RENCANA   AKSI   PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

1.0 IDENTITAS PROYEKNama “PENATAAN TATALAKSANA KETATAUSAHAAN

ADMINISTRASI MELALUI OPERASIONALISASI BUKU LOG AGENDA BERBASIS ELEKTRONIK”

Diskripsi Perubahan sistem pencatatan buku agenda yang saya beri nama :

“e-logbook” merupakan Sistem Pencatatan Buku Agenda

Elektronik yang melaui sistem data Base berupa Penyedian data

dalam bentuk file, dharapkan membawa perubahan cukup

terhadap kondisi sebelumnya yang masih menggunakan

pencatatan secara manual ke dalam (buku besar) dengan berbagai

permasalahan yang ada.

Peruabahan menuju tatanan manajemen kearsipan berbasis

teknologi dan informasi akan membawa dampak sebagai

peningkatan kualitas pelayanan publik secara baik dengan

menggunakan prinsip Efektif & Efisien.

Sponsor

Project Leader SEKRETARIS KECAMATAN

Sumber Daya Team Sekretaris KecamatanPasar Minggu Kota Administrasi Jakarta Selatan

(Peserta DIKLAT PIM IV)

Stakeholder (Eksternal) ................................

Stakeholder (Internal) ................................

2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)Pembangunan Nasional adalah suatu proses yang berkelanjutan yang harus senantiasa

tanggap terhadap berbagai dinamika yang terjadi di masyarakat Dimana globalisasi informasi

telah menempatkan Indonesia sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia sehingga

mengharuskan dibentuknya pengaturan mengenai pengelolaan Informasi Elektronik di tingkat

nasional sehingga pembangunan Teknologi Informasi dapat dilakukan secara optimal, merata,

dan menyebar ke seluruh lapisan masyarakat guna mencerdaskan kehidupan bangsa;

Oleh karena itu Pemerintah perlu mendukung pengembangan Teknologi Informasi melalui

infrastruktur sehingga pemanfaatan Teknologi Informasi dilakukan secara aman untuk mencegah

penyalahgunaannya dengan memperhatikan nilai-nilai agama dan sosial budaya masyarakat

Indonesia.

Memperhatikan Undang-Undang ITE No. 11 tahun 2008 tentang Informasi Teknologi

Elektronik bab I pasal 1 ayat 1 (satu) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan informasi

Teknologi  adalah “Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik,

termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic

data interchange (EDI), surat-surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau

sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang

memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.”,

Mengingat Undang-Undang ITE No. 11 tahun 2008 tentang Informasi Teknologi

Elektronik bab IX Peran Pemerintah Dan Peran Masyarakat pasal 40 ayat 1 (satu) menyatakan

bahwa “Pemerintah memfasilitasi pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi

Elektronik sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan” maka jelas bahwa

Informasi Teknologi merupakan termasuk dalam ruang lingkup bagian dari pengelolaan dan

pertanggungjawaban Pemerintah.

Pembangunan daerah akan dapat dilaksanakan dengan baik apabila didukung oleh beberapa

faktor penunjang. Diantara beberapa faktor penunjang tersebut adalah adanya data dan informasi

yang lengkap dan valid. Tanpa adanya data dan informasi yang lengkap dan valid , Kecamatan

Pasar Miggu belum bisa maksimal memberikan kontribusi kesukseskan Visi dan Misi Kepala

Daerah.

Berdasarkan salah satu tugas pokok dan fungsi Sekretaris kecamatan: melaksanakan urusan

kesekretariatan yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, umum dan perlengkapan,

penyusunan program, evaluasi dan pelaporan, serta memberikan pelayanan administratif kepada

seluruh unsur-unsur organisasi kecamatan

Identifikasi permasalahan yang muncul adalah belum tertatanya administrasi surat-

menyurat dan data kearsipan yang akurat dan valid mengenai pencatatan penomoran di dalam

buku agenda yang selama ini masih menggunakan sistem manual sehingga berakibat pada

tumpang-tindihnya seluruh dokumen agenda kegiatan di sekretariat kecamatan.

Dimana kondisi yang diharapkan adalah : “Tersedianya tata kelola Administrasi

kearsipan yang memuat tentang pencatatan secara lengkap dan valid mengenai Pencatatan

buku agenda melalui sistem aplikasi e-logbook (Sistem Pencatatan Buku Agenda Elektronik)

tingkat Kecamatan Pasar Minggu Kota Administrasi Jakarta Selatan.

Tujuan Proyek Perubahan ini adalah untuk “Meningkatkan Tertib Tatalaksana Administrasi

Surat Menyurat, melalui operasionalisasi Pencatatan Buku Agenda Berbasis Elektronik”, bisa

terwujud dengan penuh rasa tanggung jawab, hal ini juga menjadi tanggung jawab kita bersama

sebagai pemegang tongkat estafet negeri dalam mewujudkan cita cita bangsa Indonesia  yaitu 

Berbangsa, Bersatu, Berdaulat , Adil & Makmur.

3.0  TUJUAN

Tujuan Proyek Perubahan ini adalah untuk “Meningkatkan Tertib Tatalaksana Kearsipan,

melalui sistem aplikasi e-logbook (Sistem Pencatatan Buku Agenda Elektronik)”

Dalam pencapaian tujuan tersebut, dilakukan pentahapan tujuan sebagai berikut :

TUJUAN JANGKA PENDEK :

1. Memberikan Ketrampilan aparatur Kecamatan khususnya dalam mekanisme pencatatan

dalam buku agenda secara elektronik.

2. Dapat memberikan data mengenai agenda pembukuan dengan sistem aplikasi Kecamatan

Pasar Minggu sehingga mampu mewujudkan prinsip efektivitas dan efisiensi dalam

pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan.

3. Memberikan dukungan penuh dengan sumber informasi melalui kepada pimpinan dan

seluruh stakeholder Kecamatan dalam membuat dan merencanakan kebijakan

operasional.

TUJUAN JANGKA MENENGAH :

1. Dapat mengsingkronkan antara data administrasi dalam kaitannya dengan tugas dan

fungsi Sekretaris Kecamatan secara keseluruhan baik administrasi dan operasional sesuai

dengan kebutuhan yang berkembang.

2. Mewujudkan Azas transparansi kepada masyarakat mengenai sistem pelayanan prima.

TUJUAN JANGKA PANJANG :

1. Mampu meningkatkan kompetensi dalam menyongsong pelaksanaan peraturan No. 5

tahun 2014 tentang ASN (Aparatur Sipil Negara)

2. mendukung reformasi birokasi dan perbaikan kinerja serta kualitas Pelaporan yang

menjadi tanggung jawab Pribadi maupun instansinya.

4.0 MANFAAT

Manfaat dari pencatatan buku agenda surat keterangan melalui sistem data base pada

sekertariat Kecamatan untuk mewujudkan tujuan Reformasi birokrasi pada area Penataan

Tatalaksana (Berkaitan Dengan Sistem, Proses Dan Prosedur Kerja) Kacamatan Pasar Minggu

Kota Asministrasi Jakarta Selatan.

 Proyek Perubahan ini terletak pada keberhasilan SKPD Kecamatan Pasar Minggu dalam

menyediakan buku agenda melalui sistem aplikasi e-logbook (Sistem Pencatatan Buku Agenda

Elektronik) pada tingkat Kecamatan Pasar Minggu Kota Administrasi Jakarta Selatan.

5.0 RUANG LINGKUP

Berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014 terdapat 8

(delapan) area perubahan reformasi birokrasi yaitu manajemen perubahan (mind set dan culture

set), penguatan pengawasan, penguatan akuntabilitas kinerja, penataan dan penguatan organisasi,

penataan SDM aparatur, penataan peraturan perundang-undangan, penataan tatalaksana,

peningkatan kualitas pelayanan publik.

Adapun proyek perubahan ini mencakup pada penataan tatalaksana dan peningkatan

kualitas pelayanan publik. Penataan tatalaksana bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas

bisnis proses dan mekanisme kerja/prosedur dalam sistem manajemen pemerintahan Target yang

ingin dicapai melalui area penataan tatalaksana ini adalah : meningkatnya penggunaan teknologi

informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan dan meningkatnya efisiensi

dan efektivitas proses manajemen pemerintahan.

Memperhatikan peraturan diatas aparatur Kecamatan diwajibkan mampu menyediakan

Data yang lengkap dan valid mengenai agenda pembukuan Kacamatan Pasar Minggu Kota

Asministrasi Jakarta Selatan melalui sistem komputerisasi secara mendetail Agenda Pembukuan

& surat Keterangan.

6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)

Nama Diskripsi

Terlaksananya penerapan mekanisme buku agenda

melalui sistem aplikasi e-logbook (Sistem

Pencatatan Buku Agenda Elektronik) pada tingkat

Kecamatan Pasar Minggu Kota Administrasi Jakarta

Selatan.

Pemerintah Daerah khususnya

SKPD Sekretariat Kecamatan Pasar

Minggu diharapkan dapat menerapkan

mekanisme pencatatan buku e-logbook

(Sistem Pencatatan Buku Agenda

Elektronik) pada Sekertariat Kecamatan

dan juga mampu mengimplementasikan

& mewujudkan prinsip efektivitas dan

efisien dalam pelayanan publik yang

tertuang dalam Peraturan Menteri Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun

2010 tentang Road Map Reformasi

Birokrasi 2010-2014.

7.0 PENTAHAPAN (MILESTONES)

No. TAHAP UTAMA WAKTU........................................... .....................................

8.0  TATA KELOLA PROYEK (siapa akan melakukan apa)STRUKTUR Deskripsi

STRUKTUR PENYELENGGARAAN PROYEK PERUBAHAN

9.0 ANGGARAN10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAHNO Deskrpsi

12. RESIKO

13. KRITERIA KEBERHASILAN

14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (KEY SUCCES FACTORS)