Proposal Lengkap PHKI 2009

Vicon, 7 Mei 2009

Topik

• Substansi Proposal Lengkap

• Struktur Proposal Lengkap

• Kriteria Penilaian & Komponen Biaya

Pengantar• Komentar Reviewer

– Mengikat: Tema yg disetujui– Saran perbaikan: ada yang relevan dengan

penyusunan proposal lengkap

• Kelengkapan khusus (eligibility check)– Tema C: third party funding support (min

40%) Bukti berupa surat pernyataan– Tema D: academic qualification (min 50%

Ph.D. holders) bukti berupa CV

Substansi Proposal Lengkap

• Proposal Lengkap disusun untuk masing-masing tema yang diajukan.

• Proposal Lengkap utamanya memuat: – deskripsi rinci program pengembangan yang akan dilakukan, – sasaran indikator untuk mengukur keberhasilan program, – investasi yang diperlukan, – mekanisme pengelolaan dan koordinasi, serta – rencana monitoring dan evaluasi internal.

• Proposal Lengkap mengakomodasi komentar Reviewer terhadap Proposal Awal, sekaligus untuk menunjukkan bahwa Proposal Lengkap merupakan kelanjutan dari Proposal Awal

Struktur Proposal Lengkap

1. Halaman judul/cover2. Halaman identifikasi3. Halaman pengesahan4. Daftar isi5. Ringkasan eksekutif (maksimal 1 halaman)6. Bab 1: Rasional dan konteks (maksimum 4 halaman).7. Bab 2: Indikator kinerja (maksimum 3 halaman)8. Bab 3: Mekanisme pelaksanaan kegiatan di Perguruan Tinggi

(maksimum 5 halaman).9. Bab 4: Ringkasan Laporan hasil evaluasi diri (maksimum 15

halaman).10. Bab 5: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman).11. Bab 6: Rekapitulasi Anggaran12. Lampiran

1. Halaman Judul / Cover

• Warna halaman sampul: – Kuning untuk Universitas/Insitut; – Biru muda untuk Perguruan Tinggi Seni;– Coklat untuk Sekolah Tinggi; – Hijau untuk Akademi; dan – Putih untuk Politeknik.

• Sampul utk masing2 tema tidak dibedakan

2. Halaman Identifikasi

• Berisi informasi tentang:– Nama dan alamat lengkap perguruan

tinggi,

– Nama ketua pelaksana program di tingkat perguruan tinggi, dan

– Tema yang diajukan

3. Halaman Pengesahan

• Berisi pernyataan singkat dari pimpinan PT tentang penyampaian proposal & kesanggupan untuk: – menyediakan dana pendamping, – memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan – mengikuti aturan pemerintah yang terkait dengan

pengadaan dan pengelolaan/ pelaporan keuangan.

• Untuk PT yg mengajukan lebih dari satu tema, pd halaman ini disebutkan secara eksplisit seluruh tema yang diajukan.

5. Ringkasan eksekutif (maksimal 1 halaman)

• Berisi informasi singkat tentang:– Hasil evaluasi diri unit yang terkait,– Permasalahan dan potensi utama yang ada,– Tujuan program pengembangan yang

diusulkan,– Aktivitas-aktivitas utama yang akan dilakukan,

serta – output dan outcomes yang diharapkan pada

akhir proyek.

6. Bab 1: Rasional dan konteks (maksimum 4 halaman)

• Substansi:– Gambaran umum rencana program

pengembangan yang diajukan dalam proposal

– Kaitan program dengan rencana pengembangan institusi secara keseluruhan

– Arti penting program dalam pencapaian renstra institusi: kaitan antara indikator kunci (KPI) program yg diusulkan dengan KPI renstra

– Aspek pendanaan: kontribusi dana hibah

7. Bab 2: Indikator kinerja (maksimum 3 halaman)

• Bab ini memuat base-line untuk indikator kinerja utama serta sasaran yang ingin dicapai – Penjelasan singkat tentang metodologi pengukuran base-line

juga disertakan di bab ini• Tema A: indikator kinerja spesifik harus ditetapkan terlebih

dahulu. • Tema B: indikator harus diukur pada dua level, untuk

seluruh PT dan untuk masing-masing Program Studi terkait.

• Tema C: Indikator kinerja diajukan oleh masing-masing pengusul, dan akan dijadikan sebagai bagian dalam penilaian proposal

• Tema D: indikator kinerja mengarah pada terwujudnya daya saing global

8. Bab 3: Mekanisme pelaksanaan kegiatan di Perguruan Tinggi

(maksimum 5 halaman)

• Bab ini memuat 3 elemen pokok yaitu:1. Organisasi pelaksana program dan job-description

serta mekanisme koordinasi dengan struktur yang ada

2. Staffing dan capacity building program

3. Mekanisme monitoring dan evaluasi internal

Bab 3. Cont’

Organisasi, Job-desc, Koordinasi

• Organisasi pelaksanaan program disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan institusi– Kaitan dengan pengelolaan hibah yg sedang

berlangsung (bila ada)– Pilihan: sepenuhnya terintegrasi atau semi-adhoc

• Job-desc: singkat namun jelas alur tanggung-jawab dan koordinasi

• Koordinasi dengan struktur yang ada: misal dengan dekan, ketua lembaga/pusat dll

Bab 3. Cont’ Staffing dan Capacity Building

• Staffing: bahwa pengelolaan program dipegang oleh orang yang competence dan relevan dengan tugas dan keahliannya

• Keuangan dipegang oleh staff keuangan yang memiliki kwalifikasi dan kecakapan yang memadai

• Capacity building untuk pengelolaan keuangan, pengadaan dan pengelolaan fasilitas: mencakup 3 aspek

• Kelembagaan: kondisi saat ini, rencana • Prosedur dan peraturan: kondisi saat ini, rencana • SDM: kondisi saat ini, rencana

Bab 3. Cont’ Monitoring dan Evaluasi Internal

• Jelaskan bagaimana program akan dimonitor dan dievaluasi secara internal– Siapa (unit apa) yang akan melakukan– Bagaimana monev akan dilaksanakan

• Proses monitoring, proses evaluasi• Reporting procedures

– Bagaimana corrective actions – Pendanaan kegiatan monevin

9. Bab 4: Ringkasan LED(maksimum 15 halaman)

• Tidak ada format khusus• Mencakup 2 (dua) bagian:

1. Kesimpulan hasil evaluasi diri tingkat perguruan tinggi yg melandasi pemilihan tema dan unit terkait serta kesesuainnya dengan rencana strategi pengembangan institusi • (Catatan: perhatikan komentar reviewer atas proposal awal)

2. Laporan hasil evaluasi diri unit-unit yang terlibat sesuai dengan tema yang diusulkan

Bab 4: Ringkasan LED, Cont’

• Fokus LED untuk masing-masing tema:

– Tema A: fokus pada aspek manajemen perguruan tinggi, mencakup antara lain kebijakan, kelembagaan, sistem pengelolaan yang saat ini berjalan dan kinerjanya, kualitas sumberdaya manusia dan sarana serta prasarana pada unit-unit terkait.

– Tema B: evaluasi mendalam atas prodi yang diajukan, khususnya menyangkut mutu (input, proses, ouput), relevansi dan perluasan akses.

– Tema C: tekanan pada rekam jejak program penelitian dan layanan masyarakat serta kerja sama pada unit terkait dengan industri atau pemerintah daerah.

– Tema D: fokus pada rekam jejak reputasi akademik yang relevan dengan program unggulan yang diajukan.

10. Bab 5: Usulan program pengembangan

(maksimum 20 halaman)• Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. – Merupakan program detail yang dikembangkan dari

“Rancangan Global Program Pengembangan” [Bab 3, Proposal Awal],

– Aktivitas pada masing-masing tema merupakan rincian dari “Deskripsi ringkas program pengembangan untuk masing-masing tema yang diajukan pada proposal awal”,

– Aktivitas yang diusulkan dapat melibatkan lebih dari satu unit dan/atau program studi,

– Merupakan program perguruan tinggi, bukan kompilasi dari aktivitas masing-masing unit terkait,

– Perhatikan komentar reviewer atas Proposal Awal

Bab 5: Cont’ • Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan

mengikuti struktur:– judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan,

mekanisme dan rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja utama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab kegiatan.

– Deskripsi aktivitas harus sejalan dengan tema– Hindari aktivitas yang bernuansa investasi

• Khusus untuk Tema C, usulan program diharapkan memuat suatu business plan yang menjelaskan secara rinci (income and expenditures) anggaran tahunan untuk minimal 3 tahun operasi.

11. Bab 6: Rekapitulasi Anggaran• Merupakan usulan anggaran total institusi yang

didasarkan atas usulan anggaran di setiap aktivitas pada masing-masing tema.

• Rekapitulasi anggaran mengikuti Lampiran 4, 5, 6, 7, dan 8.

• Perhatikan pagu anggaran dan eligible cost component utk masing-masing tema.

• Perhatikan relevansi anggaran dengan mekanisme dan rancangan kegiatan yang diusulkan.

• Perhatikan kemampuan menyediakan dana pendamping.

• Untuk Tema B: antisipasi beasiswa utk program peningkatan akses pasca PHKI.

• Khusus utk Tema C, pernyataan dari mitra untuk turut mendanai program yg diajukan harus disertakan.

12. Lampiran

• Bagian ini memuat antara lain: – Rincian usulan anggaran untuk masing-masing

komponen pembiayaan, – Tanggapan atas komentar reviewer, – TOR,– Kesediaan Mitra (Pemda atau industri) utk Tema C, – MoU dengan SMA utk program peningkatan akses– Data pendukung LED (termasuk data rekam jejak utk

Tema C dan D)– ….. dll.

Kriteria Penilaian

• Komitmen institusi pada Good University Governance (15%)

• Kualitas laporan evaluasi diri (25%)

• Mutu dan relevansi program yang diusulkan (40%)

• Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan (20%)

Program A: Komponen Biaya

• pelatihan tak bergelar bagi tenaga non-akademik,

• tenaga ahli baik individu maupun firma, • sarana dan prasarana untuk pengelolaan

perguruan tinggi, • infrastruktur Teknologi Informasi

(termasuk koneksi ke jejaring INHERENT), • dan lokakarya internal.

Program B: Komponen Biaya

• pendidikan bergelar dalam negeri bagi dosen, • pelatihan tak bergelar bagi dosen atau teknisi/laboran, • pembelian peralatan laboratorium atau perkuliahan, • renovasi ruang kelas atau laboratorium, • furniture untuk ruang kelas atau laboratorium atau

perpustakaan, • pembelian buku dan langganan jurnal, • mendatangkan tenaga ahli pada bidang keahlian yang

sesuai dengan program studi yang diusulkan, • dan pemberian beasiswa untuk biaya hidup

mahasiswa program perluasan akses.

Dana Pendamping

• Kecuali untuk Program C, besarnya dana pendamping adalah 10% dari besarnya anggaran yang diajukan utk didanai dikti

• Untuk Program C: Dikti hanya membiayai maks 50% dari total biaya yang dibutuhkan