PROSEDUR PENGADAAN MELALUI LAYANAN PENGADAAN PIHAKBERTANGGUNGJAWABUSER(FAK/PASCA/BIRO/LEMBAGA/UPT)

PPK

LayananPengadaanPenyedia Barang danJasa

Mulai

PENGAJUAN PENGADAAN

Verifikasi POK

HPS dan Spesifikasi Barangdan Jasa

Proses Pengadaan s.d PenetapanPenyedia Barang dan Jasa

Penandatanganan Kontrak danMelaksanakan Pekerjaan

Selesai

Diterima

Ditolak

Membuat Kontrak

1

2

3

4

56

7

8

PjPHP/PPHPMemeriksa Administrasi Hasil PekerjaanPengadaan Barang/

Penjelasan Prosedur Pengadaan Melalui Layanan Pengadaan:

1. User (Fakultas, Pasca Sarjana, Biro dan Bagian, Lembaga/UPT):a. Mengajukan permohonan pengadaan Barang/Jasa kepada Pejabat PembuatKomitmen (PPK) berdasarkan POK.b. Dokumen pendukung : (1) Surat Permohonan; (2) Lampiran Spesifikasibarang/jasa yang akan diadakan; (3) Fotocopi POK.2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK):a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) melakukan verifikasi POK atas pengajuanUser ditolak atau diterima, jika diterima maka dilanjutkan proses selanjutnya;b. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) membuat dan menetapkan Harga Perkiraan

Sendiri (HPS) dan Spesifikasi Barang/Jasa;c. PPK melampirkan Data Dukung pembuatan HPS tersebut. Adapun data dukungtersebut berdasarkan data hasil survey harga kepada beberapatoko/penyedia/internet/ pabrikan/distributor/Badan Pusat Statistik(BPS)/Asosiasi/Harga Satuan Pokok Kegiatan (HSPK) PemerintahDaerah/Kontrak Sejenis/ informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.d. Dokumen pendukung : (1) Surat Permintaan Informasi Harga Barang; (2)Lampiran Spesifikasi barang/jasa yang akan diadakan; (3) Informasi HargaBarang dari beberapa toko/penyedia/internet/ pabrikan/distributor/BadanPusat Statistik (BPS)/Asosiasi/Harga Satuan Pokok Kegiatan (HSPK) PemerintahDaerah/Kontrak Sejenis/ informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan; (4)Daftar Hasil Survey Harga; (5) Data Perhitungan HPS; (6) SpesifikasiBarang/Jasa;e. Khusus untuk pengadaan dengan sistem Lelang melalui LPSE, kelengkapan diatas ditambah dengan : (1) SK Rektor/KPA tentang Panitia Lelang; (2) SuratRencana Pelaksanaan Lelang yang di keluarkan oleh PPK kepada Panitia Lelang.3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK):a. Menolak pengajuan pengadaan, jika pengajuan tersebut tidak sesuai denganPOK dan tidak dilampiri dengan kelengkapan;b. Permohonan pengajuan pengadaan yang ditolak tersebut, dikembalikan ke user.4. Layanan Pengadaan (Pejabat/Panitia Pengadaan);a. Meneruskan Proses Pengadaan berdasarkan HPS dan Spesifikasi Barang/Jasadari PPK;b. Layanan pengadaan melakukan proses :1. Menetapkan jenis pengadaan;2. Mengumumkan dan mengundang penyedia;3. Melakukan evaluasi penawaran;4. Melakukan negosiasi harga dan klarifikasi kepada penyedia;5. Memilih dan menetapkan penyedia.

c. Dokumen pendukung : (1) Undangan Pengadaan Langsung; (2) Surat Penawarandari penyedia; (3) Pakta Integritas penyedia; (4) Berita Acara Hasil PengadaanLangsung; (5) Surat Penetapan Penyedia; (6) Kesanggupan Kerja Penyedia; (7)Pengumuman Penyedia.5. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK):a. PPK membuat kontrak/bukti perjanjian (bisa berupa bukti pembelian, kuitansi,Surat Perintah Kerja (SPK), dan Surat Perjanjian) dengan Penyedia Barang/Jasayang telah terpilih;b. PPK dan Penyedia menandatangani dokumen kontrak tersebut;c. Dokumen pendukung : (1) Bukti Perjanjian/Kuitansi/Surat Perintah Kerja/SuratPerjanjian; (2) Surat Pesanan.6. Penyedia Barang dan Jasa:a. Setelah penandatanganan dokumen kontrak, penyedia melaksanakan pekerjaanpengadaan barang/jasa sesuai dengan kontrak;

a. Hasil pengadaan kemudian dilanjutkan kepada proses pembayaran kepadapenyedia;b. Pengadaan diluar Prosedur Layanan Pengadaan, bukan tanggungjawab LayananPengadaan;c. Dokumen pendukung : (1) Berita Acara Pembayaran.

8. Proses pengadaan Barang/Jasa selesai.

b. Dokumen pendukung : Berita Acara Pemeriksaan Administratif Hasil Pekerjaan

b. Dokumen pendukung : (1) Surat Jalan; (2) Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan.barang/jasa sejak perencanaan pengadaan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan, meliputi dokumen program/penganggaran, surat penetapan PPK, dokumen perencanaan pengadaan, RUP/SIRUP, dokumen persiapan pengadaan, dokumen pemilihan penyedia, dokumen kontrak dan perubahannya serta pengendaliannya, dan dokumen serah terima hasil pekerejaan

7. Pejabat/Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PjPHP/PPHP):a. Melakukan pemeriksaan administratif hasil pekerjaan pengadaan