PROSEDUR TETAP penerimaan

7/22/2019 PROSEDUR TETAP penerimaan

1/7

PROSEDUR TETAP

PENERIMAAN BAHAN MAKANAN KERING

Pengertian :

Rangkaian kegiatan meneliti, memeriksa, mencatat, dan melaporkan bahan makanan yang

diperiksa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak (surat perjanjian

jual).

Tujuan :

Tersedianya bahan makanan kering yang sesuai dengan standar diet baik jenis maupun

jumlahnya

Kebijakan :

1. Perencanaan kebutuhan makanan pasien

2. Macam menu yang disajikan

3. Standar makanan dan standar diet

4. Jumlah bahan makanan yang dipesan

Prosedur :

1. Bahan makanan kering seperti beras, tepung, gula, bumbu-bumbu kering, dan lain-

lain yang datang langsung diterima di bagian unit penerimaan bahan makanan kering

2. Bahan makanan kering tersebut dilakukan pengecekan terhadap kualitas dankuantitasnya oleh petugas

3. Jumlah bahan makanan yang diterima harus dengan jumlah bahan makanan yang

tertulis dalam faktur pembelian dan daftar permintaan bahan

4. Mutu bahan makanan yang diterima sesuai dengan spesifikasi bahan makanan yang

diminta

5. Bahan makanan yang sudah diperiksa diberi tanda dan tanggal bahan makanan

tersebut diterima, sehingga memudahkan dalam penggunaan system FIFO

6. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara bahan makanan yang datang dengan

spesifikasi maka bahan makanan tersebut dikembalikan

7. Setelah bahan makanan kering tersebut dicek/diperiksa dan jika sudah selesai maka

bahan makanan tersebut dikembalikan


2/7

Unit terkait : ahli gizi, tenaga penerimaan bahan makanan di gudang kering,

PRIMKOPAD

Pelaksana : Tenaga Penerimaan Bahan Makanan di Gudang Kering


3/7

PROSEDUR TETAP

PENERIMAAN BAHAN MAKANAN BASAH

Pengertian :

Rangkaian kegiatan meneliti, memeriksa, mencatat, dan melaporkan bahan makanan yang

diperiksa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak (surat perjanjian

jual).

Tujuan :

Tersedianya bahan makanan yang sesuai dengan standar diet baik jenis maupun jumlahnya

Kebijakan :

1. Perencanaan kebutuhan makanan pasien

2. Macam menu yang disajikan

3. Standar makanan dan standar diet

4. Jumlah bahan makanan yang dipesan

Prosedur :

1. Setiap petugas penerimaan bahan makanan basah harus membawa daftar

spesifikasi bahan makanan basah

2. Bahan makanan yang datang harus dicocokkan dengan daftar spesifikasi bahan

makanan basah apakah sudah sesuai dengan jumlahnya, beratnya, dan lain-lain

3. Apabila bahan makanan yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi bahan

makanan basah yang ditentukan harus dikembalikan pada rekanan untuk ditukar

dengan bahan makanan basah dengan jenis yang sama tetapi sesuai dengan

spesifikasi

4. Bahan makanan basah yang sesuai dengan spesifikasi disiapkan di kulkas dan

keranjang

5. Dilakukan pencatatan

Unit terkait : ahli gizi, tenaga penerimaan bahan makanan di gudang basah,

PRIMKOPAD

Pelaksana : Tenaga Penerimaan Bahan Makanan di Gudang Kering


4/7

Evaluasi Implementasi Proses Penerimaan

Penerimaan bahan makanan merupakan kegiatan harian yang dalam

pelaksanaannya dilaksanakan dengan metode konvensional yaitu petugas

penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan jumlah

bahan makanan yang dipesan. Petugas penerimaan bahan makanan memeriksa

dan mengecek macam dan jumlah spesifikasi bahan makanan sesuai dengan

kesepakatan yang tertulis di surat pemesanan bahan makanan. Dalam hal ini yang

melakukan pengecekan adalah petugas gizi yang bertugas pada hari itu.

Tempat penerimaan bahan makanan terletak di dekat pintu sebelum

tempat penyimpanan bahan makanan baik kering maupun basah. Tempat

penerimaan dilengkapi dengan meja penerimaan dan timbangan baik timbangan

besar maupun kecil (gambar).

Tetapi pada pelaksanaannya, bahan makanan kering yang sudah

disesuaikan dengan spesifikasi kuantitas bahan makanan yang sudah dipesan

tidak diberi tanda dan tanggal bahan makanan tersebut diterima sehingga

kemungkinan dapat mengalami hambatan dalam penerapan FIFO yang

direncanakan. Selain itu, bahan makanan kering yang diterima disesuaikan

dengan spesifikasi kuantitas yang dipesan tetapi untuk spesifikasi kualitas tidak

disesuaikan dengan spesifikasi kualitas yang dipesan.Prosedur penerimaan dan pencatatatan bahan makanan basah sama dengan

prosedur penerimaan dan pencatatan bahan makanan kering. Begitu juga dengan

tempat penerimaannya, satu tempat dengan tempat penerimaan bahan makanan

kering.

Bahan makanan basah yang diterima disesuaikan dengan spesifikasi

kuantitas yang dipesan tetapi untuk spesifikasi kualitas tidak disesuaikan dengan

spesifikasi kualitas yang dipesan dan ada beberapa bahan makanan yang dipesan

tidak sesuai dengan kualitas yang diharapkan tetapi bahan makanan tersebut

tidak dikembalikan.

Penyebab


5/7

1. Bahan makanan kering yang disimpan tidak dalam jangka waktu yang

terlalu lama sehingga bahan makanan tersebut tidak diberi tanda dan tanggal

penerimaan.

2. Tidak tersedianya daftar spesifikasi kualitas yang dipesan

3. Keterbatasan waktu untuk pengembalian bahan makanan terutama untuk

bahan makanan yang harus diolah untuk makan siang

Alternatif solusi

Dalam rangka perbaikan, hal yang dapt dilakukan adalah dengan cara

memaksimalkan sistem pencatatan dengan menyediakan formulir khusus untuk

penerimaan bahan makanan dan kartu stok bahan makanan agar mempermudah

pelaksanaan sistem FIFO.

Kartu ini ditempel pada bahan makanan kering yang setelah diterima akan

disimpan dalam jangka waktu lama. Hal ini akan memudahkan untuk memantau arus

keluar-masuk bahan makanan dan untuk mempermudah perencanaan jumlah bahan

makanan yang akan dipesan.

Contoh format kartu stok bahan makanan

Penerimaan Pengeluaran Sisa

Jumlah Tgl Ttd Jumlah Tgl ttd Jumlah Tgl Ttd

Bahan makanan basah seperti daging, ayam, ikan, sayur, dan buah merupakan

bahan pangan yang rentan dengan kontaminasi cemaran, terutama cemaran biologis.

Karena sasaran pelayanan penyelenggaraan makanan di RS Militer Tk II ini adalah

pasien maka cemaran-cemaran tersebut merupakan salah satu sumber bahaya bagi

pasien. Oleh karena itu, kualitas bahan makanan yang dipesan akan lebih baik jika

ditentukan secara spesifik terutama untuk bahan makanan basah.


6/7

Contoh modifikasi surat pesanan bahan makanan :

SURAT PESANAN/PENGAJUAN

LAUK PAUK & SAYUR MAYUR

No Urut Nama Barang Satuan Banyaknya Spesifikasi

Kualitas

Bahan makanan basah yang tidak sesuai dengan kualitas bahan makanan yang

tercantum pada surat pemesanan bahan makanan dapat dikembalikan dengan menulis

alasannya secara jelas pada kolom alasan pengembalian pada formulir penerimaan.

Hal ini mempermudah pihak supplier untuk memperbaiki kualitas bahan makanan

yang dijualnya kepada pihak pemesan untuk pembelian berikutnya.

Contoh formulir penerimaan :

SURAT PENERIMAAN

LAUK PAUK & SAYUR MAYUR

Tanggal : - - 20

Check

list

Nama Barang Satuan Jumlah

yangdipesan

Jumlah

yangditerima

Alasan

pengembalian

_____________________

Petugas Penerimaan

Analisa SWOT (Penerimaan Bahan Makanan)


7/7

Internal Eksternal

Kekuatan (S) Kelemahan (W) Peluang (O) Hambatan (T)

Telah terdapat

mekanisme

pencatatan

spesifikasi

pemesanan

bahan makanan

Ada petugas

yang selalu

mengecek bahan

makanan yang

datang

Tidak adanya

formulir khusus

untuk

penerimaan

bahan makanan

Tidak ada kartu

stok bahan

makanan

Beberapa bahan

makanan yang

dipesan tidak

sesuai dengan

kualitas yang

diharapkan

Bahan makanan

datang tepat

waktu

PROSEDUR TETAP penerimaan

Documents

Transcript of PROSEDUR TETAP penerimaan