RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BERBASIS WEB PADA SISTEM INFORMASI PERGUDANGAN (Studi Kasus: PT.XYZ) MUCHAMAD DESTA FADILAH 108093000044

1.

Latar Belakang Sistem Informasi Eksekutif (SIE) yaitu bagian yang menyediakan informasi

bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, dan di gunakan untuk memonitoring serta komunikasi perusahaan terhadap data yang diolah dengan lingkungan bisnis (McNurlin dan Sprague, 2004). SIE diperusahaan saat ini merupakan kunci keberhasilan suatu perusahaan (Haifeng, 2009). SIE sangat berguna untuk para pengambil keputusan yang cepat agar tidak kehilangan kesempatan dalam meraih rekan kerja dan negara yang sering melakukan penelitian SIE hanya sebatas pada negara Jepang dan China, hampir seluruh penelitian sebelumnya beroperasi dalam wilayah Top Management (Martinsons dan Davison, 2007). SIE dibangun untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan seorang eksekutif, dengan teknologi Web-based yang berhasil dikembangakan di KwaZulu-Natal (Averweg, 2001). Pada penelitian kali ini, ruang lingkup SIE tidak sebatas membantu para manager di tingkat atas, melainkan membantu memaksimalkan penyimpanan barang dari gudang ke gudang lainnya, dengan pengolahan informasi menampilkan sebuah grafik yang interaktif. Dengan memanfaatkan sistem pergudangan seorang Manager pemasaran bisa melihat grafik penyimpanan barang ke gudang-gudang secara efisien. Pada penelitian SIE faktor faktor kesuksesan, dimana kesuksesan itu tergantung pada orang yang tepat (Poon dan Wagner, 2001), merupakan hal yang relevan dalam penentuan kebijakan terkait informasi internal dan eksternal perusahaan. Penentu keputusan berada pada tingkat manajemen yang hampir setiap permasalahan dapat terselesaikan tanpa bantuan sebuah Sistem Penujang Keputusan (SPK), dengan memanfaatkan Instuisi dan kemampuan tapi dengan memberikan hasil yang berbeda antara pemula dengan para ahli (Hung, dalam SIE, 2003). Di negara Spanyol yang di teliti oleh Jose L. Salermon mengatakan

1

motivasi dan komunikasi merupakan hal penting dalam menjalani SIE dan itu merupakan faktor penting yang ada dalam diri manusia (Jose, 2003). Berdasarkan penelitian sebelumnya, dapat dirangkum dalm 5 kriteria yang bisa di kategorikan kesuksesan dalam menjalani SIE, diantaranya: tingkat akses, dalam mengembangkan SIE harus ada pembagian penggunaan dalam mengakses sistem agar tidak terjadi salah prosedur dalam hal akses ke sistem SIE, manfaat, sangat logis ketika sistem SIE dikembangkan untuk memberikan manfaat ke pengguna terutama eksekutif, oleh sebab itu kebutuhan SIE harus dikembangkan berdasarkan kebutuhan dari pengguna, kepuasan, tingkat kepuasan pengguna terhadap SIE menjadi hal yang mutlak, ketika sistem memberikan manfaat maka akan digunakan, begitu juga sebaliknya, berdampak positif, SIE yang baik biasanya akan memberikan dampak yang baik terhadap penentu kebijakan yaitu eksekutif, mental para manajer memberikan dampak positif terhadap kinerja perusahaan, cenderung menyebar, manfaat lain dari SIE yaitu ketika sukses dijalankan cenderung penggunaanya semakin meningkat dan pemanfaatan aplikasi SIE tidak hanya pada satu bidang, melainkan menyebar ke setiap aplikasi perusahaan terkait pengambilan keputusan (Poon dan Wagner, 2001) . Memaksimalkan stok persedian digunakan untuk memberikan pilihan konsumen terhadap pilihan produk berupa produk pengganti yang mirip atau lebih di kenal dengan pilihan pengganti konsumsi (Rajaraman dan Tang, 2001) dan (Lin dan Hou, 2005). Produsen dalam memahami produksi barang, biasanya memprediksi kebutuhan masa depan dengan perencanaan kebutuhan material (PKM) dimana kebutuhan yang akan datang sudah di perkirakan melalui analis secara bergulir, dan rencana produksi sesuai dengan hasil prediksi waktu rata-rata dan model yang digunakan dengan kegiatan terpusat dengan metode waktu ratarata, data yang valid, dan keputusan ahli. Manager produksi hanya melihat hasil dari peramalan dari prakiraan yang telah ditentukan dan hanya menentukan barang ini layak di produksi atau tidak (Toktay dan Wein, 2001). Penelitian kali ini menghubungkan SIE dengan sistem gudang dimana dalam sistem gudang manajemen dapat melihat barang yang tersimpan pada setiap toko atau autlet dan kinerja setiap outlet. Pada penelitian sebelumnya hampir

2

pengembangan sistem gudang masih terbatas pada keadaan barang di gudang lalu di kirim ke tujuan, tanpa melihat kinerja dari masing masing gudang. Hasil yang diharapkan dari SIE dapat menjembatani sistem pergudangan dengan menggunakan web service. Aplikasi SIE ini menampilkan informasi penyimpanan melalui grafik di setiap toko dan produk atau barang yang diminati konsumen melalui delaer atau toko, sehingga keputusan dapat diambil oleh manajemen pergudangan secara cepat dan tepat sehingga kinerja gudang penyimpanan menjadi lebih efektif dan efisien (Watson et al. 2002). Berdasarkan uraian yang saya jelaskan, penelitian ini diharapkan dapat menambah pemanfaatan SIE dalam sistem pergudangan yang sudah ada sehingga perusahaan akan lebih efektif dan efisien dalam manajemen penyimpanan. Oleh karena itu, penelitian ini layak untuk di angkat dan diberi judul Rancang Bangun Sistem Informasi Eksekutif berbasis Web pada Sistem Informasi Pergudangan. (Studi Kasus: PT. XYZ). 2. Pertanyaan Penelitian Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, maka dapat dirumuskan pertanyaan penelitian, sebagai berikut:1. Bagaimana membuat sebuah rancangan sistem informasi yang terintegrasi

antara SIE dengan sistem informasi pergudangan?2. Bagaimana membuat sebuah rancang bangun sistem informasi eksekutif yang

dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam sistem informasi pergudangan?3. Bagaimana menentukan metode yang tepat dalam dalam membangun sistem

informasi eksekutif pada sistem informasi pergudangan? 3. Ruang Lingkup Penelitian ini akan di lakukan di Perusahaan dengan skala kecil menengah yang portabilitas pergudangan yang tinggi sehingga diperlukan sebuah aplikasi untuk mengoptimalkan pergudangan barang-barang yang di produksi melalui penampilan grafik yang dinamis. Penelitian dilakukan kurang lebih 6 (enam) bulan.3

4.

Tujuan Penelitian Tujuan umum penelitian SIE adalah untuk membuat Rancang Bangun Sistem

Informasi Eksekutif berbasis Web pada Sistem Informasi Pergudangan (Studi Kasus: PT.XYZ). Sedangkan tujuan secara khusus penelitian ini akan menghasilkan:1. Pemantauan aktifitas pergudangan pada PT. XYZ. 2. Perancangan SIE yang terintegrasi secara web-server di PT. XYZ dengan

sistem informasi pergudangan. 5. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah:1. Menjadi referensi bagi penelitian berikutnya, khususnya dalam membuat

sistem informasi eksekutif yang terintegrasi dengan sistem informasi pergudangan.2. Dapat memberikan pemahaman lebih jauh tentang penerapan sistem

informasi eksekutif.3. Dapat memberikan pemahaman lebih jauh tentang proses-proses bisnis yang

dapat diterapkan pada sistem informasi eksekutif.4. Dengan SIE diharapkan akan meningkatkan kinerja sistem informasi

pergudangan pada perusahaan PT. XYZ. 6. Metodologi Penelitian Teknik pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan oleh pengumpul data (Sugiarti, 2010).2. Metode Wawancara

1. Metode Observasi

Teknik pengumpulan data dengan cara tatap muka dan tanya jawab (Sugiarti, 2010).3. Metode Survei

Teknik pengumpulan data melalui jawaban

kepada sumber data dengan

menggunakan daftar pertanyaan (Sugiarti, 2010).

4

4. Metode Studi Pustaka

Pencarian data sekunder dengan jalan mengadakan studi kepustakaan dan rekaman dokumen (Sonhaji, 1994).5. Metode pengembangan sistem berorientasi objek (Whitten et al. 2004).

7.ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Jadwal PenelitianTask Name Studi Literature Sejenis Proposal Perencanaan Menentukan Batasan Masalah Pengumpulan Data Studi Pustaka Observasi Wawancara Analisis Analisis Masalah Analisis Sistem Berjalan Analisis Kebutuhan Sistem Usulan Pemecahan Masalah Perancangan Perancangan Proses Perancangan Basis Data Perancangan Kamus Data Perancangan Interface Digitasi Perancangan Layer Aplikasi Implementasi Menampilkan Interface Menampilkan Peta Spasial Duration 10 days 15 days 45 days 5 days 40 days 20 days 20 days 10 days 25 days 5 days 5 days 10 days 5 days 20 days 5 days 10 days 5 days 15 days 5 days 10 days 6 days 2 days 2 days Start January 9, 2012 January 23, 2012 February 13, 2012 February 13, 2012 February 20, 2012 February 20, 2012 March 19, 2012 February 20, 2012 April 16, 2012 April 16, 2012 April 23, 2012 April 30, 2012 May 14, 2012 May 21, 2012 May 21, 2012 May 28, 2012 May 28, 2012 May 28, 2012 May 28, 2012 June 4, 2012 June 18, 2012 June 18, 2012 June 20, 2012 Finish January 20, 2012 February 10, 2012 April 13, 2012 February 17, 2012 April 13, 2012 March 16, 2012 April 13, 2012 March 2, 2012 May 18, 2012 April 20, 2012 April 27, 2012 May 11, 2012 May 18, 2012 June 15, 2012 May 25, 2012 June 8, 2012 June 1, 2012 June 15, 2012 June 1, 2012 June 15, 2012 June 25, 2012 June 19, 2012 June 21, 2012

Gambar 1 Jadwal Penelitian

Gambar 2 Jadwal Penelitian (Ganchart)

5

9.

Kerangka BerfikirMULAI

OBSERVASI

Metode Observasi (Sugiarti, 2010)

WAWANCARA

Metode Wawancara (Sugiarti, 2010)

SURVEI

Metode Survei (Sugiarti, 2010)

STUDI PUSTAKA

Metode Studi Pustaka (Sonhaji, 1994)

PERMULAAN SISTEM

ANALIS SISTEM Metod pengembangan Sistem berorientasi objek menggunakan UML dengan Model eXtreme Programing (Whitten et al. 2004)

DESAIN SISTEM

IMPLEMENTASI SISTEM

SELESAI

10.

Kajian Teori Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataannya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadiankejadian (event) adalah kejadian yang terjadi pada saat tertentu (Jogiyanto, 2001). Sistem Informasi Eksekutif ialah bagian yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya (McNurlin dan Sprague, 2004). Secara umum, SIE6

dikembangkan seperti mainframe program berbasis komputer. Tujuannya adalah untuk melindungi sekumpulan data dan untuk menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset pemasaran untuk membuat keputusan. Metode pengembangan yang digunakan dalam penelitian ini didukung dengan pemodelan yang berorientasi objek dengan tools UML (Unified Modelling Language) (Whitten et al. (2004)). UML adalah salah satu alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi obyek. Hal ini di sebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah di mengerti, serta di lengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain (Munawar, 2005).

11.

Daftar Pustaka

Andrew. Yao, S.-K. P. dan Wedel, T. (2010). Developing an Efficient warehousing operation system: An Expert System Approach. Academy of Information and Management Sciences Journal, 13. 19-30. Allison, I. K. (2006). Executive Information System implementation in organisations in South Africa and Spain: A comparative analysis. Computer Standards dan Interfaces, 28, 625-634. Averweg, R. C. (2001). Impact of Intranets on Executive Information Systems Implementation in Organisations in Kwazulu-Natal. Information Services Journal, 43, 321-330. Beck, Kent. (2000). Extreme Programming Explained. USA: Addison Wesley. Bruce A. Walters, J. J. J. dan Klein, G. (2003). Strategic information and strategic decision making: the EIS/ CEO interface in smaller manufacturing companies. Information dan Management, 40, 487-495. Cheung, W. dan Babin, G. (2006). A metadatabase-enabled executive information system (Part A): A flexible and adaptable architecture. Science Direct: Elvisier, 42, 1589 1598. Cheung, W. dan Babin, G. (2006). A metadatabase-enabled executive information system (Part B): Methods for dynamic multidimensional data analysis. Science Direct: Elvisier, 42, 1599 1612. Delone, W. H. dan McLean, E. R. (2003). The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-year Update. Journal of Management Informations Systems, 19, 9-30. David, Bedford. Brown, T. M. dan Sivabalan., P. (2008). Balanced Scorecard Design and Performance Impacts: Some Australian Evidence. Journal of Management Informations Systems, 6. 221-232.7

Ford, L. (2008). A New Intelligent Tutoring System. Journal of Educational Technology, 39, 311-318. Hendel, I. dan Nevo, A. (2008). Sales and Consumer Inventory. The RAND Journal of Economics, 37, 543-561. Hung, S.-Y. (2003). Expert versus novice use of the executive support systems: an empirical study. Journal of Management Informations Systems, 40, 177189.Haifeng C. (2009). Design and Realization of Online Employment Management System Based on Data Mining. Proc. Int. Conf. Education Technology and Computer ICETC, 208-211.

Jose L. Salmeron, P. L. dan Martinez, F. J. (2001). Executive information systems in major companies: Spanish case study. Computer Standards dan Interfaces, 23, 195-207. Lin, L. C. dan Hou, K. L. (2005). An Inventory System with Invesment to Reduce Yield Variablitiy and Setup Cost. The Journal of The Operational Research Society, 56, 67-74. Liming Liu, X. L. dan Yao, D. D. (2005). Analysis and Optimization of Multistage Inventory-Queue System. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 50, 365-380. Mark Xu. Vincent Ong. Y. D. dan Mathews, B. (2010). Intelligent agent systems for executive information scanning, filtering and interpretation: Perceptions and challenges. Information Processing and Management, 47, 186-201. Martinsons, M. G. dan Davison, R. M. (2006). Strategic Decision making and support systems: Comparing American, Japanese and Chinese management. Decision Support Systems: elsevier, 43, 284-300. Munawar. 2005. Permodelan visual dengan UML. Graha Ilmu:Jakarta Natale, S. M. dan Diamante, T. (2005). The Five Stages of Executive Coaching: Better Process Makes Better Practice. Journal of Business Ethics, 59, 361374. Netessine, S. dan Rudi, N. (2003). Centralized and Competitive Inventory Models with Demand Substitution. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 51, 329-335. Poon, P. dan Wagner, C. (2001). Critical success factors revisited: success and failure cases of information systems for senior executives. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 30, 393418. P, Priya. dan Iyakutti, D. K. (2011). Web based Multi Product Inventory Optimization using Genetic Algorithm. International Journal of Computer Applications, 25, 23-28. Rossen. Iliev, L. K. dan Bournaski, E. (2010). Web-Based Decision Support System in Regional Water Resources Management. International Conference on Computer Systems and Technologies, 97, 323-328. R. Teunter, E. v. d. L. dan Vlachos, D. (2004). Inventory Strategies for Systems with Fast Remanufacturing. The Journal of The Operational Research Society, 55, 475-484. Salmeron, J. L. (2003). EIS success: keys and difficulties in major companies. International Journal of Technovation, 23, 35-39. Salmeron, J. L. (2002). EIS evolution in large Spanish business. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 40, 41-50.8

Sanjay K. Singh, H. J. W. dan Watson, R. T. (2002). EIS support for the strategic management process. Journal of Business Ethics, 33, 71-85. Sugiarti, Yuni. (2010). Metodologi Penelitian: Dibidang Komputer dan Teknologi Informasi. Banten: Dinas Pendidikan Provinsin Banten. Susan Cohen Kulp, H. L. L. dan Ofek, E. (2004). Manufacturer Benefits from Information Integration with Retail Customers. Management Science, 50, 431-444. Suresh P. Sethi, H. Y. dan Zhang, H. (2003). Inventory Models with Fixed Costs, Forecast Updates, and Two Delivery Modes. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 51, 321-328. Sun, D. dan Queyranne, M. (2002). Production and Inventory model using Net Present value. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 50, 528-537. Teubner, R. A. (2007). Strategic information systems planning: A case study from the financial services industry. Journal of Strategic Information Systems, 16, 105-125. Toktay, L. B. dan Wein, L. M. (2001). Analysis of a Forecasting-ProductionInventory System with Stationary Demand. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 47, 1268-1281.

9