SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
Transcript of SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
1/17
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN
PENERIMAAN KAS PADA UD NORTON
SURABAYA
Eka Tristiyanti .K
Program Studi Akuntansi, Politeknik NSC Surabaya
ABSTRAK
UD Norton Surabaya merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran
produk bahan bangunan berdiri tahun 1975. Pencatatan yang dilakukan dalam proses
penjualan dan penerimaan kas menggunakan pencatatan secara terkomputerisasi. Tujuan dari
penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan
kas pada UD Norton Surabaya dan berdasarkan penelitian pada sistem informasi akuntansi
penjualan dan penerimaan kas pada UD Norton Surabaya terdapat kelemahan dalam kegiatan
operasi perusahaan. Permasalahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi penjualan
dan penerimaan kas perusahaan, yaitu bagian gudang tidak mempunyai arsip pengambilan
barang, pada program aplikasi yang digunakan karena terkadang sering terjadi double faktur
penjualan dan jika ada perubahan pada nominal faktur penjualan oleh bagian administrasi
tidak adanya laporan ke bagian akuntan piutang. Dalam penelitian ini, alat analisis yang
digunakan adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang
diperoleh dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan keadaan yang
sebenarnya, kemudian menganalisis dan menginterpretasikan data dan fakta yang diperoleh
untuk membuat kesimpulan dengan membandingkan data yang ada dengan teori yang
relevan. Alat analisis yang digunakan adalah bagan alir (flowchart) untuk mengevaluasi
sistem penjualan dan penerimaan kas dengan mendeskripsikannya. Berdasarkan kelemahan
yang ditemukan, maka penulis memberikan usulan untuk mengatasi kekurangan dan
kelemahan pada sistem penjualan dan penerimaan kas. Penulis menganjurkan agar bagian
administrasi sebaiknya memberikan arsip pengambilan barang untuk bagian gudang, jika
terjadi double faktur penjualan pihak bagian akuntan piutang segera melapor kepada IT dan
pihak administrasi memberikan catatan atau laporan kepada pihak akuntan piutang jika
terjadi perubahan nominal faktur piutang Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi,
Penjualan, dan Penerimaan Kas.
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
2/17
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam sistem informasi akuntansi siklussiklus pemprosesan transaksi salah satunya adalah
siklus pendapatan yaitu sistem penjualan dan penerimaan kas. Penjualan merupakan aktivitas
utama perusahaan yang merupakan sumber penghasilan utama untuk pembiayaan aktivitas
operasi perusahaan. Mengingat pentingnya penjualan beserta hasil yang diperoleh bagi
kelangsungan hidup perusahaan, pengelolaan penerimaan kas yang dilakukan menjadi sangat
penting karena penerimaan kas merupakan asset bagi sebuah perusahaan yang sangat liquid.
Informasi yang didapat dari pengelolaan penerimaan kas dapat menjadi salah satu dasar divisiakuntansi dalam menyajikan laporan keuangan sebagai pertanggungjawaban kepada Negara
atas kekayaaan. Agar aktivitas operasi perusahaan dapat berjalan dengan baik, maka
perusahaan membutuhkan sistem informasi akuntansi dan didukung dengan sistem
pengendalian yang baik untuk mengatur kegiatan penjualan dan penerimaan kas sesuai
dengan prosedurnya. Berdasarkan penelitian pada UD Norton Surabaya terdapat beberapa
kelemahan dalam prosedur penjualan dan penerimaan kas. Kelemahan tersebut antara lain
bagian gudang tidak mempunyai arsip pengambilan barang, pada program aplikasi yang
digunakan karena terkadang sering terjadi double faktur penjualan dan jika ada perubahan
pada nominal faktur penjualan oleh bagian administrasi tidak adanya laporan ke bagian
akuntan piutang. Kondisi ini dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan sehingga
menganjurkan beberapa usulan untuk perbaikan terhadap kondisi tersebut seperti bagian
administrasi sebaiknya memberikan arsip pengambilan barang untuk bagian gudang, jika
terjadi double faktur penjualan pihak bagian akuntan piutang segera melapor kepada IT dan
pihak administrasi memberikan catatan atau laporan kepada pihak akuntan piutang jika
terjadi perubahan nominal faktur piutang. Hasil evaluasi diharapkan dapat digunakan untuk
memperbaiki kelemahan atas sistem penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan,
guna mendorong tercapainya efektivitas dan efisiensi serta mendukung tercapainya sistem
pengendalian internal yang memadai dalam upaya mencegah kemungkinan terjadinya
penyimpangan pada UD Norton Surabaya.
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
3/17
Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka penulis
merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimanakah sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang sedang
berjalan pada UD Norton Surabaya?
2. Bagaimanakah alternatif penyelesaian masalah yang terdapat pada sistem informasi
akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada UD Norton Surabaya? Batasan Masalah Dalam
penelitian ini, penulis membatasi masalah dengan membahas mengenai evaluasi sistem
informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang berjalan pada UD Norton Surabaya
dari awal transaksi pemesanan barang hingga perusahaan menerima hasil pembayaran dari
pelanggan dengan menggunakan bagan alir (flowchart) dan memberikan perbaikan atas
kelemahan sistem penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan.
Tujuan Penelitian Sebagaimana yang telah diuraikan pada perumusan masalah, penelitian ini
bertujuan sebagai berikut:
1. Mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang sedang
berjalan pada UD Norton Surabaya.
2. Untuk memberikan alternatif penyelesaian sistem informasi akuntansi penjualan dan
penerimaan kas pada UD Norton Surabaya.
Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis Penelitian ini akan sangat berguna bagi penulis untuk menambah wawasan
serta pengetahuan penulis mengenai sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan
kas dalam suatu perusahaan.
2. Bagi Perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan untuk membantu
pihak perusahaan dalam mengatasi kelemahankelemahan yang terdapat pada sistem
penjualan dan penerimaan kas dalam upaya mencegah terjadinya kecurangan yang akan
merugikan perusahaan serta memperkecil lemahnya pengendalian dalam perangkapan fungsi.
3. Bagi Masyarakat Penelitian ini diharapkan dapat menjadi tambahan pengetahuan dan
menjadi bahan referensi bagi pembacanya, terutama mengenai sistem informasi akuntansi
penjualan dan penerimaan kas dalam perusahaan.
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
4/17
BAB II
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS
TAHAP ORDER
Hasil Penelitian UD Norton Surabaya merupakan perusahaan yang memasarkan produk
bahan bangunan.
Dalam proses kegiatan penjualan, perusahaan menerima transaksi penjualan tunai dan kredit.
Namun pada kegiatannya perusahaan lebih banyak menangani proses kegiatan penjualan
kredit.
Bagian yang terkait pada prosedur penjualan UD Norton Surabaya terdapat 4 bagian yaitu :
1. Penjualan
2. Karyawan Gudang
3. ADM (administrasi) / kasir
4. Ekspedisi (supir)
Dokumen yang digunakan pada sistem penjualan terdiri 2 jenis dokumen, yaitu:
1. Faktur penjualan
2. D/O (delivery order)
Prosedur utama sistem penjualan terbagi dalam beberapa bagian yaitu:
1. Prosedur pemesanan barang
Pemesanan barang pada UD Norton bisa dilakukan dengan cara telepon kepada marketing
atau datang secara langsung.
2. Prosedur Pemeriksaan Persediaan Barang
Sebelum dilakukan pembuatan nota terlebih dahulu marketing memeriksa barang yang ada di
program aplikasi komputer jika belum yakin maka marketing bertanya kepada karyawan
gudang, jika barang yang dipesan tidak tersedia maka karyawan gudang melakukan
konfirmasi secara lisan kepada pihak marketing.
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
5/17
3. Prosedur Pembuatan Nota
Saat barang yang dipesan tersedia selanjutnya akan dilakukan pembuatan faktur penjualan
dan D/O (delivery order), pembuatan faktur penjualan bagi pembayaran berjangka dilakukan
oleh marketing hal ini agar tanggung jawab pembuat faktur penjualan untuk pembayaran
berjangka diberikan kepada marketing sepenuhnya. Setiap pelanggan yang melakukan
pembelian kredit mempunyai batas limit piutang besarnya batas limit piutang ditetapkan
berdasarkan kebijakan perusahaan sehingga jika pelanggan sudah mencapai batas limit
tersebut maka faktur penjualan selanjutnya tidak akan bisa dibuat.
Faktur penjualan yang dibuat untuk pembayaraan berjangka biasanya disebut nota besar /
nota piutang. Pembayaran berjangka dilakukan dengan jangka waktu maksimal 1 minggu
bagi pelanggan yang tidak mempunyai data klien dan 1 bulan bagi pelanggan yang
mempunyai data klien setelah faktur penjualan dibuat jika sampai batas jatuh tempo tidak
terbayar maka akan dikenakan denda sebesar 1%-2% per hari dari total faktur penjualan
tersebut.
Faktur penjualan dan D/O (delivery order) masing-masing rangkap 3 yaitu asli (pelanggan),
tembusan pertama dan kedua (bukti pengeluaran barang dan arsip). Jika pengambilan barang
dilakukan di 2 tempat yang berbeda maka tembusan pertama digunakan untuk pengambilan
barang di gudang dalam sedangkan tembusan kedua digunakan untuk pengambilan barang ke
gudang luar.
4. Prosedur pengambilan barang
Setelah faktur penjualan dan D/O (delivery order) selesai dibuat maka pengambilan barang
menggunakan tembusan pertama dan kedua dan diserahkan kepada karyawan gudang tetapi
sebelum barang keluar karyawan gudang dan ADM melakukan pemeriksaan barang
menggunakan faktur penjualan dan D/O (delivery order) untuk mengurangi kesalahan barang
yang dipesan setelah barang dikeluarkan tembusan pertama dan kedua tersebut diberikan
kembali kepada bagian administasi penagihan agar digunakan saat barang akan dikirim ke
pelanggan.
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
6/17
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
7/17
Jika adanya pembayaran bagian penagihan menyerahkan 1 lembar faktur penjualan tembusan
pertama dan 1 lembar D/O (delivery order) tembusan pertama dan pembayaran berupa uang
tunai, cek atau BG (Bilyet Giro) kepada administrasi penagihan kemudian administrasi
penagihan menyerahkan pembayaran tersebut kepada bagian kasir pelunasan piutang untuk
dilakukan pelunasan secepatnya pada program aplikasi yang biasanya disebut BPT (Bukti
Pelunasan Piutang) jika telah dilakukan pelunasan maka uang tunai, cek atau BG (Bilyet
Giro) akan diberikan kepada kasir utama agar dilakukan pencatatan pada Laporan Kas
Harian, Buku Setor BG dan Buku Slip Setoran dan Setor BG di Excel kemudian disetor ke
bank. Untuk uang tunai disetor saat siang hari atau hari berikutnya sedangkan untuk cek/BG
(Bilyet Giro) disetorkan 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo.
Saat cek/BG (Bilyet Giro) atau cek cair bagian akuntan piutang yang akan mengecek setiap
harinya jika terdapat penolakan BG (Bilyet Giro) maka akuntansi piutang akan segera
melapor kepada administrasi penagihan agar dilakukan kembali penagihan kepada pelanggan
tersebut.
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
8/17
BAB III
PEMBAHASAN
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian sistem menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2006:2) yang telah di
terjemahkan dalam bahasa Indonesia oleh Dewi Fitriasari dan Deni Arnos Kwary,
menyebutkan bahwa sistem merupakan rangkaian dari dua atau lebih komponen- komponen
yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem
tentunya berkaiatan dengan prosedur, hal ini diperkuat oleh pendapat Mulyadi (2001:5) yang
mengemukakan bahwa Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, di proses
menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna (James A. Hall, 2007:9). Istilah
sistem informasi menyiratkan penggunaan teknologi komputer, dalam suatu organisasi untuk
menyediakan informasi bagi pengguna. Sistem informasi berbasis komputer merupakan satu
rangkaian perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan
data menjadi suatu informasi. Menurut Jogiyanto (2005:17) Sistem informasi akuntansi
adalah kumpulan kegiatankegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk
menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk
tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan
perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegan
saham, pemerintah, dan pihakpihak luar lainya. Sistem Akuntansi Penjualan adalah suatu
sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang
untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna
mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
9/17
Menurut Mulyadi (2001:211) fungsifungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit,
sebagai berikut:
1. Fungsi Penjualan
2. Fungsi Kredit
3. Fungsi Gudang
4. Fungsi Pengiriman
5. Fungsi Penagihan dan akuntansi Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit
Menurut Mulyadi (2001:214) terdapat empat dokumen, antara lain:
1. Surat order pengiriman dan tembusannya
2. Faktur penjualan
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan
4. Bukti memorial
Menurut Mulyadi (2001:219) terdapat tujuh jaringan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi penjualan kredit sebagai berikut:
1. Prosedur order penjualan
2. Prosedur persetujuan kredit
3. Prosedur pengiriman
4. Prosedur penagihan
5. Prosedur pencatatan piutang
6. Prosedur distribusi penjualan
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Untuk merancang sistem akuntansi penjualan kredit, diperlukan adanya unsur pokok
pengendalian intern penjualan kredit yang baik.
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
10/17
Menurut Mulyadi (2001;221), unsur pokok pengendalian intern terdiri dari tiga hal, sebagai
berikut :
1. Organisasi
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
3. Praktik yang sehat
Menurut Mulyadi (2001:197) penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama,
antara lain:
1. Penerimaan kas dari penjualan tunai
2. Penerimaan kas dari piutang
Adapun fungsi yang terkait pada sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi
(2001:487), antara lain:
1. Fungsi sekretariat
2. Fungsi penagihan
3. Fungsi kas
4. Fungsi akuntansi
5. Fungsi pemeriksaan intern
Dokumen yang digunakan pada sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi
(2001:488), antara lain:
1. Surat pemberitahuan
2. Daftar surat pemberitahuan
3. Kwitansi
Unsur pengendalian intern yang terdapat pada penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi
(2001:490), sebagai berikut:
1. Organisasi
2. Praktek yang sehat
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
11/17
Menurut penelitian Committee of Sponsoring Organizations (COSO), pengendalian intern
mendefinisikan pengendalian intern sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan
komisaris, pihak manajemen.
Mulyadi (2001:164) ada beberapa elemen yang merupakan ciriciri pokok dari suatu sistem
pengendalian intern diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Adanya pemisahaan fungsifungsi dalam perusahaan
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
3) Adanya cukup dokumen dan catatanTeknik Analisis Yang Digunakan
Metode analisis deskriptif kualitatif adalah analisis yang menggunakan data yang diperoleh
penulis, dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan keadaan yang
sebenarnya, kemudian menganalisis dan menginterpretasikan data dan fakta yang diperoleh
untuk membuat kesimpulan dengan membandingkan data yang ada dengan teori yang
relevan. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan bagan alir dokumen (flowchart).
Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2001 : 35) bentuk simbol flowchart
dibagi menjadi 4, antaralain :
1. Simbol Input/output
2. Simbol proses
3. Simbol penyimpanan
4. Simbol alir dan lain-lain
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
12/17
BAB IV
PENUTUP
KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Terdapat beberapa kendala dalam sistem penjualan dan penerimaan kas pada UD Norton
Surabaya. Kendala atau permasalah tersebut seperti:
1) Karyawan gudang tidak memiliki arsip pengambilan barang
2) Program aplikasi yang digunakan terkadang sering bermasalah salah satunya adalah
double faktur penjualan
3) Sering kali terdapat nominal faktur penjualan yang diganti oleh bagian administrasi dan
jika terdapat perubahan bagian administrasi melaporkan ke bagian akuntan piutang.
2. Alternatif penyelesaian masalah yang terdapat pada sistem penjualan dan penerimaan kas
pada UD Norton, penulis memberikan usulan sebagai berikut:
1) Bagian administrasi arsip memberikan arsip pengambilan barang kepada karyawan gudang
sebagai dokumen mereka.
2) Jika program aplikasi bermasalah sebaiknya langsung menghubungi pihak IT.
3) Bagian administrasi sebaiknya tidak mengganti nominal pada faktur penjualan dan apabila
terpaksa mengganti sebaiknya segera melapor / memberi catatan kepada pihak akuntan
piutang.
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
13/17
SARAN
Setelah dilakukan evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan
kas UD Norton Surabaya diketahui bahwa terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan
dalam hal arsip pengambilan barang yang tidak dimiliki oleh karyawan gudang, program
aplikasi yang digunakan terkadang sering bermasalah dan sering kali terjadi penggantian
nominal faktur oleh bagian administrasi dan tidak adanya laporan ke bagian akuntan.
Perbaikan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diusulkan penulis
dibuat untuk mengurangi kerugian perusahaan terhadap prosedur sistem penjualan dan
penerimaan kas pada UD Norton Surabaya. Penulis mengajukan saran kepada UD Norton
Surabaya agar dapat menjadi bahan masukan untuk membantu pihak perusahaan dalam
mengatasi kelemahankelemahan yang terdapat pada sistem penjualan dan penerimaan kasdalam upaya mencegah terjadinya kecurangan yang akan merugikan perusahaan serta
memperkecil lemahnya pengendalian dalam penggantian nominal faktur penjualan.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George, H., William S. Hopwood .2000. Sistem Informasi Akutansi Edisi Bahasa
Indonesia, Terjemahan Amir Abadi Yusuf Rudi M. Tambunan . Jakarta. Salemba Empat.
Hall James A. 2002. Sistem Informasi Akuntasi. Buku Kedua. Salemba Empat. Jakarta.
Hall James A. 2007. Accounting Information System. Edisi 4. Salemba Empat. Jakarta.
H. M. Jogiyanto, M.B.A. Akt .2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Edisi 3, Andi
Offset,Yogyakarta.
Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi.Yogyakarta. YKPN.
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
14/17
LAMPIRAN
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
15/17
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
16/17
-
8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx
17/17