TEKNIK PENGELOLAAN PROYEK

PENGANTAR PENGELOLAAN PROYEK

OUTLINE

1. Pengantar manajemen proyek2. Konteks dan proses manajemen proyek3. Integrasi Manajemen Proyek 4. Ruang lingkup manajemen proyek5. Estimasi Waktu manajemen proyek 6. Estimasi Biaya manajemen proyek7. Studi kasus manajemen proyek (Proposal

Projek)

MENGAPA DIPERLUKAN MANAJEMEN PROYEK?

Karena kebiasaan dalam merespon tugas yang diberikan:

Melibatkan interprestasi dari berbagai profesi keahlian.

Dipengaruhi loyalitas.Melihat proyek dari posisi yang sangat

berbeda.

Konsep Manajemen Proyek

PROYEK : Adalah Suatu kegiatan dengan waktu tertentu, sasaran dan sumber daya tertentu.

KARAKTERISTIK PROYEK : Waktu proyek/terbatas/tertentu Waktu awal, waktu akhir Kegiatan unik (bukan rutin) Tidak berulang Mempunyai tahapan (Planning, Design, Construction) Pola kegiatan tertentu Kegiatan bervariasi SDM tertentu dan terbatas Spesifikasi tertentu

PENGERTIAN MANAJEMEN

Manajemen adalah: Proses Teknik/cara Seni untuk mencapai suatu tujuan/sasaran

tertentu secara optimal melalui kegiatan : - Planning- Organizing- Actuating- Controlling

Dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien.

SUMBER DAYA

Sumber daya dalam manajemen terdiri dari : 6 M

Sumber Daya Manusia (Man ) Uang (Money) Material (Materials) Peralatan (Machines) Metoda/Teknologi (Methods) Pasar (Market ) Networking

PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK

Adalah Proses/teknik/seni untuk mencapai tujuan/sasaran proyek secara optimal melalui aktifitas Perencanaan (Planning) Pengorganisasian (Organizing), Menggerakkan(Actuating) dan Pengendalian(controlling) dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki (manusia, uang/dana, peralatan, material, teknologi dan jaringan/pasar) secara efektif dan efisien

fungsi Manajemen Proyek

Memanaje/mengelola lingkup proyek dalam penentuan sasaran dan pekerjaan yang dilaksanakanMemanaje sumber daya manusiaMemanaje komunikasiMemaneje waktuMemaneje biaya Memaneje mutu

Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint)

MUTU BIAYA

WAKTU

Sesuai Target Sesuai AnggaranTidak harus dicairkan sekaligus

On Time Delivery per Modul / Process / Phase

Planning

Objectives Resources Work break-

down schedule Organization

Scheduling

Project activities Start & end

times Network

Controlling

Monitor, compare, revise, action

Project Management Activities

PERENCANAAN

Perencanaan adalah :Proses pemilihan, penetapan/penentuan

tujuan, strategi, sasaran, program, prosedur, standar/kreteria, mutu, metoda, anggaran/biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk mencapai suatu tujuan.

PRINSIP PERENCANAAN

Prinsip Perencanaan 5 W + 1 H:“What” (Apa) apa program/aktifitas, apa

tujuan ,sasaran yang ingin dicapai“Why” (Mengapa) latar belakang, dan

filosofi kegiatan“When “ (Kapan ) Fungsi waktu,schedule“Where” (Dimana) fungsi tempat, lokasi“Who” (Siapa) fungsi orang, staf, organisasi“How” (Bagaimana/berapa)

metoda/teknologi, mutu, biaya, waktu.

Scheduling (penjadwalan)

Perencanaan pembagian waktu dan hubungan antar pekerjaan yang ada dalam suatu proyek.

Incomplete Task

Complete Task

Legend

ID

1

2

3

4

5

6

7

Preliminary investigation

Problem analysis

Requirements analysis

Decision analysis

Design

Construction

Implementation

May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

2013Task Name

Today

Tujuan Penjadwalan

Mengetahui hubungan antar pekerjaan- Predecessor (mendahului)- Successor (mengikuti)

Mengetahui durasi tiap pekerjaan dan durasi proyekMengetahui waktu mulai dan waktu akhir setiap

pekerjaanMenentukan peyediaan/penggunaan ; - SDM - Material - Alat - Dana - Teknologi/metodaAlat Monitoring,pengendalian dan evaluasi proyek.

Jenis-jenis Metoda Penjadwalan

- Bar Chart /Gantt Chart- S.Curve- Network Diagram :

~ CPM (Critical Path Method)~ PERT (Programme Evaluation and Review Technique )~ PDM (Precedence Diagram Method)

- LSM (Linear Schduling Method)/ Line Balance Diagram/Diagram Vektor

PENGENDALIAN

Pengendalian : proses/cara untuk mengarahkan, monitoring, mengawasi, memeriksa, mengukur, membandingkan, mengevaluasi dan melakukan perbaikan terhadap suatu pelaksanaan dan perencanaan.

Tujuan Pengendalian : Agar pelaksanaan dan sasaran proyek sesuai atau lebih baik dari perencanaan yang telah ditetapkan

Obyek Pengendalian : • Waktu, Biaya, Mutu Material, Tenaga, Alat.

TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI

Kegiatan konstruksi adalah kegiatan yang harus melalui suatu proses yang panjang yang di dalamnya dijumpai banyak masalah yang harus diselesaikan.

Adapun tahapan-tahapan proyek konstruksi Adanya kebutuhan (need)Studi Kelayakan (feasibility study)Membuat penjelasan yang lebih rinci (briefing)Membuat rancangan awal (preleminary design)Membuat rancangan yang lebih rinci (design development

dan detail design)Melakukan Pengadaan (procurement/tender)Pelaksanaan (construction)Pemeliharaan dan persiapan penggunaan (maintenance &

start up)

MENGAPA PROYEK GAGAL?

Masalah SDM Kurangnya keterampilan dan pengetahuan anggota

team. Kekurang pengertian sasaran bersama. Kurangnya pembinaan team.

Methodology Belum ada peraturan yang standar atau Penyusunan project yang tidak tepat Tidak dipakainya project prosedur yang telah disusun

dengan susah payah.Funding

Perencanaan pendanaan yang tidak sesuai

MENGAPA PROYEK GAGAL?

Keterbatasan teknologi Kekurangan penguasaan basis teknologi sebagai sarana

melaksanakan proyek. Tidak diperhitungkannya keperluan teknologi untuk

melaksanakan proyek pada waktu merencanakan proyek. Kekurang mampuan mengidentifikasikan sumber-sumber

teknologi yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan proyek.

Belum tersedianya teknologi untuk melaksanakan proyek.

Permainan politik Pengutamaan kepentingan pribadi dan pemanfaatan

proyek untuk pemenuhan hasrat pribadi.

AGAR BERHASIL

Sasaran harus jelas, metodologi yang tepat dan pelaksana yang profesional.

Anggaran yang pasti tetapi realistis sesuai dana yang tersedia.

Target waktu yang pasti tetapi realistis.Team yang terkoordinir dan termotivasikan dengan

baik.Komunikasi yang simpel tetapi efektif.Pengambilan keputusan yang jelas dan mengarah

kedepan.Perencanaan yang flexble sehingga dapat

mengakomodasi sesuatu yang tidak diharapkan.Kontraktor/ supplier profesional dan terpercaya.

APA YANG TERJADI BILA MANAJEMEN PROYEK TIDAK DITERAPKAN

Beberapa ciri bila tidak menerapkan manajemen proyek:Target waktu/deadline tidak tercapai,Pekerjaan harus diulang atau terjadi duplikasi,Budget/anggaran yang dilampaui,Kemajuan proyek yang tidak jelas,Konflik diantara staf selama penugasan di proyek,Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek,Perubahan lingkup proyek yang terus menerus,Staf proyek menerapkan metode pengelolaan

proyek sesuai pengalaman dan selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.

TERIMA KASIH