PROYEK PENGANTAR MANAJEMEN(Ruang Diskusi)

Latar Belakang

• Pengelolaan ruang diskusi yang tepat merupaka fasilitas pendukung yang baik untuk meningkatkan minat belajar dan berdiskusi mahasiswa. Namun di Departemen Statistika penyediaan ruang diskusi tersebut masih kurang memadai sehingga mahasiswa sulit mencari ruangan atau tempat untuk berdiskusi dan belajar bersama.

• Mengetahui bahwa area dibawah tangga samping kurang difungsikan dengan maksimal dan terlihat kurang terurus. Maka kami berencana membuat ruang diskusi di tempat tersebut.

Tujuan Proyek

• Memberikan fasilitas tambahan berupa ruang diskusi

• Lebih mengaktifkan area bawah tangga samping

Definisi dan Pengertian Proyek• Proyek dalam bisnis dan ilmu pengetahuan

biasanya didefinisikan sebagai sebuah usaha kolaboratif dan juga seringkali melibatkan penelitian atau desain, yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Proyek dapat juga didefinisikan sebagai usaha sementara, berkala, atau berjangka waktu, yang memiliki sasaran khusus dengan waktu pelaksanaan yang tegas. Dengan kata lain, setiap proyek harus memiliki awal (start) dan akhir (finish) yang jelas.

• Ruang diskusi adalah suatu fasilitas tempat untuk berdiskusi dan belajar bersama.

Mekanisme Proyek• Berbicara proyek dalam ruang lingkup

organisasi secara umum, tahapan atau mekanisme proyek adalah sebagai berikut:

1.  Proyek ditentukan oleh kelompok melalui proses diskusi dan pengamatan

2. Setelah keputusan disepakati bersama maka proyek akan dijalankan

3. Kelompok menjalankan dan mengelola proyek dari awal sampai akhir

4. Didalam proyek, semua pihak harus terlibat dan bertanggungjawab

Definisi Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek

a) Efisiensi

b) Kontrol terhadap proyek lebik baik

c) Meningkatkan kualitas

d) Meningkatkan produktivitas

e) Bisa menekan resiko yang timbul sekecil mungkin

f) Koordinasi internal yang baik

g)Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek

 

Project Initiation (Tahap Awal)• Project Intiation adalah tahap awal suatu proyek dimulai,

dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek.

• Tujuan Project Intiation:

1. Menentukan tujuan proyek secara rinci

2. Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan untuk pelaksanaan proyek

3. Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek

Project Planning (Perencanaan)• Perencanaan proyek adalah deskripsi detail dari definisi

proyek yang telah dibuat.• Tujuan perencanaan proyek:1. mendefinisikan ruang lingkup proyek2. membuat detail jadwal pelaksanaan proyek3. menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek4. menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan

proyek5. menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta

jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek

6. mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya

7. menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja.

Project Execution (Pelaksanaan)• Eksekusi proyek adalah pelaksanaan atau realisasi dari

rencana proyek yang tertuang dalam rencana manajemen proyek.

• Tujuan eksekusi proyek:

1. Merealisasikan perencanaan proyek yang tertuang dalam perencanaan manajemen proyek

2. Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya non-personil

3. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui

Project Controlling (Pengendalian)

• Project controlling adalah pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas-aktivitas suatu proyek.

• Tujuan project controlling

1. Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan

2. Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal

3. Dengan melakukan kontrol diharapkan adanya masukan apakah project management plan perlu di-update.

Project Closure (Penyelesaian)• Project Closur merupakan akhir dari

serangkaian kegiatan proyek.• Tujuan project closure

1. Secara formal megakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek

2. Mengakhiri penugasan anggota tim proyek

3. Mekanisme Project Closure

4. Manajer proyek melakukan serah terima hasil pekerjaan

5. Pembubaran tim proyek

Pada bagian ini akan dibahas mengenai 3 faktor pembatas di dalam lingkup manajemen proyek, yaitu meliputi:

Scope atau ruang lingkup Departemen Statistika FMIPA Unpad Time atau waktu

1.Minggu pertama April: penjelasan2.Minggu kedua-keempat April: membersihkan area bawah tangga.3.Minggu pertama Mei: mengisi ruang bawah tangga dengan

peralatan pendukung ruang diskusi4.Minggu kempat Mei: sosialisasi ke warga himasta5.Minggu pertama-kedua Juni: evaluasi kebermanfaatan dan

kekurangan ruasng diskusi6.Minggu ketiga Juni: Presentasi Proyek

Cost atau biaya • Sumber Pemasukan : Anggota kelompok

Hari/Tanggal Pemasukan

Jumat/10 Maret 2016 Rp10.000

Jumat/17 Maret 2016 Rp8.000

Jumat/8 April 2016 Rp15.000

Jumat/15 April 2016 Rp6.000

Jumat/13 Mei 2016 Rp102.000

Total Rp141.000

Pengeluaran

Hari/Tanggal Kegiatan Volume Biaya Total

Jumat/13 Mei 2016

Colokan 1 buah Rp 10.000

Rp93.500Terminal 1 buah Rp 17.500

Kabel 9 meter Rp 58.500

Selasa/31 Mei 2016

 

Sterofoam 2 buah Rp12.000Rp17.000

Print 5 lembar Rp5.000

Kamis/9 Juni 2016

Print 2 lembar Rp11.000Rp13.500

Laminating 1 lembar Rp2.500

 Total Rp124.000

Sisa Rp17.000

Faktor-faktor Keberhasilan Proyek

• Secara garis besar ada hal penting yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek:

• Pengelolaan proyek

1. Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek, anggaran proyek, kualitas proyek, dan resiko di dalam suatu proyek

2. Mengintegrasikan/memadukan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek

3. Komitmen manajemen

Evaluasi Proyek

• Untuk mengevaluasi tugas proyek Ruang diskusi ini, kami melakukan penelitian dengan cara menyebar Kuesioner. Untuk pengolahan data, kami menggunakan Analisis data deskriptif yang bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai objek penelitian berdasarkan data dan variabel yang diperoleh dari kelompok subjek yang diteliti. Analisis jawaban responden dibutuhkan untuk mengetahui informasi mengenai tanggapan responden terhadap Proyek ruang diskusi.

Mengetahui adanya ruang diskusi baru

Kategori Skor Frekuensi %

Sangat Mengetahui 4 31 47.69

Mengetahui 3 34 52.31

Ragu-ragu 2 0 0.00

Tidak Mengetahui 1 0 0.00

Jumlah   65 100

48%52%

Mengetahui adanya ruang diskusi baru Skor

Sangat Mengetahui

Mengetahui

Ragu-ragu

Tidak Mengetahui

Jumlah

Pernah menggunakan ruang diskusiKategori Skor Frekuensi %

Selalu 4 1 1.54

Sering 3 15 23.08

Kadang-kadang 2 40 61.54

Tidak Pernah 1 9 13.85

Jumlah   65 100

Frekuensi Penggunaan

2%

23%

62%

14%

Selalu

Sering

Kadang-kadang

Tidak Pernah

Jumlah

Kenyamanan

Kategori Skor Frekuensi %

Sangat Nyaman 4 6 9.23

Nyaman 3 50 76.92

Kurang Nyaman 2 8 12.31

Tidak Nyaman 1 1 1.54

Jumlah   65 100

9%

77%

12%

2%

Kenyamanan Skor

Sangat NyamanNyamanKurang NyamanTidak Nyaman

Kebermanfaatan

Kategori Skor Frekuensi %

Sangat Bermanfaat 4 23 35.38

Bermanfaat 3 40 61.54

Kurang Bermanfaat 2 2 3.08

Tidak Bermanfaat 1 0 0.00

Jumlah   65 100

35%

62%

3%

Kebermanfaatan Skor

Sangat Bermanfaat

Bermanfaat

Kurang Bermanfaat

Tidak Bermanfaat

Jumlah

Kesimpulan

• Ruang diskusi merupakan salah satu fasilitas yang terdapat di gedung Statistika FMIPA Unpad. Ruang diskusi memberikan fasilitas kepada mahasiswa untuk dapat berdiskusi ataupun belajar bersama. Dari penelitian yang kami amati, melalui kuesioner yang kami sebar, para responden merasa nyaman dan terbantu dengan adanya ruang diskusi tersebut, dan merasa ruang diskusi tersebut bermanfaat bagi kelancaran kegiatan mahasiswa Statistika FMIPA Unpad.

Lampiran

Terimakasih