KATA PENGANTAR

Puji sukur penulis panjatkan kehadirat tuhan yang maha esa karena berkat

rahmat,iman,kesehatan dan kekuatan yang telah di limpahkan nya sehingga penulis

dapat menyelesaikan proposal ini dengan baik.Tujuan utama disusunnya proposal ini

adalah untuk melengkapi UAS/UAN tahun ajaran 2008/2009 dan agar siswa mampu

untuk meningkatkan pengetahuan dan memberi bekal untuk belajar lebih lanjut.

Tidak lupa pula penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang

telah membantu penulis dalam menyelesaikan proposal tugas akhir atau project work,.

khusus nya kepada:

Kepala sekolah SMK Bangun Nusantara.

Semua majelis guru khususnya jurusan sekretaris.

Guru pembimbing.

Dodi puskesmas kuamang kuning I spa dan,

Semua teman-teman kelas III sk.

Akhirnya penulis menyadari dalam penulisan proposal ini masih belum sempurna,

oleh karna itu penulis berharap adanya kritik dan saran yang sifatnya memperbaiki

atau menyempurnakan proposal ini.

Kuamang kuning, april 2009

Penulis

PROPOSALPROYEK TUGAS

AKHIR/PROJECT WORK“MENGELOLA DOKUMEN”

Disusun Oleh :

Nama : Aan Sukoco

Nis : 0393

Kelas : III SK

Jurusan : Sekretaris

YAYASAN PENDIDIKAN BANGUN NUSANTARASEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

BANGUN NUSANTARAKECAMATAN PELEPAT ILIR KABUPATEN

BUNGO

TAHUN AJARAN 2008/2009

DAFTAR ISI

Halaman judul ……………………………………………………………………..i

Lembar pengesahan ………………………………………………………………..ii

Kata pengantar …………………………………………….………………………..iii

Daftar isi……………………………………………………...………………………iv

I. Latar belakang……………………………………………….....

……………1

II. Keuntungan prosedur jasa penangan Surat keluar………...…..………….2

III. Bahan………………….…………………………………………………..

…..2

IV. Peralatan …………………………….…………………………………..……3

V. Sistematika …………………………….……………………………..

………3

VI. Rencana anggaran biaya………………………………………….

…………4

a. Daftar harga bahan …………………………….………………..

……... 4

b. Daftar harga peralatan…………………………..………………..

……..4

VII. Sasaran pengguna……………………………….….……………..…….

…..5

VIII. Jadwal pelaksanaan…………………………….….……………….….

…...5

IX. Penutup……………………………………………….……………….

……..6

A. Kesimpulan……………………………………..………………….….…6

B. Saran………………………………………..……………………….…...6

Lampiran

1. lembar kemajuan pelaksanaan

2. Daftar rencana bukti belajar

1. Latar belakang

Kegiatan administrai dilaksanakan lembaga pemerintah atau swasta,yang

mana setiap kantor menyediakan jasa informasi baik untuk keperluan internal kantor

atau eksternal.Di setiap perkantoran membutuhkan sekretaris yang man tugas nya atau

kegiatan nya menangani berkas baik menangani surat keluar yang di mulai dari surat

masuk sampai surat keluar sebagai bahan pertimbangan surat tersebut menjadi arsip.

Pada perkantoran yang sering menjadi permasalahan bagi penanganan surat

adalah surat keluar,selain banyak hal-hal dalam penanganan surat keluar yang

membuat seorang sekretaris selalu di marahi oleh atasan,seperti pada kejadian

penanganan surat yang penting dan mempunyai batas waktu yang mendesak,dimana

surat di catat oleh sekretaris lalu di sampaikan ke atasan sampai surat di kirim,dan

sekretaris akan kena tegur karena tidak mengingatkan atasan tentang surat tersebut.

Untuk itu di ajukan proposal ini yang akan dapat memperbaiki penanganan surat

keluar secara efesien dan efektif.

II keuntungan prosedur penanganan surat keluar.

Kejadian di atas tentang masalah penanganan surat keluar yang terjadi dapat di

perbaiki dengan prosedur yang akan di ajukan,serta mempunyai keuntungan .

a. Semua surat akan tercatat secara detail,dan dapat di telusuri apabila hilang.

b. Surat yang di tangani dan di berikan ke atasan agar dapat di tindak lanjuti oleh

atasan karena akan di buat berdasarkan klasifikasi kepentingan nya.

c. Surat yang telah di berikan di sposisi oleh atasan agar cepat di tangani

d. Semua surat tidak akan mengalami keterlambatan dalam penanganan nya.

III Bahan yang di gunakan dalam menangani surat keluar

No Nama bahan spesifikasi Satuan jumlah

1

2

3

4

5

6

Buku tulis bergaris

Lem kertas

Kertas HVS

Isi stapler

Stap map

Kertas catatan

folio

kecil

A4

Ukuran 10

3 warna

Post IT

buah

botol

lembar

pak

buah

pak

1

1

15

1

10

1

IV Peralatan yang diperlukan dalam menangani surat keluar

No Nama peralatan spesifikasi satuan jumlah

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Baki surat

Pembuka surat

pensil

penggaris

stabilo

stapler

stempel tangan

pena

bak stempel

spidol

3 susun

Gunting/cutter

2 B

30 cm

1 Warna

Ukuran 10

Manual

2 Warna

Tinta biru

permanent

set

buah

buah

buah

buah

buah

buah

buah

buah

buah

2

1

1

1

1

1

1

2

1

1

V Sistematika pekerjaan

Dalam pengujian proposal ini yang akan di lakukan adalah sistem di

sentralisasi di mana surat keluar yang akan di kelola masing-masing bagian dalam

melaksanakan sistem ini. Adapun sketsa gambar dalam proses surat keluar adalah

sebagai berikut :

Instruksi pimpinan Pembuatan konsep

Persetujuan konsep

pengatikan Penanda tangan

pencatatan

pengiriman penyimpanan

Keterangan gambar :

a. Pembuka konsep

Pembuka konsep sebaiknya di buat secara lengkap di sesuai kan dengan

bentuk yang di kehendaki di suatu organisasi kantor,sehingga memprmudah

pengetikan dalam mengetik surat.

b. Persetujuan konsep

Apabila konsep surat sudah selesai di buat maka konsep surat harus di minta

persetujuan kepada pimpinan,apabila konsep surat terdapat kesalahan,maka

konsep surat akan di betulkan oleh pimpinan.

c. Pengetikan

Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode

Nomor surat,diserah kan kepada petugas pengetikan konsep surat itu menjadi

bentuk surat setelah melalui koreksi kesalahan.

d. Penanda tangan

Kemudian surat tersebut di sampaikan pimpinan atau pejabat yang

berwenang untuk menanda tangani nya.

e. Pencatatan

Kemudian surat tersebut di catat dalam buku agenda atau verbal khusus untuk

mencatat surat surat keluar dan surat tiap di kirim.

f. Pengiriman.

Surat di kirim pada organisasi kantor yang di tujudapat mempergunakan buku

ekspedisi.

g. Penyimpanan.

Penyimpanan surat-surat yang telah diproses atau yang telah di tanggapi di simpan

oleh sekretaris dalam lemari arsip.

VI Rencana anggaran biaya

A. Daftar harga bahan

No Nama bahan spesifikasi satuan jumlah harga total

1

2

3

4

5

6

Buku tulis bergaris

Lem kertas

Kertas HVS

Isi staples

Stop map

Kertas catatan

Jumlah

folio

kecil

A4

Ukuran 10

3 Warna

Post IT

buah

botol

lembar

pak

buah

pak

1

1

15

1

10

1

10.000

2.500

100

2.000

500

4.000

10.000

2.500

1.500

2.000

5.000

4.000

25000

B. Daftar harga peralatan

N

o

Nama peralatan spesifikasi satuan jumlah harga total

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Buku surat

Pembuka surat

Pensil

Penggaris

Stabillo

Staples

Stempel tunggal

Pena

Bak stempel

Spidol

Jumlah

3 susun

Gunting/

cutter

2 B

30 cm

1 Warna

Ukuran 10

Manual

2 Warna

Tinta biru

permanent

set

buah

buah

buah

buah

buah

buah

buah

buah

buah

2

1

1

1

1

1

1

1

1

1

20.000

4.000

2.000

2.000

5.000

10.000

15.000

2.000

10.000

8.000

40.000

4.000

2.000

2.000

5.000

10.000

15.000

2.000

10.000

8.000

98.000

Total biaya di butuhkan :

A. Biaya bahan : Rp. 25.000

B. Biaya peralatan : Rp. 98.000

C. Biaya jasa : Rp.150.000

Total biaya; Rp. 273.000

VII Sasaran pengguna

Di dalam proyek penanganan surat keluar di puskesmas kuamang kuning I spa

dapat di lakukan oleh organisasi itu sendiri, terutama para sekretaris yang menangani

surat kaluar dan sasaran akan di lanjutkan ke lembaga :

1. Instansi pemerintah

Surat keluar digunakan sebagai alat komunikasi langsung maupun tidak langsung

2. Instansi swasta.

Sebagai barang bukti untuk kemajuan usaha yang sedang di laksanakan sebagai

bahan bukti

3. Masyarakat umum

Masyarakat sangat membutuhkan sebagai contoh atau bukti Kepada orang lain

apabila orang itu tidak percaya.

VII Jadwal pelaksanaan

Kegiatan Desember Januari Februari Maret April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Proposal

2 Konsultasi

3 Proses

4 Laporan

5 Verifikasi

6 Uji Nas

IX PENUTUP

Penulis berharap semoga proposal ini bermanfaat dan diharap kan menjadi

pedoman dalam memasuki dunia kerja agar dalam praktek nya nanti dapat mudah

mengelola dokumen,sehingga pengelolaan dokumen dalam suatu instasi /perusahaan

dapat berjalan dengan baik dan lancar.serta instasi /perusahaan yang terkait dalam

proposal ini dapat memberikan kerja sama yang baik,bagi pembaca hendak nya

mengetahui isi atau maksuddaru proposal ini.

A. Kesimpulan

1. pemahaman proses surat keluar dapat lebih di kuasai dengan

praktek langsung

2. keterampilan mengelola dokumen sangat di butuh kan oleh seorang

sekretaris

3. cara mengelola surat keluar harus dilakukan dengan baik

4. tugas pokok seorang sekretaris adalah mengelola dokumen

5. dengan adanya uji kompetensi maka kemampuan siswa-siswi dapat

di ketahui

B. Saran

1. sebelum siswa melakukan praktek sebaik nya di adakan

pembekalan terlebih dahulu

2. semoga kami dapat memanfaatkan apa yang telah kami pelajari

baik teori atau praktek

3. dengan ada nya proposal ini dapat membantu dan bisa bermanfaat

bagi semua pihak serta lebih baik lagi untuk tahun baru.

LEMBAR PENGESAHAN

PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK

SATUAN PENDIDIKAN : SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

PROGRAM KEAHLIAN : SEKRETARIS

KODE : F-26

ALOKASI WAKTU : 80 s/d 100 JAM

Nomor peserta :

Nama peserta : Aan sukoco

Judul proyek : pengelolaan dokumen

PRODUK

JASA PENGURUSAN SURAT KELUAR DI

RUANG LINGKUP PUSKESMAS

KUAMANG KUNING I SPA

Kuamang kuning, November 2008

Di setujui Peserta WI

Du/di/pemberi order

Mengetahui Guru pembimbing

Kepala sekolah

PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian : Sekretaris

Kode : F - 26

Alokasi Waktu : 80 s/d 100 Jam

Nomor Peserta:

Nama Peserta : Aan sukoco

Judul Projek Work : Pengelolaan Dokumen

JASA PENGURUSAN SURAT KELUAR

DIRUANG LINGKUP PUSKESMAS

KUAMANG KUNING I SPA

Kuamang Kuning,……………2009

Menyetujui

DU/DI/Pemberi Order Peserta Uji

Firdaus. SKM Aan Sukoco

Nip. Nis.

Mengetahui :

Kepala Sekolah Guru Pembimbing

Drs. Sunaryo Rice Febriyanti. SpdNip. Nip.