68

BAB IV PEMBANGUNAN ARSITEKTUR ENTERPRISE

IV.1. Arsitektur Model Bisnis

Pendefinisian arsitektur model bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi proses

bisnis yang membutuhkan dukungan SI/TI sehingga keselarasan antara teknologi

informasi dengan strategi bisnis dapat tercapai.

IV.1.1. Arsitektur Proses Binis

Arsitektur proses bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan

proses bisnis yang dilakukan oleh enterprise. Peningkatan efisiensi dan

competitive dalam bisnis membutuhkan dukungan teknologi informasi yang tepat

dalam menjalankan bisnis. Dukungan teknologi informasi dapat mengintegrasikan

dan mengotomatisasi proses bisnis sehingga akan mengurangi waktu siklus bisnis,

meningkatkan efisiensi dan daya saing serta meningkatkan kepuasan customer.

Oleh karena itu perlu dilakukan perancangan ulang terhadap proses bisnis yang

bertujuan untuk mencapai tindakan perbaikan terhadap performansi bisnis dengan

memaksimalkan kegiatan yang value-added (kegiatan yang memberikan value

kepada customer) dan meminimalkan kegiatan non-value-added (kegiatan-

kegiatan yang tidak perlu) dengan dukungan SI/TI. Adapun peran dari SI/TI

dalam merancang ulang proses bisnis adalah :

a. Dapat memotong kegiatan-kegiatan yang non-value-added

b. Menyederhanakan kegiatan-kegiatan proses bisnis.

c. Mengintegrasikan proses yang saling berhubungan

d. Melakukan otomatisasi kegiatan untuk mempercepat proses dan

menyediakan layanan yang berkualitas untuk customer

Berdasarkan analisis terhadap proses bisnis yang telah dilakukan pada bab

sebelumnya maka dapat dipetakan dan diidentifikasi proses bisnis yang

memerlukan dukungan SI/TI sebagai berikut :

69

1. Fungsi Akademik

Berdasarkan analisis proses bisnis yang dilakukan pada fungsi akademik

khususnya pada proses administrasi akademik pada bab sebelumnya,

menunjukkan bahwa kegiatan administrasi akademik belum dilakukan dengan

efisien karena banyak terdapat kegiatan-kegiatan non-value-added, karena itu

perlu dilakukan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Tabel

IV.1 merupakan deskripsi dari proses-proses administrasi akademik yang dapat

dikelola dengan dukungan teknologi informasi.

Tabel IV.1 Deskripsi Proses Administrasi Akademik

No Deskripsi

Proses Pelaku Proses

KickOff Event Sistem yang terlibat

Hasil Proses

1. Perencanaan Akademik

BAAK Merencana kegatan akademik

Sistem perencanaan akademik

Kurikulum, kalender akademik, Alokasi matakuliah dan dosen

2. Pendaftaran mahasiswa baru

BAAK

Calon mahasiswa mendaftar

Sistem pendaftaran PMB

Calon mahasiswa mendapatkan kartu USM

3. Registrasi mahasiswa baru

BAAK Mahasiswa mendaftar ulang

Sistem registrasi, Sistem Pembayaran biaya kuliah

Status mahasiswa menjadi terdaftar

4. Pendaftaran ulang mahasiswa

BAAK Mahasiswa mendaftar ulang

Sistem registrasi, Sistem Pembayaran biaya kuliah

Status mahasiswa menjadi terdaftar

5. Penyusunan jadwal kuliah

BAAK Menyusun jadwal kuliah

Sistem penjadwalan kuliah

Jadwal kuliah

6. Bimbingan akademik

BAAK Mahasiswa melakukan bimbingan akademik

Sistem bimbingan akademik

Persetujuan matakuliah dan bimbingan

7. Proses rencana studi

BAAK Mahasiswa mengontrak matakuliah

Sistem Rencana studi

Mahasiswa mendapatkan KRS

8. Pengolahan nilai

BAAK Penerimaan nilai dari dosen matakuliah

Sistem Pengolahan nilai

Mahasiswa mendapatkan KHS dan Transkrip nilai

9. Pelaporan akademik

BAAK Melaporkan kondisi akademik

Sistem pelaporan akademik

Laporan akademik

10. Pendaftaran wisuda

BAAK Mahasiswa mendaftar wisuda

Sistem pendaftaran wisuda

Status dan bukti pendaftaran wisuda.

70

Aliran kegiatan dalam setiap proses binis dapat dimodelkan dengan menggunakan

diagram swimlane. Pada penelitian ini dikemukan sebuah contoh dari aliran

kegiatan pada proses pendaftaran ulang mahasiswa yang akan datang (to-be)

seperti pada gambar IV.1.

Gambar IV.1 Proses pendaftaran ulang mahasiswa (to-be)

Berdasarkan pada gambar IV.1 dapat dijelaskan rangkaian kegiatan pada proses

pendaftaran ulang mahasiswa sebagai berikut :

a. Mahasiswa membayar biaya kuliah pada bank dan no. rekening yang telah

ditetapkan dan menyerahkan tanda bukti setoran ke bagian keuangan.

b. Bagian keuangan akan menginputkan data pembayaran dan meng-update

status keuangan mahasiswa.

c. Mahasiswa melakukan bimbingan akademik dan kontrak matakuliah

dengan dosen PA secara on-line.

d. Mahasiswa menginputkan matakuliah yang dikontrak secara on-line di

dimana saja yang terhubung dengan sistem informasi akademik kemudian

mencetak KRS.

e. Mahasiswa menemui dosen PA untuk pengesahan KRS dan memberikan 1

rangkap KRS untuk diarsipkan oleh dosen PA

Jika aliran rangkaian kegiatan tersebut digambarkan pada unit-unit organisasi

yang terlibat, maka dapat dilihat pada gambar IV.2

71

Gambar IV.2 Proses pendaftaran ulang mahasiswa pada unit organisasi (to-be)

Dari gambar IV.2 dapat dijelaskan aliran proses sebagai berikut :

1. Setelah membayar biaya kuliah, mahasiswa menyerahkan tanda bukti

pembayaran ke bagian keuangan. Bagian keuangan mengupdate status

pembayaran mahasiswa.

2. Mahasiswa melakukan bimbingan akademik dan kontrak matakuliah

dengan dosen PA, kemudian mahasiswa menginputkan matakuliah yang

dikontrak secara on-line di dimana saja yang terhubung dengan sistem

informasi akademik, mencetak KRS dan meminta tandatangan persetujuan

PA.

3. Proses pendaftaran ulang mahasiswa selesai.

2. Fungsi Sosialisasi

Fungsi sosialisasi perguruan tinggi merupakan fungsi penting bagi kesuksesan

organisasi untuk membangun kepercayaan masyarakat. Sosialisasi perguruan

tinggi bertujuan untuk memperkenalkan perguruan tinggi kepada masyarakat luas.

Kegiatan sosialisasi dapat dilakukan dengan memperkenalkan perguruan tinggi

pada sekolah-sekolah menengah atas (SMU/SMK) atau melalui website STIKOM

DB ataupun melalui kegiatan sosialisasi lainnya. Adapun proses-proses yang

dilakukan pada proses sosialisasi dapat dilihat pada tabel IV.2

72

Tabel IV.2 Deskripsi Proses Sosialisasi

No Deskripsi

Proses Pelaku Proses

KickOff Event Sistem yang terlibat

Hasil Proses

1. Perencanaan Sosialisasi

Bagian Promosi dan Humas

Merencanakan kegiatan sosialisasi

Sistem Sosialisasi

Rencana sosialisasi

2. Kegiatan sosialisasi

Bagian Promosi dan Humas

Melakukan kegiatan sosialisasi

Sistem Sosialisasi

Informasi kegiatan sosialisasi

3. Pelaporan sosialisasi

Bagian Promosi dan Humas

Melaporkan kegiatan sosialisasi

Sistem Sosialisasi

Laporan kegiatan sosialisasi

3. Fungsi Pelayanan Alumni

Fungsi pelayanan alumni bertujuan untuk melakukan proses-proses yang

berhubungan dengan kegiatan pelayanan terhadap alumni meliputi proses

pendataan alumni, pengadaan program peningkatan keahlian melalui pelatihan-

pelatihan, penyediaan informasi pekerjaan dari mitra bisnis serta proses

penyaluran alumni pada mitra bisnis yang membutuhkan. Tabel IV.3 merupakan

deskripsi proses bisnis untuk pelayanan alumni.

Tabel IV.3 Deskripsi Proses Pelayanan Alumni

No Deskripsi

Proses Pelaku Proses

KickOff Event

Sistem yang terlibat

Hasil Proses

1. Pendataan alumni

Bagian STIKOM Carrer

Mendata alumni

Sistem pelayanan alumni

Informasi alumni

2. Program peningkatan skill

Bagian STIKOM Carrer

Kebutuhan peningkatan skill

Sistem pelayanan alumi

Informasi dan kegiatan peningkatan skill

3. Penyaluran alumni

Bagian STIKOM Carrer

Menyalurkan alumni

Sistem penyaluran alumni

Informasi penyaluran alumni

73

4. Fungsi Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia merupakan faktor pendukung utama terlaksananya proses

akademik, karena itu perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan sumber daya

manusia dapat dilakukan dengan menyusun dan menetapkan kebijakan dan proses

pengelolaan sumber daya manusia yang efisien dan efektif. Penetapan proses ini

harus mengacu pada peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah serta

transparan dan akuntabel berbasiskan pada kesejahteraan dan keadilan. Tabel IV.4

merupakan proses-proses untuk pengelolaan sumber daya manusia.

Tabel IV.4 Deskripsi Proses Pengelolaan Sumber Daya Manusia

No Deskripsi Proses

Pelaku Proses

KickOff Event Sistem yang terlibat

Hasil Proses

1. Perencanaan SDM

Bagian SDM

Merencanakan kebutuhan SDM

Sistem perencanaan SDM, Sistem Perencanaan akademik

Kebutuhan SDM (Dosen dan Staff pegawai lainnya)

2. Rekrutmen pegawai

Bagian SDM

Merekrut karyawan

Sistem rekrutmen

Karyawan

3. Penempatan pegawai

Bagian SDM

Mengalokasikan SDM

Sistem alokasi pegawai

Alokasi pegawai

4. Administrasi pegawai

Bagian SDM

Mencatat data pegawai

Sistem administrasi pegawai

Data Pegawai

5. Proses penggajian

Bagian SDM

Menentukan gaji pegawai

Sistem penggajian

Gaji, Slip gaji pegawai

6. Proses evaluasi pegawai

Bagian SDM

Mengevaluasi kinerja pegawai

sistem evaluasi pegawai

Kinerja dan prestasi pegawai

7. Proses Pengembangan pegawai

Bagian SDM

Menentukan kebutuhan pengembangan pegawai

Sistem pengembangan karyawan

Informasi/data pelatihan dan pendidikan yang diikuti pegawai

8. Pelaporan SDM

Bagian SDM

Melaporkan pegawai

Sistem pelaporan pegawai

Laporan SDM

74

5. Fungsi Keuangan

Berdasarkan UU BHP (Undang-Undang Badan Hukum Pendidikan), perguruan

tinggi harus mengelola keuangannya secara mandiri dan independent terhadap

yayasan serta akan diaudit oleh audit independent. Ini merupakan pedoman untuk

pengelolaan keuangan institusi perguruan tinggi. Berdasarkan hal ini, untuk

idealnya STIKOM DB harus mengelola keuangannya secara mandiri dan terlepas

dari yayasan. Dengan demikian fungsi keuangan yang menjadi tanggungjawab

puket II harus dijalankan dengan baik serta dikembangkannya sebuah sistem

pengelolaan keuangan yang sehat, transparan, dan akuntabel.

Untuk itu perlu ditetapkan kebijakan dan proses pengelolaan keuangan yang

efisien, efektif, transparan dan akuntabel dengan dukungan teknologi informasi.

Tabel IV.5 merupakan proses-proses untuk pengelolaan keuangan.

Tabel IV.5 Deskripsi Proses Pengelolaan Keuangan

No Deskripsi Proses

Pelaku Proses

KickOff Event Sistem yang terlibat

Hasil Proses

1. Penyusunan anggaran

Bagian Keuangan

Menyusun anggaran

Sistem perencanaan keuangan,

Anggaran keuangan

2. Pembukuan keuangan

Bagian Keuangan

Mencatat aliran kas

Sistem akuntansi keuangan

Catatan aliran kas

3. Monitoring dan evaluasi

Bagian Keuangan

Memonitor dan mengevaluasi aliran kas

Sistem monitoring dan evaluasi

Hasil Evaluasi

4. Pelaporan keuangan

Bagian Keuangan

Melaporkan kondisi keuangan

Sistem akuntansi keuangan.

Laporan keuangan

6. Fungsi Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana adalah unsur penunjang dalam pelaksanaan tri dharma

perguruan tinggi, yang mencakup bangunan, perabotan, peralatan (perangkat

keras dan lunak) dan sistem pengamanan aset dan kampus. Sesuai dengan visi dan

misinya maka suatu perguruan tinggi membutuhkan pengembangan suatu sistem

pengelolaan sarana dan prasarana yang baik yang mencakup perencanaan,

pengadaan, pendataan, pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, serta

pemutahiran semua sarana dan prasarana. Perguruan tinggi juga harus memiliki

75

panduan khusus mengenai kelengkapan dan kecukupan sarana dan prasarana yang

dibutuhkan, termasuk sistem klasifikasi, inventarisasi dan informasi

keberadaannya begitu juga dokumen kepemilikan hibah, sewa atau pinjam yang

dinyatakan dalam surat kesepakatan antara perguruan tinggi dan pihak terkait

dengan kepastian hukum yang jelas.

Perguruan tinggi juga harus memiliki sistem pengelolaan sarana dan prasarana

yang efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi informasi, mencakup

sistem inventarisasi yang lengkap dan pelaporan secara berkala dari unit

pelaksana kepada pihak manajemen. Dengan demikian perlu ditetapkan kebijakan

dan proses untuk pengelolaan sarana dan prasarana yang efisien dan efektif. Tabel

IV.6 merupakan deskripsi proses untuk pengelolaan saran dan prasarana.

Tabel IV.6 Deskripsi Proses Pengelolaan Sarana dan Prasarana

No Deskripsi

Proses Pelaku Proses

KickOff Event

Sistem yang terlibat

Hasil Proses

1. Perencanaan sarana dan prasarana

Bagian Sarana dan Prasarana

Menentukan kebutuhan sarana dan prasarana

Sistem perencanaan sarana dan prasarana

Rencana pengadaan sarana dan prasarana

2. Proses Pengadaan sarana dan prasarana

Bagian Sarana dan Prasarana

Rencana pengadaan sarana dan prasarana

Sistem pengadaan sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana

3. Pencatatan sarana dan prasarana

Bagian Sarana dan Prasarana

Mencatat data sarana dan prasarana

Sistem pencatatan sarana dan prasarana

Data sarana dan prasarana

4. Proses monitoring dan evaluasi

Bagian Sarana dan Prasarana

Memonitor sarana dan prasarana

Sistem monitoring sarana dan prasarana

Hasil monitoring sarana dan prasarana

5. Proses pelaporan

Bagian Sarana dan Prasarana

Melaporkan kondisi sarana da prasarana

Sistem pencatatan, Sistem pelaporan

Laporan sarana dan prasarana

76

IV.1.2. Interaksi Proses Bisnis

Interaksi proses bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi keterkaitan antar proses

bisnis. Keterkaitan antar proses bisnis ini dapat ditentukan dengan

mengidentifikasi kebutuhan data/informasi yang terkait dengan proses tersebut

baik berupa penciptaan (create) data oleh sebuah proses atau penggunaan data

oleh proses lainnya. Dengan mengidentifikasi keterkaitan antar proses maka dapat

ditentukan integrasi proses yang diperlukan dalam rangka meningkatkan efisiensi

dan efektifitas bisnis.

Arsitektur integrasi proses bisnis penting dalam rangka penyelarasan antara bisnis

dan teknologi informasi yang dimulai dengan pemodelan proses bisnis yang dapat

dipahami oleh para pelaku bisnis dan staf teknologi informasi. Proses kemudian

diotomatisasi berdasarkan model tersebut. Hal ini akan mengurangi adanya

kesalahan interpretasi terhadap kebutuhan bisnis atau kesalahan proses. Proses

dapat tersebar diantara unit bisnis sehingga tidak hanya satu atau sekelompok

orang saja yang memiliki suatu end-to-end process. Model proses bisnis akan

menyajikan pemahaman mengenai bagaimana bisnis dilakukan di dalam

enterprise dan harus dikelola sebagai aset yang bernilai.

Interaksi proses bisnis dapat diidentifikasi dengan membuat sebuah matriks proses

bisnis terhadap proses bisnis itu sendiri. Setiap sel akan diisi dengan data/

informasi yang terkait dengan proses tersebut baik itu data/informasi yang

diciptakan (create) oleh proses ataupun yang digunakan oleh proses. Gambar IV.3

merupakan matriks interaksi antar proses bisnis.

77

Gambar IV.3 Matriks interaksi antar proses

78

Berdasarkan gambar IV.3 dapat dilihat bahwa sebuah proses bisnis dapat

berhubungan dengan proses lainnya melalui data/informasi yang dibutuhkan.

Sebagai contoh proses pendaftaran mahasiswa baru membutuhkan data kapasitas

penerimaan, jadwal pendaftaran, kelender akademik dan informasi akademik yang

dihasilkan oleh proses perencanaan akademik.

Keterangan data/informasi yang terdapat dalam matriks dapat dilihat pada tabel

IV.7 berikut ini :

Tabel IV.7 Keterangan Data/Informasi

Data/ Informasi

Keterangan Data/ Informasi

Keterangan

KP Kapasistas Penerimaan AN Anggaran JK Jadwal Kuliah IPM Informasi Pembayaran DM Data Mahasiswa AA Anggaran Akademik SK Status Keuangan ABS Anggaran Biaya SDM CM Calon Mahasiswa ASP Anggaran Sarana

Prasarana (SP) DK Data Matakuliah/kurikulum BP Biaya Pendidikan PA Pembimbing Akademik BD Biaya Pendaftaran PMB JP Jumlah peserta PMB BS Biaya Sosialisasi KA Kalemder Akademik BPG Biaya Program Skill N Nilai BR Biaya Rekrutmen IA Informasi Akademik AK Aliran Kas DW Data Wisudawan KSP Kebutuhan SP DA Data Alumni RSP Rencana SP RS Rencana Sosialisasi DSP Data SP IS Informasi kegiatan sosialisasi BPT Biaya Pelatihan SDM DA Data Alumni LK Laporan Keuangan DP Data Program Skill DR Data Rekrutmen SDM IP Informasi pekerjaan DA Data Alokasi SDM KD Kebutuhan Dosen DT Data Pelatihan/Training KP Kebutuhan SDM IK Informasi kinerja SDM DD Data Dosen G Data Gaji DP Data SDM

79

IV.2. Arsitektur Data

Setelah membangun arsitektur bisnis, tahap berikutnya adalah membangun

arsitektur data. Arsitektur data bertujuan untuk mengidentifikasi dan

mendefinisikan kebutuhan enterprise terhadap data yang mendukung fungsi

bisnis. Pendefinisian data yang dibutuhkan oleh enterprise merupakan langkah

pertama dari perancangan arsitektur sistem informasi karena kualitas data

merupakan produk dasar dari fungsi-fungsi sistem informasi. Arsitektur data

menggambarkan seluruh entitas data yang akan dihasilkan, dikelola dan

digunakan oleh semua fungsi/proses bisnis.

IV.2.1. Daftar Entitas Data

Pembangunan arsitektur data dimulai dengan mengidentifikasi semua entitas data

yang akan dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh semua fungsi bisnis. Entitas

data adalah objek (orang, tempat, konsep, benda atau event) yang mempunyai arti

(informasi) dalam konteks bisnis yang mana data-datanya dapat disimpan. Pada

tahap ini akan dibuat daftar semua kandidat entitas data berdasarkan fungsi bisnis

utama dan fungsi bisnis pendukung (entitas bisnis) yang telah didefinisikan

sebelumnya. Identifikasi entitas data ini juga memperhatikan katalog sumber daya

informasi yang telah dimiliki oleh enterprise. Berdasarkan fungsi bisnis dan

katalog sumber daya informasi yang telah didefinisikan sebelumnya, maka dapat

dibuat daftar entitas data seperti tabel IV.8

Berdasarkan tabel IV.8 maka dapat diidentifikasi bahwa entitas data yang

dibutuhkan oleh bisnis sebanyak 47 entitas data.

80

Tabel IV.8 Daftar Entitas Data

IV.2.2. ERD (Entity Relationship Diagram)

Suatu entitas data akan memiliki keterhubungan dengan entitas data lainnya,

karena adanya saling ketergantungan. Untuk menggambarkan hubungan antar

entitas data tersebut maka akan dibangun model data koseptual dengan

menggunakan diagram ERD. ERD merupakan diagram yang menggambarkan

hubungan antar entitas data secara logik. Sebuah entitas data dapat terlibat dalam

lebih dari satu area fungsi, karena itu beberapa ERD dapat menggunakan entitas

data yang sama.

Gambar IV.4 merupakan ERD untuk fungsi Operasional Akademik sedangkan

untuk fungsi bisnis yang lain dapat dilihat pada lampiran E.

81

Gambar IV.4 ERD fungsi operasional akademik

82

IV.2.3. Matrik Pemetaan Entitas Data dan Fungsi Bisnis

Keterhubungan setiap entitas data dengan fungsi bisnis dapat ditentukan dengan

mengidentifikasi setiap entitas data yang dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh

masing-masing fungsi bisnis. Untuk itu dibuat matriks yang memetakan entitas

data terhadap fungsi bisnis yang telah ditentukan sebelumnya. Setiap sel diberi

penanda ‘C’ untuk entitas data yang dihasilkan oleh fungsi bisnis, ‘U’ untuk

entitas data yang di-update atau dikelola oleh fungsi dan ‘R’ untuk entitas data

yang digunakan oleh fungsi. Matrik pemetaan entitas data dan fungsi bisnis untuk

STIKOM DB dapat dilihat pada gambar IV.5.

IV.2.4. Arsitektur Informasi

Arsitektur informasi dapat didefinisikan dengan mengidentifikasi sistem informasi

dan sub-sub sistem yang akan dikembangkan. Identifikasi ini dapat menggunakan

sebuah diagram yang memperlihatkan hubungan antar entitas data dan proses

pada sistem. Arsitekur informasi memungkinkan organisasi untuk mengerti

kebutuhan data dari subsistem pada saat pengembangan subsistem untuk

memaksimalkan sharing data.

Langkah pertama dalam menentukan arsitektur informasi adalah mengidentifikasi

sistem utama berdasarkan matriks hubungan entitas data dengan fungsi/proses

bisnis yang telah dibuat (gambar IV.5). Kemudian entitas data yang diberi

penanda ‘C’ atau ‘CUR’ dikelompokkan berdasarkan fungsi bisnis yang meng-

create-nya sehingga terbentuk kelompok data yang dibutuhkan dalam setiap area

fungsi bisnis.

Suatu sistem akan saling berhubungan dengan sistem lainnya karena terdapatnya

kebutuhan entitas data dari satu sistem dengan sistem yang lain dan hal ini dapat

melibatkan satu atau lebih sistem. Sebagai contoh entitas data pembayaran biaya

kuliah dibutuhkan oleh sistem operasional akademik dan sistem keuangan.

Kebutuhan entitas data ini ditandai dengan penanda ‘U’ atau ‘R’. Berdasarkan

kebutuhan data dari masing-masing sistem akan ditentukan aliran data yang dapat

mendefinisikan keterhubungan antar sistem. Dengan demikian dapat didefinisikan

arsitektur informasi seperti yang terdapat pada gambar IV.6.

83

Gambar IV.5 Matriks fungsi bisnis terhadap data

84

Gambar IV.6 Arsitektur informasi

85

Berdasarkan arsitektur informasi pada gambar IV.6, maka dapat diidentifikasi

sistem-sistem utama yang akan dikembangkan adalah :

1. Sistem penerimaan mahasiswa baru.

2. Sistem operasional akademik

3. Sistem penglepasan mahasiswa

4. Sistem sosialisasi

5. Sistem pelayanan alumni

6. Sistem sumber daya manusia

7. Sistem keuangan

8. Sistem sarana dan prasarana.

IV.3. Arsitektur Aplikasi

Arsitektur aplikasi akan mengidentifikasi dan mendefinisikan aplikasi-aplikasi

utama yang dibutuhkan oleh enterprise untuk mengelola data dan mendukung

fungsi bisnis. Arsitektur aplikasi merupakan kolom kedua dari Zachman

Framework yang dilihat dari sudut pandang proses. Arsitektur aplikasi dibangun

berdasarkan arsitektur data dan arsitektur informasi yang telah dibangun serta

fungsi bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pembangunan arsitektur aplikasi juga menggunakan framework pengelolaan

portofolio aplikasi untuk menentukan strategi sistem informasi terhadap strategi

bisnis yang dikemukakan oleh Ward [18] karena framework ini memiliki

kesamaan dan keterkaitan dengan metodologi EAP yaitu strategi sistem informasi

ditentukan oleh dorongan bisnis.

IV.3.1. Daftar Kandidat Aplikasi

Pembangunan arsitektur aplikasi dimulai dengan mengidentifikasi kandidat

aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung proses bisnis

yang dapat diotomatisasi dengan dukungan teknologi informasi. Identifikasi

kandidat aplikasi dilakukan dengan memperhatikan entitas data, proses bisnis dan

katalog sumber daya informasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Aplikasi-

aplikasi yang dibutuhkan untuk mendukung setiap fungsi bisnis dapat

86

dikelompokkan ke dalam sebuah sistem informasi fungsional dan diberi nama

sesuai dengan fungsi yang didukungnya seperti sistem informasi akademik, sistem

informasi keuangan dan seterusnya. Hal ini juga dilakukan dengan

memperhatikan arsitektur informasi yang telah dibangun sebelumnya. Tabel IV.9

merupakan daftar kandidat aplikasi pada STIKOM DB.

Tabel IV.9 Daftar Kandidat Aplikasi

87

Berdasarkan tabel IV.9 maka dapat diidentifikasi bahwa jumlah aplikasi yang

dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis sebanyak 32

aplikasi.

Dari tabel kandidat aplikasi (tabel IV.9), dapat dilihat bahwa Sistem Informasi

Akademik akan mengelola dua fungsi bisnis utama yaitu operasional akademik

dan penglepasan mahasiswa. Aplikasi yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi

bisnis tersebut dapat digambarkan seperti gambar IV.7. Dari katalog sistem

informasi diperoleh bahwa aplikasi yang sudah ada adalah

a. Aplikasi pendaftaran ulang mahasiswa

b. Aplikasi rencana studi

c. Aplikasi administrasi perkuliahan

d. Aplikasi pengolahan nilai

e. Aplikasi pelaporan akademik

f. Aplikasi cetak Transkrip & Ijazah

Sedangkan aplikasi baru yang perlu dikembangkan adalah:

a. Aplikasi kurikulum

b. Aplikasi Jadwal kuliah

c. Aplikasi bimbingan akademik

d. Aplikasi pendaftaran wisuda

Aplikasikurikulum

AplikasibimbinganAkademik

Aplikasijadwalkuliah

AplikasiPendaftaran

wisuda

Operasional Akademik

Sistem Informasi Akademik

Penglepasanmahasiswa

Pengolahan nilai

Aplikasiheregistrasimahasiswa

Rencana Studi

Aplikasi CetakTranskrip&

iajzah

AdministtrasiPerkuliahan

Pelaporanakademik

Gambar IV.7 Sistem informasi akademik

88

IV.3.2. Deskripsi Aplikasi

Setiap aplikasi yang telah didefinisikan pada tabel IV.9 dideskripsikan secara

lengkap dengan menjelaskan maksud dan tujuan dari masing-masing aplikasi

tersebut. Tabel IV.10. merupakan cuplikan dari deskripsi aplikasi sistem informasi

pendaftaran mahasiswa baru. Deskripsi lengkap dapat dilihat dalam lampiran F.

Tabel IV.10 Deskripsi Aplikasi

No Aplikasi Deskripsi dan Tujuan

1 Aplikasi Pendaftaran PMB

Merupakan aplikasi yang menangani pendaftaran calon mahasiswa. Bertujuan untuk memudahkan bagian akademik dalam melayani pendaftaran mahasiswa baru.

2 Aplikasi Pengolahan hasil USM

Merupakan aplikasi yang menangani proses pengolahan hasil ujian saringan masuk bagi mahasiswa baru. Bertujuan agar proses pengolahan hasil ujian saringan masuk dapat dilakukan dengan mudah dan cepat

3 Aplikasi Registrasi Mahasiswa baru

Merupakan aplikasi yang menangani proses pendaftaran ulang mahasiswa baru dan pendataan mahasiswa. Bertujuan agar proses pendaftaran ulang mahasiswa baru dapat dilakukan dengan cepat dan secara automatisasi

IV.3.3. Analisis Dampak Aplikasi Terhadap Sistem Legacy

Analisis dampak aplikasi bertujuan untuk menentukan pengaruh dari aplikasi yang

diusulkan terhadap aplikasi legacy yang telah didefinisikan pada katalog sistem

informasi. Dampak terhadap aplikasi legacy dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu:

dipertahankan, upgrade/optimasi, modifikasi, dan diganti. Berdasarkan katalog

sistem informasi yang telah didefinisikan dan daftar aplikasi yang diusulkan pada

tabel IV.9 maka analisis dampak aplikasi terhadap sistem/aplikasi legacy seperti

tabel IV.11

89

Tabel IV.11 Analisis Dampak Arsitektur Aplikasi Terhadap Sistem Legacy

90

Berdasarkan analisis dampak dari aplikasi terhadap sistem legacy pada tabel IV.11

dapat dilihat bahwa 7 (tujuh) aplikasi pada sistem legacy tetap dipertahankan

dengan pertimbangan bahwa aplikasi tersebut masih layak digunakan dan juga

untuk menghemat biaya investasi pengembangan sistem dan 2 (dua) aplikasi

ditingkatkan kemampuanya.

IV.4. Arsitektur Teknologi

Tujuan dari arsitektur teknologi adalah untuk mendefinisikan jenis-jenis teknologi

utama yang diperlukan oleh enterprise untuk menyediakan sebuah lingkungan

bagi aplikasi-aplikasi yang mengelola data.

IV.4.1. Prinsip dan Landasan Teknologi

Langkah awal yang dilakukan dalam membangun arsitektur teknologi adalah

dengan mendefinisikan landasan dan prinsip teknologi seperti pada tabel IV.12.

Tabel IV.12 Prinsip dan Landasan Teknologi

Kelompok Prinsip Perangkat Keras (Jenis Komputer, Perangkat imput/output dan Media Simpanan)

1. Perangkat keras andal untuk mendukung bisnis saat ini dan mampu beradaptasi terhadap perkembangan teknologi di masa mendatang sehingga tidak cepat usang (obsolete)

2. Perangkat keras harus dapat menunjang kebutuhan akan efisiensi dan efektivitas kerja.

3. Perangkat keras dapat mendukung teknologi client-server. 4. Pemeliharaan atas setiap komputer dan server dilakukan secara

rutin Perangkat Lunak (Sistem Operasi, DBMS, Bahasa Pemrograman, Aplikasi)

1. Perangkat lunak mendukung teknologi client-server. 2. Perangkat lunak mampu beradaptasi dengan lingkungan yang

handal dari gangguan baik fisik maupun logik yang mengakibatkan kerusakan.

3. Sistem operasi bersifat portable (dapat beroperasi pada berbagai platform dari berbagai vendor), scalable (dapat beroperasi pada berbagai jenis komputer), interoperable (dapat beroperasi pada lingkungan yang heterogen) dan compatible (dapat mempertahankan investasi yang telah dilakukan dan dapat mendukung integrasi dengan komponen teknologi yang lebih maju)

4. Sistem operasi dapat mendukung tools pengembangan sistem dan beragam perangkat lunak aplikasi

5. DBMS harus mampu mengakomodasi kebutuhan dan transaksi data dengan toleransi terhadap kegagalan yang baik.

91

6. Data dimiliki oleh enterprise bukan oleh suatu bagian atau suatu unit organisasi.

7. Data yang sama hanya diciptakan sekali, tidak redundan dan harus konsisten.

8. Administrasi data dilakukan secara terpusat dan dapat dipakai bersama dari berbagai lokasi dan harus tetap konsisten.

9. Implementasi basis data dilakukan dengan menggunakan teknologi basis data relasional, dan aksesnya menggunakan Standard Query Language (SQL).

10. Informasi yang tersimpan secara online tersedia terus-menerus dan di-update secara berkala.

11. Pengaksesan terhadap data dan aplikasi dibatasi oleh hak akses user.

12. Data harus mudah dipelihara, di backup dengan dukungan teknologi.

13. Bahasa pemrograman mendukung teknik pengembangan berorientasi objek dan metode information engineering.

14. Bahasa pemrograman dapat menghasilkan aplikasi yang bersifat Graphical User Interface (GUI)

15. Implementasi aplikasi serta basis data menggunakan teknologi Client-Server.

16. Implementasi aplikasi-aplikasi baru yang bertugas menyediakan informasi secara online dan cepat, dilakukan dengan menggunakan teknologi intranet dan teknologi berbasis web.

17. Aplikasi yang bersifat operasional kunci dan terlibat erat dengan operasi-operasi kritis harus memiliki kemampuan untuk error checking dan recoverable.

18. Pengembangan sistem aplikasi dilakukan dengan piranti Computer Aided Software Engineering (CASE) dan sedapatnya mengikuti teknik-teknik berorientasi objek

19. Aplikasi yang sudah ada (legacy) sedapatnya tetap dipertahankan dan dioptimalkan penggunaannya.

Teknologi Jaringan dan komunikasi

1. Teknologi komunikasi mendukung teknologi client-server 2. Protokol jaringan dan komunikasi berstandar internasional 3. Teknologi jaringan mampu menunjang aktivitas bisnis saat ini

dan mampu mengikuti perkembangan teknologi ke depan 4. Jaringan mampu menangani beragam format aplikasi dan data. 5. Bandwith memadai untuk melakukan pengaksesan data.

92

IV.4.2. Konfigurasi Platform Teknologi

Konfigurasi Platform teknologi dibangun berdasarkan pada kebutuhan strategi

distribusi data dan aplikasi serta kebutuhan sharing data di antara unit-unit

organisasi dengan memeperhatikan lokasi bisnis. Lokasi bisnis merupakan lokasi

tiap unit organisasi dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya yang memperlihatkan

tempat dimana diperlukannya data dan aplikasi tertentu. Dengan demikian suatu

lokasi bisnis terkait dengan unit organisasi tertentu dan fungsi atau kegiatan bisnis

apa saja yang dilakukan di sana. Terkait dengan Zachman Framework,

pembangunan arsitektur teknologi adalah pada kolom jaringan (network) atau

tempat.

Pembangunan arsitektur teknologi dilakukan berdasarkan matriks proses bisnis

dengan entitas data serta aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan

mendukung fungsi bisnis yang telah didefinisikan sebelumnya kemudian

dihubungkan dengan lokasi bisnis yang membutuhkan.

Berdasarkan denah lokasi kampus, STIKOM DB memiliki dua gedung yaitu

gedung A dan gedung B. Gedung A terdiri atas 4 (empat) lantai dan gedung B

terdiri dari 1 (satu) lantai dan masih dalam proses pembangunan. Gedung B ini

rencananya akan digunakan untuk operasional S2 (magister) yang pada saat ini

masih dalam pengurusan. Pada saat ini semua kegiatan akademik dilakukan pada

gedung A dengan penempatan lokasi bisnis seperti tabel IV.13.

Konfigurasi platform teknologi yang akan dibangun mengikuti prinsip clien-

server, dimana aplikasi dan data ditempatkan pada satu lokasi dan dapat diakses

oleh seluruh user/pemakai, sehingga dapat dilakukan sharing data dan informasi

di antara unit-unit organisasi yang membutuhkan. Lokasi ini diharapkan nantinya

akan dikelola oleh sebuah unit yang bertanggungjawab dalam pengelolaan sumber

daya informasi yaitu unit sumber daya informasi atau pusat komputer dan sistem

informasi.

93

Tabel IV.13 Daftar Lokasi Bisnis

Lokasi Ruang Lokasi Bisnis Lantai 1 - BAAK

- BAU dan Front Office (FO) - Admin jaringan - Ruangan cyber - Laboratorium Pengantar Teknologi

Informasi - Laboratorium Pemrograman dasar

Lantai 2 - Ruangan Struktural - Stikom Center dan Stikom Carrer - Ruangan Kaprodi dan dosen - Laboratorium Pemrograman Lanjut - Laboratorium Jaringan

Lantai 3 - Laboratorium Teknik - Ruangan perkuliahan

Lantai 4 - Ruangan perkuliahan

Langkah selanjutnya adalah membangun sebuah jaringan enterprise konseptual,

dikatakan konseptual karena independent terhadap perangkat keras, perangkat

lunak, atau teknologi tententu dalam mengimplementasikannya. Arsitektur

jaringan enterprise terdiri dari operasi komputasi, input, output, media

penyimpanan dan fasislitas komunikasi. Dalam jaringan enterprise konseptual

semua elemen komputasi terhubung secara langsung maupun tidak langsung dan

juga harus bersifat fleksibel dan adaptable sehingga dapat mengakomodasi

perubahan tanpa mengganggu operasi. Berdasarkan pada lokasi bisnis, maka

arsitektur jaringan enterprise konseptual yang diusulkan pada STIKOM DB dapat

dilihat pada gambar IV.8

Berdasarkan gambar IV.8, jaringan enterprise membentuk jaringan lokal (LAN)

dan internet dengan protokol TCP/IP. Untuk koneksi ke internet juga dapat

digunakan media wireless.

94

Gambar IV.8 Jaringan enterprise konseptual

Setelah mendefinisikan arsitektur jaringan enterprise konseptual, perlu

didefinisikan arsitektur sistem bisnis. Arsitektur sistem bisnis adalah teknologi

yang digunakan untuk mengimplemetasikan dan mengelola aplikasi serta

95

database enterprise. Akses pada sistem bisnis/aplikasi oleh workstation/user

dengan tujuan :

1. Operational information Update; membuat, mengubah, atau menghapus

data operasional secara interaktif. Aplikasi menyediakan fungsi-fungsi ini

melalui interface.

2. Operasional information inquiry; memungkinkan aplikasi untuk

mengakses data secara interaktif dan melihat data dalam berbagai format

dan media.

3. Operational report review; membantu user untuk mendapatkan berbagai

tampilan laporan.

4. Ad hoc information review; menyediakan fasilitas untuk mengakses data

enterprise dengan SQL atau bahasa lainnya.

5. Business rules inquiry and update; memungkinkan pemakai yang telah

diotorisasi untuk mengubah aturan yang ditetapkan untuk operasi sistem

bisnis.

Arsitektur sistem bisnis pada STIKOM DB dapat diusulkan seperti gambar IV.9

Gambar IV.9 Arsitektur sistem bisnis

96

IV.5. Integrasi Enterprise

Perubahan yang terjadi dalam menjalankan bisnis saat ini mulai dari cara

berinteraksi dengan customer sampai dengan mengelola bisnis mendorong sebuah

kebutuhan untuk mengelola bisnis secara real-time. Pengelolaan bisnis secara

real-time memungkinkan enterprise untuk mengetahui kondisi bisnis saat ini.

Karena itu perlu diterapkan sistem dan aplikasi yang terintegrasi melalui integrasi

enterprise. Pengelolaan bisnis secara real-time akan mempercepat proses bisnis

dan mengurangi waktu siklus bisnis. Tanpa adanya integrasi enterprise,

kemampuan untuk mengkomunikasikan dan mengelola arus informasi dan proses

bisnis di dalam enterprise menjadi terbatas. Manfaat penting dengan adanya

integrasi enterprise adalah meningkatnya kepuasan customer dan meningkatnya

kualitas dan efisiensi melalui optimalisasi proses bisnis. Adapun manfaat dari

integrasi enterprise adalah :

a. Mengurangi biaya

Integrasi enterprise dapat mengurangi biaya melalui otomatisasi proses

bisnis, pengurangan personil, penyediaan layanan interface untuk

customer dengan demikian biaya untuk mendukung pelayanan customer

dapat dikurangi dan informasi dapat tersedia dengan cepat dan mudah.

b. Meningkatkan pendapatan

Integrasi enterprise dapat meningkatkan pendapatan dengan meningkatkan

market share dan menciptakan kesempatan-kesempatan market baru.

peningkatan market share merupakan hasil dari meningkatnya kepuasan

customer.

c. Meningkatkan kepuasan customer

Integrasi enterprise dapat meningkatkan kepuasan customer dengan

tersedianya informasi dengan mudah serta dapat merespon permintaan dan

keluhan customer dengan cepat.

d. Perbaikan proses bisnis

Melalui optimalisasi proses, enterprise dapat melakukan proses bisnis

dengan lebih baik, cepat dan murah. Optimalisasi proses bisnis akan

megurangi siklus waktu dalam bisnis dan meningkatkan efisiensi, kualitas

dan keuntungan.

97

IV.5.1. Rencana Integrasi

Rencana integrasi diperlukan untuk mendukung integrasi aplikasi yang akan

dikembangkan dengan sistem legacy yang tetap dipertahankan. Berdasarkan

analisis yang dilakukan terhadap sistem legacy dan analisis dampak aplikasi

terhadap aplikasi legacy pada tabel IV.11 meunjukkan bahwa beberapa aplikasi

legacy tetap dipertahankan dengan pertimbangan bahwa aplikasi-aplikasi tersebut

baru dikembangkan dan masih layak digunakan dan juga untuk menghemat biaya

investasi pengembangan sistem. Adapun sistem legacy yang tetap dipertahankan

adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi registrasi mahasiswa baru

2. Aplikasi pendaftaran ulang mahasiswa

3. Aplikasi rencana studi

4. Aplikasi pengolahan nilai

5. Aplikasi cetak transkrip dan ijazah

6. Aplikasi pendataan alumni

7. Aplikasi presensi karyawan

Integrasi sistem informasi dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan

bertahap (bottom-up), dengan memperhatikan kondisi sistem informasi saat ini

(existing condition). Integrasi dimulai dengan “merangkai” sistem-sistem yang

ada menurut arsitektur integrasi dengan memilih strategi berikut :

1) Memilih salah satu sistem legacy yang ada dan mempromosikannya

sebagai sistem standar sedangkan sistem-sistem lain harus mengikuti

sistem legacy tersebut.

2) Membangun standar baru dan membiarkan sistem legacy seperti apa

adanya sedangkan integrasi dilakukan oleh sebuah sistem pengintegrasi

(middleware).

98

IV.5.2. Keterkaitan Data antar Sistem Informasi

Sebelum melakukan integrasi aplikasi/sistem informasi, organisasi perlu

memahami elemen proses dan data yang memerlukan integrasi. Dengan

memperhatikan aliran data yang dibutuhkan oleh masing-masing sistem informasi

dapat dibuat tabel keterkaitan data antar sistem informasi seperti tabel IV.14

Tabel IV.14 Tabel Keterkaitan Kebutuhan Data antar Sistem Informasi

Berdasarkan tabel keterkaitan kebutuhan data antar sistem informasi maka dapat

dilihat bahwa masing-masing database dari sistem informasi tersebut saling

berelasi satu sama lain. Relasi antar database tersebut dapat digambarkan seperti

gambar IV.10

99

Gambar IV.10 Relasi antar database

IV.5.3. Integrasi Sistem Informasi

Integrasi sistem informasi merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi

yang terintegrasi dan bertujuan mendukung kegiatan-kegiatan sebuah enterprise.

Integrasi sistem informasi sering direpresentasikan sebagai Sistem Informasi

Enterprise (SIE). Integrasi sistem informasi dapat mengurangi biaya,

meningkatkan produktifitas pegawai dan memfasilitasi sharing informasi dan

kolaborasi yang penting untuk meningkatkan layanan customer.

Integrasi komponen sistem informasi memperlihatkan hubungan antar sistem

informasi dalam mendukung proses bisnis yang dijalankan oleh organisasi. Proses

bisnis merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan

yang spesifik atau memberikan value kepada customer. Pelaksanaan proses bisnis

ini melibatkan berbagai macam dukungan sistem informasi. Masing-masing

sistem informasi akan mendukung setiap fungsi bisnis yang dijalankan. Adapun

dukungan sistem informasi untuk setiap kegiatan yang mengalir pada proses

akademik yang berhubungan langsung dengan mahasiswa dapat digambarkan

seperti gambar IV.11

100

Gambar IV.11 Diagram dukungan sistem informasi terintegrasi terhadap proses bisnis

101

IV.6. Rencana Implementasi

Arsitektur enterprise yang telah dibangun merupakan blueprint dari data, aplikasi

dan teknologi yang menjadi dasar bagi pengembangan, pengelolaan dan

penggunaan sistem informasi agar sesuai dengan misinya dalam mendukung

pencapaian tujuan-tujuan bisnis enterprise. Arsitektur tersebut dibangun

berdasarkan dorongan bisnis dan dorongan data, selain untuk definisi yang lebih

mapan (tidak mudah dipengaruhi oleh tren teknologi maupun perubahan di tingkat

unit organisasi dan/atau proses-proses bisnisnya) juga dipersiapkan untuk

orientasi implementasinya di masa depan.

Bentuk nyata dalam implementasi arsitektur enterprise adalah pengembangan

aplikasi-aplikasi sistem informasi pada tingkat rancangan (baris ke-3 pada

zachman framework) dan pada tingkat-tingkat berikutnya (baris ke-4, ke-5, dan

ke-6 pada zachman framework).

Rencana implementasi bertujuan untuk memformulasikan dan mempersiapkan

sebuah rencana untuk mengimplementasikan arsitektur enterprise yang telah

dibangun. Arsitektur tanpa sebuah rencana implementasi hanya memberikan

manfaat yang sedikit bagi bisnis. Rencana implementasi dibuat berdasarkan pada

model bisnis, katalog sumber daya informasi, arsitektur data, arsitektur aplikasi

dan arsitektur teknologi yang telah didefinisikan sebelumnya.

IV.6.1. Portofolio Aplikasi

Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsi-

fungsi bisnis, maka dilakukan analisis terhadap portofolio aplikasi. Tiap aplikasi

yang didefinisikan dalam arsitektur aplikasi memiliki kontribusi terhadap bisnis

saat ini dan pada masa mendatang bagi enterprise. Berdasarkan analisis

portofolio aplikasi yang dikemukan oleh Ward[18] aplikasi ini dibedakan

menjadi:

a. Aplikasi jenis strategis, aplikasi yang belum dimiliki saat ini dan dipandang

kritikal untuk masa depan bisnis enterprise. Dalam studi kasus, aplikasi jenis

ini adalah yang membutuhkan pengembangan baru dan mengelola data-data

102

dari tingkat operasional sampai tingkat manajemen untuk lingkup internal

enterprise.

b. Aplikasi jenis operasional kunci, aplikasi yang sudah dimiliki ataupun yang

belum dan enterprise sangat bergantung padanya untuk kesuksesan target-

target yang telah ditetapkan. Dalam studi kasus, aplikasi jenis ini adalah yang

tetap dipertahankan atau yang akan dioptimasi penggunaan serta dilakukan

peningkatan sesuai kebutuhan ataupun aplikasi pengembangan baru .

c. Aplikasi yang berpotensi tinggi, merupakan aplikasi yang inovatif yang dapat

menciptakan kesempatan-kesempatan untuk keuntungan bisnis di masa depan.

Dalam studi kasus, aplikasi ini jenis ini adalah yang membutuhkan

pengembangan baru dan mengelola data-data dari tingkat operasional sampai

tingkat manajemen untuk lingkup internal dan eksternal serta melibatkan

proses-proses bisnis yang dimodifikasi, ditingkatkan atau yang baru.

d. Aplikasi pendukung, merupakan aplikasi yang sudah dan/atau belum dimiliki

oleh enterprise, memiliki peran yang penting untuk menunjang proses-proses

dan fungsi-fungsi bisnis serta mengelola data dengan periode yang relatif lebih

panjang. Dalam studi kasus, aplikasi jenis untuk aktivitas pendukung.

Berdasarkan aplikasi yang telah didefinisikan pada arsitektur aplikasi, maka setiap

aplikasi dapat diklasifikasikan ke dalam jenis aplikasi menurut portofolio aplikasi

di atas seperti tabel IV.15

Portofolio aplikasi ini perlu dikelola agar setiap aplikasi yang dikembangkan

benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis. Pengelolaan portofolio

aplikasi dapat menggunakan framework pengelolaan portofolio aplikasi yang

diajukan oleh Ward [18]. Framework ini terdiri atas tiga kegiatan utama yaitu :

1. Menilai aplikasi yang ada saat ini, dengan mengukur kontribusinya terhadap

proses dan performansi bisnis yang ada, dan seberapa baik aplikasi ini

mendukung pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

2. Mengevaluasi kebutuhan investasi jangka pendek, dengan menentukan

aplikasi yang penting untuk mencapai strategi dan tujuan bisnis mendatang

dan mengukur kontribusinya yang spesifik terhadap bisnis.

103

3. Mengidentifikasi aplikasi potensial yang dibutuhkan untuk masa depan,

dengan mempertimbangkan aplikasi-aplikasi yang bernilai pada masa

mendatang, dan menghasilkan keuntungan-keuntungan yang relevan serta

berpengaruh terhadap peningkatan performansi bisnis.

Berdasarkan framework pengelolaan portofolio aplikasi maka pembangunan dan

pengembangan aplikasi dapat selalu disesuaikan dengan perkembangan dan

strategi bisnis.

Tabel IV.15 Portofolio Aplikasi

Strategis Berpotensi Tinggi Aplikasi pendaftaran PMB Aplikasi pengolahan hasil USM Aplikasi kurikulum Aplikasi perencanaan SDM Aplikasi perencanaan Sarana/Prasarana

Aplikasi sosialisasi Aplikasi pendataan alumni Aplikasi penyaluran alumni Aplikasi program peningkatan skill

Operasional Kunci Pendukung Aplikasi registrasi mahasiswa baru Aplikasi pendaftaran ulang Aplikasi rencana studi Aplikasi jadwal kuliah Aplikasi administrasi perkuliahan Aplikasi pengolahan nilai Aplikasi pelaporan akademik Aplikasi cetak Transkrip/ nilai Aplikasi bimbingan akademik Aplikasi pendaftaran wisuda Aplikasi administrasi pembayaran biaya kuliah mahasiswa

Aplikasi rekrutmen karyawan Aplikasi adminsitrasi karyawan Aplikasi presensi Aplikasi penggajian Aplikasi evaluasi kinerja Aplikasi pengembangan karyawan Aplikasi anggaran Aplikasi akuntansi keuangan Aplikasi montoring dan evaluasi keuangan Aplikasi pengadaan sarana/prasarana Aplikasi inventarisasi Aplikasi monitoring dan evaluasi sarana/prasarana

IV.6.2. Urutan Implementasi Aplikasi

Langkah pertama dalam menyusun rencana implementasi arsitektur enterprise

adalah dengan menentukan urutan aplikasi yang akan dikembangkan berdasarkan

ketergantungan bisnis terhadap data. Untuk itu matriks proses bisnis terhadap data

akan diturunkan menjadi matriks aplikasi terhadap data berdasarkan entitas data

dan arsitektur aplikasi yang mengelolanya, kemudian dilakukan perubahan

terhadap urutan kolom dan baris dari matriks tersebut sedemikian rupa sehingga

membentuk pengelomppokkan entitas data yang bersifat create ( penanda ‘C’ atau

‘CUR’). Hasil dari matriks tersebut dapat dilihat pada gambar IV.12.

104

Gambar IV.12 Matriks aplikasi terhadap data

105

Matriks ini dapat memperlihatkan kondisi sharing data dalam arsitektur aplikasi

dan dapat digunakan untuk membuat urutan aplikasi yang akan dibangun dengan

prinsip ”Aplikasi yang menciptakan atau membentuk (create) data akan

diterapkan terlebih dahulu sebelum aplikasi yang menggunakan atau memakai

(update/use) data. Ketergantungan data bukanlah satu-satunya penentu urutan

aplikasi, faktor lain seperti tingkat kebutuhan, manfaat, resiko dan dampak

organisasi serta biaya dapat dijadikan landasan urutan impelementasi aplikasi.

Berdasarkan matriks tersebut, dibuat urutan pengembangan aplikasi seperti pada

tabel IV.16. Urutan aplikasi ini adalah untuk aplikasi pengembangan baru dan

untuk perbaikan atau upgrade aplikasi legacy. Sedangkan aplikasi legacy yang

tetap dipertahankan tidak dikembangkan dan nantinya akan diintegrasikan dengan

aplikasi pengembangan baru.

Tabel IV.16 Urutan Pengembangan Aplikasi

106

IV.6.3. Estimasi Pelaksanaan Implementasi

Pada tahap sebelumnya telah ditetapkan urutan implementasi arsitektur data dan

aplikasi berdasarkan kebutuhan data. Langkah selanjutnya adalah menentukan

estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk implementasi.

Dalam penelitian ini, estimasi diperkirakan berdasarkan asumsi sebagi berikut:

a. Pihak yayasan dan manajemen memberikan komitmen yang jelas terhadap

pelaksanaan proyek pengembangan sistem.

b. Selama pengembangan sistem tidak terjadi perubahan kebijakan.

c. Jangka waktu pelaksanaan selama 21 bulan.

d. Sumber daya yang tersedia memadai untuk proses pelaksanaan

implementasi.

e. Kualitas dan kuantitas sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan.

f. Biaya untuk pelaksanaan implementasi tersedia.

g. Spesifikasi pekerjaan didasarkan pada pengembangan aplikasi yang telah

diprioritaskan.

h. Mitra kerja dari lingkungan organisasi bersedia terlibat dan bekerja sama

dalam membantu kelancaran pelaksanaan proyek pengembangan sistem.

Penentuan estimasi waktu, sumber daya manusia dan biaya belum dapat

dikemukakan secara terperinci karena dipengaruhi oleh faktor-faktor internal

organisasi seperti kondisi keuangan oganisasi saat ini, ketersediaan dan

kemampuan sumber daya manusia serta sarana dan prasarana penunjang yang

dibutuhkan.

Adapun estimasi sumber daya yang dibutuhkan adalah :

1. Estimasi waktu

Menentukan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan

arsitektur enterprise. Jadwal pelaksanaan implementasi diperkirakan selama 21

bulan dengan memperhatikan jumlah aplikasi baru yang akan dikembangkan.

Adapun estimasi jadwal pelaksanaan implementasi dapat dilihat pada tabel IV.17

107

Tabel IV.17 Jadwal Implementasi Arsitektur

108

2. Estimasi sumber daya manusia

Menentukan estimasi sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk melakukan

implementasi seperti analis sistem, programmer, user, analis data dan lain-lain.

Adapun estimasi kebutuhan sumber daya manusia untuk proses implementasi

arsitektur enterprise dapat dilihat pada tabel IV.18

Tabel IV.18 Kebutuhan Sumber Daya Manusia

No Posisi (keahlian) Keterangan

1 Project Manajer Bertugas sebagai manajer proyek pengembangan sistem informasi dan bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan proyek

2 Analyst System Bertugas sebagai analist sistem dalam perancangan dan pengembangan sistem aplikasi dan integrasi sistem.

3 Analyst/Designer Database

Bertugas dalam menganalisis dan merancang database.

4 Web Programmer Bertugas dalam mengembangkan program aplikasi berbasis web.

5 Web Designer Bertugas dalam menganalisis dan merancang website

6 Tester Bertugas dalam uji coba program sebelum diimplementasikan

7 Dokumentator Bertugas dalam menyusun dokumen pengembangan sistem informasi.

3. Estimasi biaya.

Menentukan estimasi biaya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan

aplikasi dan pembangunan sistem informasi.

Adapun estimasi komponen biaya yang dibutuhkan untuk pembangunan sistem

informasi adalah seperti tabel IV.19

109

Tabel IV.19 Estimasi Komponen Biaya

No Jenis Biaya

1 Biaya pengembangan sistem

a. Biaya sumber daya manusia b. Biaya pengadaan perangkat keras c. Biaya pengadaan perangkat lunak pendukung

pengembangan sistem d. Biaya testing e. Biaya instalasi f. Biaya dokumentasi

2 Biaya Operasional 3 Biaya Maintenance

IV.6.4. Faktor Sukes Implementasi

Implementasi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk merealisasikan kondisi

yang diinginkan sesuai dengan arsitektur enterprise yang telah dibangun.

Keberhasilan implementasi ditentukan oleh beberapa faktor kritis (critical

success factor). Critical success factor merupakan faktor-faktor yang

mempengaruhi pihak manajemen dalam mencapai sasaran terhadap aktivitas saat

ini dan masa datang. Beberapa faktor sukses untuk mengimplementasikan EAP

adalah sebagai berikut :

1. Keterlibatan, dukungan dan komitmen manajemen.

Pentingnya dukungan dan komitmen dari yayasan dan pimpinan STIKOM

DB. Dapat dilakukan dengan menetapkan keputusan formal untuk

keberhasilan penerapan EAP.

2. Kesiapan dana untuk melakukan investasi SI/TI.

Penerapan EAP memerlukan investasi yang cukup besar, karena itu

diperlukan kesiapan dana untuk melakukannya.

3. Penetapan unit fungsi khusus sebagai penanggung jawab implementasi.

Implementasi EAP memerlukan unit khusus yang mempunyai tanggung

jawab dan wewenang untuk melakukannya. Dalam hal ini STIKOM DB

110

perlu membentuk sebuah unit khusus untuk pengelolaan sumber daya

informasi seperti unit sumber daya informasi atau pusat komputer.

4. Kualitas sumber daya manusia yang berkompetensi dalam bidang

teknologi informasi memadai.

Implementasi memerlukan ketersediaan sumber daya manusia yang

berkompeten di bidang teknologi informasi dan pengembangan sistem

informasi.

5. Adanya penyelenggaraan pelatihan khusus mengenai EAP baik secara

konsep maupun teknis.

Pemahaman terhadap EAP sangat diperlukan dalam melakukan

implementasi, karena itu perlu diadakan pelatihan mengenai EAP bagi

personil yang terlibat dalam implementasi.

6. Mengadopsi/menerapkan metode baru pengembangan sistem.

Metode-metode baru yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas

dan pencapaian dalam pengembangan sistem perlu diterapkan seperti

information engineering, analisis dan pemrograman yang berorientasi

objek.

7. Kemampuan manajerial dan kepemimpinan yang baik.

Perlunya penugasan tanggung jawab dan otoritas dalam menerapkan

arsitektur.