Proposal Sistem E-Hotel

Sistem Informasi dan Manajemen Hotel Online

e-HotelAKSES GLOBAL DAN

MOBILESoftware+Server+Maintenance

Tanggal : 16 Januari 2012Versi : 001

Proposal Sistem E-Hotel

Kepada : Yth. Pemilik / Manajer Hotel/Villa

Telkom Indonesia memperkenalkan product software E-Hotel, teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran anda. Bila anda menggunakan system E-hotel, anda tidak perlu membeli sistem, tidak perlu juga menyiapkan komputer server, anda hanya perlu menyewa sistem E-hotel dari Telkom. Ini memungkinkan investasi yang rendah dan tidak adanya biaya pemeliharaan (maintenance) bila anda menggunakan sistem e-Hotel.

Sistem hotel kami telah digunakan oleh hotel dan villa di Bali seperti terlampir. Ini menunjukkan bahwa sistem hotel kami telah teruji di lapangan dan dipercaya oleh sejumlah hotel dan villa di Bali Kami akan sangat senang jika diberikan kesempatan untuk mempresentasikan sistem e-Hotel. Anda bisa juga melihat sistem demo dengan mendaftar di internet : www.aplikasi-hotel.com . Silakan kontak kami untuk informasi lebih detail.

Terima kasih untuk perhatian dan waktunya.

Hormat kami,

Divisi Business ServicePT Telkom Indonesia

Proposal Sistem E-Hotel

Keunggulan Online Hotel Management Sistem sebagai service

1. Biaya investasi dan pemeliharaan yang rendah Free biaya installasi dan online training, hanya biaya sewa

per bulan ditambah dengan biaya Telkom Speedy Tidak perlu membeli software dan komputer server

Telkom menyiapkan server dan sistem secara online.

2. Menghemat biaya staff TI ( Teknologi Informasi ) Telkom dengan Dimata sebagai partnernya melakukan

perawatan sistem secara online untuk Anda, sehingga anda tidak perlu melakukan hal itu.

3. Sistem Online di Internet Sistem E-hotel diakses melalui Internet. Sehingga

memungkinan manajemen hotel dilakukan dari mana saja sepanjang ada koneksi internet

4. Implementasi yang cepat Aplikasi e-Hotel merupakan sistem informasi yang

terstandarisasi, cocok untuk hotel dan villa skala kecil sampai menengah. Hanya 1x24 Jam waktu installasi.

5. Online Support & Training Kami melakukan pelayanan konsumen dan training secara

online sehingga bisa dilakukan secara segera, langsung dan cepat. Video training juga tersedia secara online.

6. Mudah digunakan Menampilkan data dan tabel yang berwarna sehingga

mudah dalam melihat dan membedakan data. Susunan menu berdasarkan proses bisnis dan prosedur

standard hotel/villa

7. Aman Setiap pengguna memiliki ID pengguna dan kata kunci

tersendiri dengan hak akses yang sesuai dengan tugas dan posisinya.

Mencatat aktifitas pengguna di modul kantor depan dan kasir, sehingga kesalahan user bisa dilacak.

Backup data otomatis dan keamanan data

8. Sistem Terintegrasi dan Pengembangan berkelanjutan

Proposal Sistem E-Hotel

Sistem e-Hotel mempunyai sistem yang terintegrasi dari proses reservasi, registrasi, kasir, housekeeping dan night audit.

Kami mengembangkan sistem e-Hotel secara berkelanjutan untuk selalu sesuai dengan kebutuhan bisnis hotel .

Alur Kerja dan Modul Sistem

Sistem e-Hotel mempunyai alur bisnis seperti gambar di bawah :

Proposal Sistem E-Hotel

Modul Software dari Sistem e-Hotel

Sistem e-Hotel mempunyai modul sistem yang sesuai dengan bisnis proses di hotel/villa , sbb. :

1. Reservation - Esensial*: ( Reservasi-Esensial) Guest Data: ( Data Tamu )

◦ new guest, list, print, query, guest merge, guest history Room Blocking ( Daftar Kamar ) Reservation List ( Daftar Reservasi ) Expected Arrival ( Daftar Kedatangan ) Reservation Confirmation Form ( Konfirmasi Reservasi) Discount Setting ( Seting Diskon )

2. Reservation – Contract Rate & Package : ( Reservasi-Kontrak ) Select type of company/travel agent ( Pilihan Travel

Agent ) Select contract rate ( Pilihan Rate Kontrak )

3. Registration - Essential** ( Pendaftaran – Esensial ) Check In ( Tamu Check – In ) Check Out ( Tamu Check -Out) In House Guest ( Tamu In House ) Room Transfer ( Perpindahan Kamar ) Expected Departure ( Daftar Keberangkatan ) Registration Form ( Form Registration )

4. Cashier Modules ( Modul Kasir ) Essential - Guest Invoice(Folio)*** ( Tagihan

tamu ) Outlet Bill ( Nota outlet )

◦ Main guest ( Tamu utama )◦ Split Bill for additional room guest ( Nota terpisah)

Outside Guest Billing ( Nota tamu luar )

5. House Keeping ( House Keeping ) Room Status ( Status Kamar ) Printing Room Status Report ( Print status kamar ) Project / Job Schedule ( Daftar Proyek/Perbaikan)

Proposal Sistem E-Hotel

6. Data Management ( Manajemen Data ) Hotel Data ( Data Hotel )

◦ Hotel Profile ( Profil Hotel)◦ Surcharge and Compulsory ( Surcharge/Tambahan

biaya)◦ Room/Villa Class ( Jenis Kamar/Villa )◦ Hotel Room / Villa List ( Daftar Kamar /Villa)

Master Data ( Data Utama )◦ Country ( Daftar Negara )◦ Exchange Rate ( Nilai Tukar )◦ Master Type ( Tipe Data Utama )◦ Travel Agent Contract ( Kontrak Travel )◦ Hotel Package ( Hotel Paket )◦ Corporate Rate ( Kontrak Perusahaan )◦ Guide List ( Daftar Guide )◦ Outlet ( Daftar Outlet )◦ Outlet Item ( Daftar Produk )

7. REPORTS1. Daily Room C-In & C-Out Report

( Laporan Keluar Masuk Tamu Harian)2. Room Revenue in Period

( Laporan Pendapatan Kamar per Periode)3. FB Sales & Statistic Report

( Laporan Penjualan dan statistik F&B Harian)4. Detailed Sales Report

( Laporan Detail Penjualan )5. Outlet Sales & Payment Report

( Laporan Penjualan dan Pembayaran di Outlet)6. Daily Room Statistic Report

( Laporan Kamar Harian )7. Reservation Statistic Report

( Laporan Statistik Reservasi Kamar )8. Reservation Forecast

( Laporan Prediksi Reservasi)9. Forecast Room production

( Laporan Produksi Kamar)10. Forecast Room Available

( Laporan Prediksi Kamar yang tersedia)11. Expected Departure List

( Daftar kedatangan tamu)12. Expected Arrival List

( Daftar keberangkatan tamu)13. Current In-House Guest List

( Daftar tamu di Hotel)

Proposal Sistem E-Hotel

14. Commision Report ( Laporan Komisi)

8. System User ( Pengguna Sistem ) User Management ( Manajemen Pengguna Sistem )

Privileges setup ( Setup Hak Akses )

Paket e-Hotel: e-Hotel Silver / Gold / PlatinumHarga : Rp. 345.000/485.000/750.000 + Paket Speedy ( Harga belum termasuk PPN 10 % )

Training yang termasuk di Paket + Speedy : 2 sesi x 3 jam online trainning Materi Video trainning Materi e-doc ( pdf ) training manual

Kebutuhan sistem: Internet, Hardware, Software and Pengguna

Ada beberapa kebutuhan/persyaratan yang harus dipenuhi hotel/villa untuk menggunakan sistem e-Hotel – Online :

1. Berlangganan Speedy Berlangganan speedy di hotel atau di tempat lain yang

akan didaftarkan menjadi paket Telkom Speedy+eHotel

2. Internet & LAN ( Jaringan Lokal ) Akses 24 jam ke internet global ( disarankan Telkom

Speedy ) kecepatan minimum : 64 KBps Jaringan Lokal (LAN ) yang baik dan terhubung ke Internet

3. Hardware Workstation : minimum Pentium 4 – 1 GHz atau sejenis,

512 RAM sisa setelah sistem start up, 2 GB Free Harddisk Printer kantor : Dot Matrix Printer ( print kertas rangkap)

atau Laser/Ink Jet Outlet Printer : printer kasir kecil, spt. : Epson TMU220

Printer

4. Software Sistem operasi : Windows Xp, Windows 7 atau Linux Browser : minimum Mozilla 3.6 atau Internet Explorer 6 Adobe Acrobat Reader 8 Office : minimum - open office 3 atau Microsoft Office 2003

5. Pengguna Sistem: Bisa mengoperasikan computer, internet, browser dan

proses dasar file. Mengerti proses bisnis di hotel/villa sesuai dengan

posisinya

Service Lain

Telkom dan Dimata sebagai partner menyediakan service lain yang mungkin dibutuhkan hotel dalam implementasi sistem e-Hotel dengan biaya tambahan seperti :

Transfer data yang ada untuk bisa digunakan langsung di sistem e-Hotelbiaya tergantung jenis data yang akan ditransfer.

Training pengguna langsung di hotel , dengan biaya :◦ Rp. 75.000,- per visit + Rp. 45.000/jam di area Denpasar, Kuta ◦ Rp. 100.000,- per visit + Rp. 45.000/jam di area Badung,Gianyar◦ Rp. 150.000,- per visit + Rp. 45.000/jam di area Tabanan,

Klungkung◦ Rp. 200.000,- per visit + Rp. 45.000/jam di area Bangli ◦ Rp. 300.000,- per visit + Rp. 45.000/jam di area Karangasem,

Jembrana and Buleleng akomodasi diberikan customer◦ Rp. 600.000,- per hari kunjungan di daerah lain di Indonesia.

Akomodasidan tiket pesawat+transport lokal disiapkan customer.

◦ Akomodasi dan tiket pesawat+transport lokal disiapkan customer.

REFERENSI Daftar Hotel yang telah menggunakan sistem e-Hotel / Dimata Hanoman :

1. Tegalsari Accomodation - Ubud ( www.tegalsari-ubud.com ) : mulai tahun 2000

2. Agung Raka Bungalow - Ubud ( www.agungraka.com ) : mulai tahun 2008

3. Hotel Puri Ayu – Denpasar ( www.hotelpuriayu.com ) : mulai tahun 20074. Hotel Astiti – Kupang - NTT : mulai tahun 20065. Emerald Villa – Sanur Bali : mulai tahun 20056. Amertha Bali Villas - Pemuteran Buleleng (

www. amerthabalivillas .com ) : mulai tahun 20097. Taman Sari Cotttages - Pemuteran Buleleng (

www.balitamansari.com ) : mulai tahun 20098. Hotel Santosa - Denpasar Bali : mulai tahun 20109. Hotel Bali Relaxing Resort : mulai tahun 2011

PT. DIMATA Sora Jayate - Partner Telkom untuk e-Hotel

Produk dan Jasa lainnya

Sistem Akuntansi esensial termasuk : daftar perkiraan, jurnal umum, Hutang/Piutang, aset, buku besar, laporan keuangan, etc.

Sistem personalia dan penggajian yang lengkap termasuk : data karyawan, jadwal kerja, catatan kehadiran, cuti & DP, penilaian karyawan, manajemen pelatihan, catatan & biaya medis, catatan kantin, gaji dan lembur.

Telah digunakan di sejumlah tempat di Bali, yaitu :

Melia Bali Hotel Bali Dynasty Hotel Hardrock Hotel Bali Sanur Paradise Hotel Intimas Surya (Fresh Fish Exporter) PT Karya Tangan Indah (produsen

perhiasan)

ACCOUNTING, TAX &MANAGEMENT SERVICES

Kami juga menyediakan jasa akuntansi, manajemen dan pajak dengan konsultan yang berpengalaman untuk hotel, kargo, trading, dll.