LOGO

KETUA: SUSELO SULUHITO

ANGGOTA: NIZLA AFRIANI KHAIRIDDA NURFAIDI MEILIZA FITRI NURUL MAGFIROTUNNISAK TOHA LUKMAN HAKIM

SEKRETARIS UMUM (General Secretary)SEKRETARIS UMUM (General Secretary)

TENTANG SEKRETARIS UMUM

Divisi yang melaksanakan semua fungsi administrasi sistem keorganisasian dan menjaga hubungan dengan pihak eksternal Kokesma

PENGERTIAN

1. Menjalankan sistem keadministrasian untuk memudahkan operasional semua divisi Kokesma

2. Meningkatkan kerja sama dengan pihak eksternal untuk mendukung operasional Kokesma

3. Membuat sistem informasi Kokesma yang mudah diakses

ARAHAN UMUM

WEWENANG SEKRETARIS UMUM

Mengawasi dan mengontrol mekanisme operasional administrasi secara langsung

Memberikan masukan dan evaluasi terhadap semua ketua divisi dan staff atas pelaksanaan progam kerja yang telah ditetapkan

Mengatur sistem administrasi kokesma, terutama tentang sistem informasi manajemen dan keanggotaan

Menetukan kebijakan terhadap media dan inventaris yang digunakan Kokesma

Memiliki hak dan kuasa sebagai wakil resmi dari Kokesma untuk hubungan internal kampus dan mewakiliki ketua bila berhalangan, atau menentukan wakil resmi bila ketua umum atau sekretaris umum berhalangan

Menetapkan mekanisme kesekretariatan dan kelengkapan organisasi

Melaporkan dokumentsi seluruh progam kerja divisi secara tertulis

Menjalankan dan mengontrol efektifitas media yang digunakan

Menjaga kesesuaian waktu progam kerja tiap divisi

Menjaga hubungan eksternal yang terkait dengan Kokesma

TANGGUNG JAWAB SEKUM

ANALISIS KONDISI

1. Sistem administrasi dan dokumentasi sudah terbentuk

2. SDM yang berkualitas3. SDM yang selalu progresif4. Memiliki landasan Hukum yang jelas5. Kondisi sekre yang kompak

1. Anggaran terbatas2. Tidak semua data terdigitalisasi3. Sulitnya mengakses informasi4. Database yang tidak lengkap5. Data Alumni masih sedikit6. Gedung M-Kor yang terancam

dirobohkan

1. Memiliki akses berita terbaru2. Memiliki jaringan dengan kopma lain3. Mengetahui semua kegiatan divisi4. Kemudahan akses antar kopma

1. Jadwal antar pengurus berbeda-beda2. Minimnya

antusiasme terhadap keadministrasian

3. Tuntunan akademik yang tinggi4. Padatnya program masing-masing divisi

SWOT

KEKUATAN

ANCAMANKESEMPATAN

KELEMAHAN

VISI SEKRETARIS UMUM

SEBAGAI PUSAT INFORMASI DAN ADMINISTRASI ORGANISASI, SERTA

TERJALIN KERJA SAMA DENGAN MITRA KOKESMA

PENJELASAN VISI

Pusat Informasi: Profil Organisasi Profil Usaha Agenda Kegiatan Kondisi Organisasi Berkala Kealumnian

Pusat Administrasi Organisasi: Surat Keluar MasukPerkoperasianKontrak KerjasamaAdministrasi KekaryawananLog Book DivisiLaporan BerkalaNillai SHUKesekretariatanPerpustakaanAssetDatabase Anggota dan Karyawan

Mitra Kokesma:Komponen KM ITBRektorat ITBKopma Mitra StrategisFKKMIDinkopMitra UsahaMitra Pendukung

MISI SEKRETARIS UMUM

1. Melakukan digitalisasi data keorganisasian untuk memudahkan akses informasi

2. Menyempurnakan dan menjalankan sistem administrasi dan dokumentasi Kokesma

3. Menjalin kerjasama dengan mitra Kokesma untuk mendukung kegiatan organisasi dan usaha

4. Mengoptimalkan fungsi kesekretariatan dan mengadakan perpustakaan pendidikan bisnis

5. Membantu sinergisasi kegiatan tiap divisi

6. Mengoptimalkan media informasi sebagai sarana komunikasi dan pencitraan

7. Melaksanakan kaderisasi Sekretaris Umum

STRUKTUR KERJA

SEKRETARIS JENDRAL

SEK. ADMINISTRASI KEUANGAN DAN KEANGGOTAAN

SEK. ADMINISTRASI KEKARYAWANAN DAN USAHA

SEK. EKSTERNALSEK. MEDIA KOMUNIKASI DAN INFORMASI

SEK. KESEKRETARIATAN

SUSELO SULUHITOT. MESIN

TOHA LUKMAN HAKIM

T. GEOFISIKA

KHAIRIDDA NURFAIDI

T. TAMBANG

NIZLA AFRIANIMATEMATIKA

MEILIZA FITRIT. TAMBANG

NURUL M.T. TELKOM

STRATEGI UMUM

Mempererat hubungan kekeluargaan antaranggota sekum sehingga tercipta tim kerja yang baik.

Memperluas pergaulan perorangan anggota maupun divisi dalam kehidupan sehari-hari di ITB.

Mengikuti forum-forum yang diselenggarakan baik di dalam maupun di luar ITB

Menjalin hubungan silaturrahim yang baik dengan mitra kokesma melalui pertemuan berkelanjutan dan audiensi dengan dinkop.

Meningkatkan kenyamanan sekretariat dengan cara membiasakan diri datang ke sekretariat agar untuk mengontrol kondisi sekre.

Mengontrol penyelesaian tugas harian dan tugas insidental sekum.

STRATEGI UMUM (Cont.)

Menjadikan milis, web, facebook, dan blog sebagai media komunikasi dan informasi kegiatan Kokesma.

Menambah jaringan alumni Kokesma melalui milis atau cara pendekatan lain yang dianggap perlu.

Meningkatkan kenyamanan sekretariat dengan cara membiasakan diri datang ke sekretariat untuk mengontrol kondisi sekre.

Melakukan pendekatan personal kepada karyawan dalam usaha meningkatkan kepekaan sosial.

Menjaga kesesuaian waktu pelaksanaan program kerja

Menjalankan kaderisasi anggota sekum

PROGAM KERJA

•Sosialisasi kepengurusan yang baru •Pencatatan surat masuk dan surat keluar•Dokumentasi kegiatan•Up grade ruang sekretariat•Inventarisasi Barang•Pembuatan web/blog Kokesma•Pengkoordinasian buletin Kokesma•Audiensi ke Dinkop•Kunjungan ke Kopma lain•Penerimaan kunjungan kopma lain•Rapat Kerja Tahunan•Rapat kerja semester•Open House Unit

PROGAM KERJA (Cont.)

•Rapat Dwi Bulanan•Pemilihan formatur•Rapat Anggota Tahun•Publikasi SHU•Pencarian database alumni•Rasionalisasi Anggota•Mengirimkan kartu ucapan•Pembuatan Kalender tahun baru•Pendidikan sekum anggota •Open House Unit•Sinergisasi timeline•Aktivasi media

INOVASI

Menggunakan sistem database Microsoft Acces

Sistem kerja sekretaris umum yang menyebar ke semua divisi

Kajian tentang peminjaman uang ke BankKajian tentang mitra kekaryawanan

jamsostekKajian tentang pembukaan usaha baru di ITB

Jatinangor

PARAMETER KEBERHASILAN

VISI

MISI

PK

BAIKPK TERLAKSANAMISI SUKSESVISI

“ WE WILL KILL THEM ALL!

Quotes The Kingdom Movie

Totalitas sebuah persahabatan dalam menjalankan amanah sampai selesai dan tidak terprovokasi dengan kepentingan pribadi siapapun.

“

LOGO

Good Luck. God Bless You.

THANK YOUTHANK YOU