SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT AUSTRAL BYNA

MUARA TEWEH KALIMANTAN TENGAH

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Sunday Pangalinan

09.12.4273

kepada

SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2013

PAYROLL INFORMATION SYSTEM DI PT. AUSTRAL BYNA MUARA TEWEH

CENTRAL KALIMANTAN

SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT. AUSTRAL BYNA MUARA TEWEH KALIMANTAN TENGAH

Sunday Pangalinan Bambang Sudaryatno

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Employee payroll system PT Austral Byna a combination of manual system and

computer system simple. This is evident from the data storage using Microsoft Excel as

the personnel do not have a database, where it slows down the process, inefficient and

enlarge human error.

Based on the background of the problem, then in the preparation of this thesis

will be designing payroll system using Microsoft Visual Basic 6.0 as the programming

language and interface design, as well as Microsoft SQL Server 2000 for data storage.

Extent of the problem of writing this essay is only payroll and employee data.

Data collection methods used were direct surveys to PT. Austral Byna (Muarateweh) and

literature study

Keywords: Designing Applications, Computerized Data Processing, PT. Austral Byna

1. Pendahuluan

Kehidupan manusia pada sekarang ini tidak terlepas dari informasi, apa pun

profesinya dan informasi senantiasa membuka hal-hal yang baru dan utama dalam

era globalisasi, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi merupakan suatu hal

yang sangat cepat perkembanganannya dari tahun ke tahun. Teknologi komputer

salah satunya, memiliki banyak kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan serta

efisiensi dalam pengolahan data dibandingkan sistem manual. Pengolahan data

menjadi informasi inilah yang dijadikan sebagai salah satu kelebihan dari komputer.

Salah satu kebutuhan yang sangat besar dalam penyajian informasi

sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi yang sering dipakai oleh

masyarakat umum, perusahaan dan instansi-instansi Negara, salah satu contohnya

sistem penggajian karyawan.

Dalam permasalahan ini sistem penggajian karyawan yang sebelumnya

menggunakan sistem manual dan sistem komputer sederhana sehingga

memperlambat proses penggajian, tidak efisien serta memperbesar kesalahan

manusia.

Dengan melihat keadaan ini, mendorong penulis untuk melakukan

penelitian tentang penggajian karyawan yang akan dilanjutkan untuk pembuatan

skripsi yang akan diberi judul “Sistem Informasi Penggajian di PT. Austral Byna

Muara Teweh Kalimantan Tengah”. Dengan tujuan dapat menggambarkan sistem

penggajian yang sudah ada menjadi sistem penggajian yang lebih efektif.

2. Landasan Teori

2.1 Sistem

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling bergantung sama lain.

Murdick dan Ros (1993) mendefinisikan sebagai seperangkat elemen yang

digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. Sementara definisi

sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling

berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi1

1Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, hal 3

2.2 Informasi

Menurut Gordon B Davis, “informasi adalah data yang telah diolah ke dalam

suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang

dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan”2

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari

bentuk tunggal data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang

terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu

obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

2.3 Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa

komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan

jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan

operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk

pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer.(Stairs,1992)

2.4 Penggajian

Sistem informasi penggajan karyawan dapat didefinisikan sebagai berikut: “

Sistem penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung jawab

manajemen Sumber daya Manusia. Fungsi utamanya adalah memberikan

kompensasi untuk pegawai berupa gaji sebagai ganti konstribusi mereka terhadap

organisasi/instansi. Penggajian merupakan salah satu proses dalam organisasi

yang rentan terhadap masalah. Pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan

lambatnya penyajian informasi sehingga dimungkinkan pula terjadi keterlambatan

pembayaran gaji. Ditambah lagi jika terjadi kesalahan perhitungan dapat menjadikan

informasi menjadi tidak akurat. Hal ini menjadikan sistem penggajian perlu didukung

dengan sistem informasi yang baik.

2Gordon B.Davis, Management Information Systems:Conceptual Foundation, Structure and

Development, Tokyo:Mcgraw-Hill Kogausha,Ltd.,International Student Edition,1974,p.32

2.5 Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan

menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

2.6 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang dikeluarkan oleh

Microsoft Visual Basic 6.0 digunakan untuk membangun program aplikasi yang

memiliki tampilan seperti program aplikasi lainnya lainnya yang berbasis Microsoft

Windows. Selain itu, Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman event-drive

yang berasal dari bahasa BASIC. Event-driven artinya program menunggu sampai

adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol diklik, atau

menu dipilih. Ketika event terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi

sesuai dengan kode yang diberikan. Di samping itu Visual Basic selalu mengalami

perkembangan terus sampai versi yang sekarang yaitu VB.net.

2.7 Microsoft SQL Serever 2000

SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh

Microsoft. Selain Microsoft SQL server 2000, produk DBMS Microsoft yang lain

adalah Access yang di-include-kan dalam paket Microsoft Office sehingga versi

terbaru Microsoft access menyesuaikan versi versi Microsoft Office yang ada. Selain

itu SQL Server 2000 merupakan database yang mendukung penggunaan arsitektur

client-server. Sehingga sangat cocok bagi pengguna yang ingin membangun

aplikasi yang berbasis client-server.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Identifikasi Masalah

Masalah adalah suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan, yang menyebabkan

sasaran tidak tercapai. Untuk itu penyebab masalah, titik keputusan dan personil-

personil harus diidentifikasi.

3.2.1 Diagram Konteks

Gambar 3.3 Diagram Konteks

3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Gambar 3.4 DFD Level

3.2.3 Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

4.1.2 Manual Program

1. Form Login

Gambar 4.11 Form Login

Form login merupakan form yang berfungsi untuk petugas yang

mengoperasikan sistem penggajian ini. Untuk masuk kedalam sistem, terlebih

dahulu harus menginputkan Username dan Password. Berikut ini adalah tampilan

form login sistem informasi penggajian PT AUSTRAL BYNA

2. Tampilan Menu Utama

Gambar 4.26 Form Menu Utama

Pada Form Menu Utama terdapat menu-menu yang diperlukan yang bisa diakses

dan digunakan oleh pengguna.

3. Tampilan Form Pengguna

Form Pengguna digunakan untuk mengisi nama dan password sebagai user.

Gambar 4.27 Form Pengguna

4. Tampilan Form Data Pegawai

Form input data pegawai digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus,

menyimpan, dan membatalkan data pegawai pada PT AUSTRAL BYNA.

Gambar 4.28 Form Data Pegawai

5. Tampilan Form Tahun Penggajian

Form ini berisi Tahun penggajian dan kabag serta staff HRD yang mengetahui

data penggajian ini.

Gambar 4.29 Form Tahun Penggajian

6. Tampilan Form Data Presensi

Form ini berfungsi untuk mengisi jumlah presensi setiap bulan semua pegawai

dari divisi dan jabatan apapun

Gambar 4.30 Form Absen

7. Tampilan Form Gaji Tetap

Form isi berfungsi untuk mengisi gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan

kesehatan, serta tunjangan catu yang nantinya akan menjadi gaji tetap pegawai tiap

bulannya.

Gambar 4.31 Form Data Gaji Tetap

8. Tampilan Form Tunjangan

Form ini berfungsi untuk mengisi semua tunjangan (tunjangan kehadirian dan

tunjangan masuk hutan) pegawai setiap bulannya.

.

Gambar 4.32 Form Data Tunjangan

9. Tampilan Form Overtime

Form ini berfungsi untuk mengisi data pegawai yang memilik jam overtime setiap

bulan.

Gambar 4.33 Form Data Overtime

10. Tampilan Form Parameter Premi

Form ini berfungsi untuk mengisi jumlah parameter premi setiap bulan.

.

Gambar 4.34 Form Parameter Premi

12. Tampilan Form Premi Produksi

Form ini untuk mengisi pegawai yang mendapatkan premi produksi setiap

bulannya. Pada PT Austral Byna ini, hanya yang jabatannya kabag saja yang

mendapatkan premi produksi setiap bulan

Gambar 4.35 Form Premi Produksi

13. Tampilan Form Penggajian

Pada form inilah diketahui total jumlah gaji setiap pegawai yang diterima setiap

bulan.

Gambar 4.36 Form Data Gaji Pegawai

14. Tampilan Form Cetak

Form ini berfungsi untuk mencetak laporan data pegawai, rekap absen, slip gaji,

dan rekap gaji pegawai.

Gambar 4.37 Form Cetak Data Pegawai

Gambar 4.38 Form Cetak Rekap Absen

Gambar 4.39 Form Cetak Slip Gaji

Gambar 4.40 Form Cetak Rekap Gaji

15. Laporan Data Pegawai

Gambar 4.41 Laporan Data Pegawai

16. Laporan Rekap Absen

Gambar 4.42 Laporan Rekap Absen

17. Laporan Slip Gaji

Gambar 4.43 Laporan Slip Gaji

18. Laporan Rekap Gaji

Gambar 4.44 Laporan Rekap Gaji

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan

program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan

sebagai berikut :

1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga

mengakibat keterlambatan penggajian pada perusahaan. Dengan sistem baru

keterlambatan penggajian dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian

data, dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga

informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas.

2. Aplikasi sistem informasi penggajian ini dapat digunakan untuk membantu kinerja

PT. AUSTRAL BYNA yang berkepentingan dalam mengolah data transaksi

penggajian karyawan hanya menginputkan data saja dan proses pengolahan

dilakukan oleh komputer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan yang

biasanya terjadi dalam sistem manual.

3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak siatem yang

selama ini berjalan diperusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini diterapkan

dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut

menjadi lebih efisien.

4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi penggajian karyawan

ini jika digunakan di PT AUSTRAL BYNA antara lain:

a. Menghemat waktu untuk penggajian karyawan

b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat

5.2 Saran

Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:

1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data penggajian

karyawan yang dilakukan secara manual diperbaruhi dengan sistem yang

terkomputerisasi.

2. Aplikasi sistem penggajian karyawan yang penulis usulkan dapat diterapkan dan

dapat membantu dalam melakukan pengolahan data pegawai dan jabatan serta

menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan

manajemen.

3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan

kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan

masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk masa yang datang demi

kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI OFFSET.

B.Davis Gordon. 1974. Management Information Systems:Conceptual Foundation,

Structure and Development. Tokyo: Mcgraw-Hill Kogausha.

Drs. Daryanto. Belajar Komputer Visual Basic 6.0. Yrama Widya.

Dr. Jogiyanto, H.M, M.B.A, Akt. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer, Konsep

Dasar dan Komponen. Yogyakarta: BPEF Yogyakarta.