BUKU 5

PETUNJUK PELAKSANAAN

PEMUTAKHIRAN DATA

PROGRAM KELUARGA HARAPAN

Direktorat Jaminan Sosial Keluarga

Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial

Kementerian Sosial RI

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI ............................................................................................... 2

BAB I ........................................................... Error! Bookmark not defined.

PENDAHULUAN ........................................... Error! Bookmark not defined.

1. Pemutakhiran Reguler ........................ Error! Bookmark not defined.

2. Pemutakhiran PDSE ............................ Error! Bookmark not defined.

BAB II .......................................................... Error! Bookmark not defined.

Pemutakhiran Data Reguler ....................... Error! Bookmark not defined.

1. Waktu Pelaksanaan Pemutakhiran .. Error! Bookmark not defined.

2. Data Awal Pemutakhiran ................. Error! Bookmark not defined.

3. Aplikasi Pemutakhiran Reguler ........ Error! Bookmark not defined.

4. Mekanisme Pemukhtahiran Data RegulerError! Bookmark not defined.

BAB III ........................................................ Error! Bookmark not defined.

PEMUTAKHIRAN DATA PDSE ..................... Error! Bookmark not defined.

A. Formulir Yang Dipegunakan (Jika Tidak Paperless)Error! Bookmark not defined.

BAB IV ......................................................... Error! Bookmark not defined.

PENUTUP..................................................... Error! Bookmark not defined.

BAB I

PENDAHULUAN

Penerima bantuan PKH adalah Keluarga miskin dan rentan serta terdaftar

dalam data terpadu program penanganan fakir miskin, memiliki komponen

kesehatan, pendidikan dan/atau kesejahteraan keluarga

Pemutakhiran data adalah proses pembaharuan data anggota keluarga

peserta PKH yang meliputi nama pengurus keluarga, anggota keluarga, alamat,

struktur keluarga, jenjang pendidikan, fasilitas pendidikan, fasilitas kesehatan,

fasilitas kesos status kehamilan/nifas, anak usia 0 – 6 tahun, anak usia 6 – 18

tahun yang belum menyelesaikan pendidikan dasar, status disabilitas, status

pekerja anak, dan anak jalanan dan lanjut usia. Dilakukan pula pendataan

bantuan sosial lainnya meliputi program beras sejahtera (raskin), Bantuan

Pangan Non Tunai (BPNT), Program Indonesia Pintar dan Jaminan Kesehatan

Nasional Program Indonesia Sehat,), subsidi energi (Listrik dan Gas).

Pemutakhiran data dilakukan oleh pendamping PKH setiap ada perubahan

data anggota keluarga peserta PKH. Hasil pemutakhiran data akan menjadi

salah satu dasar perhitungan besaran nilai bantuan PKH pada penyaluran tahap

berikutnya.

Pemutakhiran data dalam PKH ada 2 macam, yaitu pemutkhiran data

regular dan pemutakhiran data PDSE.

1. Pemutakhiran Reguler.

Pemutakhiran regular adalah pemutakhiran yang dilakukan setiap saat

ada perubahan pada kondisi komponen pada KPM

2. Pemutakhiran PDSE

Pemutakhiran PDSE adalah pemutakhiran data lengkap terhadap

seluruh elemen data yang ada pada BDT dan dilaksanakn setiap tahun

untuk KPM yang usia kepesertaannya mencapai 6 tahun.

BAB II

PEMUTAKHIRAN DATA REGULER

Pemutakhiran regular adalah pemutakhiran yang dilakukan setiap saat ada

perubahan pada kondisi komponen pada KPM. Bertujan untuk mendapatkan

komposisi KPM yang menjadi dasar perhitungan nilai bantuan pada setiap

tahap.

1. Waktu pelaksanan Pemutakhiran .

Data KPM dimuktahirkan oleh pendamping setiap kali ada perubahan

data KPM, sehingga data dapat akurat. Setiap Tahap, pendamping

memiliki waktu 3 bulan, untuk melakukan pemutakhiran data dengan

minimal satu kali sebulan.

2. Data Awal Pemutakhiran .

Data awal pemutakhiran adalah data KPM yang disediakan dan

diunduh pendamping dalam aplikasi pemutakhiran yang isinya sudah

disesuaikan dengan kebutuhan pemutakhiran data. Data awal bisa

diunduh secara online maupun offline.

Bagi user yang memiliki akses internet dapat mengunduh data awal

secara online, dan bagi yang tidak terjangkau fasilitas internet dapat

mengunduh data secara offline dengan file data berbasis JSON.

Konten Data awal terdiri dari :

• Data mandatory KPM

Data mandatory KPM ini terdiri dari :

1. Data pengurus

2. Alamat

3. Wilayah

4. Komplementaritas berbasis keluarga

5. Status eligibilitas

• Data mandatory Anggota Keluarga (AK)

Data mandatory AK terdiri dari:

1. Identitas anggota keluarga (nama, tempat lahir, tanggal

lahir, NIK, nomor kartu Keluarga, status hubungan

keluarga, jenis kelamin,

2. Status kehamilan

3. Status bersekolah

4. Jenjang sekolah

5. Komplementaritas berbasis individu

3. Aplikasi pemutakhiran Reguler.

Pemutakhiran data dilakukan oleh pendamping terhadap KPM yang

telah dialokasikan sebelumnya menjadi KPM dampingan oleh operator

kabupaten. Entry pemutakhiran dilakukan oleh pendamping dengan

menggunakan aplikasi mobile berbasis android.

Disamping Aplikasi Berbasis mobile, tersedia juga aplikasi

pemutakhiran data dalam versi web. Yang berguna bagi user yang

tidak memiliki smartphone.

Pemutakhiran Peserta

z

Pemutakhiran Anggota,

Pemantauan hasil pemutakhiran oleh pendamping dilakukan oleh

operator kabupaten menggunakan aplikasi monitoring berbasis web

yang tersedia di setiap kabupaten. Pemantauan hasil pemutakhiran

juga dilakukan oleh korkab, korwil, koreg, dan PKH pusat serta dinas

sosial kabupaten kota.

Data hasil pemutakhiran akan menjadi data awal untuk melakukan

perhitungan bantuan hingga final closing yang sebelumnya telah

dikombinasikan dengan data hasil verifikasi.

4. Mekanisme Pemukhtahiran Data Reguler

1. Operator menyiapkan data awal pemutakhiran, di split ke setiap

pendamping sesuai ratio dampingan.

2. Pendamping melakukan impor data awal dari web ke perangkat

smartphone berbasis android dibulan pertama dalam setiap tahap.

3. Bagi pendamping yang menggunakan jalur online, dapat melakukan

impor data via internet, sedangkan pendamping yang menggunakan

jalur offline menggunkan mekanisme file berbasis JSON.

a. Setelah data diimpor kedalam aplikasi mobile, langkah pertama

pendamping dapat melihat kondisi data pengurus setiap KPM.

Pendamping dapat mengubah nama pengurus, namun tidak

mengubah rekening bank KPM tersebut. Untuk perubahan

rekening bank, pendamping harus menghubungi operator

kabupaten / kota untuk dilakukan pengajuan perubahan

rekening. Pendamping bisa melakukan perubahan terhadap

status eligibilitas KPM berdasarkan kuesioner yang tersedia,

yaitu:

o Alamat tidak ditemukan (NE)

o Pindah alamat / keluar dari wilayah PKH (NE)

o Data double (NE)

o Sudah sejahtera (NE)

o Tidak memiliki komponen (NE)

o Memiliki komponen (Eligible)

b. Pendamping dapat mengubah status kepesertaan

komplementaritas basis keluarga (Rastra, BPNT, KKS, dan

subsidi energi)

c. Pendamping akan melihat data anggota keluarga secara lengkap

sesuai kondisi terakhir yang sudah dikirimkan ke pusat.

4. Pendamping dapat mengubah data anggota keluarga antara lain:

o Status kehamilan dan usia kehamilan

o Status hubungan keluarga

o Status bersekolah, nama sekolah, dan kelas

o Status meninggal dunia

o Status kepesertaan komplementaritas program

5. Pendamping dapat menambahkan anggota baru melalui aplikasi

validasi sesuai dengan Kartu Keluarga KPM.

6. Pendamping dapat mengekspor data hasil validasi dengan cara

online maupun offline. Pendamping yang memiliki akses internet

dapat mengirimkannnya secara online, dan pendamping yang

mengirimkan data secara offline dengan menggunakan file JSON.

7. User membuat Berita Acara Hasil validasi sebagai laporan hasil

validasi. Inti dari berita acara tersebut berisi :

a. Jumlah KPM yang di muktahirkan,

b. Jumlah Anggota Keluarga yang di muktahirkan.

c. Jumlah Masing masing Komponen.

d. Pengesahan dari pejabat Dinas sosial.

8. Ekspor data dilakukan pada bulan ketiga sebelum final closing.

Namun, jika diperlukan pendamping bisa mengekspor datanya

kapan saja, kemudian membersihkan perangkat androidnya dan

bisa mengimpor kembali data yang belum dimutakhirkan.

9. Selama data pemutakhiran masih ada dalam perangkat android

pendamping, data tersebut dipergunakan juga untuk proses

verifikasi P2K2, rekonsiliasi bantuan, dan terminasi.

10. Untuk perubahan wilayah tinggal pendamping dan penggantian

nama pemilik rekening dilakukan dengan aplikasi khusus yang

berbasis web yang dioperasikan operator kabupaten/ kota.

BAB III

PEMUTAKHIRAN DATA PDSE

Pemutakhiran PDSE adalah pemutakhiran data lengkap terhadap

seluruh elemen data yang ada pada BDT dan dilaksanakan setiap tahun

untuk KPM yang usia kepesertaannya mencapai 6 tahun. Tujuan

daripelaksanaan PDSE ini untuk melihat tingkat kesejahteraan KPM

tersebut, sehingga bisa ditentukan apakah KPM tersebut masih eligible

atau non eligible.

Hasil dari pemutakhiran dihitung dengan menggunkan metode proxy

mean test yang dapat mengukur presentase / percentile KPM tersebut.

KPM yang melewati batas percentile yang ditetapkan (18%) dapat

dilakukan graduasi. Sedangkan KPM yang berada dibawah percentile yang

ditetapkan dapat dilakukan transisi.

Graduasi KPM menggunakan PDSE berbeda dengan graduasi KPM

mandiri, sehingga proses graduasinya harus melibatkan tokoh lingkungan

setempat.

a. Aplikasi pemutakhiran data PDSE

Aplikasi pemutakhiran data PDSE menggunakan aplikasi mobile

berbasis android yang dioperasikan oleh pendamping dengan

menggunakan data awal KPM yang telah dialokasikan sebelumnya

oleh operator kabupaten / kota. Elemen data yang harus diisi adalah

elemen – elemen data yang tercantum dalam BDT lengkap.

Pemantauan hasil pemutakhiran PDSE oleh pendamping dilakukan

oleh operator kabupaten menggunakan aplikasi monitoring berbasis

web yang tersedia di setiap kabupaten. Pemantauan hasil

pemutakhiran PDSE juga dilakukan oleh korkab, korwil, koreg, dan

PKH pusat serta dinas sosial kabupaten kota.

b. Mekanisme Pemukhtahiran PDSE

a. Pendamping melakukan impor data awal.

b. Bagi pendamping yang menggunakan jalur online, dapat

melakukan impor data via internet, sedangkan pendamping yang

menggunakan jalur offline menggunkan mekanisme file berbasis

JSON.

c. Setelah data diimpor kedalam aplikasi mobile, langkah pertama

pendamping dapat melihat kondisi data pengurus setiap KPM.

Pendamping tidak bisa melakukan perubahan terhadap status

eligibilitas KPM berdasarkan kuesioner yang tersedia.

d. Langkah awal pendamping mengisi data sesuai formulir BDT

blok I mengenai pengenalan tempat, blok II mengenai

keterangan petugas dan responden, blok

e. tiga keterangan perumahan KPM PKH, blok IV keterangan

sosial ekonomi anggota KPM PKH, blok V kepemilikan asset

dan kepesertaan program.

f. Selanjutnya, pendamping mengisi yaitu:

o Alamat tidak ditemukan (NE)

o Pindah alamat / keluar dari wilayah PKH (NE)

o Data double (NE)

o Sudah sejahtera (NE)

o Tidak memiliki komponen (NE)

o Memiliki komponen (Eligible)

A. Formulir Yang Dipegunakan (Jika Tidak Paperless)

1) Pengenalan Formulir Pemutakhiran

2) Tata cara pengisian

Pengisian formulir pemutakhiran data dilakukan dengan cara:

a) Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung

b) Mengisi dan mencatat formulir pemutakhiran data:

(1) Apakah alamat KPM ini ditemukan :

Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui apakah alamat

KPM ditemukan atau tidak

(2) Apakah KPM ini pindah alamat keluar wilayah PKH

Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui apakah KPM ini

pindah alamat ke wilayah yang bukan lokasi pelaksana PKH

(3) Apakah KPM ini double dengan KPM lain

Pertanyaan ini untuk mengetahui apakah KPM ini rangkap

dengan KPM lainnya, baik yang sudah menjadi peserta PKH

maupun belum menjadi peserta PKH.

Yang dimaksud dengan rangkap adalah jika terdapat nomor

peserta PKH yang sama dengan anggota keluarga yang

sama atau nama pengurus dan anggota keluarganya sama.

(4) Apakah peserta PKH ini merupakan keluarga miskin ?

Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui apakah peserta

PKH ini merupakan keluarga miskin.

Untuk peserta PKH yang dinyatakan mampu harus

dilengkapi dengan surat keterangan dari aparat setempat.

(5) Nama pengurus :

Perempuan dewasa dari keluarga inti yang masih mengurus

anggota keluarganya

Identitas Pengurus keluarga

(a) Tempat lahir : tempat lahir pengurus peserta

PKH

(b) Tanggal lahir : tanggal lahir pengurus

(c) Alamat pengurus : alamat pengurus peserta PKH

saat ini

(d) Provinsi : provinsi tempat peserta PKH

berada

(e) Kabupaten : kabupaten tempat peserta PKH

berada

(f) Kecamatan : kecamatan tempat peserta PKH

berada

Identitas Anggota Keluarga

(a) Nama anggota keluarga (AK ) :

Nama semua orang yang terdapat dalam satu keluarga

(b) Kategori :

Apa sebagai ibu hamil, anak balita, anak SD, anak SMP,

l anak SMA, disabilitas berat, lanjut usia dan meninggal

(c) Hubungan dengan kepala KPM (KRT) :

Apa sebagai suami, istri, anak, menantu, cucu, orang

tua, mertua, family lain dan lainnya

(d) Jenis kelamin :

Isi dengan jenis kelamin laki-laki atau perempuan

(e) Tanggal lahir :

Isi dengan tanggal, bulan dan tahun kelahiran AK

(f) Umur :

Isi dengan umur AK saat ini

(g) Jenjang pendidikan :

Isi jenjang pendidikan AK

(h) Usia kehamilan :

Isi dengan usia kehamilan dalam minggu

(i) Status anak (pekerja anak, disabilitas) :

Isi status anak calon peserta PKH saat ini, apa ada yang

bekerja (Pekerja anak) atau penyandang disabilitas

(j) Nama sekolah :

Isi nama sekolah tempat anak calon peserta PKH

bersekolah baik formal maupun non formal

(k) Nama pelayanan kesehatan :

Isi nama layanan kesehatan seperti puskesmas, pustu,

polindes, posyandu, pusling tempat ibu hamil dan atau

anak balita mendapatkan layanan kesehatan

(i) menjelaskan kewajiban yang harus dilakukan peserta

PKH sebelum menandatangani kesediaan menjadi

peserta PKH di formulir pemutakhiran data

(ii) menjelaskan sanksi yang akan diberikan kepada

peserta PKH sebelum menandatangani kesediaan

menjadi peserta PKH di formulir pemutakhiran data

(iii) menjelaskan tentang ketentuan sebagai peserta PKH

dan meminta calon peserta untuk menandatangani

form pemutakhiran data

(iv) menjelaskan sanksi dan implikasi apabila tidak

menjalankan komitmen

(l) Nama pelayanan kesos