SISTEM ADMINISTRASI KEUANGAN BANTUAN OPERASIONAL SEKOLAH PADA SD NEGERI 2 KALIJARAN

PURBALINGGA

Naskah Publikasi

diajukan oleh Angga Sultoni

07.12.2264

Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

SYSTEM OF BOS FINANCIAL ADMINISTRATION IN SECOND STATE PRIMARY SCHOOL KALIJARAN

PURBALINGGA

SISTEM ADMINISTRASI KEUANGAN BANTUAN OPERASIONAL SEKOLAH PADA SD NEGERI 2 KALIJARAN PURBALINGGA

Angga Sultoni Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Data processing of financial administration in SD Negeri 2 Kalijaran, good manufacturing process data, process data storage and retrieval processes are all done using manual system that takes a long time. Data storage is not well structured and also still use the archive in the documentation, so that the information produced is less effective and efficient. For that need to be made the new system.

The new system is computer-based information system allows users to perform data

processing in financial administration, both the making, search and data storage so that the results obtained more accurate, effective and efficient and is expected to improve performance within the organization.

Keywords : system, financial administration, data processing, structured.

1. Pendahuluan

Pemerintah merancang program yang dialokasikan dibidang pendidikan yang disebut

dengan Program Bantuan Operasional Sekolah (BOS). Program ini bertujuan untuk

penuntasan wajib belajar sembilan tahun, layanan pendidikan ini diberikan bagi seluruh

peserta didik pada tingkat pendidikan dasar (SD dan SMP) serta lembaga pendidikan lain

yang sederajat. Penggunaan dana BOS antara lain untuk membiayai seluruh kegiatan dalam

rangka penerimaan siswa baru, pembeliaan buku - buku referensi maupun buku pelajaran

dan pengayaan untuk dikoleksi di perpustakaan dan membiayai semua kegiatan yang

dilakukan oleh sekolah dan bertujuan untuk pengembangan sekolah maupun

pengembangan pendidikan di instansi tersebut.

Administrasi keuangan merupakan salah satu program administrasi yang sangat

penting bagi sebuah instansi, oleh karena itu administrasi ini memerlukan pengontrolan yang

lebih besar di bandingkan program administrasi yang lainnya. Program dana BOS

merupakan salah satu bagian dari program administrasi keuangan, sehingga kontrol pada

program dana BOS juga memerlukan kontrol yang tinggi. Jika terjadi penyalah gunaan dana

atau pemakaian dana yang tidak semestinya maka dampak yang ditimbulkan pada program

administrasi atau kegiatan belajar mengajar cukup besar. Penanganan yang dilakukan pada

pengolahan administrasi keuangan untuk dana BOS lebih ditingkatkan hal ini bertujuan

untuk mengatasi masalah yang terjadi sehingga dapat menghasilkan informasi yang lebih

cepat, tepat dan akurat.

2. Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi

2.1.1 Definisi Sistem Informasi Informasi secara umum yaitu sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsitem

informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang mempunyai sebuah

makna dan berguna dalam membantu pengambilan keputusan

2.1.2 Komponen Sistem Informasi Komponen – komponen dari sistem informasi yaitu :

1. Blok Masukan

2. Blok Model

3. Blok Keluaran

4. Blok Teknologi

5. Blok Database

6. Blok Kendali

2.2 Konsep Sistem Administrasi Keuangan BOS

2.2.1 Bantuan Operasional Sekolah (BOS)

2.2.1.1 Pengertian BOS Bantuan Operasional Sekolah atau yang disebut dengan BOS adalah sebuah

program yang dibentuk pemerintah pada dasarnya untuk penyediaan pendanaan biaya

operasi non personalia bagi satuan pendidikan dasar sebagai pelaksana program wajib

belajar.

2.2.1.2 Tujuan dan Sasaran BOS Secara umum program BOS bertujuan untuk meringankan beban masyarakat

terhadap pembiayaan pendidikan dalam rangka wajib belajar 9 (sembilan) tahun yang

bermutu. Sasaran dari dana BOS adalah semua sekolah SD dan SMP, termasuk Sekolah

Menengah Terbuka (SMPT) dan Tempat Kegiatan Belajar Mandiri (TKBM) yang

diselenggarakan oleh masyarakat, baik negeri maupun swasta di seluruh provinsi di

Indonesia.

2.2.1.3 Penggunaan Dana BOS Tata cara dalam penggunaan dana BOS untuk tiap – tiap sekolah baik SD atau SMP,

maupun sekolahan lain yang menerima dana BOS berbeda-beda.

2.2.2 Sistem Administrasi Keuangan BOS Administrasi dapat di kelompokan dalam beberapa katagori, secara makna sempit

administrasi di definisikan sebagai sebuah kegiatan mencatat, mengumpulkan, dan

menyimpan sesuatu kegiatan untuk penelusuran kembali hingga dapat digunakan untuk

pengambilan keputusan.

2.2.2.1 APBS Format ini adalah format yang digunakan untuk menyusun laporan anggaran

pendapatan dan belanja serta yang dilakukan selama tahun ajaran.

2.2.2.2 RAPB Format ini adalah format yang digunakan untuk menyusun laporan anggaran belanja

serta yang dilakukan selama tahun ajaran dan pengeluaran tiap bulannya.

2.2.2.3 BKU Buku Kas Umum mencatat sisa pengeluaran bulan sebelumnya dan pengeluaran

yang dilakukan sekolah tiap bulannya.

2.2.2.4 Laporan SPJ Pada format ini sudah masuk dalam proses pembukuan. SPJ merupakan kumpulan

dari beberapa dokumen – dokumen yaitu buku kas umum (BKU) yang mencatan data

belanja dibuat per bulannya atau perperiode triwulan dan juga mencatat sisa dana serta

melakukan penutupan kas setiap pembuatan laporan nya (setiap bulan).

2.3 Pengembangan Sistem Informasi

2.3.1 Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem

a. DAD DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau

sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan

fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan

disimpan.

b. HIPO

HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM.

HIPO adalah sebuah alat dokomentasi program, akan tetapi sekarang ini banyak

digunakan untuk alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan

sistem.

c. Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik yang digunakan dalam mendesain logika

sebuah database.

2.4 Konsep Dasar Sistem Manajemen Basis Data

2.4.1 Pengertian Basis Data Database merupakan kumpulan data dan suatu organisasi yang saling berelasi atau

terorganisasi dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu

dengan menggunakan komputer sehingga mampu memberikan suatu informasi yang

optimal bagi pemakainya secara bersamaan dan disimpan dengan kerangka yang minimal.

2.4.2 Komponen Dasar Basis Data a. Data

b. Perangkat Keras (hardware)

c. Perangkat Keras (software)

d. Pemakai (user) 2.4.3 Sistem Manajemen Database

Sistem manajemen Database atau Database Managemen Sistem (DBMS) adalah

sekumpulan data yang saling berelasi dan satu set Program yang digunakan untuk

mengakses data tersebut.

2.4.4 Bahasa Basis Data

SQL (Structured Query Language) merupakan bahasa query yang menggunakan

kombinasi aljabar relasional dan kalkulus relasional, dengan demikian bahasa relasional

yang digunakan basis data adalah SQL.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Definisi Analisis System Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai teknik pemecahan masalah yang

menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai

tujuan.

3.2.2 Analisis Kelemahan System

A. Identifikasi Masalah Setelah melakukan penelitian, penulis menemukan berbagai masalah yang dihadapi

oleh SD Negeri 2 Kalijaran Purbalingga dalam mengelola administrasi keuangan BOS,

masalah-masalah tersebut antara lain, yaitu :

1. Proses pengolahan data administrasi keuangan BOS sebagian menggunakan

media komputerisasi dan sebagian masih menggunakan proses manual,

walaupun sudah digunakannya media komputerisasi akan tetapi tidak dilakukan

atau dijalankan dengan baik, masih kurang efektif dalam penggunaannya.

2. Proses yang dilakukan secara manual kurang efisien tenaga dikarenakan

terkadang dilakukan oleh lebih dari satu orang.

3. Dengan sebagian proses masih dilakukan secara manual mengakibatkan waktu

yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan administrasi keuangan BOS menjadi

lebih lama.

4. Proses penyimpanan masih menggunakan arsip

B. Penyebab Timbulnya Masalah Timbulnya masalah-masalah di atas disebabkan oleh tidak digunakannya sistem yang

terkomputerisasi dalam melakukan proses pengolahan data administrasi keuangan BOS.

3.2.3 Analisis Pieces

A. Analisis Kinerja Pengolahan data pada SD Negeri 2 Kalijaran yang sudah menggunakan media

komputer akan tetapi dalam pengolahannya kurang efektif dan efisien, hal ini dibuktikan

dengan dibutuhkannya waktu yang lama dalam melakukan proses pencarian data

administrasi keuangan BOS waktu yang dibutuhkan bisa mencapai antara ½ jam (30 menit)

sampai dengan 1 jam bahkan terkadang lebih lama lagi, hal ini disebabkan oleh metode

yang digunakan dalam penyimpanan data yaitu arsip.

B. Analisis Informasi Karena tingkat pemahaman karyawan atau pegawai berbeda-beda dan mempunyai

suatu keterbatasan maka seringkali terdapat kurang lengkapnya sebuah informasi dan

kurang akurat. Kesulitan pencarian data yang masih menggunakan arsip juga sangat

mempengaruhi.

C. Analisis Ekonomi Ekonomi merupakan alasan umum yang digunakan bagi suatu proyek. Ekonomi

berkaitan erat dengan biaya atau rupiah atau seberapa besar biaya yang nantinya akan

dikeluarkan oleh suatu instansi. Analisis konomi perlu dilakukan agar nantinya biaya yang

dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh berimbang. D. Analisis Kendali / Keamanan

Data atau laporan yang bersifat arsip sangat rentang keamananya, data tersebut

dapat rusak dan hilang sewaktu-waktu oleh banyak faktor. Selain itu juga kurang aman dari

penyalahgunaan data dari orang yang tidak bertanggung jawab atau tidak mempunyai hak

dan kepentingan untuk mengakses data tersebut.

E. Analisis Efisiensi Untuk mencari sebuah informasi pegawai ( sumber daya manusia ) harus membuka

semua file-file yang berupa arsip, sehingga dapat menghambat pekerjaan dan memakan

waktu yang lama hanya untuk membuka dan mencari – cari.

F. Analisis Pelayanan Penggunaan dana BOS oleh setiap instansi baik SD, SMP, dan SMA tidak semata –

mata hanya diberikan begitu saja, akan tetapi terdapat sebuah pengawasan dan juga

pengecekan setiap satu periode diberikannya dana BOS oleh sekolah kepada pemerintah.

3.2.4 Analisis Kebutuhan System

3.2.4.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Adapun informasi atau laporan-laporan yang dibutuhkan atau dibuat oleh SD Negeri

2 Kalijaran dalam proses pengolahan administrasi keuangan dana BOS yaitu sistem mampu

mengolah data pegawai,jenis belanja,belanja,APBS, RAPBS,Buku Kas

Umum,Kwitansi,Bukti Fisik dan dapat mencetak laporan yang diinginkan. Seperti laporan

APBS pertahun, laporan RAPBS pertahun, laporan Buku Kas Umum perbulannya, serta

laporan Kwitansi dari masing-masing transaksi belanja dan bukti fisik jika disertakan atau

diperlukan.

3.2.4.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan Operasional

1. Perangkat Keras (Hardware)

• Intel Pentium 4 (LGA 775)

• RAM 1 GB

• VGA minimal 256Gb

• Printer Canon Pixma IP 2770

2. Perangkat Lunak (Software)

• Menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP

• SQL Server 2000 sebagai media penyimpanan data (database) dalam

pembuatan program.

• Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrograman basic untuk

pembuatan program.

Kebutuhan Keamanan

Kemanan yang diterapkan di dalam aplikasi sistem ini adalah dengan

dilengkapinya user name dan password.

Kebutuhan Informasi

Informasi dibutuhkan bagi user jika password yang dimasukkan salah atau jika

user melakukan tindakan atau melakukan perintah yang tidak dikenali oleh program.

3.2.5 Metode Analisis Biaya Dan Manfaat

A. Metode Periode Pengembalian (Payback Period)

B. Metode Pengembalian Investasi (Reurnt Of Investment)

ROI

100%

C. Metode Sekarang Bersih (Net Present Value)

NPV 1

1 2

1 i …

1 i

3.3 Perancangan Sistem Perancangan merupakan tahapan dimana spesifikasi proyek dibuat secara lengkap

dan menggambarkan model dari sistem yang dibuat.

3.3.1 Rancangan Database Proses normalisasi adalah suatu proses dimana elemen-elemen data dikelompokkan

menjadi tabel-tabel, dimana dalam tabel tersebut terdapat entity-entity dan relasi antar entity

tersebut. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan

pada saat menambah / insert, menghapus / delete, mengubah / update, membaca / retrieve

pada suatu database.

Teknik normalisasi bertujuan untuk membuat relasi-relasi yang ada menjadi lebih

mudah dimengerti serta untuk menunjukkan relasi antar file.

a. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)

b. Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second Normal Form ) c. Bentuk Normal Ketiga ( 3NF / Third Normal Form )

3.3.2 Rancangan Table - Tabel jenis belanja

Nama Tabel : Jenis_Belanja.db

Kunci field : kd_JnsBelanja

Fungsi tabel : Menyimpan data Jenis Belanja

- Tabel belanja

Nama Tabel : Belanja.db

Kunci field : kd_Belanja dan kd_JnsBelanja

Fungsi tabel : Menyimpan data Belanja

- Tabel rincian belanja

Nama Tabel : Rincian_Belanja.db

Kunci field : kd_Belanja

Fungsi tabel : Menyimpan data Jenis Belanja

- Tabel simpan kas

Nama Tabel :Simpan_Kas.db

Kunci field : kd_simpanKas

Fungsi table : Menyimpan data KAS

- Tabel APBS

Nama Tabel : APBS.db

Kunci field : kd_JnsBelanja

Fungsi tabel : Menyimpan data APBS

- Tabel RAPB

Nama Tabel : RAPB.db

Kunci field : kd_JnsBelanja,kd_Belanja

Fungsi tabel : Menyimpan data RAPB

- Tabel BKU

Nama Tabel : BKU.db

Kunci field : kd_JnsBelanja

Fungsi tabel : Menyimpan data BKU(Buku Kas Umum)

3.3.3 Pemodelan Proses 1. Flowchart

Bentuk ini digambarkan dengan metode diagram alir sistem (system flowchart).

Bentuk model ini menunjukan bagaimana nantinya sistem secara fisik diterapkan atau

digunakan untuk proses pengolahan data serta hubungan antara peralatan tersebut,

untuk meningkatkan efisiensi dan efiktifitas

2. Data Flow Diagram

Digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram). Model ini

menjelaskan kepada user tentang fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan

beroperasi. DFD (Data Flow Diagram) merupakan salah satu tool yang penting bagi

seorang analisis system.

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi Database Implementasi database menjelaskan bagaimana membuat database. Kode dalam

pembuatan table.

4.2 Implementasi Program Implementasi program menjelaskan bagaimana cara pembuatan program. Dalam

pembuatannya penulis menggunakan Microsoft visual basic sebagai medianya.

4.3 Testing Sebelum digunakan, aplikasi atau program harus dilakukan pengujian terlebih dahulu.

Langkah ini diperlukan untuk melihat kembali dan memastikan apakah program tersebut

sudah sesuai dengan hasil yang diharapkan dan direncakan. Testing yang dilakukan

menggunakan metode black box.

4.4 Manual Program Manual Program merupakan bentuk program yang dijalankan pada sistem yang

dikembangkan.

a. Login

Login merupakan form pertama kali yang akan muncul sebelum user masuk ke

menu utama aplikasi SIAK_BOS, login difungsikan untuk membatasi pengguna atau

operator yang akan masuk ke dalam aplikasi ini sehingga data-data yang ada

didalamnya lebih aman. Pada form login ini jika user salah memasukkan password dan

user name tiga kali berturut-turut maka form akan keluar dengan sendirinya.           

b. Menu Utama

Di menu utama terdapat toolbar button dan toolbar menu. Untuk toolbar button

sendiri terdiri dari button jenis belanja, belanja, rincian belanja, simpan kas, apbs, rapb

dan yang terakhir adalah button untuk keluar dari aplikasi. Sedangkan untuk toolbar

menu antara lain menu file, transaksi, laporan-laporan dan bantuan. Menu file sendiri

didalamnya ada menu buka aplikasi siak, kunci aplikasi siak, ganti password dan user

dan keluar. Menu transaksi terdapat jenis belanja, belanja, rincian belanja, simpan kas,

apbs dan rapb. Menu laporan-laporan terdiri dari laporan apbs, laporan rapb, laporan

bku, laporan kwitansi dan laporan nota pembelian. Sedangkan untuk menu bantuan

terdapat pilihan panduan penggunaan dan profil pembuat aplikasi.

c. Form Transaksi Jenis Belanja

Form transaksi jenis belanja digunakan untuk memproses data jenis belanja, atribut

didalamnya antara lain yaitu kode jenis belanja dan nama jenis belanja.

 

d. Form Transaksi Belanja

Form transaksi belanja digunakan untuk memproses data belanja, yang memiliki

atribut yaitu no bukti, tanggal, kd belanja, nama belanja, nama jenis belanja, jumlah,

bilangan.

e. Form Transaksi Rincian Belanja

Form transaksi rincian belanja digunakan untuk memproses data rincian belanja,

atribut didalamnya antara lain terdapat kode rincian belanja, tanggal, no bukti, no urut,

nama belanja, uraian rincian belanja, volume, satuan, harga dan total harga.

 

f. Form Transaksi Simpan Kas

Form transaksi simpan kas digunakan untuk memproses data simpan kas, atribut

didalamnya antara lain terdapat kode simpan kas, no bukti kas, tanggal, uraian simpan

kas, jumlah.

g. Form Transaksi APBS

Form transaksi apbs digunakan untuk memproses data apbs, atribut didalamnya

antara terdapat tahun ajaran apbs, kode apbs, no urut, nama jenis belanja, sumber dana

rutin, bos pusat, bos provinsi, bos kabupaten, bantuan lain, jumlah dan keterangan.

h. Form Transaksi RAPB

Form transaksi rapb digunakan untuk memproses data rapb, atribut didalamnya

antara terdapat tahun rapb, kode rapb, no urut, nama belanja, nama jenis belanja,

triwulan I, triwulan II, triwulan III, triwulan IV.

i. From Buka Aplikasi

Form ini berfungsi untuk membuka aplikasi siak yang terkunci.

            

j. Form Kunci Aplikasi

Form ini berfungsi untuk mengunci aplikasi jika sewaktu waktu user berhenti untuk

beroperasi akan tetapi tidak menutup aplikasi tersebut supaya user yang tidak

berkepentingan tidak dapat mengakses.

 

k. Menu Laporan APBS

Menu laporan menggunakan parameter tahun ajaran apbs. Untuk dapat mencetak

laporan APBS user harus masuk ke dalam menu laporan APBS kemudian

memasukkan tahun ajaran dari laporan yang akan dicetak pada kolom tahun ajaran.

Setelah menginputkan kemudian pilih cetak.

 

l. Menu Laporan RAPB

Menu laporan rapb berparameter tahun ajaran rapb. Menu ini digunakan untuk

mencetak hasil laporan rapb, jika user ingin mencetak laporan rapb user harus

masuk ke menu laporan rapb, dan menginputkan tahun ajaran berapa laporan rapb

akan dicetak karena laporan rapb di hasilkan berdasarkan tahun ajaran yang

diinputkan. Laporan ini biasanya dibuat dan dicetak pada akhir tahun ajarannya.

                            

m. Menu Laporan BKU

Menu laporan bku mempunyai dua parameter yaitu per bulan dan per periode

tanggal. Laporan per bulan biasanya digunakan untuk mencetak bku yang akan di

laporakan perbulannya, sedangkan per periode tanggal biasanya digunakan untuk

mencetak laporan bku per triwulan atau per tengah semester. Fasilitas ini diberikan

karena tidak selalu laporan yang diminta hanya per bulan terkadang diminta laporan

per triwulan tersebut. Untuk laporan perbulan user harus memilih bulan yang laporan

akan dicetak dan pada tahun berapa. Sedangkan per periode tanggal user memilih

tanggal awal data akan dicetak dan tanggal akhir data yang akan dicetak.

 

n. Menu Laporan Kwitansi

Laporan kwitansi dicetak berdasarkan pada belanja. menu laporan kwitansi

mempunyai dua parameter yaitu tanggal belanja dan no bukti. Laporan ini di cetak

setiap melakukan transaksi belanja, kemudian dikelompokan berdasarkan bulan

belanja. laporan kwitansi berfungsi sebagai bukti bahwa uang yang dikeluarkan

untuk belanja sudah diterima oleh orang yang bersangkutan yang diberikan oleh

bendahara atau kepala sekolah.

         

o. Menu Laporan Nota

Menu laporan nota memiliki dua parameter seperti laporan kwitansi yaitu tanggal

dan no bukti belanja. laporan nota dibutuhkan untuk menerangkan komponen apa

saja yang dibelanjakan akan tetapi tidak semua belanja mempunyai nota.

  

5. Penutup Dari penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa aplikasi sistem administrasi

keuangan BOS sangat menguntungkan dibandingkan sistem lama sedang berjalan.

Keuntungan yang diperoleh antara lain :

1) Dengan adanya sistem administrasi keuangan BOS Pengolahan data laporan dana

BOS di SD Negeri 2 Kalijaran lebih efektif dan efisien.

2) Dapat meminimalkan tingkat kesalahan pada proses pemasukkan data.

3) Sistem dapat mempermudah proses pencarian data atau laporan yang dibutuhkan.

4) Berdasarkan analisis biaya dan manfaat sistem ini layak untuk diterapkan, dikarenakan

nilai NPV yang telah dihitung berada diatas standar kelayakan sistem yaitu senilai Rp

974.994, selain itu nilai dari payback periode yang sudah dihitung sistem ini akan

mencapai pengembalian nilai investasi setelah 1,42 tahun, selain itu juga dilihat

berdasarkan ROI untuk mencapai kata layak ROI harus mencapai diatas 0%

sedangkan dari hasil penghitungan sistem ini ROI mencapai 6.42 % sehingga sistem

sudah dapat dikatakan layak.

Daftar Pustaka

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi.

Al Fatha, H. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Sunyoto, A. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Andi.

Rusmawan, U. 2009. Koleksi Program VB 6.0 konsep ADO. Bekasi: Elex Media

Komputindo.