SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT · PDF fileFriska O. Sitompul : Sistem...

Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN

TUGAS AKHIR

FRISKA O. SITOMPUL 062406113

PROGRAM STUDI D3 ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2009

https://www.youtube.com/user/Dewa89s


SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN

MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat mencapai gelar Ahli Madya

FRISKA O. SITOMPUL 062406113

PROGRAM STUDI D3 ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2009



PERSETUJUAN Judul : SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE

MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL

BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU TOBA

INTERNASIONAL MEDAN

Kategori : TUGAS AKHIR

Nama : FRISKA O. SITOMPUL

Nomor Induk Mahasiswa : 062406113

Program Studi : D3 ILMU KOMPUTER

Departemen : MATEMATIKA

Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA

UTARA

Diluluskan di Medan, Juni 2009

Diketahui/ Disetujui oleh: Departemen Matematika FMIPA USU Pembimbing Ketua, Dr. Saib Suwilo, M.Sc Drs. Marihat Situmorang, M.KomNIP 131 796 149 NIP 131 859 487



PERNYATAAN

SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN

TUGAS AKHIR Saya mengakui bahwa Tugas Akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya. Medan, Juni 2009 FRISKA O. SITOMPUL 062406113



PENGHARGAAN

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus, dengan bimbingan dan berkatNya penulisan karya ilmiah ini berhasil diselesaikan dengan waktu yang telah ditetapkan. Saya mengucapkan terima kepada Bapak Drs. Marihat Situmorang, M.Kom, selaku pembimbing pada penyelesaian Tugas Akhir ini yang telah memberikan panduan dan penuh kepercayaan kepada saya untuk meyempurnakan kajian ini. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada Manager Personalia dan Manajer Front Office Hotel Danau Toba Internasional Medan yang telah memberikan izin kepada saya untuk melaksanakan riset ditempat tersebut. Terima kasih juga kepada Ketua Departemen Matematika Dr. Saib Suwilo, M.Sc., Dekan dan Pembantu Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara, serta rekan-rekan kuliah stambuk 2006 Kom B, Zivora dan B’Dedi Manurung. Akhirnya, tidak terlupakan kepada Bapak, Mama dan saudara-saudara saya (B’Erik, B’Delamart, K’Elfrita, K’Grace, K’Minda, K’Melda, dan keponakanku Felova) yang selama ini memberikan dukungan moril maupun materil kepada saya hingga selesainya penulisan ini. Tuhan Yesus Memberkati kita semua.



ABSTRAK

Kajian ini bertujuan untuk membangun suatu sistem informasi Front Office di Hotel Danau Toba Internasional Medan sehingga mempermudah pengolahan data di dalam bagian tersebut. Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0, Seagate Crystal Report, Sistem ini bekerja untuk dapat memasukkan data yang berkaitan dengan data kamar, data tamu yang masuk (check in), data tamu yang keluar (check out), data fasilitas, dan data pemesanan (reservation). Metodologi penelitian yang digunakan adalah dengan melakukan penelitian lapangan berupa metode wawancara serta penelitian kepustakaan yakni memperoleh data dan informasi dari buku yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.



DAFTAR ISI

PERSETUJUAN

PERNYATAAN i

PENGHARGAAN ii

ABSTRAK iii

DAFTAR ISI iv

DAFTAR TABEL vi

DAFTAR GAMBAR vii

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Identifikasi Masalah 2

1.3 Batasan Masalah 3

1.4 Maksud dan Tujuan 4

1.5 Metodologi Penelitian 5

1.6 Tinjauan Pustaka 6

1.7 Sistematika Penulisan 6

BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1 Landasan Teori 8

2.2 Pengertian Sistem 8

2.3 Pengertian Informasi 9

2.4 Pengertian Sistem Informasi 11

2.5 Pengertian Data Flow Diagram 12

2.6 Database 13

2.7 Sistem Pengolahan Data 16

2.8 Perancangan Sistem 17

2.9 Visual Basic 20

2.10 Microsoft Access 24



BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Hotel Danau Toba International (HDTI) 26

3.2 Bidang Kegiatan Instansi 26

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan 28

3.4 Fasilitas-fasilitas HDTI Medan 32

3.5 Tarif Kamar di HDTI Medan 34

3.6 Fungsi, Tugas dan Wewenang 35

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM

4.1 Rancangan Database 42

4.2 Rancangan Antar Muka 44

4.3 Data Flow Diagram 48

BAB 5 IMPLEMENTASI SISTEM

5.1 Pengertian Implementasi Sistem 51

5.2 Tujuan Implementasi Sistem 51

5.3 Spesifikasi Sistem 52

5.4 Pengujian dalam Implementasi Aplikasi 54

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan 56

6.2 Saran 57

DAFTAR PUSTAKA 58

LAMPIRAN



DAFTAR TABEL

Tabel 2.6.1 Tabel Simbol Data Flow Diagram 12

Tabel 2.8.1 Tabel Simbol Flowchart 19

Tabel 3.5.1 Tabel Tarif Kamar HDTI 34

Tabel 4.1.1 Tabel Kamar 43

Tabel 4.1.3 Tabel Reservasi 43

Tabel 4.1.4 Tabel Check In 44

Tabel 4.1.5 Tabel Check Out 44



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.9.1 Gambar New Project Visual Basic 21

Gambar 2.9.2 Gambar Layar Kerja Visual Basic 22

Gambar 2.9.3 Gambar Tool Box 22

Gambar 2.9.4 Gambar Kotak Dialog Project 23

Gambar 2.9.5 Gambar Kotak Dialog Properties 23

Gambar 2.10.1 Gambar Tampilan Awal Microsoft Access 24

Gambar 2.10.2 Gambar Kotak Dialog Penyimpanan Database 24

Gambar 2.10.3 Gambar Ruang Kerja Microsoft Access 25

Gambar 2.10.4 Gambar Perancangan Tabel 25

Gambar 3.3.1 Gambar Struktur Organisasi HDTI 30

Gambar 4.2.1 Gambar Desain Menu File 45

Gambar 4.2.2 Gambar Desain Menu Transaksi 45

Gambar 4.2.3 Gambar Desain Menu Laporan 46

Gambar 4.2.4 Gambar Desain Input Data Kamar 46

Gambar 4.2.5 Gambar Desain Input Data Reservasi 47

Gambar 4.2.6 Gambar Desain Input Data Check In 47

Gambar 4.2.7 Gambar Desain Input Data Check Out 48

Gambar 4.3.1 Gambar Data Flow Diagram (DFD) Konteks 49

Gambar 4.3.2 Gambar Data Flow Diagram (DFD) Level 0 50



BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini lebih pesat dari tahun -

tahun sebelumnya. Peranan teknologi dalam berbagai bidang juga sudah semakin

penting karena sangat dibutuhkan. Misalnya, teknologi sistem informasi yang

digunakan sebagai sarana pertukaran informasi. Salah satu bidang yang

menggunakan teknologi tersebut sebagai sarana pertukaran informasi adalah

bidang perhotelan.

Teknologi sistem informasi dalam perhotelan ini digunakan untuk

menyimpan data dari tamu, kamar, dan lain-lain untuk mempermudah aktivitas

kerja di dalam hotel. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem yang dapat

menyimpan data yang diperlukan oleh hotel untuk dapat mengembangkan hotel

lebih baik lagi.

Hotel Danau Toba Internasional merupakan salah satu hotel berbintang

lima yang ada kota Medan. Hotel ini juga memanfaatkan teknologi sistem

informasi sebagai sarana pemberi informasi kepada masyarakat yang

membutuhkan. Dengan sistem informasi, pihak hotel juga dapat memperkenalkan

fasilitas-fasilitas hotel yang dapat dinikmati oleh para pengunjung hotel tersebut.

Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman berbasis

Windows yang sangat popular. Dengan dukungan penuh dari program-program



Microsoft lainnya menyebabkan bahasa pemrograman yang satu ini banyak

dipakai oleh pengguna komputer. Microsoft Visual Basic juga memberikan

tampilan grafis yang menarik dengan modifikasi-modifikasi yang dapat dibuat

oleh penggunanya. Oleh karena itu, penulis memilih Microsoft Visual Basic

sebagai bahasa pemrograman untuk membuat aplikasi sistem informasi ini.

Sistem yang dibangun ini juga berfungsi untuk membantu proses

informasi data tamu atau pengunjung hotel seperti mengolah data kamar, data

tamu yang masuk (check in), data tamu yang keluar (check out).

Dengan latar belakang tersebut penulis akan membuat suatu aplikasi

sistem informasi yang berjudul “SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE

MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU

TOBA INTERNASIONAL MEDAN”.

1.2 Identifikasi Masalah

Pada umumnya, setiap instansi/ perusahaan tidak terlepas dari masalah dalam

mencapai tujuan. Masalah yang akan diatasi adalah bagaimana Front Office Hotel

Danau Toba Internasional Medan dapat memanfaatkan teknologi sistem informasi

sebagai suatu sarana untuk menyajikan dan mengirim informasi lebih cepat dan

mudah kepada tamu atau pengunjung hotel ataupun kepada masyarakat umum

yang membutuhkan informasi mengenai hotel tersebut .

Masalah lainnya yaitu bagaimana hotel ini dapat merancang dan membuat

program untuk dapat mengetahui dan mempercepat proses penyimpanan data,

agar pemberian laporan dapat dilakukan lebih cepat karena penyajian data yang

kompleks secara manual tidak dapat dijamin ketelitian dan kebenarannya.



Sehubungan dengan hal tersebut maka penulis dapat merumuskan

permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana informasi yang diberikan kepada tamu atau pengunjung

hotel untuk proses check-in dan check-out di Hotel Danau Toba

Internasional Medan.

2. Bagaimana aplikasi sistem informasi tersebut dapat di-update

(diperbaharui) dengan mudah dan tepat waktu sehingga tamu-tamu

yang datang ke hotel tersebut memperoleh informasi yang tepat dan

dapat memberikan keuntungan bagi pihak hotel.

1.3 Batasan Masalah

Untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan permasalahan,

penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas, antara lain :

a. Sistem informasi ini hanya dipergunakan untuk kepentingan penyampaian

data dan informasi kepada pengguna selaku user pada sistem informasi ini.

b. Adapun yang akan disampaikan dalam sistem informasi, yaitu informasi

tentang proses check-in dan check-out para tamu di Hotel Danau Toba

Internasional Medan.

c. Sistem yang dipakai menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual

Basic 6.0.



1.4 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari penulisan ini adalah untuk membuat suatu sistem informasi

yang cepat, akurat, yang dapat digunakan di Hotel Danau Toba Internasional

Medan..

Tujuan penulis menyusun laporan untuk tugas akhir ini antara lain :

1. Untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan perkuliahan di

Program Studi D3 Ilmu Komputer FMIPA USU.

2. Merancang sebuah sistem informasi agar penyampaian informasi

melalui pihak kantor depan (Front Office) hotel kepada tamu-tamu

hotel ini dapat lebih akurat dan menarik simpati dari para tamu.

3. Mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama masa perkuliahan.

1.5 Metodologi Penelitian

Metode penelitian digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan penelitian

agar hasil yang diperoleh tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditentukan

sebelumnya. Adapun metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam

tulisan ini, antara lain

1. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian dilakukan langsung ke Hotel Danau Toba Internasional Medan

untuk mendapatkan data dimana penulis melakukan pengumpulan data

dengan cara bertanya langsung kepada karyawan yang terkait.



2. Wawancara (Interview)

Penulis melakukan tanya jawab kepada staf dan karyawan yang berkaitan

dengan masalah yang akan diselesaikan sehingga penulis memperoleh data

yang cukup akurat.

3. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan data yang bersifat teori seperti

mengumpulkan buku-buku atau bahan lainnya yang akan digunakan dalam

menyusun tugas akhir.

4. Observasi

Observasi yang dilakukan penulis adalah mengamati secara langsung data

yang diperoleh dan kegiatan yang ada di Hotel Danau Toba Internasional

Medan.

1.6 Tinjauan Pustaka

Dunia sedang memasuki era globalisasi canggih. Hampir semua aktivitas

perusahaan melibatkan teknologi komputer, baik perusahaan skala kecil ataupun

menengah keatas. Keterlibatan bahasa pemrograman Visual Basic di dalam

perkembangan pemakaian aplikasi komputer cukup besar, banyak perusahaan baik

industri perbankan, jasa, maupun produksi yang telah menggunakan program-

program aplikasi Visual Basic didalam meningkatkan efektifitas kerja mereka.



(Membuat Program Aplikasi Nyata dengan Visual Basic 6.0, Indra Putra,

2004).

Kantor Depan (Front Office) merupakan salah satu bagian di hotel yang

memiliki kecenderungan paling tinggi untuk berinteraksi social, terutama dengan

tamu. Selama dua puluh empat jam penuh bagian ini bertindak sebagai pusat

aktivitas hotel. (Dasar-dasar Kantor Depan Hotel, Agus Sambodo & Bagyono,

2006).

1.7 Sistematika Penulisan

Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas 6 bab dan masing-masing bab dibagi atas

beberapa sub-sub dengan maksud agar penulisan Tugas Akgir tersebut lebih

terperinci dan akan mempermudah di dalam pembahasan dan pemahaman masing-

masing bab.

Adapun urutan penulisan tersebut adalah :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan uraian latar belakang penulisan Tugas Akhir, tujuan

penulisan Tugas Akhir, dan sistematika penulisan Tugas Akhir.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori-teori pendukung dalam penulisan Tugas Akhir ini.

Teori tersebut diperoleh dari berbagai sumber, seperti buku-buku dan internet.



BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisikan uraian sejarah berdirinya perusahaan tempat pelaksanaan

riset, ruang lingkup kegiatan di perusahaan, visi dan misi perusahaan, serta

struktur organisasi dari perusahaan berikut tugas pokok dan fungsinya.

BAB IV : PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisikan tentang bagaimana rancangan sistem informasi tersebut

dibuat. Misalnya, rancangan database dan data flow diagram (diagram alir) yang

berkaitan dengan front office HDTI Medan.

BAB V : IMPLEMENTASI SISTEM

Bab ini berisikan tentang langkah-langkah atau prosedur yang dilakukan

dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui untuk menguji,

menginstal, dan memulai sistem baru yang diperbaiki.

BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN

Berisikan tentang kesimpulan dan saran yang diperoleh penulis selama

pengerjaan Tugas Akhir ini.



BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Landasan Teori

Landasan teori merupakan suatu pandangan umum dalam melaksanakan dan

menyelesaikan suatu studi. Dalam hal ini penulis mengemukakan beberapa teori

yang diambil dari berbagai kutipan literatur yang sesuai dengan judul Tugas Akhir

ini yaitu sebagai berikut :

2.2 Pengertian Sistem

Bagi perusahaan atau instansi yang sedang berkembang, perancangan sistem

memiliki peranan yang sangat penting, karena dengan perancangan sistem yang

tepat maka tujuan dari perusahaan atau instansi tersebut akan mudah dicapai.

Secara etimologis istilah sistem itu sendiri berasal dari bahasa yunani “systema”

dan mengandung kesatuan atau keseluruhan dari bagian–bagian yang

berhubungan satu sama lain. Ditinjau dari sudut katanya sistem berarti kumpulan

beberapa komponen atau objek yang bekerja bersama–sama untuk menghasilkan

suatu kesatuan metode, prosedur, teknik yang digabungkan dan diatur sedemikian

rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai tujuan.



Beberapa pnegertian tentang sistem yang diperoleh dari berbagai sumber dan latar

belakang pemikiran yang mungkin berbeda.

Tata Sutabri (2005:2), menyatakan sistem adalah sebagai suatu

kumpulan atau himpunan dan unsur, komponen atau variabel yang terorganisasi,

saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.

Raymond Mc Leod, Jr (2002:9), menyatakan bahwa sistem adalah

sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau area bisnis cocok

dengan definisi ini. Organisasi ini terdiri dari sejumlah sumber daya dan sumber

daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan

oleh pemilik atau manajemen.

Jogiyanto H.M (2004:683), menyatakan bahwa sistem adalah suatu

kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang saling

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Dari pengertian sistem yang dikemukakan diatas, penulis dapat

menyimpulkan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling

berinteraksi dan saling mendukung satu sama lain dalam mencapai suatu tujuan

tertentu.

2.3 Pengertian Informasi

Informasi diambil dari data yang ditulis kembali, diolah dan digunakan untuk

tujuan informasi ataupun kesimpulan, sebagai alat dasar pengambilan keputusan.

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi perkembangan perusahaan atau



organisasi, tanpa informasi maka tidak mungkin suatu perusahaan atau organisasi

akan maju. Untuk memahami pengertian informasi kita terlebih dahulu

mengetahui pengertian data. Data adalah bahan mentah yang melalui pengolahan

tertentu untuk menjadi informasi atau keterangan yang benar.

Untuk lebih mendalami tentang pengertian informasi, dibawah ini akan

penulis jelaskan tentang pengertian informasi dari berbagai para ahli antara lain:

Tata Sutabri (2005:23), menyatakan bahwa informasi adalah data yang

telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam

proses mengambil keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah data

menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi

berguna bagi penerimanya.

Jeffry L. Whitten, dkk (2004:23), Informasi adalah data yang telah

diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti, informasi dibentuk

dari kombinasi data yang memiliki arti ke penerima.

Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon (2004:10), Informasi merupakan

satuan data yang sudah dibentuk ke dalam format yang memiliki arti bagi

manusia.

Kegunaan dari informasi ini adalah untuk mengurangi ketidakpastian dan

kesalah pahaman, maka informasi itu yang pertama harus akurat yaitu informasi

yang disampaikan harus bebas dari kesalahan-kesalahan, harus jelas dan

mencerminkan maksudnya. Yang kedua tepat pada waktunya sehingga bisa lebih

berguna. Yang ketiga relevan, informasi yang disampaikan harus bermanfaat bagi

pemakainya. Informasi yang disampaikan membutuhkan teknologi yang canggih

untuk mendapatkannya, mengolah dan mengirimnya.



2.4 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam

pengambilan keputusan. Dan untuk mendalami pengertian sistem informasi disini

maka dijelaskan pengertian sistem informasi menurut para ahli, antara lain:

Tata Sutabri (2003:42), Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam

suatu organisasi yan gdipertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang

mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan

strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan kepada pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Abdul kadir (2003:10), Sistem Informasi merupakan sejumlah komponen

(manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja), ada suatu yang

diproses data menjadi informasi dan dimaksudkan untuk mencapai sasaran dan

tujuan.

Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon (2005:9), menyatakan bahwa

sistem informasi adalah suatu komponen yang saling berhubungan yang

mengumpukan (mendapatkan–kembali), memproses, menyimpan, dan

mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan

kendali dalam suatu organisasi.

Dengan beberapa kutipan diatas maka penulis dapat menyimpulkan

bahwa sistem informasi adalah sistem dalam suatu instansi/ organisasi/

perusahaan yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian dalam



suatu organisasi/ instansi/ perusahaan yang saling berhubungan dan memberikan

laporan-laporan atau informasi yang dibutuhkan.

2.5 Pengertian Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi yang

menggambarkan aliran data. Data flow diagram sering digunakan untuk

menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan

secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut megalir

(misalnya file, kartu, hard disk, disket).

Dalam kamus lengkap dunia komputer (2003:81) didefinisikan bahwa

Data Flow Diagram (DFD) adalah salah satu alat dalam perancangan sistem yang

menggunakan simbol-simbol untuk menggambarkan aliran data melalui

serangkaian proses yang saling berhubungan.

Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan Data Flow Diagram

adalah:

Tabel 2.5.1 Tabel Data Flow Diagram (DFD)

NO Simbol Fungsi

1

Kesatuan luar (Eksternal Entity)

merupakan kesatuan di lingkungan

luar sistem yang berupa orang,

organisasi atau sistem lainnya yang

akan memberikan input atau



menerima output.

2

Arus data masuk (Data Flow) diberi

simbol panah, arus data ini mengalir

diantara proses, yang dapat dilakukan

dari atas bawah, dari bawah atas, dari

kiri.

3

Proses adalah kegiatan atau kinerja

yang dilakukan oleh orang, mesin

atau komputer dari hasil suatu arus

data yang masuk ke dalam proses

untuk dihasilkan arus data yang akan

keluar dari proses

4

Data store (simpanan data),

merupakan tempat penyimpanan data

yang dapat berupa file atau database

di sistem komputer

2.6 Database

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras sistem dan menggunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database juga merupakan salah satu

komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam

penyedian informasi bagi pemakainya. Penerapan database dalam sistem disebut



juga database sistem. Untuk lebih mendetail tentang pengertian database ini,

diartikan juga pendapat dari ahli yaitu:

Harianto Kristanto (2004:3), menyatakan database merupakan kumpulan

dari file-file yang saling berkaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga

membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan suatu perusahaan,

instansi dalam batasan tertentu.

Linda Marlinda (2004:1), menyatakan bahwa database adalah suatu

susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau

perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan

informasi optimal yang diperlukan pemakainya

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data merupakan fakta

yang belum tersusun yang mencapai arti yang dihubungkan dengan kenyataan

yang benar-benar terjadi, yang dapat dinyatakan dengan gambar, huruf, simbol,

angka dan sebagainya.

Database relasional merupakan database yang datanya direpresentasikan

dalam tabel yang terbentuk dari baris-baris dan kolom-kolom. Dalam terminologi

database, baris disebut record dan kolom dinamakan dengan field. Tabel-tabel

yang ada dalam database relasional adalah tabel-tabel yang akan dihubungkan.

Seluruh operasi yang dilakukan pada database ini didasarkan atas tabel-

tabel dan hubungannya. Tujuan database adalah untuk membantu orang dan

organisasi untuk menelusuri hal-hal tersebut.



Terdapat empat unsure dasar sebuah database:

1. User

Menerapkan sistem database untuk melaksanakan pekerjaannya memasukkan

data baru. Mengubah data yang ada dan menghapus data. Mereka juga

membaca data dengan berbagai cara yaitu melalui form, via queries dan

dengan membuat laporan.

2. Aplikasi Database

Berfungsi sebagai penghubung antara user dan DBMS, yaitu sebuah program

yang memproses database. Aplikasi ini menghasilkan form, query dan report;

mengirim serta menerima data dari dan ke user dan mentransformasikan

permintaan user akan aktivitas manajemen data oleh DBMS.

3. Database Management Sistem

Tujuan DBMS adalah sebagai penerima permintaan aplikasi dan

menerjemahkan permintaan ini ke perintah baca atau tulis pada file database.

4. Database

Sebagai pusat penyimpanan data, merupakan asset organisasi yang sangat

bernilai.

Proses pembuatan sistem database terdiri dari tiga fase dasar, yaitu:

1. Fase Requirement

Selama fase ini sebuah model data dikembangkan; jenis item data, panjang,

dan properti lainnya ditentukan; dan batasab serta aturan mengenai konsepsi

data didefinisikan.



2. Fase Desain

Selama fase desain, model data ditransformasikan menjadi tabel dan

hubungan. Kebutuhan akan indeks ditentukan selama fase desain database

dan kadang-kadang karakteristik indeks juga dispesifikasikan. Mekanisme

batasan, prosedur tersimpan dan trigger semuanya juga didesain.

3. Fase Implementasi

Tabel dan hubungannya diciptakan selama fase implementasi. Ada dua cara

umum yang dapat digunakan untuk membuat tabel itu; via SQL dan via tool

desain grafis. Pasa sebagian produk DBMS batasan data juga bisa

dispesifikasikan dengan SQL atau tool grafis. Selama implementasi, prosedur

tersimpan (stored procedure) dan trigger akan ditulis dan diuji. Terakhir ,

database akan diisi dengan data dan sistemnya akan diuji.

2.7 Sistem Pengolahan Data

Suatu sistem pengolahan data berbasis komputer memiliki empat komponen

dasar, yaitu :

1. Mesin / perangkat keras (hardware)

2. Program / perangkat lunak (software)

3. Data

4. Orang (user)

File adalah kumpulan data yang diorganisir yang disimpan dalam disk

magnetic atau pita magnetis. Salah satu faktor paling penting yang mempengaruhi



kemampuan dan efisiensi sistem adalah bagaimana cara data diorganisir dalam

files.

Tujuan utama memiliki organisasi file adalah:

1. Untuk menyediakan alat untuk menempatkan records guna diolah, dipilih,

atau diambil.

2. Untuk memudahkan pembuatan files dan pemeliharaannya

Faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan metode organisasi

file adalah :

a. Volatilitas

Istilah ini dikaitkan dengan banyaknya penambahan, pengurangan, dan

perubahan records dalam files.

b. Aktivitas

Jumlah aktivitas adalah proporsi record yang harus diolah pada saat

komputer dioperasikan.

c. Luasnya / Besarnya

Bila suatu file amat besar, kadang-kadang diinginkan untuk mengubah

organisasinya dan mengolahnya dengan cara tertentu untuk mencapai

efisiensi dalam pencarian kembali. Bilamana setiap record berisi data yang

amat banyak sering diinginkan menyelenggaraka dua files. Suatu file

dikenal dengan istilah abridged file, berisi data yang sering berubah dan

yang satu file lengkap berisi seluruh data item.

d. Pertumbuhannya.

e. Medium file yang tersedia.

Pada dasarnya ada dua tipe organisasi file, yaitu:



1. Sequential : file dimana record disusun menurut urutan yang telah

ditentukan.

2. Random : file yang recordnya satu sama lainnya tidak berhubungan.

2.8 Perancangan Sistem

Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yang

pertama yaitu top-down. Pada metode ini sistem diturunkan dari pemetaan secara

global yang kemudian akan menurun kearah yang lebih deskriptif. Metode kedua

yaitu bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan terkecil hingga kesatuan

besar.

Aktivitas pendesainan secara terstruktur melingkupi:

a. Survey

Berfungsi untuk mengetahui pemakai, kesalahan dalam sistem lama,

menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang

layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey yang berisi tentang

segala sesuatu pada perancangan tersebut.

b. Analisa Sistem

Menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi

yang terstruktur dengan menggunakan pemodelan.

c. Desain

Mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.

d. Implementasi

Merepresentasikan hasil desain ke dalam pemrograman.



e. Uji coba desain

Menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.

f. Testing Akhir

Menguji coba sistem secara keseluruhan.

g. Deskripsi Prosedur

Pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan

pengoperasian.

h. Konversi Database

Mengkonversi data

i. Instalasi

Aspek terakhir yang harus dilakukan mencakup serah terima manusal,

perangkat keras, dan pelatihan pemakaian

Tools Perancangan Sistem yaitu:

1. Flowchart adalah suatu alur untuk menyelesaikan suatu masalah secara logika

dengan simbol-simbol sebagai berikut :

Tabel 2.8.1 Tabel Simbol Flowchart

No Simbol Fungsi

1

Proses, suatu simbol yang

menunjukkan setiap pengolahan yang

dilakukan oleh komputer

2

Terminator untuk memulai atau

mengakhiri suatu program



3

Input-output memasukkan data

ataupun menunjukkan hasil dari suatu

proses

4

Decision suatu kondisi yang akan

menghasilkan beberapa kemungkinan

jawaban atau pilihan

5

Preparation process, suatu simbol

untuk menyediakan tempat-tempat

pengolahan storage

6

Connector, suatu prosedur yang akan

masuk atau keluarnya prosedur

melalui kertas lainnya

7

Off-page conector merupakan simbol

masuk dan keluarnya prosedur dari

kertas lainnya

8

Arus Flow dari prosedur yang dapat

dilakukan dari atas ke bawah, atau

dari bawah ke atas, dari kiri ke atas,

dari kiri ke kanan ataupun dari kanan

ke kiri.

9

Dokumen merupakan simbol untuk

data yang berbentuk kertas maupun

untuk informasi



10

Untuk menyatakan sekumpulan

langkah-langkah proses yang ditulis

sebagai prosedur

11

Simbol untuk output yang ditujukan

kesuatu device seperti printer, plotters

dan lain sebagainya

12

Untuk penyimpanan data

2.9 Visual Basic

Visual Basic merupakan bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari

Basic. Event- driven artinya program menunggu sampai adannya respon dari

pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol diklik, atau menu pilih. Ketika

event terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan

kode yang diberikan.

Cara menjalankan Visual Basic yaitu:

a. Klik Start, Programs, Microsoft Visual Basic 6.0.

b. Dari New Project, pilih Standard EXE (Visual Basic IDE) untuk memulai

program baru.



2.9.1 Gambar New Project Visual Basic

c. Klik tombol open, setelah itu Anda akan melihat sebuah file bernama

Project1 dengna sebuah file bernama Form1. Sebuah file Project dapat

menampung beberapa file form. Program-program dibuat dan didesain pada

setiap form. Setelah selesai file Project dapat di-compile menjadi sebuah file

EXE yang dapat dijlankan pada Windows 95, Windows 98, Windows XP.

2.9.2 Gambar Layar Kerja Visual Basic



Komponen-komponen Visual Basic yaitu:

a. Jendela Form

Jendela Form adalah jendela untuk merancang form, Anda dapat

memperbesar atau memperkecil ukuran form sesuai dengan ukuran yang

Anda butuhkan dalam program. Sebab dalam Microsoft Visual Basic, untuk

membuat program dibutuhkan dua tahapan, yaitu merancang form dan

membuat kode program. Tetapi Anda juga dapat membuat program tanpa

mernacang form.

b. Tool Box

2.9.3 Gambar Tool Box

Semua icon yang terdapat dalam Tool Box desebut Controls. Sebagai contoh,

ikon label disebut dengan Label Control.

c. Kotak dialog Project

Berisi form-form yang telah kita rancang. Untuk berpindah dari form satu ke

form yang lain double klik form yang terdapat pada kotak dialog Project

tersebut.



2.9.4 Gambar Kotak Dialog Project

d. Kotak Dialog Properties

Kotak dialog properties adalah kotak dialog untuk membuat setting terhadap

form, juga untuk membuat setting terhadap control yang telah kita masukkan

kedalam form.

2.9.5 Gambar Kotak Dialog Properties

2.10 Microsoft Access

Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi office yang berkaitan dengan

database. Microsoft Access mampu mengolah database dalam skala menengah.



Cara menjalankan Microsoft Access, yaitu:

1. Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Access.

2. Pilih blank database

Gambar 2.10.1 Gambar Tampilan Awal Microsoft Access

3. Pada bagian sebelah kanan, simpan dimana database anda. Lalu create.

Gambar 2.10.2 Gambar Kotak Dialog Penyimpana Database



4. Kemudian mulailah membuat tabel-tabel yang diperlukan melalui design

view.

Gambar 2.10.3 Gambar Perancangan Tabel

5. Kemudian isikan field-field yang akan ditampilkan di dalam tabel

Gambar 2.10.4 Gambar Perancangan Tabel



BAB 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Hotel Danau Toba International (HDTI)

Ide untuk mendirikan perusahaan dan menjalankan usaha perhotelan lahir sebagai

akibat dari surat keputusan bersama Menteri Keuangan Republik Indonesia dan

Menteri Perhubungan Republik Indonesia. Setelah mempelajari dokumen-

dokumen yang ada pada surat keputusan tersebut dan mendengar keterangan yang

di kirim dari pihak yang berkompeten, maka diambil kesimpulan bahwa usaha

perhotelan untuk masa ini dan yang akan datang merupakan usaha yang

menguntungkan dan mempunyai aspek sosial yang lebih luas.

Hal di atas menjadi latar belakang didirikannya usaha perhotelan oleh

keluarga DR. TD. PARDEDE. Secara berturut-turut didirikan beberapa hotel yang

kesemuanya tergabung dalam satu grup, dengan nama PARDEDE

INTERNATIONAL HOTEL GROUP (PIHG), yang unit-unitnya terdiri dari:

1. Hotel Danau Toba Internasional Medan, yang berlokasi di Jl. Imam

Bonjol No.17 Medan

2. Pardede International Medan, yang berlokasi di Jl. Ir. H. Juanda No. 14

Medan



3. Motel Danau Toba Medan, yang berlokasi din Jl. Hayam Wuruk

Medan

4. New Belawan International Medan, yang berlokasi di Belawan

5. Danau Toba International Cotage Parapat, yang berlokasi di Parapat

6. Hotel Danau Toba International Berastagi, yang berlokasi di Berastagi

7. Hotel Danau Toba International Tebing Tinggi, yang berlokasi di

Tebing Tinggi

8. Jhon’s Pardede International yang berlokasi di Jakarta.

Hotel Danau Toba International mulai di buka secara resmi untuk umum

mulai tangggal 10 Juni 1972, dengan General Manager pertama bernama Stanley

Alision yang berasal dari London.

3.2 Bidang Kegiatan Instansi

HDTI adalah hotel bertaraf Internasional atau bintang lima yang bergerak di

bidang pelayanan jasa penginapan. Hotel ini menyediakan 271 kamar.

HDTI memiliki tipe-tipe kamar sebagai berikut:

1. Kamar tipe Moderat

2. Kamar tipe Luxury

3. Kamar tipe Deluxe

4. Kamar tipe Suite

5. Kamar tipe Executive Suite

6. Kamar tipe Junior President Suite

7. Kamar tipe President Suite.



Dari setiap tipe kamar yang dimiliki, masing-masing tipe berbeda dalam

tatanan Interior dan Fasilitas serta biayanya.

Pihak HDTI terus melakukan peningkatan dari waktu ke waktu.

Peningkatan diutamakan dalam hal pelayanan bagi setiap tamu yang berkunjung

maupun menginap.

HDTI memiliki sebuah departemen atau bagian pengelolahan data dan

informasi yang sering disebut ELECTRONIC DATA PROCESSING (EDP)

Departemen, dan di EDP Departemen inilah PKL dilaksanakan.

3.3 Struktur Organisasi Hotel Danau Toba Internasional (HDTI) Medan

HDTI memiliki model dan bagian struktur organisasi yang menjelaskan

adanya suatu kepengurusan dan tanggung jawab dari setiap departemen yang ada

dalam hotel ini, pengoperasiannya dipimpin oleh General Manager, yang memiliki

tugas sebagai berikut:

1. Mengoordinasikan dan mengawasi semua bagian yang ada dalam unit

Hotel

2. Mengambil suatu keputusan yang baik

3. Membuat peningkatan pada setiap staf dan pegawai yang kurang

disiplin

4. Memutasikan staf dan pegawai yang tidak mematuhi peraturan yang

ada di perusahaan tersebut.

Adapun model dari struktur organisasi yang diterapkan di hotel ini adalah

madel struktur Organisai Garis dan Staf, dan bentuk dari bagan strukturnya

ditunjukkan dalam gambar berikut:



Hotel ini merupan salah satu unit dari Pardede International Hotels Group (PIHG)

yang mempunyai hubungan yang sangat dalam dengan TD. PARDEDE Company.

Dalam struktur organisasi ini, sebagai pemimpin yang tertinggi adalah ketua

Board of Director (BOD). Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua BOD dibentuk

oleh beberapa biro direksi yang terdiri dari:

1. Biro Kesekretariatan

Biro ini bertugas melaksanakan segala sesuatu yang berhubungan dengan

kesekretariatan.

2. Biro Accounting

Biro ini bertugas mencatat transaksi yang terjadi di dalam menyusun

laporan keuangan.

3. Biro Budgetting

Biro ini bertugas menyusun dan mengawasi budgetting untuk unit dari

group perusahaan.

4. Biro Pembelian

Biro ini bertugas mengadakan pembelian barang-barang dari dalam dan

luar negeri sesuai dengan pesanan masing-masing unit.

5. Biro Auditing

Biro ini bertugas memeriksa dan mengawasi semua pencatatan transaksi

dari semua unit perusahaan.

6. Biro Teknik

Biro ini bertugas mengatur, mengawasi, dan memperbaiki mesin-mesin

dan alat-alat lain yang berhubungan dengan mesin di dalam perusahaan.



7. Biro Dekorasi

Biro ini bertugas mengatur tatanan ruang setiap kamar dan juga mengatur

tatanan suatu ruang pertemuan (Hall) sesuai dengan tema dari setiap acara

yang diadakan, bukan hanya pada Hotel Danau Toba International saja

melainkan hotel yang tergabung dalam (PIHG).

8. Biro Umum

Biro ini bertugas membahas dan menangani masalah keamanan, hukum,

dan hubungan masyarakat.

Masing-masing perusahaan di pimpin oleh Presiden Direktur dan diberikan

hak otonom oleh ketua BOD dalam memimpin perusahaan tersebut.

3.4 Fasilitas–Fasilitas Hotel Danau Toba International Medan

Hotel Danau Toba International Medan adalah salah satu hotel bertaraf

International berbintang empat di kota Medan. Adapun syarat–syarat agar suatu

hotel di kategorikan sebagai hotel berbintang empat adalah memiliki fasilitas–

fasilitas yang memadai. Oleh karena itu, Hotel Danau Toba International Medan

mempunyai beberapa fasilitas yang menunjang sehingga dapat dikategorikan

sebagai hotel berbintang empat dan bertaraf International. Adapun fasilitas–

fasilitas di HDTI Medan adalah sebagai berikut:

1. Guest Room sebanyak 271 kamar

2. Sebuah Restoran bernama Cafe Terrace Restaurant

3. Sebuah Lobby Bar

4. Sebuah Restoran bernama Matsukaze Restaurant



5. Sebuah Restoran Jawa

6. Sebuah Kitchen (dapur) umum

7. Sebuah Kitchen Karyawan

8. Sebuah Room Service

9. Sebuah Bar bernama The Tavern

10. Sebuah Kafe Tobasa

11. Sebuah Kafe Dangdut Interntional

12. Sebuah Kafe bernama Rock Café

13. Sebuah Family Karaoke

14. Sebuah Bilyard Centre

15. Sebuah piano Lounge

16. Sebuah Fitness Centre

17. Sebuah Video Rental

18. Sebuah Salon

19. Tiga buah toko tempat pembelian cinderamata bernama Taj Mahal

20. Sebuah Banquette

21. Sebuah Laundry & Dry Cleaning

22. Sebuah Linen

23. Bus Pariwisata

24. Tiga buah Chartered

25. Sebuah Poliklinik

26. Airport Taxi

27. Parking Area

28. Travel Agent.



3.5 Tarif Kamar di HDTI Medan

Salah satu informasi yang dibutuhkan oleh tamu maupun calon

tamu yang ingin menginap di HDTI adalah tarif kamar. Tarif kamar berbeda pada

hari Minggu sampai dengan Kamis dengan hari Jumat sampai dengan hari Sabtu.

Tarif kamar untuk hari Jumat sampai dengan hari Sabtu lebih tinggi dari pada tarif

untuk hari Minggu sampai dengan hari Kamis, karena pada saat itu merupakan

akhir Minggu, di mana banyak tamu yang akan menginap di hotel. Tarif kamar

yang berlaku pada saat ini dapat kita lihat pada tabel berikut.

3.5.1 Tabel Tarif Kamar Hotel

Jenis Kamar Hari Minggu s.d. Kamis

(Rupiah)

Hari Jumat s.d. Sabtu

(Rupiah)

Moderate 289.000 317.900

Luxury 299.000 328.900

Deluxe 315.000 346.500

Suite 435.000 478.500

Executive Suite 500.000 550.000

Junior Suite 535.000 588.500

President Suite 1.546.000 1.546.000

Extra Bed 110.000 110.000



3.6 Fungsi, Tugas dan Wewenang

1. General manager

General Manager dalam hal ini mempunyai tugas sebagi berikut:

a. Memimpin dengan baik operasional perusahaan

b. Mengoordinir dan mengawasi semua bagian-bagian yang ada dalam

unit hotel yang dipimpinnya

c. Mengambil keputusan yang bijak dan baik

d. Membuat peningkatan pada setiap staf dan pegawai yang kurang

disiplin

e. Menyusun rencana dan kebijaksanaan yang baik untuk memajukan

perusahaan

f. Mewakili perusahaan di dalam instansi pemerintah, perusahaan

swasta dan pihak lain yang terkait di dalamnya.

2. Assistant General Manager

General Manager dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Assisten

General Manager. Asisten General Manager mempunyai tugas:

a. Untuk membantu General Manager dalam memperlancar

pekerjaannya

b. Mewakili General Manager bila tidak ada ditempat

c. Mengganti General Manager apabila berhalangan untuk datang atau

sedang berpergian keluar kota.



3. Secretary

Secretary bertugas membantu General Manager dan Asisten General

Manager dalam menjalankan tugas. Tugasnya yaitu:

a. Menerima tamu yang datang dan menanyakan keperluan tamu

tersebut

b. Menerima surat yang masuk dan menangani masalah dan

kepentingan dari surat tersebut

c. Membuat surat keluar dan memberikan nomor pada surat yang akan

dikeluarkan tersebut.

4. Duty Manager

Duty Manager mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

b. Bertanggung jawab atas bagian yang dibawahinya

c. Mengawasi hasil kerja bagian yang dibawahinya.

5. Accounting Department

Accounting Department mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinir dan mengawasi keuangan yang masuk dan keluar

b. Mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi

c. Menyusun laporan keuangan

d. Membuat daftar gaji karyawan.



Accounting membawahi departemen dan membawahi beberapa

bagian yaitu: Chief Accounting, Book Kipper, Administration, Internal

control, Nite Auditor, central, Credit Manager.

5. EDP Department

EDP Department mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Membuat sistem komputerisasi yang dibutuhkan oleh setiap

department dan juga oulet-outlet pada hotel

b. Menjaga aliran data pada sistem jaringan

c. Merawat komputer dan peralatan-peralatan computer

d. Memberikan pengarahan dan pelatihan kepada pegawai, tentang

penggunaan sistem komputer yang digunakan.

Sebelumnya EDP berada pada satu department yaitu Accounting

Departement akan tetapi dengan semakin berkembangnya zaman dan ilmu

teknologi serta semakin besarnya usaha perhotelan DR. TD. PARDEDE di

Medan, jadi EDP dipisah dan di buat menjadi satu departemen.

6. Front Office Department

Front Office adalah satu bagian yang ada di hotel yang terletak di bagian

terdepan hotel yang merupakan pintu dan sumbu dari hotel. Front Office

Department yang pertama kali dilihat oleh tamu apabila masuk. Front Office

mempunyai tugas sebagi berikut:

a. Melayani tamu-tamu yang kan menginap di hotel dan memberikan

pelayanan informasi sebaik-baiknya



b. Melayani tamu-tamu yang akan meninggalkan hotel

c. Merupakan tempat penyimpanan beberpa unit kerja yang

berhubungan antara satu dengan yang lain. Unit-unit kerja tersebut

adalah:

A. Reservation

Bagian ini mempunyai tugas untuk melayani tamu yang

memesan kamar secara tidak langsung atau tidak berhadapan

dengan pemesan tetapi dilakukan dengan melalui telepon.

B. Reception Section

Adapun tugas dan tanggung jawab Reception adalah:

a. Menerima dan melayani tamu apabila telah tercapai

kesepakatan dalam penjualan kamar, maka tamu di minta

untuk mengisi formulir pemesanan kamar, kemudian

reception akan memberikan kunci kamar pada tamu

b. Memasukkan data-data tamu ke dalam komputer untuk

pengarsipan

c. Membuat laporan penjualan termasuk harga penjualannya

dan menangani pesanan dari dan untuk tamu hotel pesan yang

masuk dicatat di message formulir untuk kemudian

diteruskan kepada yang bersangkutan.

C. Info Section

Tugasnya adalah untuk memberikan informasi secara umum

tentang fasilitas hotel.



D. Uniform Section

Mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Membuka pintu untuk tamu pada saat tamu masuk dan keluar

b. Mengantar tamu ke reception

c. Mengantar tamu menuju kamar yang dipesan.

7. Food & Beverage Department

Food & Beverage Department adalah bagian yang mengurus masalah

hidangan dan menu yang tersediakan di hotel. Baik itu hidangan untuk tamu-tamu

yang menginap di hotel maupun tamu-tamu umum yang datang ke hotel. Bagian

ini mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab kepada General Manager

b. Bertanggung jawab atas bagian yang berada di bawah naungannya

c. Mengawasi operasi setiap bagian yang ada dibawahnya

d. Memeriksa hasil penjualan ke Accounting Department.

8. Purchasing Department.

Purchasing Department mengurus masalah bahan-bahan yang dibutuhkan

setiap bagian yang ada di hotel. Tugas dari Purchasing Department ini adalah:

a. Bertanggung jawab terhadap pengadaan bahan-bahan makanan dan

minuman

b. Bertanggung jawab terhadap pengadaan keperluan bangunan dan

mesin-mesin yang dibutuhkan oleh perusahaan.



9. House Keeping Department

House Keeping Department merupakan salah satu bagian di hotel yang

fungsinya sangat besar karena menyangkut kebutuhan-kebutuhan tamu di dalam

hotel.

a. Bertanggung jawab atas persiapan kamar untuk tamu baik kebersihan

dan perlengkapannya

b. Bertanggung jawab terhadap pengatur linen untuk tamu.

10. Maintenance Department

Maintenance Department adalah bagian yang melakukan pemeliharaan

terhadap peralatan yang meliputi pengoperasian dan perawatan mesin dalam

perusahaan.

11. Personal Department

Dalam melaksanakan tugasnya Personal Department bertanggung jawab

kepada General Manager melalui Duty Manager. Tugas-tugasnya adalah sebagai

berikut:

a. Melaksanakan test dan interview bagi pelamar

b. Menjabarkan kebijaksanaan perusahaan dalam rangka pembinaan

dan pengembangan karyawan

c. Membuat anggaran tenaga kerja secara menyeluruh



d. Mewakili General Manager untuk menyelesaikan segala masalah

yang menyangkut tenaga kerja pada department tenaga kerja serta

kepada instansi terkait

e. Melakukan pembinaan tenaga kerja melalui kegiatan in House

Training.

12. Security Department

Security Department adalah bagian yang bertugas mengawasi dan

bertanggung jawab atas keamanan tamu hotel dan area hotel.

13. Sales & Marketting Departement

Sales & Marketting Departement adalah bagian yang bertugas dalam

penjualan dan pemasaran produk dan jasa kepada para tamu hotel.

14. Management Financial Departement

Departement ini bertugas mengatur dan mengawasi arus keuangan

perusahaan.

15. Fitness Departement

Merupakan departement yang mengurusi bidang kesehatan jasmani yaitu

olah raga dan kebugaran.



16. Loundry Departement

Departement ini betanggung jawab terhadap setiap pakaian tamu yang

dititipkan dan terhadap sebagian perlengkapan perusahaan seperti handuk, sprei,

tempat tidur, dan lain-lain.



BAB 4

PERANCANGAN SISTEM

4.1 Rancangan Database

Database adalah kumpulan dari data yang berhubungan antara satu dengan yang

lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting

dalam system komputerisasi.

Adapun perancangan database mengenai sIstem informasi ini diperlukan

beberapa tabel database yaitu sebagai berikut:

1. Kamar

2. Pesanan

3. Check In

4. Check Out



Tabel 4.1.1 Kamar

Field Name Type Data Size Indexed Description

No_Kamar Text 4 Yes Nomor Kamar

Type_Kamar Text 20 Tipe Kamar

Tarif Currency 9 Tarif Kamar

Lantai Text 2 Lantai

Kode_Fas Text 2 Yes Kode Fasilitas

Tabel 4.1.2 Reservasi


No_Psn Text 7 Yes Nomor Pesan

Tgl_Psn Date 8 Tanggal Pesan

No_Tamu Text 3 Nomor Tamu

Nama_Tamu Text 25 Nama Tamu

Alamat Text 30 Alamat

Jenkel Text 1 Jenis Kelamin

Telp Text 12 Telepon

Asal_Neg Text 15 Asal Negara

No_Kamar Text 4 Yes Nomor Kamar

Tgl_Check_In Date 8 Tanggal Check In

Deposit Currency 8 Deposit



Tabel 4.1.3 Check In


No_Reg Text 8 Yes Nomor Registrasi

No_Psn Text 7 Yes No. Pesan

Jam_Check_In Text 6 Jam Check In

Deposit Currency 8 Deposit

Tabel 4.1.4 Check Out


No_Reg Text 8 Yes Nomor Registrasi

Tgl_Check_Out Date 8 Tanggal Check Out

Lama_Inap Integer 2 Lama Menginap

Biaya_Kmr Currency 8 Biaya Kamar

Biaya_Fas Currency 8 Biaya Fasilitas

Total_Biaya Currency 8 Total Biaya

4.2 Rancangan Antar Muka

Desain dialog merupakan tampilan menu utama dimana berisikan sistem informasi

yang akan diinput dan hasil dari sistem atau output. Adapun desain dialog penulis

adalah sebagai berikut :



a. Menu File

MENU UTAMA

Gambar 4.2.1 Desain Menu File

b. Menu Transaksi

MENU UTAMA

Gambar 4.2.2 Desain Menu Transaksi

FILE TRANSAKSI

Kamar Reservasi Exit

FILE TRANSAKSI

Check In Check Out

LAPORAN

LAPORAN



c. Menu Laporan

MENU UTAMA

Gambar 4.2.3 Desai Menu Laporan

d. Desain Input

Desain masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah

dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh

organisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi. Hasil

dari sistem informasi tidak lepas dari data yang dimasukkan.

Adapun desain input yang penulis buat adalah sebagai berikut :

Gambar 4.2.3 Desain Input Kamar

Input Data Kamar No. Kamar Tipe Kamar Tarif Lantai Fasilitas

Tambah Simpan Hapus

FILE TRANSAKSI

Check In Check Out

LAPORAN



Gambar 4.2.4 Desain Input Data Kamar

Gambar 4.2.5 Desain Input Data Reservasi

G

Gambar 4.2.5 Desain Input Data Reservasi

Input Data Reservasi No. Pesan Tanggal Pesan

Nama Tamu Alamat

Jenkel Telp

Asal Negara No. Kamar

Tgl Check In Deposit

Tambah Simpan Hapus

Input Data Check In No. Registrasi No. Pesan Tgl Check In Deposit

Tambah Simpan Hapus

Print



Gambar 4.2.6 Desain Input Data Check In Gambar 4.2.7 Desain Input Check Out 4.3 Data Flow Diagram (DFD)

Gambar 4.2.7 Desain Input Data Check Out

4.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi

(simbol-simbol) untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD sering digunakan

untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan

dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data

tersebut disimpan.

Adapun data flow diagram yang penulis ajukan, yaitu :

Input Data Check Out

No. Registrasi Tgl Check In

Lama Inap Biaya Kamar

Biaya Fasilitas Total Biaya

Tambah Simpan Hapus



Gambar 4.3.1 Data Flow Diagram (DFD) Konteks

Bell Boy FRONT OFFICE TAMU

SISTEM INFORMASI

PEMASARAN KAMAR

Data Check In Data Check Out Data Pesanan

Data Kamar

Data Pesanan Data

Tagihan

Laporan

Pimpinan Kasir



Gambar 4.3.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Laporan Tagihan

Bell Boy FRONT OFFICE TAMU

1 Input Data

Pimpinan Kasir

Data Pesanan

Data Check In Data Check Out Data Pesanan

Data Kamar Data Check In

2 Pembuatan

Laporan

Check In

Data Kamar

Kamar

Pesanan

Data Pesanan

Data Check In

Data Kamar

Data Pesanan

Data Check Out

Data Check Out

Data Tagihan

Laporan Laporan Tagihan



BAB 5

IMPLEMENTASI SISTEM

Analisa merupakan tahap pengumpulan data, mengelolanya serta menghasilkan

sebuah laporan analisa yang akan dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan

pelaksanaan proyek pembangunan sistem dan sebagai referensi dalam perancangan

sistem. Setelah analisa dilakukan, maka akan dilanjutkan pada tahap perancangan

yang telah dibahas pada bab sebelumnya.

5.1 Pengertian Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah langkah-langkah atau prosedur yang dilakukan dalam

menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui untuk menguji, menginstal, dan

memulai sistem baru yang diperbaiki.

5.2 Tujuan Implementasi Sistem

Dari defenisi diatas jelaslah bahwa sebelum sistem dilakukan diperlukan implementasi

sistem. Untuk lebih jelasnya, maka penulis akan memberikan penjelasan mengenai

tujuan daripada implementasi sistem, yaitu :



1. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen sistem yang disetujui.

Menyusun dokumen-dokumen baru atau dokumen yang diperbaiki.

2. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedur-

prosedur yang dilakukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui.

3. Memastikan bahwa pemakai (user) dapat mengoperasikan sistem baru dan

melatih pemakai.

4. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan yaitu dengan menguji

sistem secara menyeluruh.

5. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan dengan baik, yaitu

dengan membuat rencana, mengontrol dan melakukan instalasi baru secara

benar.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan implementasi sistem

adalah:

a. Menyelesaikan desain sistem.

b. Mendapatkan software dan hardware.

c. Menulis, menguji, mengontrol dan mendokumentasikan program.

d. Menyelesaikan manual pemakai

e. Mendapatkan persetujuan.

5.3 Spesifikasi Sistem

Untuk menjalankan sistem, kita perlu mengetahui perangkat apa saja yang akan

mendukung dalam proses program dan data. Perangkat komputer yang dibutuhkan

yaitu:



d. Perangkat Keras (Hardware)

Penggunaan perangkat keras yang baik akan mempengaruhi cepat lambatnya

proses program yang dijalankan dan yang dihasilkan. Kebutuhan hardware

merupakan mesin utama dalam penggunaan komputer, bekerja dengan bantuan

sistem informasi.

e. Perangkat Lunak

Untuk mendukung sistem kerja dari hardware maka diperlukan juga software

didalamnya. Kebutuhan ini menyangkut segala jenis instruksi yang mengarah

pada komputer untuk menjalankan suatu program.

f. Pemakai (Brainware)

Dalam mengolah suatu program diperlukan tenaga sumber daya manusia yang

akan menjadikan program tersebut dapat berjalan dengan baik dan efisien.

Tenaga sumer daya manusia yang akan dibutuhkan adalah sebagai berikut:

1. Sistem analis, yaitu seorang professional yang bergerak di bidang

pengembangan sistem yang akan membentuk dan membangun fasilitas

desain sistem.

2. Programmer, yaitu seorang yang akan menyusun instruksi pada komputer

agar dapat digunakan oleh pemakai serta merancang antar muka pemakai

pada program.

3. Operator, yaitu seorang yang akan menangani secara langsung pengolahan

data dalam ruangan komputer.

4. Data entry operator, yaitu orang yang akan melakukan pengurusan

terhadap data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan data, perekaman



data kedalam komputer hingga pemeriksaan dan pengiriman informasi

yang dihasilkan oleh komputer. Seorang operator yang bertugas

mengoperasikan program yang telah tersedia seharusnya memahami

program yang tersedia agar program dapat berjalan dengan baik dan

hasilnya akan sesuai yang diharapkan oleh pemakai.

5.4 Pengujian dalam Implementasi Aplikasi

Dalam tahap ini biasanya implementasi aplikasi telah selesai diperiksa dan diuji.

Pengujian ini bertujuan untuk memastikan aplikasi yang telah dibuat. Beberapa

tingkatan pengujian sebelum mengimplementasikan aplikasi, yaitu:

1. Pengujian Aplikasi

Tingkatan ini menguji aplikasi yang telah dibuat untuk memperhitungkan

bahwa setiap kelompok tersebut memenuhi spesifikasi aslinya.

2. Pengujian Integrasi

Menguji setiap kelompok logika, modul-modul program untuk

memperhitunkan bahwa setiap kelompok tersebut memenuhi spesifikasi fungsi

logika tersebut.

3. Pengujian Penerimaan

Pengujian ini bertujuan untuk mempertimbangkan bahwa semua komponen

dalam sistem baru berada dalam keadaan memuaskan.

4. Pengujian Operasi dan Pengujian Lingkungan



Pengujian ini adalah aplikasi yang telah dibuat kemudian dicoba ke lingkungan

yang sesungguhnya untuk memperhitungkan bahwa semua peralatan baru dan

faktor-faktor lain dalam lingkungannya tersebut.

5. Pengujian Bagian

Dalam pengujian ini biasanya pengujian dilakukan ke setiap modul program

untuk memperhitungkan bahwa setiap modul program tersebut memenuhi

spesifikasinya.



BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang diperoleh oleh penulis adalah :

1. Dengan adanya sistem komputerisasi, data-data mengenai tamu akan lebih aman

tersimpan dan laporan yang dihasilkan lebih baik tampilannya.

2. Dengan menggunakan sistem informasi pengunjung yang dirancang dengan

menggunakan Visual Basic 6.0 dapat mengefisienkan waktu sehingga

menghasilkan kerja yang maksimal.

3. Bahasa pemrograman Visual Basic merupakan sarana untuk mengolah database

yang terstruktur dan berkemampuan tinggi dalam mengolah file yang berkapasitas

besar.

4. Seagate Crystal Report 7.0 sangat membantu user untuk membuat laporan yang

dibutuhkan sesuai dengan data yang ada.



6.2 Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat

berguna bagi perusahaan dimasa yang akan datang.

1. Dengan adanya sistem informasi pengunjung ini, maka disarankan adanya

pengembangan lebih lanjut untuk merancang sistem yang lebih baik dan

kompleks sesuai dengan kebutuhan.

2. Untuk memudahkan pegawai dan pimpinan dalam membuat kebijakan dan

keputusan sesuai dengan tujuan yang diharapkan, sebaiknya digunakan sistem

pengolahan data yang berbasis komputer.

3. Penggunaan komputer hendaknya lebih diberdayakan sehingga kegunaan

komputer pada instansi tersebut tidak terbatas sebagai alat ketik.



DAFTAR PUSTAKA

Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta

Setiawan, Agung. 2003. Pengantar Sistem Komputer. Bandung: Informatika Bandung

Sembel, Roy. 1997. Manajemen Bisnis. Jakarta : Rineka Cipta

Kroenke. 2003. Dasar-dasar, Desain dan Implementasi Database Processing. Jakarta:

Erlangga

Iskandar Pohan, Husni, Bahri, Saiful dan Kusna Sriyanto. 1997. Pengantar

Perancangan Sistem. Jakarta: Erlangga

Pardosi, Mico. 2003. Visual Basic 6.0. Surabaya: Dua Selaras


SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT · PDF fileFriska O. Sitompul : Sistem...

Documents

Transcript of SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT · PDF fileFriska O. Sitompul : Sistem...