KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Tuhan yang Maha Esa, karena berkat

rahmat-Nya saya bisa menyelesaikan Laporan yang : “Rancang Bangun Sistem

Informasi Data Kepegawaian Di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka

Raya”. Proposal ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Kerja Praktek

Atas terselesaikannya laporan ini, saya selaku penyusun mengucapkan terima

kasih kepada:

1. Dosen Koordinator matakuliah Kerja Praktek Ibu Licantik,

S.Kom.,M.Kom

2. Orangtua saya yang telah memberikan saya semangat dan motivasi.

3. Seluruh teman - teman yang telah membantu dalam pembuatan

laporan ini.

4. Serta kepadaa pihak kantor Badan Kepegawaian Daerah yang mengizinkan

saya untuk melakukan penelitian di tempatnya.

Saya mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu

sehingga proposal ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Proposal ini masih

jauh dari kata sempurna. oleh karena itu,saya berharap proposal ini dapat

diterima oleh pihak koordinator ibu Licantik,S.Kom.,M.Kom Semoga proposal

ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan

wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua khususnya bagi

semua mahasiswa jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas

Palangka Raya.

Palangka Raya, 14 Sebtember 2015

Andi Hartono

i

ABSTRAK

Dalam rangka meningkatkan penertiban administrasi kepegawaian

khususnya pencatatan kehadiran/presensi pegawai negeri sipil (PNS) di

lingkungan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Palangka Raya Tahun 2015

perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi Presensi Elektonik yang mudah,

cepat dan akurat melalui teknologi informasi. Desain penelitian ini adalah

deskriptif dengan pendekatan kasus pada BKD Kota Palangka Raya, metode

pengumpulan data yang digunakan adalah data primer dan sekunder, metode

pendekatan menggunakan terstruktur, metode pengembangan sistem yang

digunakan yaitu SDLC (System Development Life Cycles). Alat Bantu analisis

system yang digunakan yaitu Flow of Document, Context Diagram, Data Flow

Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD). Perangkat lunak yang

digunakan untuk membuatan perancangan sistem informasi ini yaitu Borland

Delphi 7 dan menggunakan database MySQL 5.Sistem informasi dibuat agar

dapat mempermudah dalam pengolahan data presensi pegawai di mulai

absensi/presensi pegawai dapat dengan cepat dan akurat dalam pengolahan

laporan / rekap presensi PNS karena semua data telah tersimpan dalam bentuk

Database, serta menghasilkan informasi yang diharapkan.

Kata Kunci : Sistem, Informasi, Presensi Elektronik Pegawai ,DFD ,ERD.

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..........................................................................................

KATA PENGANTAR ....................................................................................... i

ABSTRAK .........................................................................................................ii

DAFTAR ISI ......................................................................................................iii

DAFTAR TABEL ..............................................................................................iv

DAFTAR GAMBAR .........................................................................................v

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang .............................................................................1

1.2. Rumusan Masalah .........................................................................2

1.3. Ruang Lingkup ..............................................................................2

1.4. Tujuan dan Manfaat ......................................................................3

1.4.1.Tujuan Penelitian .................................................................3

1.4.2.Manfaat Penelitian ...............................................................4

1.5. Metodologi ....................................................................................4

1.5.1.Lokasi Penelitian..................................................................4

1.5.2.Alat dan Bahan.....................................................................4

1.5.3.Metodologi Pelaksana ..........................................................4

1.5.4.Metodologi Penelitian...........................................................5

1.6. Sistematika Penulisan ....................................................................6

1.7. Jadwal Kegiatan ............................................................................7

iii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jadwal Pelaksanaan Kerja Praktek .....................................................7

iv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Diagram Alur Metode Waterfall ....................................................6

v

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Pelayanan merupakan suatu usaha yang dilakukan kelompok atau seseorang

atau birokrasi untuk memberikan bantuan dan kemudahan kepada masyarakat dalam

rangka mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam Kamus Besar Indonesia dijelaskan

pelayanan sebagai usaha melayani kebutuhan orang lain. Sedangkan melayani adalah

membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan seseorang. Kep. MenPan No.

81/93 menyatakan bahwa pelayanan adalah segala bentuk pelayanan yang diberikan

oleh pemerintah pusat/daerah, BUMN/BUMD, dalam rangka pemenuhan kebutuhan

masyarakat, dan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan adanya

pelayanan, maka segala kegiatan akan berjalan dengan baik dan lancar.Pelayanan

dapat memberikan informasi yang akurat sehingga tidak ada kesimpangsiuran

dalam informasi yang disampaikan. Jika tidak ada pelayanan maka kegiatan yang

berjalan didalam suatu organisasi, badan atau instansi tidak akan berjalan dengan

baik dan lancar dalam penyampaian informasi.

Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya adalah instansi BKD

yang ada di daerah, yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung

kepada kepala BKD, yang mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian tugas

pokok dan fungsi BKD di bidang administrasi dan manajemen kepegawaian

daerah palangka raya.

Dengan pesatnya perkembangan teknologi di berbagai macam aspek

kehidupan, kegiatan sehari-hari kita mungkin tidak lepas dari suatu alat elektronik

yang bernama Komputer. Komputer merupakan suatu alat elektronik yang salah

satu manfaatnya adalah untuk mengolah ataupun menyimpan data dalam kapasitas

yang lebih besar serta memiliki tingkat ketelitian yang lebih baik di banding cara

manual. Ketika kita mengolah data terus kita membutuhkan data tersebut, kita

tidak perlu lagi repot-repot mencari dalam lembaran atau bahkan tumpukan kertas

dokumen. Berkembangnya teknologi komputer saat ini tidak hanya pada bagian

perangkat keras (Hardware) saja, tetapi juga diikuti dengan perkembangan

perangkat lunaknya (Software).

1

Penerapan teknologi komputer di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka

Raya belum sepenuhnya diterapkan di seluruh bidang, contohnya pada Bidang

Status Kepegawaian dan Pensiun yang dalam pengolahan datanya masih bersifat

manual atau belum terkomputerisasi, sehingga mengakibatkan lambatnya proses

Penetapan Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil (PNS). Kemungkinan

adanya informasi yang dihasilkan tidak akurat pun akan semakin besar karena

pegawai negeri sipil yang dilayani oleh Kantor Badan Kepegawaian Daerah

Palangka Raya ini tersebar di wilayah Jawa Barat dan Banten. Padahal untuk

menyajikan suatu informasi diperlukan kecepatan, kelengkapan, dan ketepatan

yang mana hal tersebut sangat berpengaruh bagi kepala dalam mengambil

keputusan.

Dengan pertimbangan itu pula penulis mencoba melakukan penelitian di

Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palngka Raya. Khususnya pada Bidang

Status Kepegawaian dan Pensiun, mengenai Sistem Penetapan Surat Keputusan

Pensiun Pegawai Negeri Sipil, yang mana akan dijadikan sebagai bahan laporan

untuk kerja praktek dengan judul :“RANCANG BANGUN SISTEM

INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DI KANTOR BADAN

KEPEGAWAIAN DAERAH PALANGKA RAYA”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang maka perumusan masalah adalah sebagai berikut:

1. Bagaiman cara membuat Rancang Bangun Sistem Informasi Data

Kepegawaian Di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya.

1.3. Ruang Lingkup

1. Pembuatan program ini dengan menggunakan aplikasi Broland Delphi 7.

2. Sistem ini akan menghasilkan Data Kepegawaian Daerah yang mana data

tersebut dalam bentuk siap cetak.

3. Pengguna aplikasi :

Admin : Bertugas mengelola data kepegawai daerah, laporan Data

kepegawaian daerah, Status Kepegawaian dan Pensiun, mengenai

Sistem Penetapan Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil.

2

Fitur Utama :

1. Login

Dimana dalam menu ini di buat untuk menjaga data yang bersifat

privasi yakni data kepegawaian daerah dari orang lain.

2. Kelola

Menu ini berfungsi untuk mengubah atau edit sesuai keinginan

perusahaan, dimana dalam menu ini terdapat tiga menu pilihan yang

akan di kelola oleh pengguna yakni :

1. Kelola Admin

2. Kelola Data Pegawai

3. Kelola Setatus Kepegawaian dan Pansiun

3. Laporan

Menu ini berfungsi memcetak hasil transaksi pembelian dan

penjualan barang diDistro Line Clothing menu ini meliputi Tiga

menu Laporan yaitu :

1. Daftar Kepegawaian Daerah

2. Status Kepegawaian Daerah

3. Laporan Pansuin

4. Logout

Menu ini berfungsi untuk keluar dari sistem program jika tidak di

pergunakan lagi.

1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian yaitu untuk merancang Sistem Informasi

Pelayanan Kepegawaian di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka

Raya, proses pendistribusian dokumen atau berkas agar lebih cepat

diterima oleh pihak – pihak yang membutuhkan, sistem penyimpanan

data terutama Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP) pegawai

negeri sipil yang mencapai batas usia pensiun dapat terintegrasi secara

database dan kemungkinan penduplikasian data (NIP) dapat dihilangkan.

3

1.4.2. Maafaat Penelitian

Maksud penelitian ini dilaksanakan salah satunya yaitu untuk

membangu Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian di Kantor Badan

Kepegawaian Derah Palngka Raya, guna membantu mengatasi

permasalahan yang ada.

1.5. METODOLOGI

1.5.1. Lokasi Penelitian

“Rancang Bangun Sistem Informasi Data Kepegawaian Di Kantor

Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya” yang mengambil lokasi

di kantor Badan Kepegawaian Daerah jalan.Willem As No.11

Telp.0536323417 Fax05363235428 Palangka Raya.

1.5.2. Alat dan Bahan

Hardware : 1 unit laptop TOSHIBA Satellite C800 Series dengan

spesifikasi :

a. Processor : Intel Pentium

b. RAM 2 GB DDR3

c. OS : Windows 7, 14”WXGA LED

d. Printer

Software :

a. Broland Delphi 7b. ODBCc. Wamp Server

1.5.3. Metodologi Pelaksana

Metode pelaksanaan penelitian yang digunakan dalam pembuatan

Program Kerja Praktek ini yang saya gunakan adalah sebagai berikut :

a. Observasi : metode ini dilakukan langsung ke Kantor Badan

Kepegawaian Daerah Palangka Raya guna mendapatkan,

mengumpulkan data akurat tentang instansi tersebut.

b. Study kepustakaan : Dalam penulisan ini, data-data yang

diperlukan didapat dari buku-buku maupun melalui media Internet.

4

1.5.4. Metodologi Penelitian

Metodologi pelaksanaan yang digunakan dalam pembuatan

Program “Rancang Bangun Sistem Informasi Data Kepegawaian Di

Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya” adalah

menggunakan metode pengembangan waterfall, metode

pengembangan waterfall adalah metode pengembangan yang

meliputi beberapa bagian yaitu:

1. Analisis

Pada bagian ini berisi rancangan dasar program yang akan dibuat

sesuai dengan sasaran . Kemudian dari sistem lama dibuat

rekomendasi sistem baru. Pada tahap analisis ini juga dilakukan

pembuatan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship

Diagram (ERD) sebagai rancangan software yang akan dibuat.

2. Desain

Pada tahapan ini desain yang akan di gunakan, yaitu : Desain

interface aplikasi ini di buat sesuaikan dengan pengguna

3. Coding

Desain yang telah dibuat akan diubah ke dalam bentuk yang dapat

dimengerti oleh sistem komputer, yaitu ke dalam bahasa

pemrograman melalui proses coding, menggunakan Delphi Tahap

ini merupakan implementasi dari tahap desain yang secara teknis

akan dikerjakan oleh programmer.

4. Testing ( Pengujian Program )

Dalam melakukan proses coding juga dilakukan proses testing

untuk menguji dan melihat kesalahan yang ada pada program

maupun fungsi dari sistem , testing yang digunakan yaitu

menggunakan blackbox.

5. Operator ( Pengguna Program )

Mengoperasikan program dilingkungan masyarakat, sesuai dengan

kebutuhan user dan melakukan maintenance.

5

Gambar 1.1 Diagram Alur Metodologi Waterfall

Sumber : Sommerville,2011;30

1.6. SISTEMATIKA PENULISAN

Sistematika dalam penulisan Laporan Akhir Kerja Praktek ini adalah sebagai

berikut :

1. BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah,

ruang lingkup, tujuan, manfaat penulisan, metodologi

penelitian dan sistematika penulisan yang digunakan penulis.

2. BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan berisi teori-teori pendukung dalam

pembuatan program ini, selain itu pada bab ini akan berisi

materi-materi mengenai program-program pendukung yang

akan digunakan dalam pembuatan program ini.

3. BAB III ANALISIS DAN DESAIN PROGRAM

Pada bab ini akan berisi tentang analisa masalah yang terjadi

pada system yang lama atau yang akan dibuatkan system baru,

selain itu pada bab ini kan berisi rancangan system baru yang

akan dibuat.

4. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Pada bab ini akan menguraikan tentang system baru yang telah

dibuat sesuai dengan analisis dan desain program yang telah

dibuat di bab sebelumnya

6

5. BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan yang menjawab dari rumusan

masalah dan saran yang nantinya berguna apabila dilain waktu

ingin mengembangkan perangkat lunak yang telah dibuat untuk

Kerja Praktek ini.

6. DAFTAR PUSTAKA

Merupakan semacam rujukan seorang penulis dalam menyusun

karyanya. Daftar pustaka dapat kita temukan di makalah,

laporan penelitian, skripsi maupun essay. Daftar pustaka

penting perananya dalam sebuah karya tulis. Sebuah karya tulis

besar yang tidak memiliki daftar pustaka bisa saja diragukan

kebenarannya.

1.7. JADWAL KEGIATAN

Jadwal kegiatan penelitian yang meliputi kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan

penyusunan laporan. Untuk itu dibuat rincian kegiatan dan jadwal pelaksanaan

kegiatan tersebut.

Tabel 1.1. Jadwal Pelaksanaan.

Kegiatan

Sebtember Oktober Nopember Desember

Minggu Minggu Minggu Minggu

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

Analisis

Desain

Penulisan

program

Testing

Penerapan

Program

Laporan

Seminar KP

7

8

9

1.4 Kegunaan PenelitianKegunaan penelitian menjelaskan manfaat yang diperoleh dari hasilpenelitian dan siapa saja yang akan mendapatkan manfaat penelitian tersebut.1.4.1 Kegunaan PraktisKegunaan praktis terutama bagi Kantor Regional III Badan KepegawaianNegara Bandung, salah satunya adalah sebagai bahan pertimbangan diterapkannyaSistem Informasi Pelayanan Kepegawaian dalam upaya mencari jalan keluaruntuk mengatasi masalah pada sistem Penetapan Surat Keputusan PensiunPegawai Negeri Sipil yang masih belum terkomputerisasi.1.4.2 Kegunaan AkademisKegunaan akademis penelitian ini khususnya bagi penulis adalah untukpenyusunan skripsi, sekaligus merupakan syarat kelulusan Program Studi SistemInformasi Jenjang Sarjana Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UniversitasKomputer Indonesia, serta berguna untuk meperluas atau menambah wawasanpengetahuan baik teori maupun praktek.6Sedangkan umumnya bagi peneliti lain adalah sebagai bahan acuan yangsedang atau akan mengambil skripsi atau tugas akhir dalam kajian yang sama,sekaligus sebagai referensi dalam penulisan.1.5 Batasan MasalahPermasalahan yang ada di Kantor Regional III Badan Kepegawaian NegaraBandung ini sangat luas, maka diperlukan batasan masalah agar penelitian yang

10

dilakukan tidak berubah arah dari tujuan yang telah ditetapkan. Batasan masalahtersebut yaitu :a. Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian dibangun denganmenggunakan bahasa pemrograman Delphi 7 sebagai program aplikasiantar muka, MySQL Server sebagai program aplikasi database-nya, danjaringan komputer berbasis Client Server.b. Sistem Informasi yang dibangun hanya dapat berfungsi pada BidangStatus Kepegawaian dan Pensiun, selain bidang tersebut tidak bisa.c. Proses pendistribusian dokumen atau berkas, hanya mencakup sekitarlingkungan Kantor Regional III Badan Kepegawaian Negara Bandung.d. Pelayanan kepegawaian yang penulis bahas hanya meliputi pensiun,jelasnya lagi pensiun bagi PNS Non pengabdian dan pensiun bagi PNSdengan Kenaikan Pangkat (KP) pengabdian, selain daripada itu tidakdibahas.e. PNS yang dibahas pada penelitian ini, hanya PNS yang berada diwilayah kabupaten Bandung.71.6 Lokasi dan Waktu PenelitianPenelitian ini dilakukan di Kantor Regional III Badan Kepegawaian Negara,yang berlokasi di Jln. Surapati No. 10 Bandung.

Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya adalah instansi BKD

yang ada di daerah, yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung

kepada kepala BKD yang mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian tugas

pokok dan fungsi BKD di bidang administrasi dan manajemen kepegawaian.

Berdasarkan pemantauan dan pembahasan yang telah penulis laksanakan melalui

penelitian, penulis melihat bahwa pengaplikasian Sistem Informasi di Kantor

Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya belum sepenuhnya diterapkan

disemua bidang, terutama pada sistem Penetapan Surat Keputusan Pensiun

Pegawai Negeri Sipil masih dikelola secara manual atau belum terkomputerisasi

yang menyebabkan lamanya waktu yang dibutuhkan dalam proses Penetapan

Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil, sehingga perlu ada suatu Sistem

11

Informasi yang dapat membantu mengolah data tersebut. Berikut ini rincian

mengenai masalah yang terjadi antara lain :

a. Pada pembuatan konsep Surat Keputusan (SK) Pensiun sering terjadi

penumpukan data, dikarenakan belum adanya program yang mengolah data

tersebut.

b. Proses pendistribusian dokumen atau berkas kurang efektif, oleh karena cara

yang digunakan dalam proses pendistribusian dokumen tersebut masih

bersifat manual yaitu dengan cara antar langsung kepada pihakpihak yang

membutuhkan.

c. Masih ditemukannya penggandaan NIP (Nomor Induk Pegawai) antara

Pegawai Negeri Sipil yang belum pensiun dengan Pegawai Negeri Sipil

yang sudah pensiun dikarenakan sistem penyimpanan data (berkas) belum

terintegrasi secara database, yang tidak menjamin mengenai keamanan data

tersebut yang menyebabkan rentan terhadap penduplikasian atau

penggandaan.

d. Untuk mengetahui Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP)

Pegawai Negeri Sipil yang mencapai batas usia pensiun hanya bisa

dilakukan melalui berkas-berkas, sehingga hal tersebut dirasa tidak efektif

dan efisien.

Berdasarkan beberapa identifikasi masalah yang telah dijelaskan di atas

maka dapat dirumuskan masalah, di antaranya :

a. Sistem Informasi yang bagaimana, yang dapat membantu membuat konsep

SK pensiun agar lebih efektif dan efisien.

b. Sistem Informasi yang bagaimana, yang memudahkan pencarian data

Pegawai Negeri Sipil yang akan pensiun maupun sudah pensiun.

c. Sistem Informasi yang bagaimana, yang dapat menjamin keamanan data.

12