulai dengan pengecekan terhadap kesesuaian

data barang dengan data pembelian (Beli_Hdr dan Beli_Dtl). Kemudian

dilanjutkan dengan pengiriman barang returan kepada pemasok. Pemasok

kemudian mengirimkan barang pengganti yang baru disertai dengan nota

retur pembelian. Setelah itu, nota retur pembelian ditandatangani dan

dikembalikan kepada pemasok. Data mengenai retur pembelian akan

disimpan dalam data retur pembelian (Rbeli_Hdr dan Rbeli_Dtl) dan data

barang juga diperbarui.

c. Proses 3.0 – Penjualan

Proses penjualan dimulai dengan proses pengorderan barang oleh

pelanggan. Kemudian dilakukan proses pengecekan stok barang pada

simpanan data persediaan. Jika barang yang dipesan tidak ada maka akan

dicatat sebagai daftar stok kosong yang akan diberikan ke Bagian

Pembelian dan proses order dikonfirmasi ulang kepada pihak pelanggan.

Namun jika barang tersedia, faktur penjualan sebanyak dua rangkap akan

dibuat dan dikirimkan kepada pelanggan beserta barang pesanan dan

dicatat dalam simpanan data penjualan (Jual_Hdr dan Jual_Dtl) serta

memperbaharui data barang. Pelanggan kemudian mengembalikan faktur

60

penjualan yang telah ditandatangani sebanyak satu rangkap disertai

dengan pembayaran.

d. Proses 4.0 – Retur Penjualan

Proses retur penjualan dimulai dari dikirimkannya barang returan oleh

pelanggan. Barang returan kemudian dicek kondisinya apakah memenuhi

syarat untuk retur dan kesesuaiannya dengan data penjualan (Jual_Hdr

dan Jual_Dtl). Jika barang returan memenuhi syarat, dilanjutkan dengan

proses penggantian terhadap barang returan dan disertai dengan

pembuatan nota retur penjualan untuk diberikan kepada pelanggan.

Proses ini kemudian dicatat dalam simpanan data retur penjualan

(Rjual_Hdr dan Rjual_Dtl) dan data persediaan juga diperbaharui.

Pelanggan kemudian mengirimkan kembali nota retur penjualan yang

telah ditandatangani.

e. Proses 5.0 – Pelaporan

Proses yang terakhir adalah pelaporan yang dimulai dengan mengambil

semua simpanan data yaitu simpanan data barang, simpanan data

pembelian (Beli_Hdr dan Beli_Dtl), simpanan data penjualan (Jual_Hdr

dan Jual_Dtl), simpanan data retur pembelian (Rbeli_Hdr dan Rbeli_Dtl),

simpanan data retur penjualan (Rjual_Hdr dan Rjual_Dtl), simpanan data

pelanggan dan simpanan data pemasok untuk diproses menjadi laporan-

laporan. Hasil dari proses pelaporan adalah laporan persediaan, laporan

61

pembelian, laporan penjualan, laporan retur pembelian, laporan retur

penjualan, daftar pelanggan dan daftar pemasok yang diserahkan kepada

pimpinan.

3. Diagram Rinci Pembelian

Urutan proses-proses yang terdapat pada diagram rinci pembelian

dimulai dari proses pengecekan terhadap simpanan data persediaan dan

disertai dengan daftar stok kosong dari Bagian Penjualan yang akan

menghasilkan daftar barang kosong (proses 1.1). Kemudian proses selanjutnya

adalah proses pemesanan barang kepada pemasok dan dicatat dalam buku

pesanan pembelian (proses 1.2). Pemasok kemudian mengirimkan barang

pesanan disertai dengan faktur pembelian sebanyak dua rangkap dan surat

jalan pembelian yang diterima oleh Bagian Pembelian (proses 1.3).

62

Setelah diterima, faktur pembelian dan surat jalan pembelian yang

telah ditandatangani akan dikembalikan kepada pemasok. Barang pesanan

yang telah diterima akan dilakukan pengecekan dengan menyesuaikan jumlah

pesanan dengan buku pesanan pembelian. Barang pesanan yang telah sesuai

kemudian dicatat dalam simpanan data persediaan untuk menambah jumlah

persediaan dan data mengenai transaksi pembelian dicatat dalam simpanan

data pembelian. Sedangkan barang pesanan yang mengalami kerusakan atau

cacat akan disimpan di gudang untuk dilanjutkan dengan proses retur

pembelian. Setelah pengecekan selesai dilakukan secara keseluruhan, maka

GAMBAR 4.3DIAGRAM RINCI PEMBELIAN SISTEM USULAN


63

akan dilanjutkan dengan pembayaran terhadap transaksi pembelian kepada

pihak pemasok (proses 1.4).

4. Diagram Rinci Retur Pembelian

Proses retur pembelian dimulai dari proses pengecekan terhadap

barang-barang yang akan diretur untuk dibuat daftar barang returan dan

disesuaikan dengan data pembelian (proses 2.1). Daftar barang returan

kemudian dicatat dalam simpanan data retur pembelian secara rinci (proses

2.2). Daftar barang returan yang telah dicatat kemudian dikirim kepada

pemasok dan barang pengganti retur diterima dengan disertai nota retur

pembelian.

Setelah barang diterima, nota retur pembelian kemudian

ditandatangani dan diserahkan kembali kepada pihak pemasok (proses 2.3).

Barang pengganti retur kemudian dicek kembali kondisinya, apabila valid data

barang akan dicatat dalam simpanan data persediaan. Sedangkan barang

pengganti yang tidak valid akan dilakukan proses retur kembali (proses 2.4).

64

5. Diagram Rinci Penjualan

Proses penjualan dimulai dengan pengorderan barang oleh pelanggan

dengan Bagian Penjualan, kemudian dilanjutkan dengan proses pengecekan

terhadap stok barang yang tersedia di gudang melalui simpanan data

persediaan. Apabila barang yang tersedia tidak mencukupi atau kosong, akan

dimasukkan ke dalam daftar stok kosong untuk disampaikan kepada Bagian

Pembelian. Namun jika barang yang dipesan tersebut ada, maka akan diproses

lebih lanjut (proses 3.1). Order barang yang telah valid akan dilanjutkan

dengan proses pembuatan faktur penjualan sebanyak dua rangkap untuk

diberikan kepada pelanggan dan data penjualan akan dicatat dalam simpanan

data penjualan (proses 3.2). Pelanggan kemudian menyerahkan kembali faktur

GAMBAR 4.4DIAGRAM RINCI RETUR PEMBELIAN SISTEM USULAN


65

penjualan yang telah ditandatangani sebanyak satu rangkap dan disertai

dengan pembayaran dan dilanjutkan dengan menyerahkan barang pesanan

kepada pelanggan (proses 3.3).

6. Diagram Rinci Retur Penjualan

Proses retur penjualan dimulai dengan penyerahan barang returan

penjualan kepada Bagian Penjualan, barang returan yang telah diterima

kemudian dilakukan pengecekan terhadap kondisi kelayakan barang returan

disertai dengan perjanjian sebelumnya dan pengecekan terhadap data

penjualan (proses 4.1). Barang yang tidak layak retur akan dikembalikan

kepada pelanggan. Sedangkan barang yang layak retur akan dilanjutkan

dengan proses pembuatan nota retur penjualan. Nota retur penjualan dan

GAMBAR 4.5DIAGRAM RINCI PENJUALAN SISTEM USULAN


66

barang pengganti diberikan kepada pelanggan. Nota retur penjualan yang

telah ditandatangani dikembalikan kepada bagian penjualan untuk dicatat

dalam simpanan data retur penjualan (proses 4.2).

7. Diagram Rinci Pelaporan

Proses pelaporan pada sistem usulan menghasilkan laporan persediaan

pada proses 5.1, laporan penjualan pada proses 5.2, laporan retur penjualan

pada proses 5.3, laporan retur pembelian pada proses 5.4, laporan pembelian

pada proses 5.5, daftar pelanggan pada proses 5.6 dan daftar pemasok pada

proses 5.7. Semua laporan tersebut akan diserahkan kepada pimpinan setiap

akhir bulan.

GAMBAR 4.6DIAGRAM RINCI RETUR PENJUALAN SISTEM USULAN


67

C. Normalisasi

Normalisasi merupakan suatu proses pengorganisasian file agar elemen-

elemen yang berulang dapat dihilangkan. Adapun pedoman normalisasi yaitu

menghilangkan kelompok yang berulang, atribut bukan kunci harus bergantung

secara fungsi pada kunci utama (primary key) dan semua atribut bukan kunci

tidak mempunyai hubungan transitif.

Tahap normalisasi pertama mempunyai ciri yaitu bahwa setiap data

dibentuk dalam satu record dan nilai dari field berupa atomic value. Tidak ada

GAMBAR 4.7DIAGRAM RINCI PELAPORAN SISTEM USULAN


68

set attribute yang berulang. Sedangkan tahap yang kedua mempunyai syarat,

yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal ke satu. Atribut bukan

kunci harus bergantung pada kunci utama (primary key).

1. Penjualan

Bentuk Tidak Normal

Penjualan = nofak + tglfak + kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos

+ notelp + nofax + contactp + kodekary + namakary +

kodebarang + namabarang + qty + hargajual + totjual + tgljt +

lama

Normalisasi Ke-1

Penjualan = {@nofak + tglfak + @kodeplg + namaplg + alamat + kota +

kodepos + notelp + nofax + contactp + @kodekary + namakary

+ {{@kodebarang + namabarang + qty + hargajual}} + totjual

+ tgljt + lama}

Normalisasi Ke-2

Jual_Hdr = @nofak + tglfak + @kodeplg + @kodekary + totjual + tgljt +

lama

Jual_Dtl = @nofak + @kodebarang + hargajual + qty

Pelanggan = @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + notelp +

nofax + contactp

Karyawan = @kodekary + namakary

Barang = @kodebarang + namabarang + hargajual

69

2. Pembelian

Bentuk Tidak Normal

Pembelian = nofak + tglfak + kodesup + namasup + alamat + kota +

kodepos + notelp + nofax + contactp + kodebarang +

namabarang + qty + hargabeli + totbeli + tgljt + lama +

tglterima

Normalisasi Ke-1

Pembelian = {@nofak + tglfak + @kodesup + namasup + alamat + kota +

kodepos + notelp + nofax + contactp + {{@kodebarang +

namabarang + qty + hargabeli}} + totbeli + tgljt + lama +

tglterima}

Normalisasi Ke-2

Beli_Hdr = @nofak + tglfak + @kodesup + totbeli + tgljt + lama +

tglterima

Beli_Dtl = @nofak + @kodebarang + hargabeli + qty

Pemasok = @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp +

nofax + contactp

Barang = @kodebarang + namabarang + hargabeli

70

3. Retur Penjualan

Bentuk Tidak Normal

Returjual = nonota + tglnota + kodeplg + namaplg + alamat + kota +

kodepos + notelp + nofax + contactp + kodekary + namakary +

kodebarang + namabarang + qty + hargajual + totrjual

Normalisasi Ke-1

Returbeli = {@nonota + tglnota + @kodeplg + namaplg + alamat + kota +

kodepos + notelp + nofax + contactp + @kodekary + namakary

+ {{@kodebarang + namabarang + qty + hargajual}} +

totrjual}

Normalisasi Ke-2

Rbeli_Hdr = @nonota + tglnota + @kodeplg + totrjual

Rbeli_Dtl = @nonota + @kodebarang + hargajual + qty

Pelanggan = @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + notelp +

nofax + contactp

Karyawan = @kodekary + namakary

Barang = @kodebarang + namabarang + hargajual

4. Retur Pembelian

Bentuk Tidak Normal

Returbeli = nonota + tglnota + kodesup + namasup + alamat + kota +

kodepos + notelp + nofax + contactp + kodebarang +

namabarang + qty + hargabeli + totrbeli

71

Normalisasi Ke-1

Returbeli = {@nonota + tglnota + @kodesup + namasup + alamat + kota +

kodepos + notelp + nofax + contactp + {{@kodebarang +

namabarang + qty + hargabeli}} + totrbeli}

Normalisasi Ke-2

Rbeli_Hdr = @nonota + tglnota + @kodesup + totrbeli

Rbeli_Dtl = @nonota + @kodebarang + hargabeli + qty

Pemasok = @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp +

nofax + contactp

Barang = @kodebarang + namabarang + hargabeli

D. Kamus Data

Kamus data yang akan dirancang oleh penulis akan difokuskan pada

pembuatan kamus simpanan data. Simpanan data yang akan dibuat di antaranya

adalah simpanan Barang, simpanan Pelanggan, simpanan Pemasok, simpanan

Karyawan, simpanan Merk, simpanan Kategori, simpanan Sandi, simpanan

Penjualan, simpanan Pembelian, simpanan Retur Penjualan dan simpanan Retur

Pembelian. Berikut akan dijelaskan masing-masing kamus simpanan data yang

akan dipakai pada sistem usulan.

72

1. Nama simpanan data: Barang

Barang = { @kodebarang+ namabarang + @kodemerk + @kodekategori +

@kodesatuan + hargabeli + hargajual + stoktersedia +

stokminimum }

2. Nama simpanan data: Pelanggan

Pelanggan = { @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + (notelp) +

(nofax) + contactp }

3. Nama simpanan data: Pemasok

Pemasok = { @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp +

(nofax) + contactp }

4. Nama simpanan data: Karyawan

Karyawan = { @kodekary + namakary + level + alamat + notelp }

5. Nama simpanan data: Merk

Merk = { @kodemerk + namamerk }

6. Nama simpanan data: Kategori

Kategori = { @kodekategori + namakategori }

7. Nama simpanan data: Satuan

Satuan = { @kodesatuan + namasatuan }

8. Nama simpanan data: Sandi

Sandi = { @kodeuser + namauser + password + level }

9. Nama simpanan data: Penjualan

73

Simpanan data penjualan terbagi lagi menjadi tiga buah simpanan data, yaitu

simpanan Jual_Hdr, simpanan Jual_Dtl dan simpanan Temp_Jual. Simpanan

Jual_Hdr dan simpanan Jual_Dtl merupakan bagian utama dari simpanan

Penjualan, sedangkan simpanan Temp_Jual berfungsi sebagai tabel pembantu.

a. Simpanan data: Jual_Hdr

Jual_Hdr = { @nofak + tglfak + @kodekary + @kodeplg + totjual +

tgljt + lama }

b. Simpanan data: Jual_Dtl

Jual_Dtl = { @nofak + @kodebarang + qty + hargajual }

c. Simpanan data: Temp_Jual

Temp_Jual = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah }

10. Nama simpanan data: Pembelian

Simpanan data pembelian terbagi menjadi tiga buah simpanan data, yaitu

simpanan Beli_Hdr, simpanan Beli_Dtl dan simpanan Temp_Beli. Simpanan

Beli_Hdr dan simpanan Beli_Dtl merupakan bagian utama dari simpanan

Pembelian, sedangkan simpanan Temp_Beli berfungsi sebagai tabel

pembantu.

a. Simpanan data: Beli_Hdr

Beli_Hdr = { @nofak + tglfak + @kodesup + totbeli + tgljt + tglterima

+ lama }

b. Simpanan data: Beli_Dtl

Beli_Dtl = { @nofak + @kodebarang + qty + hargabeli }

74

c. Simpanan data: Temp_Beli

Temp_Beli = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah }

11. Nama simpanan data: Retur Penjualan

Simpanan data Retur Penjualan terbagi menjadi tiga buah simpanan data,

yaitu simpanan Rjual_Hdr, simpanan Rjual_Dtl dan simpanan Temp_Rjual.

Simpanan Rjual_Hdr dan simpanan Rjual_Dtl merupakan bagian utama dari

simpanan Retur Penjualan, sedangkan simpanan Temp_Rjual berfungsi

sebagai tabel pembantu.

a. Simpanan data: Rjual_Hdr

Rjual_Hdr = { @nonota + tglnota + @kodekary + @kodeplg + totrjual }

b. Simpanan data: Rjual_Dtl

Rjual_Dtl = { @nonota + @kodebarang + qty + hargabeli }

c. Simpanan data: Temp_Rjual

Temp_Rjual = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah }

12. Nama simpanan data: Retur Pembelian

Simpanan data Retur Pembelian terbagi menjadi tiga buah simpanan data,

yaitu simpanan Rbeli_Hdr, simpanan Rbeli_Dtl dan simpanan Temp_Rbeli.

Simpanan Rbeli_Hdr dan simpanan Rbeli_Dtl merupakan bagian utama dari

simpanan Pembelian, sedangkan simpanan Temp_Rbeli berfungsi sebagai

tabel pembantu.

a. Simpanan data: Rbeli_Hdr

Rbeli_Hdr = { @nonota + tglnota + @kodesup + totrbeli }

75

b. Simpanan data: Rbeli_Dtl

Rbeli_Dtl = { @nonota + @kodebarang + qty + hargabeli }

c. Simpanan data: Temp_Rbeli

Temp_Rbeli = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah }

Berikut akan diuraikan struktur dari simpanan data yang akan digunakan

pada sistem usulan.

Kodebarang = 1 {karakter} 10

Namabarang = 1 {karakter} 50

Hargabeli = * 999999999 *

Hargajual = * 999999999 *

Stoktersedia = * 9999 *

Stokminimum = * 9999 *

Kodemerk = 1 {karakter} 3

Namamerk = 1 {karakter} 10

Kodekategori = 1 {karakter} 3

Namakategori = 1 {karakter} 10

Kodesatuan = 1 {karakter} 3

Namasatuan = 1 {karakter} 10

Kodeplg = 1 {karakter} 10

Namaplg = 1 {karakter} 50

Kodesup = 1 {karakter} 10

Namasup = 1 {karakter} 50

76

Alamat = 1 {karakter} 70

Kota = 1 {karakter} 20

Kodepos = 1 {karakter} 6

Notelp = 1 {karakter} 15

Nofax = 1 {karakter} 15

Contactp = 1 {karakter} 20

Kodekary = l {karakter} 10

Namakary = l {karakter} 50

Level = 1 {karakter} 10

Nofak = 1 {karakter} 16

Tglfak = dd-mm-yy

Totjual = * 9999999999 *

Tgljt = dd-mm-yy

Lama = * 99 *

Qty = * 999999 *

Tglterima = dd-mm-yy

Totbeli = * 9999999999 *

Nonota = 1 {karakter} 16

Tglnota = dd-mm-yy

Totrjual = * 9999999999 *

Totrbeli = * 9999999999 *

77

E. Perancangan Database

Tabel-tabel yang akan diperlukan dalam perancangan Sistem Informasi

Penjualan dan Persediaan pada PD Sukses Makmur adalah sebagai berikut:

TABEL 4.1STRUKTUR TABEL BARANG

Field Type Widthkodebarang * Character 10namabarang Character 50kodemerk ** Character 10kodekategori ** Character 10kodesatuan ** Character 10hargabeli Numeric 9hargajual Numeric 9stoktersedia Numeric 4stokminimum Numeric 4

TABEL 4.2STRUKTUR TABEL PELANGGAN

Field Type Widthkodeplg * Character 10namaplg Character 50alamat Character 70kota Character 20kodepos Character 6notelp Character 15nofax Character 15contactp Character 50



78

TABEL 4.3STRUKTUR TABEL PEMASOK

Field Type Widthkodesup * Character 10namasup Character 50alamat Character 70kota Character 20kodepos Character 6notelp Character 15nofax Character 15contactp Character 50

TABEL 4.4STRUKTUR TABEL KARYAWAN

Field Type Widthkodekary * Character 10namakary Character 50level Character 10alamat Character 70notelp Character 15

TABEL 4.5STRUKTUR TABEL MERK

Field Type Widthkodemerk * Character 3namamerk Character 10

TABEL 4.6STRUKTUR TABEL KATEGORI

Field Type Widthkodekategori * Character 3namakategori Character 10





79

TABEL 4.7STRUKTUR TABEL SATUAN

Field Type Widthkodesatuan * Character 3namasatuan Character 10

TABEL 4.8STRUKTUR TABEL SANDI

Field Type Widthkodeuser * Character 10namauser Character 20password Character 20level Character 10

TABEL 4.9STRUKTUR TABEL JUAL_HDR

Field Type Widthnofak * Character 16tglfak Date 8kodekary ** Character 10kodeplg ** Character 10totjual Numeric 10tgljt Date 8lama Numeric 2

TABEL 4.10STRUKTUR TABEL JUAL_DTL

Field Type Widthnofak ** Character 16kodebarang ** Character 10qty Numeric 6hargajual Numeric 9





80

TABEL 4.11STRUKTUR TABEL BELI_HDR

Field Type Widthnofak * Character 16tglfak Date 8kodesup ** Character 10totbeli Numeric 10tgljt Date 8tglterima Date 8lama Numeric 2

TABEL 4.12STRUKTUR TABEL BELI_DTL

Field Type Widthnofak ** Character 16kodebarang ** Character 10qty Numeric 6hargabeli Numeric 9

TABEL 4.13 STRUKTUR TABEL RJUAL_HDR

Field Type Widthnonota * Character 16tglnota Date 8kodekary ** Character 10kodeplg ** Character 10totrjual Numeric 10

TABEL 4.14STRUKTUR TABEL RJUAL_DTL

Field Type Widthnonota ** Character 16kodebarang ** Character 10qty Numeric 6hargajual Numeric 9





81

TABEL 4.15STRUKTUR TABEL RBELI_HDR

Field Type Widthnonota * Character 16tglnota Date 8kodesup ** Character 10totrbeli Numeric 10

TABEL 4.16STRUKTUR TABEL RBELI_DTL

Field Type Widthnonota ** Character 16kodebarang ** Character 10qty Numeric 6hargabeli Numeric 9

Hubungan antar tabel dalam database dapat digambarkan sebagai berikut:



82

Beli_Dtl

nofak **kodebarang **qtyhargabeli

GA

MB

AR

4.8

DIA

GR

AM

E-R

Rjual_Dtl

nonota **kodebarang **qtyhargajual

Merk

kodemerk *namamerk

Sandi

kodeuser *namauserpasswordlevel

Jual_Hdr

nofak *tglfakkodekary **kodeplg **totjualtgljtlama

Karyawan

kodekary*namakarylevelalamatnotelp

Pemasok

kodesup *namasupalamatkotakodeposnotelpnofaxcontactp

Beli_Hdr

nofak *tglfakkodesup **totbelitgljttglterimalama Su

mbe

r :

Dat

a O

laha

n, 2

009

Satuan

kodesatuan *namasatuan

Pelanggan

kodeplg *namaplgalamatkotakodeposnotelpnofaxcontactp

Jual_Dtl

nofak **kodebarang **qtyhargajual

Barang

kodebarang *namabarangkodemerk **kodekategori **kodesatuan **hargabelihargajualstoktersediastokminimum

Rbeli_Dtl

nonota **kodebarang **qtyhargabeli

Kategori

kodekategori *namakategori

Rjual_Hdr

nonota *tglnotakodekary **kodeplg **totrjual

Rbeli_Hdr

nonota *tglnotakodesup **totrbeli

83

F. Perancangan Input

Perancangan input atau layar masukan bertujuan untuk memudahkan

pemakai sistem dalam proses memasukkan data. Oleh karena itu rancangan antar

muka pada layar masukan haruslah menarik dan mudah dimengerti oleh pemakai

serta tidak terlalu rumit dalam pemakaiannya.

Adapun rancangan layar masukan untuk Sistem Informasi Penjualan dan

Persediaan Barang pada PD Sukses Makmur adalah sebagai berikut:

1. Layar Masukan Data Barang

Layar masukan data barang merupakan media interaksi antara

pengguna dengan data pada tabel barang.


GAMBAR 4.9RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA BARANG

84

2. Layar Masukan Data Satuan

Layar masukan data satuan merupakan media interaksi antara

pengguna dengan data pada tabel satuan.

3. Layar Masukan Data Merk

Layar masukan data merk merupakan media interaksi antara pengguna

dengan data pada tabel merk.


GAMBAR 4.10RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA SATUAN

1

85

4. Layar Masukan Data Kategori

Layar masukan data kategori merupakan media interaksi antara

pengguna dengan data pada tabel kategori.


GAMBAR 4.11RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA MERK


GAMBAR 4.12RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA KATEGORI

86

5. Layar Masukan Data Karyawan

Layar masukan data karyawan merupakan media interaksi antara

pengguna dengan data pada tabel karyawan.

6. Layar Masukan Data Pemasok

Layar masukan data pemasok merupakan media interaksi antara

pengguna dengan data pada tabel pemasok.


GAMBAR 4.13RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA KARYAWAN

87

7. Layar Masukan Data Pelanggan

Layar masukan data pelanggan merupakan media interaksi antara

pengguna dengan data pada tabel pelanggan.


GAMBAR 4.14RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA PEMASOK

88

8. Layar Masukan Penjualan Barang

Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu

penjualan barang yang merupakan media interaksi antara pengguna dengan

tabel penjualan.


GAMBAR 4.15RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA PELANGGAN

89

9. Layar Masukan Pembelian Barang

Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu

pembelian barang yang merupakan media interaksi antara pengguna dengan

tabel pembelian.


GAMBAR 4.16RANCANGAN LAYAR MASUKAN PENJUALAN BARANG

90

10. Layar Masukan Retur Penjualan Barang

Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu retur

penjualan barang yang merupakan media interaksi antaran pengguna dengan

tabel retur penjualan.


GAMBAR 4.17RANCANGAN LAYAR MASUKAN PEMBELIAN BARANG

91

11. Layar Masukan Retur Pembelian Barang

Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu retur

pembelian barang yang merupakan media interaksi antaran pengguna dengan

tabel retur pembelian.


GAMBAR 4.18RANCANGAN LAYAR MASUKAN RETUR PENJUALAN BARANG

92

G. Perancangan Output

Hasil keluaran dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang

pada PD Sukses Makmur berupa daftar stok barang, daftar pelanggan, daftar

pemasok, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan retur penjualan dan

laporan retur pembelian.

GAMBAR 4.19RANCANGAN LAYAR MASUKAN RETUR PEMBELIAN BARANG


93

1. Rancangan Daftar Stok Barang

2. Rancangan Daftar Pelanggan


GAMBAR 4.20RANCANGAN DAFTAR STOK BARANG


GAMBAR 4.21RANCANGAN DAFTAR PELANGGAN

94

3. Rancangan Daftar Pemasok

4. Rancangan Laporan Penjualan


GAMBAR 4.22RANCANGAN DAFTAR PEMASOK

GAMBAR 4.23RANCANGAN LAPORAN PENJUALAN


95

5. Rancangan Laporan Pembelian

6. Rancangan Laporan Retur Penjualan

GAMBAR 4.24RANCANGAN LAPORAN PEMBELIAN


GAMBAR 4.25RANCANGAN LAPORAN RETUR PENJUALAN


96

7. Rancangan Laporan Retur Pembelian

8. Rancangan Faktur Penjualan

GAMBAR 4.26RANCANGAN LAPORAN RETUR PEMBELIAN


GAMBAR 4.27RANCANGAN FAKTUR PENJUALAN


97

9. Rancangan Nota Retur Penjualan

10. Rancangan Nota Retur Pembelian

GAMBAR 4.28RANCANGAN NOTA RETUR PENJUALAN


GAMBAR 4.29RANCANGAN NOTA RETUR PEMBELIAN


98

H. Spesifikasi Sistem

Aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang PD Sukses

Makmur memerlukan adanya perangkat pendukung dalam pengoperasiannya.

Perangkat pendukung yang dimakud adalah perangkat keras (hardware) dan

perangkat lunak (software) agar aplikasi ini dapat bekerja dengan baik. Berikut

akan dijelaskan secara terinci perangkat keras dan perangkat lunak minimal yang

diperlukan dalam menjalankan program aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan

Persediaan Barang PD Sukses Makmur.

1. Perangkat Keras

Perangkat keras (hardware) merupakan perangkat yang berwujud dan menjadi

dasar dalam pengoperasian program-program aplikasi. Adapun spesifikasi

perangkat minimal yang dibutuhkan untuk menjalankan program aplikasi ini

diantaranya adalah:

a. Komputer dengan prosesor Intel Pentium IV atau sejenisnya,

b. harddisk dengan sisa ruang penyimpanan minimal 5GB,

c. memory (RAM) minimal 256MB,

d. mouse,

e. keyboard,

f. monitor 15”,

g. UPS 220 Volt, dan

h. printer untuk alat cetak.

99

2. Perangkat Lunak

Sedangkan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung program

aplikasi ini agar dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

a. Sistem operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows XP atau yang

lebih baru.

b. Sistem aplikasi Microsoft Visual FoxPro 9.0.

I. Pengoperasian Sistem

Bagian ini akan menjelaskan tentang teknik pengoperasian aplikasi

Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang PD Sukses Makmur. Saat

aplikasi dijalankan, maka akan muncul form Menu Utama dan fokus pada bagian

Login Program. Bagian Login Program ini akan meminta pemakai untuk

memasukkan Kode User, password dan level. Setelah tombol Login ditekan,

sistem akan melakukan pengecekan terhadap masukan tersebut. Jika data tidak

valid, maka sistem akan menolak pengaksesan menu utama. Jika data tersebut

valid, pemakai akan dapat mengakses menu sistem. Dalam keadaan sebelum

login, pemakai sistem tidak dapat mengakses menu apapun yang terdapat di

dalam sistem.

100

Menu-menu yang terdapat pada Sistem Informasi Penjualan dan

Persediaan pada PD Sukses Makmur adalah sebagai berikut:

GAMBAR 4.30TAMPILAN FORM UTAMA


101

1. Menu Master Data

Pada menu Master Data terdapat delapan buah sub menu yang terbagi

atas:

a. Sub menu Stok Barang, digunakan untuk mengolah data stok barang.


GAMBAR 4.31TAMPILAN SUB MENU MASTER DATA

Sumber: Data Olahan, 2009

GAMBAR 4.32TAMPILAN FORM DATA BARANG

102

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data barang ini di

antaranya yaitu:

1) Tombol Tambah, berfungsi untuk menambahkan data baru.

2) Tombol Edit, berfungsi untuk mengedit data yang telah dipilih

sebelumnya.

3) Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data baru atau data hasil

dari mengedit.

4) Tombol Batal, berfungsi untuk membatalkan penambahan data baru

atau pengeditan data.

5) Tombol Hapus, berfungsi untuk menghapus data.

6) Tombol Cari Data, berfungsi untuk membantu mencari dan

menampilkan kode barang yang tersimpan pada database barang.

7) Tombol Keluar, berfungsi untuk keluar dari form.

8) Textbox Kode Barang, pada saat tombol enter ditekan akan dicek di

database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada

akan ditampilkan kotak dialog bahwa kode tersebut sudah ada, textbox

kode barang akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode

barang.

9) Textbox Stok Tersedia, Stok Minimum, Harga Beli dan Harga Jual

diproteksi sehingga hanya dapat menerima input berupa angka

(numeric) saja, sedangkan masukan berupa huruf ataupun kombinasi

keduanya tidak dapat dimasukkan.

103

b. Sub menu Satuan, digunakan untuk mengolah data satuan.

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data satuan ini di

antaranya yaitu:



sebelumnya.


dari mengedit.






GAMBAR 4.33TAMPILAN FORM DATA SATUAN

104

7) Textbox Kode Satuan, pada saat tombol enter ditekan akan dicek di



kode satuan akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode

satuan.

c. Sub menu Merk, digunakan untuk mengolah data merk.

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data merk ini di

antaranya yaitu:



sebelumnya.


GAMBAR 4.34TAMPILAN FORM DATA MERK

105


dari mengedit.





7) Textbox Kode Merk, pada saat tombol enter ditekan akan dicek di



kode merk akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode merk.

d. Sub menu Kategori, digunakan untuk mengolah data kategori.

GAMBAR 4.35TAMPILAN FORM DATA KATEGORI


106

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data kategori ini di

antaranya yaitu:



sebelumnya.


dari mengedit.





7) Textbox Kode Kategori, pada saat tombol enter ditekan akan dicek di



kode kategori akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode

kategori.

107

e. Sub menu Karyawan, digunakan untuk mengolah data karyawan.

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data karyawan ini di

antaranya yaitu:



sebelumnya.


dari mengedit.





GAMBAR 4.36TAMPILAN FORM DATA KARYAWAN

108


7) Textbox Kode Karyawan, pada saat tombol enter ditekan akan dicek di



kode karyawan akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode

karyawan.

f. Sub Menu Pemasok, digunakan untuk mengolah data pemasok.

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data pemasok ini di

antaranya yaitu:



sebelumnya.

GAMBAR 4.37TAMPILAN FORM DATA PEMASOK


109


dari mengedit.





menampilkan semua kode pemasok yang telah tersimpan sebelumnya.


8) Textbox Kode Pemasok, pada saat tombol enter ditekan akan dicek di


akan ditampilkan kotak pesan bahwa kode tersebut sudah ada, textbox

kode pemasok akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox

tersebut.

110

g. Sub menu Pelanggan, digunakan untuk mengolah data pelanggan.

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data pelanggan ini di

antaranya yaitu:



sebelumnya.


dari mengedit.




GAMBAR 4.38TAMPILAN FORM DATA PELANGGAN

111



menampilkan semua kode pelanggan yang telah tersimpan

sebelumnya.


8) Textbox Kode Pelanggan, pada saat tombol enter ditekan akan dicek di


akan ditampilkan kotak pesan bahwa kode tersebut sudah ada, textbox

kode pelanggan akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox

tersebut.

h. Sub menu Log Out, digunakan untuk kembali saat sebelum Login.

2. Menu Transaksi

Pada menu Transaksi, ada empat sub menu yang terdiri dari:

GAMBAR 4.39TAMPILAN SUB MENU TRANSAKSI


112

a. Sub menu Penjualan, digunakan untuk mengolah data transaksi penjualan

barang.

Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form penjualan

barang adalah sebagai berikut:

1) Tombol Tambah, berfungsi untuk menambahkan data transaksi

penjualan barang yang baru.

2) Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data transaksi penjualan

barang yang baru atau data hasil dari mengedit.

3) Tombol Batal, berfungsi untuk membatalkan penambahan data

transaksi penjualan barang yang baru atau pengeditan data

GAMBAR 4.40TAMPILAN FORM PENJUALAN


113

4) Tombol Hapus, berfungsi untuk menghapus data transaksi penjualan

barang.

5) Tombol Cari Data, berfungsi untuk menampilkan textbox Cari Faktur

yang digunakan untuk mencari nomor faktur.


7) Textbox Cari Faktur, berfungsi untuk mencari data faktur dari nomor

faktur yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka data dari

faktur yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung pada form

tersebut. Apabila data faktur tersebut tidak ada, maka akan ditampilkan

kotak pesan bahwa nomor faktur tersebut belum ada pada database.

8) Textbox No Faktur, pada saat tombol enter ditekan dan pada database

telah ada nomor faktur tersebut maka akan ditampilkan kotak pesan

bahwa nomor faktur tersebut telah ada. Textbox akan dikosongkan dan

fokus kembali.

9) Textbox Kode Pelanggan, pada saat menekan tombol enter akan keluar

sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data pelanggan yang

ada untuk dipindahkan ke form penjualan barang. Jika diisikan secara

langsung dan kode pelanggan tersebut belum ada dalam database

maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pelanggan tersebut

belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.

10) Textbox Kode Karyawan, pada saat menekan tombol enter akan keluar

sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data karyawan yang

114

ada untuk dipindahkan ke form penjualan barang. Jika diisikan secara

langsung dan kode karyawan tersebut belum ada dalam database maka

akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode karyawan tersebut belum

ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.

11) Textbox Kode Barang, pada saat menekan tombol enter akan keluar

sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data barang yang ada

untuk dipindahkan ke form penjualan barang. Jika diisikan secara

langsung dan kode barang tersebut belum ada dalam database maka

akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode tersebut belum ada,

textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.

12) Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data penjualan barang ke

grid Temp_jual. Textbox-textbox yang berkaitan dengan data barang

akan dikosongkan kembali setelah tombol ini ditekan dan fokus

kembali ke textbox kode barang.

13) Pada grid Tempjual terdapat fungsi pembatalan transaksi atas suatu

barang dengan cara men-click ke baris barang tersebut, lalu menekan

tombol Hapus Data Barang. Kemudian akan muncul suatu kotak pesan

untuk konfirmasi pembatalan tersebut.

Keluaran yang dihasilkan dari proses penjualan adalah faktur

penjualan yang memiliki tampilan sebagai berikut.

115

b. Sub menu Pembelian, digunakan untuk mengolah data transaksi

pembelian barang.

GAMBAR 4.41TAMPILAN FAKTUR PENJUALAN



GAMBAR 4.42TAMPILAN FORM PEMBELIAN

116

Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form pembelian


1) Tombol Tambah, berfungsi untuk menambahkan data transaksi

pembelian barang yang baru.

2) Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data transaksi

pembelian barang yang baru atau data hasil dari mengedit.


transaksi pembelian barang yang baru atau pengeditan data.

4) Tombol Hapus, berfungsi untuk menghapus data transaksi pembelian

barang.


6) Textbox Cari Faktur, berfungsi untuk mencari data faktur dari nomor

faktur yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka data dari

faktur yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung pada form

tersebut. Apabila data faktur tersebut tidak ada, maka akan ditampilkan

kotak pesan bahwa nomor faktur tersebut belum ada pada database.


menampilkan semua nomor faktur yang telah tersimpan sebelumnya.

8) Textbox No Faktur, pada saat tombol enter ditekan dan pada database

telah ada nomor faktur tersebut maka akan ditampilkan kotak pesan

bahwa nomor faktur tersebut telah ada. Textbox akan dikosongkan dan

fokus kembali.

117

9) Textbox Kode Pemasok, pada saat menekan tombol enter akan keluar

sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data pemasok yang

ada untuk dipindahkan ke form pembelian barang. Jika diisikan secara

langsung dan kode pemasok tersebut belum ada dalam database maka

akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pemasok tersebut tidak

ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.



untuk dipindahkan ke form pembelian barang. Jika diisikan secara




11) Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data pembelian barang ke

grid Temp_beli. Textbox-textbox yang berkaitan dengan data barang

akan dikosongkan kembali setelah tombol ini ditekan dan fokus

kembali ke textbox kode barang.

c. Sub menu Retur Penjualan, digunakan untuk mengolah transaksi retur

penjualan barang.

118

Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form retur penjualan


1) Tombol Tambah, berfungsi untuk menambahkan data transaksi retur

penjualan barang yang baru.

2) Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data transaksi retur

penjualan barang yang baru atau data hasil dari mengedit.


transaksi retur penjualan barang yang baru atau pengeditan data.

4) Tombol Hapus, berfungsi untuk menghapus data transaksi retur

penjualan barang.


GAMBAR 4.43TAMPILAN FORM RETUR PENJUALAN

119

5) Tombol Cari Data, berfungsi untuk mencari data nota dari nomor nota

yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka data dari nota

yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung pada form

tersebut. Apabila data nota tersebut tidak ada, maka akan ditampilkan

kotak pesan bahwa nomor nota tersebut belum ada pada database.


7) Textbox No Nota, pada saat tombol enter ditekan dan pada database

telah ada nomor nota tersebut maka akan ditampilkan kotak pesan

bahwa nomor nota tersebut telah ada. Textbox akan dikosongkan dan

fokus kembali.

8) Textbox Kode Karyawan, pada saat menekan tombol enter akan keluar

sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data karyawan yang

ada untuk dipindahkan ke form retur penjualan barang. Jika diisikan

secara langsung dan kode karyawan tersebut belum ada dalam

database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode karyawan

tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus

kembali.

9) Textbox Kode Pelanggan, pada saat menekan tombol enter akan keluar

sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data pelanggan yang

ada untuk dipindahkan ke form retur penjualan barang. Jika diisikan

secara langsung dan kode pelanggan tersebut belum ada dalam

database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pelanggan

120

tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus

kembali.



untuk dipindahkan ke form retur penjualan barang. Jika diisikan secara




11) Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data retur penjualan

barang ke grid Temp_rbeli. Textbox-textbox yang berkaitan dengan

data barang akan dikosongkan kembali setelah tombol ini ditekan dan

fokus kembali ke Textbox Kode Barang.

Keluaran yang dihasilkan dari proses retur penjualan adalah nota

retur penjualan yang memiliki tampilan sebagai berikut.

121

d. Sub menu Retur Pembelian, digunakan untuk mengolah transaksi retur

pembelian barang.

GAMBAR 4.44TAMPILAN NOTA RETUR PENJUALAN


GAMBAR 4.45TAMPILAN FORM RETUR PEMBELIAN


122

Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form retur pembelian


1) Tombol Tambah, berfungsi untuk menambahkan data transaksi retur

pembelian barang yang baru.

2) Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data transaksi retur

pembelian barang yang baru atau data hasil dari mengedit.


transaksi retur pembelian barang yang baru atau pengeditan data.

4) Tombol Hapus, berfungsi untuk menghapus data transaksi retur

pembelian barang.

5) Tombol Cari Data, berfungsi untuk mencari data nota dari nomor nota

yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka data dari nota

yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung pada form

tersebut. Apabila data nota tersebut tidak ada, maka akan ditampilkan

kotak pesan bahwa nomor nota tersebut belum ada pada database.


7) Textbox No Nota, pada saat tombol enter ditekan dan pada database

telah ada nomor nota tersebut maka akan ditampilkan kotak pesan

bahwa nomor nota tersebut telah ada. Textbox akan dikosongkan dan

fokus kembali.

8) Textbox Kode Pemasok, pada saat menekan tombol enter akan keluar

sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data pemasok yang

123

ada untuk dipindahkan ke form retur pembelian barang. Jika diisikan

secara langsung dan kode pemasok tersebut belum ada dalam database

maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pemasok tersebut

belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.



untuk dipindahkan ke form retur pembelian barang. Jika diisikan

secara langsung dan kode barang tersebut belum ada dalam database

maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode tersebut belum ada,


10) Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data retur pembelian

barang ke grid Temp_rbeli. Textbox-textbox yang berkaitan dengan

data barang akan dikosongkan kembali setelah tombol ini ditekan dan

fokus kembali ke Textbox Kode Barang.

Keluaran yang dihasilkan dari proses retur pembelian adalah nota

retur pembelian yang memiliki tampilan sebagai berikut.

124

3. Menu Laporan

Pada menu Laporan, ada tujuh buah sub menu yang terdiri atas:

GAMBAR 4.46TAMPILAN NOTA RETUR PEMBELIAN



GAMBAR 4.47TAMPILAN SUB MENU LAPORAN

125

a. Sub menu Daftar Stok, digunakan untuk menampilkan dan mencetak

daftar persediaan barang.

b. Sub menu Daftar Pelanggan, digunakan untuk menampilkan dan

mencetak data pelanggan.

GAMBAR 4.48TAMPILAN DAFTAR STOK BARANG



GAMBAR 4.49TAMPILAN DAFTAR PELANGGAN

126

c. Sub menu Daftar Pemasok, digunakan untuk menampilkan dan mencetak

data pemasok.

d. Sub menu Penjualan, digunakan untuk menampilkan dan mencetak

laporan penjualan barang.

GAMBAR 4.50TAMPILAN DAFTAR PEMASOK


GAMBAR 4.51TAMPILAN LAPORAN PENJUALAN


127

e. Sub menu Pembelian, digunakan untuk menampilkan dan mencetak

laporan pembelian barang.

f. Sub menu Retur Penjualan, digunakan untuk menampilkan dan

mencetak laporan retur penjualan barang.


GAMBAR 4.52TAMPILAN LAPORAN PEMBELIAN


GAMBAR 4.53TAMPILAN LAPORAN RETUR PENJUALAN

128

g. Sub menu Retur Pembelian, digunakan untuk menampilkan dan

mencetak laporan retur pembelian barang.

4. Menu Utilitas

GAMBAR 4.54TAMPILAN LAPORAN RETUR PEMBELIAN



GAMBAR 4.55TAMPILAN SUB MENU UTILITAS

129

Pada menu Utilitas ini terdapat lima buah sub menu yang terdiri atas:

a. Sub menu Backup Database, digunakan untuk melakukan backup data

secara rutin untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

b. Sub menu Pack Database, digunakan untuk menghapus secara fisik data

dalam database yang sebelumnya telah terhapus secara logik.

c. Sub menu Reindex Database, digunakan untuk mengindeks kembali

suatu database.

d. Sub menu Ganti Password, digunakan untuk mengubah username dan

password yang akan digunakan untuk login ke dalam sistem program.


GAMBAR 4.56TAMPILAN FORM BACKUP DATABASE

130

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form ganti password ini di

antaranya yaitu:



sebelumnya.


dari mengedit.





GAMBAR 4.57TAMPILAN FORM GANTI PASSWORD


131

7) Textbox Kode User, pada saat tombol enter ditekan akan dicek di



kode user akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode user.

e. Sub menu Kalkulator, digunakan sebagai fasilitas tambahan berupa

kalkulator untuk digunakan sebagai alat hitung tambahan.

f. Sub menu Tentang Program, berfungsi sebagai penampil informasi yang

berisi keterangan tentang sistem dan pembuatnya.


GAMBAR 4.58TAMPILAN KALKULATOR

132

J. Evaluasi Sistem

Hasil dari perancangan masukan dan keluaran yang dilakukan penulis

akan dilanjutkan pada tahap implementasi sistem. Tahap ini berguna untuk

mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan dari sistem usulan. Setelah tahap

implementasi dilakukan, maka dapat dilanjutkan dengan tahap evaluasi pada

sistem usulan. Kelebihan dari sistem usulan di antaranya adalah:

1. Penerapan sistem usulan pada perusahaan dapat meminimalisir masalah-

masalah yang sering terjadi pada sistem berjalan. Pengolahan data barang,

pelanggan, pemasok sampai dengan penjualan menjadi lebih mudah dan

informasi yang dihasilkan lebih akurat.

GAMBAR 4.59TAMPILAN FORM TENTANG PROGRAM


133

2. Kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan menjadi lebih baik

sehingga dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan penghasilan

perusahaan.

3. Tingkat pengendalian stok menjadi lebih baik karena kegiatan penjualan atau

pembelian yang terkomputerisasi menyebabkan data persediaan barang dapat

langsung ter-update secara otomatis tanpa harus mengedit data persediaan

setiap terjadi penjualan atau pembelian.

4. Pembuatan laporan menjadi lebih cepat karena telah dilakukan secara

terkomputerisasi dan keakuratan yang dihasilkan juga lebih baik.

Selain kelebihan-kelebihan sistem usulan yang dipaparkan di atas, ada

beberapa hal yang perlu diperhatikan agar sistem usulan dapat berjalan sesuai

dengan harapan, yaitu:

1. Sistem usulan dirancang menggunakan prinsip kesederhanaan dan kemudahan

pemakaian (user friendly) yang belum dapat dikatakan sempurna sehingga

jika terdapat kekurangan ataupun permintaan tambahan dari pengguna sistem,

sistem ini masih dapat dikembangkan lebih lanjut lagi.

2. Pelatihan dalam penggunaan sistem usulan tetap diperlukan walaupun sistem

dirancang dengan berpedoman pada kemudahan pemakaian. Hal ini

diperlukan agar sistem usulan dapat dipakai sebagaimana mestinya dan dapat

mendukung proses bisnis perusahaan.

Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan

Documents

Transcript of Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan