SISTEM ADMINISTRASI DAN KASIR PADA LATHIFA MODISTE

PAKEM YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Yani Suryani 08.02.7344

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

SISTEM ADMINISTRASI DAN KASIR PADA LATHIFA MODISTE

PAKEM YOGYAKARTA

Yani Suryani Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Advancement of science and technology today, especially in the field of

computers is very rapid, is marked by the development of various kinds, types and sizes

of computers are supported by an increasingly sophisticated technological capabilities. As

an example of the use of computer technology is that it can provide convenience in

processing data into information in the business world and the world of work which is

essential and very valuable.

Indonesia transactions in people's lives whether it be sales or purchases of goods and

services will still be a routine activity that is done, so that when the transactions are

supported by a good system is expected to produce a quick and useful information for a

person to meet their needs. So it is appropriate to use in handling a komputernsebagai

media system in the processing of data.

Based on the results of research and observation by the author on sales systems,

especially systems administration and cashiers are on Lathifa Modiste, the problems they

experienced, among others, are still using the system to manually enter data in terms of

orders, payments, and other yamh. Those things are making them confused and less

effective and thus require a very long time in the process.

Therefore, the authors intend to design an administrative system capable of providing

information needs as well as addressing the constraints that exist with the title "System

Administration and the cashier at Lathifa Modiste" using Visual Basic.

Keywords : Information System, Visual Basic

1.Pendahuluan

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini khususnya pada bidang

komputer sangat pesat, salah satunya ditandai dengan berkembangnya berbagai

macam , jenis dan ukuran komputer yang didukung dengan kemampuan teknologi

yang semakin canggih. Sebagai contoh dari pemanfaatan teknologi komputer ialah

dapat memberikan kemudahan dalam pemrosesan data menjadi informasi dalam

dunia usaha dan dunia kerja yang merupakan bagian terpenting dan sangat

berharga.

Dalam kehidupan masyarakat indonesia transaksi entah itu penjualan ataupun

pembelian akan barang dan jasa masih menjadi kegiatan yang sangatlah rutin

dilakukan, sehingga apabila transaksi tersebut didukung oleh sistem yang baik

diharapkan akan menghasilkan informasi yang cepat dan bermanfaat bagi seseorang

guna memenuhi kebutuhannya. Maka sangatlah tepat apabila didalam penanganan

sebuah sistem memanfaatkan komputer sebagai media dalam pengolahan datanya.

Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan tentang

sistem administrasi dan kasir yang ada pada Lathifa Modiste Pakem Yogyakarta,

permasalahannya yang mereka alami antara lain adalah masih menggunakan sistem

secara manual dalam hal memasukkan data pembayaran, pesanan, supplier, gudang

dan yang lain. Hal-hal tersebut membuat mereka bingung dan kurang efektif

sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama dalam prosesnya.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Mengawali pembahasan tentang sistem, akan lebih baik jika mengetahui pengertian dari

sistem itu sendiri. Menurut M.J Alexander dalam buku Information System Analysis

:Theory and Application, sistem merupakan suatu group dari elemen-elemen baik yang

berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukan suatu kumpulan saling berhubungan

di antaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau

akhir dari sebuah sistem.1

Dari sekian banyaknya arti dari kata sistem, kita akan mengambil pengertian bahwa

sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling

berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir didalam tubuh

manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting

untuk mendukung kelangsungan perkembangannnya, sehingga terdapat alasan bahwa

informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat dari kurang mendapatkan

informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidak mampuan

mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis

sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing

dengan lingkungan pesaingnya. Dan sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat

bekerja dengan baik.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan informasi merupakan kumpulan data

yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.

Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa

mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa

berjalan dan tidak bisa beroperasi.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri

dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu

menyajikan informasi.

2.4 Konsep Dasar Administrasi

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi,

ada pengertian administrasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit,

dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses social. Dalam pengertian yang luas

menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia

menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-

tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan

sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam

implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa

INPUT

DATA

PROSES

UMPAN BALIK PENERIMA

OUTPUT

disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli

seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah

fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan.

Salah satu bentuk rumusan pengertian administrasi secara luas yang sederhana

antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian

pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam

suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas,

yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota

kelompok. Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh

Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar

Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang

meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan

sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

2.5 Konsep Dasar Basis Data

Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara

bersama-sama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga

mudah untuk digunakan kembali, dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi

secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang

akan menggunakannya, data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada

penambahan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.

Sistem basis data adalah sistem yang terdiri atas kumpulan tabel/file yang saling

berhubungan dalam sebuah basis data dan sekumpulan program berupa DBMS

(Database Management System) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau

program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file/tabel-tabel tersebut.

Basis data terdiri atas komponen-komponen berikut ini:

1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang digunakan dalam sebuah sistem basis data adalah satu unit

komputer sebagai server dan dua unit komputer sebagai client.

2. Sistem Operasi (Operating Sistem)

Untuk sistem client/server, sistem operasi yang digunakan untuk mendukung basis

data adalah sistem operasi Windows XP Professional.

3. Basis Data (Database)

Uraian tentang hal ini telah dijelaskan sebelumnya.

4. Sistem Pengolah Basis Data (Database Management System)

Sistem pengolah basis data atau lebih dikenal dengan istilah “DBMS” merupakan

perangkat lunak atau program komputer yang dirancang secara khusus untuk

memudahkan pengelolaan basis data. Adapun “DBMS” yang digunakan dalam

sistem yang akan dibangun adalah Microsoft SQL Server 2000.

Istilah Dalam Sistem Basis Data

1. Enterprise

Suatu bentuk organisasi, seperti: universitas, koperasi, bank, pabrik dan lain-lain.

Data yang disimpan di dalam basis data merupakan data operasional suatu

enterprise.

2. Entity

Suatu obyek yang dapat dibedakan dengan obyek lainnya yang dapat diwujudkan di

dalam basis data.

3. Atribut/field

Penjelasan-penjelasan atau keterangan- keterangan dari entity yang membedakan

dengan entity yang lain.

4. Data Value (nilai atau isi data)

Merupakan data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau

atribut.

5. Record (Tuple)

Kumpulan isi elemen data (atribut) yang saling berhubungan menginformasikan

tentang suatu entity secara lengkap

6. File

Kumpulan dari record-record yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut

yang sama tetapi data valuenya berbeda.

7. Databas

Kumpulan dari file-file yang saling berkaitan antara satu file dengan file yang lainnya

sehingga membentuk satu bangunan data yang dapat diinformasikan.

8. Database Management System (DBMS)

Kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolanya.

2.6 Perangkat Lunak

Yang dimaksud dengan perangkat lunak dalam suatu sistem adalah berupa program

- program yang berfungsi menjalankan perangkat kerasnya, antara lain sistem operasi,

bahasa pemrograman dan aplikasinya.

1. Sistem Operasi

Sistem Operasi yang digunakan untuk mengaktifkan seluruh peralatan

yang ada dalam komputer termasuk perangkat lunak aplikasi yang ada. Dalam

hal ini sistem operasi yang digunakan adalah Windows XP profesional.

2. Visual Basic

a. Mengenal Visual Basic 6.0

Microsoft visual basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup

popular dan mudah untuk dipelajari.

kelebihan pada Visual Basic 6.0 dibandingkan versi-versi sebelumnya,yaitu:

1.) Visual Basic disertai dengan berbagai macam sarana untuk

membuat aplikasi database, sarana database visual, yang

menjadikan lingkungan terbaik untuk mengembangkan aplikasi client

atau server dan multi -user.

2.) Visual Basic adalah bahasa pemrograman Event - Driven yang

berasal dari BASIC, Event - Driven artinya program menunggu

sampai ada respon dari user berupa kejadian tertentu, event yang

berhubungan akan melakukan aksi dengan kode yang diberikan.

3.) Adanya fasilitas Autolist, program akan otomatis menampilkan

method atau property apa saja yang mungkin akan digunakan ketika

mengetik titik (.). Dengan adanya fasilitas Autolist ini dapat

memperkecil kesalahan user atau programmer didalam membuat

program. Hanya saja fasilitas Autolist ini akan berjalan dengan baik

jika pilihan references pada menu project yang sesuai dengan

pemrograman, kita buat tidak dicentang pada program.

4.) Memiliki compiler (membuat file *.EXE yang dapat dieksekusi atau

dijalankan langsung tanpa masuk ke editor Visual Basic yang

menghasilkan software yang bisa berdiri sendiri) handal yang dapat

menghasilkan file executable (*.EXE) yang lebih cepat dan efisien

dari sebelumnya.

3. Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server adalah produk aplikasi database yang dikeluarkan

oleh Microsoft. SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi kecil

sampai dengan aplikasi yang besar sekalipun.

Langkah –langkah memulai SQL Server :

1. Cek koneksi dari start – Program – Microsoft SQL Server –

Service Manager dan Pastikan dalam Kondisi Start.

2. Klik Start – Program – Microsoft SQL Server – Query

Analyzer.

3. Pilih Windows Authentication atau tergantung Kondisi

konfigurasi menginstal.

4. Semua Perintah SQL ditulis dalam tempat mengetikan

perintah SQL.

2.7 Klasifikasi Perangkat Keras

Kebutuhan hardware yang digunakan untuk menjalankan program PowerBuilder

adalah sebagai berikut :

Prosesor : dianjurkan Pentium IV atau yang lebih baik.

RAM : dianjurkan 128 Mb ke atas.

Ruang Harddisk yang kosong : minimal 200 Mb

Sistem Operasi :Windows XP

Software yang digunakan adalah :

Ms SQL Server versi 2000 atau versi 7.0.

Ms Visual Basic versi 6.0

3. Tinjaun Umum

3.1 Sejarah Singkat

Lathifa Modiste didirikan oleh Emi Wulyaningsih pada 19 Januari tahun 2007. Usaha

ini didirikan karena sekitar tempat itu belum banyak yang mendirikan usaha modiste. Dan

kesenangnnya pada menjahit. Lathifa modiste ini terletak di Jl. Kaliurang km 18,

Paraksari, Pakem, Sleman, Yogyakarta.

3.2 Struktur Organisasi

3.3 Flowchart Sistem yang ada

Pemilik

Karyawan

Admin Kasir

Catat data pesanan

Buat lap data

Data pesanan

Lap pesanan

Buat lap data

Catat data supplier

Data supplier

Lap supplier

Buat lap data

Catat data gudang

Data gudang

Lap gudang

Catat data jasa

Buat lap data jasa

Data jasa

Lap jasa

4. Pembahasan

4.1 Flowchart yang diusulkan

4.2 DFD yang diusulkan

DFD Level 1

Relasi Tabel

4.3 Memulai Aplikasi Program

Tampilan password

Tampilan menu utama

Proses dalam Program Pesanan

Proses dalam Program Pembayaran

4.4 Laporan yang Dihasilkan

Laporan Data Pesanan

Laporan Data Pembayaran

Kwitansi

5.Kesimpulan

Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan mengenai tugas akhir ini yang

mengambil judul ” SISTEM ADMINISTRASI DAN KASIR PADA LATHIFA MODISTE

PAKEM YOGYAKARTA ” maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1) Dalam Sistem baru yang diajukan oleh penulis dapat mempercepat

penyusunan laporan yang dulunya masih manual dan acak sekarang

tersusun rapi dan terkomputerisasi.

2) Aplikasi ini dirancang untuk mudah digunakan (user friendly) dan juga

dapat dikembangkan.

3) Laporan yang dapat dihasilkan di antaranya :

Laporan Data Jasa

Laporan Data Barang

Laporan Data Pesanan

Laporan Transaksi Pembayaran

Laporan Transaksi Pembelian

Daftar Pustaka

Al Fatta. Hanif., Analisis & Perancangan Sistem Informasi, (Yogyakarta, Penerbit

ANDI Offset, 2007)

Arief. M.Rudyanto, Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000, (Yogyakarta, Penerbit ANDI Offset, 2007)

Sunyoto. Andi, Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL,

(Yogyakarta, Penerbit ANDI Offset, 2006)

Wahyono. Teguh, Sistem Informasi konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi,

(Yogyakarta, Penerbit Graha Ilmu,2004)

Alam. M.Agus J, Pemrograman Database dengan VisualBasic, (Jakarta, Penerbit

PT Elex Media Komputindo, 2006)