SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

TUNAI PADA HOTEL NYLAND III

KELOMPOK : JOHANES PRAWIRO L

FRANSISCUS FELIX

MARIA FRANSISKA

KESAR TULUS M N

GAMBARAN UMUM HOTEL NYLAND III

Pada mulanya Hotel Nyland adalah hotel kecil dengan jumlah kamar yang terhitung masih sedikit. Sebelum berkembang seperti saat ini, pemilik Hote Nyland, Teddy Gunawan, memulai usahanya dari Jalan Cipaganti. Hotel Nyland Cipaganti untuk kemudian disebut dengan Hotel Nyland I, oleh pemiliknya mulai dikembangkan dengan membuka dua cabang hotel Nyland lainnya di tiga lokasi yang berbeda, yaitu Hotel Nyland II, dan Hotel Nyland III. Hotel Nyland III sebagai lokasi tempat dilakukannya penelitian ini berlokasi dijalan Cijagra I Nomor 76-78 Bandung. Kepemilikan Hotel Nyland I, sepenuhnya dikuasai oleh Teddy Gunawan, berbeda dengan Hotel Nyland II, dan Hotel Nyland III, yang sudah melibatkan rekan usaha yang lain, yaitu Tatang Sugandi.

Hotel Nyland III, ditilik dari lokasinya termasuk cukup strategis, dengan akses masuk dari jalan buah batu, dan jalan Soekarno Hatta. Didukung oleh suasana sekitar hotel yang tenang, dan nyaman, manajemen hotel berupaya menghadirkan pelayanan yang penuh dengan keramahtamahan, dan keakraban. Strategi dan kekuatan inilah yang terus dibina dan dipelihara oleh manajemen hotel, sehingga hotel Nyland memiliki kesan yang cukup baik diantara tamu- tamu yang menjadi pelanggannya.

STRUKTUR ORGANISASI HOTEL NYLAND IIIDIREKTUR

PEMERIKSAAN OPERASIONAL

MANAJER OPERASIONAL

Asisten Manajer Operasional

AKUNTANSI

FOOD BEVERAGE

LAUNDRY DEPARTEMENT

FRONT OFFICE HOUSEKEEPING DEPARTEMENT

SECURITY DEPARTEMENT

PROSEDUR PEMESAN KAMAR HOTEL NYLAND III• Mekanisme / Prosedur Room Reservation (Non Group / perorangan):

• Pemesanan akan dicatat dalam room reservation, termasuk cara pembayaran yang akan dilakukan oleh tamu yang bersangkutan serta batas waktu pemesanan. Selanjutnya, reservation clerk membuat reservation slip berdasarkan room reservation.

• Reservation clerk mencatat room number menurut reservation slip dalam reservation rack.

• Reservation clerk menyimpan room reservation dan reservation slip dalam reservation rack.

• Reservastion clerk harus memastikan apakah pemesanan membloking pesanan tersebut.

• Bila tamu membooking, harus ada jaminan berupa kartu kredit, depisito, guaranted letter atau lainnya.

• Bila tamu tidak membooking berarti tanpa jaminan. Bila sampai batas waktu pesanan, tamu tidak datang, kamar dapat dijual dan tamu tidak dibebani dengan tagihan.

• Tamu yang memberikan deposito sebagai jaminan, akan meyerahkan uang tunai kepada Front Office Cashier.

• Front Office Cashier menerima uang tersebut, kemudian membuat reservation deposit receipt (rangkap tiga) didistribusikan pada pemesan, divisi room, file.

• Sehari sebelum check in, reservation clerk mencatat guest name, number of person room request, room assign, payment, expected time arrival, limit time. Pesan tersebut dicatat dalam expected arrival list (rangkap 5) dan di distribusikan kepada departemen food and baverage, laudry, front office, house keeping serta security.

• Bila tamu membatalkan pesanan sebelum limit time, tamu tidak dikenankan tagihan. Resevation clerk mencatat pembatalan dalam room reservation fally dan kamar dapat dijual.

• Jika tamu telah memesan kamar datang saat limit time, reservation clerk akan membuat quest bill room.

• Bila tamun tidak membooking tidak datang pada limit time, tidak dibebani tagihan, sedangkan untuk tamu yang membooking akan dibebani tagihan penuh.

KONTEKS DFD DAN PEMESAN KAMAR HOTEL NYLAND III

FORMULIR DAN DOKUMEN HOTEL NYLAND III

• Room reservation : Buku yang berisi identitas tamu yang memesan kamar.• Reservation slip : Formulir yang digunakan untuk mengisi identitas tamu dari

room reservation.• Reservation deposit receipt : Bukti yang diberikan kasir untuk tamu yang telah

menyerahkan jaminan (deposit) untuk memesan kamar.• Expected arrival list : Daftar tamu yang berisi identitas tamu dan perkiraan

kedatangan tamu pada hari tertentu. • Quest bill room : Tagihan yang diberikan pada tamu untuk pemesanan kamar.• Room reservation fally : Formulir yang digunakan untuk mencacat pembatalan

reservasi kamar.

STRUKTUR ORGANISASI HOTEL NYLAND III• Hotel nyland III ini sesuai dengan Birokrasi profesional karena Birokrasi

profesional menggabungkan standarisasi dengan desentralisasi. Hal tersebut didukung fakta bahwa Hotel Nyland III merupakan hotel cabang dari Hotel Nyland I dan Hotel Nyland II. Kekuatan desain ini terletak pada operating core karena desain ini mempunyai kemampuan kritis yang dibutuhkan organisasi dan mempunyai otonom yang diberikan melalui desentralisasi untuk menerapkan keahlian mereka. Lalu birokrasi profesional juga dapat mengerjakan tugas yang terspesialisasi yaitu yang membutuhkan keterampilan profesional yang sangat terlatih. Dalam hubungannya dengan pengendalian kekuasaan, birokrasi profesional membutuhkan manajemen puncak untuk melepaskan tingkat control yang cukup banyak. Stuktur organisasi yang dimiliki Hotel Nyland III ini pun sudah sesuai dengan kebutuhannya di dalam organisasi.

KELEMAHAN PROSEDUR LAMA• Dalam Pencatatan Pesanan kamar diperlukan 2 dokumen / formulir yaitu

room reservation, reservation slip. Kedua dokumen tersebut pun masih harus disimpan dahulu dalam reservation rack.

• Pembuatan expected arrival list oleh reservation clerk baru dibuat 1 hari sebelum kedatangan tamu.

• Distibusi expected arrival list dalam operasi normal juga diberikan pada security departement.

• Pembayaran jaminan oleh tamu tidak didukung oleh data pemesanan kamar dari reservation clerk.

• Pembuatan quest bill room mungkin akan berkendala dalam pencocokan dokumen dari reservation clerk dan reservation deposit receipt.

USULAN CONTEXT DIAGARAM DAN DFD PEMESANANAN KAMAR

DFD LVL 1