RINGKASAN MATERI KULIAH OVERVIEW OF TRANSACTION PROCESSING AND ERP SYSTEMARIEF RAHMAN(F1314015)1. Empat bagian dari siklus pengolahan data dan aktivitas utama masing-masing bagian.1) Input data

Langkah pertama pemrosesan inputMengambil data transaksi dan memasukkanya ke dalam sistem. Data harus dikumpulkan dari 3 segi akivitas bisnis yaitu: Setiap aktivitas bisnis yang menarik

Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas

Orang yang berpartisipasi dalam tiap aktivitas

Langkah kedua adalah memastikan bahwa proses pengambilan data dilakukan secara akurat dan lengkap.Langkah terakhir adalah meyakinkan kebijakan perusahaan telah diikuti oleh setiap karyawan. Misalnya proses verifikasi dan otorisasi suatu transaksi.

2) Penyimpanan data

Di sinilah SIA sangat bermanfaat, dengan SIA, data-data yang diperoleh perusahaan diatur agar mudah diakses dan efisien. Berikut ini beberapa konsep dan definisi penyimpanan data dasar:(1) Buku Besar Umum adalah buku besar yang berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi.(2) Buku Besar Pembantu adalah buku besar yang digunakan untuk mencatat data secara detail untuk akun buku besar umum dengan banyak sub-akun misalnya piutang usaha, persediaan, peralatan, gedung, dan lainnya.(3) Teknik Pengodean adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mnegatur item-item tersebut.

(4) Jurnal adalah kegiatan mencatat setiap transaksi yang dilakukan perusahaan baik yang rutin maupun tidak. Penjurnalan dilakukan dengan menunjukkan nama akun dan jumlah untuk sisi debet dan sisi kredit.(5) Penyimpanan Berbasis Komputer adalah cara penyimpanan data (nama karyawan, jumlah hari masuk kerja, alamat pelanggan, jumlah penjualan ke pelanggan) ke dalam komputer perusahaan yang kemudian dapat diolah menjadi infomasi-informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan misalnya berapa potongan gaji karyawan, ke mana barang harus dikirim, dan berapa hutang pelanggan yang belum tertagih.3) Pengolahan data

Ada empat aktivitas pengolahan data yaitu:(1) Creating. Membuat record data baru.(2) Reading. Mengambil atau membaca data yang sudah ada(3) Updating. Melakukan perbaikan terhadap data sesuai kondisi terkini(4) Deleting. Membersihkan data-data yang sudah tidak berkaitan.4) Output informasiLangkah akhir dari siklus pengolahan data adalah pencetakan output dari pengolahan data tersebut. Informasi biasanya disajikan dalam bentuk berikut ini:(1) Dokumen. Catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Baik eksternal maupun internal(2) Laporan. Digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh manajer untuk membuat keputusan dan merumuskan strategi bisnis. (3) Database query. Digunakan untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan pertanyaan-pertanyaan secara cepat. 2. Menjelaskan cara penyimpanan informasi dalam sistem informasi berbasis komputer.

Kumpulan dari record yang saling berkaitan disebut file yang menyimpan beberapa informasi mengenai perusahaan. Misalnya dari record nama karyawan dan record masa kerja karyawan dapat digabung dalam 1 file yang dapat digunakan untuk menghitung tingkatan gaji berdasarkan masa kerja. Contoh lain dari file induk adalah file induk pelanggan dan file induk pemasok yang menyimpan informasi penting terkait dengan siapa saja perusahaan tersebut bertransaksi.File induk bersifat permanen, namun record dapat sewaktu-waktu berubah seiring dengan berjalannya waktu, data yang ada pada record dapat diupdate, dihapus, dan ditambah sesuai dengan perubahan yang terjadi. File transaksi adalah kumpulan record yang mencatat transaksi bisnis perusahaan dalam periode waktu tertentu. Jenis file ini bersifat tidak permanen. Meskipun begitu, untuk kepentingan backup, file ini tetap disimpan perusahaan dalam periode tertentu. Dan perlu dibuat data base Sebagai contoh, database yang terdiri dari file piutang dan file data pelanggan akan membuat database pelanggan yang dapat digunakan untuk membuat tagihan piutang yang telah jatuh tempo.3. Enterprise Resource Planning System (ERP).

ERP adalah suatu sistem yang mengintregasikan semua aspek aktivitas organisasi (akuntansi, keuangan, pemasaran, penjualan, dll) ke dalam suatu sistem. ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik untuk mengotomatisasi proses bisnis. Modul ERP biasanya terkait dengan hal berikut:1) Keuangan (sistem Buku Besar dan Pelaporan).2) SDM dan Penggajian.3) Siklus Pendapatan.4) Siklus Pembelian.5) Siklus Produksi.6) Manajemen Proyek.

Keuntungan menggunakan ERP dengan database terpusat:

1) Memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi.2) Input data cukup sekali saja, begitu juga untuk mendapatkan output dari sistem informasi.

3) Manajemen mendapat visibilitas dalam rangka memonitor karyawan yang lebih.4) Organisasi mendapat sistem pengendalian akses yang lebih baik.5) Prosedur dan laporan yang telah distandarisasi antar unit bisnis.6) Pelayanan pelanggan meningkat karena pesanan cepat ditangani oleh bagian produksi, dan bagian produksi dapat segera mengetahui kebutuhan bahan baku.7) Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real time dan otomatisasi proses manufaktur akan membuat produktivitas perusahaan meningkat. Kelemahan dari sistem ERP adalah sebagai berikut:1) Membutuhkan biaya yang sangat mahal untuk implementasi dan konsultansi.

2) Untuk beralih ke sistem ERP secara penuh diperlukan waktu yang lama, hingga bertahun-tahun tergantung dengan ukuran bisnis dan jumlah modul yang akan diterapkan.

3) Perusahaan harus kembali beradaptasi untuk menstandarisasi proses bisnis.

4) ERP sangat kompleks, hal ini disebabkan karena berasal dari berbagai aktivitas dan sistem bisnis berbeda yang mana masing-masing memiliki proses, aturan bisnis, data semantik, hierarki otorisasi, dan pusat keputusan yang berbeda-beda.5) Resistensi dari para karyawan karena karyawan akan sulit mengubah cara kerja mereka menyesuaikan dengan sistem yang baru dan melakukan pelatihan prosedur baru.