BPPK JAKARTA SELATANJOB 1

MERENCANAKAN/ MEMPERSIAPKANPERTEMUAN/RAPAT

Kode : ADM. PK 02.032.01Waktu : 3 x 45 menit

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang merencanakan/mempersiapkan pertemuan /rapat diharapkan siswa dapat :1.Mengetahui hal-hal yang akan dipersiapkan dalam rapat2..Membuat surat undangan (mail merge)

3.Mempersiapkan ruang rapatB. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAIADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan KantorADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur AdministrasiADM. PK 02.033.01 Membuat PresentasiC. PRASYARAT

Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah menguasai kompetensi: 1. Ketrampilan berkomunikasi

2. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan

3. Mengoperasikan komputer

4. Melakukan prosedur administrasi

5. Menggunakan peralatan kantor

D. PERALATAN DAN BAHAN

1. Seperangkat komputer

2. Printer

3. Kertas HVS

4. Amplop

5. ATKE. KESELAMATAN KERJA

1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja.

2. Pergunakan komputer sesuai dengan prosedur3. Pergunakan waktu dengan tepat.

4. Lakukan langkah kerja secara urut sesuai petunjuk yang ada.F. LANGKAH KERJA

1. Pelajari materi dengan seksama. Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang belum jelas2. Pahami tugas dan perintah dengan baik

3. Aktifkan komputer, kerjakan dengan benar dan teliti4. Mulai bekerja sesuai dengan tugas ( membuat undangan dan design tempat duduk rapat).

a. Membuat surat undangan rapat , langkah kerjanya :1) Buka program microsoft word

2) Atur ukuran kertas dan margin

3) Ketiklah naskah surat undangan rapat dengan langkah mail merge sebagai berikut:

a) Klik Tools Letters and MailingMail merge wizard

b) Pilih Option letter pada sheet dokumen type

c) Klik Next : starting dokumen

d) Pastikan option use the current dokumen aktif

e) Klik Next: select recepients

f) Pastikan option use an exiting list aktif

g) Next : Write your letter

h) Pilih data source yang telah dibuat di data MS. Excell open

i) Akan muncul window select. table pilih sheet 1

j) Mail Merge Recipients Klik tombol select All

l) Letakan kursor dibawah kata kepada kemudian

Klik tombol insert merge fields maka akan muncul window insert merge field.

Pilih nama Insert Close

4) Cetak surat undangan tersebut

5) Ketik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju

6) Lipat surat tersebut

7) Kirim surat tersebut

b. Membuat design tempat duduk, langkah kerjanya :

1) Pelajari secara seksama materi pengaturan design tempat duduk rapat

2) Tentukan/ perhatikan jenis rapat dan tujuannya

3) Tentukan/perhatikan jumlah peserta rapatnya

4) Tentukan model / design tempat duduk rapat

5) Gambarkan design tempat duduk rapat

5. Sebelum melakukan percetakan, yakinkan bahwa ketikan sudah sesuai kebutuhan (lihat print priview)6. Aktifkan printer dan pasang kertas dengan benar

7. Bila telah selesai matikan printer dan komputer secara tertibG. TEORI PENDUKUNG

1.Pengertian rapat.

Kata "convene atau rapat berasal dari dua kata Latin, con yang berarti "dengan" atau "bersama", dan venire, "datang". Rapat atau meeting adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang yang membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan dan memecahkan suatu persoalan atau mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk memecahkan dan membicarakan permasalahan tertentu. Dimana melalui rapat permasalahan dapat dipecahkan, dan kebijaksanaan organisasi dapat ditentukan.Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan [para staf pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan.

Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia perlu mengadakan rapat apabila :

1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.

2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.

3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.

4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.

5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.

6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.2. Beberapa istilah rapat Beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan rapat, antara lain sebagai berikut :

a. Konferensi

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan antar negara. Umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan dan lembaga pemerintah.

b. Kongres

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan oleh organisasi/partai politik.

c. Seminar

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan dalam mencapai keseragaman pendapat.

d. Lokakarya

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan dalam mewujudkan suatu kehendak atau maksud.e. Simposium

Pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah atau persoalan.

f. Diskusi

Komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran atau pendapat mengenai suatu pokok permasalahan dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap. g. Musyawarah

Pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan

bersama.

h. Muktamar

Istilah ini berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang

mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran. Musyawarah sama dengan kongres dan musyawarah.

i. Kampanye

Rapat akbar, rapat umum, pengajian umum termasuk jenis pertemuan yang mencari dukungan. 3. Alasan diselenggarakannya rapat :

a. Penyampaian Informasi kepada pihak yang dikehendaki.

b. Masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segera

dipecahkan.

c. Pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada

stafnya untuk memberikan saran, pendapat secara langsung

mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama. 4.Tujuan Pertemuan/Rapat adalah:

a. Memberikan / memperoleh informasi

Rapat seperti ini diadakan guna mensosialisasikan suatu informasi

baru. Pemimpin rapat menjelaskan informasi tersebut , sedangkan peserta rapat menyimak dengan seksama.

b.Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan laporan atas terjadinya suatu kegiatan sebelumnya.

c.Memecahkan masalah (Problem solving meeting)

Yaitu rapat atau pertemuan yang digunakan untuk media diskusi dalam memecahkan permasalahan tertentu dan mencari solusi atas permasalahan tersebut.

d.Mengkoordinasikan atau meningkatkan kerjasama (coordination meeting)

Yaitu rapat koordinasi yang dilakukan untuk mengembangkan kerjasama antara peserta rapat dengan organisasi, atau antar peserta dalam satu tim kerja tertentu.

e.Mengutarakan keluhan

Yaitu rapat yang digunakan sebagai media untuk menyampaikan keluhan yang dihadapi. Keluhan bisa berasal dari peserta rapat atau pimpinan rapat.

f.Mengambil keputusan

Rapat merupakan sarana yang sangat baik untuk mengambil keputusan bersama. Biasanya keputusan bersama akan lebih efektif dalam penerapannya. Hal ini karena pengambilan keputusan dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Tentu saja keputusan yang dapat diambil dalam rapat seperti ini tidak boleh melampaui batas kewenangannya.

g.Menyampaikan pengetahuan atau metode baru dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Pertemuan seperti ini biasanya terjadi dalam kegiatan pelatihan.

h.Negosiasi

Adalah pertemuan dari dua pihak atau lebih guna membahas suatu permasalahan bersama untuk mengambil suatu kesepakatan. dari masing masing pihak dapat di wakili oleh lebih dari satu orang.

5. Manfaat rapat1. Untuk menyebarkan informasi kepada sekolompok orang

2. Cara terbaik untuk bersikap positif dan meminimalkan kesalahpahaman

3. Dapat menghemat waktu

4. Dapat menunjukkan reaksi langsung sebagai hasil dari penggabungan berbagai ide

5. Dapat menimalkan ketegangan dan menghkhiri pandangan yang saling bertentangan dengan diskusi

6. Dapat membantu memecahkan masalah,membuat berbagai keputusan dan secara material dapat mengurangi kemungkinan bersikap keliru

7. Melatih diri atau pengembangan pribadi 6.Jenis-jenis Rapat / Pertemuan

a. Dilihat dari Sifatnya

1). Rapat Formal (Resmi)

Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

2). Rapat Informal (tidak resmi)

Adalah pertemuan beberapa orang yang membahas suatu

permasalahan tertentu, biasanya diselenggarakan secara

santai, tidak terlalu terkait oleh aturan-aturan protokoler.

3). Rapat terbuka

Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh setiap peserta. Materi

yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

4). Rapat tertutup

Adalah rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasanya

yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang rahasia.

b. Dilihat dari segi frekuensinya

1). Rapat Rutin

Yaitu rapat yang diselenggarakan secara rutin pada setiapwaktu dan tempat yang telah terjadwal sebelumnya. Peserta rapat adalah orang-orang yang berada dalam satu kelompok kerja tertentu. Untuk mempersiapkan rapat seperti ini tidak perlu selalu dibuatkan undangan rapat mengingat semua peserta rapat sudah mengetahuinya. 2). Rapat insidentil

Merupakan rapat yang dilakukan tidak berdasarkan waktu tertentu, artinya rapat ini dilakukan bila diperlukan saja, seperti rapat pemegang saham, atau rapat pemecahan masalah.

c. Ditinjau dari jangka waktunya

1). Rapat mingguan

Adalah rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh masing-masing peserta.

2). Rapat bulanan

Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan untuk mambahas hal-hal atau peristiwa pada bulan yang lalu.

3). Rapat semesteran

Adalah rapat yang diadakan setiap semester, yang bertujuan mengadakan evaluasi kerja enam bulan yang lalu dan mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu enam bulan berikutnya.

4). Rapat tahunan

Adalah rapat yang diadakan setahun, misalnya rapat pemegang saham.

d.Dilihat dari Media rapat

1).Teleconference

Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya maksimal peserta rapat adalah 50 orang.

2).Videoconference

Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling melihat , sehingga seolah-oleh mereka saling berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan bila ada fasilitas penunjangnya.

e.Dilihat dari Peserta Rapat

1).Rapat Umum Pemegang Saham (RSUP)

Adalah rapat yang dihadiri oleh pemegang saham dari suatu perusahaan tertentu.

2).Rapat direksi / dewan pengurus

Adalah rapat yang dihadiri oleh anggota direksi / dewan pengurus guna untuk membahas masalah tertentu.

3).Rapat Internal

Adalah rapat yang dihadiri oleh semua staf yang ada di unit kerja tertentu. Atau untuk seluruh karyawan ada diperusahaan, rapat ini juga sering disebut sebagai rapat karyawan.

7. Dilihat dari hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.

Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi

Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan

Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat:

DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon

POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.

DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.

SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.

Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,

Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.

TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.

SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah.

LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK

SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.

TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.

PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda. PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis8. Perencanaan/Persiapan Rapat

Keberhasilan rapat yang akan diadakan tergantung dari persiapannya. Semakin baik persiapannya, Semakin baik persiapannya, maka tingkat keberhasilan rapat tersebut akan semakin tinggi. Untuk itu sebelum rapat dilaksanakan seorang sekretaris harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. Sebagai panduan dalam mempersiapkan rapat tersebut adalah dengan memahami konsep 5W + 1H (Why,What,Who,Where, When, dan How)a. Why ( Mengapa rapat harus diadakan )

Sekretaris harus tahu alasan rapat ini diadakan. Pertanyaan ini berguna untuk mengetahui tujuan rapat yang akan diadakan. Bila sekretaris mengetahui tujuan rapat dengan baik , maka dia harus mengupayakan agar tujuan tersebut dapat tercapai melalui penyiapan rapat yang baik.b. What (Rapat apakah)

Adalah pertanyaan yang dapat membantu sekretaris untuk mengetahui jenis rapat apakah yang akan dilangsungkan. Sehingga sekretaris akan dapat mempersiapkan segala sesuatu dengan baik.c. Who (Siapa peserta rapat)

Sekretaris harus tahu siapa saja yang harus hadir dalam rapat tersebut. Selanjutnya membuat undangan rapat agar semua calon peserta rapat dapat mempersiapkan diri dan hadir tepat pada waktunya.d. Where (Dimana rapat diselenggarakan)

Tempat yang akan digunakan untuk melangsungkan rapat harus jelas. Yaitu berkenaan dengan alamat dan ruang rapat. Jangan sampai terjadi seorang calon peserta rapat tidak dapat hadir atau terlambat karena alamat dan ruang rapat yang tidak jelas.

e. When (Kapan rapat dilangsungkan)

Selain tempat, waktu pelaksanaan rapat juga harus jelas. Yang dimaksud dengan waktu adalah hari dan tanggal pelaksanaan serta pukul berapa rapat akan dimulai dan bahkan diakhiri. Dengan panduan waktu yang jelas, maka peserta rapat dapat mengatur diri dan mempersiapkan jadwal kegiatannya.

f. How (Bagaimana rapat akan dilangsungkan)

Berdasarkan tujuan dan kepentingan rapat, seorang sekretaris harus tahu bagaimana agar rapat dapat dilangsungkan dengan baik. Apakah rapat akan dilaksanakan secara resmi, santai, teleconference, dll

Dari pertanyaanpertanyaan tersebut diatas, selanjutnya sekretaris dapat membuat persiapan yang baik agar rapat yang akan dilangsungkan dapat berjalan dengan baik.

Kegiatan peserta rapat meliputi:

1). Mengetahui masalah yang akan dibahas serta peserta rapatnya.

2). Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan.

3). Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan dibicarakan pada rapat.

4). Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta rapat. Dan mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau fax dan saat ini bisa melalui e-mail atau SMS.

5). Membuat susunan acara rapat

Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui dalam rapat. Acara rapat harus tersusun dengan jelas karena akan mempengaruhi kegiatan lainnya seperti: bahan apa yang harus disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya, perlu makan siang dll.

Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik oleh peserta rapat ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara rapat ini pula keberhasilan rapat dapat diukur dengan jelas.6). Menyiapkan bahan rapat

Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan dengan baik. Dengan bahan ini peserta rapat akan lebih mudah mengikuti rapat dengan lebih fokus.7). Mempersiapkan ruang rapat

Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian rupa agar rapat dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan tujuan rapat. Pengaturan tempat duduk untuk rapat yang bertujuan untuk mendiskusikan suatu masalah akan berbeda dengan pertemuan untuk mendengarkan informasi. Pengaturan tempat untuk rapat formal akan berbeda dengan rapat informal dan lain-lain. Selain itu perlu dipikirkan tentang kenyamanan ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih. 8) Penyiapan konsumsi

Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan snack, makan dan minum. 9). Mempersiapkan Peralatan Rapat

Peralatan yang akan digunakan dalam rapat harus tersedia didalam ruangan rapat sebelum rapat berlangsung. Peralatan ini berfungsi untuk membantu agar rapat dapat berjalan dengan baik termasuk peralatan rapat adalah pemilihan meja,kursi, papan tulis, LCD, Sound sistem, lampu/alat penerangan, AC, dll.10). Administrasi rapat

Mempersiapkan hal-hal yang akan berhubungan dengan kelancaran rapat, seperti menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk penyiapan penerima tamu.9. Mempersiapkan Ruang Rapat

Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus dipersiapkan sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman.

Ruang lingkup penyiapan ruang rapat meliputi:a.Memilih ruangan

Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus memadai. Luas ruangan rapat harus diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang terlalu sempit akan membuat peserta merasa kurang nyaman karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa. Sedangkan ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak fokus. Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi ruang minimal 1.5 2 meter persegi.b.Mengatur penerangan

Penerangan ruang rapat menjadi permasalahan yang sangat penting apabila rapat akan diselenggarakan pada malam hari atau didalam ruangan yang tertutup rapat dan kurang memiliki pencahayaan yang cukup.

Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan. Tidak boleh terlalu terang, tetapi juga tidak remang-remang. Penerangan dianggap cukup bila peserta dapat memiliki pandangan yang jelas untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau papan tulis. Selain itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan penempatan yang menyebar diruangan (jangan hanya dipasang di satu titik saja).c. Mengatur tempat duduk

Kegiatan yang sangat penting dalam mempersiapkan ruangan rapat adalah mengatur tempat duduk. Pengaturan tempat duduk yang baik akan mendorong keberhasilan rapat.

Untuk mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus mengetahui jenis rapat dan tujuannya. Apakah dalam rapat tersebut akan terjadi tukar menukar ide (diskusi) ataukah peserta rapat hanya datang menerima informasi saja. Bila rapat memfasilitasi pertukaran ide guna mengambil suatu keputusan tertentu, maka tempat duduk harus dibuat sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat saling berhadapan. Dengan posisi seperti ini diharapkan komunikasi antar peserta mempunyai kedudukan yang sama.

Namun bila rapat/ pertemuan tersebut berupa pelatihan / seminar yang diikuti oleh orang yang jumlahnya sampai lebih dari 40 orang, maka pengaturan tempat duduknya dapat dibuat seperti model kelas, yaitu duduk berbanjar kebelakang.

Selain bagaimana mengaturnya, tempat duduk ( kursi ) harus dipilih yang ergonomik, sehingga membuat peserta dapat duduk dengan nyaman. Apalagi bila rapat akan berlangsung lama.

Berikut ini ada beberapa model tempat duduk yang dapat dipilih sesuai dengan jenis rapat yang akan diadakan.

1). Tempat duduk model O atau konferensi

Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.

Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah.

Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil

Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah.

Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta

2). Tempat duduk model U

Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran

Sangat bagus untuk presentasi

Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

3). Bentuk Kelas

Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar

Cocok untuk rapat penyampaian informasi

Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah

Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

4). Bentuk theater / Klasikal Cocok untuk sesi pendidikan/pelatihan dan seminar

Tidak menggunakan meja

Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

Layar

5). Bentuk meja bundar (Round Table) Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-kelompok kecil

Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja

6). Bentuk tulang iklan Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar pikiran

Sangat bagus untuk presentasi

Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

d. Menyiapkan peralatan lainnyaSelain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa peralatan yang perlu disiapkan, antara lain :

1) Papan tulis dan perlengkapannya

Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana (white board) sampai dengan yang electronik. Tentu saja pemilihan ini tergantung dari fasilitas yang tersedia. Selain itu spidol dan penghapus juga harus tersedia. Usahakan bila perlu ada spidol warna.

2). LCD/OHP dan perangkatnya

LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih memahami apa yang disampaikan oleh pemimpin rapat (pembicara). Bila alat tersebut digunakan maka sediakan pula perangkat penunjangnya, yaitu :

a). Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang dibutuhkan.

b). Layar/screen tempat menampilkan tayangan melalui LCD/OHP.

c). Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik transparan serta spidol transparan bila menggunakan OHPd). Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan tulis)

3). Sound sistem

Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih sangat luas (lebih dari keperluan) perlu disiapkan soaund sistem untuk membantu memperkeras suara. Dengan alat ini bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan bagi peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik, sehingga tidak terjadi kesalahan komunikasi.4). AC atau Kipas angin

Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang cukup dan berada di lokasi yang cukup panas, maka perlu ditambahkan AC atau kipas angin. Alat ini akan dapat membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman tanpa diganggu rasa gerah yang mengakibatkan peserta menjadi kurang konsentrasi. 5). Hiasan ruangan

Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan berupa bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta rapat Contoh ruang rapat:

Contoh presentasi:

7. Tata Cara Pembuatan Undangan Dinas :Surat undangan hendaknya disusun dengan bahasa yang sopan, dan jelas isinya, serta menggunakan kertas yang berkualitas. Waktu penyampaiannya pun harus diperhitungkan sehingga sipenerima mempunyai waktu cukup leluasa untuk melakukan persiapan pemenuhan undangan tersebut.

a. Bagian-Bagian Undangan Dinas

Bagain-bagian undangan dinas dapat diamati dari susunannya. Susunan surat undangan dinas pada umumnya adalah:

1). Kepala surat, yang memuat nama dan alamat instansi secara lengkap, nomor telepon, faksimile, nomor surat, keterangan lampiran, keterangan hal, tanggal dibuatnya surat, dan alamat yang dituju;

2). Badan surat, yang memuat hari/waktu undangan, tempat pelaksanaan acara, dan keterangan lain sejauh diperlukan, misalnya tentang pakaian yang harus dikenakan, dokumen yang harus dibawa, dan sebagainya;

3). Kaki surat, yang memuat nama jabatan pengundang (penanggung jawab), tanda tangan, NIP, cap instansi, dan tembusan bila ada.

b. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat undangan dinas antara lain :

1).perlu menggunakan kertas yang sudah dicetak kop suratnya.

2).mencantumkan nomor dan tanggal dibuatnya surat undangan.

3).mencantumkan perihal surat undangan.

4).alamat tujuan harus jelas.

5).mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat diselenggarakannya acara.

6).menyebutkan keterangan lain yang diperlukan.

7).undangan rapat dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat tersebut dan dibubuhi cap instansi

8. Penyusunan Agenda RapatAgenda Rapat jika disiapkan dengan baik, merupakan komponen yang paling penting dan ampuh bagi segala jenis rapat. Agenda tersebut merupakan unsur fundamental dan esensial dan menjadi sarana persiapan serta catatan bagi jalannya pertemuan.

Manfaat agenda rapat:

1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda

2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk masing-masing butuir agenda

3. Mengidentifikasi berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada saat rapat berlangsung

4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik

5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci

6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta

Contoh agenda rapat

H. LATIHANPekerjaan

Kasus 1Kepala SMK Global Mandiri mengundang para orang tua murid kelas XI untuk menghadiri rapat koordinasi antar orang tua dan guru yang akan diadakan di Aula SMK Global Mandiri jalan Raya Condet No.35 Jakarta Timur telepon (021) 8191223 Fax.(021) 8191224 pada hari rabu tanggal 15 Mei 2010 pukul 09.00 sampai dengan 12.00 undangan dibuat di jakarta pada tanggal 8 Mei 2010 dengan penanggung jawab kepala SMK Global Mandiri (Ibu Dra. Ambari Ramadhani, M. Pd). Buatlah surat undangan dari kepala SMK Global Mandiri kepada orang tua Murid kelas XI. Dalam bentuk Official Style. Buatlah surat undangan tersebut tanpa disertai agenda rapat.Adapun nama nama orang tua yang diundang adalah ; 1. Orang tua Andri dari kelas XI AP2. Orang tua Herawati dari kelas XI AK3. Orang tua Febrila dari kelas XI AP Kasus 2Buatlah surat undangan rapat Evaluasi Keuangan PT Andhika Pratama, yang akan diselenggarakan pada hari ini sehari penuh bertempat di Balai pertemuan PT Andhika Pratama Jalan Raya Bogor Km. 20 Jakarta Timur, dengan susunan acara: 1. Pembukaan; 2. Pembahasan Evaluasi Keuangan; 3.Usulan; 4. Keputusan; 5. Penutup. Dalam bentuk semi block style. Buatlah surat undangan tersebut disertai dengan agenda Kunci kasus 1

Kasus 3.Gambarkan design tempat duduk rapat model lingkaran untuk 8 orang termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan soundsistemnya?Kasus 4.

Gambarkan design tempat duduk rapat model kelas untuk 20 orang termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan soundsistemnya?

Latihan 11. Jelaskan pengertian rapat?2. Apakah tujuan diadakannya pertemuan / rapat?3. Sebutkankan jenis rapat / pertemuan?4. Jelaskan tata cara membuat surat undangan dinas!5. Banyak faktor yang mempengauhi macam persiapan yang perlu dilakukan dalam rapat. Sebutkan faktor-faktor tersebut!LEMBAR PENILAIANMERENCANAKAN/MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPATNoUnsur PenilaianPerolehan NilaiKeterangan

MaksDicapai 1Dicapai 2Dicapai 3

1Persiapan

a. Langkah kerjab. Sikap kerja

c. Penggunaan alat

d. Keselamatan kerja5

10

10

5

2Proses kerja Pengoperasian komputer untuk surat dan notula rapat20

3Hasil kerjaa. Print out notula rapat

b. Isi notula rapat

1. Urut kegiatan

2. Keterbacaan

3. Logis

4. Lengkap20

5

15

5

5

Total100

BPPK JAKARTA SELATANJOB 2Melaksanakan penyelenggaraan rapat dan mencatat/membuat laporan pertemuan/rapat (Notula)

Kode : ADM.PK02.032.01Waktu : 3X 45 Menit

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang melaksanakan penyelenggaraan rapat dan mencatat/ membuat laporan pertemuan / rapat (Notulen) diharapkan siswa dapat:

1.Mengetahui kegiatan - kegiatan yang harus dilakukan sebelum dan saat rapat dilangsungkan 2. Membuat notula rapat

B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAIADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan

ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor

ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur AdministrasiADM. PK 02.033.01 Membuat PresentasiC. PRASYARAT

Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah terampil:

1. Mengoperasikan komputer Microsoft Office

2. Berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan

3. Membuat notula rapat D. PERALATAN DAN BAHAN

1.Seperangkat Komputer

2.Mesin printer

3.Format rapat dan notula rapat

E. KESELAMATAN KERJA

1.Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja2. Pergunakan alat dan bahan praktek dengan baik dan benar3.Lakukan langkah kerja secara urut (tertib) sesuai petunjuk yang

adaF. LANGKAH KERJA

1. Pelajari dan perhatikan bagan notula dengan baik2. Pelajari secara seksama sistematika pengetikan Notula

3. Baca dan cermati rekaman rapat

4.Buka program Microsoft Word

5. Ketik notula

6. Cetak notula

G. TEORI PENDUKUNG1. Pada saat rapat

Termasuk dalam kegiatan ini adalah kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai dan saat rapat dilangsungkan. Pada saat rapat sekretaris harus melakukan :a. Mengecek kembali ruangan rapat

Apakah ruangan sudah memenuhi kebutuhan apakah belum. Bila dirasa masih ada yang kurang tepat, maka dapat segera dilakukan

b. Mengecek peralatan rapat

Apakah semua peralatan yang akan digunakan untuk membantu kelancaran rapat sudah tersedia dan berfungsi dengan baik. Bila perlu siapkan cadangannya.

c. Membuat dan mengedarkan daftar hadir peserta

Setiap peserta yang hadir harus mengisi daftar hadir peserta. Selain digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir, juga berfungsi untuk dasar pengambilan keputusan rapat.d. Mencatat jalannya rapat

Selama rapat berjalan sekretaris harus mencatat semua kejadian pada saat rapat sedang berlangsung e. Memperhatikan sikap peserta rapat

Sekretaris harus memperhatikan sikap peserta rapat selama rapat berlangsung. Bila peserta ada yang merasa kurang nyaman atau membutuhkan bantuan tertentu, maka sekretaris harus dapat memberikan bantuan atau mencari solusinya f. Bertindak selaku notulis

Notulis adalah orang yang membuat notula rapat. Notula adalah catatan resume kejadian dan pembicaraan yang terjadi selama rapat. Notula dapat digunakan sebagai bahan informasi ataupun bahan pengambilan keputusan. Dalam penulisan jalannya rapat dapat dilakukan dengan menulis cepat baik menggunakan stenografi atau singkatan, tetapi saat ini yang sedang berkembang adalah menggunakan komputer atau menulis jalannya rapat langsung dengan komputer. g. Membantu menyusun keputusan rapat dan membacakannya bila dikehendaki pimpinan.

Dalam keadaan tertentu, seringkali pimpinan meminta sekretaris sebagai notulis untuk menyusun hasil keputusan rapat sekaligus membacakannya dihadapan peserta rapat.2. Setelah Rapat

Setelah rapat selesai, sekretaris masih memiliki beberapa tugas yang harus diselesaikan, antara lain :

a.Merapikan notula rapat

Bila pada saat rapat notula belum dapat disusun dengan rapi, maka sekretaris harus segera menyelesaikannya.

b. Menindaklanjuti hasil rapat

Ada hasil rapat yang meminta sekretaris untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang diputuskan dalam rapat. Tentu saja pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan kewenangannya. Untuk itu pekerjaan ini harus segera diselesaikan.

c. Menggandakan hasil rapat

Seringkali rapat menghasilkan keputusan-keputusan yang harus dimengerti oleh pihak-pihak tertentu, baik itu sebagai laporan ataupun informasi yang harus diketahui. Untuk itu sebelum keputusan tersebut dikirimkan kepada pihak yang berwenang, maka harus digandakan terlebih dahulu. Jumlah penggandaan harus sesuai kebutuhan.

e. Mengirimkan hasil rapat

Setelah proses penggandaan selesai, maka hasil tersebut harus segera dikirimkan/didistribusikan. Semakin cepat semakin baik. Maksimal waktu pendistribusian hasil rapat tersebut adalah 2 hari, dan dikirim kepada seluruh yang diundang dalam rapat tersebut baik yang hadir maupun yang tidak hadir.

3. Teknik Membuat Notula Rapat

Notula adalah catatan tentang jalannya rapat. Catatan ini meliputi semua pembicaraan yang terjadi dan hasil keputusan/kesimpulan yang diambil oleh peserta rapat. Orang yang membuat notula disebut dengan Notulis.

Notula rapat ada dua macam yaitu :

a. Notula harafiah / Verbatim

adalah catatan jalannya rapat yang ditulis persis seperti pembicaraan yang terjadi sesungguhnya tanpa menambah dan menguranginya.

b. Notula rangkuman / resume

adalah catatan ringkas pembicaraan rapat. Catatan yang dibuat dalam notula ini sudah berupa rangkuman yang diambil oleh notulis. Sehingga seorang notulis dituntut untuk mampu mengambil intisari pembicaraan.

90% rapat yang dilangsungkan pada perusahaan dalam penulisannya dibuat adalah dalam bentuk rangkuman.

Notula yang baik adalah notula yang lengkap, yaitu dapat menggambarkan semua kejadian dalam rapat tersebut. Untuk itu notula dapat dibuat dengan format sebagai berikut:1). Judul Notula

Judul notula berisi tentang nama rapat yang diselenggarakan. Judul dibuat dengan huruf besar semua dan ditulis secara centering.

b). Waktu rapat.

Waktu berhubungan dengan hari, tanggal dan pukul/jam rapat diselenggarakan.

c). Tempat Rapat

Tempat, menyatakan nama ruangan yang digunakan dan bila perlu harus dibubuhkan alamatnya.

d). Peserta RapatBila peserta rapat yang hadir tidak lebih dari 20 orang hendaknyaditulis baik yang hadir maupun tidak, sedangkan bila lebih dapat dibuat dalam daftar tersendiri dan dicantumkan berapa peserta hadir dan tidak hadir, dan selanjutnya dilampirkan.

Urutan pertama nama peserta adalah pemimpin rapate). Pemimpin Rapat

Adalah orang yang memimpin jalannya rapat.

f). Agenda Rapat Adalah daftar yang berisi tentang masalah yang akan dibicarakan dalam rapat yang diselenggarakan.

g).Acara rapat

Adalah perincian atau penjabaran dari topik-topik dalam agenda rapat

h). Jalannya rapat

Berisi ringkasan/rangkuman pembicaraan yang disampaikan selama rapat berlangsung dan kejadian-kejadian yang dianggap penting.

i). Keputusan/kesimpulan rapat

Adalah catatan keputusan/kesimpulan yang diambil dan disepakati oleh peserta rapat.

j). Bagian penutup

Memuat rincian tempat dan tanggal pembuatan notula yang diikuti tandatangan notulis di sebelah kanan dan disahkan oleh pemimpin rapat disebelah kiri.

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikan bagan format notula berikut ini :

Contoh Notula Rapat.

Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :

Pimpinan : Saudara-saudara sekalian, terima kasih atas kehadiran Saudara tepat waktu. Saya tahu bahwa kesibukan kita sangat padat, namun kegiatan ini juga sangat penting, mengingat maju mundurnya usaha kita akan dapat kita lihat dari hasil evaluasi ini. Perlu saya informasikan bahwa menurut catatan yang ada, penjualan kita selama bulan April ini kurang menggembirakan, mengingat target yang kita canangkan yaitu adanya kenaikan 5 % dibanding bulan lalu, ternyata hanya tercapai 2 %. Menurut Saudara sekalian mengapa terjadi demikian, dan apa yang harus kita lakukan untuk mengantisipasinya?

Bagus Setyadi: Memang benar Pak, pada bulan April ini rasanya agak sepi, mungkin karena adanya kenaikan harga sayur mayur, dan daging.

Mardiana: Selain itu juga mungkin karena pada pertengahan bulan April ada pesaing kita yang baru buka dan melakukan launching dengan cukup meriah. Mungkin kita perlu penataan ulang agar lebih menarik.

Sinta Dewi: Memang apa yang disampaikan Bagus dan Mardiana ada benarnya Pak, namun demikian sebetulnya konsumen kita masih setia. Untuk itu bagaimana kalau kita memberikan sedikit promosi tambahan dengan memberikan souvenir misalnya?

Burhanudin: Iya Pak, saya setuju. Souvenir tidak harus mahal, kalau perlu yang dapat menarik anak-anak dan bermanfaat.

Kusmirah: Pada prinsipnya, saya setuju dengan usulan teman-teman, namun ada satu hal yang ingin saya usulkan yaitu jam buka toko hendaknya lebih awal, karena seringkali saya melihat bahwa kebutuhan ibu-ibu biasanya diwaktu pagi.

Pimpinan: Baiklah, saya sudah mendengar usulan-usulan Saudara semua. Dan menurut saya semua usulan positif. Hanya perlu kita kaji dengan seksama apakah usulan-usulan tersebut dapat dilaksanakan. Untuk itu saya ingin membagi tugas yaitu :

1. Sinta Dewi, dan Burhanudin untuk memikirkan souvenir seperti apa yang cocok dan terjangkau.

2. Bagus, Mardianah dan Kusmirah untuk merencanakan penataan ulang, agar tampilan kita lebih fresh dan menarik.

Terimakasih atas usul dan saran Saudara semuanya, semoga kedepan kita lebih sukses, mengingat kesuksesan usaha ini berarti juga kesuksesan kita bersama. Silakan kembali ketempat kerja masing-masing dan Selamat bertugas.

NOTULA

RAPAT EVALUASI KINERJA

BULAN APRIL 2008

Hari: RabuTanggal: 30 April 2009Tempat: Ruang Pimpinan

Waktu: 15.00 s.d. 15.50

Peserta Rapat

Hadir: 1.Ibu Dewi Kencono Ungu

2. Adm. kantor

3.Bambang Setiawan

4.Mardiana

5.Kusmirah

6.Bagus Setyadi

7.Burhanudin

8.Sinta Dewi

Tidak hadir: --

Pemimpin Rapat:Ibu Dewi Kencono Ungu

Agenda Rapat: Evaluasi Kinerja Bulan April 2008Jalannya Rapat1. Pembukaan

Rapat dibuka oleh pemimpin rapat pada pukul 15.00.

2.Pembahasan

Masalah yang dibicarakan :

Penjualan selama bulan April tidak mencapai target. Kenaikan penjualan hanya 2 % dibandingkan bulan Maret 2008.

Usulan-usulan Adanya penataan ulang toko Melakukan promosi dengan pemberian souvenir yang menarik anak-anak dan bermanfaat Mengadakan perubahan jam buka toko.3.Penutup

Karena tidak ada lagi masalah yang dibicarakan maka, rapat ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 15.50.

Jakarta, 30 April 2008MengetahuiPemimpin Rapat,

NotulisDewi Kencono Ungu

Adm. KantorNotulen Rapat Persiapan Pertemuan MIPAnet 2009Tanggal

: 25 Mei 2009Waktu

: Pkl. 10.15 12.30Tempat

: Ruang Sidang A Gd Utama FMIPA UIPeserta

: 14 orang (daftar terlampir)Dipimpin oleh : Dr. rer.nat. Abdul Haris (Sek Eks. MIPAnet)Pembahasan Rapat meliputi hal-hal berikut :

1. Menetapkan susunan kepengurusan (penerbitan SK Sekjen MIPAnet)

2. Menetapkan format kegiatan MIPAnet dan dalam pembicaraan ini muncul usulan-

usulan, diantaranya sebagai berikut:

Bu Hewin : Saya mengusulkan bagaimana jika seminar hari saja, sisanya

paralel sessions (simposium). Lalu dalam memilih tema sebaiknya masukan

tema IT juga.

Pak Herman : Menurut saya MIPA kan sangat beragam, jadi Keynote

Speakernya jangan satu saja tapi kalau bisa tiap bidang. Plenary session ambil

keynote Speaker orang pemerintah saja dan tampilkan seluruh bidang MIPA.

Pak Teguh : Kalau menurut saya seminar itu hanya 1 bidang ilmu saja tapi

harus yang mewakili MIPA secara keseluruhan

Bu Hewin : Saya punya ide, bagaimana jika mengangkat tema tentang

Pendidikan Dasar. Di milist MIPAnet banyak permintaan tentang itu. Dan

tema itu bisa menjaring guru-guru IPA sebagai pesertanya.

Pak Teguh : Bagaimana jika kita bagi saja subtema ini kedalam 3 sub tema yang

mewakili yaitu murni (pure), terapan (applied), dan pendidikan (education).

Pak Iman : Saya sekarang sedang mencermati SBI (sekolah berstandar

internasional). Saya rasa isu itu bisa kita masukan juga ke sub tema karena

menyangkut pendidikan juga. Sub temanya bisa Kontribusi pemikiran SBI

Bu Hewin : Saya ada ide bagaimana jika pembukaan dilakukan oleh Menteri

dalam hal ini adalah Menristek sekaligus memberikan arahan. Dilanjutkan

Page 2

dengan 3 keynote speaker. Lalu saya juga ingin memberi masukan mengenai

bahan seminar yang akan ada di seminar kit sebaiknya dalam bentuk CD, agar

menghemat anggaran.

Bu Norma : Jika tanggal, tempat dan tema sudah fix, kita harus buat leaflet

untuk sounding MIPAnet dan buat masukan juga di website. Untuk makan

malam ditanggung oleh MIPAnet, karena Pemilihan Sekjen merupakan agenda

kerja MIPAnet

Kesimpulan RapatTema besar: Bridging MIPA and Society

Sub Tema: 1. Peningkatan Kualitas Pendidikan MIPA (Keynote Speaker: Dirjen Dikti, Prof.Dr.Fasli Jalal, Ph.D, Sp.GK)

2. Pengembangan Riset Dasar ( Keynote Speaker: LIPI, Prof. Dr. Lukman Hakim)

3. Tantangan MIPA dalam Menangani Krisis Energi dan Perubahan Iklim Global

(Tubagus Haryono atau Pres. Dir. Shell, Darwin Silalahi)

Tanggal Pelaksanaan : 13-14 Agustus 2009

Tempat

: Universitas Udayana Bali

Opening by

: Dr. Kusmayanto Kadiman (Menristek)

Jadwal Acara:

Kamis, 13 Agustus 2009

08.00 12.00 WITA Opening dan Keynote Speaker

13.00 17.00 WITA Presentasi Paper

19.00 21.00 WITA Pemilihan Sekjen

Jumat, 14 Agustus 2009

08.00 11.00 WITA Presentasi Paper

13.30 Selesai WITA Trip (Optional)

H. LATIHAN

Kasus 1. Pada hari ini pimpinan Anda mengadakan Rapat Hasil Riset Tentang kepuasan Konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri yang dilakukan pada bulan Juni 2009Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Bagus Setyadi, Burhanudin dan Sinta Dewi. Rapat dilangsungkan di ruang pimpinan dan dibuka langsung oleh beliau pada pukul 9.00 dan diakhiri pukul 10.30.

Notula diketik dengan rapi menggunakan komputer pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.

Anda diminta untuk menjadi notulisnya.

Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :Pimpinan : Saudara sekalian ,selamat pagi dan terima kasih atas kehadiran anda sekalian rapat pagi ini penting sekali bagi kemajuan usaha kita. Karena setelah kami periksa laporan dari tim Riset tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri. Dalam memperoleh informasi tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri. Petugas kami dari Tim Riset telah melakukan penelitian terhadap pelayanan jasa kami di PT Lenteng Agung Mandiri kepada konsumen yang telah menggunakan berbagai macam produk-produk elektronik buatan kami, Objek penelitian di lakukan di PT Lenteng Agung Mandiri yang berlokasi dijalan Raya Depok. PT Lenteng Agung Mandiri suatu perusahaan yang menjual produk-produk Elektonik antara lain : TV, AC, Vacum Cleaner, Kulkas,Cash Register dll, sedangkan tujuan dari penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana tingkat kepuasan pelanggan terhadap kinerja pegawai PT Lenteng Agung Mandiri.

Dari hasil penelitian yang telah kami lakukan kami mengambil kesimpulan sbb; bahwa secara keseluruhan kwalitas layanan yang diberikan oleh kami kepada pelanggan dinilai telah memuaskan mereka, oleh karena itu kami minta kepada saudara-saudara untuk memberikan tanggapan atau usulan anda demi kemajuan usaha kita.

Bagus setyadi : Memang benar pak, saya merasa akhir-akhir ini penjualan produk perusahaan kita mengalami peningkatan hal ini disebabkan produk elektronik yang kita jual sudah dapat diterima oleh masyarakat.

Mardiana : Berdasarkan hasil Riset tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa kita menunjukan nilai yang baik, dan itu artinya kinerja kita harus terus ditingkatkan lagi.

Sinta Dewi : Walaupun secara umum seluruh responden yang mengisi kuesioner memberikan nilai puas pada layanan karyawan PT Lenteng Agung Mandiri, tetapi masih terdapat factor-faktor yang dinilai kurang dari puas, oleh karena itu perlu dilakukan langkah tindak lanjut untuk meningkatkan nilai atas factor-faktor tersebut sedangkan faktor faktor yang dinilai puas hendaknya di pertahankan.

Burhanudin : Walaupun secara umum hasil kinerja kita cukup baik tetapi kita harus tetap melakukan perbaikan-perbaikan, baik dari segi pelayanan, penampilan, mutu produk dll agar masyarakat makin setia pada produk kita.

Kusmirah : Saya sangat setuju usul teman-teman yang sangat bagus dan saya ingin agar pelayanan kepada pelanggan harus terus di tingkatkan melalui pelayanan prima, seperti pembungkusan barang yang bagus, sikap melayani yang tulus supaya tidak ada komplain dari pelanggan.

Pimpinan : Baiklah saya sudah mendengar usulan - usulan saudara semua, dan menurut saya informasi dan usulan anda sangat bermanfaat maka hasil rapat pagi ini dapat di simpulkan sbb:

Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Meningkatkan mutu produk.

Berpenampilan yang menarik.

Terima kasih atas usul dan saran saudara semuanya semoga kedepan kita lebih sukses, silahkan kembali ketempat kerja masing-masing dan selamat bertugasKasus 2.Anda diminta untuk membuat percakapan pada saat rapat berlangsung. Agendanya adalah Rapat Disiplin Kerja Pegawai selama 3 bulan terakhir (bulan januari s/d Maret 2009). Notula diketik dengan rapi menggunakan computer dengan format yang benar pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.

Anda diminta untuk menjadi notulisnya.

Kasus 3.

Anda diminta untuk membuat langkah-langkah rapat yang nyata. Pada acara rapat Pelepasan Siswa Kelas XII SMK Islam Malahayati Jakarta. Rapat dilaksanakan pada 10 Februari 2009 jam 10.00 11.30 diruang osis. Rapat dipimpin langsung oleh wakil kepala sekolah (Drs. Abdul Majid). Rapat dihadiri oleh Pembina osis dan para anggota osis. Serta perwakilan setiap kelas sebanyak 3 orang, jumlah kelas XII ada 5 kelas.Kasus 4.

Laksanakan (Simulasi) sebuah rapat untuk 20 orang! Rapat membahas pelaksanaan LDKS (Latihan Dasar Kepemimpinan Sekolah). Buat persiapan rapat yang tepat. Tentukan pemimpin rapat, notulis dan moderator kemudian buat notulen rapatnnyaPertanyaan:

1. Jelaskan pengertian notula.

2. Jelaskan fungsi notula .

3.Jelaskan apa yang dimaksud dengan notula harafiah dan notula rangkuman/ resume.

4. Jelaskan kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai dan saat rapat dilangsungkan.

5. Gambarkan bagan Notula.

I. LEMBAR PENILAIANNOTULA RAPATN0UNSUR PENILAIANPEROLEHAN NILAIKET.

MAKSIMALDICAPAI

1.Persiapan

a. Langkah Kerja

b. Sikap Kerja

c. Penggunaan Alat

d. Keselamatan Kerja4

2

5

4

Sub Total 115

2.Proses Hasil Pekerjaan

a. Pengoerasian komputer

b. Sistematika penulisan

notula

c. Bagian-bagian notula

d. Isi notula

e. Ketepatan waktu

f . Kerapihan

g. Kebersihan10

20

20

20

5

5

5

Sub Total 285

TOTAL100

.,2009Catatan:Guru Pembimbing

( )

LAYAR

Meja Penyaji Materi

Meja Penyaji Materi

Layar

2

NOTULA RAPAT .

Hari, tanggal:

Waktu: .. s.d.

Tempat: ..

Peserta rapat

Hadir: 1.

2.

9.

Berhalangan: 1.

2.

Pemimpin Rapat: .

Acara/Agenda Rapat

1.

2.

3.

4.

Keputusan Rapat

Catatan Khusus

.., ..

Mengetahui

Pemimpin rapat,Notulis

...................................................

.. .

Pada hari Rabu tanggal 30 April 2009 pimpinan Anda mengadakan

Rapat Evaluasi Kinerja selama bulan April 2009

Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Bagus Setyadi, Burhanudin dan Sinta Dewi. Rapat dilangsungkan di ruang pimpinan dan dibuka langsung oleh beliau pada pukul 15.00 dan diakhiri pukul 15.50.

Notula diketik dengan rapi sesuai format notulen, menggunakan computer pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.

Notula ditandatangani oleh anda dan atasan.

Pertemuan

Bersifat Ilmiah

Untuk memecahkan masalah-masalah praktis

Untuk mencari dukungan

Diskusi

Simposium

Seminar

Lokakarya

Konferensi

Kongres

Rapat

Musyawarah

Muktamar

Kampanye

Rapat Akbar

Rapat Umum

1

2

14

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Ket :

Pimpinan

Notulis

No 3 s/d 14 peserta rapat

1

2

3

4

5

6

9

10

11

12

13

8

7

Ket :

Pimpinan Rapat

Wakil Pimpinan

Notulis

No 4 s/d 13 adalah peserta rapat

6

2

1

3

4

5

6

5

4

7

8

9

10

11

12

2

1

16

17

18

3

19

20

21

1

1

Ket :

Pimpinan Rapat

Wakil Pimpinan

Notulis

No 4 s/d 21 peserta rapat

14

15

13

7

8

9

10

11

12

21

20

19

18

17

16

15

14

13

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Ket :

Pimpinan Rapat

Wakil Pimpinan

Notulis

No 4 s/d 30 Peserta Rapat

Meja Penyaji Materi

3

2

1

4

11

10

9

8

7

6

5

Ket :

Pimpinan Rapat

Wakil Pimpinan

Notula

No 4 s/d 11 peserta rapat

Contoh surat undangan

PT LENTENG AGUNG MANDIRI

Jl. Camat Gabun II Lenteng Agung Jagakarsa,Jakarta Selatan Telp : 021-78893561 Fax : 021-78893560

e-mail : bppkla@yahoo.co.id

Nomor:14/VI/2010 21 Juni 2010

Lampiran:-

Hal:Undangan

Kepada Yth.

Drs. Dudung Suryadi

Di Jakarta

Kami mengharap kehadiran Saudara pada:

Hari:Senin

Tanggal: 27 Juni 2010

Pukul: 10.00 WIB

Tempat: Ruang pertemuan PT Lenteng Agung Mandiri

Jakarta Selatan

Acara : Pengembangan Produk Baru

Karena pentingnya rapat tersebut di atas, kami mohon Saudara hadir 10 menit sebelum acara dimulai. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Pimpinan

Drs. Muhammad, MM

EMBED MSGraph.Chart.8

SMK GLOBAL MANDIRI

Jalan Raya Condet No. 35

Jakarta Timur

Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224

No.: 55/GM/V/108 Mei 2010

Lamp: -

Hal: Undangan

Kepada Yth.

Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP)

Di Tempat

Dengan hormat,

Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada :

Hari/tanggal: Rabu, 15 Mei 2010

Pukul : 09.00 Wib

Tempat: Ruang pertemuan

Acara: Rapat koordinasi

Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir

Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dra. Ambari Ramadani, M. Pd

SMK GLOBAL MANDIRI

Jalan Raya Condet No. 35

Jakarta Timur

Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224

No.: 55/GM/V/108 Mei 2010

Lamp: -

Hal: Undangan

Kepada Yth.

Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP)

Di Tempat

Dengan hormat,

Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada :

Hari/tanggal: Rabu, 15 Mei 2010

Pukul : 09.00 Wib

Tempat: Ruang pertemuan

Acara: Rapat koordinasi

Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir

Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dra. Ambari Ramadani, M. Pd

3

1

2

Meja Penyaji Materi

Layar

1

2

3

4

5

6

Ket :

Pimpinan Rapat

Wakil Pimpinan

Notula

No 1 s/d 6 peserta rapat

Tujuan rapat : Menciptakan dan berbagi pemahaman mengenai

mengapa, apa, dan bagaimana tim pengembangan

produk baru

Kepada: Amir, Budi, Coki, Dedi, Endro, Fadil, Gunawan,

Hasan, Ihsan, Joki, Kadir, Leli, Marni, Nani, Opie,

Parto

Dari : Halizah

Tanggal : 25 Mei 2010

Waktu : 10.00 selesai

Tempat : Ruang pertemuan

Butir AgendaWaktuUcapan selamat dating20 menitMelihat kembali riwayat munculnya ide ini10 meniMemahami peran tim ini20 menitMembahas informasi dalam kelompok kecil15 menitIstirahat10 menitTanggapan terhadap diskusi kelompok kecil20 menitMenjelaskan komponen utama dalam proses15 menitMenyepakati tindakan berikutnya20 menitMerencanakan rapat berikutnya5 menitMengevaluasi rapat15 menit

Administrasi Perkantoran - 69- BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

_1334048237.xls