BAB 1PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan

daerah maka dibentuklah pemerintahan desa. Pemerintahan Desa merupakan

lembaga pemerintahan yang berada di tingkatan paling bawah dalam struktur

pemerintahan di Indonesia yang berinteraksi langsung dan melayani kebutuhan

dasar masyarakat yang berada di wilayah pedesaan. Dalam konteks

penyelenggaraan pemerintahan daerah yang terpenting adalah bagaimana

pemerintahan desa mampu meningkatkan kesejahteraan rakyatnya, mampu

memberikan pelayanan kepada masyarakat desa dan mampu meningkatkan daya

saing desanya. Oleh karena itu kinerja pemerintah desa mempunyai dampak

secara langsung terhadap peningkatan kesejahteraan masyarakat desa.

Penyelenggaraan pemerintahan desa tidak terlepas dari berbagai hal yang

mendukung kegiatan urusan pemerintahan desa seperti kepemimpinan kepala

desa, keuangan desa, sumber daya manusia, administrasi desa maupun manajemen

pemerintahan desa. Administrasi desa sebagai salah satu kegiatan yang dilakukan

oleh pemerintahan desa mempunyai kewajiban memberikan pelayanan kepada

masyarakat dalam hal pembuatan KTP, Akta kelahiran, Akta Kematian, Akta

Kepemilikan Tanah serta ketersediaan data yang diperlukan oleh masyarakat

seperti monografi desa. Kegiatan administrasi ini tentunya memerlukan

penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam maupun keluar

1

2

dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggung jawabkan. Kegiatan ini disebut

dengan istilah Kearsipan.

Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang

sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus

dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat

membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh

karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien

dan efektif.

Titik berat dari kearsipan adalah pada segi penemuan kembali, bukan pada

penyimpanannya. Informasi yang tertulis disimpan untuk kemungkinan

dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis

dengan baik adalah penting, sedangkan menemukan kembali arsip dengan segera

adalah vital. Pada saat ini pengelolaan kearsipan desa belum mendapatkan

perhatian yang cukup sehingga ketika arsip diperlukan terdapat berbagai

permasalahan seperti adanya arsip yang rusak dikarenakan tidak adanya

pemeliharaan yang cukup atau hilang karena sistem pengelolaannya yang tidak

mengikuti aturan atau kaidah yang benar dan sebagainya. Ketidak jelasan

pengelolaan arsip desa terlebih yang menyangkut arsip-arsip vital dapat

mengganggu proses perjalanan pemerintahan desa. Selain itu sumberdaya

manusia, sarana, dan prasarana yang belum tersedia secara memadai

menyebabkan pelaksanaan pengelolaan arsip tidak efektif dan kurang dapat

dipertanggungjawabkan.

3

Melihat permasalahan yang terjadi maka perlu adanya sistem pengelolaan

kearsipan yang baik. Pengelolaan kearsipan dikatakan baik apabila waktu arsip

diperlukan dapat ditemukan kembali dengan tepat dan cepat hal ini tergantung

dari sistem penyimpanan yang digunakan. Oleh karena itu diperlukan penataan

arsip yang sistematis dan efektif karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari

kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali. Faktor lain dari keberhasilan

pengelolaan kearsipan juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana untuk

menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua itu tidak

lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya

biasanya akan membawa dampak, saat arsip itu akan disimpan dan ditemukan

kembali.

Desa paloan merupakan salah satu desa yang ada di Kecamatan Sengah

Temila Kabupaten Landak, terbentuk pada tahun 1982 dan berada di ibu kota

kecamatan dengan sebagian besar wilayahnya terletak di daerah jalur sutra.

Intensitas kegiatan adminstrasi yang berkaitan dengan kearsipan juga cukup sering

dilakukan seperti yang berkaitan dengan data-data tentang monografi desa dan

surat tanah. Kearsipan yang ada di Kantor Desa Paloan mempunyai fungsi

sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam

membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu

masalah. Semua itu tergantung pada kecepatan dan ketepatan informasi yang

terkandung dalam arsip, oleh karena itu sistem pengelolaan arsip diarahkan sesuai

dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan

memakainya.

4

Dalam pengelolaan arsip yang dilakukan di Kantor Desa Paloan masih ada

kegiatan yang belum dilakukan dengan baik. Hal ini terlihat dari kegiatan

penataan kearsipannya yang menyangkut penyimpanan, peletakan dan

pemeliharaan arsip. Penyimpanan arsip yang dilakukan di Kantor Desa Paloan

tidak memenuhi syarat, dimana berkas-berkas yang ada disimpan dan diletakkan

di atas lemari dan meja, bahkan ada yang di tumpuk di dalam kardus sehingga

arsip itu rusak karena dimakan rayap. Padahal arsip itu hendaknya di simpan di

tempat yang memenuhi syarat seperti rak logam ( Bhartos, 57:2009).

Permasalahan lain yang berkaitan dengan arsip di Desa Paloan yaitu

hilangnya arsip desa seperti monografi desa. Menurut penuturan sekretaris Desa

Paloan, monografi desa itu dipinjam oleh Kementerian Sosial sejak Oktober 2011

yang hingga saat ini tidak dikembalikan. File Monografi Desa Paloan ini tidak ada

di Kantor Desa Paloan tetapi ada di Kantor Kecamatan Sengah Temila. Fakta lain

yaitu tidak tersedianya data-data yang berkaitan dengan data tingkatan umur dan

tingkatan pekerjaan

Berdasarkan penuturan sekretaris Desa Paloan bapak selpanus, beliau

mengatakan pernah mengikuti pendidikan dan pelatihan kearsipan yang

diselenggarakan di Pontianak, dengan adanya pelatihan tersebut diharapkan

pegawai yang ada di Kantor Desa Paloan mengerti tentang arsip. Selain itu

berdasarkan data mengenai perangkat desa, perangkat Desa Paloan terdiri dari 8

Kepala Dusun 1 orang berpendidikan S1, 1 orang Diploma dan yang lainnya

SMA, 1 Sekretaris Desa, 3 Kaur dan Kepala Desa dengan pendidikan S1. Hal ini

menunjukkan bahwa sumber daya manusia yang ada jika dilihat dari segi

5

pendidikan boleh dikatakan sudah cukup baik sehingga diharapkan mampu

mendukung penyelenggaraan kearsipan di Kantor Desa Paloan.

Melihat berbagai fakta yang ada dan menyadari betapa pentingnya peranan

arsip bagi Kantor Desa Paloan, maka peneliti tertarik untuk mengadakan

penelitian dengan judul “Pengelolaan Kearsipan Di Kantor Desa Paloan

Kecamatan Sengah Temila Kabupaten Landak”.

1.2. Pembatasan Permasalahan

Berdasarkan latar belakang penelitian, penyelenggaraan pemerintahan desa

di dukung oleh banyak faktor antara lain kepemimpinan kepala desa, keuangan

desa, manajemen pemerintahan desa, sumberdaya manusianya serta administrasi

desa. Penelitian yang peneliti lakukan ini berkaitan dengan administrasi desa yang

lebih fokus kepada kearsipan desa, oleh karena itu permasalahan yang ada dalam

penelitian ini dibatasi pada pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Paloan

Kecamatan Sengah Temila Kabupaten Landak.

1.3. Rumusan Permasalahan

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latar belakang penelitian

diatas, maka rumusan masalahnya adalah Bagaimana Pengelolaan Kearsipan di

Kantor Desa Paloan Kecamatan Sengah Temila Kabupaten Landak?

6

1.4. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui bagaimana perawatan, pemeliharaan, pengamanan dan

sistem penyimpanan arsip yang ada di Kantor Desa Paloan.

2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan apa saja yang ada dalam proses

pengelolaan arsip di Kantor Desa Paloan

1.5. Manfaat Penelitian

1.5.1. Manfaat Teoritis

1. Penelitian ini dilakukan untuk menambah wawasan keilmiahan yang

berkaitan dengan pengelolaan Kearsipan Desa.

2. Dapat menjadi bahan penelitian selanjutnya mengenai Pengelolaan

Kearsipan di Kantor Desa Paloan.

1.5.2. Manfaat Praktis

1. Penelitian ini berguna untuk mempraktekkan atau menerapkan ilmu

pengetahuan yang telah peneliti peroleh selama mengikuti kuliah di

Program Studi Ilmu Pemerintahan

2. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi pertimbangan dalam

merumuskan dan menyusun kebijakan terutama dalam pengelolaan

kearsipan desa.

3. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan pemikiran yang

baik dan rasional kepada pemerintah serta lingkungan masyarakat

tentang pengelolaan kearsipan desa.

7

4. Bagi pegawai Kantor Desa Paloan Kecamatan Sengah Temila

Kabupaten Landak agar dalam pengelolaan kearsipan dapat bekerja

dengan maksimal untuk mendukung pelayanan publik di Kantor Desa

Paloan.

BAB IIKAJIAN PUSTAKA

2.1. Teori

2.1.1. Kearsipan

Menurut Bhartos dalam bukunya mengenai manajemen kearsipan,

Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip". Arsip (Record) yang dalam

istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada

pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik

dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan

mengenai subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang

untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian

arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji,

daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain

sebagainya.

Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan dibawah

ini :

a) Menurut UU No.43/2009/pasal 1 dalam :

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poltik,

8

9

organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

b). Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran

Modern dalam (Sugiarto dan Wahyono,2005:4), arsip adalah suatu

kumpulan dokumen yang disimpan secara sistemastis karena mempunyai

suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan

kembali.

2.1.2. Ruang Lingkup Manajemen Arsip

Ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi aspek POAC dalam

pengelolaan kearsipan (Sugiarto dan Wahyono, 2005:15). Yang dimaksud

dengan POAC merupakan singkatan dari planning, organizing, actuating,

controlling.

Planning (perencanaan) merupakan aspek yang cukup penting dalam

melaksanakan suatu kegiatan. Tanpa adanya suatu perencanaan yang baik,

maka suatu kegiatan tidak akan dapat berjalan dengan baik. demikian juga

dalam kegiatan pengelolaan arsip diakntor. Aspek perencanaan dalam

pengelolaan arsip sangat diperlukan. Adapun aspek perencanaan dalam

bidang kearsipan meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar-benar

perlu diciptakan, bagaimana memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat

memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, mengapa arsip perlu

dimusnahkan dan juga dilestarikan.

Kegiatan dalam Planning (perencanaan) tidak akan berjalan dengan

baik apabila tidak ditunjang dengan koordinasi (Organizing) dari berbagai

10

komponen dalam manajemen kearsipan. Organizing merupakan aspek

tindak lanjut dari sebuah perencanaan. Suatu rencana tanpa disertai dengan

langkah konkrit, maka suatu perencanaan tidak akan berarti apa-apa.

Demikian juga dengan langkah mengkoordinasikan dalam pengelolaan

kearsipan. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengelolaan

kearsipan meliputi:

1) Pegawai atau petugas yang cakap sesuai dengan bidangnya yang

dihadapi.

2) Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana pengurusan

arsip.

3) Peralatan yang memadai.

4) Sistem atau metode penyimpanan yang baik serta di dukung dengan

mesin-mesin yang akan mengakibatkan kelancaran kerja pengelolaan

arsip.

5) Pemilihan sistem penataan berkas arsip yang sesuai dengan aktivitas

manajemen melalui prosedur kerja terarah.

Ruang lingkup manajemen kearsipan selanjutnya adalah Actuating,

yaitu meliputi pengendalian sejak lahirnya arsip hingga pemusnahan atau

pelestarian termasuk di dalamnya masalah pemeliharaan arsip, melalui

pengawasan yang cermat serta terarah. Lingkup manajemen kearsipan yang

terakhir adalah Controlling, yang meliputi pengawasan dari semua

komponen dari manajemen kearsipan, sehingga manajemen kearsipan

benar-benar dapat dilaksanakan sesuai dengan standar serta efektif dan

11

efisien. Keberhasilan ataupun kegagalan suatu manajemen kearsipan harus

dapat dilihat dalam aspek ini. Sehingga dari kegiatan ini akan diperoleh

suatu evaluasi terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan.

2.1.3. Sistem Penataan Arsip

Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan

penting karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk

mengambil keputusan didalam menentukan kebijakan. Informasi dapat

berupa bahan tertulis dan dapat juga berbentuk lisan yang akhirnya perlu

dituangkan dalam bentuk tulisan. Penataan arsip perlu dilakukan untuk

memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat

diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan

metode penyimpanan atau sistem penataan arsip (Filing System). Menurut

Soedarmayanti ( 2009:195) Filing System yaitu pengaturan dan

penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, penyimpanan dan

perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Menurut Sugiarto dan Wahyono dalam bukunya Manajemen

Kerasipan Modern , Ada lima (5) macam sistem penataan arsip yaitu :

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System).

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan

susunan abjad dari nama dokumen yang bersangkutan. Melalui sistem

abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata,

huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan

12

nama badan. Nama orang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal.

Sedangkan nama badan terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan

swasta dan nama organisasi.

2. Sistem Subjek (Subject Filing System).

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan

kepada isi dari dokumen bersangkutan. Dengan kata lain sistem ini

merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi

dokumen dan kepentingan dokumen.

Sistem penyimpanan subjek lebih tepat digunakan :

a. Pada kantor yang pengelolaan kearsipannya dilakukan secara terpusat

(sentralisasi), sehingga ada kecenderungan penyimpanan dokumen

yang terdiri berbagai pokok permasalahan.

b. Pada penyimpanan data pada toko serba ada, yang memiliki data

tentang berbagai jenis barang yang dijual.

Untuk jumlah arsip yang banyak dengan berbagai macam subjek, maka

pada sistem subjek harus dibuatkan suatu daftar tingkat-tingkat kelasnya.

Tingkat-tingkat kelas digunakan agar subjek-subjek yang banyak tersebut

dapat dirinci dari subjek besar sampai subjek kecil. Nama kelompok

sering di tunjukkan dengan nama yang bervariasi yang dapat dipilih

sendiri seperti devisi, kelas, subjek atau tingkat.

3. Sistem Nomor (Numerical Filing System).

Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dokumen yang

berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama

13

badan. Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan dokumen

didasarkan pada nama, sistem nomorpun penyimpanan dokumen

berdasarkan nama, hanya diganti dengan kode nomor. Pada sistem

nomor terdapat 3 (tiga) unsur yaitu: File Utama, Indeks disini adalah

suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada

sesuatu koresponden atau nama bila mana nomor yang bersangkutan

tidak diketahui dan Buku Nomor yang merupakan buku yang berisi

nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden

(nama) dalam file sistem nama.

4. Sistem Kronologi ( Chronological Filing System).

Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang di

dasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai

tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Dalam sistem ini semua

dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan dan tahun dokumen itu

disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah

dilakukan karena hanya didasarkan pada urutan tanggl, bulan serta tahun.

Tetapi dalam hal penemuan kembali didokumen yang telah disimpan,

sistem ini kurang efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang

dilakukan berdasarkan kata panggil tanggal.

5. Sistem Wilayah atau Daerah ( Geographical Filing System).

Sistem wilayah atau daerah adalah sistem penyimpanan dokumen

berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini

timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih

14

mudah dikelompokkan menuut tempat asal pengirimannya atau nama

tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu ataupun

isi dokumen yang bersangkutan. Sistem wilayah atau tempat dapat

dikelompokkan menurut tiga tingkatan yaitu menurut nama depan

negara, nama pembagian wilayah administrasi negara dan nama

pembagian wilayah administrasi khusus.

Menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya tentang Manajemen Kearsipan

(2001:16) mengemukan bahwa ada tiga (3) macam sistem penataan arsip yaitu :

1) Sentralisasi

Sentralisasi arsip merupakan suatu sistem penyimpanan atau penataan

arsip yang dipusatkan disatu unit kerja yang lazim disebut Sentral Arsip.

Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat yanga da dikantor yang

sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Sistem pengelolaan

arsip secara sentral ini hanya efektif dan efisien bila dilaksanakan pada

kantor kecil seperti kantor desa.

2) Desentralisasi

Desentralisasi arsip maksudnya apabila semua unit kerja yang ada di

kantor maupun organisasi mengelola arsipnya masing-masing. Sistem

penyimpanan yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung

kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Untuk organisasi besar

dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan

arsip secara desentralisasi sangat sesuai digunakan. Disini semua kegiatan

kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan,

15

pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh satu unit kerja masing-

masing dan tempat unit kerja masing-masing.

3) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif

dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing

pengolah, atau arsip yang sudah tidak dipergunakan atau arsip inaktif

dikelola di Sentral Arsip.

2.1.4. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip

Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip

untuk menjamin kelestarian informasi yang di kandung di dalam arsip itu

adalah pemeliharaan dan perawatan fisik. Mengingat begitu pentingnya

arsip yang kita miliki, maka perlu dilakukan langkah-langkah untuk

menjaga keberadaan arsip tersebut sehingga keberadaan arsip yang kita

miliki tetap mendukung kegiatan dikantor dalam waktu lama atau sesuai

umur arsip yang sudah ditentukan.

Sugiarto dan Wahyono dalam bukunya Manajemen Kerasipan

Modern (2005:83) mengemukakan bahwa untuk menjaga keberadaan arsip

ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu:

a. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi

fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat

16

memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab

kerusakan arsip dan cara pencegahannya.

1. Penyebab kerusakan arsip

Faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi faktor

intrinsik dan ekstrinsik. Faktor intrinsik ialah penyebab kerusakan yang

berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kerta, pengaruh tinta,

pengaruh lem perekat dan lain-lain. Faktor ekstrinsik ialah faktor

penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip yakni lingkungan

fisik, organisasi perusak dan kelalaian manusia.

2. Usaha pencegahannya

Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan akibat faktor-faktor

penyebab kerusakan tersebut, yaitu:

1. Sedapat mungkin gunakan kertas, pita, tinta, karbon, lem dan bahan-

bahan lain yang bermutu tinggi.

2. Lokasi ruangan/gedung arsip sebaiknya terletak diluar daaerah

industri dengan luas yang cukup untuk menyimpan arsip yang sudah

diperkirakan.

3. Konstruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan kayu yang

langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap.

4. Ruangan sebaliknya dilengkapi dengan penerangan, pengatur

temperatur ruangan yang bermanfaat untuk mengendalikan

kelembaban udara di dalam ruangan.

17

5. Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, puntung rokok,

maupun sisa makanan.

b. Perawatan Arsip

Perawatan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah

mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya kerusakan

yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan

terbakar. Arsip yang rusak karena sobek dapat diperbaiki dengan cara

bagian yang sobek ditempeli kertas yang sejenis dengan menggunakan

perelat kanji.

c. Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip tidak

hilang dan agar isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang

yang tidak berhak. Petugas arsip harus mengetahui persis mana saja arsip

yang vital bagi organisasinya, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana

yang sangat rahasia dan sebagainya. Untuk pengamannya antara lain

dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

a. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia.

b. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya dapat

ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas

atau unit kerja yahng bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.

c. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil

arsip dari tempatnya.

d. Arsip diletakkan pada tempatnya yang aman dari pencurian.

18

2.2. Hasil Penelitian Yang Relevan

Adapun penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya terkait dengan

penelitian yang akan peneliti lakukan yaitu:

1) Penelitian yang dilakukan oleh Ermin Kartianti yang berjudul Pengelolaan

Arsip Pada Bagian Tata Usaha Kantor Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan

Kabupaten Jepara pada tahun 2007 ( Fakultas Ekonomi Universitas Negeri

Malang ).

Hasil penelitian ini menyimpulkan bahwa :

a. Kantor dinas pendidikan dan kebudayaan kabupaten jepara dalam

pelaksanaan arsip menggunakan prinsip kesamaan urusan.

b. Kurang memperhatikan masalah perawatan arsip.

c. Belum mempunyai tenaga ahli kearsipan.

2) Penelitian yang dilakukan oleh Fitriyah Yang berjudul Sistem Pengelolaan

Kearsipan Pada Kantor Kecamatan Lamongan pada tahun 2007 ( Program

Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Manajemen, Fakultas

Ekonomi, Universitas Negeri Malang). Hasil penelitian ini menunjukkan

pengelolaan kearsipan yang dilakukan di Kantor Kecamatan Lamongan dilihat

dari sistem penyimpanannya sudah sesuai dengan bidangnya sehingga arsip

dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Hasil penelitian yang relevan tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan

kearsipan berperan penting dalam setiap instansi seperti Kantor Kecamatan dan

Kantor Dinas. Hal ini tergantung dari bagaimana pengelolaan kearsipan yang

ada dalam instansi tersebut.

19

Penelitian yang dilakukan oleh peneliti dilakukan di Kantor Desa

Paloan dan bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan kearsipan di

Kantor Desa Paloan dengan berpijak pada teori yang dikemukakan oleh

Sugiarto dan Wahyono tentang manajemen kearsipan yang meliputi planning,

organizing, actuating, controlling (POAC), sistem penataan arsip menurut

Zulkifli Amsyah dan Sugiarto dan Wahyono serta sistem pemeliharaan,

pengamann dan penjagaan menurut Sugiarto dan Wahyono.

2.3. Kerangka Pikir Penelitian

Pemerintahan desa sebagai ujung tombak pemerintahan daerah

mempunyai peran penting dalam pemenuhan informasi dan pemenuhan kebutuhan

masyarakat akan administrasi. Dalam suatu organisasi seperti Kantor Desa,

informasi juga dibutuhkan dalam kegiatan teknis sampai dengan pengambilan

keputusan oleh pimpinan. Salah satu sumber informasi adalah rekaman data-data

dalam berbagai media yang disebut dengan arsip. Mengingat pentingnya peran

arsip dalam mendukung aktivitas, maka perlu dilakukan pengelolaan arsip secara

baik dan benar. Hal ini sejalan dengan tujuan kearsipan yaitu untuk menjamin

keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan

bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos, 2005:12).

Pengelolaan kearsipan yang baik dapat dilihat bagaimana sistem

penyimpanan, pemeliharaan, perawatan, penjagaan serta manajemen pengelolaan

arsip itu sendiri. Pengelolaan kearsipan yang efektif, akan dapat menyediakan data

20

dan informasi dengan cepat dan tepat. Kegiatan pengelolaan kearsipan

dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti tersedianya sarana dan prasarana yang

memadai, sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dibidangnya, dan

sistem penataannya. Dengan berjalannya sistem pengelolaan yang baik maka

tujuan pelayanan kearsipan seperti yang tercantum dalam Undang-undang

Kearsipan No 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang bertujuan untuk

meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan arsip yang autentik

dan terpercaya akan dapat dilaksanakan. Berpijak dari pemikiran diatas, maka

dapat dibuat alur pikir penelitian seperti gambar dibawah ini:

Gambar 2.1Kerangka Pikir Penelitian

Undang- Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Fenomena:

1. Penyimpanan arsip yang tidak sesuai di Kantor Desa Paloan.2. Arsip rusak.3. Arsip Monografi Desa hilang.4. Tidak tersedianya arsip mengenai data tingkatan penduduk menurut

pekerjaan dan umur.

Teori:

1. Pengelolaan kearsipan yang meliputi aspek POAC.2. Penataan atau penyimpanan arsip.3. Pemeliharaan,perawatan dan pengamanan arsip

Pengelolaan kearsipan yang autentik dan terpercaya (Tujuan Kearsipan Menurut Undang-Undang No 43 Tahun 2009)

21

2.4. Pertanyaan Penelitian

Bagaimana pengelolaan kearsipan yang ada di Kantor Desa Paloan yang

berkaitan dengan sistem penataan, perawatan, pemeliharaan, penjagaan dan sistem

manajemen pengelolaannya dan apa saja hambatan-hambatan yang ada dalam

melakukan kegiatan pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Paloan ?

BAB IIIMETODE PENELITIAN

2.1. Pendekatan dan Jenis Penelitian

Metode adalah aspek yang sangat penting dan besar pengaruhnya terhadap

berhasil tidaknya suatu penelitian, terutama untuk mengumpulkan data. Sebab

data yang diperoleh dalam suatu penelitian merupakan gambaran dari obyek

penelitian. Menurut Saebani dan Afifuddin (2009:41) penelitian merupakan suatu

kegiatan yang ditujukan untuk mengetahui seluk beluk sesuatu. Kegiatan ini

biasanya dilakukan karena ada suatu masalah yang memerlukan jawaban atau

ingin membuktikan sesuatu yang telah dialami selama hidup atau mengetahui

berbagai latar belakang terjadinya sesuatu.

Dalam penelitian ini pendekatan yang dilakukan adalah melalui

pendekatan kualitatif. Artinya data yang dikumpulkan bukan berupa angka-angka,

melainkan data tersebut berasal dari naskah wawancara, catatan lapangan,

dokumen pribadi, catatan memo, dan dokumen resmi lainnya. Sehingga yang

menjadi tujuan dari penelitian kualitatif ini adalah ingin menggambarkan realita

empirik di balik fenomena secara mendalam, rinci dan tuntas. Oleh karena itu

penggunaan pendekatan kualitatif dalam penelitian ini adalah dengan

mencocokkan antara realita empirik dengan teori yang berlaku dengan

menggunakan metode diskriptif.

22

23

2.2. Langkah-langkah Penelitian

Langkah-langkah penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah:

1) Tahap Pra-lapangan, meliputi kegiatan: penentuan fokus penelitian,

penyesuaian paradigma dengan teori, penjajakan alat peneliti, mencakup

observasi lapangan dan permohonan ijin kepada subyek yang diteliti,

konsultasi fokus penelitian, penyusunan usulan penelitian.

2) Tahap pekerjaan lapangan, meliputi mengumpulkan bahan-bahan yang

berkaitan dengan pengelolaan kearsipan desa dalam mendukung pelayan

publik di desa paloan kecamatan sengah temila kabupaten landak. Data

tersebut diperoleh dengan observasi, wawancara dan dokumentasi dengan

cara melihat perilaku dan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai di kantor

desa paloan.

3) Tahap analisis data, meliputi analisis data baik yang diperolah melaui

observasi, wawancara mendalam maupun dokumentasi dengan pegawai

yang ada di kantor desa paloan. Kemudian dilakukan penafsiran data

sesuai dengan konteks permasalahan yang diteliti selanjutnya melakukan

pengecekan keabsahan data dengan cara mengecek sumber data yang

didapat dan metode perolehan data sehingga data benar-benar valid

sebagai dasar dan bahan untuk memberikan makna data yang merupakan

proses penentuan dalam memahami konteks penelitian yang sedang

diteliti.

4) Tahap penulisan laporan dan kesimpulan , meliputi : kegiatan

penyusunan hasil penelitian dari semua rangkaian kegiatan pengumpulan

24

data sampai pemberian makna data. Setelah itu melakukan konsultasi hasil

penelitian dengan dosen pembimbing untuk mendapatkan perbaikan saran-

saran demi kesempurnaan skripsi yang kemudian ditindak lanjuti hasil

bimbingan tersebut dengan penulis skripsi yang sempurna. Langkah

terakhir melakukan pengurusan kelengkapan persyratan untuk ujian

skripsi.

2.3. Tempat dan Waktu Penelitian

Kantor Desa paloan merupakan salah satu kantor desa yang terletak di ibu

kota kecamatan, sehingga intensitas pelayanan kepada masyarakat cukup sering

dilakukan dibandingkan dengan desa-desa yang berada jauh dari ibu kota

kecamatan. Peneliti juga berharap penelitian ini dapat memberikan kontribusi

yang positif pada Kantor Desa Paloan khususnya mengenai pengelolaan kearsipan

yang ada di kantor desa paloan itu sendiri.

Waktu penelitian dilakukan sesuai dengan Tanggal, Bulan dan Tahun

peneliti mulai melakukan penelitian yaitu dengan di keluarkannya Surat

Keputusan oleh pihak pengelola sampai dengan selesainya proses pengumpulan

data penelitian dan proses penelitiaan.

25

Tabel 3.1

Jadwal Kegiatan Penelitian

No KEGIATAN

Bulan-

Mei 2012 Juni 2012 Juli 2012 Agustus

2012

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Bimbingan proposal x x x x

2 Seminar Proposal x x

3 Finalisasi Proposal x x

4 Penelitian x x

5 Bimbingan

Penulisan Skripsi

x x x x x

6 Ujian skripsi x

7 Finalisasi atau

perbaikan skripsi

x

Sumber : Data diolah oleh peneliti (Tohardi, 2008:133)

2.4. Subjek dan Objek Penelitian

Subjek penelitian dalam penelitian ini adalah perangkat desa yang ada di

Kantor Desa Paloan yang terdiri dari kepala desa, sekretaris desa, 3 Kepala

Urusan (Kaur) dan 8 orang Kepala dusun serta tokoh masyarakat. Objek penelitian

yaitu lebih berfokus atau terarah pada bagaimana pengelolaan kearsipan di Kantor

Desa Paloan.

26

2.5. Instrumen pengumpulan data

Dalam penelitian ini, peneliti bertindak sebagai pengumpul data dan

sebagai instrument aktif dalam upaya mengumpulkan data-data di lapangan.

Instrument pengumpulan data dilengkapi dengan berbagai bentuk alat yang berupa

dokumen-dokumen lainnya seperti pedoman wawancara, pedoman observasi dan

dokumentasi yang digunakan untuk menunjang keabsahan hasil penelitian.

Kehadiran peneliti secara langsung di lapangan sebagai tolak ukur keberhasilan

untuk memahami kasus yang diteliti, sehingga keterlibatan peneliti secara langsung

dan aktif dengan informan dan atau sumber data lainnya di sini mutlak diperlukan.

2.6. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan langkah yang sangat penting dalam

penelitian, karena itu seorang peneliti harus terampil dalam mengumpulkan data

agar mendapatkan data yang valid. Pengumpulan data adalah prosedur yang

sistematis dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan. Teknik

pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti adalah:

1) Wawancara Semi Terstruktur ( Semistructure Interview)

Jenis wawancara ini termasuk kedalam kategori in-dept interview. Tujuan

dari wawancara jenis ini adalah untuk menemukan permasalahan secara lebih

terbuka, dimana pihak yang diajak wawancara diminta pendapat dan ide-idenya.

Dalam melakukan wawancara, peneliti perlu mendengarkan secara teliti dan

mencatat apa yang dikemukakan oleh informan ( Sugiyono, 2009:233 ).

27

2) Observasi Partisipatif

Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang

yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Susan

Stainback (dalam Sugiyono, 2009:227) menyatakan dalam observasi partisipatif,

peneliti mengamati apa yang dikerjakan orang, mendengarkan apa yang mereka

ucapkan dan berpartisipasi dalam aktivitas mereka.

3) Dokumentasi

Dokumentasi adalah setiap bahan tertulis baik berupa karangan, memo,

pengumuman, instruksi, majalah, buletin, pernyataan, aturan suatu lembaga

masyarakat, dan berita yang disiarkan media massa. Metode dokumentasi adalah

pengumpulan data dengan meneliti catatan-catatan penting yang sangat erat

hubungannya dengan obyek penelitian. Tujuan digunakan metode ini untuk

memperoleh data secara jelas dan konkret tentang perilaku dan kegiatan yang

dilakukan oleh pegawai di kantor desa paloan yang berkaitan dengan pengelolaan

kearsipan.

3.7. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis

data kualitatif. Analisis data ini dilakukan pada saat pengumpulan data

berlangsung dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode periode tertentu.

Pada saat wawancara, peneliti sudah melakukan analisis terhadap jawaban yang di

wawancarai. Bila jawaban yang diwawancarai setelah dianalisis terasa belum

memuaskan maka peneliti akan melanjutkan pertanyaan lagi sampai tahap

28

tertentu, sehingga diperoleh data yang dianggap kredibel. Menurut Miles dan

Huberman dalam (Sugiyono,2009:246) mengemukakan bahwa aktivitas dalam

analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus

menerus sampai tuntas, sehingga datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam analisis

data yaitu data reduction, data display dan conclusion drawing/verification.

Langkah-langkah analisis data yang dilakukan di tunjukkan dalam gambar

berikut:

Gambar 3.1

Analisis Data (Flow Model)

Periode pengumpulan data

-------------------------------------------------

Reduksi Data

Antisipasi Selama Setelah

Analisis

Display Data

Selama Setelah

Kesimpulan/verifikasi

Selama Setelah

Sumber : Miles dan Huberman (dalam Sugiyono, 2010:246)

29

3.8. Teknik Keabsahan Data

Untuk menghindari kesalahan dan kekeliruan mengenai data-data yang

didapat dan dibuat oleh peneliti, maka perlu dilakukan uji keabsahan data. Menurut

Sugiyono (2009:270) uji kredibilitas data atau kepercayaan terhadap data hasil

penelitian kualitatif dapat dilakukan dengan perpanjangan pengamatan,

peningkatan ketekunan dalam penelitian, triangulasi dan referensi.

a. Perpanjangan pengamatan

Dengan perpanjangan pengamatan berarti peneliti kembali kelapangan,

melakukan pengamatan, wawancara lagi dengan sumber data yang pernah di

temui maupun yang baru. Pengujian ini difokuskan pada data yang telah

diperoleh, apakah data yang diperoleh itu setelah dicek kembali kelapangan benar

atau tidak, berubah atau tidak.

b. Meningkatkan ketekunan

Meningkatkan ketekunan berarti melakukan pengamatan secara lebih cermat

dan berkesinambungan. Dengan meningkatkan ketekunan, maka peneliti dapat

melakukan pengecekan kembali data yang telah ditemukan itu salah atau tidak,

sehingga peneliti dapat memberikan deskripsi data yang akurat dan sistematis

tentang apa yang diamati.

c. Triangulasi

1. Triangulasi Sumber : dilakukan dengan cara mengecek data yang telah

diperoleh melalui beberapa sumber.

2. Triangulasi Teknik : dilakukan dengan cara mengecek data kepada sumber

yang sama dengan teknik yang berbeda.

30

d. Menggunakan Bahan Referensi

Bahan referensi disini adalah adanya pendukung untuk membuktikan data

yang telah ditemukan oleh peneliti.

31

Daftar Pustaka

Buku:

Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka

Utama.

Bhartos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan

Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara.

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT. Prestasi

Pustaka.

Saebeni, Beni Ahmad., Afifuddin. 2009 . Metode Penelitian Kualitatif. Bandung :

Pustaka Setia.

Soedarmayanti. 2009. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Bandung: CV. Mandar Maju.

Sugiarto, Agus., Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern Dari

Konvensional Ke Basis Komputer. Yogyakarta : Grava Media.

Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D. Bandung:

Alfabeta.

Tohardi. 2008. Petunjuk Praktis Menulis Skripsi. Bandung: CV. Mandar Maju.

Peraturan Undang-Undang :

Undang-Undang No 32 Tahun 2004 Tentang Otonomi Daerah.

Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

32

Hasil Penelitian:

Fitriyah. 2007. Sistem Pengelolaan Kearsipan Pada Kantor Kecamatan

Lamongan. Skripsi Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran,

Jurusan Manajemen,Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Malang.

Kartianti, Ermin. 2007. Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Kantor

Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Kabupaten Jepara. Skripsi Fakultas

Ekonomi Universitas Negeri Malang.

33

Pedoman Wawancara

1. Penataan kearsipan seperti apa yang telah dilakukan di lakukan di Kantor

Desa Paloan?

2. Apakah sarana dan prasarana yang tersedia sudah cukup untuk menunjang

pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Paloan?

3. Apakah pegawai yang ada di Kantor Desa Paloan pernah mengikuti atau

diberikan kesempatan untuk mengikuti pelatihan tentang kearsipan?

4. Bagaimana sistem pengelolaan yang dilakukan, apakah menggunakan sistem

manual atau komputer?

5. Hambatan-hambatan apa saja yang dialami dalam melakukan kegiatan

kearsipan di Kantor Desa Paloan?

6. Bagaimana perawatan dan sistem pengamanan yang dilakukan dalam

pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Paloan?

34

Pedoman Observasi

No Hal-hal penunjang dalam pengelolaan kearsipan di

Kantor Desa Paloan

Baik Kurang Tidak tersedia Jumlah

1 Bangunan Kantor Desa Paloan

2 Folder (Map)3 Peralatan komputer4 Box (Kotak)5 Meja kerja dan kursi6 Ticker File (Berkas

Pengingat)7 Lemari Arsip8 Rak (Arsip)