1

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PADA PT GARAM (PERSERO)

Iwan Andyanto1, Aryo Nugroho2

Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama Surabaya 1,2iwan.andyanto@gmail.com, nugroho@narotama.ac.id.

Abstrak PT Garam (Persero) merupakan salah satu badan usaha milik negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang industri pembuatan garam. Sebagai badan usaha milik negara, aset PT. Garam terdapat di beberapa tempat dan jumlah yang tidak sedikit. Untuk itu PT. Garam (Persero) membutuhkan adanya sistem informasi yang dapat membantu dalam mengatasi masalah pencatatan atau pendataan aset berupa tanah dan bangunan, serta memerlukan beberapa penyelesaian yaitu berupa pengelolaan aset, pemanfaatan aset, kerjasama aset dan laporan aset. Mengingat kegiatan pendataan dan pengelolaan aset tersebut rutin dilaksanakan dan dalam pengerjaannya dilakukan masih secara manual dengan melakukan pengecakan terhadap aset yang membutuhkan waktu yang cukup lama. Pembuatan sistem informasi aset ini dilakukan secara bertahap dengan menggunakan metode waterfall yang dimulai dari pengumpulan data-data yang dibutuhkan oleh sistem, selanjutnya data-data dianalisis dan dibuat suatu perancangan sistem yang terdiri dari perancangan proses, dengan menggunakan DFD (Data FlowDiagram), Context Diagram, perancangan basis data dengan menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram), tabel relasi dan struktur tabel. Pembuatan sistem informasi aset ini berbasis web. Kata kunci : Sistem Informasi Aset, Waterfall, Manajemen Aset.

1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang

PT Garam (Persero) adalah salah satu BUMN yang bergerak dalam bidang industri pembuatan garam. Sebagai perusahaan yang sudah berdiri sejak jaman Belanda, PT Garam (Persero) memiliki aset yang tidaklah sedikit, diantaranya tanah dan bangunan yang tersebar dibeberapa tempat diseluruh indonesia.

Dalam proses pencatatan dan pengelolaan manajemen aset-aset yang dimiliki PT Garam (Persero) masih dilakukan secara konvensional dengan aplikasi Microsoft Office Excel.

Dari uraian tersebut proses pengelolaan aset sangat minim dan tidak dapat mengakomodir kebutuhan manajemen dalam rangka mengoptimalkan aset - aset yang dimiliki oleh perusahaan saat ini.

2

Oleh karena itu dirasa perlu adanya suatu sistem informasi manajemen aset, yang dapat mempermudah manajemen PT Garam (Persero) dalam mengelola dan mengoptimalkan aset-aset yang dimiliki.

1.2. Rumusan Masalah

Bagaimanakah membuat sebuah sistem informasi manajemen aset pada PT Garam (Persero)?

1.3. Batasan Masalah

Sistem informasi ini hanya digunakan pada ruang lingkup PT. Garam (Persero) dan aset yang dikelola adalah aset tanah dan bangunan.

1.4. Tujuan Penulisan

Membangun sebuah sistem informasi manajemen aset pada PT. Garam (Persero) yang dapat mendukung proses pengelolaan aset.

1.5. Manfaat Penulisan

Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang dan potensi ekonomi wilayah, sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik. Kemudahan dalam proses pengelolaan aset-aset yang dimiliki.

2. Tinjauan Pustaka 2.1. Penelitian terdahulu a. Dewi Dahlianti (2015) dengan

judul Sistem Informasi manajemen aset tetap berbasis client server (Study kasus pada PT. Pindad (Persero)) membahas tentang membangun aplikasi pengolahan data asset tetap untuk PT. PINDAD (Persero) berbasis

client-server. Melingkupi Bagian Dokumentasi dan Kepala divisi dalam melakukan pengolahan, pemeliharaan dan pelaporan aset tetap.

b. Franstia Wira Sukma Susilo, Arifin Puji Widodo dan Anjik Sukmaaji (2011) dengan judul Rancang bangun aplikasi sistem informasi manajemen aset perusahaan (Studi Kasus Stikom Surabaya) membahas tentang membangun aplikasi untuk mencatat dan memberikan informasi detil sebuah aset serta dapat melaporkan bagian-bagian mana yang memiliki pengeluaran listrik terbesar. Dimana hasil aplikasi yang dihasilkan memberikan informasi detil, lokasi, daftar aset barang elektronik berikut umur ekonomisnya dan penyusutannya dan informasi pemakaian listrik pada setiap bagian di Stikom.

2.2. Sistem Informasi Manajemen

Sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah database.

2.3. Aset/Aktiva

Ikatan Akuntansi Indonesia (2009, h.6) mengungkapkan, aktiva adalah sumber daya yang dikuasai entitas sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat

3

ekonomi di masa depan diharapkan akan diperoleh entitas. Manfaat ekonomi masa depan yang terwujud dalam aset tersebut untuk memberikan sumbangan, baik langsung maupun tidak langsung, terhadap aliran kas dan setara kas kepada entitas. Jenis-jenis aset a. Aktiva Lancar

Aktiva digunakan dan bermanfaat dalam waktu yang relatif singkat, tidak lebih dari satu tahun buku dan bisa dikonversikan ke bentuk uang kas.

b. Aktiva Tetap Menurut Soemarso (1992, h.23), aktivatetap adalah aktiva yang : 1) Jangka waktu pemakaiannya

lama. 2) Digunakan dalam kegiatan

perusahaan. 3) Dimiliki untuk tidak dijual

kembali dalam kegiatan normal perusahaan serta

4) Nilainya cukup besar.

2.4. Sistem Informasi Manajemen Aset Implementasi Sistem Informasi

Manajemen Aset (Hartono, 2010) pada hakekatnya adalah upaya untuk tertib dokumen dan tertib administrasi pengelolaan aset. Tertib dokumen aset berkaitan dengan upaya penyediaan dan pendataan data-data / dokumen yang menyertai keberadaan aset, sedangkan tertib administrasi lebih dimaksudkan pada upaya membangun prosedur pengelolaan aset mulai saat pengadaan, penerimaan, perubahan data, hingga penghapusan aset.

2.5. PT. Garam (Persero) PT. Garam (Persero) adalah

Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang produksi dan pemasaran garam. PT. Garam (persero) memproduksi dan memasarkan garam untuk bahan baku industri dan garam olahan untuk konsumsi. Selain itu sebagai satu-satunya BUMN yang bergerak dibidang industri garam, PT. Garam (Persero) juga memiliki peran sebagai stabilisator harga garam di Indonesia. Tugas lain PT Garam (Persero) adalah menyerap garam yang diproduksi oleh Petani garam serta melakukan impor garam.

Gambar 2.1 Sejarah singkat

PT. Garam (Persero)

2.6. SDLC Merupakan siklus hidup

pengembangan system. Dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, SDLC berupa suatu proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem - sistem tersebut.

4

Fungsi SDLC yaitu perencanaan, analisis, perancangan dan implementasi

Jenis SDLC : a. Metode Pengembangan Waterfall

Metode Pengembangan Waterfall merupakan suatu cara pengembangan software yang fase - fasenya berurutan. Sebuah fase tidak bisa dikerjakan sebelum fase sebelumnya telah selesai dikerjakan.

b. Metode Pengembangan Paralel

Metode Pengembangan Paralel merupakan suatu cara pada SDLC yang melakukan fase design dan implementasi secara paralel.

c. Rapid Application Development

Rapid Application Development merupakan suatu cara penerapan SDLC dengan membuat suatu software prototype terlebih dahulu dan kemudian dipresentasikan ke pelanggan. Jika pelanggan menyetujuinya, maka software akan dikembangkan lebih lanjut.

d. Agile Development: Extreme

Programming Merupakan suatu pengerjaan

perangkat lunak secara cepat. Metode ini sangat cocok untuk proyek perangkat lunak yang membutuhkan waktu lebih instan dalam pengembangannya. 2.7. DFD

Merupakan suatu cara atau metode untuk membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data yang bergerak pada sebuah sistem nantinya. Dalam pembuatan Sistem Informasi, DFD sering digunakan.

DFD dibuat oleh para analis untuk membuat sebuah sistem yang baik. Dimana DFD ini nantinya diberikan kepada para programmer untuk melakukan proses coding. Level DFD : a. Diagram Konteks

Menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol).

b. Diagram Nol (diagram level-1) Merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

c. Diagram Rinci Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

3. Metodologi Penelitian 3.1. Metodologi

Dalam perancangan sistem informasi ini penulis menggunakan metode Waterfall. Metode waterfall terdiri dari analisa kebutuhan, analisis, desain, implementasi dan pengujian.

Gambar 3.1 Metode waterfall

Analisa kebutuhan

Analisis

Desain

Implementasi

Pengujian

5

3.2. Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan dilakukan

baik melalui wawancara dengan pihak-pihak terkait dan observasi dari lingkungan dimana sistem akan dibangun.

Dari hasil wawancara dan observasi kebutuhannya, antara lain : a. Bagian Akuntansi

1) Mencatat nilai buku, NJOP dan nilai ekonomi aset tiap tahun

2) Informasi perkembangan nilai aset dari tahun ke tahun

b. Unit-Unit Pengelolah Aset 1) Mencatat transaksi sewa aset 2) Informasi aset - aset yang

dikelola

c. Bagian Hukum 1) Mencatat permasalahan yang

ada pada setiap aset 2) Informasi perkembangan

masalah pada setiap aset 3) Informasi masa berlaku

kontrak sewa aset 4) Informasi aset yang disewakan

d. Manajemen

1) Informasi aset yang dimiliki 2) Informasi jumlah aset produktif

maupun non produktif 3) Informasi lokasi aset yang

dimiliki 4) Informasi pemanfaatan asset 5) Informasi nilai aset 6) Rangkuman informasi aset

3.3. Analisis

Ini adalah tahapan dimana pemodelan merupakan sebuah representasi dari objek di dunia nyata. Berikut adalah gambaran menu yang ada dalam sistem informasi manajemen aset PT Garam (Persero) :

Gambar 3.2 Gambaran menu sistem

3.4. Desain 3.4.1. Context Diagram

Gambar 3.3 Context Diagram

3.4.2. ERD

Gambar 3.4 ERD

6

4. Hasil dan Pembahasan 4.1. Hasil Penelitian

Hasil dari penelitian ini berupa sistem informasi manajemen aset untuk mengelola aset yang ada mulai dari proses pemanfaatan aset, nilai aset dari tahun ke tahun, mengelolah permasalahan aset dan lokasi aset-aset yang tersebar di seluruh indonesia.

4.2. Pembahasan a. Form Data Aset

Untuk menampilkan data-data aset yang dimiliki.

Gambar 4.1 Form data aset

Gambar 4.2 Form tambah data aset

b. Form Data Obyek Sewa

Berfungsi untuk menampilkan data obyek sewa yang dimiliki diatas tiap-tiap asset tanahnya

Gambar 4.3 Form data obyek sewa

c. Form Data Penyewa

Berfungsi untuk menampilkan data penyewa aset.

Gambar 4.4 Form data penyewa

d. Form Transaksi Sewa

Untuk menampilkan semua transaksi sewa.

Gambar 4.5 form transaksi sewa

e. Form Transaksi Histori Masalah

Untuk menampilkan histori permasalahan yang sedang dan pernah dialami setiap aset.

7

Gambar 4.6 Form transaksi histori

masalah f. Form Lokasi Aset

Untuk menampilkan lokasi-lokasi aset pada peta digital.

Gambar 4.7 Form lokasi aset

g. Form Masa Berlaku Kontrak

Sewa Untuk menampilkan data masa

berlaku kontrak sewa yang akan habis.

Gambar 4.8 Form masa berlaku

kontrak sewa

h. Form Summary Untuk menampilkan rangkuman

laporan dari semua aktifitas aset.

Gambar 4.9 Form summary

5. Penutup 5.1. Kesimpulan

Adanya Sistem Informasi Manajemen Aset PT. Garam (Persero) dapat membantu kinerja bagian - bagian yang terlibat dalam melakukan pengolahan dan pelaporan aset. Tingkat keamanan data lebih terjaga karena data terpusa. Dapat memudahkan dalam proses pembuatan laporan data aset secara cepat.

5.2. Saran

Untuk pengembangannya sistem dapat ditambah dengan fasilitas dan proses - proses lain yang lebih bermanfaat untuk membantu penyelesaian masalah dalam pengolahan data aset. Disiplin kerja para pengguna sangat diharapkan dalam menjalankan sistem informasi agar sistem dapat berjalan secara optimal. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari fungsi lokasi aset maka disarankan menggunakan jaringan internet dan menggunakan fasilitas peta yang berbayar.

8

Daftar pustaka

Bisma, Rahardian. 2014. Tutorial Dasar Pemrograman Google Maps API. Surabaya.

Duniabaca. Pengertian dan Manfaat SIM, Sistem Informasi Manajemen. http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html. 1 Maret 2014

Faisal, Ahmad. 2012. Pengertian SDLC. http://dispointed.blogspot.com/2012/11/pengertian-sdlc.html. 1 Maret 2014.

Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar SIM. PT Gramedia. Jakarta.

Knaap, Gerrit J. 1991. "A Forgotten Trade Salt in Southeast Asia 1670-1813", dalam Emporia, Commodities and Entrepreneurs in Asian Maritime Trade, C. 1400-1750 (Wiesbaden: Steiner).

M. Reeve, James, Carl S. Waren, Jonathan E. Duchac, Ersa Tri Wahyuni, Gatot Soepriyanto, Amir Abadi Jusuf dan Chaerul D. Djakman. 2009. Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia Buku 1. Salemba Empat. Jakarta.

Nicho, Eka. 2014. Pengertian Aktiva dan Konsep Aset dalam Akuntansi. http://nichonotes.blogspot.com

/2014/10/pengertian-aktiva.html. 1 Maret 2014.

PT. Garam. 1993. Sejarah Perum Garam 1981-1991. PT. Garam. Kalianget.

PT. Garam. 1993. Sejarah PN. Garam. PT. Garam. Kalianget.

PT. Garam. 1994. Sejarah Jawatan Regie Garam Tjandu dan Garam (1945-1949), Jawatan Regie Garam (1949-1952), PGSN (1952-1961). PT. Garam. Kalianget.

Shodiq, Amri. 2009. Tutorial Dasar Pemrograman Google Maps API. Http://amrishodiq.blogspot.com. 01 Maret 2015.

Wikibooks. 2014. Pemrograman PHP/Pendahuluan/Pengertian PHP. http://id.wikibooks.org/wiki/Pemrograman_PHP/Pendahuluan/Pengertian_PHP. 1 Maret 2015.

Wikipedia. MySQL. http://id.wikipedia.org/wiki/MySQL, 1 Maret 2015

Wikipedia. PHP. http://id.wikipedia.org/wiki/PHP. 1 Maret 2015.

Wikipedia. SDLC. https://id.wikipedia.org/wiki/SDLC. 1 Maret 2015.