“Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas”

LANDASAN TEORI

1. Sistem Informasi Akuntansia. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

diperoleh dari berbagai sumber, sehingga Sistem Informasi Akuntansi juga berfungsi dalam mengolah data keuangan kas perusahaan, yang akan digunakan untuk bahan pengambilan keputusan dalam manajemen keuangan perusahaan. Hal ini diartikan pemakai informasi yang berasal dari dalam perusahaan, yang termasuk informasi tentang hasil pengelolaan kas perusahaan.

b. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Azar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2004,9) menjelaskan ada tiga fungsi atau peran Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan untuk mencapai tujuan utama. Ketiga fungsi atau peran tersebut adalah:

1. Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari. Suatu perusahaan agar dapat tetap eksis, perusahaan tersebut harus terus beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis yang peristiwanya disebut sebagai transaksi seperti melakukan pembelian, penyimpanan, proses produksi dan penjualan.

2. Mendukung proses pengambilan keputusan. Tujuan yang sama pentingnya dari sistem informasi akuntansi adalah untuk memberi informasi yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan. Keputusan harus dibuat dalam kaitannya dengan perencanaan dan pengendalian aktivitas perusahaan.

Membantu pengelola perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal. Setiap perusahaan harus memmenuhi tanggung jawab hukum. Salah satu tanggung jawab penting adalah keharusannya memberi informasi kepada pemakai yang berada diluar perusahaan atau stakeholder yang meliputi pemasok, pelanggan, pemegang saham, kreditor, investor besar, serikat kerja, analis keuangan, assosiasi industri, atau bahkan publik secara umum.

Ketiga fungsi tersebut sangat erat hubungannya satu sama lain sehingga harus dilihat secara bersamaan.

Selanjutnya Azar Susanto (2004:11) mengemukakan bahwa aktivitas/peran yang dilakukan Sistem Informasi Akuntansi untuk memenuhi tujuannya tersebut meliputi:

1. Mengumpulkan dan memasukkan data transaksi ke dalam Sistem Informasi Akuntansi. Saat pengumpulan data, cara yang dilakukan dapat melalui formulir yang telah disiapkan dan melalui terminal.

2. Mengolah data transaksi tersebut, data yang sudah dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam Sistem Informasi Akuntansi biasanya mengalami serangkaian pengolahan baik secara batchmaupun secara on-line agar bisa menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Selain perhitungan dan perbandingan dalam pengolahan ini sering juga dilakukan beberapa validasi untuk menguji keabsahan data dan pengelompokan agar lebih mudah dan cepat saat informasi disajikan.

3. Menyimpan data untuk tujuan di masa mendatang, data disimpan dalam berbagai cara penyimpanan data. Data dapat disimpan secara berurutan (squential), secara acak atau langsung (random), dengan menggunakan rumus tertentu (hasing) dan berurutan yang diindeks (indexed squential). Apapun teknik yang dilakukan dalam menyimpan dan penyusunan data tujuan utamanya agar dapat diakses dengan cepat sehingga informasi dapat diperoleh pada saat diperlukan dan dapat dipercaya.

4. Memberi pemakai atau pengambil keputusan (manajemen) informasi yang mereka perlukan, informasi biasanya disajikan dalam bentuk laporan atau bila format yang diinginkan sering berubah-ubah maka harus disediakan suatu fasilitas untuk mencari data dan membuat laporan dengan format yang sesuai dengan kebutuhan mereka sendiri saat itu.

5. Mengontrol semua proses yang terjadi, pengontrolan dilakukan sejak data dikumpulkan kemudian dimasukkan dan disimpan untuk diproses sehingga salah satu fungsi penting dari Sistem Informasi Akuntansi adalah untuk mengamankan data sehingga informasi yang akurat dapat dihasilkan.

c. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi

Nugroho Widjajanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:4) menjelaskan bahwa:

…, tanpa memandang bentuk perusahaan, suatu Sistem Informasi Akuntansi selalu terbentuk dari:

1. Serangkaian formulir yang tecetak, seperti faktur, nota (voucher), cek, dan laporan-laporan yang dipergunakan untuk membangun sistem akuntansi dan administrasi perkantoran, termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi.

2. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu dan buku-buku dalam pengertian harfiah, maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca oleh mesin. buku-buku ini meliputi jurnal (journals, books of original entry), maupun buku besar (Ledger, subsidiary ledger).

3. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement), seperti misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitungan rugi-laba, dan neraca.

4. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data elektronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku besar, serta dalam penyusunan laporan dan surat pernyataan.

5. Penggunaan peralatan klerikal, khususnya komputer, mesin ketik, sarana komunikasi untuk transfer data yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan sistem.

Semua ini merupakan unsur-unsur yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi pada suatu perusahaan.

Proses akuntansi dilaksanakan oleh orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan akuntansi, dengan dibantu oleh berbagai fasilitas dalam bentuk formulir, buku, peralatan, dan metode serta peraturan-peraturan, sehingga diperoleh informasi yang sesuai dengan yang diharapkan manajemen.

d. Tinjauan Umum Kas

Kas merupakan unsur yang paling penting dalam perusahaan. Kehidupan dan kemajuan perusahaan tidak dapat dipisahkan dari kas. Dalam menjalankan aktivitas perusahaan tingkat produktifitas kas harus sangat dijaga agar jumlahnya jangan terlalu besar yang menimbulkan dana tersebut sebagian menganggur (idle cash) ataupun sebaliknya jumlah tersebut juga tidak boleh terlalu kecil yang dapat menimbulkan hambatan-hambatan dalam menjalankan kegiatan usaha di perusahaan. Kas sangat berperan dalam menentukan kelancaran aktivitas perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaan kas harus direncanakan dan diawasi dengan baik, baik dari penerimaan kas sampai pada pengeluaran kas.

e. Pengertian kas

Kas merupakan aset perusahaan bersifat likuid yang sangat menarik dan mudah untuk diselewengkan. Selain itu banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas. Karena itu, untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya pengendalian intern (Internal Control) yang baik atas kas dan bank.

Kas didefinisikan sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dan setara kas menurut PSAK No.2 (IAI 2009:22) ”Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat liquid, berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan sebagai kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapai risiko perubahan nilai yang signifikan”.

PSAK No. 2, paragraf 6 menjelaskan setara kas sebagai berikut :

Setara kas dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi atau tujuan lain. Untuk memenuhi persyaratan setara kas, investasi harus dapat segera diubah menjadi kas dalam jumlah yang diketahui tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Karenanya, suatu investasi baru dapat memenuhi syarat sebagau setara kas hanya segera akan jatuh tempo dalam waktu tiga bulan atau kurang dari tanggal perolehannya.

Soemarsono S.R (2002:296) dalam bukunya Akuntansi Lanjutan, mengemukakan defenisi kas, yaitu:

Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nominalnya.

Budi Raharjo (2001:54) dalam bukunya Akuntansi dan Keuangan, mengemukakan bahwa kas dan bank adalah:

Semua tagihan dan uang dibrankas dan juga uang yang tersimpan di bank. Uang yang disimpan di bank bisa dalam bentuk rekening tabungan atau giro maupun deposito.

Kas menurut IAI (Ikatan Akuntan Indonesia, 2007:21) adalah sebagai berikut:

Mata uang kertas dan logam baik rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah. Termasuk pula dalam kas adalah mata uang rupiah yang ditarik dari peredaran dan masih dalam masa tenggang untuk penukarannya ke bank Indonesia. Dalam pengertian kas ini tidak termasuk commemorative coin, emas batangan, dan mata uang emas serta valuta asing yang sudah tidak berlaku.

Berdasarkan defenisi mengenai kas tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan kas adalah aset perusahaan yang sifatnya sangat likuid sehingga pengalokasian harus benar-benar diawasi agar dapat dikendalikan dan tidak menghambat pada aktivitas operasional perusahaan.

f. Pengertian pengeluaran kas

g. h. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

. Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah pengeluaran kas dalam perusahaan yang dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang dilakukan dengan cek biasanya karena jumlahnya relatif besar. Menurut Mulyadi Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini (2001:511):

1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. Dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.

2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan diadakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekening koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan yang direkam di dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.

3. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada chek issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. Dengan digunakannya cek dalam pengeluaran kas, chek issuer akan secara otomatis menerima tanda penerimaan kas dari pihak yang menerima pembayaran.Cancelled check sebagai tanda terima pembayaran lebih andal karena di dalam endorsementterkait pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar maupun bagi penerima pembayaran.

Sistem dana kas kecil adalah pengelolaan kas kecil perusahaan yang dikeluarkan secara rutin untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Sistem pengeluaran dana kas kecil dapat dilakukan dengan dua cara yakni sistem saldo berfluktuasi (Fluctuating-fund balance system) dan sistem saldo tetap (Imprest fund system). Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.

3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.

Sedangkan dalam Imprest fund system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:

1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.

2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.

3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening dana kas kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu dengan cara periodik atau secara mendadak menghitung dana kas kecil. Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo rekening dana kas kecil yang tercantum dalam buku besar.

Baik dengan imprest fund system ataupun fluctuating fund balance system, penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur, yaitu prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur pengelolaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Pembentukan dana kas kecil harus dengan adanya kesepakatan di dalam perusahaan, dengan mempertimbangkan biaya-biaya yang rutin akan dikeluarkan oleh perusahaan. Pertanggungjawaban dana kas kecil merupakan proses pengumpulan bukti-bukti pendukung transaksi dan pencocokan dengan pencatatan yang dilakukan oleh bagian kas. Dan pengisian kembali dana kas kecil adalah jika dana kas kecil ditangan sudah hampir habis, maka pemegang kas berhak untuk mengisi formulir pengisian kas kecil kembali.

Definisi Pengeluaran Kas

Menurut James A. Hall yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menyatakan definisi pengeluaran kas bahwa :“.”

Dokumen-Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi dalam buku yang berjudul Sistem Akuntansi mengatakan dokumen-dokumen yang digunakan yaitu :

1.       Bukti kas keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kasa sebesar yang mencantumkan dalam dokumen tersebut.

2.       Cek. Dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintah bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.

3.    Permintaan cek (chek request). Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat kas keluar.Fungsi yang terkaitMenurut Mulyadi dalam buku yang berjudul Sistem Akuntansi mengatakan fungsi yang terkait yaitu :

1.       Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. Jika suatu memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembeli jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang).

2.       Fungsi kas. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini berfungsi bertanggungjawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau pembayaran langsung kepada kreditur.

3.       Fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi bertanggungjawab atas :

1)      Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.2)      Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.3)      Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam

mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.4.       Fungsi Pemeriksaan Intern. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dan cek, fungsi ini

bertanggungjawab untuk melakukan penghitungan kas (Cash Count) secara periodik dan mencocokan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar).Catatan Yang DigunakanMenurut Mulyadi dalam buku yang berjudul Sistem Akuntansi mengatakan catatan yang digunakan yaitu :

a.       Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal).Dalam pencatatan utang account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

b.      Register cek (check register)Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal, register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek. Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk membayar para kreditur perusahaan atau pihak lain.