Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Proyek

(Studi Kasus Proyek Komunikasi Visual pada CV. First Aid Kit Media)

1)Dimas Prastyo 2)Antok Supriyanto 3)Sulistiowati

1) Program Studi S1 Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email: di_masprastyo@yahoo.com2) Program Studi S1 Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email: antok@stikom.edu3) Program Studi S1 Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email: sulist@stikom.edu

AbstractCV. First Aid Kit Media is a company engaged in the field of visual communication services. Thecompany is carrying out activities under projects received through. Handling systems for someof the projects done using a system that has not been organized between planning, schedulingand allocation of human resources, equipment, Production Costs and Operating Costs for someprojects, so that the allocation of human resources and equipment can not be maximized.Management of operating costs and production is not maximized, whereas no warning whenworking on a project package approaching the critical point of project scheduling.Of theproblem is an application Project Control Management Information System which is used toidentify needs, planning and control of human resources, equipment, Production Costs andOperating Costs. This application is also able to provide early warning when several items ofwork approaching a tipping point.The test is done by inserting a breakdown of project workitems based methods Work Breakdown Structure, and each work package identified needs ofhuman resources, equipment, Production Costs and Operating Expenses, as well as determiningthe boundary critical point of the work item to provide early warning to the user. From the testresults obtained control of the allocation of equipment, human resources and management costsof the projects and the necessary early warning management for planning and controlling theproject.

Keywords: project management, control, visual communication

CV. First Aid Kit Media adalah sebuahperusahaan yang bergerak di bidang layananjasa komunikasi visual. Perusahaan ini telahmelaksanakan kegiatannya dalam kurunwaktu kurang dari 1 tahun. Produk – produkjasa yang dihasilkan berupa komunikasivisual dengan media desain grafis, 3Dvisualisasi, Multimedia interaktif, desainweb, dan video profil. Perusahaan inimelaksanakan kegiatannya berdasarkanproyek – proyek yang diterima melalui ordermaupun secara berkesinambungan. Denganbanyaknya kebutuhan pasar terhadap jasa

komunikasi visual saat ini, perusahaanmenerima banyak proyek dari berbagaikalangan, antara lain : instansipemerintahan, perusahaan, maupunperorangan. Dalam pengambilan keputusanterhadap suatu proyek, manajer perusahaanbelum menggunakan suatu manajemenproyek yang baik. Manajemen sumber dayayang dilakukan dalam sebuah proyek belumbisa dilaksanakan dengan baik, karenasering dalam proses produksi tidak adaperencanaan yang matang denganmanajemen sumber daya di dalamnya,

termasuk penentuan penggunaan peralatan,lamanya produksi, biaya produksi danmanajemen sumber daya manusia yangterlibat dalam sebuah proses produksi didalam sebuah proyek, sehingga di dalampengerjaan proyek, seringkali menemukankesulitan seperti, terhambatnya prosesproduksi dikarenakan alat yang tidak sesuaidengan peruntukan produksi, molornyajadwal produksi, dan pengelolaan keuanganselama produksi yang over budget ataupununder budget. Hal ini seringkali membuatproyek yang dijadwalkan selesai sesuaibatas waktu yang ditentukan ternyata tidaksesuai dengan harapan, dengan kualitaspengerjaan yang seringkali menghadapirevisi dari klien, yang mengakibatkan prosesproduksi menjadi panjang dan pengeluaranbiaya produksi bisa melebihi dari perkiraansemula, dalam hal ini sumber daya yang adatidak mampu dimaksimalkan sehingga biayayang dibutuhkan tidak mampu diminimalkansesuai dengan prinsip bisnis perusahaan,yang mengakibatkan kerugian ataupunkeuntungan yang didapatkan minimal.

Manajemen proyek adalah gayamanajemen yang berorientasi pada hasilyang menempatkan nilai tinggi padapembangunan hubungan kolaboratif diantara berbagai karakter yang berbeda (Gray& Larson, 2006). Pengembangan sebuahmanajemen proyek diarahkan kepada usahauntuk memfokuskan semua proyek kepadarencana strategis organisasi dan menekankanpenguasaan terhadap teknik manajemenproyek maupun pada ketrampilan yangdiperlukan untuk mengerjakan proyekhingga selesai dan sukses. Sebuah sistemmanajemen proyek yang terintegrasi denganbaik telah terbukti dapat memudahkanmanajer proyek dalam merencanakan danmengelola biaya proyek, jadwal proyek,tenaga kerja, serta peralatan yangdigunakan. Dalam melakukan sebuahanalisis perencanaan proyek, tentunyadiperlukan suatu ketelitian yang lebih, agar

manajer proyek dapat lebih cepat dalammemutuskan sesuatu. Dengan menggunakanperencanaan manajemen proyek suatupekerjaan proyek dapat dibagi menjadielemen – elemen pekerjaan yang lebih telitidan terinci dalam membuat sebuah kerangkaperencanaan proyek, termasuk di dalamnyaberupa perencanaan sumber daya yangmencakup sumber daya manusia,perlengkapan, jadwal kerja dan biayaproduksi yang direncanakan di setiapelemen pekerjaan yang telah dibagi.

Permasalahan di atas pernah dibahas olehYanuhandoko di dalam tugas akhirnya yangberjudul “Sistem Informasi ManajemenProyek Komunikasi Visual menggunakanmetode Work Breakdown Structure (studikasus PT. Terafulk Multimedia)”, di dalamtugas akhir tersebut sistem informasimanajemen proyek yang dibuat hanya bisamenangani manajemen untuk satu proyek.Dalam tugas akhir ini merupakanpengembangan dari tugas akhirYanuhandoko, yaitu sistem informasi yangdibuat mampu untuk manajemen lebih darisatu proyek yang dilaksanakan dalam jangkawaktu yang bersamaan maupun tidak, makadengan diterapkannya sistem informasimanajemen proyek yang baru ini diharapkandapat membantu menyelesaikan masalahyang dihadapi, yaitu bahwa semuapengerjaan elemen pekerjaan proyek telahdiidentifikasi, dapat mengelola sumber dayayang ada dan biaya yang dibutuhkan dalampengerjaan proyek – proyek komunikasivisual di dalam perusahaan. Dengandemikian proyek – proyek tersebut dapatdikelola dengan baik, sesuai dengan tujuanbisnis perusahaan.

LANDASAN TEORIKomunikasi Visual

Komunikasi visual adalah komunikasimenggunakan bahasa visual dimana unsurdasar bahasa visual (yang menjadi kekuatanutama dalam penyampaian pesan) adalahsegala sesuatu yang dapat dilihat dan dapatdipakai untuk menyampaikan arti, makna,atau pesan (Kusrianto,2007). Metodologidalam design komunikasi visual merupakansebuah proses kreatif.

Beberapa istilah yang berhubungandengan visual :

1. Visual language yakni ilmu yangmempelajari bahasa visual. Visualisasi,yakni kegiatan menerjemahkan ataumewujudkan informasi dalam bentukvisual.

2. Visualiser, yakni orang yangpekerjaannya menangani masalah visualatau mewujudkan suatu ide ke dalambentuk visual dalam suatu proyekdesign.

3. Visual effect membuat efek – efektipuan seolah – olah terjadi suatukeadaan atau kejadian yang sulitdilakukan manusia. Misalnya,munculnya seekor dinosaurus ataumonster lain yang luar biasa besarnya,efek seolah – olah manusia sedangmendarat di sebuah planet asing dansebagainya.

4. Visual information adalah informasimelalui penglihatan, misalnya lambaiantangan, senyuman, baju baru, mobilbaru dll.

5. Visual Literacy yaitu kumpulan karyavisual.

Manajemen ProyekManajemen Proyek adalah gaya

manajemen yang berorientasi pada hasilyang menempatkan nilai tinggi padapembangunan hubungan kolaboratif di

antara berbagai karakter yang berbeda.Pengembangan sebuah manajemen proyekdiarahkan kepada usaha untuk memfokuskansemua proyek kepada rencana strategisorganisasi dan menekankan penguasaanterhadap teknik dan piranti manajemenproyek maupun pada ketrampilan yangdiperlukan untuk mengerjakan proyekhingga selesai dan sukses. Misi, sasaran danstrategi organisasi disusun untuk memenuhikebutuhan pelanggan.

Pengembangan misi, sasaran danstrategi organisasi bergantung pada faktor –faktor lingkungan, eksternal dan internal.Faktor lingkungan eksternal biasanyadiklasifikasikan sebagai peluang atauancaman dalam menetapkan arah organisasi.Faktor lingkungan internal diklasifikasikansebagai kekuatan atau kelemahan sepertimanajemen, fasilitas, kompetensi inti dankondisi keuangan. Hasil akhir dari analisisterhadap semua faktor lingkungan tersebutmerupakan sekumpulan strategi yangdirancang untuk memenuhi kebutuhan –kebutuhan pelanggan (Gray & Larson,2006).

Manajemen memutuskan danmengimplementasikan berbagai cara danalat untuk secara efektif dan efisienmenggunakan sumber daya manusia dan nonmanusia untuk mencapai sasaran yang telahditetapkan. Manajer proyek pada dasarnyamelakukan fungsinya dengan merencanakan,menjadwal, memotivasi dan mengontrol.Manajer proyek mengelola berbagai sumberdaya yaitu tenaga kerja/manusia, peralatan,material/bahan baku, serta modal untukmenyelesaikan proyek yang umurnya telahditetapkan secara tepat waktu, sesuaianggaran dan sesuai spesifikasi. Manajerproyek harus memastikan manajemensumber daya, pembagian paket kerja,penjadwalan proyek dan manajemen biayadalam pengerjaan suatu proyek sehingga adaimbal balik yang tepat antara waktu, biayadan persyaratan kinerja dari proyek yangmereka kerjakan.

Manajemen Sumber DayaDalam pengelolaan proyek yang cukup

besar, masalah sumber daya merupakanobjek sekaligus subyek. Karena itulahpengambilan keputusan mengenai kuantitasdan kualitasnya harus diperhatikan dengancermat. Macam – macam sumber daya ituadalah tenaga kerja/manusia, peralatan,material/bahan baku, serta modal. (Gray &Larson, 2006)

Perencanaan sumber daya yang matangdan cermat sesuai kebutuhan logis proyekakan membantu pencapaian sasaran dantujuan proyek secara maksimal, dengantingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi.Kebutuhan sumber daya pada tiap – tiapproyek tidak selalu sama, bergantung padaskala, lokasi, serta tingkat keunikan masing– masing proyek. Namun demikian,perencanaan sumber daya dapat dihitungdengan pendekatan matematis yangmemberikan hasil optimal dibandingkanhanya dengan perkiraan pengalaman saja,yang tingkat efektifitas dan efisiensinyarendah. Pendekatan matematis menghasilkantingkat penyimpangan yang minimal sertaperkiraan yang mendekati kondisisebenarnya.

Dalam menentukan alokasi sumber dayauntuk proyek, beberapa aspek yang perludiperhatikan dan dipertimbangkan adalahsebagai berikut (Gray & Larson, 2006) :

- Jumlah sumber daya yang tersediadengan kebutuhan maksimal proyek.

- Kondisi keuangan untuk membayarsumber daya yang akan digunakan.

- Produktivitas sumber daya.- Kemampuan dan kapasitas sumber daya

yang akan digunakan.- Efektivitas dan efisiensi sumber daya

yang akan digunakan.

Work Breakdown Structure (WBS)Work Breakdown Structure (WBS)

adalah proses hirarkis untuk membuat

cakupan dan deliverable dikenali sehinggapekerjaan proyek dapat dibagi menjadielemen – elemen pekerjaan yang lebih kecil.Pengguna WBS dapat membantumeyakinkan manajer proyek bahwa semuaproduk dan elemen pekerjaan telahdiidentifikasi, untuk mengintegrasi proyekdengan organisasi saat ini, dan untukmembangun basis pengendalian. Padadasarnya, WBS adalah garis besar proyekdengan tingkat detail yang berbeda (Gray &Larson,2006).

Perhitungan WBS memulai denganproyek sebagai deliverabel akhir.Deliverable atau ruang lingkup proyek yangutama diidentifikasi lebih dulu, kemudiansubdeliverable yang diperlukan untukmemenuhi deliverable yang lebih besar.Proses diulangi sampai detail subdeliverablecukup kecil untuk dapat dikelola dan satuorang dapat bertanggung jawab untuk haltersebut. Subdeliverable ini lebih lanjutdibagi menjadi paket kerja. Karenasubdeliverable yang paling rendahumumnya meliputi beberapa paket kerja,paket kerja dikelompokkan berdasarkanjenis pekerjaan sebagai contoh, perangkatkeras, pemrograman, pengujian.Pengelompokkan dalam satu subdeliverabledisebut akun biaya (cost account).Pengelompokkan memonitor kemajuanproyek berdasarkan pekerjaan, biaya dantanggung jawab.

Bagian atas (level 1) adalah item akhirdari proyek, level 1 menghadirkan sasaranproyek secara total dan informasi iniberguna bagi manajemen puncak: level 2, 3dan 4 adalah untuk manajemen madya danlevel 5 adalah untuk para manajer garisdepan. Pada level terendah atau paket kerjamemiliki titik mulai (start) dan titik berhenti(stop) mengonsumsi sumber daya danmemakan biaya. Masing – masing paketkerja merupakan satu titik kendali. Manajerpaket kerja bertanggung jawab untukmemperhatikan apakah paket – paket selesai

tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuaispesifikasi teknis.

Gambar 1.Hirarki WBSSumber daya dan biaya subdeliverabel

adalah jumlah dari sumber dayadan biayasemua paket kerja dalam beberapasubdeliverabel kerja. Inilah basis bagi istilahproject rollup, mulai dengan paket kerja,sumber daya, dan biaya dapat di-roll-up kedalam elemen – elemen yang lebih tinggi.Elemen – elemen yang lebih tinggidigunakan untuk mengidentifikasideliverabel pada tahap – tahap yang berbedadi dalam proyek dan untuk menyusunlaporan status selama tahap eksekusi darisiklus hidup proyek.

Jadi paket kerja adalah unit dasar yangdigunakan untuk perencanaan, penjadwalandan pengendalian proyek (Gray & Larson,2006). Untuk mengkaji ulang, masing –masing paket kerja dalam WBS perlu :

1. Menentukan pekerjaan (apa).2. Mengidentifikasi waktu untuk

menyelesaikan sebuah paket kerja(berapa lama).

3. Mengidentifikasi anggaran time –phased untuk menyelesaikan sebuahpaket kerja (biaya).

4. Mengidentifikasi sumber daya yangdiperlukan untuk menyelesaikan sebuahpaket kerja (berapa banyak).

5. Mengidentifikasi satu orang yangbertanggung jawab untuk unit – unitkerja (siapa).

6. Mengidentifikasi titik – titik monitoringuntuk mengukur kemajuan.

Metode PenjadwalanWaktu yang terencana untuk durasi dan

aktifitas proyek tidak dapat menjelaskanpemakaian dan ketersediaan sumber daya.Estimasi waktu untuk paket kerja dan waktujaringan dibuat terpisah dengan asumsiimplisit bahwa

Sumber daya akan tersedia. Terkadanghal tersebut dapat menjadi masalah atauterkadang tidak. Jika sumber daya cukup,tetapi variasi permintaan yang cukup luas disepanjang hidup proyek, mungkin sajapermintaan sumber daya perlu diratakandengan menunda aktivitas nonkritis(menunda slack) untuk menurunkanpermintaan sumber daya perlu diratakandengan menunda aktivitas nonkritis(menggunakan slack) untuk menurunkanpermintaan puncak (peak demand) dandengan demikian meningkatkan pemakaiansumber daya. Proses ini disebut resourcelevelling atau resource smoothing. Pada sisilain, jika sumber daya tidak cukup untukmemenuhi permintaan puncak, start akhir(late slack) dari beberapa aktifitas harusditunda, dan durasi proyek dapatditingkatkan. Proses ini disebut penjadwalandibatasi sumber daya (resource-constrainedschedulling).

Kerugian akibat lalaimempertimbangkan pemakaian danketersediaan sumber daya tidak terlihat atautidak jelas, akibatnya penjadwalan sumberdaya dalam praktik sering tidak dilakukan

atau tidak mendapatkan perhatian yanglayak. Konsekuensi akibat tidakmenjadwalkan sumber daya yang terbatasadalah aktivitas menjadi buruk dan proyekmenjadi terlambat. Pada umumnya haltersebut muncul ketika proyek sedangberjalan. Itulah sebabnya tindakan korektifsulit dilakukan dengan cepat. Konsekuensilainnya adalah terabaikannya tingkattertinggi dan tingkat terendah pemakaiansumber daya di sepanjang durasi proyek.karena sumber daya proyek pada umumnyaditetapkan secara resmi, ketersediaan yangcukup. Jika semua proyek dan sumberdayanya dijadwalkan dengan menggunakansistem komputer, dampak dan kelayakanuntuk menambahkan sebuah proyek barupada proyek yang sedang dikerjakan dapatdinilai dengan cepat. (Gray & Larson,2006).

Manajemen Biaya ProyekManajemen biaya proyek merupakan

salah satu dari 9 area pengetahuan dalammanajemen proyek. Manajemen biayaproyek diperlukan untuk memastikanbahwa perencanaan proyek sudahmencakup:

1. Estimasi biaya untuk setiap resource2. Pengalokasian estimasi biaya setiap

resource yang dibutuhkan oleh setiapwork item

Dalam manajemen biaya proyek,terdapat beberapa proses yang dilibatkandalam tujuan penyelesaian proyek sesuaidengan anggaran yang disediakan. Prosestersebut yaitu estimasi, budgeting dankontrol biaya.

Gambar 2. Overview ManajemenBiaya Proyek

Proses estimasi sangat menentukankelangsungan proyek baik dari mulai tahapdesain, perencanaan, konstruksi, danmaintenance. Berbagai tipe dan cara dalammengestimasi biaya akan tergantung padadata/informasi yang tersedia, batas waktu,dan tujuan dari estimasi tersebut. Peranestimator dalam estimasi biaya proyekkonstruksi dapat ditinjau dari ketelitian,pengalaman dan spesialisasi terhadap proyeksecara keseluruhan.

A. Estimasi Biaya ProyekTerdapat beberapa literatur yang

membahas mengenai pengertian estimasibiaya. Dalam AACE International (2004)[8], disebutkan bahwa estimasi merupakanevaluasi dari keseluruhan elemen darisebuah proyek atau usaha yang diberikanberdasarkan kesepakatan terhadap suatulingkup pekerjaan. Dysert, Larry R.mengungkapkan bahwa estimasi biayamerupakan sebuah prediksi terhadap biayayang akan dibutuhkan dari sebuah proyekberdasarkan data dan lingkup proyek yangdiberikan yang akan dilaksanakan padasebuah lokasi dan waktu yang telahditetapkan.

Dalam sebuah estimasi biaya terdapatidentifikasi dan pertimbangan dalammemperkirakan beberapa alternatif biayauntuk memulai dan menyelesaikan proyek.Jumlah biaya yang akan dikeluarkan danrisiko harus dapat dipertimbangkan,

misalnya seperti membuat keputusan untukmembeli suatu barang atau hanyamenyewanya saja untuk keperluan proyek,berbagi sumber daya dalam rangkamengoptimalkan biaya dalam proyek. Biayayang disusun akan memperhitungkankeseluruhan sumber daya yang dibutuhkandalam sebuah proyek, termasuk tenagakerja, material, peralatan, jasa, dan fasilitasdan beberapa kategori spesial seperti faktorinflasi atau biaya contingency. Estimasibiaya merupakan penilaian kuantitatif yangmendekati untuk kebutuhan sumber dayadalam proyek.

Tujuan dari dibuatnya suatu estimasiproyek adalah :

1. Sebagai dasar dalam pembuatananggaran proyek

2. Sebagai alat untuk mengontrol biayaproyek

3. Untuk memonitor progress, denganmembandingkan anggaran biaya,biaya estimasi dengan actual dilapangan.

4. Untuk membuat suatu database biayayang dapat digunakan untuk estimasiberikutnya.

5. Estimasi biaya dan penjadwalanmerupakan 2 aktifitas yang sangatberkaitan erat.

B. Jenis Estimasi BiayaDilihat dari kelengkapan datanya dan

terhadap tahapan proyek, maka estimasibiaya dapat dibedakan menjadi 3 yaitu :

1. Preliminary EstimateMerupakan estimasi biaya pada tahap

perencanaan. Pada tahap ini, desain proyekbelum ada, hanya ada dalam bentukgagasan. Estimasi biaya diberikan untukkeperluan studi kelayakan. Estimasi dihitungsecara kasar berdasarkan informasi hargadari proyek sejenis per satuan kapasitasproduksi atau per satuan fungsinya atau persatuan luasnya.

2. Semi Detail Estimate

Estimasi ini ada pada tahap conceptualengineering. Estimasi biaya sudah dapatdihitung secara detail karena basic designproyek sudah ada. Hasil estimasi biaya padatahap ini dapat dipergunakan sebagai dasarpertimbangan untuk menyiapkan dana yangdiperlukan bagi proyek tersebut, oleh karenaitu sering juga disebut sebagai budgetestimate bagi owner.

3. Definitive EstimateEstimasi ini ada pada tahap detailed

engineering, dimana semua informasi yangdiperlukan untuk pelaksanaan sudahlengkap. Estimasi biaya sudah dapatdihitung secara detail karena constructiondrawing sudah ada.

C. Metode Estimasi BiayaSetelah memperoleh data dan informasi

yang lengkap mengenai suatu proyek, makaproses estimasi akan dilanjutkan denganpengolahan data tersebut. Terdapat beberapametode yang digunakan dalam pengolahandata untuk menyusun suatu estimasi biayayaitu :

1. Expert JudgmentDari para ahli dapat diperoleh informasi

historikal berdasarkan pengalaman merekaterutama bagi proyek-proyek sejenis. Daripara ahli juga diperoleh pertimbangan untukmenggabungkan beberapa metode dalamproses estimasi dan bagaimanamenyelaraskan perbedaan yang ada dalammetode tersebut.

2. Analogous EstimatingMenggunakan nilai dari sebuah

parameter, seperti lingkup, biaya, anggarandan waktu maupun menggunakan skalaperbandingan terhadap ukuran, kompleksitasproyek sebelumnya yang dijadikan dasaruntuk menyusun estimasi biaya proyek yangserupa.

3. Parametric EstimatingDigunakan sebagai statistik dari

hubungan antara data historikal denganvariabel lainnya seperti luas area untuk

menghitung estimasi beberapa parameterseperti biaya, anggaran dan masapelaksanaan.

4. Bottom-Up EstimatingMerupakan metode dalam mengestimasi

komponen pekerjaan. Biaya dan akurasi daritipe ini dipengaruhi oleh ukuran dankompleksitas dari aktiftas individualmaupun paket pekerjaan.

Sistem Informasi ManajemenSistem adalah suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur, komponen atauvariabel – variabel yang terorganisasi, salinberinteraksi dan tergantung satu sama lainsecara terpadu untuk mencapai suatu tujuantertentu. (Jogiyanto, 1999). Sistemmenerima input dari luar/lingkungan danmengolahnya menjadi output yangkemudian keluar kembali ke dalamlingkungan.

Secara umum banyak yang mengartikanbahwa data dan informasi adalah sama.Padahal ada perbedaan yang mendasartentang definisi kedua istilah tersebut. Dataadalah fakta yang tidak sedang digunakanproses dimana fakta itu dapat berupa angka,teks, dokumen, bagan, gambar, suara yangmampu mewakili deskripsi verbal atau kodetertentu. Data yang telah diolah/diprosesmelalui suatu sistem pengolahan menjadibentuk yang lebih berguna dan lebih berartibagi seseorang maka data tersebut menjadiberubah fungsi menjadi informasi.

Sistem informasi adalah suatu sistemdalam suatu organisasi yangmempertemukan kebutuhan pengolahantransaksi harian, pendukung operasi, bersifatmanajerial dan kegiatan strategi dari suatuorganisasi dan menyediakan pihak luartertentu dengan laporan – laporan yangdiperlukan. Operasi tercipta darisekumpulan data yang dibutuhkan oleh parapengambil keputusan yang kemudian diolahuntuk dijadikan sebagai bahan pertimbangandalam pengambilan keputusan.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)merupakan Sistem Informasi yangmenghasilkan hasil keluaran (output) denganmenggunakan masukan (input) dan berbagaiproses yang diperlukan untuk memenuhitujuan tertentu dalam suatu kegiatanmanajemen. Informasi (output) dari sisteminformasi dapat membantu pengguna dalammengidentifikasi suatu masalah,meyelesaikan masalah, dan mengevaluasikinerja. Sebab informasi dibutuhkan dandipergunakan dalam semua tahapmanajemen, termasuk perencanaan danpengendalian.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)tidak menggunakan Transaction ProcessingSistem. SIM adalah sistem informasi yangsudah terkomputerisasi yang bekerja samakarena adanya interaksi antara manusia dankomputer. Dengan bantuan manusia,perangkat lunak (program komputer) danperangkat keras (komputer, printer, dan lain– lain) dapat berfungsi dengan baik. sisteminformasi manajemen mendukung spektrumtugas – tugas organisasional.

Untuk mengakses informasi, penggunaSIM membagi dalam basis data. Basis datadi sini bertujuan untuk menyimpan data –data dan model yang membantu penggunamenginterpretasikan dan menerapkan data –data yang diinputkan. SIM menghasilkanoutput informasi yang digunakan untukmembuat keputusan. SIM juga dapatmembantu menyatukan beberapa fungsiinformasi bisnis yang sudahterkomputerisasi, meski tidak berupa suatustruktur tunggal. (Kendall & Kendall, 2002).

Dari hasil analisis yang telah dilakukan,maka secara umum sistem yang dibuat inidapat digambarkan seperti yang tampakpada gambar 3

Persetujuan Proyek

Penerimaan Proyek

Progress Produksi

Data Sumber Daya

Data Kebutuhan Produksi

Kebutuhan Biaya Produksi

Penjadwalan Produksi

Biaya ProduksiBreakdown Proyek

Permintaan Data Produksi

Data Kebutuhan Sumber Daya

Ketersediaan Biaya

Penjadwalan

Data Sumber Daya

Kebutuhan Biaya

Work Breakdown

Analisa Proyek

Data Biaya Proyek

Data Permintaan Proyek

Draft Penawaran Proyek

Progress Report

Biaya Proyek

Permintaan Proyek

Persetujuan Kerjasama

Penawaran Kerjasama

0

Sistem Informasi ManajemenPengendalian Proyek

+

Manajer Proyek Bagian Produksi

Klien

Gambar 3. Gambaran Umum Sistem

HASIL DAN PEMBAHASANTujuan dari dibangunnya sistem ini adalahuntuk membangun sistem informasi yangmampu menangani manajemen optimalisasipengalokasian SDM dan peralatan,pengelolaan biaya proyek serta peringatandini titik kritis proyek. gambar 4 adalahsystem flow Sistem Informasi ManajemenPengendalian Proyek CV. First Aid KitMedia

Gambar 4. System Flow SIMPengendalian Proyek

A. Form Breakdown Proyek

Gambar 5. Breakdown Proyek

Gambar 5 adalah form untuk melakukanbreakdown proyek dari order proyek yangsedang dikerjakan oleh CV. First Aid KitMedia.

B. Form Alokasi SDM

Gambar 6. Alokasi SDM

Gambar 6 adalah form untuk melakukanAlokasi SDM berdasarkan breakdownproyek yang sedang dikerjakan oleh CV.First Aid Kit Media.

C. Form Alokasi Alat

Gambar 7. Alokasi SDM

Gambar 7 adalah form untuk melakukanAlokasi Alat berdasarkan breakdown proyekyang sedang dikerjakan oleh CV. First AidKit Media.

D. Form Alokasi Biaya Produksi

Gambar 8. Alokasi Biaya Produksi

Gambar 8 adalah form untuk melakukanAlokasi Biaya Produksi berdasarkanbreakdown proyek yang sedang dikerjakanoleh CV. First Aid Kit Media.

E. Form Alokasi Biaya Operasional

Gambar 9. Alokasi Biaya Operasional

Gambar 9 adalah form untuk melakukanAlokasi Biaya Operasional berdasarkanbreakdown proyek yang sedang dikerjakanoleh CV. First Aid Kit Media.

F. Form Progress Proyek

Gambar 10. Progress Proyek

Gambar 10 adalah form untukmelakukan maintenance progress proyekberdasarkan breakdown proyek yang sedangdikerjakan oleh CV. First Aid Kit Media.

G. Form Peringatan Dini

Gambar 11. Peringatan Dini

Gambar 11 adalah form peringatan diniproyek berdasarkan titik kritis daribreakdown proyek yang sedang dikerjakanoleh CV. First Aid Kit Media.

KESIMPULANDari makalah ini didapatkan kesimpulan

sebagai berikut:1. Dengan menggunakan proses secara

terkomputerisasi, dapat membantumanajer proyek dalam pengelolaanmanajamen proyek, terutama dalam halpenjadwalan proyek, monitoringprogress proyek, pengalokasian SDMdan alat, serta pengelolaan biaya – biayaproyek.

2. Dengan adanya aplikasi ini akanmembantu mengoptimalkanpengalokasian SDM dan alat di dalampengerjaan proyek – proyek yangditangani oleh perusahaan.

3. Dengan adanya aplikasi ini peringatandini dapat diberikan kepada titik – titikpengerjaan proyek pada saat mendekatimasa kritis.

SARANSistem informasi ini dapat dikembangkansebagai berikut :1. Menggunakan sistem yang sudah ada,

dapat dikembangkan kembali untuk

penggunaan manajemen proyek dalamstudi kasus proyek lain.

2. Sistem yang sudah ada dapat lebihkompleks apabila terdapat matrixresponsibility sebagai acuan untukfungsi kontrol terhadap elemenpekerjaan yang sedang dikerjakandalam sebuah proyek.

3. Sistem yang sudah ada dapat menjadilebih komplek apabila diintegrasikan kedalam sistem penggajian dan sistempenilaian kinerja karyawan.

DAFTAR PUSTAKABillows, Dick. 2005.Work Breakdown

Structure : Project Design Issue orClerical Task. Colorado : TheHoumpton Group, United States.

Gray Clifford F, Larson Erick W. 2006.Project Management : TheManagerial Process 3th l.Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Jogiyanto, HM. 1999. Analisis & DesainSistem Informasi, Edisi Kedua.Yogyakarta : Penerbit ANDI

Kendall, Kendall. 2002. Analisa dan

Perancangan Sistem. New Jersey.

Kusrianto, Adi. 2006. Pengantar DesignKomunikasi Visual. Yogyakarta :Penerbit ANDI.

Project Management Institute. 2008. AGuide to the Project ManagementBody of Knowledge, 4th Edition.Washington,DC.

Romeo, S.T. 2003.Testing dan Implementasi

Sistem. STIKOM. Surabaya.

Stephen P. Robbins, MaryCoulter.2005.Manajemen.NewJersey.

Yanuhandoko, Uky. 2007. Sistem InformasiManajemen Proyek KomunikasiVisual menggunakan metode WorkBreakdown Structure (studi kasusPT.Terafulk Multimedia. TugasAkhir. Surabaya: Program Studi S1Sistem Informasi STIKOMSurabaya.