PROPOSAL PROYEK SISTEM INFORMASI

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA

KANTOR IMIGRASI KLAS I KHUSUS SURABAYA

Nama : Mohammad Ammar Zaky Hilmi

NIM : 09.39010.0057

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

2012

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA

KANTOR IMIGRASI KELAS I KHUSUS SURABAYA

PROPOSAL

Diajukan sebagai syarat untuk mengerjakan Proyek Sistem Informasi

Oleh:

Nama : Mohammad Ammar Zaky Hilmi

NIM : 09.39010.0057

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

Surabaya, 26 September 2012

Disetujui:

Pembimbing

Titik Lusiani, M.Kom., OCA  

NIDN 0714077401

A. Judul

Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian pada Kantor Imigrasi Klas

I Khusus Surabaya.

B. Latar Belakang Masalah

Instansi pemerintah secara umum berperan dalam pemberian pelayanan

kepada masyarakat sesuai dengan bidangnya masing-masing baik di tingkat pusat

maupun di tingkat daerah. Pada pelaksanaan tugas pelayanan tersebut, pegawai

instansi pemerintahan sebagai petugas yang memberikan pelayanan kepada

masyarakat secara langsung berhak memiliki pendapatan yang layak demi

terciptanya pelayanan yang prima. Kesalahan dalam penghitungan gaji pegawai

dapat menurunkan kualitas pegawai yang berdampak pada pelayanan langsung

kepada masyarakat. Dengan adanya penggunaan teknologi informasi pada instansi

pemerintah diharapkan dapat menghilangkan kesalahan dalam penghitungan gaji

pegawai.

Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya yang termasuk instansi

pemerintah memiliki permasalahan dalam proses penggajian pegawai, seperti

absensi pegawai dengan membubuhkan tanda tangan, penghitungan gaji, uang

makan, uang lembur, dan remunerasi menggunakan kalkulator, serta pembuatan

laporan gaji dan absensi pegawai dibuat dengan tulisan tangan.

Berdasarkan uraian masalah diatas, maka dirancang bangun Sistem

Informasi Penggajian pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya dimana

sistem ini terdiri dari sub sistem absensi pegawai, sub sistem penghitungan gaji,

uang makan, uang lembur, dan remunerasi serta sub sistem pembuatan laporan.

Dengan adanya Sistem Informasi penggajian ini, diharapkan dapat

mengatasi permasalahan dan mempercepat proses penggajian yang terjadi pada

Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya sehingga pegawai dapat memberikan

pelayanan kepada masyarakat dengan prima.

C. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka

dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana merancang bangun Sistem Informasi absensi pegawai pada

Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya?

2. Bagaimana merancang bangun Sistem Informasi penggajian pegawai pada

Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya?

3. Bagaimana merancang bangun Sistem Informasi yang dapat melaporkan

tentang laporan gaji pegawai, laporan absensi pegawai, laporan remunerasi

pegawai, laporan uang makan pegawai, dan laporan uang lembur pegawai

pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya?

D. Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka batasan masalah dalam

penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Data pegawai yang digunakan adalah data pegawai Kantor Imigrasi Klas I

Khusus Surabaya tahun 2012.

2. Sistem yang dibahas meliputi proses absensi pegawai, proses penghitungan

gaji pegawai, dan proses remunerasi pegawai.

3. Proses cetak laporan terdiri dari laporan gaji pegawai, laporan absensi

pegawai, laporan remunerasi pegawai, laporan uang makan pegawai, dan

laporan uang lembur pegawai.

E. Tujuan

Tujuan pada penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Merancang Bangun Sistem Informasi absensi pegawai pada Kantor Imigrasi

Klas I Khusus Surabaya.

2. Merancang Bangun Sistem Informasi penggajian pegawai pada Kantor

Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.

3. Merancang Bangun Sistem Informasi yang dapat melaporkan tentang laporan

gaji pegawai, laporan absensi pegawai, laporan remunerasi pegawai, laporan

uang makan pegawai, dan laporan uang lembur pegawai pada Kantor Imigrasi

Klas I Khusus Surabaya.

F. Manfaat

Manfaat pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagian Kepegawaian

Manfaat Sistem Informasi penggajian ini pada bagian kepegawaian adalah

sebagai berikut :

a. Dapat mengetahui dengan detail jam datang dan jam pulang kantor dengan

cepat dan akurat.

b. Dapat megetahui dengan pasti jumlah jam lembur pegawai.

c. Dapat menghilangkan kecurangan saat absensi.

2. Bagi Pegawai

Manfaat Sistem Informasi penggajian bagi pegawai adalah dapat mengetahui

keterlambatan dan jumlah lembur yang mempengaruhi jumlah remunerasi

yang diterima.

3. Bagi Pimpinan

Manfaat Sistem Informasi penggajian bagi pimpinan adalah dapat mengetahui

dengan benar laporan absensi dan laporan penggajian pegawai sehingga dapat

dijadikan pendukung dalam pengambilan kebijakan terhadap pegawai yang

melakukan pelanggaran.

4. Bagian Keuangan

Manfaat Sistem Informasi penggajian ini pada bagian keuangan adalah dapat

melakukan penghitungan uang makan, uang lembur, remunerasi dan gaji

pegawai dengan cepat dan akurat.

G. Landasan Teori

1. Penggajian

Sistem Penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian

staf, memonitori, mengembangkan, dan mengendalikannya. Inflasi terus menerus

dan berbagai usaha pemerintah untuk mengekangnya melalui serangkaian

kebijakan pengendalian penggajian. Akibatnya yang nyata antara lain adalah

pengikisan perbedaan, penyimpangan dalam penggajian, dan struktur penggajian

yang sudah tidak memenuhi syarat lagi. Hal ini menimbulkan masalah dalam

menarik, memberikan motivasi, dan mempertahankan staf, karena manajemen

tidak mungkin lagi mengendalikan secara menyeluruh praktek pemberian gaji.

Tanpa suatu kebijakan penggajian dan prosedur-prosedur yang

ditetapkan, perusahaan seirng menghadapi beberapa atau semua persoalan berikut:

Kesulitan untuk merekrut dan mempertahankan staf yang bermutu tinggi karena

gagal menawarka gaji yang bersaing ( Definisi Penggajian,2009).

1. Semangat kerja yang rendah, kemarahan dan kegelisahan karena

struktur penggajian yang tidak adil, yang kelemahan sering menjadi masalah

umum.

2. Prestasi rendah dan kurang motivasi sebagai akibat dari ganjaran

dan perangsang yang tidak memadai untuk perbaikan dalam efisiensi.

3. Biaya penggajian yang meningkat karena tidak efektifnya atau

tidak adanya prosedur pengendalian penggajian.

4. Ketidakmampuan untuk menerapkan pedoman kebijakan

pendapatan nasional agar secara maksimal menguntungkan bagi organisasi

dan para karyawan.

2. Remunerasi

Remunerasi adalah imbalan kerja yang dapat berupa gaji, honorarium,

tunjangan tetap, insentif, bonus atas prestasi, pesangon, atau pensiun. Bagi

pegawai negeri, remunerasi berarti imbalan kerja diluar gaji. Tunjangan kerja

individu pegawai dapat meningkat atau menurun sejalan dengan peningkatan atau

penurunan kinerja yang diukur berdasarkan indikator kinerja utama.

3. Sistem Informasi Penggajian

Definisi Sistem Informasi penggajian menurut Krismiaji (2005:25),

Sistem Informasi penggajian adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan

pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan

perusahaan secara efektif yang terdiri dari input, proses dan menghasilkan output

berupa informasi tentang gaji yang bermanfaat bagi perusahaan.

4. Analisis dan Desain Sistem Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi

sehingga informasi ini sangat penting di dalam organisasi. Suatu sistem yang

kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerima.

Menurut Jogiyanto (1999:26) Sistem Informasi itu sendiri adalah suatu

sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

trasaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari

suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.

Analisis system dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem

informasi yag utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan

– kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan

sebelum tahap desain sistem. Tahap analisi merupakan tahap yang kritis dan

sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini akan menyebabkan juga

kesalahan di tahap selanjutnya.

5. Sistem Informasi

Menurut Leitch dan Davis (1983:6) pada dasarnya sistem informasi

merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, berisifat manajerial

dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan.

A. Metode Penelitian

1. Rancangan Penelitian

a. Studi Literatur

Dilakukan dengan cara mencari informasi dari berbagai literatur

yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi penggajian

pegawai pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.

b. Metode Wawancara

Metodologi wawancara adalah penelitian yang dilakukan selama

melakukan merancang bangun sistem informasi penggajian pegawai pada

Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya. Dengan mencatat semua data-

data yang kita butuhkan, kemudian kita olah menjadi sebuah informasi

yang lebih akurat demi suksesnya program yang dibuat. Dimana dalam

mendapatkan data-data diperoleh dari narasumber.

Dilakukan dengan cara mencari informasi dari berbagai literatur

yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi penggajian

pegawai pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.

2. Analisis, Perancangan dan Implementasi

a. Analisis

Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat

sistem baru. Dalam analisis sistem digunakan metode-metode yang telah

dielaskan pada poin rancangan penelitian di atas, yaitu metode observasi,

metode wawancara, dan studi kepustakaan. Dalam proses analisis ini

ditemukan beberapa permasalahan sebagai berikut:

1. Proses membuat Sistem Informasi absensi pegawai pada Kantor

Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.

2. Proses membuat Sistem Informasi penggajian pegawai pada Kantor

Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.

3. Proses membuat Sistem Informasi yang dapat melaporkan tentang

laporan gaji pegawai, laporan absensi pegawai, laporan remunerasi

pegawai, laporan uang makan pegawai, dan laporan uang lembur

pegawai pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.

b. Analisa Sistem

Analisa sistem merupakan kegiatan menguraikan suatu sistem

informasi yang utuh dan nyata ke dalam komponen yang bertujuan

untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi masalah-masalah yang

muncul, sehingga mengarah kepada suatu solusi perbaikan maupun

pengembangan ke arah yang lebih baik dan sesuai kebutuhan. Untuk

alur data system informasi penggajian yang sedang berjalan di Kantor

Imigrasi Klas I Khusus Surabaya akan diuraikan dengan menggunakan

Dokumen Flow, System Flow, DFD (Data Flow Diagram), ERD

(CDM dan PDM) dan Desain input output.

c. Implementasi

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk

menggunakan program sistem informasi penggajian pada Kantor Imigrasi

Klas I Khusus Surabaya, yaitu :

1. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut:

a. Processor Intel Pentium IV atau lebih tinggi.

b. Memory DDR RAM 256 MB atau lebih tinggi.

c. VGA 64MB bit dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi.

d. Hardisk 10 GB

2. Software dengan spesifikasi sebagai berikut:

a. Microsoft Windows XP, Vista dan Seven

b. Microsoft SQL Server 2005 (Untuk Server)

c. .NET Framework 2.0 atau yang lebih tinggi.

I. Jadwal Kerja

Jadwal kegiatan yang akan dilaksanakan dalam merancang bangun

Sistem Informasi penggajian dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Jadwal Kerja

NO KEGIATAN

September

2012

Oktober

2012

Nopember

2012

Desember

2012

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Observasi                                

2 Wawancara                                

3 Penyusunan

Proposal

4 Analisa

sistem

                               

5 Perancangan

Sistem

                               

6 Pembuatan

Program

                               

7 Uji program                                

8 Implementasi

Program

                               

9 Penyusunan

laporan

                               

10 Studi

Kepustakaan

                               

J. DAFTAR PUSTAKA

Kendall, K.E dan Kendall J.E., 2003,Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1,

Prehallindo, Jakarta

Yuswanto, 2006, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka

Publisher, Surabaya

Mulyanto, Agus., 2009, Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta:

Pustaka Pelajar.

Jogiyanto, H. M, 1999, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.

Leitch and Davis, K. Roose, 1983, Accounting Information System, Prentice-

Hall,Inc,.New Jersey