SI LPM - Pusat Data dan Pengembangan IT UNISNU Jepara · 2019. 7. 31. · selama periode yang di...

MANUAL BOOK

SI LPM UNISNU 2014 Sistem Informasi penjaminan mutu adalah sebuah system informasi yang dirancang untuk membantu lembaga penjaminan mutu dengan berbasis web yang dibangun dengan tujuan untuk mengevaluasi penyelenggara program pendidikan yang ada di univesitas. Tim Pusat Data & IT 22 Agustus 2014

ii Manual SI LPM UNISNU Jepara | Versi Back Office

Manual Pengoperasian

Sistem Informasi Lembaga Penjaminan Mutu (SILPM) UNISNU Jepara

Versi Back Office

TIM PENGEMBANGAN

UPT PUSAT DATA DAN IT

2014

Manual SIM surat UNISNU Jepara | Versi Back Office iii

Daftar Isi

Hal Daftar Isi ................................................................................................................ iii Daftar Gambar ......................................................................................................iv I. Mengenal SILPM........................................................................................... 1

A. Manfaat SIM surat .................................................................................... 2 B. Mengakses SIM surat .............................................................................. 3

II. Instrumen ....................................................................................................... 4 1. Instrumen ................................................................................................... 4 2. Pertanyaan Instrumen ................................................................................ 4 3. User Instrumen ........................................................................................... 5

III. Master ............................................................................................................. 5 A. Setup Group Modul .................................................................................. 6 B. Setup Level ............................................................................................... 6 C. Setup Modul .............................................................................................. 7 D. Setup User ................................................................................................ 7

IV. Dokumen ........................................................................................................ 8 1. Dokumen Penjaminan Mutu ....................................................................... 9 2. Dokumen Upload dan Revisi ....................................................................... 9 3. Setup Bagian ............................................................................................. 10 4. Setup Jenis Dokumen ............................................................................... 11 5. Setup Status Dokumen ............................................................................. 11

V. Evaluasi ........................................................................................................ 11 1. Hasil evaluasi ............................................................................................ 12 2. Hasil kritik dan saran................................................................................. 13 3. Instrument Evaluasi .................................................................................. 13 4. Kritik dan saran ......................................................................................... 17

VI. Manual .......................................................................................................... 17 VII. Log Out ......................................................................................................... 18

iv Manual SI LPM UNISNU Jepara | Versi Back Office

Daftar Gambar

Hal Gambar 1 . Halaman Depan SILPM Gambar 2 . Halaman Login SILPM Gambar 3. Halaman setelah Login Gambar 4 . Daftar Instrumen Gambar 5 . Instrumen Gambar 6 . Penambahan Pertanyaan Quesioner Gambar 7 . User instrumen Gambar 8 . Halaman Manajemen Surat Gambar 9. Setup Group Modul Gambar 10. Setup Level Gambar 11. Setup Modul Gambar 12. Tambah User Gambar 13. Modul Dokumen Gambar 14. Dokumen Penjaminan Mutu Gambar 15. Dokumen Penjaminan Mutu Gambar 16. Setup Bagian Gambar 17. Setup Jenis Dokumen Gambar 18. Setup Status Dokumen Gambar 19. Modul Evaluasi Gambar 20. Hasil instrument evaluasi Gambar 21. Halaman Hasil Kritik dan Saran Gambar 22. Alur EMI Gambar 23. Daftar Instrumen Gambar 24. Evaluasi Prodi Gambar 25. Simpan Evaluasi Prodi Gambar 26. Rekap Jawaban Gambar 27. Grafik Nilai Capaian Gambar 28. Isian Kritik dan Saran Gambar 29. Modul Buku Manual Sistem Gambar 30. Log Out

Manual SIM surat UNISNU Jepara | Versi Back Office 1

I. Mengenal SILPM

Sistem Informasi penjaminan mutu adalah sebuah system informasi yang dirancang untuk membantu lembaga penjaminan mutu dengan berbasis web yang dibangun dengan tujuan untuk mengevaluasi penyelenggara program pendidikan yang ada di univesitas. System penjaminan mutu yang dimaksud untuk memantau perkembangan dari masing-masing penyelenggara/ prodi dan fakultas selama periode yang di tentukan. Didalam system penjaminan mutu disini membutuhkan peran aktif dari prodi, fakultas maupun lembaga penjaminan mutu untuk mengisi form informasi didalam system tersebut. Untuk system penjaminan mutu ini disediakan 4 modul yaitu instrument, master, dokumen dan evaluasi.

Gambar 1 . Halaman Depan SILPM

- Instrumen, modul untuk melakukan pengelolaan instrumens mulai dari menseting intrumen pertanyaan dan mengetahui pengguna instrumen ;

- Master, modul untuk melakukan pengelolaan system penjaminan mutu mulai dari tampilan modul, informasi yang disajikan dan pemberian hak akses kepada user/ pengguna;

- Dokumen, modul dokumen digunakan untuk melakukan

pengelolaan dokumen yang ada di system penjaminan mutu mulai dari informasi dokumen yang tersedia, penambahan dokumen dan merubah dokumen;

- Evaluasi, modul evaluasi untuk melihat hasil evaliasi, hasil kritik dan saran, pengisian instrument dan pengisian kritik dan saran;

- Logout, modul untuk keluar dari system penjaminan mutu.

2 Manual SI LPM UNISNU Jepara | Versi Back Office

Sedangkan dalam mengakses system penjaminan mutu disini akan

dibagi menjadi 3 akses yaitu:

- Akses Lembaga Penjaminan Mutu

Dari lembaga penjaminan mutu dapat mengakses semua informasi

yang berkaitan dengan penjaminan mutu, jadi semua modul yang

ada di system penjaminan mutu dapat diakses semua.

- Akses fakultas oleh dekan

Modul yang dapat diakses oleh fakultas hanya meliputi modul

dokumen dan evaluasi. Dimana isinya adalah dari modul dokumen

dapat mengakses dokumen penjaminan mutu sedangkan modul

evaluasi yaitu hasil evaluasi, kritik dan saran

- Akses prodi oleh ka prodi

Modul yang dapat diakses oleh prodi seperti akses fakultas yang hanya meliputi modul dokumen dan evaluasi. Dimana isinya adalah dari modul dokumen dapat mengakses dokumen penjaminan mutu sedangkan modul evaluasi adalah instrument evaluasi, kritik dan saran

A. Manfaat SIM surat

1. Untuk mengevaluiasi prodi yang ada di universitas

2. Untuk membantu lembaga penjaminan mutu dalam mengelola dokumen penjaminan mutu;

3. Untuk membantu mengevaluasi dari masing-masing prodi/fakultas;

4. Membantu lembaga penjaminan mutu dalam mengetahui target dan capaian dari prodi.


Gambar 2 . Halaman Login SILPM

B. Mengakses SIM surat

System LPM merupakan system informasi penjaminan mutu berbasis web sehingga untuk mengaksesnya diperlukan program aplikasi web browser seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Netscape, dan lain-lain..

Langkah untuk mengakses Sistem LPM adalah sebagai berikut:

- Ketik alamat LPM: http://lpm.unisnu.ac.id pada address bar lalu tekan Enter pada keyboard;

- Sitem LPM juga dapat diakses melalui Sistem Informasi UNISNU Jepara, yaitu pada alamat http://10.10.10.3/silpm;

Keterangan: Login dan password pada SIM surat sesuai login

dan passwor pegawai pada SIAkad.

Gambar 3. Halaman setelah Login


II. Instrumen

Dalam modul referensi berguna untuk mengelola instrument, pertanyaan

instrument, user instrumen.

1. Instrumen

Dalam menu dapat digunakan untuk menambah atau merubah instrument

yang di gunakan pada setiap semester.

Gambar 4 . Daftar Instrumen

2. Pertanyaan Instrumen

Pada menu pertanyaan instrument digunakan untuk mengelola pertanyaan

yang ada didalam evaluasi. Menu ini berfungsi menambah ataupun merubah

pertanyaan.

Gambar 5 . Instrumen

Maka formulir yang harus anda isi untuk menambah pertanyaan adalah:


Gambar 6 . Penambahan Pertanyaan Quesioner

3. User Instrumen

Menu ini digunakan untuk member akses bagi pengguna silpm dalam meng

akses system tersebut. Adapun caranya adalah pilih salah satu kemudian

ceklis dan simpan.

Gambar 7 . User instrumen

III. Master

Modul master befungsi untuk mengelola menu-menu yang ditampilkan dalam system muali dari pengelompokan menu, pengelompokan level pengguna. Dalam modul master terdiri dari menu setup group modul, setup level, setup modul dan setup user. Gambaran menu pada modul master dapat dilihat pada gambar beikut:


Gambar 8 . Halaman Manajemen Surat

A. Setup Group Modul Setiap menu yang ada didalam system penjaminan mutu akan

akan dikelompokkan dalam sebuah modul yang diinginkan. Dalam menu setup modul disini juga dapat dilakukan perubahan maupun penambahan modul dengan cara klik menu yang disediakan.

Gambar 9. Setup Group Modul

B. Setup Level Menu setup level digunakan untuk mengelola level pengguna yang

akan mempunyai hak akses ke system penjaminan mutu ini. Adapun caranya adalah sebagai berikut:

1. Dari modul master;

2. Klik menu ‘Setup Level;

3. Klik teks ‘Tambah’, jika ingin menambah;


4. Klik teks edit, jika ingin merubah;

5. Klik teks hapus jika ingin menghampus;

Gambar 10. Setup Level C. Setup Modul

Menu setup modul digunakan untuk mengelola modul yang ada didalam sistem. Menu ini fungsinya untuk menambah menu yang kurang dan merubah atau menghapus menu yang sudah ada.

Adapun proses setup modul, sbb:

1. Pilih modul master;

2. Klik menu setup modul;

3. Pilih menu yang sesuai dengan keinginan;

4. Simpan .

Gambar 11. Setup Modul

D. Setup User

Menu setup user digunakan untuk mengelola pengguna hak akses yang akan menggunakan system informasi ini dengan cara klik menu setup user, adapun langkah-langkahnya sbb:


1. Klik modul ‘master;

2. Klik ‘setup user’;

3. Pilih menu tambah user atau edit dan menghapus;

4. Klik tombol SIMpan untuk menyimpan.

Gambar 12. Tambah User

IV. Dokumen

Modul dokumen digunakan untuk mengelola berbagai dokumen yang ada di

system penjaminan mutu. Modul ini berisi dokumen penjaminan mutu,

dokumen upload, setup bagan, setup jenis dokumen dan setup status

dokumen.

Gambar 13. Modul Dokumen


1. Dokumen Penjaminan Mutu Pada menu dokumen penjaminan mutu digunakan untuk melihat

dokumen yang di upload oleh lembaga penjaminan mutu dan mendownload dokumen yang diinginkan oleh user. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut: 1) Klik modul dokumen; 2) Klik menu dokumen penjaminan mutu; 3) Pilih pilih dokumen dan klik download.

Gambar 14. Dokumen Penjaminan Mutu

2. Dokumen Upload dan Revisi Menu dokumen upload dokumen ini digunakan untuk mengupload dokumen sesuai yang diinginkan dan merivisinya kembali jika ada kekurangan. Adapun caranya adalah sebagai berikut: 1) Pilih modul dokumen; 2) Klik menu dokumen upload dan revisi 3) Klik menu tambah jika ingin menambah; 4) Klik menu revisi jika ingin merevisi; 5) Klik menu simpan.


Gambar 15. Dokumen Penjaminan Mutu

3. Setup Bagian Menu ini digunakan untuk bagian-bagian dokumen yang ada dilembaga oleh bagian penjaminan mutu. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih modul dokumen; 2) Pilih menu setup bagian; 3) Klik menu tambah atau edit untuk menambah atau mengedit; 4) Klik menu simpan.

Gambar 16. Setup Bagian


4. Setup Jenis Dokumen Menu ini digunakan untuk memberikan label jenis dokumen yang akan ditampilkan didalam dokumen. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih modul dokumen; 2) Pilih menu setup jenis dokumen; 3) Klik menu tambah jenis dokumen; 4) Sklik menu simpan.

Gambar 17. Setup Jenis Dokumen

5. Setup Status Dokumen Menu ini digunakan untuk mengelola status dokumen yang aktif, terkendali maupun kadaluarsa. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih modul dokumen; 2) Pilih menu setup status dokumen; 3) Klik menu tambah status dokumen; 4) Klik menu simpan.

Gambar 18. Setup Status Dokumen

V. Evaluasi

Modul evaluasi digunakan untuk mengelola semua kegiatan yang menjadi objek dari lembaga penjaminan mutu. Sedangkan informasi


dan layanan yang disajikan adalah laporan hasil evaluasi, laporan kritik dan sran dan pengisian kuesioner yang dilakukan oleh gugus pengendali mutu serta pengisian kritik dan saran. Sedangkan menu yang disajikan didalam modul evaluasi adalah hasil evaluasi dari pengisian kuesioner, hasil kritik dan saran, instrument evaluasi dan kritik & saran. Adapun cara kerja untuk modul buku agenda adalah sebagai berikut:

Gambar 19. Modul Evaluasi

1. Hasil evaluasi

Pada menu hasil evaluasi anda dapat melihat hasil pengisian instrument yang dilakukan oleh gugus pengendali mutu yaitu prodi kemudian dapat langsung mencetaknya. Adapun proses pencetakannya adalah sebagai berikut: 1) Klik modul buku evaluasi; 2) Klik menu hasil evaluasi; 3) Pilih menu pilih; 4) Pilih pilih icon cetak pada salah satu pilihan anda;

Gambar 20. Hasil instrument evaluasi


2. Hasil kritik dan saran Pada menu hasil kritik & saran anda dapat melihat hasil pengisian

kritik dan saran yang dilakukan oleh pengguna kemudian dapat langsung melihatnya. Adapun proses untuk mengetahunya adalah sebagai berikut: 1) Klik modul buku evaluasi; 2) Klik menu hasil kritik & sarani;

Gambar 21. Halaman Hasil Kritik dan Saran

3. Instrument Evaluasi Pada menu instrument evaluasi anda dapat melakukan berbagai aktivitas terutama bagi gugus pengendali mutu/user prodi adalah melakukan pengisian kuesioner yang disediakan oleh lembaga penjaminan mutu. Adapun siklus dalam pengisian instrument ini adalah:


Gambar 22. Alur EMI

Teknis ringkas untuk melakukan input dimulai dari input profil, input instrument. Dan langkahnya dalah sebagi berikut:

Gambar 23. Daftar Instrumen


Profil diri Tatacara melakukan input profil diri adalah: 1. Pilih modul evaluasi; 2. Pilih menu instrument evaluasi; 3. Pilih menu profil diri; 4. Klik menu edit; 5. Lakukan pengisian form yang tersedia; 6. Klik menu simpan. Kuesiner Tatacara melakukan isian kuesioner adalah: 1. Pilih modul evaluasi; 2. Pilih menu instrument evaluasi; 3. Pilih menu kuesioner; 4. Klik kolom capaian yang sesuai keadaan; 5. Klik kolom target yang ingin dicapai kedepan: 6. Lakukan pengisian form keadaan prodi;

Gambar 24. Evaluasi Prodi

7. Lakukan semua untuk masing-masing pertanyaan standar; 8. Centang menu pernyataan 9. Klik menu simpan.


Gambar 25. Simpan Evaluasi Prodi

Klik menu simpan pada halaman selanjutnya

Gambar 26. Rekap Jawaban

Hasil yang disajikan


Gambar 27. Grafik Nilai Capaian

4. Kritik dan saran

Pada menu kritik dan saran anda dapat memberikan kritik dan saran yang berkaitan dengan sistem informasi penjaminan mutu yang kami sediakan.

Gambar 28. Isian Kritik dan Saran

VI. Manual

Modul manual digunakan untuk mendownload buku panduan tata cara penggunaan system.


Gambar 29. Modul Buku Manual Sistem VII. Log Out

Modul LogOut digunakan apabila Anda ingin keluar dari system penjaminan mutu, proses logout dapat dilakukan dengan klik modul ‘Logout’ berada dibawah nama user. Demi keamanan data, segera lakukan logout apabila sudah tidak menggunakan SILPM.

Gambar 30. Log Out

SI LPM - Pusat Data dan Pengembangan IT UNISNU Jepara · 2019. 7. 31. · selama periode yang di...

Documents

Transcript of SI LPM - Pusat Data dan Pengembangan IT UNISNU Jepara · 2019. 7. 31. · selama periode yang di...