Aplikasi Dashboard System Dengan Menggunakan Metode Balanced Scorecard

(PROPOSAL SKRIPSI)

Proposal skripsi ini diajukan sebagai syarat melaksanakan kewajiban studi Strata Satu Program Studi Sistem Informasi

Muhammad Chendy Setiadi108093000064

Kandidat Pembimbing:

1. Qurrotul aini MT2. Zaenudin Bey Fananie, MSc

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASIFAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAHJAKARTA

APLIKASI DASHBOARD SYSTEM

DENGAN MENGGUNAKAN METODE BALANCE SCORECARD

MUHAMMAD CHENDY SETIADI

108093000064

1. Latar Belakang

Perkembangan zaman saat ini, penggunaan teknologi informasi yang

diintegrasikan dengan proses pekerjaan di suatu organisasi sudah menjadi

kebutuhan mutlak. Hal ini dikarenakan adanya kebutuhan dari organisasi tersebut

untuk meningkatkan kemampuannya dalam menganalisis masalah-masalah yang

dihadapi serta dalam pengambilan keputusan. Ketersediaan data dan informasi yang

lengkap dan tepat sudah menjadi kebutuhan pokok bagi kelangsungan hidup suatu

organisasi (Kadir, 2003).

Kecerdasan berbisnis (KB) merupakan salah satu bentuk implementasi yang

mampu menjawab kebutuhan di atas, sistem standar KB menggabungkan data dari

sistem informasi internal dari suatu organisasi dan mereka mengintegrasikan data

yang berasal dari lingkungan tertentu, misalnya statistik, keuangan dan database

lainnya. Sistem seperti ini dimaksudkan untuk memberikan data yang selalu tebaru

mengenai informasi berbagai aspek kegiatan perusahaan (Celina et al. 2007).

Menurut Gregory (2009) peran dashboard adalah untuk membentuk suatu

gambaran singkat tentang kunci indikator kinerja yang mengatur dinamika organisasi

atau efektivitas organisasi. KB merupakan perangkat lunak yang sering juga disebut

dashboard, karena dalam KB menampilkan performa perusahaan layaknya sebuah

dashboard mobil yang ditampilkan untuk seorang pengemudinya. Dalam dashboard

tersebut terdapat ukuran-ukuran yang menentukan performa sebuah kendaraan seperti

indikator persediaan bensin, suhu mesin, serta kecepatan yang sedang dijalankan oleh

kendaraan. Hal itu semua berguna bagi sang pengemudi dalam menentukan sebuah

keputusan yang cepat dan tepat seperti kapan saatnya mengendalikan laju

kendaraanya, mengisi bensin, ataupun menservis kendaraanya dalam upaya

optimalisasi fungsi kendaraanya. Begitu juga dashboard dalam perusahaan, KB akan

berfungsi sebagai analis, penghitung scorecard, sekaligus memberikan rekomendasi

pada pengguna terhadap tindakan yang sebaiknya diambil. Indikator yang diberikan

berupa sinyal-sinyal awal dalam identifikasi ketidakberesan perusahaan. Dalam

pengimplementasian kecerdasaan berbisnis ada tiga komponen yang harus

diperhatikan supaya sistem tersebut bisa berjalan dengan baik dan sukses. Tiga

komponen tersebut yaitu proses bisnis, teknologi informasi dan sumber daya manusia

(Eckerson dan Wayne, 2006).

Dunia bisnis yang global dan membutuhkan kedinamisan yang tinggi ini, para

sumber daya manusia di dalam perusahaan baik itu mulai tingkat manajer eksekutif

sampai tingkat staf seharusnya mempunyai kinerja yang optimal dalam menjalankan

pekerjaanya masing-masing. Sebagai contoh, pada eksekutif manajer harus memiliki

suatu kebijakan serta keputusan dalam dirinya untuk meningkatkan ataupun

menyelamatkan kondisi perusahaan, tentunya keputusan tersebut tidak bisa

didapatkan dengan mudah. Diperlukan analisis yang mendalam terhadap catatan-

catatan aktivitas perusahaan yang dinilai penting dalam pengaruh perusahaan, namun

catatan aktivitas tersebut terkadang tidak terintegrasi dengan baik. Sebagai contoh,

data laporan ada yang tertulis dalam dokumen laporan di kertas. Data mengenai

banyaknya persediaan tertulis dalam lembar kerja dan isinya pun biasanya dalam

bentuk data mentah. Hal ini seakan membuat sang manajer tersebut kurang terbantu

dalam membuat keputusan yang dibutuhkan perusahaan. Maka dari itu dibutuhkan

suatu sistem informasi yang terintegrasi dalam hal menyajikan, mengumpulkan,

menganalisa data-data tersebut dengan lebih akurat dan tepat pada waktunya. Aplikasi

ini meliputi pelaporan, proses analisa online, analisa statistik, perencanaan, anggaran,

hingga analisis penjualan (Dong, 2004).

Kecerdasan berbisnis menggabungkan data operasional dengan alat-alat

analisis untuk menampilkan data yang kompleks dan kompetitif kepada perencana

dan pengambil keputusan, tujuannya adalah untuk meningkatkan ketepatan waktu dan

kualitas input terhadap proses pengambilan keputusan. KB digunakan untuk

memahami kemampuan yang tersedia di perusahaan, keadaan seni, tren, teknologi,

dan lingkungan (Solomon, 2004). Dengan adanya KB menurut Jovita dan Rimantas

(2009) penerapan KB bisa meningkatkan manajemen bisnis di suatu organisasi

tertentu yang menggunakannya.

Penelitian mengenai KB telah dilakukan. Misalnya dalam objek

telekomunikasi, Dinu dan Daniel (2010) meneliti bagaimana pendekatan bisnis

handphone menggunakan KB, hanya sebagian cara untuk mempertahankan

keunggulan kompetitif pada perusahaan tersebut. Menurut Zeljko (2008) kebutuhan

akan KB sepatutnya ditindak lanjuti, selanjutnya Wayne (2005) meneliti dashboard

menyediakan tiga fungsi didalamnya yaitu memantau proses bisnis dan kegiatan

bisnis menggunakan metrik kinerja yang memberitahu ketika potensi masalah

timbul, menganalisis akar penyebab masalah dengan menjelajahi informasi yang

relevan dan tepat waktu dari berbagai perspektif, mengelola orang dan proses untuk

meningkatkan keputusan, mengoptimalkan kinerja dan mengarahkan organisasi

dalam arah yang benar. Menurut penelitian yang dilakukan juga oleh Ravi dan

Vironica (2011) dalam bidang teknologi informasi di Singapura yaitu ke

efektivitasan KB sebagai pengetahuan yang digunakan oleh karyawan dalam

organisasi.

Charles dan Denham (2006) juga melakukan penelitian pada rumah sakit,

hasilnya adalah kekuatan pasar akan membutuhkan pemimpin rumah sakit secara

langsung dalam pengembangan seperti penggunaan dashboard. Yang paling penting

para pemimpin harus memahami bahwa mereka bertanggung jawab untuk

meningkatkan kualitas dalam organisasi.

Balanced scorecard (BSC) merupakan suatu metode penilaian kinerja

perusahaan dengan mempertimbangkan empat perspektif untuk mengukur kinerja

perusahaan yaitu perspektif keuangan, pelanggan, proses bisnis internal serta proses

pembelajaran dan pertumbuhan (Robert dan David, 2001). Selanjutnya menurut

penelitian Samir dan Subrata (2006) BSC dirancang karena dengan cara pengukuran

tradisional, ukuran keuangan tidak memadai untuk mengukur dan mengelola aset

tidak berwujud. Ada sejumlah upaya yang dilakukan untuk menunjukkan kemanjuran

penggunaan BSC untuk menunjukkan kinerja yang lebih baik, sementara

mempertahankan semua kelebihan yang tersedia dengan menggunakan pendekatan

BSC dalam menyediakan kerangka kerja untuk menunjukkan kinerja yang lebih baik,

melalui proses menghitung angka yang disebut "penyeimbang skor" kita mampu

menambah nilai lebih untuk analisis (Punniyamoorthy dan Muralli, 2008).

Zahirul dan Wendy (2000) melakukan penelitian dibidang manufaktur,

berdasarkan survei dari 66 perusahaan di Australia, riset menunjukkan bahwa

perusahaan besar menggunakan BSC. Selanjutnya menurut penelitian Michele (2011)

di bidang pendidikan, BSC sangat membantu di bidang non profit seperti di

perpustakaan akademis, karena menemukan pendekatan yang berguna dalam

menentukan nilai pelayanan. Proses penerapan BSC dapat memberikan kesempatan

untuk menemukan apa yang sebenarnya penting bagi pelanggan dan pemilik, serta

untuk menentukan betapa terbatasnya manusia dan sumber daya keuangan dapat

dimanfaatkan untuk mendorong layanan ke tingkat yang semakin tinggi dalam kinerja

dan kepuasaan pelanggan. Menurut Payne dan Talbott (2007) membahas lebih detail

tentang BSC dalam segi keuangan yang bisa dijadikan rujukan dalam memahami BSC

itu sendiri.

Mouritsen dan Thorsgaard (2005) melakukan sebuah penelitian di bidang

ekonomi, BSC dan kemampuan intelektual adalah kinerja sistem manajemen yang

mengintegrasikan indikator keuangan dan non-keuangan dan erat digabungkan ke

strategi perusahaan. Kinerja manajemen strategi sudah digambarkan sebagai proses

menilai kemajuan dalam pencapaian yang telah ditentukan, termasuk informasi

mengenai efisiensi dengan sumber daya yang diubah menjadi barang dan jasa,

kualitas dari output dan hasil dan efektivitas operasi organisasi dalam hal kontribusi

khusus mereka untuk tujuan organisasi (Dilanthi et al. 2001). Dibidang rantai pasok

Peter dan Thomas (2000) menganalisis banyak manajer yang berusaha untuk

mempelajari lebih lanjut tentang scm dan keseimbangan scorecard sebagai alat

manajemen yang terpisah.

Setelah mempertimbangkan hal-hal tersebut, maka penelitian ini akan

menganalisis dan merancang dashboard system dalam pemantauan kinerja disuatu

perusahaan. dengan judul penelitian “Aplikasi Dashboard System Dengan

Menggunakan Metode Balanced Scorecard” layak untuk dikaji.

2. Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, maka dapat

dirumuskan pertanyaan penelitian, yaitu:

1. Bagaimana cara meneliti sistem yang ada untuk mengetahui transparansi

keuangan perusahaan?

2. Bagaimana cara meneliti sistem yang ada untuk mengetahui kerugian barang

pada perusahaan?

3. Rumusan Masalah

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan maka dirumuskan beberapa

masalah, yaitu:

1. Kesulitan para pimpinan dalam memantau kinerja perusahaanya.

2. Kurang efektifnya laporan perusahaan dalam bentuk kertas.

4. Batasan Masalah

Mengingat luasnya cakupan aplikasi Dashboard ini, maka penulis akan

membuat batasan terhadap masalah tersebut agar penulisan penelitian ini terfokus

pada masalah dan mencapai hasil yang optimal. Adapun batasan masalahnya adalah

sebagai berikut:

1. Metode balanced scorecard dalam mengevaluasi kinerja perusahaan, hanya

mengambil perspektif keuangan dan bisnis proses internal.

2. Perancangan sistem dashboard ini hanya membandingkan 2 departemen pada

perusahaan.

5. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini dibagi menjadi tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan

umumnya yaitu untuk menghasilkan aplikasi dashboard system dengan menggunakan

metode balance scorecard, Sedangkan tujuan khususnya untuk menghasilkan dua

bagian, yaitu:

1. Analisis sistem dashboard pada perusahaan.

2. Perancangan sistem dashboard pada penjualan dengan metode Balance

Scorecard.

6. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini terdiri dari tiga bagian, yaitu:

1. Memberikan gambaran umum bahwa sistem dashboard dapat mengubah

data-data rumit menjadi lebih interaktif.

2. Menjadi referensi bagi peneliti selanjutnya yang ingin membahas mengenai

kecerdasan berbisnis (KB), khususnya sistem dashboard..

3. Dapat melanjutkan bagi peneliti selanjutnya dengan membangun dan

mengimplementasikan sistem dashboard ini.

7. Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam menyelesaikan skripsi ini adalah:

1. Metode Observasi

Pengumpulan data, dan melakukan pengamatan secara langsung terhadap

kegiatan yang sedang dilakukan, pengenalan data yang ada sehingga dapat

dilakukan evaluasi dari sudut tertentu yang mendukung kebenaran

(Jogiyanto, 2008).

2. Wawancara

Mengumpulkan data dengan mewawancarai orang yang terkait langsung

dengan kajian penelitian yang sedang dilakukan (Jogiyanto, 2005).

3. Studi Pustaka

Pengumpulan data dan informasi dengan cara membaca buku-buku terkait

yang dapat dijadikan acuan penelitian (Nazir, 2005). Model pengembangan

sistem yang dipakai dalam penelitian ini adalah SDLC yang terdiri dari

(inisialisasi, analisis, desain dan implementasi sistem (Whitten et al. 2004)

dengan pendekatan metodologi Object Oriented menggunakan tools UML

(Nazir, 2005).

8. Kerangka Kerja

Gambar 1 Kerangka Kerja

Gambar 1 Kerangka Berfikir

9. Jadwal penelitian

Kegiatan penelitian ini (hingga wisuda) kurang lebih dalam waktu 5 (lima)

bulan. Adapun rincian kegiatannya sebagai berikut:

Gambar 2 Jadwal Penelitian

Gambar 3 Jadwal Penelitian (Gantchart)

10. Teori Awal

Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses dan informasi yang

berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan sebagai

output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi (Whitten et al.

2004). Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu

sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik, perintah dan prosedur

pemrosesan informasi, saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber

daya data) sejak permulaan peradaban (O’Brien, 2005).

Adapun penelitian dilakukan Sloane et al.(2003) untuk membahas penerapan

strategis digital dashboard dalam bidang medis yaitu kemajuan perangkat lunak

grafis mempermudah manusia dalam pemantauan aktifitas medis. Menurut Cassaigne

(2002) dashboard merupakan alat konversi pengetahuan yang bisa digunakan dalam

pengambilan keputusan.

Budde (2007) menyatakan BSC yang dirancang dengan baik mampu sempurna

menyelaraskan kepentingan pemilik dan karyawan. Dalam penerapan BSC menurut

Gardiner (2002) harus memiliki etika didalamnya yang mencerminkan BSC itu

sendiri. Di dalam BSC menurut Ittner et al. (2003) dalam bidang akutansi mempunyai

bobot ukuran kinerja yang bisa di ukur pada suatu sistem sehingga kita bisa

membuktikan keberhasilan BSC itu sendiri.

Menurut Wyatt (2004) pada bidang keuangan antara dashboard, scorecard, dan

key performance indicator merupakan suatu sistem yang terintegrasi satu sama

lainnya. Menurut penelitian yang dilakukan Maiga dan Jacobs (2003) keseimbangan

scorecard berdasarkan atas aktifitas dan kinerja perusahaanya sendiri. Nayari et al.

(2008) mengatakan penerapan BSC juga meliputi dunia pendidikan sains dan

teknologi tidak hanya pada sektor profit saja.

Unified Modeling Language (UML) adalah salah satu alat bantu yang sangat

handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi obyek. Hal ini di sebabkan

karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi

pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang

baku, mudah di mengerti, serta di lengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk

berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain

(Munawar, 2005). UML memiliki beberapa diagram, di antaranya use case diagram,

class diagram, activity diagram, sequence diagram (Munawar, 2005).

11. Daftar Pustaka

Budde J. 2007. Performance measure congruity and the balanced scorecard.

blackwell publishing on behalf of accounting research center, University of

Chicago. Vol.45, pp 515-539.

Cassaigne N. 2002. The dashboard: a knowledge conversion tool. Proc. IEEE int.

engineering management conf. iemc '02. Vol.1, pp 292-297.

Celina M, Olszak, Ewa Z. 2007. Approach to Building and Implementing Business

Intelligence Systems. University of Economics, Katowice, Poland Vol.2, pp

136-147.

Charles R, Denham MD. 2006. Leaders Need Dashboards, Dashboards Need

Leaders. Texas Medical Institute of Technology. Vol.2, pp 45-53.

Dilanthi A, David B, Marjan S. 2001. Process improvement through performance

measurement: the balanced scorecard methodology. MCB University Press.

Vol.50, pp 179-188.

Dinu A, Daniel H. 2010. The Mobile Business Intelligence Challenge. Faculty of

Economics and Business Administration, Iaşi, Romania. Vol.10, pp 1-10.

Dong J, Dub H, Wang S, Chen K, Deng X. 2004. A framework of Web-based

Decision Support Sistems for portfolio selection with OLAP and PVM. Proc.

Int. Decision Support Sistem ELSEVIER. Vol.37, pp 367– 376.

Eckerson W. 2005. Performance dashboards. DM REVIEW. Vol 11, pp 26

Gardiner C. 2002. Balanced Scorecard ethics. business & professional ethics journal,

philosophy documentation center. Vol.21, pp 129-150.

Gregory C. 2009. The modelling of business rules for dashboard reporting using

mutual information. Defence Science and Technology Organisation South

Australia. Vol.18, pp 1594-1600

Ittner C, Larcker D, Meyer M. 2003. Subjecvity and the weighting of performance

measures: evidence from a balanced scorecard. the accounting review,

american accounting association Vol.78, pp 725-758.

Jogiyanto HM. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi: Pedoman dan Contoh

Melakukan Penelitian di Bidang Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta:

Andi.

Jovita N, Rimantas. 2009. Improving Business Rules Management through the

application of adaptive business intelligence technique. Kaunas University of

Technology, Department of Information Systems. Vol.38, pp 21-28.

Kadir A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Maiga A, Jacobs F. 2003. Balanced scorecard, activity-based costing and company

performance: an empirical analysis journal of managerial issues, pittsburg

state university. Vol.15, pp 283-301.

Michele M. 2011. Is the balanced scorecard right for academic libraries?. Emerald

Group Publishing Limited. Vol.24, pp 85-95.

Mouritsen, Thorsgaard, Bukh. 2005. Dealing with the knowledge economy:

intellectual capital versus balanced scorecard. Emerald Group Publishing

Limited. Vol.6, pp 8-27.

Munawar. 2005. Pemodelan Visual dengan UML. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Nayeri, Mashhadi, Mohajeri. 2008. Universities Strategic Evaluation Using Balanced

Scorecard. World Academy of Science, Engineering and Technology Vol.37,

pp 1-6.

Nazir M. 2005. Metodologi Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia.

O’Brien JA. 2005. Introduction to Information System. Diterjemahkan oleh:

Fitriasari D, Kwary DA. Jakarta: Salemba Empat.

Payne C, Talbott P. 2007. Financial Perspective of the Balanced Scorecard:

Strategies for Profitability Rangelands, Allen Press and Society for Range

Management. Vol.29, pp 33-36.

Peter C, Thomas W. 2000. Using the balance scorecard to measure scm. Miami

university. Vol.21, pp 75-93.

Punniyamoorthy, Muralli. 2008. Balanced score for the balanced scorecard: a

benchmarking tool. Emerald Group Publishing Limited. Vol 15, pp 420-443.

Rasmussen N, Chen CY, Bansal M. 2010. Ariyani Claudia Suci, penerjemah.

Jakarta: PPM. Terjemahan dari: Business Dashboards.

Ravi S, Sharma, Vironica D. 2011. Realising the strategic impact of business

intelligence tools. Emerald Group Publishing Limited. Vol.41, pp 113-131.

Robert S, Kaplan, David P. 2001. Transforming the Balance Score Card from

performance measurement to starategic Management. American Accounting

Association. Vol.15, pp 87-104.

Samir G. Subrata M. 2006. Measurement of corporate performance through balanced

scorecard : an overview. Vidyasagar University Journal of Commerce Vol

11: 60.

Sloane E, Rosow E, Adam J. 2003. Strategic graphic dashboards for improved

technology management decisions. Proc. 25th annual int engineering in

medicine and biology society conf. of the ieee. Vol.2, pp 43634-3635.

Solomon N. 2004. Business Intelligence. Kennesaw State University. Vol.13, pp 177-

195.

Whitten JL, Bentley LD, Dittman KC. 2004. Tim Penerjemah Andi, penerjemah.

Yogyakarta: Andi. Terjemahan dari: Systems Analysis and Design Methods.

Wyatt J. 2004. Scorecards, Dashboards, and KPIs keys to integrated performance

measurement. Healthc Financ Manage Vol.58, pp 76-80.

Zahirul H, Wendy J. 2000. Linking balanced scorecard measures to size and market

factors. Journal of Management Accounting Research ABI/INFORM Global.

Vol.12, pp 1-17.

Zeljko P. 2008. How to Make Business Intelligence Actionable through Service-

oriented Architectures. The Graduate School for Economics and Business

University of Zagreb. Vol.5, pp 210-221.