Revisi LPJ Dies Bali Kui

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN Dies Natalis XL “Bali Kui”

Maha Gotra GaneshaInstitut Teknologi Bandung

Lembang, 17 Desember 2011

LPJ Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABANDIES NATALIS MGG-ITB XL

“BALI KUI”

Susunan KepanitiaanPelindung : Rektor Institut Teknologi Bandung

Prof. Dr. AkhmalokaPembimbing : Dr. Gede SuantikaPenanggung Jawab : Agus Nyoman Astika (Matematika2008)Ketua Umum : Gede Abdi Dharma (Teknik Pertambangan 2008)Wakil Ketua : I Wayan Raka Regawan (Teknik Mesin 2008)Sekretaris : I Gusti Ayu Andani (Perencanaan Wilayah dan Kota 2008)Bendahara I : Hadiastri Kusumawardhani (Sains Teknologi Farmasi 2009)Bendahara II : AstrydViandila (Teknik Lingkungan 2010)Koordinator Acara

1. Pameran Seni dan Budaya “Bali Expo 2011”Ni Made Novia Kusumayani (Teknik Sipil 2009)

2. Pagelaran Seni “Bali Kui”Ni Luh Putu Sari Udyani (Teknik Lingkungan 2008)

Koordinator Humas: Pande Putu Agus Hendrawan (Teknik Industri 2009)Koordinator Transportasi :I Komang Try Raditya (Teknik Geologi 2010)Koordinator Konsumsi :Ni Putu Yuni Nurmalasari (Fisika 2008)Koordinator Publikasi : Made Edwin Wiraputra (Teknik Informatika 2008)Koordinator Dokumentasi : Pande Made Prajna Pradipa (Teknik Informatika 2010)Koordinator Logistik : Gede Darma Raharja (Teknik Geologi 2009)Koordinator Artistik : Gede Mahendra Jaya (Teknik Geologi 2008)Koordinator Rohani : Putu Agus Aditya Permana (Teknik Fisika 2008)

- 1 -

SOSIALISASISabtu, 8 Oktober 2011


DAFTAR ISI

susunan Kepanitiaan.................................................................................................................................................1

Daftar Isi....................................................................................................................................................................2

Overview Kegiatan....................................................................................................................................................3

Laporan Kerja Divisi..................................................................................................................................................3

1. Divisi Acara Pameran “Bali Expo” 3

2. Divisi Acara Pagelaran 5

3. Divisi Hubungan Masyarakat 7

4. Divisi Transportasi 7

5. Divisi Konsumsi 8

6. Divisi Publikasi 9

7. Divisi Dokumentasi 10

8. Divisi Logistik 11

9. Divisi Artistik 12

10. Divisi Kerohanian 13

11. Sekretaris 14

12. Bendahara 14

Laporan Keuangan..................................................................................................................................................16

Lampiran A – Daftar Kontak Penting.......................................................................................................................18

Lampiran B – Data Pameran...................................................................................................................................19

Lampiran C – Rundown Pagelaran Bali Kui............................................................................................................20

Lampiran D – Teklap Pagelaran Bali Kui................................................................................................................21

Lampiran E – Sambutan Ketua MGG ITB...............................................................................................................24

Lampiran F – Nota Keuangan.................................................................................................................................25

Lampiran G – Notulensi LPJ Dies Natalis Bali Kui..................................................................................................27

- 2 -


OVERVIEW KEGIATAN

Rangkaian perayaan Dies Natalis Unit Kesenian Bali Maha Gotra Ganesha (MGG) ITB terdiri dari dua

kegiatan besar, yakni Pameran Seni dan Budaya “Bali Expo 2011” serta Pagelaran Kesenian “Bali Kui”. Pameran

Seni dan Budaya “Bali Expo 2011” bertujuan untuk memperkenalkan bentuk – bentuk kesenian dan kebudayaan

Bali secara visual kepada masyarakat luas pada umumnya dan mahasiswa pada khususnya secara langsung

maupun tidak langsung dapat memperluas pengetahuan pengunjung pameran dan menumbuhkan rasa cinta

terhadap kebudayaan bangsa Indonesia, khususnya Bali.Selain itu, kegiatan ini sekaligus bertujuan memberikan

kesempatan bagi seniman-seniman muda untuk memamerkan dan menjual karyanya.Sasaran dari kegiatan ini

adalah mahasiswa atau warga kampus ITB, mahasiswa perguruan tinggi di Bandung, serta masyarakat

umum.Bali Expo diadakan pada tanggal 17-19 Oktober 2011 di Galeri Campus Centre Timur ITB.

Pagelaran Kesenian MGG-ITB ini bertemakan “Bali Kui’ yang berarti Bali Klasik dengan menampilkan

kesenian-kesenian Bali tradisional dan merupakan bentuk kesenian gubahan lama. Tujuan dari pagelaran

kesenian ini adalah untuk memperkenalkan kesenian Bali klasik kepada masyarakat umum, sekaligus sebagai

media untuk menampilkan kemampuan anggota MGG-ITB dalam berkesenian.Pagelaran Kesenian “Bali Kui”

dilaksanakan pada tanggal 22 Oktober 2011, bertempat di Lapangan CC Barat ITB.

LAPORAN KERJA DIVISI1. Divisi Acara Pameran “Bali Expo”

Koordinator :Ni Made Novia Kusumayani

Deskripsi Kerja1. Mengonsep acara pameran kesenian klasik Bali2. Mempersiapkan acara pameran dengan baik melalui teknis acara yang matang3. Membuat jadwal pameran, run-down acara dan skema teknis lapangan4. Memantau dan mengendalikan jalannya acara saat hari-H5. Menyiapkan rencangan cadangan jika kemungkinan rencana utama tidak dapat berjalan

semestinya6. Mempersiapkan perangkat acara yang bertugas saat acara berlangsung7. Mengadakan briefing sebelum acara dimulai8. Bertanggung jawab mengenai jalannya acara kepada Ketua Pelaksana9. Membuat laporan pertanggung jawaban setelah acara selesai

KeberjalananTarget

acara terdiri dari : pameran, bazaar, dan performance bazaar diikuti oleh minimal 3 orang/instansi dengan system sewa stand peserta pameran adalah seniman-seniman dengan karya 2D dan 3 D jumlah peserta pameran yang ikut sebanyak 30 orang jumlah pengunjung Bali Expo 2011 sebanyak 1500 orang membuat 100 buah catalog untuk dibagikan kepada dosen dan calon pengunjung pameran

Hasil / Pencapaian Kerja acara terdiri dari pameran dan bazaar

- 3 -


bazaar diisi dari tim danus dies, terdiri dari dua stand yaitu stand makanan dan stand baju barong peserta pameran kebanyakan adalah seniman dari bidang seni lukis, satu orang peserta dari paper

replica, dan dua orang dari bidang fotografi jumlah peserta yang ikut adalah 15 orang dengan 44 buah karya (nama peserta, jumlah karya, dan

identitas terlampir) jumlah pengunjung Bali Expo 2011 sebanyak 720 orang berdasarkan jumlah kertas feedback yang

ada di panitia catalog diproduksi kurang dari 20 buah dan tidak sempat disebarkan ke semua dosen ITB

Kendala dan SaranNo. Kendala SaranPAMERAN1. Miskomunikasi antara Ketua Dies dengan

Koordinator acara mengenai job desc coordinator acara. Miskomunikasi ini berdampak pada lambatnya pengonsepan acara dan akhirnya berakibat pada sempitnya waktu persiapan acara.

Mencari informasi mengenai pameran yang dilakukan tahun 2001 dan menghubungi panitia acara saat itu; Ayu Ariani (MGG’00), Willy (MGG ’00), dan Ketua Acaranya. Melalui diskusi dengan Bli Willy, saya berhasil mengonsep acara dengan cepat (tepatnya dalam waktu 2 bulan) dengan melakukan analisis kondisi singkat, penyusunan deskripsi, tujuan, dan parameter acara.

2. Perekrutan massa MGG untuk berpartisipasi menjadi anggota di divisi Bali Expo 2011 sangat sulit sebab oprec diadakan terlalu mendadak dan kurangnya pengauraan.

Menghubungi teman-teman yang di Bandung untuk pergi ke Jakarta saat libur lebaran untuk membantu proses penyebaran informasi dan pencarian calon peserta pameran. (terima kasih pada Desak Harum Dyatmika MGG 07 karena sudah menampung saya dan teman-teman di rumah)

Memaksimalkan kinerja panitia dies yang ada terutama divisi transportasi, hubungan luar, dan publikasi.

Merekrut teman-teman MGG 2010 untuk menjadi LO dan menghubungi seniman

3. Sulitnya mencari data-data seniman yang bisa ditawarkan menjadi peserta pameran.

Mencari alamat galeri-galeri umum seperti Ruang Rupa, Serrum, dan Akademi Samali dan meminta alamat atau nomor kontak beberapa seniman untuk dihubungi.

4. Jumlah formulir pendaftaran yang datang tidak sesuai dengan jumlah karya yang akhirnya ikut di pameran.

Memfollow-up melalui LO

5. Jumlah Karya yang dijanjikan oleh tiap peserta berubah-ubah. Ini berdampak pada perubahan layout ruang pameran dan banyaknya partisi yang disewa. Revisi layout sampai 3 kali.

Memfollow-up setiap hari melalui LO dan menetapkan jumlah partisi seminggu sebelum acara.

6. Harga karya yang di luar ekspektasi saya sebagai ketua acara. Harga karya rata-rata di atas 5.000.000 padahal sebelumnya sudah dijelaskan bahwa target utama dari acara ini adalah mahasiswa.

Memperluas informasi ke hotel-hotel dan kolektor-kolektor seni yang potensial untuk datang ke Pameran Bali Expo melalui pengiriman surat undangan.

- 4 -


No. Kendala Saran

7. Tempat penerimaan dan penyimpanan karya yang datang

- Meminta bantuan teman-teman MGG yang tinggal di asrama ciung untuk membantu menerima karya dan menyimpan sementara

Meminjam sekretariat KMH sebagai

tempat penyimpanan karya.

8. Teman-teman yang bertugas di hari pelaksanaan pameran datang terlambat.

Menghubungi dengan cepat dan memanggil teman-teman yang ada di kampus untuk mengisi sementara tugas dari teman-teman yang belum datang.

BAZAAR1. Tidak adanya instansi yang berminat untuk ikut

dalam bazaar dengan system sewa standMengubah sistem bazaar menjadi sistem bagi hasil

2. Setelah sistem diubah, instansi juga belum ada yang mau berpartisipasi. Analisis mengenai kendala ini adalah kurangnya publikasi tentang acara ini di media-media terkenal dan instansi/pihak yang diajak ikut terlibat melihat acara ini sebagai acara yang tidak potensial untuk mendatangkan keuntungan.

Karena bazaar disini sifatnya untuk menarik massa agar datang ke pameran maka bazaar tetap diadakan diisi oleh divisi danus dies dengan dua segmen yaitu kuliner dan baju barong (nyelip juga penjualan CD Tesla)

Kritik dan Rekomendasi- Minta kejelasan terkait job desc untuk tiap di divisi sehingga kita bisa dengan cepat dan tepat

mendesain acara.- Pastikan waktu acara dan ruangan kita dapatkan minimal 1 bulan sebelum acara jadi publikasi dapat

dilakukan dengan maksimal dan pastikan juga tidak bentrok dengan unit atau himpunan lain.- Publikasi adalah hal yang paling penting dalam Pameran. Publikasi di dies kali ini tidak maksimal jadi

untuk kepanitiaan sebelumnya publikasinya tolong ditingkatkan lagi. - Respon dari massa kampus sangat baik dan mendukung acara ini diadakan tiap tahun. Saran saya

jika acara seperti ini akan digelar kembali, persiapkan konsep dengan baik sehingga dua bulan sebelum hari H sudah bukan saatnya lagi memikirkan konsep. Konsep yang matang akan membawa kejelasan ke teknis acara. Teknis acara yang baik akan membuat acara sukses.

- Terima kasih kepada semua panitia dies dan massa MGG yang sudah membantu dalam penggarapan pameran ini,

2. Divisi Acara Pagelaran Koordinator :Ni Luh Putu Sari UdyaniAnggota : Ariadi, Komang, Putu Heldi, dan Lutfia Nur Halim

Deskripsi Kerja1. Membuat konsep acara malam pagelaran Dies MGG2. Menyusun rancangan anggaran untuk malam pagelaran serta susunan acara (rundown)3. Mendata keperluan untuk malam pagelaran4. Mengkoordinasikan mengenai kegiatan malam pagelaran ke anggota khususnya kepada pengisi

acara yang akan tampil

- 5 -


5. Menyiapkan dan melaksanakan acara mulai dari pra sampai pasca acara sesuai dengan teknis lapangan yang telah dibuat

6. Mengatur keberlangsungan acara malam Pagelaran Dies MGG ‘Bali Kui’

KeberjalananTarget Acara berlangsung dan berjalan sesuai dengan rundown yang ada dan tidak terlambat dari waktu

yang telah ditentukan Penonton yang hadir mampu memenuhi space yang diberikan dan menikmati acara yang disuguhkan

Hasil / Pencapaian Kerja Acara berlangsung dengan lancer dan mulainya tidak terlambat serta berjalan sesuai dengan rundown

yang ada Penonton yang hadir terbilang sangat ramai dilihat dari kondisi space penonton yang penuh, dan

respon dari penonton sangat baik diakhir acara

Kendala dan SaranNo. Kendala Saran

- 1. Kurangnya waktu untuk latihan dan persiapan dirasa masih kurang matang diakibatkan oleh keterbatasan waktu latihan, dan adanya libur lebaran yang memotong jadwal latihan.

Dibutuhkan kedisiplinan dan komitmen dari para anggota khususnya para anggota yang tampil dalam malam pagelaran untuk latihan.Diperlukan pemilihan waktu yang tepat dan pengaturan jadwal latihan yang terkoordinasiDiperlukan latihan yang rutin dengan mendatangkan pelatih dari luar untuk menambah semangat latihan para anggota sekaligus meningktakan kemampuan para anggota.

- 2. Kondisi pemilihan lokasi acara yang berada ditengah-tengah acara yang lain diakibatkan oleh miskoordinasi dengan sarpras.Serta pemindahan lokasi pagelaran yang mendadak sehingga mengakibatkan misskomunikasi dalam hal publikasi acara.

- Untuk lebih menekankan dan mendahulukan pemilihan lokasi dari jauh-jauh hari serta memastikan tempatnya dengan sarpras ITB sehingga tidak terjadi misskomunikasi kembali.

- Sebelum publikasi hendaknya dipastikan lokasi pagelarannya terlebih dahulu,dan diharapkan tidak terjadi pemindahan lokasi yang mendadak

- 3. Penyesuaian materi kesenia yang dibawakan dengan konsep yang ada, yakni memadukan antara seni modern dan seni klasik, tanpa mengurangi makna dari seni klasik yang ingin dimumculkan.

Kedepannya saat pembuatan acara konsep serta materi yang akan dibawakan harus lebih dimatangkan dan dipersiapkan dengan lebih baik

Kritik dan RekomendasiKedepannya harapannya bagi panitia dies selanjutnya agar lebih mempersiapkan acaranya mulai dari konsep dan susunan kegiatan dengan baik dan matang. Dan berani untuk menampilkan hal-hal yang baru demi memberikan suguhan pagelaran seni yang berbeda,khas dan berkesan bagi para penontonnya.

- 6 -


3. Divisi Hubungan Masyarakat Koordinator :Pande Putu Agus HendrawanAnggota : Awandhya Adiwisesa dan Dewa Made Raditya Margenta

Deskripsi Kerja1. Mengurus seluruh keperluan perizinan DIES NATALIS baik ke dalam kampus maupun ke luar kampus2. Melakukan negosiasi tempat acara3. Mengundang seniman seniman dalam pameran yang dilaksanakan4. Mengundang seluruh undangan pada acara pagelaran5. Membuat laporan pertanggung jawaban di akhir acara

KeberjalananTarget : Semua ijin di dapat agar acara berlangsung lancarHasil / Pencapaian Kerja :Semua Ijin terkait pameran dan pagelaran didapat dari Lembaga Kemahasiswaan dan Sarana Prasarana

Kendala dan SaranNo Kendala Saran1. Tempat pelaksanaan agak sulit dicari karena

banyaknya acara di ITB pada bulan Oktober. Selain itu daftar peminjaman fasilitas dari situs Sarana Prasarana (www.sp.itb.ac.id) baru bisa dilihat sejak 4 bulan sebelum acara.

Selalu cek status peminjaman dari situs sarpras, jika kosong kemudian segera ajukan surat peminjaman, follow up, dan jika izin sudah keluar, segera selesaikan pembayaran.

Kritik dan Rekomendasi1. Berkaitan dengan peraturan dari ITB yang baru, koordinasi dengan Divisi Logistik bahwa kendaraan

logistic hanya bisa masuk ke areal kampus maksimum pukul 23.00. 2. Jika izin peminjaman fasilitas sudah keluar dari Lembaga Kemahasiswaan dan Sarana Prasarana,

segera lakukan pembayaran.

4. Divisi Transportasi Koordinator :I Komang Try RadityaAnggota : Ian Maheswara dan Putu Agung Sidhi Narendra

Deskripsi Kerja1. Menyediakan transportasi bagi divisi lainnya (terutamatim logistik)2. Menyediakan transportasi bagi para penari3. Menyediakan transportasi dalam pencarian sponsor4. Menyediakan transportasi bagi para pendukung (ex pawang hujan)

KeberjalananTargetSemua Deskripsi KerjadilaksanakanHasil / Pencapaian KerjaSemua Deskripsi Kerjaterlaksana

Kendala dan SaranNo. Kendala Saran1. Kesulitan mencari anggota yang memiliki

kendaraan (mobil)Buat list anggota mgg yang memiliki kendaraan (mobil)

2. Kesulitan saat peminjaman kendaraan Ada list kegiatan kuliah atau lainnya dari

- 7 -

http://www.sp.itb.ac.id/


anggota

3. Kesulitan saat menyewa mobil pick up Memiliki nomor kontak untuk sewa mobil pick up dari jauh-jauh hari

Kritik dan RekomendasiPada acara kedepannya diharapkan pada divisi transportasi gesit saat pencarian anggota dengan telah memiliki list anggota mgg yang telah memiliki kendaraan (mobil),list kegiatan anggota jadi pada saat ingin meminjam kendaraan tidak kesulitan dikarenakan anggota sedang ada kuliah, dan sebagainya, serta memiliki nomor kontak sewa pick up terutama untuk barang-barang yang tidak bisa diangkut dengan mobil pribadi.

5. Divisi Konsumsi Koordinator :Ni Putu Yuni Nurmalasari

Deskripsi Kerja1. Menyiapkan konsumsi selama persiapan acara dan saat acara berlangsung.2. Bersama divisi danus berperan serta dalam pemesanan makanan unutk acara rangkaian dies.

KeberjalananTarget : Konsumsi yang disediakan cukup dan mendukung keberjalanan acara.

Hasil / Pencapaian Kerja : Selama persiapan acara dan saat acara berlangsung konsumsi telah tersedia

dan terdistribusi dengan baik untuk semua pengisi acara, panitia, dan pihak pendukung lainnya


- 1. Transportasi kurang saat diperlukan Penyediaan transportasi tidak hanya bergantung pada divisi transportasi tetapi dari dari anggota divisi masing-masing.

- 2. Dana belum turun sehingga digunakan dana pribadi terlebih dahulu

Setiap divisi diberikan dana sesuai yang dibutuhkan dengan jumlah minimal tertentu (misalnya 50% dari yang dibutuhkan) terlebih dahulu sebelum melakukan tugasnya sehingga nantinya tinggal dihitung kekurangan dan kelebihan dana.

Kritik dan RekomendasiMasalah dana yang belum turun sedikit menghambat kelancaran acara. Solusinya agar dana yang

diperlukan baik tiap divisi dan untuk keperluan dies lain telah tersedia sehingga dari tahap persiapan acara

juga tidak terhambat.

6. Divisi Publikasi Koordinator :Made Edwin WiraputraAnggota : Ni Wayan Wiwik Wedariani dan Nyoman Ratih Pujiastuti

- 8 -


Deskripsi KerjaPublikasi acara ke Alumni, Anggota, dan Masyarakat

KeberjalananTarget: Terdapat suatu media publikasi khusus yang dipasang di boulevard dua minggu sebelum acara Membuat poster dan mempublikasikannya Membuat web Dies sebagai sarana publikasi Dies dan pendaftaran peserta pameran Membuat baligo dan spanduk. Mengadakan pawai untuk mempublikasikan dies di kampus dan car free day Publikasi Dies melalui dunia maya (facebook, milis dan twitter) Membuat dan menyebarkan undangan ke dosen-dosen ITB Membuat logo Dies Bali Kui Membuat tanda pengenal panitia Membuat katalog pameran

Hasil / Pencapaian Kerja:

Media khusus tidak jadi dibuat, sebagai gantinya dipasang gapura MGG di depan tempat pameran untuk menarik perhatian pengunjung.

Poster dibuat, 2 bulan sebelum acara berupa poster hitam putih ada 2 macam satu untuk pameran dan satu lagi untuk pagelaran. 3 minggu menjelang acara dipublikasikan poster full colour yang dipasang dibeberapa tempat di ITB dan sekitarnya.

Web Dies telah jadi sekitar 3 bulan sebelum dies, dan berfungsi dengan baik sebagai sarana informasi dan sebagai tempat pendaftaran peserta. Alamat web dies adalah http://balikui.tk atau http://mgg.balikui.tk .

Sudah dibuat satu baligo dan 2 buah spanduk. baligo dipasang 2 minggu sebelum acara digerbang depan, satu spanduk dipasang di dekat cc barat, dan satu spanduk dipasang saat pameran.

Pawai dikampus berjalan dengan lancar dengan bekerjasama dengan acara launching logo PSB. Sedangkan pawai di car free day tidak jadi dilaksanakan karena pada hari yang ditetapkan dirasa kurang visible untuk dilaksanakan, karena adanya berbagai latihan dan kegiatan mendekorasi untuk Pameran. Sebagai gantinya diadakan kegiatan penyebaran flyer di car free day oleh anggota yang tidak berhalangan.

Publikasi di dunia maya berlangsung cukup lancar, meski kurang aktif. Account fb Dies : Bali Kui Mgg Itb (http://www.facebook.com/profile.php?id=100002988841687) account twitter @BALIKUI_MGGITB.

Undangan telah dibuat dan disebarkan ke dosen-dosen Telah dibuat logo dies yang berupa barong, berisi tulisan balikui dan ukiran Bali. Tanda pengenal panitia telah dibuat dan dipakai saat pagelaran dan pameran. Katalog pameran sudah jadi, terdapat sekitar 30 karya yang dipajang didalamnya.


- 1. Penyebaran poster kurang. Perlu dibuat suatu pembagian tugas dengan anggota. Inisiatif merupakan faktor yang diperlukan dalam tugas ini. Harus aktif meminta bantuan teman-teman.Perlu dibuat suatu divisi produksi, agar beban publikasi tidak terlalu berat, jadi bisafokus untuk penyebaran informasi.

- 2. Poster berwarna terlambat dicetak, karena sponsor belum pasti.

Pastikan sponsor, dan pengerjaan yang tidak ditunda-tunda. Jika sponsor belum ada, tentukan saja batas paling lambat pencetakan poster dan cetak tanpa sponsor

- 9 -

http://www.facebook.com/profile.php?id=100002988841687

http://mgg.balikui.tk/

http://balikui.tk/


terlebih dahulu. Siapkan space di poster untuk pemasangan logo sponsor nantinya.

- 3. Penyebaran undangan ke komunitas seni dan dosen lambat.

Perlu ada nya suatu kordinasi dan pembagian tugas untuk anggota yang bisa diberdayakan.

Kritik dan Rekomendasi- Anggota perlu dimasukkan ke dalam kepanitiaan, baik secara sukarela sesuai minat, dan secara

paksa dengan pemberian tanggung jawab.

- Perlu dibentuk divisi produksi yang mengurus desain serta pembuatan benda-benda yang diperlukan

untuk publikasi ataupun dekorasi.Tujuannya untukmeringankan pekerjaan publikasi sehingga publikasi

bisa lebih fokus untuk menyebarkan informasi (sesuai job desc).

- Dalam acara selanjutnya, saya yakin sponsor juga baru bisa ada kepastian kurang dari H-7 acara,

karena itu jangan menunggu list sponsor yang tidak jelas kapan datangnya, langsung cetak media

publikasi yang diperlukan dengan menyediakan tempat sponsor agar dapat ditempel nanti.

7. Divisi Dokumentasi Koordinator :Pande Made Prajna PradipaAnggota : Dito Wijanarko

Deskripsi Kerja1. Mendokumentasikan acara dalam bentuk foto maupun video dari persiapan hingga acara selesai2. Membuat laporan pertanggung jawaban di akhir acara3. Menyerahkan nota-nota pembelian barang keperluan dokumentasi pada bendahara

KeberjalananTarget: Rangkaian acara dan persiapan acara terdokumentasikan dalam bentuk video dan foto. Membuat video untuk publikasi dan pensuasanaan acara.

Hasil / Pencapaian Kerja: Divisi Dokumentasi telah mendokumentasikan dalam bentuk foto rangkaian acara dies, yaitu Bali

Expo dan Pagelaran Bali Kui, serta persiapannya. Divisi Dokumentasi telah mendokumentasikan Pagelaran Bali Kui dalam bentuk video yang dalam

pelaksanaannya bekerja sama dengan USDI ITB. Divisi Dokumentasi tidak dapat membuat video publikasi karena keterbatasan waktu dan kesibukan

akademik. Divisi Dokumentasi tidak jadi membuat video pensuasanaan acara karena tidak mendapat proyektor

dan layar untuk video saat acara diselenggarakan.

8. Divisi Logistik Koordinator :Gede Darma RaharjaAnggota : Nara, Wahana, Bima, Wedanta, Hendra 2010, Wira 2010, Margenta, Sumbranang, Dedy

2010, Bagus 2010, dan Felix.

Deskripsi Kerja1. Mendata barang-barang yang digunakan dengan baik sehingga tidak ada barang hilang

- 10 -


2. Menyiapkan seluruh keperluan barang-barang yang diperlukan selama persiapan acara dan saat acara berlangsung

3. Mengatur distribusi logistik4. Bertanggung jawab atas segala barang yang dipinjam5. Mengatur SDM saat pelaksanaan distribusi logistik dan pengembalian logistik6. Menjaga barang-barang agar bisa terus digunakan atau agar tidak rusak7. Berkoordinasi dengan divisi transportasi untuk proses distribusi8. Mengkoordinasikan logistik pameran9. Membuat laporan pertanggung jawaban di akhir acara10. Menyerahkan nota-nota pembelian barang pada bendahara

KeberjalananTarget: menyediakan seluruh barang pada list loggistik yang telah dibuat tiap-tiap divisi.Hasil / Pencapaian KerjaList Logistik

1. Sound System (genset)2. Lighting3. Panggung4. Handy Talkie (5)5. Kostum Penari

a. Jauk (2)b. Topeng Tua (1)c. Panyemrahma (6)d. Tari Kreasi (3)e. Barong & Rangdaf. Telek (4)g. Topeng (1)

6. Alat Rias7. Nametag8. Aksesoris pagelaran (bunga)9. Alat-alat Pameran (sendok, tali pancing, paper clip, selotip)

Kendala dan SaranNo. Kendala Saran1. Kurangnya anggota logistik yang datang pada

saat hari pagelaran Kadiv harus bisa menarik anggotanya agar datang.

2. Ada beberapa alat yang dibutuhkan oleh divisi lain yang tidak terpenuhi karena barang yang dicari sudah habis atau toko tempat barang tsb dijual tutup

Menggunakan alternatif barang lain, mendata barang kebutuhan jauh-jauh hari sebelumnya.

3. Kurang lengkapnya kostum saat pagelaran dan kurang mengerti tentang bagian-bagian dari kostum

Harus ada subdiv kostum di dalam divisi logistik untuk mempermudah kerja divisi

Kritik dan RekomendasiBarang harus dicari jauh-jauh hari untuk survey harga dan tempat. Mencari anggota yang cukup dan

dibagi-bagi dalam subdiv supaya mudah dalam mengatur tugas kerja. List juga barang-barang pada tiap-

tiap divisi, terus ditanyakan apa keperluannnya agar lebih jelas apa yang dibutuhkan supaya tidak mencari

- 11 -


mendadak. Wajib dibentuknya sub divisi kostum, disarankan ada wanita, agar kostum lengkap dan lebih

siap dipakai saat pagelaran.

9. Divisi Artistik Koordinator : Gede Mahendra JayaAnggota : Zahra Sausan Pratiwi

Deskripsi Kerja1. Mengonsep dekorasi acara2. Meminta bantuan kepada seluruh anggota untuk melakukan dekorasi pada hari pelaksanaannya3. Mengatur SDM untuk melakukan dekorasi4. Melakukan koordinasi dengan logistik, agar menyiapkan bahan properti dekorasi5. Membuat rencana cadangan dekorasi untuk antisipasi rencana awal yang tidak dapat dilaksanakan

KeberjalananTarget: Penjor dan obor dibuat H-1 sebelum acara malam dies berlangsung Dekorasi panggung selesai sebelum acara dari TransTV corp. Dimulai

Hasil / Pencapaian Kerja: Taman dipesan pada hari-H dikarenakan adanya kekurangan penyediaan panggung, sehingga tidak

sesuai dengan konsep awal desain panggung. Hal ini diakali dengan memberi taman pada panggung tempat penari dengan panjang taman 4 m, dengan deal harga Rp. 400.000,-.

Obor dibuat telah selesai dibuat pada H-1, tetapi karena adanya kebijakan baru dari ITB, maka obor tidak jadi dipakai untuk dekorasi panggung

Pembuatan Penjor dilakukan pada H-1 acara. Kurangnya sumber daya manusia membuat proses pembuatan memakan waktu yang cukup lama. Karena penjor yang dibuat pada H-1 kurang megah, maka dibuat lagi penjor pengganti pada dini hari Hari-H.

Dekorasi panggung dilakukan pada H-1, karena adanya acara dari TranTV corp. pagi pada hari-H sehingga dekorasi tidak dapat dilakukan pada hari-H.

Kendala dan SaranNo. Kendala Saran1. Properti panggung tidak sesuai dengan desain

yang direncanakanKarena properti yang disiapkan oleh penyedia panggung kurang / tidak bisa ditambah. Di akali dengan menutup ruang kosong dengan taman.

2. Sumber Daya untuk pengerjaan H-1 kurang karena adanya kegiatan

Berusaha menarik sumber daya yang ada, walaupun sedikit memaksa.

Kritik dan Rekomendasi Tingkatkan koordinasi dengan logistik dan penyedia panggung, agar logistik menyediakan bahan

properti dekorasi yang sesuai dengan kebutuhan dan desain

Perbanyak menerima masukan untuk pengembangan dekorasi yang lebih baik

Pada saat pendirian panggung, dicek kembali apakah sudah sesuai dengan desain yang disepakati

dengan penyedia panggung, sehingga tidak ada kekurangan.

- 12 -


Buat cadangan rencana untuk antisipasi jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dan harus bisa

berpikir cepat untuk mengatasi permasalahan pada dekorasi sebelum acara dimulai.

10. Divisi Kerohanian Koordinator :Putu Agus Aditya Permana

Deskripsi Kerja Menyiapkan banten pejati Mencari pawang hujan

KeberjalananTarget :

Tidak turun hujan saat acara berlangsung. Tidak ada gangguan spiritual selama keberlangsungan acara.

Hasil / Pencapaian Kerja Selama acara tidak turun hujan (target tercapai) Tidak ada peserta acara yang mengalami gangguan spiritual (target tercapai)


- 1. Kurangnya anggota divisi rohani Jumlah anggota ditambah menjadi 2 orang.- 2. Sarana upacara yang cukup sulit untuk

diperolehDilakukan survey jauh hari sebelum acara untuk mengetahui tempat membeli sarana upacara.

11. Sekretaris I Gusti Ayu Andani

Deskripsi Kerja Membuat proposal Dies Natalis XL Membuat notulensi pada setiap rapat dan medistribusikan pada seluruh panitia Membuat surat-surat keluar (perizinan) Mengumpulkan semua laporan pertanggung jawaban dari masing-masing divisi

Keberjalanan Proposal selesai dan dicetak pada Mei 2011. Surat keluar sebanyak 43 surat. Notulensi rapat koordinasi sebanyak 10 buah.

Kendala dan SaranNo. Kendala Saran1. Permintaan surat yang mendadak, terutama

yang digunakan di luar Bandung.Antisipasi dengan membawa template surat dan scan ttd beserta stempel.

Kritik dan RekomendasiFungsi sekretaris agar dioptimalkan, terutama menyangkut pembuatan surat, notulensi rapat (di luar rapat koordinasi), dan fungsi administratif lainnya.

- 13 -


12. Bendahara AstrydViandila

Deskripsi KerjaMencatat cash flow

KeberjalananTarget : Cash flow terkendaliHasil / Pencapaian Kerja : masih banyak cash flow yang tidak tercatat dan diluar sepengetahuan bendahara.


- 1. Bendaharanya cuman satu sehingga susah untuk mengontrol.

Kalau bisa bendaharanya 2 jadi bisa saling membantu.

- 2. Keberjalanan uang. Bendahara kalau bisa benar-benar memantau uang masuk dan keluar.

Koordinasi antar kadiv dengan bendahara.

- 3. Banyaknya panitia yang belum membayar kaos panitia.

Saat pembagian kaos panitia apabila memang didanuskan, bayar dulu baru ngambil kaos.

Kritik dan Rekomendasi Bendahara memang harus ada 2. Dan saat keberjalanannya memang 2 orang itu bisa bertanggung

jawab terhadap dies. Pembuatan RAB kalau bisa tidak secara kasar sekali, kalau bisa benar-benar survey harga. Bila akan ada pengeluaran di luar anggaran dana, konfirmasi terlebih dahulu agar bisa dibahas

keberadaannya (bisa pinjam atau tidak) serta tingkat kepentingannya (perlu dibeli atau tidak) sehingga tidak mengeluarkan uang percuma.

Jangan menganggap bendahara pasti ada uang, semua orang harus berpikir bagaimana cara mengeluarkan uang seminimal mungkin dengan hasil yang maksimal.

- 14 -


LAPORAN KEUANGAN

Pemasukan

Sponsor LAPI Rp 1.500.000,00Sponsor BALI POST Rp 1.000.000,00Acara Pementasan Mesin Rp 3.000.000,00LK Rp 2.500.000,00Alumni Rp 1.500.000,00Sponsor BP MIGAS Rp 10.000.000,00Danus makanan Rp 1.383.000 ,00Danus baju barong Rp 225.000,00Danus pie susu Rp 100.000,00Danus baju BALI KUI Rp 1.350.000,00Pemasukan Lain Rp 1.540.500,00Subtotal Rp 24.098.500,00

PinjamanAndani Rp 350.000,00Edwin Rp 805.000,00Mahe Rp 350.000,00Pande’09 Rp 166.000,00Badan Pengurus Rp 14.477.000,00Subtotal Rp 16.148.000,00TOTAL PEMASUKAN Rp 40.246.500,00

Pengeluaran

Pengeluaran Jumlah KeteranganDivisi PameranSewa stand bazaar Rp 5.500.000,00 Nota tidak adaSubtotal Rp 5.500.000,00Divisi Pagelaran

Pengisi Acara Rp 3.600.000,00 Nota tidak adaDivisi Humas

Sewa CC Timur Rp 4.316.000,00 Nota tidak adaDivisi Artistik

Dekorasi Taman Rp . 400.000,00 Nota tidak adaDivisi Dokumentasi

USDI ITB (3 Kamera, 1 DVD) Rp 2.500.000,00 Nota adaDivisi Konsumsi

Aqua gelas 4 dus @Rp.20.000,00 Rp. 80.000,00 Nota adaAqua botol 4 dus 600 ml @Rp.37.000,00 Rp. 148.000,00 Nota adaNasi dus 75 porsi @Rp.15.000,00 Rp 1.125.000,00 Nota adaNestle botol 4 dus 600 ml @Rp.35.000,00 Rp 140.000,00 Nota tidak adaRoti Rp 29.000 Nota adaNescafe Rp 110.000 Nota ada

- 15 -


Pengeluaran Jumlah KeteranganRon 88 dus Rp 15.500 Nota adaSido Muncul TO 12 buah @Rp 2.500 Rp 30.000 Nota adaUltra Milk Rp 9.300 Nota adaSnack malam Rp 112.000 Nota adaDji Sam Soe 2 kotak @ Rp 11.000 Rp 22.000 Nota adaHappyTos Rp 21.000 Nota adaCadburry Rp 8.000 Nota adaDelfi Rp 13.000 Nota adaAyam Mas Han Rp 273.500 Nota adaCapcay SR Rp 18.000 Nota adaGorengan Rp 20.000 Nota tidak adaSubtotal Rp 2.174.300,00Divisi Rohani

Uang jasa untuk dua orang pawang hujan Rp 1.000.000,00 Nota adaSarana Upacara (Banten) Rp 300.000,00 Nota adaSubtotal Rp 1.300.000,00Divisi Transportasi

Bensin Rp 300.000 Nota tidak adaSewa pick up Rp 450.000 Nota adaSubtotal Rp 750.000,00 Nota adaDivisi Logistik

B. klip Rp 40.000 Nota adaLakban Rp 10.000 Nota adaTristar 24 Rp 6.500 Nota adaHOT 12 Rp 8.000 Nota adaKertas nasi Rp 7.000 Nota adaBinder Ciling Rp 18.000 Nota adaTali Rp 170.000 Nota adaKain Putih Rp 50.000 Nota adaBunga Rp 5.000 Nota adaMake up dan sewa kostum Rp 209.500,00 Nota adaSewa Handy Talkie Rp 150.000,00 Nota adaSound Sistem dan panggung Rp 13.800.000,00 Nota tidak adaListrik Rp 39.200,00 Nota adaKaos Bali Kui Rp 1.835.000,00 Nota adaSubtotal Rp 16.348.200,00Divisi Publikasi

Fotocopi + Print Rp 275.000 Nota adaSpanduk Rp 160.000 Nota adaBaligo Rp 300.000 Nota adaPoster Rp 750.000 Nota adaKertas Inkjet Rp 142.500 Nota adaPlastik NT besar Rp 40.000 Nota adaGantungan NT Rp 40.000 Nota adaKuter Joyko Rp 5.000 Nota adaPenggaris Rp 2.500 Nota adaSubtotal Rp 1.715.000Kesekretariatan

Proposal Rp 1.250.000 Nota tidak ada

- 16 -


Pengeluaran Jumlah KeteranganAlat Tulis Rp 50.000 Nota tidak adaFotocopy LPJ Rp 43.000 Nota tidak adaSubtotal Rp 1.343.000,00TOTAL PENGELUARAN RP 40.246.500,00

Total peminjaman yang belum dikembalikan Rp. 16.148.000,00

Pemasukan Pasca AcaraDanus Baju Dies Rp. 100.000,00Sponsor BP Migas Rp. 1.200.000,00Sponsor PLN (belum turun) Rp. 10.000.000,00Total Rp. 11.300.000,00Defisit* Rp. 4.848.000,00

*panitia dies akan melunasi defisit dengan cara danus

- 17 -


LAMPIRAN A – DAFTAR KONTAK PENTING

No. Nama Keterangan Kontak1 Pak Nyoman Sukrada Pawang Hujan 0878895168882 Pak Made Rawan Pawang Hujan 0878222382003 Langit Biru Percetakan 085722756566 (A.N Andre)

4 Pak ArdhanaMantan Pembina MGG (Untuk Konsultasi) 08122348655

5 Pak RakaPendiri MGG (Untuk Konsultasi) 0811223536

6 RAVE Penyewaan Panggung, Sound, Lighting, Dan Band

Jl. Babakan Jeruk IIID No.76 Bandung, 081220599964 (A.N. Martin)

7 BarlandJl. Taman Cempaka No.5 Bandung, 0818204064/ 022-7271710 (A.N. Rima)

8 Pick Up Di Dipati Ukur 022-70458361 (A.N. Pak Mumuh)

9 Pascapala Outdoor Tools RentalJl. Cikutra Barat No.103, Sadang-Serang, Bandung, 022-93815415 (A.N. Soewanto)

10 Tendaku Jl. Siliwangi “Gandok” No.55 Bandung, 022-2035640 11 Bli Sang Putu Kostum 08122363407

12Bu Ayuk Ambarawati (IPDN)

Kostum (Barong Dan Rangda) 08122350796

13 Bli Gusti Kostum 085721722077/ 0815615130914 Bli Sumantra BP Migas - Sponsor 0812107722615 Pak Ngurah Adnyana PLN - Sponsor16 Pak Komang Anggayana LAPI - Sponsor 081122982817 IOM ITB Sponsor Perpustakaan Pusat Lantai - 418 Pak Ketut Sukreta Sponsor [email protected] / [email protected]

19 Pak CeningPertamina Persero - Sponsor 0811133505

- 18 -


LAMPIRAN B – DATA PESERTA PAMERAN

No. Nama Alamat Nomor Telp Email No. RekeningJumlah Karya

2D 3D

1 Wisnu Jalan Siliwangi No.7 022 9261 6959 (BNI) 011 2363 297 2

2 Hassan PratamaJalan Sari Manis No. 17/ Blok 16 0878 2240 3934 301 144 6297 3

3 Aep S Rusadi Jalan Siliwangi No.7 0852 2382 2711 3 4 Susentono [email protected] 2

5 Buddy SiswantoJalan Purwakarta S No. 27 Bandung 0878 2389 5514 [email protected] 0748 01 011228 53 2 2

7 ASPURE Jalan Siliwangi No.7 0813 9404 4237 [email protected] 3 8 Drs. Heri Heriana Jalan Siliwangi No.7 0812 2135 534 [email protected] (BCA) 449 124 7872 3 9 Unduy Martha Jalan Siliwangi No.7 0856 5932 5210 [email protected] (BRI) 075 00100 875 2535 3

10Tommy Dermawan (mewakili 25 Orang) Jalan Siliwangi No.7 0878 2198 1192 3

11 Muh. Bahlia 0818 2136 46 3 12 Anak Agung Ngurah Agung 0818 0533 3372 3 13 Gusti Ayu Jessy Kartini 0878 2232 8219 3 16 Deden Ahmad K. 0878 2816 0264 3 17 Serrum 0852 1627 9444 3 18 Paper Replika Bandung 0821 1901 4813 319 Desi Kurniasari Kasanah FITB 2011 ITB 0857 4312 9012 2 20 Al Rasyid, S.T, M.T. Pondok Mutiara 3 No. 24 0821 2869 1995 [email protected] (BCA) 777 0371 389 3

- 19 -

mailto:[email protected]







LAMPIRAN C – HASIL FEEDBACK KUESIONER PAMERAN

Kertas feedback yang kembali ke panitia berjumlah 720 lembar. Komentar dari setiap pengunjung dan

dikelompokkan menjadi komentar positif, saran-saran, dan kertas kosong (pengunjung tidak memberi komentar).

Berikut ini adalah prosentasi hasil feedback.

Komentar Positif Saran Kosong TotalJumlah 515 194 11 720Prosentase 71.53% 26.94% 1.53% 100%

Hasil Feedback

1

2

3

Saran

Komentar Positif

Kosong

Komentar Positif dikelompokkan lagi menjadi 4 bagian, yaitu:

1. Komentar positif mengenai stand kuliner (contoh : “makanannya enak”;”ayam betutunya enak”)2. Komentar positif mengenai karya yang dipajang (contoh : “lukisannya keren”; “love al-rasyid”)3. Komentar positif secara umum (contoh: “kerenlah”; “good job”; “bagus”)4. Komentar dari pengunjung yang menyatakan agar kegiatan ini dilaksanakan lagi di tahun berikutnya.

Berikut ini adalah jumlah dari masing-masing bagian.

Kuliner Karya Umum Ingin diadakan lagi TotalJumlah 61 107 324 23 515Prosentase 11.84% 20.78% 62.91% 4.47% 100%

Komentar Positif

1

2

3

4

Karya

Kuliner

Umum

Ingin diadakan lagi

- 20 -


Sementara itu saran-saran dibagi secara lebih spesifik. Hasil dari saran-saran pengunjung dipaparkan pada tabel

berikut.Konten Karya Kurang Dekorasi Sepi Stand kurang Perlu Live Show Makanan Kurang Publikasi Kurang Lukisan mahal Perlu Souvenir Lain

Jumlah 52 26 32 11 12 21 15 11Prosentase 26.80 13.40 16.49 5.67 6.19 10.82 7.73 5.67

Rincian Saran1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Dekorasi Sepi

Lainnya

Konten Karya Kurang

Stand Kurang

Saran teknis adalah saran-saran yang terkait dengan teknis pelaksanaan pameran. Saran-saran yang tergolong

saran teknis adalah sebagai berikut.

- Jalur pengunjung kurang jelas- Lagunya membosankan- Tolong ada Tulisan "JANGAN DISENTUH"- Keterangan lukisan kurang jelas- Bagus, tapi bingung pintu masuknya dimana- Kasih petunjuk pintu keluar- Kurang kursi buat makan- Tidak ada tempat sampah

Yang termasuk ke dalam saran lain adalah:

- Tampilkan pula acara-acara di Bali dan maknanya bagi kehidupan orang Bali- Bagus kalau bisa ada video gitu- Gimana kalau ada pemotretan baju bali yang bisa disewa- Lain kali coba ditampilkan karya tekstil Khas Bali

- 21 -


LAMPIRAN D – RUNDOWN PAGELARAN BALI KUI

Waktu Acara Pengisi Acara

20.00 – 20.30 Opening MC (Andani dan Raka)

- Baleganjur MGG

- Panyembrahma Wiwik,Ratih,Dessy, dan Era

- Sambutan Ketua MGG Agus Astika

20.30 – 21.35 PART 1 :

- Tari Kayon Wahana dan Hendra ‘10

- Bondres Abdi Hendra

- Tarian Telek Astri,Dara,Novia,Ratna, Nara,Abdi, Wira

21.35 – 22.20 PART 2

- Bondres Abdi dan Hendra’ 08

- Music Kolabs Tesla dan Tim Kolabs MGG

- Barong Rangda Kusuma, Wahana, dan Hendra’10

- Music Kolabs Dan Tarian Kolabs

MGG Feat Tesla (Penari : Udyani,Mirah Dan Yuni) Jam 6

22.20-22.30 Penutup MC (Andani dan Raka)

- 22 -


LAMPIRAN E – TEKNIS LAPANGAN PAGELARAN BALI KUI

WAKTU DESKRIPSI ACARA DURASI KETERANGAN PJ

05.00-08.00 Gladi bersih 3 jam - Gladi dilaksanakan sesuai dengan rundown ariadi

15.00-19.00

Persiapan Pagelaran 4 jam - Make up untuk penari putri sudah siap ,penari sudah memakai kostum semua kecuali barong dan rangda

mirah

- Penabuh sudah siap dibelakang panggung dengan kostum

dewa

- Lighting,monitor dan sound sudah siap Dharma dan yoga19.00-19.30 Sounding pagelaran dies 1 jam - MC (trans corp) mulai sounding pagelaran Ariadi dan andani

19.45-19.55

Persiapan baleganjur - Tim baleganjur sudah disiap di sisi panggung- MC siap di belakang panggung

dewa

5” - MC formal masuk ke panggung membuka Pagelaran

andani

20.00-20.30 Opening 5” - Baleganjur masuk dari sisi kanan dan kiri panggung kedua

- Penari panyembrahma sudah siap di belakang panggung

- Setelah beleganjur penabuh langsung kepanggung utama

dewa

8” - Tarian panyembrahma mulai- Penari menari di panggung kedua- Penari keluar ke sisi kanan dan kiri panggung

ariadi

2” - MC masuk untuk memanggil ketua MGG10” - Ketua MGG memberikan sambutan

- Ketua MGG membuka pagelaran dies bali bharata

- 23 -



- Penari kayon telah siap dibelakang panggung utama

20.30-21.35

Part 1 5” - Lighting dimatikan- Smoke gun dihidupkan- Persiapan monitor- Penari kayon masuk ke panggung

kedua,lighting dihidupkan focus ke penari kayon di panggung kedua

Dharma dan ariadi

Tari kayon 8” - Penari kayon keluar melalui sisi kanan dan kiri panggung

- Bondres masuk diiringi penabuh- Lakon telek siap dibelakang panggung

Abdi

Bondres 2” - Narasi masuknya telek- Monitor tampilannya tentang penjelasan tari

telek- Gamelan masuk

ariadi

Tarian Telek 20” - Penari telek masuk dari samping kanan panggung

ariadi

- Tesla siap dibelakang backstage- Penabuh kolabs siap dibackstage

ariadi

21.35-22.20 PART 2Bondres 3” - Bondres masuk membawakan cerita

- Lampu dimatikan- Tesla masuk ke backstage- Lampu dihidupkan saat tesla siap

Music kolaborasi 10’’ - musik kolabs part 1 pasuk- lighting difokuskan di panggung utama- Penari barong-rangda siap di belakang

panggung

ariadi

Barong-rangda 15” - selasai music , lampu dimatikan, smoke gun ditembakkan ke panggung kedua

Ariadi, dharma , yoga

- 24 -



- lampu difokuskan ke gerbang gapura masuknya barong,

- gong kebyar masuk- monitor tampilannya tentang barong rangda- barong masuk mulai tarian barong di panggung

kedua, rangda masuk dari gapura menuju panggung kedua

- selesai tarian lampu dimatikanbondres 4” - Narasi kalahnya Rangda oleh Barong

- tesla siap” ke stage- penari kolabs siap di sisi kanan dan kiri stage

abdi

10” - masuk music tesla- lighting diarahkan ke panggung utama- masuk penari kolabs dari kiri kanan stage,

lighting hidup di panggung kedua- penari keluar melalui gapura

udyani

5” - MC Formal Masuk Menutup Acara Raka n andani22.20-drop Bongkar panggung

- 25 -


LAMPIRAN F – SAMBUTAN KETUA MGG-ITB

Selamat malam kepada : Rektor institut teknologi bandung atau yang mewakili; Wakil rektor kemahasiswaan atau yang mewakili; Pembina unit kesenian bali maha gotra ganesha, bapak gede suantika; Alumni mgg-itb; Rekan-rekan mahasiswa itb; Dan masyarakat pencinta seni dan budaya nusantara.

Saya awali dengan mengucapkan panganjali om swastiastu, assalamualaikumm wr.wb, dan salam sejahtera bagi kita semua.

Unit kesenian bali itb merupakan salah satu wadah kegiatan kemahasiswaan di itb. Berdirinya unit ini diharapkan tidak hanya sekedar untuk menyalurkan minat dan bakat mahasiswa itb, tetapi juga sebagai wadah tumbuhnya idealisme untuk turut berperan lebih banyak dalam menunjang kebudayaan nasional, khususnya kesenian bali.

15 september 2011 lalu, unit kesenian bali maha gotra ganesha itb genap berusia 40 tahun. Selama 40 tahun keberjalanannya, sejumlah kegiatan telah dilakukan dan tak terhitung prestasi telah diraih. Untuk memperingatinya, perayaan dies natalis mgg ke-40 atau lustrum mgg ke-8 dilaksanakan melalui acara pameran bali expo 2011 dan pagelaran bali kui 2011.

Tema yang diangkat pada dies natalis tahun ini adalah bali kui, dimana kui mengandung makna klasik atau kontemporer. Kui juga merupakan kepanjangan dari klasik, unik, dan inspiratif.Frase ini sekaligus mengandung makna bahwasanya kegiatan ini bertujuan untuk menginspirasi generasi muda untuk lebih mencintai kebudayaan nusantara, terutama kesenian klasik atau tradisional.

Pada hari senin-rabu, 17-19 oktober 2011 lalu telah diadakan pameran bali expo 2011 di galeri cc timur dimana ditampilkan karya seni dari seniman-seniman se-jabodetabek serta kuliner bali , berupa nasi betutu, nasi campur bali, hingga jaja bali. (yang mungkin teman2 semua sudah mencoba, bagaimana enak?). Berbagai apresiasi dan kritik telah kami terima mengenai acara in. Ke depannya tentu bali expo akan menghadirkan lebih banyak karya, lebih banyak seniman yang terlibat, lebih kreatif, dan tentu saja lebih banyak kuliner bali.

Panggung tempat saya berdiri sekarang adalah panggung puncak perayaan dies natalis mgg ke-40 dengan tema bali kui dimana akan ditampilkan kesenian klasik bali, mulai dari tari panyembrama (yang telah sama-sama kita saksikan sebelumnya), tari telek, tari barong rangda, hingga kolaborasi etnik antara tesla manaf dan maha gotra ganesha. Rangkaian tarian ini akan dikemas dalam suatu epic, yakni epic barong suari. Epic ini bercerita tentang turunnya dewa wisnu ke marcapada untuk membebaskan suatu desa dari wabah penyakit.

Sebelum mengakhiri sambutan ini saya ucapkan terimakasih kepada para sponsor yang telah mendukung keberjalan acara ini diantara pt pln, bp migas, iom itb, lapi itb, balipost, dan alumni maha gotra ganesha.

Kami berharap acara ini tidak hanya sebagai hiburan untuk rekan-rekan mahasiswa selepas ujian tengah semester, namun juga sebagai pengingat bagi kita semua bahwa kebudaan klasik nusantara sangatlah unik dan pantas untuk dilestarikan. Selamat menyaksikan!Om santhi santhi santhi om

- 26 -


LAMPIRAN G – NOTA KEUANGAN

- 27 -


- 28 -


LAMPIRAN H – NOTULENSI LPJ DIES NATALIS BALI KUILembang, 17 Desember 2011

NO. PENANYA PERTANYAAN JAWABAN TANGGAPANDIVISI PAMERAN (Novia)1. Doko Membuat katalog itu bukan target tapi strategi

Apa yang didapatkan dari 730 feedback itu? Tidak ada rekapitulasi feedback.

Dekorasi tidak optimal, pengunjung ada yang mengira kalau pameran kesenian bali itu dengan dekor pajegan, dsb. Begitu juga dengan variasi karya seni yang dipamerkan.Astika Ada ga feedbacknya yang

memberikan kritik dan saran secara spesifik?Lukisan udah balik semua? Tinggal yang di jkarta dan harus pakai tiki.

Harusnya tanggal 28nov. sudah memberi pengertian kepada seniman untuk mengembalikan sekitar bulan desember. Total ada 5 buah karya yang belum dikembalikan

Bagaimana bentuk follow-up mengenai penjualan barang seni?

Seniman tidak terlalu memeningkan keuntungan ternyata dan mengerti akan kesulitan yang terjadi dan menyarankan untuk tidak jera mengadakan acara serupa.tidak ada masalah dari seniman mengenai karya yang tidak terpublikasikan

Astri Rekap data seniman ga ada? Ada rekap data seniman beserta alamat dan email. Akan dilampirkan di revisi lpj.

Pandu Kapan rencana dibalikin karya seni ke jakarta?

Sebelum balik ke bali, senin akan dibungkus.

Penghasilan bazar total dari makanan?

Iya. Biaya stand tertutup dari profit penjualan makanan.

- 29 -


NO. PENANYA PERTANYAAN JAWABAN TANGGAPANTujuan pameran? Karena tujuannya memperkenalkan kesenian,

maka targetnya adalah jumlah pengunjung. Dimana target sebanyak 1500 pengunjung, namun total yang datang 720 pengunjung. Bali expo tahun 2001 juga 1500 pengunjung. Dulu berhasil dari segi pendapatan (untung) karena sewa stand-nya berhasil.

Ada ga seniman yang komplain? Karena karya seni ada yg ga terjual.

Saat sosialisasi acara sudah dijelaskan mengenai target pembeli (mahasiswa). Disertakan harga agar setidaknya pameran ini memberikan hasil, misalnya menutupi biaya pameran yang keluar. Seniman juga bingung untuk menghargai karya seninya berapa.

Jika memang pameran bertujuan untuk memperkenalkan kesenian, harga lukisan baiknya ga usah diisi. Dari segi keuangan rugi berarti dan hanya dapat menutupi stand?

DIVISI PAGELARAN (Udyani)SPL Gimana kronologis terjadinya

peristiwa jam gadang itu? Apa yang dilakukan panitia setelah itu?

Pande dan astika yang lebih mengetahui. Humas telah bertindak sebagaimana mestinya. Sarpras mengtakan bisa di jam gadang, namun tiba2 menolak dengan alasan ada seminar internasional matematika karena area jam gadang akan digunakan sebagai areal parkir. Sarpras menolak juga dengan alasan akan berpiknik dan menyarankan di gku timur atau pool bis. Kemudian mau pindah ke lapbas tapi sudah ditag oleh astronomi untuk acara pengamatan. Namun setelah trans7 menghubungi, astronomi mau pindah dari lapbas. Acara kita difasilitasi oleh trans7, terutama dalam hal publikasi dan penyediaan fasilitas, seperti sofa dan kursi penonton.

Tidak ada ttd materai saat sarpras bilang bisa?Pande: pak amin sarpras udah oke. Namun bu lina sarpras bilang sabtu akan piknik dan tidak ada satu izin pun yang boleh dikeluarkan.Udyani: lebih digali lagi dalam lpj dies ini

Bagaimana tahu sudah mencapai target atau belum? Dilihat dari target penonton puas.

Direksi trans7 menonton acara kita dan beberapa orang yang saya tanya, seperti mensenbud, orang tua, dan teman2 menikmati

- 30 -


NO. PENANYA PERTANYAAN JAWABAN TANGGAPANacara kita. No saya juga diminta oleh phak trans7 sehingga bisa dihubungi jika kapan2 bekerjasama

Pandu Gimana caranya sudah ngetag tempat tapi udah pasti dapet tempat? Gimana menghindari pihak lain yang lebih kuat sehingga dapat mengambil tempat yang sudah ditag.

Abdi: tag tempat dari jauh2 hari, punya perjanjian hitam di atas putih.

Dedy: jauh2 hari itu seberapa lama?Pande: izin baru dikeluarkan oleh pihak sarpras 2-3 bulan sebelum acara. Liat website sarpras untuk mengetahui fasilitas yang tersedia, ketika tersedia langsung tag dan beri surat. Pandu: ngetag banyak tempat bisa ga?Pande: bisa, kemaren juga ngetag banyak. Kemaren jg gitu, tapi cuman jam gadang yang lolos. Kalau lolos semua, harus ada surat pembatalan.Astika: kalo ngetag banyak dan memungkinkan untuk lolos, bakal dipanggil sama LK. Bikin aja acara yang beda2 untuk tiap spot.Dedy: isi kegiatan dan deskripsi acara?Pande: isi deskripsi acara, rundown ga usah.Deny:Astika: manfaatkan dosen2 bali yang punya jabatan tinggi di itb. Misal pak ardana termasuk dosen yang disegani oleh orang2 sarpras. Sudah dapat menghubungi pak ardana mengenai kasus tempat ini dan bersedia membantu jika deal dengan trans7 tidak tercapai. Sering2 share dengan dosen2 bali itb.

Deny Hampir melakukan suatu kegiatan yang memalukan jika dilakukan di pool bis atau parkir elektro. Jangan sampai ada masalah seperti itu lagi. Astika sendiri dulu humas, namun sekrang terjadi masalah seperti ini lagi. Untuk dewa, kalo bisa habis ini langsung ngetag sabuga. Masalah yang ada pada dies ini sebaiknya dikeluarkan dan bersikap jujur akan kekurangan2 yang terjadi.

Dedy Gimana metode agar latihan intensif dan bisa menguasai materi?

Kepanitiaan dies memang agak telat terbentuk. Jika lebih awal dibentuk maka akan lebih cepat menyusun konsep sehingga latihan tidak tabrakan dengan libur lebaran. Perlu komitmen dari anggota juga untuk disiplin datang latihan.

Dara: perlu kerjasama antara dies dan panitia. Bisa latihan kalo konsep udah jelas dan panitia sudah ada. Konsep belum jelas sehingga baru latihan setelah libur lebaran. Latihannya menjadi cukup padat.Pandu: tidak ada transfer ilmu dari zaman alit ke skrg. Dulu saat

- 31 -


NO. PENANYA PERTANYAAN JAWABAN TANGGAPANbali bharata latihan dimulai sebelum libur lebaran. Ketika ada latihan rutin, diselipin materi dies. Libur tiap smt sama libur lebaran kan berdekatan,yang di bali korbankan waktu liburnya demi suksesnya acara. Ketika sudah ada konsep, harus punya idealisme untuk berkorban dan menjalankan konsep yang dicita2kan. Terkesan kegiatannya spontan dan disusun sebulan dua bulan.Udyani: konsep sudah dibuat jauh2 hari dan jadwal latihan juga disusun, tapi tidak ada/kurang partisipasi.Deny: jujur dalam mengutarakan pendapat, bagus ketika tadi sudah mau mengakui kalo panitia dies terlambat dibentuk.Udyani: konsep sudah ada, namun di bulan juni/juli muncul tawaran pagelaran tiga unit. Hal ini menyebabkan keterlambatan fiksasi konsep dies.oleh karena itu, kita harus berani mengambil keputusan.Pandu: Dulu bisa mengambil libur lebaran sebagai latihan. Utamakan tabuh dahulu, tari bisa dipercepat. Persuasif kepada anggota yang memiliki kemampuan lebih. Pendekatan personal kepada anggota, anggota pasti berusaha untuk membantu dan bersedia berkorban waktu libur, paling tidak pulang lebih cepat. Sesuatu yang penting seperti masalah pagelaran tiga unit ini jangan hanya diperbincangkan di fb, segera kumpulkan orang dan ambil tindakan.Dedy: Memang perlu komitmen dan disiplin dari anggota. Jangan sampai kaya dulu rencana jam 2 baru latihan jam5.Gede: Konsep acara yang disusun lama masa kalah sama konsep yang baru ditawarkan. Seharusnya konsisten dengan konsep yang telah disusun dari awal. Lain kali harus ada keputusan.Astika: saat ketemu dengan jero wacik yang bertanggungjawab bu bulan. Konsep dari bu bulan adalah topeng klasik, seperti telek juga.Gede: dies siapa? Dies tiga unit atau dies mgg?

- 32 -


NO. PENANYA PERTANYAAN JAWABAN TANGGAPANAstika: dies mgg, tapi bukan hanya mgg yang saat itu mengadakan kegiatan dies natalis. Persoalan bukan pada materi, namun bentuk kepanitiaan. Mgg bisa memanfaatkan massa unit lain yang cukup banyak untuk menyukseskan acara kita. Saya juga sendiri lama dalam mengambil keputusan mengenai hal ini.Pandu: hal ini bukan menjadi suatu alasan untuk menunda waktu latihan.

Astika Ada saran untuk mendatangkan pelatih luar. Sudah datang bli catur, namun ada penabuh yang ternyata tidak hadir setelah dihubungi. Ada kasus dimana ada penabuh datang, tengok2, tapi langsung pulang. Ketika ditegur, ybs malah minta diganti. Tolong untuk penabuh yang sudah dipilih agar memiliki komitmen.Deny: astika terlalu mengambil alih kerjaan dies, bagi2 kerjaan dengan ketua dies dan yang lain. Budaya MGG ditambah, tidak hanya tertawa namun juga disipin.

DIVISI HUMAS (Pande)Deny Memang tidak diperbolehkan di atas jam 10 untuk memasukkan

barang. Dilobby biar bisa jam5, tapi tetep baru bisa masuk jam 5.30.Udyani: kendala pra acara untuk memasukkan sound system, sehingga sound check mundur dan menganggu gladi. Janjian dengan vendor agar tidak lebih dari jam11. Karena satpam baru jadi sulit untuk diloby. Saat memasukkan barang juga harus ditungguin. Dahulukan yang penting2, misal mau sound check, sound systemnya masukin dulu. Kalau mau pake listrik di cc, bikin izin juga.Dedy: sebaiknya sebelum meninggalkan panggung dipastikan ada yang menggantikan.Raka: saat memasang panggung, sekalian ngobrol dengan tukangnya sehingga tidak salah pasang dan sesuai dengan lokasi.Udyani: sebelum masang panggang harus ada yang tau layout, pencahayaan,dsb. Harus berani berkorban untuk tetap menunggui

- 33 -


NO. PENANYA PERTANYAAN JAWABAN TANGGAPANpanggung.Raka: yang nunggui juga harus bisa ngelobby. Dulu tenda sound sampe kena rumput, dilobby satpamnya.

DIVISI TRANSPORTASIAstika Menwa punya, tapi harus ditag dari jauh hari dengan ngasi surat.

Radit: sudah menghubungi, tapi mobilnya lagi diservis.Deny: bensin sudah diganti?Radit: ke jkarta udah, tapi yang ciung-mgg ga usah diganti.Deny: tidak banyak orang seperti radit. Harus diapresiasi lebih dan panitia juga sadar untuk mengganti.

DIVISI KONSUMSIDara Jobdesc dari div konsumsi atau

arahan dari ketua dies?Abdi: dari ketua dies arahannya.Dara: terlihat kadiv konsumsi hanya memesan makanan dan tidak bersama2 dengan tim danus untuk menjual makanan tersebut. Saat pameran, stand kan menjual makanan, namun makanan yang datang tidak siap jual dan harus diracik lagi. Kadiv konsumsi tidak ikut dalam menjual makanan sehingga hanya panitia yang ada saat pameran yang menjual.Abdi: sudah memberikan arahan untuk ikut dalam danus, namun kadiv konsumsi berhalangan karena ada kuliah.

Astika Apa tidak survey makanan? Karena saat itu memesan dari Tamansari 21 yang cukup mahal.

Abdi: miskomunikasi membengkak. Sudah mengarahkan, hanya menggunakan nasi bungkus. Dari konsumsi ini juga pengeluaran dies menjadi membengkak. Tidak memfollow up ke yuni juga.

Astika: sebaiknya dilakukan survei dan koordinasi ke kadiv konsumsi karena ada makanan yang sama enaknya tapi harganya jauh lebih murah, misal kbl.Raka: kalau pesen aqua, pesen deket itb aja, jangan jauh2, misal di cisitu. Saat malam dies, minuman tidak ada.Udyani: miskom di yuni mungkin. Saat malam dekor, sudah ada stok untuk malam dies. Tapi besoknya udah habis. Dijaga aja stock yang ada.

Marteda Bagaimana jalur kontrol dari abdi ke yuni? Rapat atay personal telepon? Ada ngasi kontrol budget ga? Saya melihat tidak ada kontrol budget

Abdi: Kontrol kebanyakan melalui rapat, selain itu juga lewat telepon. Yuni juga jarang datang rapat dan jarang balas sms. Salah pribadi juga tidak memberi tahu mengetahui budget.

Marteda: Ke depannya harus ada kontrol budget karena konsumsi sangat riskan dan pengeluarannya dapat membludak,

- 34 -


NO. PENANYA PERTANYAAN JAWABAN TANGGAPANDIVISI PUBLIKASI

DIVISI DOKUMENTASI

DIVISI LOGISTIKAstika Kurang kostum telek, jauk, bondres

sehingga hendra pakai seadanya. Bisa jelaskan?

Sudah didata dan minta dipinjam ke yang bersangkutan. Namun setelah datang, konstumnya tidak sesuai harapan. Tidak sempat mengecek kostumnya. Detail isinya tidak tahu. Kostum ada di

Udyani: kasihan dengan divisi logistik. Pasti tidak tahu kostumnya gimana. Masalah kostum telek kan dibawa abdi. Pengawasannya agak kurang ketika ada perpindahan. Saat hari H, darma kerepotan karena harus mengurusi logistik yang lain. Untuk topeng bondres hendra, tiba2 dibatalkan saat hari H oleh bli sang putu. sebaiknya ada divisi tersendiri yang mengurusi masalah kostum dan tata rias, kalo bisa wanita.Astika: saya bertanya agar darma menjelaskan dengan jujur apa yang terjadi sebenarnya. Saya menyadari kalo agak kesulitan bagi darma untuk ngurusin panggung, sound, ditambah dengan kostum. Kedepannya kalo bisa ada divisi mengenai kostum dan dicantumkan ini di dalam lpj karena lpj ini yang akan diwariskan.

DIVISI ARTISTIKAstika Saat mendekor kekurangan tenaga?

Padahal saat itu rame.Abdi: mahe kerja di ciung yang sedikit massa mgg-nya, padahal di kampus banyak.

Udyani: berterimakasih kepada massa ciung yang telah membantu. Tidak enak dengan anggota yang sudah datang ke lapbas untuk mendekor. Namun ada beberapa hal sehingga dekor tidak dilakukan di lapbas. Oleh karena itu, kita harus belajar bekerjasama dengan siapapun. Beberapa orang sudah di ciung, namun sampai sana pembagian kerja tidak jelas. Ke depannya sebaiknya ada arahan yang jelas untuk anggota yang datang membantu dekor. Intinya sdm saat itu banyak namun kurang diberdayakan.Deny: saat malam ngedekor di ciung memang sedikit. Ke depannya pilih kadiv dekorasi yang memang bisa mengajak orang dan supel.

- 35 -


NO. PENANYA PERTANYAAN JAWABAN TANGGAPANDarma: pergantian layout untuk menekan pengeluaran dana.

SPL Kenapa namanya artistik bukan dekorasi?

Abdi: suatu pembaharuan dan bentuk penyegaran.

DIVISI KEROHANIAN

SEKRETARIS

BENDAHARASPL Dana yang belum turun statusnya

gimana?Abdi: yang belum turun, 21,7 juta. Utang sewa panggung dan tesla sudah dibayar.

Astika: utang rave sudah dilunasi dengan catatan meminjam dana badan pengurus dan personal.Penamaan barang yang dibeli? NT? Tristar? Penamaan barang sebaiknya diperjelas

Pandu Utang mencapai 11 juta. Itu gimana? Kalo utangnya belum dilunasi, lpj ga bisa diterima.

Gede Gimana proses pembuatan laporan keuangan dan pencairan keuangan?

Astryd: kuitansi ada di saya, mungkin belum semua divisi yang memberikan pengeluaran.

Gede: heran kenapa laporan keuangan acara besar hanya 2 lembar. Pengeluaran sekecil2nya harus dicantumkan.Astika: ada laporan keuangan yang kurang, misalnya sekretariat.

Astika Peran ketua panitia gimana saat terjadi pengalihan kewenangan ini dan membantu bendahara?

Abdi: minta maaf karena sangat loss untuk menceritakan seluruhnya ke astryd, dimulai dari sponsorship, kehilangan bendahara dan koordinator danus.

Deny: sangat mengapresiasi astryd, orangnya baik. Mohon maaf

Dara Atina mengatakan datanya lengkap soal dies. Mohon difollow up ke atina oleh panitia dies.

Gede Pernah difloorkan keuangan setiap rakor dies?

Abdi: jarang dan kurang kontrol. Gede: saran laporan keuangan itu setiap minggu atau saat rakor.Astika: setelah dies ada rakor?Abdi: tidak ada, kebanyakan berkoordinasi langsung dengan kadiv.Astika: inilah efeknya sebelum lpj tidak ada rakor.

Gede Duit dies dan BP disamain? Astika: awalnya memberikan modal. Namun ujung2nya memberikan pinjaman karena banyak berhubungan dengan pihak luar

Gede: ga masalah peminjaman itu. Yang penting pencatatannya tetap ada.Astika: berani memberikan data itu karena ada dana yang belum

- 36 -


NO. PENANYA PERTANYAAN JAWABAN TANGGAPANsehingga dapat mempengaruhi citra MGG. turun juga.

Pandu Dies ini berdampak pada BP sehinga lpj bp akan sulit diterima jika dies masih berantakan.Akribb kapan peje-nyaaa? (deuiinggg)Jangan campuri masalah pribadi dengan organisasinya.

Gede Dilampiri kontak pawang hujan, peminjaman sound, pick up dan sebagainya.

Deny Gimana tindak lanjut pasca dies? Abdi: bakal ada rakor selanjutnya. Deny: difollow up dan disamperin kalo bisa.Astika: sudah memfollow up PLN dan sedang dalam proses.Deny: coba diselesaikan dulu permasalahan dies ini.

- 37 -

Revisi LPJ Dies Bali Kui

Documents

Transcript of Revisi LPJ Dies Bali Kui