Jatmiko

Typewritten text

Program Studi : S1 Manajemen Sandi Matakuliah : MJN360 Nama Matakuliah : Komunikasi Bisnis SKS : 3 Dosen Pengampu : Muhammad Hasbi Saleh SE.,Ak.,MM.,MAk.,CA.,CSP Tim Penyusun Modul: Muhammad Hasbi Saleh SE.,Ak.,MM.,MAk.,CA.,CSP

1

MODUL PEMBELAJARAN JARAK JAUH

PROGRAM PERTUKARAN MAHASISWA TANAH AIR NUSANTARA

SISTEM ALIH KREDIT DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI (PERMATA-SAKTI)

Program Studi : S1 Manajemen Sandi Matakuliah : MJN360 Nama Matakuliah : Komunikasi Bisnis SKS : 3 Dosen Pengampu : Muhammad Hasbi Saleh SE.,Ak.,MM.,MAk.,CA.,CSP Tim Penyusun Modul : -

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA (STEI) JAKARTA

2020

2

PENGESAHAN MODUL PEMBELAJARAN JARAK JAUH

PROGRAM PERTUKARAN MAHASISWA TANAH AIR NUSANTARA SISTEM ALIH KREDIT DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

(PERMATA-SAKTI)

1. Perguruan Tinggi : Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI), Jakarta 2. Dosen Pengampu Nama : Muhammad Hasbi Saleh SE.,Ak.,MM.,MAk.,CA.,CSP

NIDN : 0326035601

Handphone : 0818786639

Email : hasbisaleh@gmail.com

3. Anggota Tim Anggota 1 : -

Anggota 2 : -

4. Semester : Semester Ganjil 2020/2021 5. Matakuliah Sandi Matakuliah : MJN360 Nama Matakuliah : Komunikasi Bisnis SKS : 3 Program Studi : S1 Manajemen

Jakarta, 08 November 2020 Telah diperiksa oleh, Kepala Program Studi

Dosen Pengampu

Drs. Sumitro, M.Sc NIDN. 0312045902

Muhammad Hasbi Saleh SE.,Ak.,MM.,MAk.,CA.,CSP

NIDN.0326035601

Mengetahui, Jakarta, 08 November 2020 Wakil Ketua I - Bidang Akademik Kepala Departemen Manajemen

Dr. Lies Zulfiati, S.E., M.Si., Ak., CA NIDN. 0325037601

Dr. Muhammad Anhar, M.Sc NIDN. 0019095901

3

KATA PENGANTAR

Komunikasi itu kuat: tidak ada kelompok atau organisasi yang bisa ada tanpa berbagi makna di antara anggotanya. Dalam bab ini, kita akan menganalisis komunikasi dan cara membuatnya lebih efektif. Komunikasi harus mencakup transfer dan pemahaman makna. Berkomunikasi lebih dari sekadar menyampaikan makna; makna itu juga harus dipahami. Hanya dengan cara itulah kami dapat menyampaikan informasi dan gagasan. Dalam komunikasi yang sempurna, jika ada, sebuah pikiran akan ditransmisikan sehingga penerima memahami gambaran mental yang sama dengan yang dimaksudkan pengirim. Meskipun kedengarannya mendasar, dalam praktiknya komunikasi yang sempurna tidak pernah tercapai, karena alasan-alasan yang akan kita lihat. Komunikasi melayani lima fungsi utama dalam sebuah kelompok atau organisasi: manajemen, umpan balik, berbagi emosi, persuasi, dan pertukaran informasi. Komunikasi berperan untuk mengatur perilaku anggota dengan beberapa cara. Organisasi memiliki hierarki otoritas dan pedoman formal yang harus diikuti oleh karyawan. Ketika karyawan mengikuti uraian tugas mereka atau mematuhi kebijakan perusahaan, komunikasi menjalankan fungsi manajemen. Komunikasi informal juga mengontrol perilaku. Ketika kelompok kerja menggoda atau melecehkan anggota yang memproduksi terlalu banyak (dan membuat anggota lainnya terlihat buruk), mereka secara informal berkomunikasi, dan mengelola, perilaku anggota. Puji dan syukur sangat dalam kepada Allah SWT, Tuhan yang Maha Bijaksana atas kasih karunia dan rahmatNya sehingga modul Komunikasi Bisnis ini dapat diselesaikan di tengah kondisi covid 19. Modul ini merupakan salah satu buah pemikiran hasil karya untuk dapat digunakan pada program pertukaran mahasiswa tanah air nusantara sistem alih kredit dengan teknologi informasi (Permata-Sakti) 2020. Semoga kehadiran modul ini menambah khazanah keilmuan yang dapat diterapkan di setiap ruang dan waktu. Modul ini diharapkan dapat turut memperkaya bacaan seputar komunikasi bisnis saatini .

Jakarta, 08 November 2020 Muhammad Hasbi Saleh SE.,Ak.,MM.,MAk.,CA.,CSP

4

DAFTAR ISI

Halaman sampul Kata pengantar Halaman pengesahan Daftar isi ISI modul:

1. RPS 2. Materi Setiap Pertemuan s.d akhir semester 3. Lampiran:

a. soal UTS dan UAS b. Link LMS STEI c. Aktivitas kuliah s.d UTS (photoperkuliahan, daftar hadir dll)

5

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA (STEI) JAKARTA PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN

RENCANA PEMBELAJARAN SEMESTER (RPS) Mata Kuliah Kode Rumpun Mata Kuliah Bobot (SKS) Semester Tanggal Penyusunan

Business Communication

MJN360 Manajemen 3 Januari 2018

OTORISASI Dosen Pengembang RPS

PREPARED BY:

M. Hasbi Saleh, SE,Ak,MM,MAk,CA,CSRS,CSRA

Kepala Program Studi S1 Manajemen

Drs. Sumitro, M.Sc

Deskripsi Singkat Mata Kuliah

This course presents communication as a critical component for success in the workplace. In this class, you will develop a

foundation for designing effective messages, both written and oral, from concept to delivery. You will use a communication

model to identify objectives, analyze audiences, choose information, and create the most effective arrangement and channel

for that message. Particularly, the course emphasizes elements of persuasive communication: how to design messages for

diverse and possibly resistant audiences and how to present that information in a credible and convincing way.

Specifically, you will practice drafting and editing clear, precise, and readable written business documents as well as learn to

design documents to make information easily accessible to a busy, executive-level reader. In addition, you will develop and

deliver an individual presentation, using appropriate and effective visual support, in which you present a persuasive

argument that demonstrates relevance and benefits to an audience at different levels of expertise or interest.

Pustaka Primary : Bovee & Thill, 2014, Business Communication Essensials, a skills- based approach, pearson education, 6e, Inc (BT)

Supporting:

1.Ewald and Burnett, Business Communication, Prentice Hall International, Inc. Latest Edition. (EB) 2.Taylor,S (2009). Communication for Business: A Practical Approach. 4th Ed. New Delhi: Prentice-Hall. (T)

3.Essentials of Business Communication, 8th Ed., 2010; Mary Ellen Guffey; Southwestern Cengage Learning ISBN: 978-

Media Pembelajaran Perangkat lunak:

Learning Management System Estudy dan Virtual Exchange STEI Perangkat keras:

PC /Notebook dan infokus

RENCANA PEMBELAJARAN SEMESTER

KOMUNIKASI BISNIS

Tatap Muka

Materi Pelajaran Media Daring

1 Understanding Business Communication in Today’s Workplace

E-Study dan VEX

2 Mastering Team Skills and Interpersonal Communication E-Study dan VEX

3 Planning Business Messages E-Study dan VEX

4 Writing Business Messages E-Study dan VEX

5 Completing Business Messages E-Study dan VEX

6 Crafting Messages for Electronic Media E-Study dan VEX

7 Writing Routine and Positive Messages E-Study dan VEX

8 UTS E-Study

9 Writing Persuasive and Negative Messages E-Study dan VEX

10 Understanding and Planning Reports and Proposals E-Study dan VEX

11 Writing and Completing Reports and Proposals E-Study dan VEX

12 Developing Oral and Online Presentations E-Study dan VEX

13 Building Careers and Writing Résumés E-Study dan VEX

14 Applying and Interviewing for Employment E-Study dan VEX

15 Group Project and Presentation E-Study dan VEX

Komunikasi lintas budaya bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua oran atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda.

Achieving Success in Today’s Competitive Environment Untuk meraih sukses dalam lingkungan bisnis yang semakin kompetitif, seorang karyawan memerlukan kemampuan berkomunikasi baik dengan pihak-pihak dalam organisasinya maupun pihak-pihak di luar organisasi.

Untuk mendapatkan pekerjaan yang diinginkan maupun merebut pelanggan, seorang karyawan harus mampu untuk:

1. Menulis dengan jelas 2. Berbicara dengan penuh keahlian 3. Mendengarkan dengan hati-hati 4. Beradaptasi pada berbagai situasi

Definisi Komunikasi Communication is the process of sending and receiving messages .Komunikasi dikatakan efektif apabila pesan yang disampaikan dipahami oleh penerimanya dan pesan itu menstimulasi tindakan tertentu atau membuat penerimanya mempunyai pola pikir baru

The Benefits of Effective Business Communication Pengambilan keputusan yang lebih kuat dan

pemecahan masalah yang lebih cepat Pertanda awal akan adanya potensi masalah Produktivitas meningkat dan arus kerja yang

lebih pasti Hubungan bisnis yang lebih kuat Pesan-pesan pemasaran yang lebih jelas dan

lebih persuasif Citra profesional yang semakin kuat baik bagi

perusahaan maupun karyawan Turnover karyawan yang lebih rendah dan

kepuasan karyawan yang semakin tinggi Hasil finansial yang lebih baik dan return yang

lebih tinggi bagi investor

Berbagai Jenis Komunikasi Komunikasi antarpribadi bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua

orang/lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel dan informal.Jenis komunikasi ini lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hari, misalnya komunikasi antarkeluarga dan antarteman.

Komunikasi ini dapat terjadi pada tingkat antardaerah, antarwilayah maupun antarnegara.

Komunikasi bisnis komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis. Biasanya dilakukan untuk kepentingan bisnis dan membahas masalah bisnis.

Communication in Organizational Settings Komunikasi Internal Komunikasi Eksternal

Internal Communication Komunikasi internal merupakan pertukaran informasi dan ide-ide dalam satu organisasi.Komunikasi internal terbagi menjadi komunikasi internal formal dan komunikasi internal informal.

Formal Internal Communication Merupakan komunikasi terencana antar anggota organisasi yang mengikuti alur dalam chain of command. Bisa dilakukan dalam bentuk surat- menyurat, laporan, memo dan e-mail. Komunikasi internal formal dapat mengikuti tiga flow tersebut:

Downward flow Keputusan- keputusan perusahaan yang dibuat di jajaran atas lalu disampaikan ke jajaran bawah yang merupakan pelaksana keputusan tersebut.

Upward Flow informasi, data dan laporan dari jajaran bawah yang disampaikan ke jajaran atas untuk membantu proses pengambilan keputusan.

Horizontal Flow komunikasi antar departemen yang membantu para karyawan untuk berbagi informasi, mengkoordinasikan tugas, dan memecahkan masalah.

Informal Internal Communication Merupakan komunikasi kasual antar karyawan yang tidak mengikuti alur chain of command.Bisa dilakukan dalam bentuk e-mail, percakapan biasa, dan telepon.

External Communication Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang menghubungkan organisasi dengan dunia luar yang terdiri atas para pelanggan, supplier, pesaing dan investor.Komunikasi eksternal terbagi menjadi formal external communication dan informal external communication.

Formal External Communication Merupakan komunikasi terencana dengan pihak-pihak luar organisasi. Bisa dilakukan dalam bentuk surat- menyurat, laporan, memo, pidato, websites, maupun

CHAPTER 1

WEDNESDAY 23 SEPTEMBER 2020 (VEX ROOM AKUNTANSI 06)

Understanding Business Communication in Today’s Workplace

news release. Perusahaan seharusnya memanfaatkan bentuk komunikasi eksternal ini untuk menciptakan kesan yang baik terhadap perusahaan.

Informal External Communication Merupakan komunikasi kasual dengan pihak-pihak di luar organisasi (supplier, pelanggan, investor dll).Bisa dilakukan dalam bentuk percakapan biasa, e-mail, dan telepon.

Characteristics of Effective Business Message 1. Memberi informasi praktis 2. Menyediakan fakta-fakta, bukan sekedar

kesan 3. Menjelaskan dan merangkum informasi 4. Menjelaskan respon apa yang diharapkan dari

audiens atau apa yang bisa dilakukan untuk audiens

5. Mempersuasi pihak lain dan menawarkan rekomendasi

The Basic Forms of Communication Nonverbal Communication Proses komunikasi tanpa menggunakan kata-kata

Verbal Communication Proses komunikasi dengan menggunakan kata-kata

yang terstruktur dalam pola bermakna

Komunikasi Nonverbal Dilakukan dengan menggunakan gambar, ekspresi wajah, gerakan-gerakan tubuh / bahasa tubuh, dll sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.Contohnya: Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir, asbak di atas meja untuk menunjukkan tamu boleh merokok, dll

Pentingnya Komunikasi Nonverbal Lebih mampu menyampaikan perasaan dan

emosi Dapat digunakan untuk mendeteksi

kebohongan pihak lain Efisien, karena berupa isyarat yang dapat

disampaikan tanpa berpikir panjang dan dapat segera ditangkap maknanya oleh audiens.

Tujuan Komunikasi Nonverbal 1. Memberikan informasi 2. Mengatur alur suatu percakapan 3. Mengekspresikan emosi 4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau

mengembangkan pesan-pesan verbal 5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang

lain 6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya

memeragakan sesuatu

Komunikasi Verbal Lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan.Contohnya: Surat Pemesanan Barang, Surat Kontrak Kerja, dll

Understanding What Employers Expect From You Menyusun ide-ide dan informasi secara logis

dan lengkap Mengekspresikan ide-ide dan informasi

secara koheren dan persuasif Mendengarkan pihak-pihak lain secara efektif Berkomunikasi secara efektif dengan orang-

orang dari berbagai latar belakang dan pengalaman berbeda

lanjutan Menggunakan teknologi komunikasi secara

efektif dan efisien Mengikuti standar tata bahasa yang berlaku,

ejaan, dan aspek-aspek menulis dan berbicara kualitas tinggi lainnya

Berkomunikasi dengan sikap yang mencerminkan etiket bisnis kontemporer

Berkomunikasi secara etis, bahkan saat pilihan-pilihan yang ada tidak jelas

Understanding Why Business Communication is Unique

1. Meningkatnya value dari informasi bisnis (informasi tentang pesaing, pelanggan, peraturan-peraturan yang berlaku)

2. Globalisasi bisnis dan meningkatnya keragaman tenaga kerja

3. Kemajuan teknologi 4. Perubahan struktur organisasi 5. Teamwork

Communicating More Effectively on the Job Strategi komunikasi efektif:

1. Connect dengan audiens 2. Meminimalisir gangguan 3. Audience-centered approach 4. Meningkatkan keahlian berkomunikasi 5. Memberi umpan balik yang membangun 6. Sensitif terhadap etika bisnis

The Communication Process 1. The sender has an idea 2. The sender encodes the idea in a message 3. The sender produces the message in a

medium 4. The sender transmits message through a

channel 5. lanjutan 6. Audience receives the message 7. Audience decodes the message 8. Audience responds to the message 9. Audience provides feedback to the sender

Communication Barriers Noise and distractions Competing messages : information overload Filters Channel breakdown

Panduan untuk Mengatasi Communication Barriers Adopt an audience-centered approach Foster an open communication climate Commit to ethical communication Create lean, efficient messages

Improving Your Performance in Teams Definition of team A unit of two or more people who share a mission and the responsibility for working to achieve a common goal.

Klasifikasi team menurut formalitasnya: Formal Teams dan Informal Teams

Formal Teams : bagian dari struktur organisasi Informal Teams : bukan bagian dari struktur

Dua jenis informal teams: Problem-solving teams dan task forces

Kedua jenis team tersebut dibentuk untuk memecahkan masalah tertentu dan lalu bubar saat tugasnya selesai dikerjakan

Committees Tim formal yang biasanya berjangka waktu panjang

dan dapat menjadi bagian permanen dalam suatu struktur organisasi

Advantages and Disadvantages of Teams Advantages of a successful team:

1. Increased information and knowledge 2. Increased diversity of views 3. Increase acceptance of a solution 4. Higher performance levels

Disadvantages of teams: 1. Groupthink 2. Hidden agendas 3. Free riders 4. Cost

Characteristics of Effective Teams Memiliki tujuan yang jelas dan maksud yang

sama Berkomunikasi dengan terbuka dan jujur Mengambil keputusan by consensus Berpikir kreatif Tahu bagaimana cara memecahkan konflik

Team Communication Collaborative Writing Guidelines:

Memilih orang-orang yang akan bekerja sama dengan hati-hati ,pilih kombinasi orang-orang yang memiliki keahlian, informasi dan bakat yang diperlukan dalam menyelesaikan satu proyek tertentu

Menyepakati apa yang merupakan tujuan proyek sebelum memulainya

Memberi waktu pada tim untuk mengakrabkan diri sebelum mulai bekerja

Menjelaskan apa-apa saja yang merupakan tanggung jawab pribadi setiap anggota tim

Menetapkan proses kerja yang jelas Hindari writing as a group Pastikan semua peralatan dan teknik yang

diperlukan siap dan kompatibel untuk seluruh anggota tim

Periksa untuk memastikan segala sesuatu berjalan lancar

Group Dynamics Definition of group dynamics is The interactions and

processes that take place among the members of a team. Group norms is informal standards of conduct that members share and that guide member behavior

Faktor-faktor yang mempengaruhi dinamika kelompok (group dynamics) :

1. Team Roles 2. The Phase of Team Evolution 3. Resolving Conflict 4. Overcoming Resistance

Team Roles Setiap anggota tim memainkan satu role yang mempengaruhi hasil dari aktivitas kelompok. Tiga jenis roles yang mungkin dimainkan seorang anggota tim:

1. Self-oriented roles 2. team-maintenance roles 3. task-facilitating roles

Self-oriented roles controlling, withdrawing, attention-seeking, diverting

Team-maintenance roles encouraging, harmonizing, compromising

Task-facilitating roles initiating, information giving or seeking, coordinating, procedure setting

Phases in Team Evolution Sebuah tim biasanya melalui 5 tahap pembentukan sebagai berikut:

Orientation Anggota tim mulai saling mengenal dan menentukan peran setiap anggota

Conflict Opini dan sudut pandang yang berbeda mulai timbul

Brainstorming Anggota-anggota tim meng-explore pilihan-pilihan yang ada dan mengevaluasi setiap alternatif

Emergence Tim berhasil mencapai satu konsensus atas keputusan bersama

Reinforcement Setiap anggota menerima tugas-tugas yang harus

dilakukan untuk melaksanakan keputusan bersama

CHAPTER 2

WEDNESDAY 30 SEPTEMBER 2020 (VEX ROOM AKUNTANSI 06)

Mastering Team Skills and Interpersonal Communication

Resolving Conflicts Conflicts bisa bersifat konstruktif, bisa juga destruktif Konflik bersifat konstruktif jika konflik tersebut memaksa tim untuk membicarakan masalah-masalah penting, meningkatkan keterlibatan setiap anggota tim, menimbulkan ide-ide baru untuk memecahkan masalah. Konflik bersifat destruktif bila konflik tersebut menghabiskan energi, menghancurkan semangat kerja, dan memecah-belah tim .Ada 7 cara yang dapat digunakan untuk memecahkan konflik dengan efektif:

1. Proaction 2. Communication 3. Openness 4. Research 5. Flexibility 6. Fair Play

Overcoming Resistance Cara mengatasi penolakan:

Express understanding Bring resistance out into the open Evaluate other’s objections fairly Hold your arguments until the other person is

ready for them

Making Your Meetings More Productive Saat mengadakan pertemuan, pastikan bahwa pertemuan itu memang benar-benar perlu dan tidak dapat digantikan oleh hal lain seperti telepon, e-mail atu memo. Jelaskan maksud mengadakan pertemuan (informational meetings atau decision-making meetings) ,Pilih orang-orang yang diundang untuk hadir.Pilih waktu dan fasilitas yang tepat, dan tetapkan agenda pertemuan

Improving Your Listening Skills Various Types of Listening:

1. Content Listening : untuk memahami dan mengingat pesan dari pembicara. Penekanannya pada informasi dan pemahaman. Tidak perlu ada evaluasi dari pihak pendengar.

2. Critical Listening : Untuk memahami dan mengevaluasi pesan dari pembicara.

3. Emphatic Listening : Untuk memahami perasaan, kebutuhan dan keinginan pembicara. Jangan memberi saran kecuali Anda diminta oleh si pembicara. Juga, jangan menghakimi si pembicara.

Ketiga bentuk listening di atas merupakan active listening, dimana pendengar secara sadar menutup seluruh filter dan bias yang dimilikinya untuk benar- benar mendengar dan memahami apa yang dikatakan pembicara.

Understanding the Listening Process Ada 5 tahap yang dilakukan seseorang dalam mendengarkan secara efektif:

1. Receiving 2. Decoding 3. Remembering 4. Evaluating 5. Responding

Improving Your Nonverbal Communication Skills Definition of nonverbal communication : the interpersonal process of sending and receiving information, both intentionally and unintentionally, without using written or spoken language

Six Categories of nonverbal signals: 1. Facial expressions 2. Gesture and posture 3. Vocal characteristics 4. Personal appearance 5. Touch 6. Time and Space

Komunikasi Lintas Budaya Intercultural communication is the process of sending and receiving messages between people whose cultural background leads them to interpret verbal and nonverbal signs differently

Understanding the Importance of Communicating Across Cultures Dua tren yang mejadikan komunikasi bisnis lintas budaya semakin penting:

1. The global marketplace 2. The multicultural workforce

Improving Intercultural Sensitivity Culture is a shared system of symbols, beliefs, attitudes, values, expectations, and norms of behavior Subcultures is distinct groups that exists within a major culture

Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh budaya. Untuk dapat berkomunikasi lintas budaya secara efektif , seseorang harus mampu mengenali adanya perbedaan budaya dan mengatasi kecenderungan ethnocentrism

Ethnocentrism is the tendency to judge all other groups according to one’s own groups’s standards, behaviors, and customs and to see other groups as inferior by comparison

Four Categories of Cultural Differences 1. Contextual differences 2. Legal and ethical differences 3. Social differences 4. Nonverbal differences

Contextual Differences Cultural context is the pattern of physical cues, environmental stimuli, and implicit understanding that conveys meaning between members of the same culture

High-context cultures rely on implicit nonverbal actions and environmental setting to convey meaning

Low-context cultures rely on explicit verbal communication

Legal and Ethical Differences High-context cultures view laws as being more flexible Low-context cultures tend to value written agreements and interpret law strictly . Legal systems differ from culture to culture. Ethical choices can be more complicated when communicating across cultures

Social Differences 1. Attitudes toward materialism 2. Roles and status 3. Use of manners 4. Concepts of time

Nonverbal Differences Concepts of personal space Use of body language

Overcome Ethnocentrism Acknowledge distinctions Avoid assumptions Avoid judgments

Improving Communication Across Cultures Study other cultures Overcome language barriers Develop effective intercultural

communication skills

The Three-Step Writing Process 1. Planning : analisis situasi, mengumpulkan

informasi, memilih media yang tepat, mengorganisir informasi

2. Write : beradaptasi dengan audiens, meng- compose pesan

3. Complete : merevisi pesan, membuat pesan, membaca ulang pesan, mendistribusikan pesan

Planning 1. Analisis situasi : definisi tujuan pesan dan

membuat profil audiens 2. Mengumpulkan informasi : menentukan

kebutuhan audiens dan memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk menjawab kebutuhan tersebut

3. Memilih media yang tepat 4. Mengorganisasi informasi : menentukan ide

utama, membatasi cakupan, memilih pendekatan yang sesuai, membuat garis besar isi pesan

Analyzing Your Situation (Defining Your Purpose) Pesan yang efektif dan efisien harus diawali dengan mendefinisikan maksud pesan tersebut dan siapa audiensnya .Tujuan umum (general purpose) dari pesan-pesan bisnis terbagi menjadi: to inform, to persuade, or to collaborate with your audience .Selain tujuan umum, setiap pesan juga memiliki tujuan khusus (specific purpose) .Tujuan khusus merupakan identifikasi dari apa yang diharapkan penulis pesan untuk dicapai dengan pesan tersebut dan apa yang seharusnya dilakukan atau dipikirkan audiens setelah menerima pesan tersebut. Ada empat pertanyaan yang dapat digunakan untuk menguji tujuan dari suatu pesan, yaitu:

1. Apakah akan ada perubahan sebagai hasil dari pesan tersebut?

2. Apakah tujuan Anda realistis? 3. Apakah waktunya tepat? 4. Apakah tujuan dari pesan dapat diterima oleh

organisasi?

Developing an Audience Profile Untuk menganalisis audiens:

1. Identifikasi siapa audiens sasaran yang utama 2. Tentukan ukuran audiens dan sebaran

geografisnya 3. Tentukan komposisi audiens 4. Perkirakan tingkat pemahaman audiens

terhadap topik pesan 5. Pahami ekspektasi dan preferensi audiens 6. Perkirakan reaksi audiens

Gathering Information Ada beberapa teknik informal yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi:

Pertimbangkan sudut pandang pihak lain Baca laporan dan dokumen-dokumen

perusahaan Bicara dengan supervisor, rekan kerja dan

pelanggan Minta masukan dari audiens pesan

Kriteria informasi berkualitas Informasi yang berkualitas memiliki atribut-atribut sbb:

1. Akurat 2. Ethical 3. Pertinent (relevan dengan kebutuhan/minat

audiens)

Akurat periksa ulang setiap informasi yang dimasukkan dalam pesan, hati-hati terutama bila menggunakan sumber dari internet, periksa ulang setiap perhitungan matematik atau finansial, periksa ulang setiap tanggal dan jadwal.

Ethical Dengan memastikan akurasi informasi dalam pesan, maka berbagai masalah ethical sekaligus bisa dihindarkan Segera koreksi dan beri tahukan penerima pesan jika menemukan kesalahan informasi yang terlanjur dicantumkan

CHAPTER 3

WEDNESDAY 07 OKTOBER 2020 (VEX ROOM AKUNTANSI 06)

PLANNING BUSINESS MESSAGES

Pertinent Prioritaskan informasi-informasi yang sekiranya penting bagi audiens Jika pengirim pesan belum cukup mengenal audiensnya untuk tahu informasi apa yang kira-kira paling relevan untuk mereka, maka pengirim pesan dapat menggunakan common sense

Selecting the Right Medium 1. Oral media : percakapan langsung,

wawancara, pidato, presentasi, dll 2. Written media : memo, surat, laporan, dll 3. Visual : any formats in which one or more

visual elements play a central role in conveying the message content

4. Electronic : oral (telepon, dll), written (email,dll), visual (ppt slides, dll)

Factors to Consider when Choosing Media 1. Media richness : kemampuan satu jenis media

untuk menyampaikan pesan melalui satu atau lebih informational cue, memfasilitasi umpan balik dan mengembangkan fokus personal

2. Tingkat formalitas pesan 3. Tingkat keterbatasan media 4. Tujuan dari pengirim pesan (menekankan

formalitas pesan, menyampaikan emosi, tanggapan langsung, bukti tertulis)

5. Urgensi dan biaya 6. Preferensi audiens

Organizing Your Information Pesan yang diorganisir dengan baik membantu penulis pesan untuk bekerja dengan lebih efisien. Pengorganisasian pesan juga membantu audiens untuk memahami pesan, menerima pesan dan menghemat waktu

The Process for Organizing Business Messages Effectively

1. Define your main idea 2. Limit the scope 3. Choose the direct or indirect approach 4. Outlining your content

Direct approach (deductive) Digunakan saat kita tahu audiens akan receptive terhadap pesan kita. Pesan dibuka dengan ide utama, permintaan atau berita baik. Bagian tengah pesan memberi details yang diperlukan. Ditutup dengan referensi terhadap berita baik yang disampaikan atau pernyataan tentang tindakan tertentu yang diinginkan penerima pesan

Indirect approach (inductive) Digunakan saat audiens diperkirakan akan bersikap skeptical atau bahkan resistant terhadap pesan. Bagian pembukaan diawali dengan pernyataan netral atau pernyataan yang menarik perhatian. Bagian tengah pesan berisi berita buruk dan alasan-alasannya atau hal-hal yang menarik minat audiens. Ditutup dengan sopan atau dengan meminta tindakan tertentu

Three-Step Writing Process Three-step writing process: Planning, writing, completing.

Tahap writing terdiri atas: 1. Beradaptasi terhadap audiens (Adapt to the

audience). 2. Menyusun pesan (Compose the message).

Adapting to Your Audience Pesan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan ekspektasi audiens akan:

1. membantu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan audiens

2. membuat pesan lebih mudah diterima oleh audiens

Beradaptasi terhadap audiens berarti: 1. Sensitif terhadap kebutuhan audiens 2. Membangun hubungan yang kuat dengan

audiens 3. Mengendalikan style dan tone

Being Sensitive to Your Audience’s Needs Memakai “You” Attitude : menunjukkan

perusahaan peduli pada audiens-nya dengan cara mengekspresikan pesan dalam bentuk kepentingan dan kebutuhan audiens

Selalu memenuhi standar sopan santun yang berlaku

Menekankan hal-hal positif Menggunakan kata-kata yang tidak bias (tidak

memiliki arti konotatif)

“You” Attitude “You” attitude berarti mengekspresikan pesan kita dalam bentuk minat dan kebutuhan audiens .Contoh: “We are pleased to announce our new flight schedule from Atlanta to New York, which is any hour on the hour” , bentuk “you” attitude-nya: “Now you can take a plane from Atlanta to New York any hour on the hour”

Hindari penggunaan kalimat-kalimat dengan kata you and yours jika dengan penggunaan kata tersebut kalimat Anda terkesan diktatorial, membuat orang lain merasa bersalah, atau bertentangan dengan gaya organisasi tempat kerja Anda. Contoh: “Anda harus selesai mengoreksi semua surat ini pukul 5 sore” lebih baik tulis “Seluruh surat diharapkan selesai dikoreksi pukul 5 sore”

Building Strong Relationships with Your Audience Untuk menyampaikan maksud pesan, pengirim pesan harus membangun relationships dengan audiens, dengan cara:

1. Menunjukkan kredibilitas 2. Menampilkan image perusahaan

CHAPTER 4

WEDNESDAY 14 OKTOBER 2020 (VEX ROOM AKUNTANSI 06)

WRITING BUSINESS MESSAGES

Establishing Your Credibility Tanggapan audiens terhadap pesan sangat dipengaruhi oleh persepsi mereka terhadap kredibilitas pengirim pesan. Untuk menunjukkan kredibilitas di hadapan audiens yang baru ditemui, pengirim pesan harus menunjukkan:

1. kejujuran, 2. obyektivitas, 3. sikap tanggap terhadap kebutuhan audiens, 4. credentials, pengetahuan dan keahlian, 5. endorsements 6. performance 7. kepercayaan diri 8. gaya komunikasi yang sesuai 9. ketulusan

Projecting Your Company’s Image Saat berkomunikasi dengan pihak eksternal, pengirim pesan menjadi juru bicara bagi perusahaan .Kesan yang diciptakan oleh pengirim pesan dapat meningkatkan atau menurunkan image perusahaan. Karena itu, gaya komunikasi perusahaan harus ditempatkan di atas selera pribadi pengirim pesan

Controlling Your Style and Tone Style merupakan cara pengirim pesan menggunakan kata-kata untuk menciptakan tone (keseluruhan kesan) tertentu. Disarankan untuk menggunakan tone percakapan (tidak terlalu formal tetapi juga tidak terlalu informal) serta menggunakan kata-kata yang mudah dimengerti

How to achieve a conversational tone 1. Avoid obsolete and pompous language 2. Avoid preaching and bragging 3. Be careful with intimacy 4. Be careful with humor

Composing Your Message Pilih kata-kata yang ada dalam ejaan baku, tidak memiliki konotasi negatif, mudah dimengerti dan tidak klise. Kembangkan paragraf dengan memulainya dari satu ide utama. Pilih salah satu cara berikut untuk mengembangkan paragraf: ilustrasi, perbandingan dan kontras, sebab akibat, klasifikasi, solusi terhadap satu persoalan

Five ways to develop a paragraph 1. Illustration : memberikan contoh yang

mendemonstrasikan ide utama 2. Comparison/contrast : menggunakan

kemiripan atau perbedaan untuk mengembangkan topik

3. Cause and effect : fokus pada alasan-alasan untuk sesuatu

4. Classification : menunjukkan bagaimana satu ide utama dibagi menjadi beberapa kategori

5. Problem and solution : menunjukkan satu masalah lalu mendiskusikan solusinya

Three-step writing process Three-step writing process: planning, writing, completing

Completing terdiri atas: revising the message, produce the message, proofread the message, distribute the message

Revising Your Message 1. Evaluating your content, organization, style

and tone 2. Reviewing for readability 3. Editing and rewriting (if necessary) for clarity

and conciseness Evaluating Your Content, Organization, Style and Tone Untuk mengevaluasi isi pesan, pertanyaan pertanyaan yang digunakan adalah:

1. Apakah informasi yang disampaikan akurat? 2. Apakah informasi yang disampaikan relevan

dengan audiens? 3. Apakah informasi yang disampaikan sudah

cukup untuk memenuhi kebutuhan audiens? 4. Apakah sudah cukup seimbang antara

informasi umum dengan informasi khusus?

Untuk mengevaluasi organisasi pesan, pertanyaan- pertanyaan yang dapat diajukan adalah:

1. Apakah semua poin sudah memenuhi urutan yang logis?

2. Apakah ide-ide utama sudah paling ditampilkan?

3. Apakah ada urutan yang membuat pesan lebih meyakinkan?

4. Apakah ada poin yang diulang-ulang? 5. Apakah semua detail sudah dikelompokkan

secara logis?

Untuk mengevaluasi style and tone, ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apakah style dan tone yang digunakan sudah cukup formal/terlalu formal/terlalu casual utk audiens?

2. Apakah pesan Anda sudah menekankan kebutuhan audiens di atas kebutuhan Anda?

Reviewing for Readability 1. Variasikan panjang kalimat 2. Jangan membuat paragraf-paragraf yang

terlalu panjang 3. Menggunakan lists dan bullets untuk

menjelaskan dan menekankan 4. Tambahkan headings dan subheadings

CHAPTER 5

WEDNESDAY 21 OKTOBER 2020 (VEX ROOM AKUNTANSI 06)

COMPLETING BUSINESS MESSAGES

CHAPTER 6

WEDNESDAY 28 OKTOBER 2020 (VEX ROOM AKUNTANSI 06)

CRAFTING MESSAGES FOR ELECTRONIC MEDIA

Producing your message Kualitas dokumen atau tampilan layar mempengaruhi readability dan juga persepsi audiens terhadap Anda dan organisasi Anda. Readability dan elemen-elemen desain dapat meningkatkan efektivitas pesan, tapi juga bisa menjadi penghalang pesan

readability White space Margins and justification Typeface/font Type styles

Proofreading your message Lakukan beberapa kali Lakukan dengan cara yang berbeda-beda (dari

depan ke belakang, kemudian dari belakang ke depan, dsb)

Periksa ulang item-item penting Jangan lakukan segera setelah selesai

membuat pesan, beri jarak waktu Jangan melakukan proofreading saat sedang

lelah Konsentrasi, hindari gangguan-gangguan Untuk dokumen elektronik, sebaiknya

dikoreksi dalam bentuk print Jangan terburu-buru

Distributing Your Message Cost Convenience Time Security and Privacy

Choosing Electronic Media for Brief Messages 1. Memos and letters : sudah banyak digantikan

oleh e-mail 2. E-mail : cepat dan biayanya rendah, tapi

menyebabkan masalah spam, virus, dll 3. Instant Messaging (IM) : lebih cepat dan lebih

sederhana dibandingkan e-mail 4. Text messaging : instan dan portable, tapi

lebih merepotkan karena tombol ketik pada ponsel tidak berbentuk keyboard

5. Blogs : Mudah dan cepat dalam meng-update content, namun jumlahnya sangat banyak

6. Podcasts : lebih sulit dan memerlukan banyak peralatan dalam menyiapkannya

Creating Effective E-Mail Messages E-mail bisnis sifatnya lebih formal dibandingkan e- mail untuk teman dan keluarga

Risiko-risiko e-mail bisnis : dapat dijadikan bukti dalam persidangan, adanya kemungkinan mengungkapkan rahasia bisnis, mengekspos sistem komputer perusahaan kepada ancaman virus, dll

Dalam membuat e-mail bisnis, the Three-Step Process harus diterapkan

1. Planning : pastikan bahwa setiap e-mail yang dikirim memang benar-benar perlu supaya tidak menghabiskan waktu si penerima, pikirkan dahulu sebelum menggunakan cc, tetap perhatikan urutan dalam hirarki perusahaan

2. Writing : Tetap perhatikan ejaan dan tata bahasa yang benar, gunakan kalimat subyek yang efektif, jaga emosi saat menulis karena e-mail bisa disimpan penerima dan dijadikan bukti

3. Completing : baca ulang, revisi, gunakan signature, periksa ulang alamat e-mail yang menjadi tujuan

Creating Effective Instant Messages and Text Messages Keuntungan menggunakan Instant Messages (IM) respon yang cepat terhadap pesan-pesan penting, biaya yang lebih rendah dibanding telepon dan e-mail, mirip percakapan biasa

Kekurangan IM masalah security, perlunya user authentication, sulit me-review dan mengarsip pesan-pesan

The Three-Step Process juga bisa dilakukan dalam IM sebagai berikut:

1. Planning : pikir dahulu sebelum meminta atau merespon sesuatu

2. Writing : hindari singkatan-singkatan kecuali jika ber-IM dengan teman akrab

3. Completing : Baca sekilas pesan sebelum dikirim untuk memastikan tidak ada salah ketik dan pesan sudah lengkap dan jelas

Untuk menggunakan IM secara efektif dan efisien ,maka lakukan hal-hal berikut:

1. Jangan ber-IM jika Anda harus fokus ke pekerjaan lain

2. Jangan mengirim informasi confidential kecuali jika sistemnya secure

3. Jangan gunakan IM untuk pesan-pesan yang panjang dan kompleks

4. Jangan ber-IM dengan lebih dari 1 orang pada saat yang sama untuk menghindari salah kirim pesan

Creating Effective Business Blogs Blogs menggabungkan keuntungan jangkauan global dan nilai referensi dari website biasa dengan kemiripan percakapan yang dimiliki e-mail atau IM . Syarat-sarat blog bisnis yang baik adalah berkomunikasi dengan gaya personal dan otentik, memberi informasi baru dengan cepat, memilih topik yang paling diminati audiens, mengundang audiens untuk memberi tanggapan (ikut serta dalam percakapan)

Understanding the Business Aplications of Blogging 1. Manajemen proyek dan komunikasi team 2. Berita-berita perusahaan 3. Customer support 4. Public relations dan media relations

CHAPTER 7

WEDNESDAY 04 NOVEMBER 2020 (VEX AKUNTANSI 06)

WRITING ROUTINE AND POSITIVE MESSAGES

5. Rekrutmen 6. Diskusi mengenai kebijakan dan masalah-

masalah perusahaan 7. Komunikasi saat krisis 8. Riset pemasaran 9. Brainstorming 10. Viral marketing 11. Pengganti E-mail 12. Sindikasi berita

Adapting the Three-Step Process for Successful Blogging

1. Audience : definisikan siapa yang menjadi audiens sasaran dari blog Anda

2. Purpose : blog bisnis harus mempunyai tujuan yang penting bagi perusahaan maupun audiens sasaran

3. Scope : scope harus cukup luas untuk memungkinkan diskusi dalam jangka waktu lama, namun cukup sempit untuk tetap fokus

Adapting the Three-Step Process for Successful Podcasting

1. Planning : analisis situasi, kumpulkan informasi-informasi yang dibutuhkan, organisasikan bahan-bahan Anda

2. Writing / Recording : Pikirkan apa yang akan Anda katakan sehingga Anda tidak ramble on

3. Completing : pikirkan kualitas teknis yang Anda inginkan atau yang dibutuhkan audiens dari podcasts Anda

Using the Three Step Writing Process 1. Planning : analisis apa tujuan penulisan pesan

dan siapa audiensnya, mengetahui apa yang menjadi kebutuhan pembaca pesan, menyesuaikan media yang akan digunakan dengan audiens sasaran

2. Writing : menggunakan direct approach 3. Completing revisi pesan, memilih desain dan

bentuk pengantaran yang sesuai, proofreading

Strategy for Routine Request Gunakan direct approach : nyatakan apa yang

menjadi tujuan/kebutuhan di depan Hindari kesan terlalu langsung/memerintah Perhatikan tone dari pesan Nyatakan permintaan dengan jelas dan

specific Jelaskan manfaat dari hal yang diminta di

bagian tengah pesan Tutup pesan rutin dengan menyertakan

deadline dan jangan lupa menulis contact information

How to Close Routine Requests Tutup pesan/permintaan rutin dengan menyertakan tiga hal berikut:

1. Permintaan yang specific 2. Informasi tentang bagaimana Anda bisa

dihubungi 3. Ucapan terima kasih

Categories of Routine Requests 1. Meminta informasi dan tindakan tertentu 2. Meminta rekomendasi 3. Mengajukan claims dan meminta adjustments

Asking for Information and Action Jelaskan apa yang Anda butuhkan dari

pembaca atau apa yang perlu dilakukan pembaca

Jelaskan kenapa Anda memerlukan hal tersebut

Jelaskan manfaat bagi pembaca jika permintaan Anda dipenuhi

Asking for Recommendations Buka pesan Anda dengan menyatakan bahwa saat ini Anda sedang applying for a position/scholarships/etc dan bahwa Anda ingin meminta rekomendasi dari pembaca .Gunakan bagian pembukaan untuk me- refresh ingatan pembaca tentang saat Anda bekerja sama dengan pembaca . Lampirkan cv jika perlu . Tutup pesan dengan ucapan terima kasih, nama dan alamat orang yang harus dikirimi rekomendasi tersebut, dan batas waktu pengiriman

Making Claims and Requesting Adjustments 1. Gunakan tone profesional, jangan

melampiaskan emosi dalam pesan Anda 2. Jelaskan masalah yang ingin Anda claim /

adjust dalam bagian pembukaan 3. Di bagian tengah, berikan detail yang specific/

back-up information 4. Tutup dengan menyatakan tindakan tertentu

yang Anda harap dilakukan pembaca disertai deadline dan contact info

5. Dokumentasikan pesan dan bukti-bukti yang perlu

Routine Replies Balas permintaan rutin yang sederhana dengan segera dan menyeluruh . Rencanakan balasan Anda dengan hati-hati karena hal ini menyangkut citra perusahaan dan possible future sales. (jika Anda membalas permintaan pihak eksternal)

Routine Replies is Granting Claims and Requests for Adjustments . Jika perusahaan Anda melakukan kesalahan (masalah rutin yang tertera dalam kebijakan perusahaan, bukan masalah besar yang mungkin menyebabkan krisis), lakukan hal-hal berikut:

1. Acknowledge receipt of the customer’s claim or complaint

2. Assign personal responsibility for setting matters straight

3. Bersimpati terhadap masalah pelanggan

CHAPTER 9

WED 18 NOVEMBER (VEX AKUNTANSI 06)

WRITING PERSUASIVE MESSAGES

4. Jelaskan bagaimana Anda telah mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah pelanggan

5. Lakukan langkah-langkah untuk memperbaiki hubungan dengan pelanggan

6. Follow up untuk menunjukkan bahwa Anda benar-benar peduli terhadap keluhan pelanggan

Jika kesalahan ada di pihak pelanggan Anda berhak menolak klaim pelanggan. Jika Anda melakukan hal ini, nyatakan dengan sopan dan jelaskan mengapa Anda tidak bisa memenuhi permintaan pelanggan. Tutup dengan ucapan terima kasih atas customer’s business Anda juga bisa memenuhi permintaan pelanggan supaya Anda tidak kehilangan bisnis dengannya

Providing Recommendations Sertakan semua detail yang diperlukan (nama

lengkap kandidat, posisi yang di-apply, hubungan penulis rekomendasi dengan kandidat, dll)

Beri contoh-contoh/perbandingan yang diperlukan untuk lebih meyakinkan pembaca

Masukkan informasi yang relevan dan faktual Hindari judgments

Jika ada criticism, imbangi dengan hal-hal positif tentang kandidat

Creating Informative Messages 1. Gunakan bagian pembukaan untuk

menyatakan tujuan dari pesan dan jenis informasi yang anda kirimkan

2. Tuliskan semua detail yang perlu 3. Tutup dengan sopan dan sertakan contact

info yang bisa dihubungi pembaca jika ada pertanyaan mengenai informasi yang baru diterima

Goodwill Messages Goodwill adalah perasaan positif yang akan mendorong seseorang untuk mempertahankan hubungan bisnis . Jenis-jenis goodwill messages: ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan bela sungkawa. Goodwill messages harus dibuat dengan tulus, tidak berlebihan, dan didasari fakta

Persuasive Messages Persuasion usaha untuk mengubah sikap, keyakinan, atau tindakan seseorang .Effective persuasion adalah kemampuan untuk menyajikan suatu pesan sedemikian rupa sehingga pembaca pesan akan mendukung isi pesan tersebut

Three-step writing process 1. Planning persuasive messages 2. Writing persuasive messages

3. Completing persuasive messages

Step1: Planning Persuasive Messages Analisis situasi : tentukan tujuan menulis pesan dan jelaskan tujuan tersebut kepada pembaca Mengumpulkan informasi Memilih medium yang tepat Mengorganisasikan informasi

Step 2: Writing Persuasive Messages “You” attitude Gunakan bahasa yang sopan Memahami perbedaan budaya Tunjukkan kredibilitas (gunakan bahasa yang

simple, tunjukkan fakta-fakta yang mendukung pernyataan pesan, menjelaskan siapa yang menjadi narasumber, obyektif)

Step 3: Completing Persuasive Messages Revisi Produce Proofread Metode delivery pesan

Developing Persuasive Messages Empat strategi dasar dalam menyusun pesan persuasif:

Struktur pesan ( AIDA Model ) Menyeimbangkan sudut pandang logis dan

emosional Memperkuat posisi Mengantisipasi keberatan

Structuring Your Message – AIDA Model Attention : Menggugah perhatian audiens

sehingga mereka tertarik untuk membaca/mendengar lebih lanjut

Interest : Jelaskan relevansi pesan terhadap kepentingan audiens, jelaskan lebih detail solusi yang ditawarkan

Desire : Jelaskan bagaimana penawaran ini akan memberi manfaat pada audiens, bangkitkan keinginan audiens untuk melakukan apa yang Anda harapkan

Action : Jelaskan apa yang Anda ingin audiens lakukan dan beri sarana untuk memudahkan audiens melakukan tindakan tersebut (toll- free numbers, nomor rekening, contact person, dll)

Balancing Emotional and Logical Appeals Emotional appeal : Berusaha untuk connect

dengan perasaan atau simpati pembaca Logical appeals : Menarik perhatian pembaca

dengan alasan-alasan logis Logical appeals : Three types of reasoning:

o Analogy o Induction : specific evidence to a

general conclusion o Deduction : from a generalization to a

specific conclusion

CHAPTER 10

WED 25 NOVEMBER 2020 (VEX AKUNTANSI 06)

PLANNING REPORTS AND PROPOSALS

Reinforcing your position

Semantics : Gunakan kata-kata yang lebih kuat untuk menyampaikan pesan dengan tidak berlebihan

Other tools : fokus pada permasalahan utama, tawarkan win-win situation, etc.

Dealing with resistance Untuk mengatasi keberatan-keberatan dari pembaca jelaskan pros dan cons dari ide Anda, antisipasi keberatan-keberatan yang mungkin timbul dan sediakan solusinya . Jangan menolak kompromi dan jangan mengasumsikan audiens bisa menerima persuasi Anda hanya dengan sekali mengirim pesan

Examples of persuasive business messages 1. Persuasive requests for action 2. Persuasive presentations of ideas 3. Persuasive claims and requests for

adjustments 4. Finding, Evaluating and Processing

Information

Effective process for conducting business research 1. Rencanakan penelitian anda 2. Cari dimana data dan informasi yang

diperlukan dapat diperoleh 3. Proses data dan informasi yang berhasil

didapat 4. Aplikasikan hasil / temuan dari penelitian 5. Mengelola informasi secara efisien

Planning your research 1. Familiarkan diri anda dengan subyek

penelitian, buat satu problem statement 2. Tentukan kesenjangan informasi yang ada 3. Prioritaskan apa yang menjadi kebutuhan

riset anda 4. Pertahankan kode etik dan sopan santun

dalam penelitian

Maintaining ethics 1. Jangan memaksakan hasil yang anda

kehendaki 2. Hormati privacy dari partisipan 3. Dokumentasikan sumber-sumber yang

digunakan dan beri kredit (cantumkan namanya)

4. Hormati intellectual property dari sumber

Types of Research Primary research penelitian yang dilakukan untuk mencari informasi tertentu khusus untuk suatu permasalahan yang telah ditentukan sebelumnya

Secondary research

penelitian yang dilakukan dengan mencari informasi dari sumber-sumber yang telah ada

Evaluating sources : 1. Reputasi sumber untuk kejujuran dan

reliability 2. Kemungkinan sumber untuk bias 3. Tujuan penulisan bahan riset 4. Kredibilitas sumber 5. Darimana sumber informasi datanya 6. Apakah bahan-bahan dalam sumber bisa kita

verifikasi sendiri? 7. Apakah bahan-bahan ini current? 8. Apakah bahan-bahan ini lengkap?

Conducting secondary research Online materials Perpustakaan (surat kabar, majalah, jurnal,

buku, dll)

Conducting primary research Survey : harus reliable dan valid

Pemilihan sample Pertanyaan-pertanyaan dalam kuesioner

Conducting interviews Pikirkan urutan pertanyaan Beri ranking prioritas untuk pertanyaan-pertanyaan wawancara, mana yang penting sekali untuk dijawab Ajukan pertanyaan-pertanyaan yang cerdas Batasi jumlah pertanyaan Edit pertanyaan

Processing data and information 1. Quoting 2. Paraphrasing 3. Summarizing

Applying your findings 1. Summarizing your research 2. Drawing conclusions 3. Making recommmendations

Visual Communication: The Power of Images Unsur-unsur visual yang dirancang dengan baik dapat memperkuat komunikasi teks dan bahkan terkadang menggantikan fungsinya.

Visual dapat: 1. Menarik perhatian audiens 2. Membantu audiens memahami dan

mengingat isi pesan 3. Membantu menjembatani perbedaan latar

belakang audiens (misal: audiens yang memiliki tingkat pendidikan yang beragam)

4. Membantu mempengaruhi mood audiens

Visual Symbolism makna konotatif (kesan mental dan emosi yang ditangkap audiens) yang ditimbulkan oleh bentuk/warna/unsur-unsur desain tertentu yang berbeda-beda antar budaya Contoh : angka 13 = nasib buruk

warna hitam = berkabung

The Visual Evolution in Business Communication Meningkatnya penggunaan visual dalam komunikasi bisnis dilatarbelakangi oleh faktor-faktor berikut:

1. Kemajuan dalam teknologi digital 2. Kemajuan dalam teknologi internet 3. Meningkatnya skilldan ekspektasi audiens

Visual Literacy kemampuan (sebagai pengirim pesan) untuk menciptakan imagesyang efektif dan (sebagai penerima pesan) untuk secara tepat menginterpretasikan pesan-pesan visual

Six Principles of Visual Design Consistency : konsisten untuk keseluruhan isi

dokumen Contrast : menggunakan warna-warna

kontras untuk menggambarkan perbedaan antara dua hal/lebih

Balance : Formal balance dan informal balance

Emphasis : unsur paling dominan dalam visual harus mencerminkan hal paling penting

Convention : mengikuti aturan-aturan yang berlaku secara umum

Simplicity :Ingatlah bahwa visual dibuat untuk memudahkan penyampaian informasi, bukan untuk menghias

Contrast

Formal Balance

Informal Balance

The Ethics of Visual Communication

Pertimbangkan seluruh interpretasi dan misinterpretasi yang mungkin timbul dari sudut pandang audiens

Berikan konteks dari visual yang ditampilkan sehingga audiens lebih mudah memahami maksudnya

Jangan menyembunyikan atau meminimalkan informasi negatif

Jangan melebih-lebihkan informasi Jangan terlalu menyederhanakan masalah

yang rumit Jangan mengimplikasikan hubungan sebab-

akibat tanpa memberikan bukti Hindari manipulasi emosional atau bentuk

pemaksaan lainnya

Identifying Points to Illustrate • Bagian mana dari teks yang rumit, mungkin menimbulkan misinterpretasi, atau membosankan? • Apakah ada ide atau data yang tidak jelas tanpa adanya visual? • Apakah ada angka-angka atau fakta yang sulit dimengerti tanpa adanya visual?

Characteristics of Effective Visuals • Clear : membantu menjelaskan hal yang rumit jika dijelaskan hanya dengan kata-kata Complete : melengkapi data dalam bentuk teks • Concise : membantu meringkas hal yang jika dijelaskan hanya dengan teks akan bertele-tele • Connected : menunjukkan hubungan antara berbagai variabel data/berbagai hal • Compelling : membantu agar dokumen/presentasi tampil lebih menarik

Presenting Data with Visuals • Tables : menunjukkan nilai-nilai individual tertentu

Analisis & Pembahasan

Line Chart, Bar Chart • Untuk menunjukkan trend dari satu/lebih variabel, atau hubungan antar variabel-variabel tersebut, dalam satu waktu tertentu • Untuk membandingkan dua atau lebih kelompok data

Pie Chart Untuk menunjukkan frekuensi atau distribusi dalam bentuk bagian dari keseluruhan

Scatter and Bubble Chart Membandingkan sesuatu terhadap dua atau tiga variabel

Map Menunjukkan hubungan atau perbandingan geografis

Flowchart Untuk menggambarkan proses atau prosedur

Drawing, Photograph, Animation and Video • Drawing : menunjukkan hubungan konseptual atau spasial (disederhanakan) • Photograph : menunjukkan hubungan spasial (realistis) • Animation and Video : menunjukkan proses dan transformasi in action

Verifying the Quality of Your Visuals • Is the visual accurate? • Is the visual properly documented? • Is the visual honest?

Reports : uraian tertulis yang secara obyektif mengkomunikasikan informasi mengenai aspek-aspek tertentu dalam bisnis

Proposals : kategori khusus dari laporan yang menggabungkan penghantaran informasi dengan komunikasi persuasif

Categories of reports • Informational reports : berisi data, fakta dan umpan balik serta informasi lainnya tanpa analisis maupun rekomendasi • Analytical reports : berisi informasi dan analisis, mungkin juga disertai rekomendasi • Proposals : berisi persuasi terstruktur yang ditujukan pada audiens internal maupun eksternal

Variations in the nature of reports • Voluntary or mandatory : berpengaruh pada struktur laporan, di mana voluntary reportsbiasanya lebih bebas strukturnya

• Internal or external audience : berpengaruh pada informasi yang bisa dimasukkan dalam laporan, di mana laporan untuk audiens eksternal harus lebih hati-hati dalam memasukkan informasi • Lengths and complexity

The Three-Step Writing Process • Planning : analisis situasi, mengumpulkan informasi, memilih media yang tepat, mengorganisasi informasi • Writing : adaptasi terhadap audiens, menyusun pesan • Completing : revisi pesan, memproduksi pesan, proofreading, mendistribusikan pesan

Planning: Defining Your Purpose • Analyzing the situation :tentukan purpose(statement of purpose) • Statement of purpose mendefinisikan alasan mengapa kita menyusun laporan

Planning: Preparing Your Work Plan • Buat satu rencana kerja (workplan) dengan unsur- unsur sebagai berikut: * Statement of the problem or the opportunity * Statement of the purpose and scope of your investigation * Discussions of tasks to be accomplished * Description of any products that will result from your investigation * Review of project assignments, schedules and resource requirements * Plans for following up after delivering the report * Working outline • Gathering information : data sekunder dan primer (jika perlu) • Selecting the right medium :pertimbangkan kenyamanan audiens sasaran. Pertimbangkan juga menggunakan lebih dari satu media. • Organizing your information : direct, indirect, atau kombinasi antara keduanya

Planning: Organizing Your Information • Kebanyakan laporan bisnis menggunakan direct approach • Direct approach digunakan saat audiens bersikap receptive atau open-minded, atau saat kredibilitas penyusun laporan sudah dikenal • Indirect approach digunakan saat audiens bersikap skeptis, atau saat penyusun laporan belum diketahui kredibilitasnya

Apapun pendekatan yang digunakan,yang harus diingat saat mengorganisir laporan atau proposal adalah: • Pahami dan penuhi ekspektasi audiens • Pilih format yang sesuai dengan tugas yang dikerjakan • Usahakan laporan sesingkat mungkin dengan tidak memasukkan informasi yang tidak perlu • Gunakan headings yang informatif

Categories of informational reports • Reports to monitor and control operations memberi umpan balik dan informasi lainnya untuk tentang suatu pengambilan keputusan

• Reports to implement policies and procedures mengkomunikasikan peraturan dan kebijakan organisasi

• Reports to demonstrate compliance memberikan informasi kepada pembuat peraturan atau otoritas bahwa perusahaan telah memenuhi persyaratan formal yang berlaku

• Reports to document progress memberi informasi pada manajer atau pelanggan mengenai status sebuah proyek

Organizational Strategies for Informational Reports • Comparison : menunjukkan kesamaan dan perbedaan (atau kelebihan dan kekurangan) antara dua hal atau lebih • Importance : menyusun laporan dimulai dari hal yang paling penting • Sequence : digunakan untuk menjelaskan urutan langkah-langkah dalam suatu proses • Chronology : menjelaskan urutan peristiwa sesuai saat kejadiannya • Spatial orientation : digunakan saat menjelaskan cara kerja suatu objek atau keadaan suatu tempat/ruang • Geography : pengorganisasian menurut lokasi geografis • Category : pengorganisasian menurut kategori tertentu, dilakukan saat membahas beberapa aspek dari suatu subyek

Creating Successful Business Plan • Summary • Mission and objectives • Company and industry • Products or services • Market and competition • Management • Marketing strategy • Design and development plans • Operations plan • Overall schedule • Critical risks and problems • Financial projections and requirements • Exit strategy

Organizing Website Content Web readers are demanding dengan begitu banyak pilihan website tersedia, audiens bisa langsung pindah dari satu website jika website tersebut dirasa tidak memberi informasi yang diperlukan

Reading online can be difficult bagi rata-rata orang, membaca layar monitor lebih sulit dibanding membaca versi cetak

The web is nonlinear, multidimensional medium ada berbagai jalur dan urutan yang bisa ditempuh pembaca website

To organize your site effectively: • Plan your navigation first • Let your readers be in control • Break your information into chunks

CHAPTER 11

WEDNESDAY 02 DECEMBER 2020 (VEX AKUNTANSI 06)

WRITING REPORTS AND PROPOSALS

Categories of analytical reports • Reports to assess opportunities : menjelaskan risiko dan imbalan jika memilih satu tindakan bisnis tertentu • Reports to solve problems :menganalisis masalah dan terkadang juga menawarkan solusinya • Reports to support decisions : menilai keberhasilan keputusan yang telah diambil atau yang akan diambil

Challenges in writing analytical reports • Keharusan untuk memberikan solusi/kesimpulan dan rekomendasi, tidak hanya sekedar mengungkapkan data dan informasi • Keharusan untuk menyatakan analisis secara menarik dan persuasif • Ada konsekuensi dari tindakan-tindakan yang diambil berdasarkan rekomendasi dari analytical reports

Clarifying the problems in analytical reports • What needs to be determined? • Why is this issue important? • Who is involved in this situation? • Where is the trouble located? • How did the situation originate? • When did it start?

Organizational strategies for analytical reports • Focusing on conclusions :for receptive audience • Focusing on recommendations • Focusing on logical arguments : skeptical audience (2 + 2 = 4 approach dan the yardstick approach)

Planning proposals • Jika merespon RFP (Request for Proposals), ikuti instruksi RFP sedetil mungkin dan sertakan semua informasi yang diminta, karena hal ini akan berpengaruh pada diterima atau tidaknya proposal • Jika menulis unsolicited proposals, struktur pengorganisasian dan informasi yang disertakan lebih bebas, sesuai keinginan penulis

Writing reports and proposals : Adapting to your audience • Be sensitive to your audience’s needs :“you” attitude, memperhatikan tata krama yang berlaku, menekankan hal-hal positif, dan menggunakan bahasa yang tidak bias. • Build a strong relationship with your audience,jelaskan kredibilitas Anda, lakukan riset menyeluruh, tuliskan sumber-sumber data Anda, gunakan data yang credible • Control your style and tone (formal atau informal)

Composing reports and proposals • Introduction • Body • Close Ctd –Introduction of a report/proposal

Merupakan bagian pertama dari laporan/proposal. Berisi paling tidak 4 hal yaitu: Problem atau assignment merupakan konteks dari laporan/proposal

Pengenalan topik permasalahan dan menjelaskan kenapa topik tersebut penting

Previewdari ide-ide utama laporan/proposal Pengenalan tone dan hubungan penulis

dengan audiens

The body of a report/proposal • The body : bagian tengah. Berisi pemaparan informasi disertai dengan analisis dan interpretasinya • Bisa juga bagian isi (body) ini disertai dengan bukti- bukti yang mendukung kesimpulan dan rekomendasi

The close of a report/proposal • The close : bagian penutup. Berfungsi untuk menekankan poin-poin utama, meringkas manfaat bagi pembaca jika saran dalam laporan/proposal dijalankan, memberi detil siapa-siapa yang harus menjalankan tugas-tugas tertentu

Characteristics of effective report content

1. Akurat : benar fakta-faktanya 2. Lengkap : sertakan seluruh informasi yang

diperlukan pembaca untuk memahami situasi, permasalahan atau proposal

3. Berimbang :Tunjukkan seluruh sisi permasalahan secara fair

4. Jernih dan logis :gunakan kalimat-kalimat yang jelas dan transisi yang logis

5. Referensi sumber yang lengkap

Report Introduction • Authorization :kapan, bagaimana dan oleh siapa laporan tersebut di-authorize, siapa yang menulis laporan dan kapan laporan tersebut diserahkan • Problem/opportunity/purpose :alasan mengapa laporan tersebut ditulis dan apa yang bisa dicapai dengan ditulisnya laporan tersebut • Scope :apa saja yang akan dibahas dalam laporan. Berguna untuk menetapkan tingkat ekspektasi audiens. • Background :kondisi atau faktor-faktor yang menyebabkan laporan tersebut perlu ditulis. Hal ini memungkinkan audiens memahami bagaimana suatu kondisi tertentu tercipta dan apa saja yang telah dilakkukan untuk mengatasinya. • Sources and methods :informasi primer dan sekunder yang digunakan dan bagaimana cara mengumpulkannya • Definitions :definisi tentang istilah-istilah tertentu yang mungkin kurang dipahami audiens • Limitations :faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi kualitas laporan yang ada di luar kekuasaan penulis • Report organization :susunan laporan, topik-topik di dalamnya akan dibahas dengan urutan bagaimana

Report Body • Penjelasan tentang satu masalah atau peluang • Fakta, bukti statistik dan trends • Hasil penelitian atau investigasi • Analisis tindakan yang mungkin diambil

• Untung-rugi dan perbandingan biaya dengan manfaat dari satu tindakan tertentu • Prosedur atau langkah-langkah dalam satu proses • Metode dan pendekatan • Kriteria evaluasi bagi berbagai pilihan yang ada • Kesimpulan dan saran (dalam direct reports) • Alasan-alasan yang mendukung kesimpulan dan saran

Report Close • Jika menggunakan direct approach, bagian penutup ini berisi ringkasan dari poin-poin utama • Jika menggunakan indirect approach, bagian penutup ini berisi kesimpulan dan saran • Jika laporan memberikan saran tertentu, gunakan bagian penutup ini untuk menjelaskan tindakan- tindakan nyata yang bisa dilakukan pembaca

Strategies to strengthen proposal argument • Demonstrate your knowledge • Provide concrete information and examples • Research the competition • Prove that your proposal is workable • Adopt a “you” attitude • Package your proposal attractively Proposal introduction • Background or statement of the problem or the opportunity :yakinkan pembaca bahwa ada masalah atau peluang tertentu sehingga nantinya mereka bisa menerima solusi yang ditawarkan dalam proposal • Solution :jelaskan secara singkat bagaimana proposal Anda akan membantu pembaca mencapai tujuan bisnisnya • Scope :menjelaskan apa saja yang termasuk dalam ruang lingkup pembahasan proposal • Organization :urutan pembahasan topik-topik dalam proposal

Proposal Body • Proposed approach :menjelaskan apa yang ditawarkan (konsep/produk/service) • Work plan :jelaskan bagaimana Anda akan menyelesaikan pekerjaan • Statement of qualifications :menjelaskan kualifikasi organisasi Anda (pengalaman, personel dan fasilitas yang dimiliki) • Costs

Proposal close • Summary of key points • The benefits of the solution proposed • The reasons why your company is the one to perform the solution/the task • Request for a decision from the client

Drafting online content • Pastikan isi laporan Anda akurat, current, lengkap dan authoritative(audiens online cenderung lebih skeptis) • Adaptasikan isi laporan Anda untuk audiens global • Buatlah web-friendly content • Presentasikan laporan Anda dalam format singkat dan skimmable(bisa dibaca sekilas) • Sertakan linksyang diperlukan

Helping readers find their way

• Headings and links • Transitions • Previews and reviews

Completing reports and proposals • Revise the message • Produce the message • Proofread the message • Distribute the message

Components of a formal report • Prefatory parts • Text parts • Supplementary parts

Prefatory parts -laporan • Cover :cantumkan judul laporan, nama penulis dan tanggal penyerahan (tidak harus) • Title fly ( halaman yang hanya berisi judul laporan :tidak harus ada, hanya untuk menambah formalitas laporan) dan title page (berisi judul laporan, nama- alamat-jabatan dari orang yang mensahkan laporan :jika ada, nama penyusun laporan, tanggal penyerahan laporan) • Letter of authorization (surat instruksi pembuatan laporan) & letter of acceptance (surat pernyataan setuju untuk membuat laporan) :jika ada • Letter of transmittal (surat atau memo yang memperkenalkan laporan kepada audiens) • Daftar isi • Daftar ilustrasi • Sinopsis atau ringkasan eksekutif :ringkasan eksekutif lebih komprehensif dibandingkan dengan sinopsis/abstract. Ringkasan eksekutif sering kali memuat headings, transisi, bahkan elemen visual :merupakan versi mini dari laporan/proposal

Text of the report • Introduction • Body • Close

Supplementary parts -laporan • Appendixes :berisi bahan-bahan yang berkaitan dengan laporan tetapi tidak dimasukkan ke bagian utama karena terlalu panjang, terlalu banyak atau tidak berkaitan dengan seluruh audiens • Bibliography :daftar sumber data sekunder yang dikutip dalam laporan • Index :susunan secara alfabetis nama, tempat dan subjek dalam laporan beserta halaman yang memuatnya

Components of a formal proposal • Prefatory parts • Text of the proposal

Prefatory parts -proposal • Copy of the RFP

CHAPTER 12

WEDNESDAY 09 DEC 2020 (VEX AKUNTANSI 06)

DEVELOPING ORAL AND ONLINE PRESENTATION

• Sinopsis atau executive summary :sering kali tidak diperlukan karena orang yang menerima proposal memang bermaksud untuk mempelajarinya secara mendetil • Letter of transmittal

Text of the proposal • Introduction • Body • Close

Writing Request for Proposals Unsur-unsur yang harus ada dalam RFPs: • Company background • Project description • Requirements • Decision criteria • Proposal requirements • Submission and contact information

Definisi Presentasi Presentasi bermakna membicarakan, menghadirkan, mengusulkan, membahas, menerangkan, atau mempraktekkan. Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak hadirin. Orang yang melakukan presentasi disebut dengan istilah presentator.

Ciri-ciri Presentasi 1. Dilakukan secara formal 2. Disusun secara matang dan terencana 3. Sudah ditentukan waktu, tempat dan materinya. 4. Dibantu oleh alat peraga / alat bantu presentasi 5. Menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran

presentasi 6. Memiliki tujuan tertentu

Building your career with oral presentations Presentasi menawarkan peluang untuk memamerkan seluruh skill komunikasi yang dimiliki seseorang – tidak hanya dalam riset, perencanaan, penulisan dan desain visual saja, tetapi sampai pada komunikasi interpersonal dan nonverbal. Presentasi dapat menunujukkan kemampuan seseorang dalam berpikir dengan cepat dan menangani situasi yang menantang Handling nervousness

Saat merasa nervous sebelum presentasi, ingatlah bahwa semua orang, bahkan yang paling berpengalaman sekali pun, pasti juga merasa nervous sebelum melakukan presentasi . Ingatlah bahwa merasa nervous sebenarnya merupakan hal yang bagus karena itu berarti Anda peduli terhadap topik presentasi, audiens, dan kesuksesan karir Anda

Anda bisa mengendalikan situasi dengan cara melakukan perencanaan dan pengembangan presentasi terlebih dahulu :

1. Planning your presentation 2. Analyze the situation

3. Gather information 4. Select the right medium 5. Organize the information

Planning: Analyzing the Situation Tentukan apa yang menjadi tujuan dari presentasi Anda (to inform/to persuade). Buat profil calon audiens Anda. Perkirakan apakah audiens Anda cenderung menerima atau mendebat isi pesan Anda. Pelajari setting dan kondisi dari presentasi Anda

Define the Purpose Informative : mempresentasikan fakta-fakta,

informasi, atau suatu pengetahuan umum kepada audiens.

Persuasive : mengubah sikap atau pemikiran audiens terhadap satu event atau ide tertentu.

Entertaining : memberi keriangan dan kesenangan kepada audiens.

Analyzing an Audience for Oral Presentations 1. Tentukan jumlah dan komposisi audiens 2. Perkirakan reaksi audiens 3. Perkirakan tingkat pemahaman audiens

Assess the Audience Audience size and demographics : berapa jumlah orang yang akan hadir, bagaimana karakteristik demografisnya (usia, gender, tingkat pendidikan, profesi, afiliasi politik, identitas etnis, identitas agama) Audience/Speaker relationship : ekspektasi, bias, dll Anticipated audience reaction : potential mood, jenis informasi/data yang bisa membuat audiens terkesan.

Planning: Gather Information Tentukan apa yang menjadi kebutuhan audiens Cari informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens tersebut

Arrange the Data Dalam presentasi, penyajian data harus diatur sedemikian rupa sehingga:

1. Mudah dilihat / dibaca audiens 2. Mudah dimengerti audiens 3. Tidak membosankan 4. Memberi gambaran lebih jelas tentang

presentasi

Planning: Selecting the Right Medium Berbicara langsung di hadapan audiens Podcasts / webcasts Handouts / bahan pendukung lainnya

Planning: Organizing Your Presentation Tentukan apa yang menjadi ide utama Batasi lingkup presentasi Anda : memastikan

presentasi Anda tidak melebihi durasi waktu yang disediakan dan isi presentasi Anda sesuai kebutuhan dan ekspektasi audiens

Pilih pendekatan langsung / tidak langsung Buat garis besar (outline) isi presentasi Anda

Prepare Your Outline 1. Sebutkan tujuan dan ide utama Anda 2. Kelompokkan poin-poin utama dan subpoints

3. Tentukan bagian introduction, body dan close 4. Rencanakan transisi dari satu bagian ke

bagian lain sehingga presentasi Anda terkesan menyambung, tidak terputus-putus

5. Sebutkan sumber data Anda 6. Pilih judul (tidak harus)

Writing Your Presentation Adapt to your audience : “you” attitude,

casual vs formal, sopan santun, sikap profesional

Compose your presentation : selain outline, siapkan juga visual pendukung dan speaking notes

Writing: Composing Your Presentation 1. Introduction : berfungsi untuk

membangkitkan minat audiens, menunjukkan kredibilitas pembicara, dan memberi preview dari isi pesan

2. Body 3. Close : Sebutkan kembali poin-poin utama

presentasi, jelaskan langkah berikutnya, akhiri dengan kuat

Completing Your Presentation 1. Revise the message : evaluasi kembali isi

presentasi dan speaking notes 2. Master your delivery : pilih mode delivery dan

berlatih 3. Prepare to speak : pastikan fasilitas dan

peralatan apa saja yang tersedia, sewa penerjemah jika perlu

4. Overcome anxiety

Methods of Delivery Memorizing : menghapal seluruh isi

presentasi. Tidak disarankan kecuali untuk profesi tertentu (aktor)

Reading : membaca seluruh isi presentasi. Disarankan untuk hal-hal resmi/ kenegaraan

Speaking from notes : melakukan presentasi dengan bantuan catatan kecil, outline atau visual

Impromptu : presentasi dadakan, tanpa rencana. Tidak disarankan kecuali untuk para ahli dalam bidangnya.

Overcoming Anxiety 1. Siapkan lebih banyak bahan dari yang akan

dibutuhkan 2. Latihan, latihan, latihan 3. Berpikir positif 4. Pastikan kenyamanan Anda sebagai

pembicara (pakaian, suhu ruangan, dll) 5. Jangan panik 6. Berkonsentrasi pada isi pesan dan audiens,

jangan pada diri sendiri 7. Pertahankan eye contact 8. Keep going

Handling Questions 1. Fokus pada penanya 2. Menjawab apa yang ditanyakan 3. Tetap pegang kendali : tentukan aturan tanya

jawab sebelumnya

4. Survive the Hot Seat : jawab dengan jujur dan tetap tenang

5. Encourage questions 6. Penutup : kesimpulan, ucapan terima kasih

pada audiens, tetap jaga eye contact, tinggalkan ruang dengan percaya diri

Benefits of Visuals • Meningkatkan kualitas dan impact presentasi • Meningkatkan minat audiens • Menggambarkan hal-hal yang sulit dijelaskan dengan kata-kata saja • Menambah variasi • Meningkatkan kemampuan audiens untuk menyerap dan mengingat informasi

Jenis-jenis Visual • Electronic presentations (power point slides, dll) • Papan tulis • Flip charts • Others (video, sample produk, maket, dll)

Electronic • Keuntungannya : Mudah di-edit dan di-update Bisa ditambah suara, foto, video dan animasi Bisa ditampilkan dalam online meetings dan webcasts

• Kerugiannya: Biaya peralatan (komputer dan proyektor) mahal Proses pembuatannya relatif lebih kompleks dibanding jenis visual lain Kemungkinan peralatan tidak bekerja saat presentasi

Overhead Transparencies • Keuntungannya: mudah dibuat, tidak memerlukan peralatan canggih • Kerugiannya: display-nya statis, harus terus berada di dekat proyektor saat presentasi

Papan tulis • Efektif untuk mencatat poin-poin penting saat diskusi kelompok kecil

Keuntungannya: fleksibel Kerugiannya: bisa dihapus

Flip Charts • Berguna untuk mencatat ide-ide yang timbul saat diskusi, mencatat komentar dan pertanyaan saat presentasi • Keuntungan: murah dan sangat bisa diandalkan • Kerugiannya: low-tech

Creating Effective Slides • Readable contents • Graphics • Design elements and consistency • Animation and special effects • Support materials

Creating Effective Slides: Writing readable content • Teks harus mudah dibaca oleh audiens • Teks seharusnya hanya memuat poin-poin penting • Pilih kata-kata / frase singkat dengan bullets • Batasi setiap slide hanya memuat satu ide utama/ konsep

• Beri judul singkat yang informatif

Contoh slide yang tidak efisien : Developing long-term partnerships among

channel members working together to create a distribution system that reduces inefficiencies, costs, and redundancies while creating a competitive advantage and satisfying customers

Contoh slide yang efisien • Partnering with channel members • Reducing channel inefficiencies • Creating a competitive advantage • Satisfying customers

Creating Effective Slides: Graphics • Kurangi detail-nya • Hindari repetisi • Persingkat angka-angka • Batasi data yang ditampilkan • Highlight poin-poin utama • Sesuaikan ukuran dan desain

Contoh grafik

Six Principles of Effective Design : • Consistency • Contrast • Balance • Emphasis • Convention • Simplicity

Creating Effective Slides: Design Elements • Warna • Background designs • Artwork • Fonts dan type styles

1.) Design Element: Color Warna merupakan unsur desain penting karena: • menarik perhatian audiens, • menekankan ide penting, • menciptakan contrast, • membuat tampilan slides lebih menarik • Menimbulkan emosi tertentu

2.) Design Element: Background Design • Background design dari electronic slides sebaiknya dibuat sederhana sehingga tidak mengalihkan perhatian dari isi slide • Background design sebaiknya dibuat sama untuk seluruh slide dalam satu presentasi

3.) Design Element: Artwork • Artwork terdiri dari functional artwork dan decorative artwork • Functional artwork merupakan bagian dari isi pesan, berupa foto, technical drawings dsb yang menyampaikan informasi • Decorative artwork hanya digunakan untuk memperindah tampilan slide

Contoh decorative artwork yang tidak efisien

• Navigation slides

Design Element: Font and Type Styles • Hindari font dekoratif • Batasi jenis font hanya 1-2 jenis dalam setiap slide • Untuk font yang tipis, gunakan boldface type sehingga jelas dan mudah dibaca • Hindari penggunaan huruf kapital untuk seluruh kalimat • Konsisten

Contoh: Font Times New Roman • Management incompetence • Inadequate financing • Poor planning • Unrealistic goals • Poor location • Uncontrolled growth

Contoh: Arial • Management incompetence • Inadequate financing • Poor planning • Unrealistic goals • Poor location • Uncontrolled growth

Creating Effective Slides: Animation and Special Effects • jangan sampai mengalihkan perhatian audiens • Hyperlinks • Multimedia elements (video clips, lagu, dsb)

Understanding employer’s approach employment process

to the

Creating Effective Slides: Support Materials • Title slide • Agenda dan detil program • Navigation slides Completing Slides and Support Materials • Readable • Consistent • Simple • Audience centered • Clear • Concise and grammatical • Focused • Fully operational

Creating Navigation and Support Slides • Title Slide • Agenda and program details

How organizations prefer to find new employees (urutan berdasarkan ranking preferensi): 1. Look for someone inside the organization 2. Rely on contacts and personal recommendations 3. Hire an employment agency or search firms 4. Review unsolicited resumes 5. Solicit resumes through advertising

Perusahaan biasanya lebih suka mencari dari dalam perusahaan sendiri (karyawan yang telah ada) untuk menemukan kandidat bagi jabatan baru atau untuk peluang promosi jabatan. Jika tidak ada kandidat yang cocok dari dalam perusahaan, baru mereka mencari dari luar, dimulai dari orang-orang yang telah mereka kenal.

Cara termudah menemukan lowongan pekerjaan bagi pelamar adalah melalui iklan lowongan kerja.

CHAPTER 13

WEDNESDAY 16 DEC 2020 (VEX AKUNTANSI 06)

Building Careers and Writing Résumés

Sayangnya, cara ini adalah cara yang paling tidak difavoritkan perusahaan. Kebanyakan lowongan pekerjaan tidak pernah diiklankan. Hal ini merupakan fenomena yang dikenal dengan nama hidden job market.

Organizing your approach to the employment process

Selalu mengikuti berita bisnis dan keuangan Meneliti (researching) perusahaan-

perusahaan tertentu Networking : proses menciptakan koneksi-

koneksi informal terhadap berbagai lapisan kontak bisnis yang saling menguntungkan

Mencari bimbingan karir (career counseling)

Preparing resumes 1. Planning : analisis situasi, mengumpulkan

informasi, memilih media yang tepat, mengorganisir informasi

2. Writing : beradaptasi terhadap audiens, menyusun pesan

3. Completing : merevisi pesan, membuat pesan, proofreading, mendistribusikan pesan

Planning your resume Resume adalah ringkasan tertulis yang terstruktur mengenai pendidikan, latar belakang pekerjaan, dan kualifikasi kerja dari seseorang.Resume merupakan pesan bisnis persuasif yang dimaksudkan untuk menstimulasi minat pemberi kerja untuk menemui dan mengenal Anda lebih jauh.

Analyzing your purpose and audience: Tujuan menulis resume adalah untuk membangkitkan minat pemberi kerja, bukan untuk mengungkapkan setiap detil. Dalam menagalisa Audiens, lakukan riset tentang perusahaan tempat anda melamar kerja. Jika anda mengetahui lowongan ini dari koneksi, gunakan kesempatan ini untuk membuat resume anda lebih sesuai keinginan pembaca, misalnya dengan meminta masukan dari koneksi anda itu.

Gathering pertinent information: Kumpulkan informasi yang relevan tentang sejarah pekerjaan dan pendidikan Anda.

Selecting the best medium: Pilih media yang sesuai persyaratan dari pemberi kerja dan memungkinkan anda untuk mempresentasikan diri dengan menarik.

Organizing your resume around your strengths: Susun informasi dalam resume Anda agar dapat menampilkan kelebihan-kelebihan Anda. Hal-hal yang harus diwaspadai adalah seringnya berganti pekerjaan, ada gaps yang cukup lama dalam sejarah bekerja, tidak punya pengalaman kerja, overqualification, bekerja untuk jangka waktu panjang bagi satu perusahaan saja, pemberhentian dari pekerjaan, dan catatan kriminal.

Organizing your resume around your strengths: The chronological resume : bagian pengalaman kerja mendominasi dan ditempatkan di slot paling jelas, langsung setelah nama, alamat, dan objektif

(optional). Daftar jabatan pekerjaan disusun menurut periode waktu in reverse, dimulai dari posisi terkini.

The functional resume : terkadang disebut juga skills resume, menekankan keahlian dan kemampuan, pola susunannya menekankan area kompetensi individual, sehingga cocok untuk fresh graduates, untuk orang- orang yang mencoba karir baru, atau untuk orang- orang yang tidak punya pengalaman kerja yang berkaitan.

The combination resume : menggabungkan fitur-fitur terbaik dari pendekatan chronological dan functional. Walaupun demikian, jenis resume ini memiliki kekurangan yaitu cenderung lebih panjang dan repetitif.

Writing your resume Adapting your resume to your audience:

Gunakan “you” attitude, pikirkan resume anda dari sudut pandang pemberi kerja.

Konsep terpenting yang harus diingat saat menulis resume adalah bagaimana menerjemahkan prestasi-prestasi Anda di masa lalu menjadi potensi masa depan di mata calon pemberi kerja.

Composing your resume: 1. Major sections dari suatu resume tradisional : 2. Name and contact information 3. Career objective or summary of qualifications 4. Education 5. Work experience, skills, and accomplishments 6. Activities and achievements 7. Personal data

Completing your resume Revising your resume: Hindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut:

terlalu panjang, tidak relevan dan to the point.

terlalu singkat, tidak memberi cukup informasi untuk menilai si pelamar kerja.

sulit dibaca, spasi terlalu rapat dsj. terlalu banyak kata-kata, menggunakan

deskripsi berlebihan untuk menjelaskan satu konsep sederhana.

terlalu mulus (menimbulkan kecurigaan resume dibuatkan orang), dll.

Amatiran : memuat informasi yang keliru, memberi kesan bahwa penulis resume tidak memahami dunia bisnis.

Poorly produced : tinta pudar, kertas murahan, dsj.

Salah eja dan salah tata bahasa : menunjukkan pelamar kurang memiliki keahlian komunikasi dan kurang memperhatikan kualitas.

Boastful : terlalu percaya diri. Generik : tidak disesuaikan untuk

industri/perusahaan/posisi tertentu. Gimmicky : terlalu beda dari yang lazim

digunakan sehingga malah menjadi tidak efektif.

Producing your resume:

CHAPTER 14

WEDNESDAY 23 DEC 2020 (VEX AKUNTANSI 06) Applying and Interviewing for Employment

Ada 6 bentuk resume yang kini lazim digunakan: 1. Printed traditional resume 2. Printed scannable resume 3. Electronic plain-text file 4. Microsoft Word file 5. HTML format 6. PDF file

Proofreading your resume: Pemberi kerja memandang resume anda

sebagai contoh konkrit cara kerja anda, dengan demikian resume anda harus sempurna.

Kesalahan sekecil apa pun akan dianggap sebagai tanda bahwa anda tidak memperhatikan detil.

Jika anda mengunakan format selain cetak, pastikan resume anda bisa dibuka file-nya.

Jangan lupa untuk selalu memperbarui resume anda.

Distributing your resume: Melalui pos : perhatikan kemasannya (amplop

yang digunakan, gunakan kilat khusus/kilat khusus tercatat)

Melalui faks : pastikan kualitas faks yang dikirimkan bagus

Melalui e-mail : gunakan file PDF atau hyperlink ke webpage resume anda, jangan gunakan file Word kecuali diminta karena lebih rentan virus.

Submitting your resume online : perhatikan deadline pengumpulan dan ikuti instruksi dengan teliti.

Posting a resume on your website : pastikan calon pemberi kerja mengetahui URL anda karena mereka tidak akan mau repot menggunakan search engines untuk mencari resume anda

Posting your resume with an index service or job site : hati-hati dalam mencantumkan data pribadi seperti nomor telepon dan alamat rumah

Writing application letters and other employment messages

Application letters Setiap kali anda mengirim resume, lengkapilah dengan cover letter atau surat lamaran (application letter) untuk memberi tahu pembaca apa yang anda kirimkan, mengapa anda mengirimkannya,dan apa manfaat jika mereka membacanya.

Tips menulis surat lamaran yang efektif: 1. Spesifik 2. Jangan pernah menuliskan gaji yang diminta

kecuali diminta secara spesifik oleh pemberi kerja

3. Singkat – untuk versi e-mail harus lebih singkat lagi

4. Tunjukkan kepribadian anda secara profesional

5. Selalu menargetkan kualitas tinggi

Solicited application letter : merupakan respon atas satu lowongan kerja yang diumumkan secara terbuka. Dalam menulis surat lamaran jenis ini, anda biasanya tahu apa yang dicari perusahaan, tetapi anda akan menemui lebih banyak saingan

Unsolicited application letter : ditujukan pada satu organisasi yang tidak mengumumkan lowongan kerja. Kesempatan untuk dibaca dan menarik perhatian lebih besar dibanding solicited application letter.

Gunakan prinsip AIDA (attention, interest,

desire, action). Paragraf pembuka dari surat lamaran

berfungsi untuk menjelaskan alasan Anda menulis surat dan memberi penerima alasan untuk terus membaca surat anda (attention).

Untuk versi e-mail, gunakan bagian subyek untuk menarik perhatian dengan cara menyatakan posisi yang anda lamar.

Bagian tengah surat lamaran menunjukkan nilai jual anda dalam bentuk potensi manfaat bagi organisasi. Bagian ini berfungsi menimbulkan minat (interest) dan menciptakan keinginan (desire) untuk mewawancara anda.

Bagian akhir surat lamaran berfungsi untuk meminta pembaca melakukan tindakan tertentu (actions) dan memfasilitasi balasan.

Jika surat lamaran dan resume anda tidak dibalas dalam jangka waktu tertentu, anda bisa mengirim application follow-ups. Surat lanjutan ini memberi anda kesempatan untuk meng-update surat lamaran dan resume anda dengan informasi terbaru yang berkaitan.

Understanding the interviewing process An employment interview : a formal meeting in which both employer and applicant ask questions and exchange information to learn more about each other The purpose of interview

Tujuan utama organisasi adalah untuk menemukan kandidat terbaik bagi satu jabatan dengan cara menentukan apakah kandidat tersebut dan organisasi merupakan a good match. Tujuan utama pelamar adalah untuk menemukan pekerjaan yang paling sesuai dengan tujuan dan kemampuannya.

The typical sequence of interviews 1. Screening stage / preliminary interview :

membantu pemberi kerja menyeleksi pelamar yang tidak memenuhi syarat.

2. Selection stage : membantu pemberi kerja untuk lebih menyempitkan lagi kandidat yang berpeluang.

3. Final stage : untuk mempromosikan pada kandidat keuntungan-keuntungan dari bergabung dengan organisasi.

Common types of interview Structured interview : biasanya digunakan dalam tahap screening, dikendalikan oleh pewawancara dengan menanyakan serangkaian pertanyaan dalam urutan tertentu. Wawancara jenis ini digunakan untuk mengumpulkan fakta.

Open-ended interview : strukturnya lebih longgar dengan format yang lebih rileks. Pewawancara mendorong kandidat untuk bebas berbicara dengan menanyakan open-ended questions. Wawancara jenis ini digunakan untuk mengetahui kepribadian dan penilaian profesional seorang kandidat.

Group interview : mewawancara beberapa kandidat sekaligus untuk melihat bagaimana interaksinya. Wawancara jenis ini digunakan untuk melihat interpersonal skills dari para kandidat.

Stress interview : pertanyaan-pertanyaan dirancang untuk membuat kesal atau gelisah kandidat. Wawancara jenis ini digunakan untuk melihat bagaimana seorang kandidat mengatasi situasi yang membuat stres.

Situational interviews :kandidat harus menjelaskan bagaimana mereka akan menangani satu situasi tertentu.

Behavioral interviews : meminta kandidat untuk menjelaskan satu situasi yang benar-benar terjadi di masa lalu dan menjelaskan tanggapan mereka saat itu.

Working interview : kandidat diminta untuk melakukan pekerjaan yang akan dikerjakannya dalam jabatan yang dilamar.

Interview media 1. Telepon

2. E-mail 3. Instant messaging 4. Virtual online systems 5. Videoconferencing

Media alternatif wawancara ini paling sering digunakan dalam tahap screening tapi juga bisa digunakan dalam tahap seleksi.

What employers look for in an interview 1. A good fit with the organization : dinilai berdasarkan latar belakang personal, sikap

dan gaya. 2. Qualifications for the job : dinilai atas dasar persiapan akademis, pengalaman kerja,

dan ciri-ciri kepribadian yang terkait dengan pekerjaan.

Preemployment testing 1. Integrity tests : untuk mengidentifikasi kandidat yang lebih punya kecenderungan

melakukan pelanggaran etika bisnis dan hukum.

2. Personality tests : untuk menilai karakter umum atau kecocokan terhadap profesi tertentu.

3. Job skills tests : untuk menilai kompetensi atau kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan satu pekerjaan.

4. Substance tests : untuk menguji kadar alkohol dan obat-obat terlarang. 5. Background checks : untuk memverifikasi isi resume

Preparing for a job interview 1. Learn about the organization 2. Think ahead about questions 3. Bolster your confidence 4. Polish your interview style 5. Plan to look good 6. Be ready when you arrive

The stages of interview 1. The warm-up : Beberapa menit pertama merupakan tahap yang sangat penting.

Bahasa tubuh penting dalam tahap ini. 2. The question-and-answer stage 3. The close

Following up after the interview Thank-you message Inquiry Request for a time extension Letter of acceptance Letter declining a job offer Letter of resignation

Thank-you message Dikirim segera setelah wawancara berlangsung, biasanya dua hari setelahnya. Usahakan pesan terima kasih anda singkat, tunjukkan “you” attitude, tunjukkan nada positif tanpa terkesan terlalu percaya diri.

Letter of Inquiry Letter of inquiry dikirimkan jika keputusan tidak diberikan saat tanggal yang dijanjikan atau dalam waktu dua minggu

Other follow-up messages 1. Request for a time extension : jika seorang kandidat mendapat tawaran kerja saat

wawancara-wawancara di tempat lain masih berlangsung 2. Letter of acceptance : saat seorang kandidat mendapat tawaran kerja yang ingin

diterimanya, balaslah dalam waktu lima hari. 3. Letter declining a job offer 4. Letter of resignation : jika seorang kandidat saat ini masih bekerja, maka ia perlu

menulis letter of resignation kepada atasan langsungnya.

1. Melakukan role play (acting) melalui vex

2. Seluruh mahasiswa membentuk kelompok sebanyak 5 orang dalam 1 kelompok.

3. Waktu persentasi roleplay adalah maksimal 10 menit.

4. Seluruh grup akan melakukan roleplay pada kelas di hari tersebut. (pemilihan akan

dilakukan secara acak)

5. Pilih salah satu topik dibawah ini:

a. Melakukan Meeting Perusahaan untuk menyelesaikan masalah kerugian

akibat pandemic covid-19

b. Melakukan webinar singkat dengan topik bagaimana cara Indonesia dalam

menangani penyebaran covid-19.

c. Melakukan pelayanan virtual mengenai beberapa konsumen yang

mengeluhkan laptop yang baru dibeli karena terdapat kerusakan pada

laptop tersebut.

6. Penilaian akan berdasarkan isi yang sesuai dengan topik yang diberikan, kejelasan

dalam pengucapan Bahasa inggris, kreativitas (menggunakan powerpoint dsb), dan

kesiapan tim dalam melakukan roleplay dan penilaian diberikan kepada mahasiswa

yang hadir pada roleplay tersebut.

7. Berikut Video yang dapat dijadikan contoh:

https://www.youtube.com/watch?v=cEdKpEQfDik

Invidual Project

1. Membuat rekaman video pidato dalam berbahasa inggris minimum 10 menit

dengan topik bagaimana bisnis dapat bertahan atau survive pada masa pandemic

covid-19

2. Upload video anda melalui youtube dan upload link tersebut di Microsoft word

melalui e-study pada menu tugas pada waktu yang ditentukan.

3. Pastikan background cerah dan gunakan pencahayaan yang cukup dan suara yang

jelas Ketika membuat video.

4. Penilaian akan dilakukan dengan melihat pada isi pembicaraan, pengucapan Bahasa

inggris, ketepatan waktu dan eye contact untuk tidak membaca teks.

5. Berikut video yang dapat dijadikan contoh : https://youtu.be/3mEZvxJpeDw

CHAPTER 15

WEDNESDAY 30 DEC 2020 (VEX AKUNTANSI 06) Group project and Presentation

Lampiran

Contoh Soal UTS

Dashboard view LMS Estudy

Contoh kehadiran mahasiwa 1

Contoh kehadiran mahasiwa 2

Contoh Rekap Pengumpulan Tugas

Diskusi Melalui forum e-study

Class roleplay melalui Virtual exchange