SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT

FUNGSI MANAJEMEN PEMBELIAN

Fungsi pembelian barang sebenarnya berada di bawah atap fungsi logistik. Yang

di maksud dengan fungsi logistik adalah fungsi perencanaan dan pengendalian

aliran fisik barang yang mengalir di segenap bagian organisasi.

Fungsi Pembelian pada umumnya bertanggung jawab untuk:

a. Menentukan kuantitas barang yang akan di beli secara tepat.

b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat.

c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat.

A. Pembelian Tunai

Pembelian tunai adalah pembelian yang di lakukan secara tunai atau

kontan.

B. Pembelian Kredit

Pembelian kredit adalah pembelian yang di lakukan secara kredit yang

akan menimbulkan utang dagang.

DOKUMEN – DOKUMEN YANG DI GUNAKAN DALAM PEMBELIAN

TUNAI DAN KREDIT

Surat permintaan pembelian

Meupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang

untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,

jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan ini

biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi

pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang .

Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang

pengadaannya bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitive), yang menyangkut

jumlah rupiah pembelian yang besar.

1

Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah

dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai

berikut :

1. Surat order pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat

order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi

yang dikeluarkan oleh perusahaan.

2. Tembusan pengakuan oleh pemasok. Tembusan surat order pembelian ini

dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok

tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah

diterima dan disetujuinya order pembelian , serta kesanggupan pemasok

memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen

tersebut.

3. Tembusan bagi unit peminta barang. Tembusan ini dikirimkan kepada

fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.

4. Arsip tanggal penerimaan. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian

menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk

mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu

yang telah ditetapkan.

5. Arsip pemasok. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut

nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai

pemasok.

6. Tembusan fungsi penerimaan. Tembusan ini dikirim ke fungsi

penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,

spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam

dokumen tersebut.

7. Tembusan fungsi akuntansi . tembusan ini dikirim ke fungsi akuntansi

sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari

transaksi pembelian.

2

Laporan penerimaan barang

Dokumen ini di buat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa

barang yang di terima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu,

dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

Surat perubahan order

Kadangkala di perlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang

sebelumnya telah di terbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan

kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian ( substitusi)

atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

Bukti kas keluar

Dokumen ini di buat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah poengeluaran kas

untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai

surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran

(berfungsi sebagai remittend advice).

CATATAN AKUNTANSI YANG DI GUNAKAN DALAM PEMBELIAN

TUNAI DAN KREDIT

Catatan akuntansi yang di gunakan untuk mencatata transaksi pembelian adalah:

1. Register bukti kas keluar( voucher register). Jika dalam pencatatan utang

perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang di gunakan

untuk mencatat transakasi pembelian adalah register bukti kas keluar.

2. Jurnal Pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan mengggunakan

account payable procedure, jurnal yang di gunakan untuk mencatat transaksi

pembelian adalah jurnal pembelian.

3. Kartu Utang. Jika dalam pencatan utang, perusahaan menggunakan account

payable procedure, buku pembantu yang di gunakan untuk mencatat utang

kepada pemasok adalah kartu utang.

4. Kartu persediaan . Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini di

gunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang di beli.

3

FUNGSI-FUNGSI YANG TERKAIT DALAM PEMBELIAN TUNAI DAN

KREDIT

Dalam prosedur pembelian terdapat adanya kemandirian 3 fungsi yaitu:

1. Fungsi Operasional atau Pembelian di laksanakan oleh bagian Pembelian

2. Fungsi Pengelolaan yang di laksanakan oleh bagian Penerimaan barang

dan bagian gudang, serta

3. Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh bagian utang dan petugas

pencatatan persediaan.

Ketiga fungsi tersebut di jabarkan sebagai berikut:

Fungsi gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk

mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada

di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah di terima oleh fungsi

penerimaan.

Fungsi pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untiuk memperoleh informasi mengenai

harga barang, menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang,

dan mengeluarkan order permbelian kepada pemasok yang di pilih.

Fungsi penerimaan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,

mutu, dan kuantitas barang yang di terima dari pemasok guna menentukan

dapat atau tidaknya barang tersebut di terrima oleh perusahaan. Fungsi ini juga

bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari

return penjualan.

Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi

pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi

pembelian ke dalam register buku kas keluar dan untuk menyelenggarakan

4

arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau

menyelengarakan kartu utang sebagai buku pembantu.

Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, semua barang yang dipesan akan

terjamin penerimaannya dan tercatat dengan baik.

Prosedur pengendalian lain terhadap persediaan adalah pencocokkan

kuantitas fisik persediaan yang terdapat di gudang dengan catatan persediaan.

Pencocokan ini harus dilakukan secara periodik, dengan kebijakan bahwa barang-

barang yang bernilai tinggi dan paling sering dipergunakan harus lebih sering

dicocokkan dibandingkan dengan barang-barang lainnya. Pencocokan hendaknya

dilakukan oleh petugas dari bagian akuntansi disertai oleh petugas dari satuan

pengawas intern (internal auditor), yang dianggap independen terhadap fungsi

gudang maupun fungsi pencatat persediaan.

UNSUR PENGENDALIAN INTERN

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi

pembelian di rancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern

akuntansi berikut ini:

Meniaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau

bukti kas keluar yang akan di bayar).

Menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).

Untuk merancang unsure – unsure pengendalaian akuntansi yang di terapkan

dalam sistem akuntansi pembelian, maka unsure pokok dalan system

5

pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, system otorisasi dan pencatatan,

dan praktik yang sehat.

Organisasi

Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsure pokok system pengendalian

intern berikut ini:

Dalam organisasi harus di pisahkan tiga fungsi pokok berikut ini: fungsi

operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi.

Tidak ada satupun transaksi yang di laksanakan dari awal sampai akhir hanya

oleh satu orang atau fungsi saja. Hal ini di maksudkan agar selalu terjadi p

engecekan intern (internal check) dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga

kekayaan perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin

ketelitian dan keandalannya.

Dalam meracang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi

pembelian , dua unsur pokok sistem pengendalian tersebut di jabarkan sebagai

berikut:

5. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksud untuk menciptakan pengecekan

intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian,

fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat

dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahan. Fungsi

penerimaan yang terpisah dari fungsi pembelian agar dapat dilakukan

pengecekan intern terhadap berbagai informasi mengenai barang yang dibeli

oleh fungsi pembelian.

6. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang

melaksakanakan pencatatan utang dan persedian barang harus dipisahkan dari

fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.

7. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.

Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas

penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan.

Fungsi penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan

6

pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan

barang memerlukan keahlian dalam pengolahan penyimpanan barang dan

pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.

8. Transaksi Pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi

pembelian, fungsi penrimaan, fungsi akunansi. Tidak ada transaksi pembelian

yang di laksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi.

SISTEM OTORISASI DAN PENCATATAN

9. Surat permintaan pembelian diotokrasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang

disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang

langsung dipakai.

Fungsi gudang atau pemakaian barang mengisi formulir surat permintaan

pembelian sebagai dasar fungsi pembelian untuk melakukan pengadaan

barang yang dibutuhkan perusahaan.

10. Surat order pembelian diotokrasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang

lebih tinngi.

Surat order pembelian harus diotokrasi oleh pejabat wewenang untuk

mengurangi kemungkinan diterinya barang dan timbul kewajiban yang tidak

dibutuhkan oleh perusahaan. Otokrasi pembelian ini biasanya ditangan fungsi

pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

11. Laporan penerimaan barang diotokrasi oleh penerimaan barang.

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penerimaan ke fungsi akuntansi

sebagai bukti yang dilaksanakannya pemeriksaan terhadap barang yang

diterima dari pemasok, sesuai dengan surat order pembelian.

12. Bukti kas keluar diotorasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih

tinggi.

Fungsi akuntansi menerima sebagai dokumen dari berbagai sumber berikut

ini:

a. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian sebagai bukti bahwa

perusaan memesan barang sesuai dengan pesanan.

7

b. Copy laporan penerimaan barang dari penerimaan yang merupakan bukti

bahwa barang yang dipesan sudah diterima dan sesuai dengan barang

yang dipesan.

c. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban

perusahaan akibat pesanan barang

13. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung

dengan order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari

pemasok.

Bukti kas keluar merupakan dokumen sumber pencatatan tambahan

kewajiban dan kekayaan perusahaan.

14. Pencatatan dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (vocher register)

diotokrasi oleh fungsi akuntansi.

PRAKTIK YANG SEHAT

15. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak.

Dalam sistem akuntasi pembelian formulir pokok surat order pembelian dan

laporan penerimaan barang harus bernomor urut cetak dan penggunaannya

dipertanggung tawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.

16. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

berbagai pemasok.

17. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini

telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

Penerimaan barang harus membuat pengendalian intern dengan tujuan untuk

tidak ada barang yang diterima oleh fungsi penerimaan tanpa didahului

dengan dikeluarkan order pembelian dari fungsi pembelian.

18. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan

membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

Fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang

diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang

tersebut seta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

8

19. Terdapat pengecekan harga, Syarat pembelian, dan Ketelitian perkalian dalam

faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

Pengecekan terhadap ketelitian infornasi dalam faktur dari pemasok ini

dilakukan dalam setiap pembuatan bukti kas keluar sebagai dasar pencatatan

mutasi utang dan persediaan serta pengeluaran kas.

20. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu, utang secara priodik

direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

Mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di rekening kontrol utang

buku besar, praktik yang sehat mengharuskan secara periodik diadakan

rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang belum

dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

21. Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna

mencegah hilannya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.

Bukti kas keluar perlu diarsipkan menurut tanggal jatuh tempo faktur

dalam jangka waktu potongan, agar perusahaan dapat melakukan pengiriman

cek dalam waktu tersebut, sehingga dapat memperoleh kesempatan menerima

potongan tunai.

22. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukunnya dicap “Lunas” oleh fungsi

pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

Untuk mencegah penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali

sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar, bukti kas keluar beserta dokumen

pendukunya harus dicap “lunas” oleh fungsi keuangan setelah dicek

dikirimkan kepada pemasok.

9