SI-Akademik

====== Sistem Informasi Akademik OnLine ======

PT Amsi Tekhnologi

Jln Raya Bromo No. 119 Cirebon

Support :

CV EraData Jl.Terusan Cikutra 8/19

Bandung

THIS DOCUMENT PREPARED FOR :

Document No :SK/IT/05/05 Project : Sistem Informasi Akademik

Title:

PROPOSAL

SISTEM INFORMASI AKADEMIK ONLINE

Name : Amir Hamzah,SE Name : Tommy

Position : Marketing Business Position : System Analyst/CV Eradata

Prepared by

Signature :

Checked by

Signature :

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ PROPOSAL SISTEM AKADEMIK of 22 This document and the information it contains are property of PT Amsi and CV Eradata (022-76743214)


No : Pro/AK/5/VII/05 Perihal : Sistem Informasi Akademik Online Kepada Yth : Ditempat Ditujukan kembali kepada Yth : Yayasan Univesitas Swadaya Gunung Jati Dengan hormat, Melalui surat ini Kami sampaikan proposal penawaran Sistem Informasi Akademik Online dengan beberapa fitur yang sudah diaplikasikan di perguruan tinggi lainnya.

Fitur – fitur diatas adalah seperti Laporan untuk BAAK : 1. Daftar Kurikulum per Jurusan 2. Daftar Mata Kuliah Ujian Negara 3. Daftar perincian Nilai per Mata Kuliah 4. Daftar Nilai Ujian Negara per Mata Kuliah 5. Daftar Mahasiswa per Angkatan 6. Daftar Mahasiswa per Program Kuliah 7. Daftar Mahasiswa per Jurusan 8. Daftar Mahasiswa Aktif 9. Daftar Mahasiswa Non Aktif 10. Daftar Mahasiswa berdasarkan IPK per Jurusan 11. Daftar Mahasiswa yang sudah lunas Pembayaran 12. Daftar Mahasiswa yang belum lunas Pembayaran 13. Daftar Mahasiswa yang belum punya NIRM 14. Daftar Mahasiswa Lulusan 15. Daftar Mahasiswa Penerima Beasiswa 16. Daftar Prestasi Mahasiswa per Angkatan 17. Daftar Prestasi Mahasiswa per Jurusan 18. Daftar Ruang Untuk Kuliah 19. Daftar Ruang untuk Ujian 20. Daftar Perkuliahan (Form jadwal kuliah/ kelas) 21. Daftar Peserta Kuliah 22. Daftar Hadir Kuliah Mahasiswa dan Dosen (Absensi Kuliah) 23. Daftar Hadir Peserta Ujian Tengah Semester 24. Daftar Hadir Peserta Ujian Akhir Semester 25. Daftar Dosen berdasarkan status per semester 26. Daftar Dosen Tetap/ Tidak Tetap 27. Daftar Dosen yang tidak mengajar per semester 28. Rekapitulasi Nilai Akhir Mata Kuliah 29. Rekapitulasi Ujian Sidang per Jurusan 30. Daftar Judul Skripsi per Jurusan 31. Daftar Pengerjaan Ijazah 32. Grafik Pertumbuhan Mahasiswa 33. Grafik Pertumbuhan Dosen 34. Grafik Pertumbuhan Lulusan



Fitur – fitur Lainnya adalah :

1. Mengelola Data Mahasiswa 2. Mengelola Data Dosen 3. Mengelola Data Mata Kuliah 4. Mengelola Data KRS (Kartu Rencana Studi) 5. Mengelola Data Nilai 6. Mengelola Data Ujian Sidang 7. Mengelola Data Ruang Kuliah/ Ujian (Penjadwalan) 8. Mengelola Data Pembayarak Kontrak Mata Kuliah 9. Memberikan Informasi Kepada Mahasiswa 10. Memberikan Informasi kepada Dosen 11. Memberikan Informasi kepada BAAK (Biro Administrasi Akademik). 12. SIM Penerimaan Mahasiswa Baru 13. SIM Penerimaan Mahasiswa Baru 14. SIM Akademik Utama 15. SIM Wisuda/Alumni 16. SIM Keuangan 17. SIM Beasiswa 18. SIM Beasiswa 19. dan lain-lain

Didalam proposal sudah Kami sampaikan mengenai Pembiayaan dan Pelaksanaan Pekerjaan untuk sistem ini . Demikialan proposal sistem informasi akademik online. Cirebon, 4 Juli 05 Hormat Kami



DISTRIBUTION LIST

Dokumen ini ditujukan kepada :

1. Universitas Swadaya Gunung Djati

2. CV EraData

FUNGSI DOKUMEN

Dokumen proposal ini berisi pengembangan sistem informasi akademik online Unswagati

Cirebon. Proposal ini merangkum secara umum kebutuhan dan usulan teknis, baik dari sisi

usulan proses bisnis, arsitektur, ataupun teknologi berikut beberapa tinjauan proses bisnis

pelaksanaan kegiatan manajemen universitas berdasarkan tinjauan pihak Kami.

TERMINASI DAN SINGKATAN

UNSGT : Universitas Swadaya Gunung Djati

SIMAK : Sistem Informasi Akademik

SIM : Sistem Informasi Manajemen

LAN : Local Area Network

BAAK : Biro Administrasi Akademik

KRS : Kartu Rencana Studi

KHS : Kartu Hasil Studi



1. PENDAHULUAN

1.1. Pendahuluan

Kemajuan teknologi mendorong setiap perusahaan atau instansi untuk tetap mengikuti perkembangan, terutama mengenai masalah informasi yang berhubungan dengan kegiatan instansi/organisasi tersebut.

Teknologi komputer dewasa ini telah memberikan bantuan yang berarti untuk meningkatkan kegiatan usaha. Misalnya untuk aplikasi mengenai masalah kepegawaian, keuangan, akutansi, personalia, serta teknik dan aplikasi proses pengolahan data lainnya.

Sistem pengolahan data elektronik menawarkan fleksibilitas yang tinggi, mengubah dokumen volume puluhan kubik dan berat puluhan kilogram menjadi papan kerja ukuran satu meter persegi, hingga mengubah pencarian data dari menit, bahkan jam ke dalam hitungan detik.

Masalah yang biasanya timbul dalam pengelolaan manual adalah kurangnya pemberdayaan dalam penanganan data yang lalu bahkan data yang aktif sekarang.

Adalah investasi yang sangat mahal apabila komputer yang ada sekarang ini hanya kita fungsikan sebagai word processor atau speadsheet.

Data yang bersifat pengolahan / transaksi seharusnya ditangani dengan solusi database, begitu pula data akademik yang ada sekarang. Seiring peningkatan pelayanan kepada mahasiswa khususnya data kemajuan studi yang syarat dengan kecepatan dan ketelitian, migrasi data akademik dari manual ke elektronik adalah pilihan yang sangat mungkin dilakukan.

1.2. Kebutuhan User

Bedasarkan kebutuhan sistem secara umum (Typical Requirement) ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam pembangunan suatu sistem informasi yang terintegrasi memenuhi kriteria sebagai berikut:

• Mudah dioperasikan

• Cost competitive

• Performasi dan Reliability yang tinggi

• Mudah dicustomisasi (Fleksibilitas yang tinggi)

• Memiliki tingkat security yang tinggi

• Terintegrasi dengan web untuk beberapa input dan pengolahan data (report)

Rencana pengembangan sistem informasi akademik UNSGT adalah berupa pengembangan aplikasi komputer dan sistem networking/ intranet dimana sistem informasi akademik ini akan diimplementasikan. Pengembangan sistem informasi akademik ini direncanakan akan dikembangkan secara bertahap. Aplikasi ini pada masa yang akan datang dapat terintegrasi menjadi suatu sistem Informasi Manajemen Akademik modern yang juga terintegrasi dengan sistem-sistem lainya seperti Sistem Informasi Administrasi dan Keuangan.



2. KONDISI EKSISTING DAN SOLUSI

2.1. Pertimbangan-pertimbangan Dalam menawarkan solusi maka perlu mengkaji dan mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:

1. Total Cost of Ownership

Biaya yang harus dikeluarkan untuk mengimplementasikan aplikasi, biaya-biaya selama pemakaian aplikasi, dan biaya marginal yang harus dikeluarkan untuk membangun aplikasi dan mengembangkan kinerjanya

2. Performance

Meliputi throughput sistem, response time, dan kecepatan transaksi

3. Scalability

Kemampuan sistem untuk meningkatkan performance-nya akibat kebutuhan user serta penurunan kinerja oleh beban processing. Scalability erat kaitannya dengan perkembangan aplikasi dan user

4. Reliability

Kemampuan sistem untuk mempertahankan tingkah laku yang dapat diperkirakan, integritas data dan transaksi, ketahanan terhadap berbagai kegagalan.

5. Software Engineering

Kemampuan dari software untuk dapat dimengerti dengan mudah oleh developer, dapat cepat dibangun, fleksibel dan mudah dikembangkan lagi

6. Software Management

Kemampuan software untuk secara mudah diadministrasikan, memiliki tingkat keamanan yang handal, mudah diinstal dan diupgrade.

Keseluruhan point tersebut diatas merupakan hal-hal yang akan selalu menjadi acuan bagi team Kami dalam pengembangan aplikasi sistem informasi akademik yang kami tawarkan.

2.2. Kondisi Eksisting

Informasi terakhir yang kami dapatkan bahwa saat ini UNSGT belum memiliki sistem informasi akademik yang terintegrasi. Beberapa pengolahan Data masih dilakukan secara stand alone di masing-masing komputer dengan menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel.

Hal tersebut menyebabkan proses yang terjadi kurang efisien, karena :

• Data menjadi tidak terintegrasi dan tidak terstruktur

• Proses Input Data menjadi berulang-ulang dan memakan waktu lama

• Beresiko tinggi mengalami kesalahan, karena data tidak terkontrol

• Proses pengontrolan (Manajemen) data yang kurang baik.

• Tingkat pengamanan data yang rendah.

:



No Proses Bisnis

1 Proses Bisnis: Penangan data pokok mahasiswa (NIM, Nama dan Data Pribadi) Kondisi Eksisting: Data mahasiswa saat ini dikelola oleh masing-masing Fakultas/Jurusan secara manual, baik dalam bentuk dokumen (hard copy) adapun dalam bentuk digital (non database) Kendala/Kelemahan: Dengan tidak terintegrasinya data pokok yang berfungsi data dasar bagi manajemen, akan membuka kemungkinan terjadinya duplikasi data seharusnya dihindari, melakukan data entry yang berulang-ulang serta kesulitan untuk mengetahui data pokok terakhir mahasiswa bagi semua level manajemen. Solusi : Data entry data pokok sebagai data dilakukan secara terpusat (hanya satu bagian dari jajaran manajemen seperti BAAK) yang berhak melakukan penambahan, perubahan serta penghapusan data pokok mahasiswa, contoh: NIM dan Nama. Sedangkan data pribadi siswa (sebagai data pelengkap) dilakukan oleh setiap Fakultas, dengan asumsi Fakultas dan Jurusan adalah level manajemen yang tepat untuk mengetahui konsisi terakhir data pelengkap lainnya. Keuntungan :

• Data lebih terstruktur. • Terhindar dari duplikasi data pokok. • Menyederhanakan tugas BAAK dengan melakukan pembagian tugas dengan pihak

Fakultas dalam melengkapi data pribadi.

2 Proses Bisnis: Kontrak Dosen Kondisi Eksisting : Dari hasil peninjauan kami, mahasiswa melakukan kontrak mata kuliah tanpa mengetahui siapa sebagai dosen pengajar. Kendala/Kelemahan :

• Apabila sistem informasi dibangun, sistem akan kesulitan untuk mendeteksi nilai secara historis (siapa dosen pengajar saat tersebut).

• Alasan keamanan, celah-celah keamanan yang mungkin dimasuki masih terbuka, sebagai contoh terdapat nilai mata kuliah yang tidak jelas kontraknya.

Solusi :

• Dilakukan proses kontrak dosen sebelum semester semester baru dimulai. Kontrak perkuliahan dosen adalah kontrak yang dilakukan oleh dosen dengan mata kuliah yang sekaligus menjadi tanda perkuliahan diadakan setiap semester.

• Kontrak kredit mahasiswa yang dilakukan setiap semester mengacu data hasil transaksi data kontrak dosen.

• Dengan demikian mahasiswa tidak dapat melakukan kontrak kredit apabila tidak mengacu pada data transaksi ini yang didefinisikan sebelumnya.

Keuntungan:

• Keamanan data nilai mahasiswa yang lebih aman dalam • Manajemen lebih mengetahui lebih awal kesiapan dosen dalam dilakukan atau

tidaknya pengajaran untuk menghidari pembatalan suatu perkuliahan dikarenakan dosen tidak tersedia atau sebab hal laiinya yang dapat berdampak



pada kontrak mata kuliah setiap semester mahasiswa.

3 Proses Bisnis: Penjadwalan Mata Kuliah Kondisi Eksisting: Penjadwalan waktu kuliah dan ruangan perkuliahan masih dilakukan secara manual. Kendala/Kelemahan:

• Proses penjadawalan manual yang panjang • Banyak terjadi bentrokan jadwal waktu kuliah mahasiswa yang berakibat pada

pemilihan kelas mata kuliah yang harus dilakukan refisi pada FRS. • Bisa terjadi bentrokan pada pemakaian ruangan perkuliahan yang diperburuk

lagi dengan ruangan kuliah yang terbatas Solusi: Penjadwalan secara komputerisasi dengan fasilitas verifikasi. Keuntungan:

• Penjadwalan pemakaian ruangan perkuliahan secara lebih optimal • Memperkecil kemungkinan pembatalan kontrak mata kuliah karena jadwal

perkuliahan bentrok

4 Proses Bisnis: Format Kartu Rencana Studi (KRS) Kondisi Eksisting: Format isian KRS yang masih bersifat global universitas, tidak mengacu pada jurusan Kendala/Kelemahan: Penulisan kode dan nama mata kuliah oleh mahasiswa yang cukup merepotkan Solusi:

• Format isian rencana mata kuliah disesuaikan dengan jurusan masing-masing • Penambahan data alamat dan nomor telepon

Keuntungan:

• Mengurangi kemungkinan kesalahan pengisian • Menyederhanakan pengisian • Mempercepat proses data entry karena daftar mata kuliah yang seragam • Dengan ditambahkan data isian alamat, universitas mengetahui alamat terakhir

mahasiswa serta nomor telepon terakhir yang dimiliki untuk setiap semester, dalam artian apabila terdapat perubahan alamat atau nomor telepon database dapat langsung di-update oleh fakultas

5 Proses Bisnis: Nomor Register Formulir Rencana Studi (FRS) Kondisi Eksisting: Tidak ada nomor register yang unik (tidak terdapat duplikasi) pada FRS Kendala/Kelemahan: Duplikasi kartu rencana studi mahasiswa yang bisa diakibatkan kesalahan manajemen atau kesalahan mahasiswa, baik kesalahan FRS yang disengaja maupun tidak Solusi:

• Konsisten terhadap penomoran/register FRS (tidak terdapat duplikasi se-universitas)



• Apabila FRS hilang, mahasiswa mendapatkan nomor register FRS yang sama pada FRS yang hilang yang mengacu pada daftar penerimaan formulir oleh mahasiswa (dicatat dalam buku log penerimaan)

• Nomor register pada FRS dicantumkan selalu pada lembar slip pembayaran untuk menghindari pembayaran yang tidak penuh atau lebih

• Pengisian slip pembayaran selalu dibuatkan oleh pihak BAAK, bukan oleh mahasiswa

Keuntungan:

• Menjadi penghubung (identitas) antara data manual dan komputer untuk melakukan cross check

• Menjadi penghubung (identitas) dengan slip pembayaran • Meyakinkan jumlah pembayaran adalah sama dengan jumlah kontrak mata

kuliah

6 Proses Bisnis: Kartu Hasil Studi (KHS) Kondisi Eksisting: Daftar isian hasil studi dibagian belakang FRS yang diisi oleh mahasiswa yang mengacu pada daftar nilai yang dipublikasikan Kendala/Kelemahan:

• Proses manual yang cukup merepotkan bagi siswa • Proses penghitungan IP / IPK yang manual, memungkinkan terjadinya kesalahan

Solusi:

• KHS pada bagian FRS dihilangkan, dibiarkan kosong. Mahasiswa tinggal datang ke setiap jurusan untuk melakukan print out yang dihasilkan oleh sistem, baik tetap dibalik lembar FRS atau dengan kertas kosong

• Apabila data nilai belum lengkap (dosen terlambat memberikan daftar nilai kepada BAAK) sistem bisa saja di-set untuk tidak dapat dicetak, hal ini mungkin dapat memberikan tekanan tertentu dari mahasiswa kepada dosen yang lalai terhadap hasil nilai mahasiswa

Keuntungan:

• Data hasil studi yang sama dengan sistem menghindari miss komunikasi antara mahasiswa dengan BAAK

• Penghitungan IP/IPK yang presisi untuk keperluan strategi perkuliahan siswa

7 Proses Bisnis: Batas Akhir Pembayaran Biaya Perkuliahan Kondisi Eksisting: Batas akhir pembayaran biaya perkuliahan yang terlalu flexibel Kendala/Kelemahan: Kesulitan dalam menentukan daftar ujian (UTS/UAS) Solusi:

• Pembayaran tidak dapat dicicil • Maksimum pembayaran adalah sebelum menjelang UTS • Apabila menjelang UTS mahasiswa masih mendapat kesulitan dengan

pembayaran, status mahasiswa secara otomatis dianggap tidak dapat mengikuti ujian (tidak tercantum dalam daftar hadir ujian)

• Apabila menjelang UTS mahasiswa masih mendapat kesulitan dengan pembayaran, mahasiswa dapat menghadap ke bagian keuangan untuk



membicarakan masalah tersebut. Hanya bagian keuangan yang berhak untuk menentukan apakah mahasiswa bisa tidaknya ikut dalam ujian. Bagian keuangan tinggal merubah status keikutsertaan dalam ujian yang sebelumnya dicatat kapan kesediaan mahasiswa membereskan masalah keuangannya.

• Apabila menjelang UAS mahasiswa masih mendapat kesulitan dengan pembayaran, proses yang dilalui sama dengan diatas.

Keuntungan:

• Pemasukan keuangan akan lebih segera terkumpul lebih tepat waktu • Pembagian kerja yang lebih baik, hanya bagian keuangan yang berhak untuk

menentukan apakah mahasiswa bisa tidaknya ikut dalam ujian dikarenakan masalah keuangan (bagian akademik tidak dilibatkan lagi)

8 Proses Bisnis: Perkuliahan Mata Kuliah Dasar Umum Kondisi Eksisting: Perkuliahan Mata Kuliah Dasar Umum di setiap Fakultas Kendala/Kelemahan:

• Banyak ruangan yang terpakai • Anggaran yang besar untuk membayar dosen • Tidak seimbangnya jumlah peserta perkuliahan

Solusi: Peserta perkuliahan Mata Kuliah Dasar Umum dilakukan secara terpusat oleh universitas, bukan fakultas Keuntungan:

• Ruangan yang terpakai lebih optimum • Anggaran honor dosen yang optimum • Jumlah kelas lebih optimum dan peserta perkuliahan yang lebih proporsi

9 Proses Bisnis: Jadwal Ujian Kondisi Eksisting: Jadwal ujian (UTS dan UAS) tidak serentak, tidak sesuai dengan kalender akademik Kendala/Kelemahan:

• Berdampak buruk pada proses kelancaran belajar mengajar, kesiapan dosen dalam melakukan proses belajar mengajar, kesiapan para mahasiswa dalam menghadapi ujian, proses pengolahan data akademik secara manual maupun elektronik, data hasil nilai yang yang tidak lengkap pada saat tertentu (tidak serentak)

• Berdampak buruk pada kualitas pengajaran karena kondisi-kondisi tertentu Solusi: Kembali berpatokan kepada kalender akademik (highly recommended) Keuntungan: Dengan jadwal ujian yang serentak dapat memperlancar seluruh proses akademik secara umum.

10 Proses Bisnis: Daftar Hadir Mahasiswa dan Berita Acara Pengajaran Kondisi Eksisting:



Penangan secara manual Kendala/Kelemahan:

• Kesulitan dalam menentukan bisa atau tidaknya mahasiswa mengikuti ujian (jika ada kebijakan universitas bahwa terdapat batas minimum/persentase mahasiswa harus hadir mengikuti perkuliahan.

• Kesulitan melakukan pengawasan tentang berita acara pengajaran oleh dosen (materi yang diajarkan, kendala, rekomendasi)

Solusi: Data entry daftar hadir mahasiswa dan berita acara pengajaran dilakukan oleh Fakultas Keuntungan:

• Data daftar hadir mahasiswa dan berita acara pengajaran lebih terstruktur • Bagian akademik di universitas hanya menerima data dari fakultas secara digital

11 Proses Bisnis: Kriteria Penerima Beasiswa Kondisi Eksisting: Proses manual Kendala/Kelemahan: Kesulitan mendapatkan data yang cepat untuk mendapatkan kriteria mahasiswa yang memenuhi kriteria dasar dengan cepat dan akurat Solusi: Modul Beasiswa yang otomatis Keuntungan: Proses pemilihan lebih cepat dan akurat



2.3. Rencana Pembangunan

Sistem Informasi Akademik yang ingin kami tawarkan dan diimplementasikan pada intranet UNSGT memiliki beberapa fungsi utama yang dapat diberikan oleh Sistem Informasi Akademik pada umumnya adalah :

• Mengelola Data Mahasiswa

• Mengelola Data Dosen

• Mengelola Data Mata Kuliah

• Mengelola Data KRS (Kartu Rencana Studi)

• Mengelola Data Nilai

• Mengelola Data Ujian Sidang

• Mengelola Data Ruang Kuliah/ Ujian (Penjadwalan)

• Mengelola Data Pembayarak Kontrak Mata Kuliah

• Memberikan Informasi Kepada Mahasiswa

• Memberikan Informasi kepada Dosen

• Memberikan Informasi kepada BAAK (Biro Administrasi Akademik).

Sistem Informasi Akademik tersebut dalam pengembangan dapat saling berhubungan dengan SIM-SIM lainnya, misalkan :

• SIM Penerimaan Mahasiswa Baru • SIM Registrasi • SIM Akademik Utama

• SIM Wisuda/Alumni • SIM Keuangan • SIM Beasiswa • SIM Ekspor dan Impor Data

SISTEM AKADEMIK

SISTEM AKADEMIK

SIM KEUANGAN

SIM KEUANGAN

SIM WISUDA/ALUMNI

SIM WISUDA/ALUMNI

SIMPENDAFTARAN

MAHASISWABARU

SIMPENDAFTARAN

MAHASISWABARU

SIM REGISTRASI

SIM REGISTRASI

SIMEKSPOR/

IMPORDATA

SIMEKSPOR/

IMPORDATA

SIM BEASISWA

SIM BEASISWA



Hubungan Sistem Informasi Akademik (SIMAK) dengan SIM lainnya adalah sbb :

• SIM Pendaftaran Mahasiswa Baru

SIMAK berhubungan dengan SIM Pendaftaran Mahasiswa Baru dalam hal pemindahan data dari calon mahasiswa yang menjadi mahasiswa baru

• SIM Registrasi

SIMAK berhubungan erat dengan SIM Registrasi. Kedua SIM ini menggunakan basis data yang sama, yaitu basis data mahasiswa. SIM Registrasi mencatat data mahasiswa yang terdaftar di UNSGT. SIMAK memonitor aktivitas belajar dari mahasiswa tersebut. SIMAK menghubungkan data-data tersebut dengan SIM-SIM lainnya.

• SIM Wisuda/Alumni

SIM Wisuda berhubungan dengan SIMAK untuk mendapatkan data mahasiswa yang akan diwisuda serta database alumni

• SIM Keuangan

SIMAK menghasilkan informasi-informasi yang digunakan sebagai masukan bagi Sistem Informasi Manajemen Keuangan

• SIM Beasiswa

SIMAK menghasilkan informasi calon penerima penerima beasiswa dengan cepat dan akurat

• SIM Ekspor Data

Melakukan sinkronisasi data di universitas dengan fakultas yang berada lokasi berjauhan, integrasi data dapat dilakukan dengan pengiriman data secara offline dan periodik melalui media Zip disk atau CD kemudian dilakukan proses ekspor/impor data melalui Sistem Integrator. Menghasilkan mendatabase untuk pelaporan DIKTI

Daftar Input/ Output Aplikasi yang diusulkan :

Pengelolaan :

• Pengeloaan Arsip Mata Kuliah

• Pengeloaan Arsip Dosen

• Pengelolaan Arsip Mahasiswa

• Pengelolaan Kartu Rencana Studi

• Pengelolaan Arsip Nilai

• Pengelolaan Arsip ujian Sidang

• Pengelolaan Arsip Nilai Ujian Negara

• Pengeloaan Arsip Kartu Rencana Ujian Negara

• Pengelolaan Arsip Ruang Kuliah/ Ujian

• Pengelolaan Arsip SPP

• Pengelolaan Data Penilaian Kinerja Dosen oleh mahasiswa



Laporan Untuk Mahasiswa

• Kartu Ujian Tengah Semester

• Kartu Ujian Akhir Semester

• Kartu Ujian Negara

• Kartu Rencana Studi

• Kartu Hasil Studi

• Kartu Tanda Mahasiswa

• Kartu Kemajuan Studi

• Transkrip Akademik

Laporan Untuk Dosen & Dosen Wali

• Daftar Mahasiswa per Dosen Wali

• Daftar Mahasiswa Aktif per Dosen Wali

• Daftar Mahasiswa Non Aktif per Dosen Wali

• Daftar IP Mahasiswa per dosen wali

• Beban mengajar Dosen/ Semester

Laporan untuk BAAK

• Daftar Kurikulum per Jurusan

• Daftar Mata Kuliah Ujian Negara

• Daftar perincian Nilai per Mata Kuliah

• Daftar Nilai Ujian Negara per Mata Kuliah

• Daftar Mahasiswa per Angkatan

• Daftar Mahasiswa per Program Kuliah

• Daftar Mahasiswa per Jurusan

• Daftar Mahasiswa Aktif

• Daftar Mahasiswa Non Aktif

• Daftar Mahasiswa berdasarkan IPK per Jurusan

• Daftar Mahasiswa yang sudah lunas Pembayaran

• Daftar Mahasiswa yang belum lunas Pembayaran

• Daftar Mahasiswa yang belum punya NIRM

• Daftar Mahasiswa Lulusan

• Daftar Mahasiswa Penerima Beasiswa

• Daftar Prestasi Mahasiswa per Angkatan

• Daftar Prestasi Mahasiswa per Jurusan

• Daftar Ruang Untuk Kuliah

• Daftar Ruang untuk Ujian



Laporan untuk BAAK

• Daftar Perkuliahan (Form jadwal kuliah/ kelas)

• Daftar Peserta Kuliah

• Daftar Hadir Kuliah Mahasiswa dan Dosen (Absensi Kuliah)

• Daftar Hadir Peserta Ujian Tengah Semester

• Daftar Hadir Peserta Ujian Akhir Semester

• Daftar Dosen berdasarkan status per semester

• Daftar Dosen Tetap/ Tidak Tetap

• Daftar Dosen yang tidak mengajar per semester

• Rekapitulasi Nilai Akhir Mata Kuliah

• Rekapitulasi Ujian Sidang per Jurusan

• Daftar Judul Skripsi per Jurusan

• Daftar Pengerjaan Ijazah

• Grafik Pertumbuhan Mahasiswa

• Grafik Pertumbuhan Dosen

• Grafik Pertumbuhan Lulusan

Mahasiswa, Dosen ataupun warga UNSGT lainnya yang teregister di aplikasi dapat mengakses informasi yang diinginkannya melalui web dengan menggunakan user id dan password. Setiap mahasiswa, dosen, dan karyawan UWMK dapat diregister suatu mail account yang dapat digunakannya sebagai suatu media komunikasi lewat email. Dengan adanya email account untuk setiap warga UNSGT, maka proses penyebaran informasi dan komunikasi menjadi semakin mudah. Informasi baru mengenai perkuliahan dapat secara otomatis dikirim ke alamat email tujuan. Untuk mewujudkan hal ini, maka perlu di buat suatu mail server.



Arsitektur Sistem

2.3.1. Arsitektur Aplikasi Arsitektur aplikasi yang dirancang pada dasarnya terdapat dua model komputasi, yaitu model komputasi 3-tier dan 2-tier. Pengembangan sistem informasi akademik online ini, akan diimplementasikan pada media (LAN) intranet dan internet, sehingga kedua macam model komputasi ini akan digunakan.

Untuk implementasi pada intranet, model yang paling menungkinkan digunakan adalah model komputasi dengan arsitektur 2-tier yang dikenal dengan nama client server. Model aplikasi 2-tier terdiri dari client tier dan database server tier. Pemrosesan dan logika aplikasi pada model komputasi 2-tier pada umumnya dilakukan di client tier, tetapi untuk mengurangi lalu lintas jaringan (komunikasi antara client dan server) dan beban client, maka sebagian proses dapat dilakukan pada sisi database server.

Tier 1DatabaseServer

Tier 2Application/

Logic Processing

Gambar 1 Model Komputasi 2-tier

2.3.2. Arsitektur Database Secara umum arsitektur database yang digunakan adalah relational database management system (RDBMS). Pemilihan arsitektur ini didasarkan pada kebutuhan kinerja, integritas data, kemudahan pemakaian dan kemudahan pengembangan.



2.3.3. Konfigurasi Sistem Secara konseptual gambaran umum konfigurasi operasional Sistem Informasi Akademik UNSGT dapat digambarkan dibawah ini :

DatabaseServer

Biro Administratsi Akademik

Biro Administratsi Keuangan Lokasi/

Gedung B

Lokasi/ Gedung C

Lokasi/ Gedung D

SystemIntegrator

WiredFibre OpticOffline Integration

Lokasi/Gedung A

Gambar 2 Konfigurasi Sistem

Deskripsi:

• Database Server (tempat penyimpanan data utama) ditempatkan di gedung A

• Pengguna pengendali data (Biro Administrasi Akademik dan Biro Administrasi Keuangan) berada dalam gedung A dengan koneksi kabel langsung (wired), menjamin kecepatan akses yang tinggi.

• Ada sebuah pilihan untuk gedung B, dikarenakan jaraknya cukup dekat, koneksi dapat dilakukan memakai fibre optic (opsional).

• Sementara gedung C dan D yang letaknya berjauhan yang idealnya menggunakan koneksi wireless (nirkabel) dan untuk saat ini belum ada rencana untuk implementasi jenis koneksi tersebut.

• Untuk Fakultas/Jurusan yang berada di gedung C dan D, integrasi data dapat dilakukan dengan pengiriman data secara offline dan periodik melalui media Zip disk atau CD kemudian dilakukan proses ekspor/impor data melalui Sistem Integrator.

• Data nilai tetap dikelola oleh pusat sekalipun untuk Fakultas/Jurusan di gedung B.

• Fakultas/Jurusan yang ada hanya diberikan kewenangan untung melakukan update data pribadi mahasiswa, daftar hadir perkuliahan, dan berita acara pelaksanaan perkuliahan.



2.3.4. Pertimbangan Perangkat Pertimbangan perangkat ini dimaksudkan untuk dapat menentukan tools terbaik ditinjau dari sisi kemampuan maupun dari sisi harga. Berdasarkan pertimbangan tersebut pula,maka keperluan tools software yang diperlukan untuk rancangan yang diajukan adalah sbb :

a. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server Standard Edition

b. Microsoft SQL Server 2000 Standard Edition sebagai database management system software.

c. Borland Delphi 5.0 Client/ Server Suite untuk tools development aplikasi intranet

d. PowerDesigner sebagai tools perancangan database.

2.3.5. Keuntungan Sistem Keuntungan yang diharapkan apabila sistem yang diusulkan ini berjalan baik di UNSGT adalah sebagai berikut :

• Integrasi data akademik dari masing-masing Fakultas/Jurusan

• Terpadunya sistem informasi akademik di UNSGT

• Pihak manajemen UNSGT dapat memperoleh informasi yang up to date dan akurat secara cepat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat untuk mengantisipasi setiap perkembangan akademik yang terjadi.

• Penyusunan rencana kerja menjadi lebih baik, karena berdasarkan data yang akurat

• Prosedur dapat dijalankan secara benar.

• Penyusunan berbagai report dan laporan dapat berjalan dengan lebih cepat dan akurat dengan adanya sistem informasi akademik yang terintegrasi

• Lebih siapnya lingkungan UNSGT (baik mahasiswa, dosen, karyawan, maupun manajemen UNSGT untuk mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi.



3. STATEMEN PEKERJAAN

3.1. User Detail Nama : Universitas Swadaya Gunung Djati

Alamat : Jl. Pemuda Cirebon

Contact Person : Rektor dan Pembantu Rektor I & II & III

3.2. Asumsi Dalam proposal ini, diasumsikan beberapa hal :

• Sistem Informasi akademik pada intranet diasumsikan dibangun dari awal, sedangkan pada internet (web site) merupakan pengembangan dari sistem tahap selanjutnya.

• Penggunaan Licensed Software dalam pengembangan SIMAK disediakan oleh pihak UNSGT. Kami akan membantu dalam penyediaannya apabila dibutuhkan.

• Pengadaan infrastructure networking dilakukan oleh pihak UNSGT. Kami akan membantu dalam hal rekomendasi pengadaan atau dalam penyediaannya apabila dibutuhkan.

3.3. Output Output dari proyek ini adalah :

• Fully functional application program, yaitu berupa program yang telah benar-benar running dan digunakan

• Infrastruktur SIMAK yang running well

• Comprehensive documentation (dokumen utama spesifikasi kebutuhan, dokumen desain dan user guide)

• Trained User.

3.4. Layanan Konsultasi Kami akan menyediakan semua tenaga ahli yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem ini. UNSGT berkewajiban menyediakan resourcenya untuk memberikan informasi yang dibutuhkan dan untuk membantu kelancaran proyek ini

3.5. Masa Garansi Untuk menjamin sistem berjalan sebagaimana mestinya, Kami akan memberikan garansi perbaikan apabila terdapat kesalahan teknis dalam penulisan aplikasi (bugs), kekeliruan dalam implementasi yang masih dalam batasan konteks pekerjaan yang disepakati, selama 6 bulan kedepan setelah sistem dinyatakan selesai oleh kedua belah pihak.

Kesepakatan Masa Garansi akan bersama-sama di tandatangani secara terpisah.

3.6. Join-Marketing & Join-Developing Pihak Kami akan menyambut baik apabila ada ajuan dari pihak UNSGT untuk sama-sama memasarkan serta ikut dalam proses pembangunan (disesuaikan dengan kemampuan tim UNSGT) berdasarkan produk akademik seperti yang telah diimplementasikan di UNSGT oleh Kami.

Kesepakatan Join-Marketing & Join-Developing akan bersama-sama di tandatangani secara terpisah pada saatnya.



3.7. Program Incubator Pihak Kami akan menyambut baik apabila tim sistem akademik di UNSGT bersedia dan dapat menguasai sistem akademik lebih lanjut dalam pengembangan pemasaran ke pihak/institusi lain secara mandiri.

Program Incubator adalah tim sistem akademik di UNSGT telah mampu memasarkan, mengimplementasi dan memelihara sistem di perguruan tinggi lainnya berdasarkan kode program (source code) yang diberikan PTAmsi dan CV EraData.

PT. Amsi & CV EraData berhak mendapat royalty dari setiap produk yang terjual oleh pihak UNSGT.

Pihak UNSGT menjual produk secara utuh terkompilasi (tidak memberikan source code) kepada pembeli produk.

Program Incubator dapat dilakukan oleh pihak UNSGT apabila telah sedikitnya terlibat dalan program Join-Marketing & Join-Developing sekurang-kurangnya 2 (kali). Setelah itu akan dilakukan penilaian secara teknis kesiapan UNSGT untuk program incubator tersebut lebih lanjut.

Kesepakatan Program Incubator akan bersama-sama di tandatangani secara terpisah pada saatnya.



3.8. Pelaksanaan Pekerjaan Pelaksanaan Pekerjaan akan dilakukan di lokasi pengembangan diperusahaan PT Amsi dan CV Eradata.

Waktu pembangunan dijelaskan secara garis besar, pengembangan system (desain, coding) akan memakan waktu 3 bulan, 1 bulan tambahan diperlukan untuk tahapan integrasi, instalasi dan evaluasi system.

Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV No Uraian Kegiatan

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Analisa Bisnis 2 Analisa System 3 Analisa Programming 4 Analisa Laporan 5 Programming 6 Programming Laporan 7 Testing Program 8 Uji Coba / Evaluasi 9 Network Support 10 Dokumentasi 11 Pengemasan 12 Pelatihan

3.9. Biaya Untuk Pembangunan kedua sistem tersebut, kami ajukan down payment (DP) sebesar minimal 40 % dari keseluruhan nilai proyek (Biaya Pembangunan dan Biaya Akomodasi) Biaya Pembangunan

No Item Durasi (bulan) Jumlah

1 System Analyst 3 10.000.000 2 System Report Analyst 3 5.500.000 3 System Programmer 4 5.000.000 4 System Report Programmer 3 3.000.000 5 Network Integrator 1 3.500.000 6 Program Tester 4 2.000.000 7 Help Desk/System Support 4 2.000.000 8 Dokumentator 2 1.500.000 9 Procedure/ Source Code Documentator 2 2.000.000 10 Alat/bahan 1 1.000.000

TOTAL 36.500.000



Termin Pembayaran Tahapan (termin) pembayaran dilakukan sebagai berikut :

• 40 % sebagai DP pada saat terjadi agreement pengerjaan • 35 % saat serah terima instalasi dan integrasi • 25 % saat serah terima pelatihan dan optimasi

4. Contact Information Amir Hamzah :

Eradata : 022 – 76743214 (Bp. Tommy)

5. Penutup

Demikian surat penawaran ini saya sampaikan dan masih menunggu perkembangan dari bapak untuk tahapan selanjutnya. Terima Kasih.

Cirebon, 4 Juli 05

Amir Hamzah,SE Marketing


SI-Akademik

Documents

Transcript of SI-Akademik