ptun-bandung.go.idptun-bandung.go.id/assets/Produk Hukum/permenpan no 80 tahun 2… · Author: dewi...

MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA

PEDOMAN

TATA NASKAH DINAS

INSTANSI PEMERINTAH

KEMENTERIAN

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

DAN REFORMASI BIROKRASI

REPUBLIK INDONESIA

TAHUN 2012



DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.......................................................................................................

i

PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012

TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

BAB I PENDAHULUAN...................................................................................... 1

A. Latar Belakang................................................................................. B. Maksud dan Tujuan....................................................................... C. Sasaran........................................................................................

D. Asas.............................................................................................. E. Ruang Lingkup...............................................................................

F. Pengertian Umum..........................................................................

1 2 2

3 3

4 BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS..................................................... 5

A. Naskah Dinas Arahan...................................................................

1. Naskah Dinas Pengaturan......................................................... a. Peraturan..............................................................................

b. Pedoman............................................................................... c. Petunjuk Pelaksanaan........................................................... d. Standar Operasional Prosedur...............................................

e. Surat Edaran........................................................................ 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)....................................... 3. Naskah Dinas Penugasan..........................................................

a. Instruksi............................................................................... b. Surat Perintah......................................................................

c. Surat Tugas.......................................................................... B. Naskah Dinas Korespondensi........................................................

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern.........................................

a. Nota Dinas........................................................................... b. Memorandum.......................................................................

2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern...................................... 3. Surat Undangan.......................................................................

C. Naskah Dinas Khusus...................................................................

1. Surat Perjanjian....................................................................... a. Perjanjian Dalam Negeri..................................................... b. Perjanjian Internasional.....................................................

2. Surat Kuasa............................................................................. 3. Berita Acara.............................................................................

4. Surat Keterangan..................................................................... 5. Surat Pengantar....................................................................... 6. Pengumuman..........................................................................

D. Laporan....................................................................................... E. Telaahan Staf...............................................................................

4

4 4

4 10 14

14 18 22

22 26

30 33 33

33 36

40 44 50

50 50 51

56 58

60 62 65

68 70

i



F. Formulir....................................................................................... G. Naskah Dinas Elektronik..............................................................

73 73

BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS............................................................

A. Persyaratan Penyusunan................................................................. B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas........................

C. Penomoran Naskah Dinas............................................................... D. Nomor Halaman.............................................................................. E. Ketentuan Jarak Spasi....................................................................

F. Penggunaan Huruf.......................................................................... G. Lampiran......................................................................................... H. Daftar Distribusi.............................................................................

I. Rujukan.......................................................................................... J. Ruang Tanda Tangan.......................................................................

K. Penentuan Batas/Ruang Tepi.......................................................... L. Penggunaan Bahasa........................................................................ M. Media/Sarana Naskah Dinas...........................................................

N. Susunan Surat Dinas...................................................................... O. Ketentuan Surat-Menyurat..............................................................

74

74 75

75 81 81

81 82 82

82 83

84 85 85

88 91

BAB IV PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI.............................. A. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)... B. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern............................................

94 94 94

BAB V PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS...................................... A. Penandatanganan........................................................................... B. Untuk Perhatian (u.p.)....................................................................

C. Pelaksana Tugas (Plt.)..................................................................... D. Pelaksana Harian (Plh.)...................................................................

E. Kewenangan Penandatanganan...................................................... BAB VI PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA DAN LOGO DALAM NASKAH DINAS...................................................................................................

A. Penggunaan Lambang Negara......................................................... B. Penggunaan Logo...........................................................................

C. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama............. D. Pengawasan....................................................................................

103 103 104

105 106

106 109

109 113

116 116

BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH

DINAS................................................................................................. A. Pengertian.....................................................................................

1. Perubahan................................................................................

2. Pencabutan.............................................................................. 3. Pembatalan...............................................................................

4. Ralat......................................................................................... B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat...........

117 117 117

117 117

117 117

BAB VIII PENUTUP........................................................................................... 119

ii



PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA


NOMOR 80 TAHUN 2012

TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA


DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan efisiensi dan

tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan

dan pembangunan serta peningkatan pelayanan

publik, telah ditetapkan Peraturan Menteri Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun

2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

b. bahwa Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas perlu

disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan

dan perkembangan keadaan sehingga perlu diganti;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

menetapkan Peraturan Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;

Mengingat...



-2-

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang

Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu

Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5035)

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011

Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 5234);

3. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang

Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara,

sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir

dengan Peraturan Presiden Nomor 91 Tahun 2011;

4. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang

Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara

serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi

Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah

beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan

Presiden Nomor 92 Tahun 2011;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI

PEMERINTAH.

Pasal 1...



-3-

Pasal 1

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Menteri ini.

Pasal 2

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan acuan bagi seluruh instansi pemerintah dalam

menyelenggarakan tata naskah dinas.

Pasal 3

Tata naskah dinas yang telah ada di instansi pemerintah secara bertahap agar disesuaikan dengan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini paling

lambat 2 (dua) tahun sejak Peraturan Menteri ini ditetapkan.

Pasal 4 Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku,

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas dicabut dan dinyatakan tidak

berlaku.

Pasal 5...



-4-

Pasal 5

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan

penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Desember 2012

MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

REPUBLIK INDONESIA,

ttd

AZWAR ABUBAKAR Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Januari 2013

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA,

ttd

AMIR SYAMSUDIN

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 69

Salinan sesuai dengan aslinya KEMENTERIAN PAN DAN RB Kepala Biro Hukum dan Humas,

Gatot Sugiharto



LAMPIRAN

PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK

INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012

TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

INSTANSI PEMERINTAH

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

INSTANSI PEMERINTAH

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara

melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan

pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen

penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum.

Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan

lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum

meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah

dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan

bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas

korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk

hukum, dan ralat.

Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh

instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman

Umum Tata Naskah Dinas. Dengan adanya Undang Undang Nomor 24

Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu

Kebangsaan...



-2-

Kebangsaan, dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, ketentuan dalam Pedoman

Umum Tata Naskah Dinas tersebut perlu disesuaikan.

Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 perlu disempurnakan.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dimaksudkan sebagai

acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi pemerintah.

2. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah bertujuan

menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam

penyelenggaraan pemerintahan.

C. Sasaran

Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah

adalah:

1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam

penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh instansi pemerintah;

2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan

unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;

4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;

5. berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata

naskah dinas.

D. Asas...



-3-

D. Asas

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini disusun berdasarkan

asas sebagai berikut.

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan

efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,

spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang

baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang

telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari

segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

4. Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu

kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan

tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan

Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi,

penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan

distribusi.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah

meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan

naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda

tangan...



-4-

tangan naskah dinas; penggunaan lambang negara dan logo dalam naskah

dinas; serta perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah dinas.

F. Pengertian Umum

Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut.

1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang

meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim,

kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka

penyelenggaraan tugas pemerintahan.

3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang

meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media

yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata

letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap

dinas.

5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani

naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada

jabatannya.

6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah

nonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri

dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan

kabupaten/kota.

7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka

Tunggal Ika.

8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas instansi

pemerintah.

BAB II...



BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan

naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan

sebagai berikut.

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat

kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan

dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi

pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,

penetapan, dan penugasan.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman,

petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat

edaran.

a. Peraturan

Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan

tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-

undangan.

b. Pedoman

1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat

umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan

ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan

dengan karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.

2) Wewenang...



-6-

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang

lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan

pejabat yang berwenang.

3) Susunan

a) Lampiran

Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis

di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama

jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan

nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat

negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta

dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan

nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta

ditempatkan secara simetris.

b) Kepala

Bagian kepala pedoman terdiri dari

(1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan

dicantumkan di tengah atas;

(2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan

huruf kapital.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari

(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan

tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, danpengertian umum;

(2) materi pedoman;

(3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan

penjabaran lebih lanjut.

d) Kaki...



-7-

d) Kaki

Bagian kaki pedoman terdiri dari

(1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis

dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan;

(3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa

mencantumkan gelar.

Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 1A dan 1B.

CONTOH 1A...



-8-

CONTOH 1A

FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN

………………………..

REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN

PERATURAN MENTERI……………..

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

PEDOMAN ……………………………

PEDOMAN

…………………………………

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

……………………………...…………………………………………..…………………


…………………………...……………………………………………..……………………

C. Sasaran

………………………………..………………………………………..……………………..

D. Asas

………………..……..….……………………………………………..……………………..

E. Ruang Lingkup

………………..……..….……………………………………………..…………………..

F. Pengertian Umum

………………..……..….……………………………………………..…………………..

BAB II

A. …………….…….…………………………………………………………………………..

B. dan seterusnya

BAB III

A. ……...………….…………………………………………………………………..

……...………….………………………………………………………………………..

B. dan seterusnya

NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan

NAMA LENGKAP

Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat latar belakang tentang ditetapkannya pedoman, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital

Terdiri dari konsepsi dasar/pokok-pokok/isi pedoman

Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak

Penulisan Lampiran

CONTOH 1B...



-9-

CONTOH 1B

FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

NAMA INSTANSI

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA…………………

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG…………………………….

PEDOMAN ……………………………

PEDOMAN

…………………………………

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

……………………………...…………………………………………..…………………


…………………………...……………………………………………..……………………

C. Sasaran

………………………………..………………………………………..……………………..

D. Asas

………………..……..….……………………………………………..……………………..

E. Ruang Lingkup

………………..……..….……………………………………………..…………………..

F. Pengertian Umum

………………..……..….……………………………………………..…………………..

BAB II

A. …………….…….…………………………………………………………………………..

B. dan seterusnya

BAB III

A. ……...………….…………………………………………………………………..

B. dan seterusnya


NAMA LENGKAP

Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf kapital


Terdiri dari konsepsi dasar/pokok-pokok

Logo dan nama instansi yang telah dicetak

Logo

Memuat latar belakang tentang ditetapkannya pedoman, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum

Penulisan Lampiran

c. Petunjuk...



-10-

c. Petunjuk Pelaksanaan

1) Pengertian

Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang

memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan

pelaksanaannya.


Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani

petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi

pemerintah.

3) Susunan

a) Lampiran

Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan

dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara

dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau

logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk

nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas,

serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang,

dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital

serta ditempatkan secara simetris.

b) Kepala

Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari

(1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital,

dicantumkan di tengah atas;

(2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf

kapital dan dicantumkan secara simetris.

c) Batang...



-11-

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari

(1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan

tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian,

dan hal lain yang dipandang perlu;

(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan

jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian,

koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain

yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

d) Kaki

Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari

(1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk

pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri

dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;

(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang

ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi

Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang

berlaku.

Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2A dan 2B.

CONTOH 2A...



-12-

CONTOH 2A

FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN

……………………….. REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN

PERATURANMENTERI……………

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

PETUNJUK PELAKSANAAN…………..

PETUNJUK PELAKSANAAN

…………………………………

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

………………………...…………………………………………..………………………….


………………………...……………………………………………..………………………….

C. Ruang Lingkup

…………………………..………………………………………..………………………….

D. Pengertian Umum

……………..……..….……………………………………………..………………………….

BAB II

PELAKSANAAN

A. …………………………………………………..………………………….

B. dan seterusnya

NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan NAMA LENGKAP

Judul Juklak yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, sasaran, ruang lingkup, dan pengertian umum

Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi , pengawasan pengendalian, dsb.



Penulisan Lampiran

CONTOH 2B...



-13-

CONTOH 2B

FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

NAMA INSTANSI

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA…………

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

PETUNJUK PELAKSANAAN………..

PETUNJUK PELAKSANAAN

…………………………………

BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

………………………...…………………………………………..………………………….


………………………...……………………………………………..………………………….

C. Ruang Lingkup

…………………………..………………………………………..………………………….

D. Pengertian Umum

………..……..….……………………………………………..………………………….

BAB II

PELAKSANAAN

A. …………………………………………………..………………………….

B. dan seterusnya


NAMA LENGKAP

Judul Juklak yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, sasaran, ruang lingkup, dan pengertian umum

Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi , pengendalian, dsb.


Logo Logo dan nama instansi yang telah dicetak

Penulisan Lampiran

d. Standar...



-14-

d. Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi

tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan

aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana,

dan oleh siapa dilakukan.

SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional

standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi

pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi

pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan.

e. Surat Edaran

1) Pengertian

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan

tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.


Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat

edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat

dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi

pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi

surat edaran.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat edaran terdiri dari

(1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara dan

nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan

nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis

dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;

(2) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang

negara/logo instansi, ditulis dengan huruf kapital serta

nomor surat edaran di bawahnya secara simetris,

(3) kata...



-15-

(3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran

ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris di bawah kata tentang.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari

(1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;

(2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang

menjadi dasar pembuatan surat edaran;

(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap

mendesak.

c) Kaki

Bagian kaki surat edaran terdiri dari

(1) tempat dan tanggal penetapan;

(2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan

huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat penanda tangan;

(4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan

huruf kapital;

(5) cap dinas.

4) Distribusi

Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota

dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak

terkait lainnya.

Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 3A dan 3B.

CONTOH 3A...



-16-

CONTOH 3A

FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN


SURAT EDARAN

NOMOR …. TAHUN ....

TENTANG

………………………………………………………….

A. Latar Belakang ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………….………………………

B. Maksud dan Tujuan …………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………..……………………………………………

C. Ruang Lingkup …………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………

D. Dasar ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………

E. …………………………………..……………………………………………

dan seterusnya.

Ditetapkan di …………………… pada tanggal …………………... NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan

NAMA LENGKAP

Penomoran yang berurutan dalam 1 tahun takwin

Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu diterapkannya Surat Edaran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dasar dan seterusnya

Memuat ketentuan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Surat Edaran

Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak



CONTOH 3B...



-17-

CONTOH 3B

FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

NAMA INSTANSI

SURAT EDARAN NOMOR …. TAHUN ....

TENTANG ………………………………………………………….

A. Latar Belakang ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………….………………………

B. Maksud dan Tujuan ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………..……………………………………………

C. Ruang Lingkup …………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………..

D. Dasar …………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………

E. …………………………………..……………………………………………

dan seterusnya.

Ditetapkan di …………………… pada tanggal …………………... NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan

NAMA LENGKAP

Penomoran yang berurutan dalam 1 tahun takwin

Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu diterapkannya Surat Edaran

Memuat ketentuan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Surat Edaran


Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak

Logo Logo dan nama instansi yang telah dicetak


2. Naskah...



-18-

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan,

a. Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat

menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan

kegiatan, yang digunakan untuk:

1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/

keanggotaan/material/peristiwa;

2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim;

3) menetapkan pelimpahan wewenang.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan

adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang,

dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Keputusan terdiri dari:

(a) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama

jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi

(untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

(b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan,

yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital;

(e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital;

(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.

2) Konsiderans...



-19-

2) Konsiderans

Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari

(a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat

alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu

ditetapkannya Keputusan;

(b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan

perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.

3) Diktum

Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut.

(a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan

huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan

huruf awal kapital.

(b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata

menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital.

(c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan

Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-

undangan.

4) Batang Tubuh

Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan

sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi

substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal,

melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu,

Kedua, Ketiga, dan seterusnya.

5) Kaki

Bagian kaki Keputusan terdiri dari

(a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan;

(b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf

kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan;

(d) nama...



-20-

(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang


d. Pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum

digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah

dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang

bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau

pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.

2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah

kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya,

nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan

dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf

awal kapital.

e. Distribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang

berkepentingan.

f. Hal yang Perlu Diperhatikan

Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan

yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan.

Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4.

CONTOH 4...



-21-

CONTOH 4

FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

NAMA INSTANSI

KEPUTUSAN…………………….……………… NOMOR … TAHUN ….

TENTANG

…………………………………………………………. NAMA JABATAN ……………………..

Menimbang : a. bahwa ……………………………………………………………. ……………………………………………………………………..…; b. bahwa ………………..………………………………… ……………………………………………..; Mengingat : 1. …………………………………………………………………; 2. ………………………………………………………………………;

MEMUTUSKAN: Menetapkan: KEPUTUSAN ………………………… TENTANG….………………… ………………………….……………….……………………………… KESATU : ………………………………………………………………………………………………… KEDUA : ………………………………………………………………………………………………… KETIGA : …………………………………………………………………………………………………

Ditetapkan di …………………… pada tanggal …….……………. NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan NAMA LENGKAP

Logo dan nama jabatan yang telah dicetak

Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Keputusan

Memuat Ketentuan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Peraturan

Memuat subtansi tentang kebijakan yang ditetapkan

Kota sesuai dengan alamat instansi &tanggal penandatanganan

Nama jabatan & nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital

Logo

3. Naskah...



-22-

3. Naskah Dinas Penugasan

a. Instruksi

1) Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan

untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang

bersifat sangat penting.


Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani

instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala instruksi terdiri dari

(1) kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan

tulisan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo

instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang

ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan,

yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(4) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang

ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda

baca koma secara simetris.

b) Konsiderans...



-23-

b) Konsiderans

Bagian konsiderans instruksi terdiri dari

(1) kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan

instruksi;

(2) kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai

landasan penetapan instruksi.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi.

d) Kaki

Bagian kaki instruksi terdiri dari

(1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal

penetapan instruksi;

(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang

ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda

koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang


4) Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang

berkepentingan.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga

instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-

undangan.

b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak

dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 5A dan 5B.

CONTOH 5A...



-24-

CONTOH 5A

FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN

………………………..

REPUBLIK INDONESIA

INSTRUKSI

…………………….………………

NOMOR … TAHUN ….

TENTANG …………………………………………………………. NAMA JABATAN …………………………………..

Dalam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai; 2. Nama/Jabatan Pegawai; 3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai; Untuk : KESATU: ………………………………………………………………………….. KEDUA: ………………………………………………………………………….. KETIGA: ………………………………………………………………………….. KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.

Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di ……………………

pada tanggal …………………... NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan NAMA LENGKAP


Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Instruksi


Daftar pejabat yang menerima Instruksi

Memuat substansi tentang arahan yang diinstruksikan


CONTOH 5B...



-25-

CONTOH 5B

FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

NAMA INSTANSI

INSTRUKSI

…………………….………………

NOMOR … TAHUN ….

TENTANG …………………………………………………………. NAMA JABATAN …………………………………..

Dalam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai; 2. Nama/Jabatan Pegawai; 3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai; Untuk : KESATU: ………………………………………………………………………….. KEDUA: ………………………………………………………………………….. KETIGA: ………………………………………………………………………….. KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.

Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di ……………………

pada tanggal …………………... NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan NAMA LENGKAP

Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Instruksi


Daftar pejabat yang menerima Instruksi

Memuat substansi tentang arahan yang diinstruksikan


Logo Logo dan nama jabatan yang telah dicetak

b. Surat...



-26-

b. Surat Perintah

1) Pengertian

Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang

berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya

yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat

yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat perintah terdiri dari

(1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama


(untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal

kapital secara simetris;

(2) kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut.

(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar:

pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah;

dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan

ditetapkannya surat perintah tersebut.

(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis

dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti

kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang

mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk

disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan.

c) Kaki...



-27-

c) Kaki

Bagian kaki surat perintah terdiri dari

(1) tempat dan tanggal surat perintah;


dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan

diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menugasi;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah,

yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal

unsurnya;

(5) cap dinas.


a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat

perintah.

b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi

yang terkait.


a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang

ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom

nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat

selesai dilaksanakan.

Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 6A dan 6B.

CONTOH 6A...



-28-

CONTOH 6A

FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN


SURAT PERINTAH

NOMOR …/../../..

……………………………

Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….…; b. bahwa ……………………………………………………………..…;

Dasar : 1. …………………………………………………………………………;

2. …………………………………………………………………………; Memberi Perintah

Kepada : 1. …………………………………………………………………………; 2. …………………………………………………………………………; 3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.

Untuk : 1. …………………………………………………………………………; 2. …………………………………………………………………………; 3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.

Nama Tempat, Tanggal Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap

Tembusan: 1. .... 2. .…

CONTOH 6B

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital

Nama Jabatan yang menandatangani


Daftar Pejabat yang menerima perintah

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Memuat Substansi arahan yang diperintahkan

Memuat Peraturan/ dasar ditetapkan Surat Perintah

CONTOH 6B...



-29-

FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT

NEGARA

NAMA INSTANSI

SURAT PERINTAH

NOMOR …/../../..

……………………………

Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….…; b. bahwa ……………………………………………………………..…;

Dasar : 1. …………………………………………………………………………;

2. …………………………………………………………………………; Memberi Perintah

Kepada : 1. …………………………………………………………………………; 2. …………………………………………………………………………; 3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.

Untuk : 1. …………………………………………………………………………; 2. …………………………………………………………………………; 3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.


Tembusan: 1. .... 2. .…

c. Surat Tugas


Logo


Daftar Pejabat yang menerima perintah

Memuat Substansi arahan yang diperintahkan


Memuat Peraturan/ dasar ditetapkan Surat Perintah


c.Surat...



-30-

1) Pengertian

Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang

berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya

yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai

dengan tugas dan fungsi.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat

yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari

(1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama


(untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal

kapital secara simetris;

(2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut.

(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar:

pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas;

dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan

ditetapkannya surat tugas tersebut.

(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis

dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti

kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang

mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk

disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

mendapat...



-31-

c) Kaki

Bagian kaki surat tugas terdiri dari

(1) tempat dan tanggal surat tugas;


dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan

diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menugasi;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas,

yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal

unsurnya;

(5) cap dinas.


a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi

yang terkait.


a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang

ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom

nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai

dilaksanakan.

Format surat tugas dapat dilihat pada Contoh 7.

CONTOH 7...



-32-

CONTOH 7 FORMAT SURAT TUGAS

NAMA INSTANSI

SURAT TUGAS NOMOR …/../../2012

……………………..

Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….… b. bahwa ……………………………………………………………..…

Dasar : 1. ………………………………………………………………………; 2. ………………………………………………………………………;

Memberi Tugas

Kepada : 1. ………………………………………………………………………; 2. ………………………………………………………………………; 3. ………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.

Untuk : 1. ………………………………………………………………………; 2. ………………………………………………………………………; 3. ………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya.


Tembusan: 1. .... 2. .…


Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin

Memuat Peraturan/ dasar ditetapkan Surat Tugas

Daftar Pejabat yang menerima tugas



Logo


Memuat Substansi arahan yang ditugaskan

B. Naskah...



-33-

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern

a. Nota Dinas

1) Pengertian

Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat

dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan,

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian

kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin,

berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang

panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat

yang dituju.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan

organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung

jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala nota dinas terdiri dari

(1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan

organisasi ditulis secara simetris di tengah atas;

(2) kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti

dengan tanda baca titik;

(5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;

(6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital;

(7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang...



-34-

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi,

dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki

Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat,

dan tembusan (jika perlu).


a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.

b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.

c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor

nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip,

bulan, dan tahun.

Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8.

CONTOH 8...



-35-

CONTOH 8 FORMAT NOTA DINAS

NAMA INSTANSI ……..…………………

NOTA DINAS NOMOR …/…./……./……..

Yth : ………………………….… Dari : ………………………….… Hal : ………………………….… Tanggal : ………………………..…

…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..………………………………………

…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..………………………………………

…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..………………………………………

Tanda Tangan Nama Lengkap

Tembusan: 1. …………………. 2. …………………. 3. ………………….

Nama lengkap yang

ditulis dengan

huruf awal kapital,

tidak dibubuhi cap

dinas


Memuat laporan, pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan yang sifatnya rutin, berupa catatan ringkas

b. Memorandum...



-36-

b. Memorandum

1) Pengertian

Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat

mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan,

saran, dan pendapat kedinasan.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit

kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala memorandum terdiri dari

(1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan

organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; kecuali

memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat

negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara;

(2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital;

(3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan

huruf kapital;

(4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital;

(5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;

(6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea

isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. Bagian

kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat

serta tembusan jika diperlukan.

c) Kaki...



-37-

c) Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama

pejabat serta tembusan jika diperlukan.


a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas;

b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi;

c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan

nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode

klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B.

CONTOH 9A...



-38-

CONTOH 9A

FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN


MEMORANDUM NOMOR …/........./……../………….

Yth. : ………………………….… Dari : ………………………….… Hal : ………………………….… Tanggal: ………………………..…

…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..………………………………………

…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..………………………………………

…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..………………………………………

Tanda Tangan Nama Lengkap Tembusan: 1. …………………. 2. ………………….



Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap dinas

Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan

CONTOH 9B...



-39-

CONTOH 9B FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT

NEGARA

NAMA INSTANSI ……..…………………

MEMORANDUM NOMOR …/../……../………….

Yth. : ………………………….… Dari : ………………………….… Hal : ………………………….…

Tanggal: ………………………..…

…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..………………………………………

…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..………………………………………

…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..………………………………………

Tanda Tangan Nama Lengkap Tembusan: 1. …………………. 2. ………………….

Nama Instansi


Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap dinas

Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan

2. Naskah...



-40-

2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu

surat dinas.

a. Pengertian

Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam

menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,

pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang,

atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar

instansi/organisasi yang bersangkutan.

b. Wewenang Penandatanganan

Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi,

wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat dinas terdiri dari

a) kop surat dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan

(untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi

(untuk nonpejabat negara) secara simetris;

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik dengan huruf awal

kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan

atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata Yth., ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan

yang dikirimi surat;

e) alamat surat, ditulis di bawah Yth.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi,

dan penutup.

3) Kaki...



-41-

3) Kaki

Bagian kaki surat dinas terdiri dari

a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda

baca koma;

b) tanda tangan pejabat;

c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf

awal kapital;

d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan;

e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika

ada)

d. Distribusi

Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat

dinas;

2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran

dicantumkan jumlahnya;

3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan

huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda

baca.

Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 10.

CONTOH 10A...



-42-

CONTOH 10A

FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN

………………………..

REPUBLIK INDONESIA

Nomor : ../../../../… Tempat, (Tgl.,Bln.,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Yth. ………………………….… …….………………………….… ………….…………………….…

………………………………(Alinea Pembuka)..…………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..………………………………………

………………………………(Alinea Isi)……………………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..……………………………………… ………………………………(Alinea Penutup)……………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..………………………………………

Nama Jabatan,

(Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap Tembusan: 1. …………………. 2. …………………. 3. ………………….

Kop surat yang berupa lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak

Tempat dan tanggal pembuatan surat

Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal capital

CONTOH 10B...



-43-

CONTOH 10B FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH

NONPEJABAT NEGARA

NAMA INSTANSI

………………………………………………………………. JALAN ……………………..…………………………………………

TELEPON ………………...FAKSIMILE………………

Nomor : ../../../../… (Tgl.,Bln.,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Yth. ………………………….… …….………………………….… ………….…………………….…

………………………………(Alinea Pembuka)..…………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..………………………………………

………………………………(Alinea Isi)……………………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..……………………………………… ………………………………(Alinea Penutup)……………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… ……………………………………………………..………………………………………

Nama Jabatan,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap Tembusan: 1. …………………. 2. …………………. 3. ………………….

Kop surat yang berupa logo, nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak

tanggal pembuatan surat

Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal capital

Logo

3. Surat...



-44-

3. Surat Undangan

a. Pengertian

Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada

pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri

suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan

pertemuan.

b. Kewenangan

Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,

fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat undangan terdiri dari

a) kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama


(untuk nonpejabat negara);

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah

kop surat undangan;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan

atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama

jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari

a) alinea pembuka;

b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan

acara;

c) alinea penutup.

3) Kaki...



-45-

3) Kaki

Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis

dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis

dengan huruf awal kapital.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang

membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat

undangan dapat ditulis pada lampiran;

2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.

Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 11.

CONTOH 11A...



-46-

CONTOH 11A

FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN

………………………..

REPUBLIK INDONESIA

Nomor : ../../../../… Tempat, (Tgl.,Bln.,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Yth. ………………………….… …….………………………….… ………….…………………….…

………………………………(Alinea Pembuka dan isi)..………………….. ……………………………………

ptun-bandung.go.idptun-bandung.go.id/assets/Produk Hukum/permenpan no 80 tahun 2… · Author: dewi...

Documents

Transcript of ptun-bandung.go.idptun-bandung.go.id/assets/Produk Hukum/permenpan no 80 tahun 2… · Author: dewi...