RMK Pertemuan 10PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM

Mata Kuliah : Sistem Informasi AkuntansiRuang : EII1

Oleh:KELOMPOK 2Putu Setia Ariningsih1315351099 / 28I Gusti Ayu Laksmi Indraswari1315351112 / 31Luh Gede Ira Pratiwi Swara1315351136 / 34

PROGRAM EKSTENSI (NON REGULER)FAKULTAS EKONOMI DAN BISNISUNIVERSITAS UDAYANA

PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM

GARIS BESAR PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEMPerencanaan sistem meliputi proses identifikasi subsistem-subsistem yang ada pada sistem informasi yang pengembangannya membutuhkan perhatian khusus. Analisis sistem dimulai setelah perencanaan sistem telah mengidentifikasi subsistem yang akan dikembangkan.

PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELAYAKANPendekatan sistem yang secara total berbasis atas-bawah, sangat penting digunakan ketika mengembangkan sistem. Oleh karena itu, perlu ada perhatian yang saksama ketika ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi sistem secara keseluruhan. Tanpa rencana keseluruhan, sistem informasi yang akan dikembangkan hanya akan seperti berupa motif abstrak dalam sebuah jahitan kain perca.

Perancanaan Sistem dan Manajemen PuncakHal ini penting dalam seluruh upaya pengembangan sistem adalah mendapatkan dukungan dari manajemen puncak. Tugas utama dari pengembangan sistem adalah mengamati dengan cermat rencana strategis, faktor kunci sukses, dan keseluruhan tujuan manajemen puncak.

Dewan PenasihatDewan penasihat merupakan pendekatan yang berguna untuk memandu keseluruhan upaya pengembangan sistem. Komite ini merupakan perwakilan dari manajemen puncak dan seluruh fungsi utama dalam organisasi.

Mengembangkan Tujuan dan Batasan SistemAgar efektif, keseluruhan perencanaan membutuhkan pengembangan tujuan umum perusahaan dantujuan khusus bagi subsistem tertentu dalam perusahaan. Tujuan umum perusahaan harus memasukkan keseluruhan tujuan strategis yang berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang perusahaan.

Mengembangkan Rencana Sistem StrategisOutput utama yang dihasilkan dewan penasihat atau individu yang bertanggung jawab atas pengembangan sistem adalah sebuah rancana sistem strategis. Rencana ini haruslah berupa dokumen tertulis yang menggabungkan tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang dari upaya pengembangan sistem sebuah perusahaan.

Mengidentifikasi Proyek Tertentu yang Akan DiprioritaskanRencana strategis harus mampu mengidentifikasi bidang-bidang tertentu yang akan mendapat prioritas utama. Penetapan prioritas ini merupakan hal penting karena sumber daya financial yang tersedia biasanya terbatas. Manfaat tertentu yang diinginkan harus ditentukan dalam setiap proyek, dan biaya yang dikeluarkan harus diestimasi seakurat mungkin dan ditetapkan dalam anggaran keuangan.

Membentuk Komisi Untuk Proyek SistemPembentukan komisi dalam proyek sistem adalah seperti halnya membentuk sebuah bangunan. Proyek bangunan memerlukan tukang bayu, tukang ledeng, tukang batu, ahli listrik, dan pekerja kasar lainnya. Sebuah proyek pengembangan sistem juga membutuhkan berbagai individu dari beragam disiplin ilmu.

TAHAP - TAHAP ANALISIS SISTEMTahap 1: Survei Terhadap Sistem Saat IniAda empat tujuan survei sistem:1) Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasional dari sistem.2) Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem.3) Mengumpulkan data-data penting yang berguna.4) Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan khusus yang membutuhkan lebih banyak perhatian dalam uapaya desain subsekuen. Tahap 2: Mengidentifikasi Kebutuhan InformasiTahap kedua dalam analisis sistem adalah proses mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan bagi pengambilan keputusan manajerial. Analisis, ketika mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan, akan memelajari keputusan-keputusan tertentu yang diambil manajer dalam hal input informasi yang butuhkan dan digunakan. Proses ini disebut analisis kebutuhan informasi dan hal ini merupakan dasar dilakukannya analisis terhadap pengambilan keputusan.Tahap 3: Mengidentifikasi Kebutuhan SistemTahap ketiga dalam proyek sistem meliputi proses menentukan kebutuhan sistem. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam dua hal, yaitu input dan output. Tahap 4: Mengembangkan Laporan Analisis SistemHasil akhir dari proyek analisis sistem adalah laporan. Laporan ini tentu saja sangat penting karena akan berperan sebagai landasan bagi pengambilan keputusan selanjutnya oleh manajemen puncak. Laporan ini juga akan mengorganisasi dan mendokumentasi seluruh temuan dari tiga tahap sebelumnya dalam proyek analisis sistem.

ANALISIS SISTEM TERSTRUKTURAnalisis sistem terstruktur adalah sebuah pendekatan untuk menganalisis sistem yang dimulai dengan deskripsi umum sebuah sistem dan kemudian diproses melalui seperangkat langkah yang tersusun secara logis, yang di dalamnya tiap-tiap sistem dikembangkan secara lebih mendetail dan diakhiri dengan kode pemrograman computer.

Diagram Alur Logika versus FlowchartKedua tipe diagram ini digunakan bersama-sama ketika menganalisis sistem. Hal ini karena setiap pendekatan memiliki keunggulan tersendiri. Perbedaan utama kedua pendekatan ini adalah flowchart analitik memberikan deskripsi fisik sebuah sistem, sementara diagram alur data logika memberikan deskripsi logis sebuah sistem.

Desain Sistem versus Analisis SistemAnalisis sistem terstruktur dan desain sistem terstruktur keduanya adalah proses yang sama. Desain merujuk pada penciptaan sebuah model baru atau modifikasi sistem, sementara analisis melibatkan evaluasi penting sebuah permasalahan tertentu atau sistem yang sudah ada.

Langkah-langkah Dalam Analisis Sistem Terstruktur1) Mengembangkan diagram alur data logika2) Menentukan kamus data3) Menentukan metode akses4) Menentukan logika proses

DESAIN SISTEMSebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah. Dalam tahap perencanaan, sang arsitek akan menentukan fungsi-fungsi dasar yang harus dimiliki oleh rumah tersebut dan merumuskan rencana umum yang berhubungan dengan layout keseluruhan. Dalam tahap desain, sang arsitek akan menyiapkan sebuah cetak biru dari rumah tersebut yang akan digunakan oleh ahli listrik, tukang ledeng, dan tukang kayu. Sama halnya dengan perancang sistem, ia perlu menyiapkan sebuah cetak biru yang dapat diimplementasikan oleh akuntan, programmer computer, dan pihak manajemen.

LANGKAH-LANGKAH DESAIN SISTEMDesain sistem dapat didefinisikan sebagai perumusan cetak biru untuk sebuah sistem yang lengkap. Desain sistem dimulai dari hal-hal yang umum ke hal-hal yang khusus. Fungsi umum dan tujuan yang akan dicapai oleh suatu sistem tertentu haruslah diidentifikasi terlebih dahulu. Berdasarkan tujuan-tujuan tersebut, barulah dimungkinkan untuk menyiapkan spesifikasi yang lebih detail, seperti struktur database, layout record, dan formulir laporan khusus lainnya.1. Mengevaluasi Berbagai Alternatif DesainDesain sistem harus menyediakan solusi untuk sebuah masalah khusus. Permasalahan dalam desain sistem tidak memiliki solusi tunggal yang secara sempurna memecahkan masalah. Perancang sistem biasa dihadapkan pada sejumlah solusi yang tampak menarik untuk diuji. Oleh karena itu, salah satu aspek penting dalam desain sistem adalah enumerasi dan pertimbangan yang matang terhadap beragam alternatif desain2. Menyiapkan Spesifikasi DesainPeraturan penting untuk mengembangkan spesifikasi desain adalah ahli desain harus bekerja secara terbalik, yaitu dari output ke input. Perancang sistem, manakala bekerja dengan tujuan sistem, harus mendesain seluruh laporan manajemen dan dokumen output operasional sebagai langkah pertama dalam proses. Setelah keputusan diambil, perancang sistem kemudian membangun kontrol yang sesuai dengan spesifikasi tersebut3. Mempersiapkan dan Menyerahkan Spesifikasi Desain Sistem Rincian proposal desain harus memasukkan semua yang dibutuhkan untuk mengimplementasi desain proyek. Secara umum proposalakan terjadi dari jadwal waktu khusus penyelesaian proyek, anggaran, dan deskripsi tenaga kerja yang dibutuhkan, juga dan diagram yang menggambarkan bagaimana sistem tersebut akan diimplementasikan. Selain seluruh output sistem yang diajukan akan dijadikan satu, termasuk didalamnya spesifikasi datebase yang akan diciptakan atau dimodifikasi. Spesifikasi database akan berisi jumlah yang tepat akan item data tertentu, seperti file organisasi dan metode yang digunakan untuk mengakses file. Pada akhirnya, detail yang terkait dengan kebutuhan penyimpanan, ukuran file,dan frekuensi memperbarui file harus pula disediakan.

Cetak Biru Proses Bisnis Saat ini menjadi populer untuk menggunakan seperangkat prapaket cetak biru untuk seluruh proses bisnis perusahaan. Sebagi contoh,perusahaan-perusahaan yang menggunakan SAP Enterprise Resource Planning System memulai upaya desain mereka dengan menggunakan seperangkat lengkap cetak biru yang disediakan SAP untuk seluruh proses bisnis perusahaan yang ada. Tim desain kemudia tinggal fokus pada penyesuaian seperangkat awal cetak biru ini dengan kebutuhannya sendiri,yakni dengan fokus pada proses-proses yang penting dan unik bagi tujuan strategi perusahaan.

PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN UMUM PADA TAHAP DESAIN 1. Desain output Pertimbangan pertama dan utama dalam desain output adalah efektivitas biaya. Prinsip efektivitas biaya harus diaplikasikan pada seluruh elemen dalam sistem karena sebuah investasi dalam sistem informasi adalah sebuah pengeluaran anggaran modal yaitu harus dievaluasi berdasarkan biaya manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dengan tetap mencapai tujuan sistem. 2. Desain DatabaseBeberapa prinsip penting berlaku ketika mendesain database. Salah satunya adalah database perusahaan harus terintegrasi. Integrasi berarti adanya upaya untuk menghindari pengumpulan dan penyimpanan item data yang sama di lebih dari satu tempat dalam perusahaan.Dalam sebuah sistem yang terintegrasi, berbagai tahap oprasi bisnis dapat berbagi data yang sama. 3. Pemrosesan Data Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data adalah terkait dengan keseragaman dan integrasi. Hal ini menjadi penting ketika seluruh sistem pemrosesan data sebuah perusahaan berkembang sesuai dengan rencana yang telah disusun. Sebagai contoh, akan tidak menguntungkan bila sebuah departemen tertentu memiliki beberapa mikrokomputer yang tidak kompatibel dengan mikrokomputer lainnya dalam perusahaan yang sama.4. Input Data Pertimbangan sulit lainnya yang sering muncul ketika mendesain sistem input data adalah akurasi. Penggunaan sumber-sumber dokumen yang tersusun dengan baik akan mendorong karyawan untuk merekam data akurat dengan sesedikit mungkin kesalahan. 5. Pengendalian dan Ukuran Keamanan Pengendalian yang bersifat komprehensif dan memadai harus dibangun di setiap tahap proses desain sistem. Ini merupakan suatu wilayah didalamnya akuntan memainkan peranan penting ketika bekerja dengan sebuah tim desain.

TEKNIK TEKNIK DESAIN SISTEM1. Desain Formulir Proses mendesain formulir khusus disebut desain formulir. Bagian ini harus mendapat perhatian penuh oleh tim desain sistem karena formulir perantara antara pengguna dan sistem itu sendiri. Oleh karena itu, desain formulir harus berfokus pada proses produksi dokumen dokumen yang menyediakan perantara yang efektif antara manajer dan sistem informasi. 2. Desain Database Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk mendesain database: diagram stuktur data, layout record, lembar analisis file, dan matriks yang terkait dengan file. Diagram stuktur data menunjukkan hubungan antara beragam jenis record. Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur mungkin memiliki beberapa record dalam beragam database yang terkait dengan seorang pelanggan tertentu.

3. Paket Desain Sistem Adalah sejumlah metodologi prapaket desain tersedia untuk membantu siklus pengembangan sistem tujuan dari paket-paket ini membantu perancang untuk menyusun stuktur permasalahan desain dan menghasilkannya dalam waktu yang singkat.4. Memilih Perangkat Lunak dan Perangkat Keras Pada suatu titik, ada saat sebuah keputusan harus diambil dalam hal apakah sebuah perangkat lunak komputer akan dibangun dari awal atau beli dari luar. Membeli paket perangkat lunak mempunyai beberapa keunggulan : paket perangkat lunak tersebut lebih murah, paket perangkat lunak telah siap digunakan, perusahaan dapat mencoba produk tersebut sebelum menginvestasikan sejumlah besar uang.

KEBIJAKAN UMUM DALAM PENGEMBANGAN SISTEMMengembangkan sebuah sistem informasi adalah tugas yang kreatif dan menuntut upaya keras yang dapat dan seharusnya memberikan manfaat ekonomis bagi sebuah organisasi. Di lain sisi, proses pengembangan sistem dapat memunculkan bencana, yaitu ketika sumber daya manusia dan keuangan yang dibelanjakan tanpa pengembalian yang dapat dikendalikan dan bahkan mungkin sebuah sistem tidak dapat diselesaikan sesuai keinginan.