BAB II

BAB II

PEMBAHASAN

A.Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

B. Elemen Sistem Akuntansi

Yang termasuk kedalam elemen sistem akuntansi, yaitu :

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, dengan formulir peristiwa yang terjadi dalam organisasi dapat didokumentasikan diatas secarik kertas.

Dalam sistem akuntansi secara manual, formulir yang digunakan dibuat dari kertas, sedangkan sistem akuntansi dengan komputer digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data kedalam sistem pengolahan data.

Contoh formulir seperti faktur penjualan, bukti kas keluar dan cek.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal yaitu formulir.

Contoh jurnal seperti Jurnal penerimaan kas, jurnal penjualan, jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian dan jurnal umum.

3. Buku Besar

Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal dan sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan dan sebagai sumber penyajian laporan keuangan.

4. Buku Pembantu

Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

Contoh buku pembantu seperti buku pembantu piutang dan buku pembantu utang.

5. Laporan

Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi dan berupa hasil akhir proses akuntansi.

Laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, dan laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

C.Tujuan Sistem Akuntansi

Tujuan utama daripenyusunan sistem informasi akuntansi adalah menyediakan informasi akuntansi kepada berbagai pihak pengguna baik pihak intern maupun pihak ekstern.

Menurut Mulyadi (2001) tujuan dari penyusunan sistem informasi akuntansi

adalah sebagai berikut:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola usaha baru. Kegiatan pengembangan sistem informasi akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang dijalankan selama ini.

2. Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem yang sudah ada. Perkembangan usaha perusahaan menurut sistem akuntansi untuk menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.

3. Memperbaiki pengendalian dan pengecekan intern. Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu organisasi. Pengembangan sistem informasi akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap pengguna kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem informasi akuntansi bertujuan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan dapat dipercaya.

4. Untuk menekan biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem informasi akuntansi sering digunakan untuk menghemat biaya informasi yang merupakan barang ekonomi, sehingga untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi lainnya.

D.Metodologi Pengembangan Sistem Akuntansi

Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analisis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem skuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap utama berikut ini :

1.Analisis sistem

2.Desain sistem

3.Implementasi sistem

Dalam setiap tahap pengembangan sistem tersebut, analisis sistem menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana yang akan dilaksanakan dalam pengembangan sistem atau hasil pekerjaan tahap pengembangan sistem. Dokumen tertulis tersebut diserahkan kepada pemakai informasi sebagai media bagi analisis sistem untuk mengkomunikasikan pekerjaannya kepada pemakai informasi. Tahap pengenbangan sistem disajikan dalam gambar berikut ini.

1. Analisis Sistem

Dalam tahap ini, analisis sistem membantu pemakai informasi dalam mengindentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analisis sistem mewawancarai pemakai informasi,seperti mengajukan pertanyaan Informasi apa yang saudara terima sekarang jenis informasi apa yang saudara perlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini ? . Masalah yang seringkali dihadapi oleh analis sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang diminta, dengan apa apa yang diinginkan, dan dengan apa yang dpelukan oleh pemakai informasi. Seringkali pemakai informasi tidak mampu mengemukakan informasi apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya, sehingga ia mengajukan permintaan jenis informasi kepada analis sistem, yang tidak sesuai dengan yang diinginkan , bahkan seringkali tidak sama dengan yang sebenarnya deperlukan. Analis sistem harus memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap desain dan inplementasi sistem. Tahap-tahap desain dan imlementasi dalam pengembangan sistem akuntansi sangat ditentukan oleh keberhasilan analis sistem dalam mengidentifikasikan kabutuhan informasi pemakai informasi.

Kegagalan analis sistem dalam mengidentifikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain sistem yang tidak bermanfaat oleh pemakai informasi. Oleh karena itu, tahap analis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi.

Analis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap :

a. Analisis pendahuluan

b. Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem

c. Pelaksanaan analisis sistem.

d. Penyusunan laporan hasil analisis sistem

Dalam analisis pendahuluan, analis sistem mengumpulkan berbagai informasi umum untuk menyusun dukumen tertulis yang disebut Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. Tahap pelaksanaan analisis sistem dilakukan oleh analis sistem setelah tahap analis pendahuluan dilakukan dan didasarkan pada usulan pelaksanaan analisis sistem. Hasil analisis sistem dituangkan dalam dokumen tertulis yang disebut laporan hasil analisis sistem.

a.Analisis pendahuluan

Dalam analisis pendahuluan sistem ini, analisis sistem mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Untuk ini analis sistem membuat work sheet atau check sheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis pendahuluan tersebut. Jika perusahaan memiliki departemen sistem informasi, pekerjaan pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan tersebut umunya didahului dengan diterimanya permintaan jasa pengembangan sistem informasi dari pemakai informasi kepada analis sistem dalam departemen tersebut. Permintaan jasa tersebut dituangkan dalam surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi dan berisi penjelasan ringkas luas pekerjaan, hasil yang diinginkan ,jangka waktu penyelesain pekerjaan.

Dalam analisis pendahuluan sistem ini, analisis sistem mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Untuk ini analis sistem membuat work sheet atau check sheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis pendahuluan tersebut.

b.Penyususnan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem.

Pelakasanaan analisis sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang dissebut usulan pelaksanaan analisis sistem. Maksud dihasilkanya dokumen tertulis tersebut adalah untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.

1. Dengan alasan dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan sistem akuntansi

2. Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan

3. Batasan luas anallisis sistem yang akan dilakukan

4. Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis sistem

5. Identifikasi sumber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi yang diperlukan dalam analisis sistem.

6. Daftar peristiwa basar ata titik-titik pengecekan yang digunakan untuk pengecek perkembangan analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.

Isi dokumen Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem ini kemudian disajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi untuk mempertemukan kebutuhan pemakai informasi dengan kebutuhan pemakai menurut persepsi analis sistem. Dengan membaca alasan dilakukannya analisis sistem, persyaratan kinerja yang dituntut dari sistem yang akan dikembangkan, luas analisis sistem yang akan dilaksanakan, informasi yang akan dikumpulkan untuk mengecek perkembangan pelaksanaan analisis sistem, pemakai informasi dapat memahami apakah arah yang dituju dalam analisis sistem ini dapat memenuhi kebutuhan informasi mereka.

c.Pelaksanaan Analisis Sistem

Pelaksanaan Analisis Sistem didasar pada rencana kerja yang ditungkan dalam Usulan Pelaksanaan Analisis.Berikut ini contoh berbagai langkah yang dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanakan analisis sistem. Analisis Laporan yang Dihasilkan Sistem Sekarang, Daalam tahap ini analis sistem mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem akuntansi yang sekarang digunakan,untuk menentukan informasi yang dilakukan oleh manajemen namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang sekarang. Menganalisis Transaksi.Analis sistem kemudian melaksanakan analisis terhadap setiap transaksi.Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap formulir,catatan dan,prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan setiap transaksi tersebut. Untuk setiap transaksi yang dilaksanakan perusahaan analisis sistem mengumpulkan informasi mengenai:

1. Unit organisasi yang terkait dalam transaksi

2. Formulir yang digunakan

3. Sistem otorisasi dalam pelaksanaan transaksi

4. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi

5. Prosedur pelaksanaan transaksi

Dalam menpelajari formulir yang digunakan dalam suatu departemen,analis sistem mengumpulkan informasi mengenai:

1. Siapa yang mengisi formulir?

2. Siapa yang mengecek,menverifikasi atau mengesahkan formulir tersebut?

3. Setelah formulir tersebut selesai diproses,diserahkan ke departemen mana, dan siapa yang menerima penyerah formulir tersebut?

4. Buku jurnal apa yang terpengaruh oleh informasi yang tercantum di dalam formulir tersebut?

5. Buku besar pembantu apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?

6. Rekenig buku besar apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?

7. Ekuipmen mekanik apa yang digunakan untuk mengolah oleh formulir tersebut?

8. Pengecekan intern apa yang diciptakan dari penggunaan formulir tersebut?

Dalam Pengumpulan informasi, mengenai sistem (yang merupakan jaringan prosedur untuk melaksanakan transaksi pokok perusahaan),analis sistem biasanya menggunakan uraian tertulis berupa daftar kegiatan (operation list) dan simbol-simbol standar. Setelah ini disajikan contoh simbol-simbol standar beserta maknanya dan disajikan pula contoh penggunaannya.

Mempelajari Catatan pertama. Seperti telah diuraikan dalam Bab 1, yang merupakan catatan pertama (books of original entry) dalam sistem akuntansi adalah jurnal. Analis sistem mempelajari jurnal yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menenmukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perncangan kembali jurnal yang sekarang digunakan atau perancangan jurnal-jurnal baru.Dalam Bab 4 diuraikan bagimana merancang catatan pertama ini.

Mempelajari Catatan Terakhir. Buku besar dan pembantu merupakn catatan terakhir (books of entry) Dalam sistem akuntansi.Analisis sistem mempelajari buku besar dan berbagi buku pembantu yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menentukan kelemahan yang melekat adanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali buku besar dan buku pembantu yang sekarang digunakan,atau perancangan buku pembantu yang baru.

d.Sumber Informasi dalam Analisis Sistem

Dalam analisis sistem, sumber informasi yang digunakan untuk pengembangan sistem akuntansi yaitu sistem akuntansi yang sekarang digunakan, sumber intern yang lain, dan sumber-sumber luar.

Jarang analisis sistem mengembangkan sistem akuntansi yang sama sekali akuntansi adalah sebelumnya tidak dimiliki oleh perusahaan.yang sering terjadi justru analis sistem mengembangkan sistem baru untuk menggantikan atau untuk menperluas sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh perusahaan.Dalam keadaan ini timbul perntanyaan: Apakah peran sistem akuntansi yang lama sistem akuntansi yang akan dikembangkan? Haruslah analis sistem menganalisis sistem akuntansi yang lama dalam mengembangkan sistem akuntansi yang baru? Manfaat utama dilakukan analis terhadap sistem akuntansi lama adalah:

1.Efektifitas Sisitem Akuntansi yang Sekarang Digunakan.Dengan mempelajari sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis sekarang sistem memiliki kesempatanuntuk menentukan apakah sistem yang sekarang digunakan masih memenuhi kebutuhan pemakai informasi ,memelurkan perbaiki kecil,memerlukan perbaiki besar atau harus diganti. Desain suatu sistem,akuntansi baru tanpa dilandasi pada penilaian efektifitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan ibarat membeli sebuah mobil tanpa mengetahui bahwa mobil yang sekarang digunakan dalam keadaan mongok hanya karena kehabisan bahan bakar.

2.Ide Rancangan. Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang diggunakan analis sistem dapat menyerap ide rancangan yang terdapat dalam sistem akuntansi yang,lama, yang masih bermanfaat untuk pemaki dalam sistem akuntansi yang baru.

3.Identifikasi Sumber Daya.Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang digunakan analis,sistem dapat mengidentifikasi berbagai sumber daya yang tersedia bagi sistem akuntansi yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputih keahlian manajemen,kehlian,dan ekuipmen yang sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.

4.Pengetahuan Konversi. Pada saat sistem akuntansi yang baru diimplementasika,analis sistem perlu memiliki informasi tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan sisten yang lama dan yang akan dilaksanakan dengan sistem akuntansi yang baru.Pengetahuan ini merupakan dasar bagi analis sistem dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengansistem yang lama untuk digantikan dengan kegiatan-kegiatan yang diracang dalam sistem akuntansi baru.

5.Tidak Awal yang Sama dalam Menuju Ke Perusahaan Baru. Dalam mengkomunikasikan perubahan-perubahan yang dirancang dengan dilaksanakannya sistemakuntansi yang baru,analis sistem akan menghadapi sikap penolakan atau keengganan karyawan pelaksana maupun pemakai informasi untukl berubah ke dalam sistem akuntansi yang baru.Untuk mengirangi sikap tersebut analis sistem dapat membuat perbandingan antara sistem lama dengan sistem yang baru, untuk menujukkan bahwa sistem yang baru tidak seluruhnya merupakan sistem baru namun beberapa unsur yang ada dalam sistem lama masih dipertahankan atau sedikit mengalami perubahan dalam sistem akuntansi yang baru. Dengan demikian analis sistem dan karyawan yang akan mengoperasikan sistem serta pemakai informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu kondisi sistem akuntansi yang lama, untuk berangkat ke sistem akuntansi baru yang telah dirancang.

Sumber intern lain yang paling penting dalam melaksanakan analisis sistem adalah orang. Orang-orang dalam organisasi tidak hanya yang menjabat sebagai manajer, namun mencakup pula karyawan operasi dan karyawan yang melaksanakan pekerjaaan klerikal. Syarat- syarat yang harus dipenuhi oleh informasi dapat dinyatakan dengan baik oleh para pemakai informasi. Analis sistem dapat membantu para pemakai informasi di dalam merumuskan persyaratan yang melekat dalam informasi yang mereka perlukan.

Sumber intern kedua yang dapat dipakai dalam melaksanakan analisis sistem adalah pekerjaan tulis menulis (paperwork) dalam organisasi. Pekerjaaan tulis menulis dalam hamper semua organisasi dapat digolongkan ke dalam (1) yang menggambarkan bagaimana organisasi dibentuk strukturnya, (2) apa yang sedang dikerjakan atau selama ini dikerjakan oleh organisasi dan (3) apa yang direncanakan untuk dikerjakan oleh organisasi.

Sumber ketiga yang dapat dipakai dalam analisis sistem adalah hubungan. Hubungan antar karyawan , antar departemen ,atau antar fungsi dapat menyediakan bagi analis sistem suatu informasi yang sebelumnya tidak diketahui oleh analis sistem melalui dokumentasi yang dilakukan oleh organisasi.

Apakah analis sistem dapat menggunakan sumber luar dalam analisis sistem ? perusahaan lain yang menggunakan sistem akuntansi yang serupa dengan yang digunakan sekarang oleh perusahaan dapat digunakan sebagai sumber informasi dalam analisis sistem. Buku teks, majalah yang diterbitkan oleh organisasi professional, dan brosur penjualan yang diterbitkan oleh pernjual perangkat keras pengelohan data merupakan sumber informasi yang baik dari pihak luar dalam tahap analisis sistem.

e.Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem

Dalam tahap analisis pengumpulan informasi dilakukan analis sistem dengan cara (1) wawancar,(2) kuesioner, (3) metode analisis kelompok,(4) pengamatan,dan (5) pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen. Dalam banyak hal, waawancara merupakan cara terbaik untuk mengumpulkan data dalam tahap analisis sistem.

Dalam tahap analisis sistem,bentuk-bemtuk pertanyaan yang di jual oleh analis sistem adalah sebagai berikut:

1. Apakah laporan keuangam ini menyajikan informasi sistem yang Saudara perlukan?

2. Bagimana memperbaiki mutu informasi yang di cantumkan dalam laporan keuangan yang Saudara terima?

3. Apa pekerjaan Saudara?

4. Apakah yang akan Saudara capai melalui pekerjaan Saudara?

5. Informasi apa yang Saudara terima sekarang untuk mencapai tujuan pekerjaan Saudara?

6. Informasi keuangan tambahan apa yang Saudara perlukan?

Metode analisis kelompok digunakan jika (1) sistem yang dianalisis berdampak kepada beberapa kelopok pemakai informasi yang mempunyai berbagai kegiatan yang berbeda dan berbagai kepentingan yang berbeda,(2) sistem yang dianalisis akan mengubah hubungan yang sudah terbina antara manusia, antar mesin,dan antar metode,(3) sistem dianalisis akan melayani fungsi bisnis,yang baru yang sebelumnya perusahaan tidak memiliki pengalaman menjalankan fungsi tersebut.

f.Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem

Hasil akhir proses analisis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi,Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem.

Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi:

1. Perntanyaan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.

2. Dafatar masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem.

3. Suatu perntanyaan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi.

4. Suatu perntanyaan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melaksanakan analisis sistem.

5. Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru,atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan.Proyeksi ini mencakup kelaikan dilanjutkannya tahap-tahap berikutnya pengembangan sistem akuntansi.

6. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau npersyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.

2.Desain sistem

Desain adalah proses pemerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rencangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangka.Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap:

a. Desain sistem secara garis besar.

b. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara garis besar.

c. Evaluasi sistem.

d. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar.

e. Desain Sistem Secara rinci.

f. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci.

Pengembangan sistem akuntansi dapat disamakam dengan pembangunan gedung sekolah.Pada tahap awal pembangunan gedung sekolah,assitek melakukan wawancara dengan pengurus sekolah untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah,seperti kebutuhan ruang,fasilitas olah raga,alat bantu pengajaran yang akan dipasang dalam gedung,dan lain-lain kebutuhan. Berdasarkan informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah, arsitek kemundian membuat rancangan garis besar bamgunan gedung sekolah yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengurus sekolah.Desain secara garis besar tersebut kemidian ditawarkan kepada pengurus sekolah untuk dipertimbangkan.Pengurus sekolah dan assitek bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain gedung sekolah secara garis besar tersebut.Hasil evaluasi terhadap desain gedung secara garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain gedung secara rinci.Tahap desain gedung sebenarnya berjalan bolak balik antara desain garis besar evaluasi dan desain rinci sampai akhirnya arsitek menghasilkan desain rinci yang memenuhi kebutuhan pengurus sekolah.

a.Desain Sistem Secara Garis BesarSeperti halnya dengan yang ditempuh oleh seorang arsitek dalam pembanguna gedung sekolah tersebut diatas, dalam pembangunan sebuah sistem informasi analis sistem telah memperoeh informasi berikut ini dari tahap analisis sitem yang dilakukan:

1. Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan yang melekat dalam infomasi tersebut.

2. Luas Sistem.

3. Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan (orang, mesin,uang, material,dan metode).

Berdasarkan informasi yang diperolehan dalam tahap analisis tersebut analis sistem kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan pemakai. Berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi tersebut terdiri dari desain masing-masing unsur blok bangunan sistem informasi,yang dimeliputi desain keluaran,masukan model, teknologi basis data,dan pengendalian. Analissistem adalah seorang jang ali jang mampu memnyajikan berbagai aternatif desain sistem informasi jang menmungkinkan pemakai informasi memilih di antara berbagai desain jang di tawarkan oleh analis sistem penyajian desain sistem informasi secara garis besar menberi kesepatan kepada pemakai informasi Melihat dengan berbagai macam cara nutuk memenuhi kebutuan informasi mereka sehingga desain jang Baiklah jang natilah akan di plementasikan. Umum nya pemakai informasi tidak mengetahui informasi apa jang di perlukan sampai saat ini informasi tersebut di tunjunkan kepada mereka.

b.Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar

Usulan desain sistem secara garis besar di susun untuk menkomunikasikan secara garis besar memenuhi kebutuan mereka Akan informasi isi di usulkan desain sistemgaris besar adalah sebagai berikut:

1.Pertanyaan kembali alasan di lakukannya pekerjaan pengembagan sistem informasi. Dalam bagian ini analis sistem menguhmbungkan persyaratan persyaratan dan berbagai tunjuan yang di tetapkan oleh pemakai infomasi dengan usulan desain yang di ayungkan oleh analis sistem.

2.Berbagai aternatif sistem informasi jang kendikembankan untuk memenuhl kebutuan pemakai informasi.penyajian lebih dari satu aternatif desain di maksudkan untuk:

A. Memungkikan pemakai informasi melakukan pilian di antara alternatif desain yang di sajikan oleh analis sistem.

B. Menunjukkan kepada pemakai informasi bawah setiap alternatif desain sistem memiliki dampak signfikan jang berbenda teradap organisasi.sebagai contoh desain sistem informasi A memenuhi 90% pesyaratan jang di tentukan oleh pemakai informasi namun biaya pengembangansistem informasi tersebut lebih mahal 40% di bandinkan dengan desain sistem informasi B.

3. Sumber daya yang di perlukan untuk Menplementasikan dan menpertaakan masing masing alternatif desain sistem.

4. Asumsi asumsi kritis atau masalan masalah jang belum terpecahkan jang mungkin berdampak teradap desain final sistem informasi.

Usulan desain sistem secara garis besar sajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi. Pemakai informasi mengajukan kriti dan saran atas desain sistem informasi secara garis besar yang di sajikan oleh analis sistem. Penbentulan dan penjenrpurnaan di lakukan oeh analis sistem teradap desain sistem garis besar.

c. Evaluasi Sistem

Dalam tahap desain secara garisdesar, analis sistem merancangf secara garis besar masing-masing blok bangunan sistem informasi kecuali blok teknologi. Blok teknologi dirancang oleh ahli sistem setelah pemakai informasi menyetujui isi laporan Desain sistem secara garis desar. Dalam tahap evalusi sistem analis sistem menetukan persyaratan yang harus di penuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemanpuan untuk memenuhi persyaratan di tentut oleh sistem informasi.d. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar

Berdasarkan hasil disksi antara pemakaian infomasi dengan analis sistem dalam penyajian usulan desain secara garis besar dan evaluasi sistem analisis sistem kemudian membuat laporan final secara garis besar.

e. Desain Sistem Secara Rinci

Dalam tahap ini,analis sistem melakukan desain rinci masing-masing blok bangunan sistem informasi menjadi bangunan sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan para pemakai jika misalnya dalam tahap desain secara garis besar sistem informasi di rancang untuk menghasilkan laporan umur piutang dalam tahap desain rinci analis sistem merancang format laporan isi laporan distribisi laporan pisah batas data yang dipakai sebagai bahan laporan pengandalian atas laporan dan sebagainya.

f. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci

Hasil desain rinci sistem infomasi ini disajihkan oleh analis sistem dalam komitmen tertulis yang disebuh, laporan final desain sistem secara rinci.

3.Implementasi Sistem

Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi,pelatian dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem,pengujian sistem,yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi.

Dalam tahap implementasi ini,analis sistem menyusun Laporan Final Implementasi sistem yang terdiri dari dua bagian: Rencana Implementasi dan Hasil pelaksanaan Implementasi Rencana disusun sebelum tahap pelaksanaan sistem dilaksanakan.Bagian ini berisi rencana pengujian berbagai blok bangunan sistem informasi,seperti blok keluaran,masukan,model, teknologi, basis data,dan pengemdalian. Di samping itu,dalam bagian ini di cantunkan pula rencana konversi sistem lama ke sistem baru.Selam pelaksanaan sistem berlangsung, analisis sistem melakukan dokumentasi perubahaa-perubahan yang di lakukan untuk menyempurnakan sistem,hasil-hasil yang dicapai dalamk pelaksanaan sistem,dan penerimaan sistem oleh para pemakai informasi.Hasil pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam Laporan Final Implementasi Sistem.

a.Persiapan Implementasi Sistem

Implementansi sistem sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk melaksanaan implementasi sistem. Meskipun suatu sistem akuntansi telah dirancang dengan baik, namun sebagai besar suksus pengembangan sistem ditentukan bagimana baiknya perencanaan implementasi sistem disusun dan di laksanakan.Suatu sistem akuntansi yang tidak mampu memenuhi kebutuhan pemakai dan penuh dengan kesalahan akan ber dampak lama bagi pemakai, meskipun kekurangan-kekurangan tersebut dapat diatasi.Oleh karana itu, bagian yang penting dari Laporan Final Implementasi Sistem adalah perncanaan implementasi sistem.

b. Pendidikan dan Pelatihan Karyawan

Jika sistem akuntansi baru di kembangkan dalam perusahaan dan diharap dapat dimanfaatkan dengan berhasil setiap orang yang terkait dengan sistem tersebut harus dibuat sadar tentang tanggung jawabnya masing-masing terhadap pelaksanakan bagian sistem yang menjadi tanggung jawabnya dan tentang apa yang dapat dimanfaatkan dari sistem tersebut bagi pelaksanaan tugasnya.

Oleh karena itu dalam tahap implenentasi perlu dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan yang akan terkait dalam pelaksanaan sistem akuntansi.Karyawan yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi menjadi dua golongan:karyawan pemakai informasi dan karyawan pelaksana sistem. Karyawan pemakai informasi terdiri dari manajemen,staf,diberbagai daerah fungsional seperti pemasaran, personalia,hubungan masyarakat. Istilah pendidikan digunakan untuk menyadarkan pemakai informasi tentang informasi yang dapat dihasilkan oleh sistem dan berbagai persyaratan yang tetapkan oleh pemakai yang dapat dipenuhi oleh sistem akuntansi yang dirancang.

Pelatihan karyawan ditujukan kepada karyawan yangt akan mengoperasikan sistem akuntansi.Karyawan yang mengoperasikan sistem terdiri dari karyawan yang bertugasuntuk menyiapkan masukan,pengolah data,dan mengoperasikan dan menjaga komponen fisik dan logis sistem akuntansi.Pelatihan ditujukan kepada karyawan yang mengoperasikan sistem untuk menyiapkan mereka menghadapi awal pengoperasian sistem.Namun,pelatihan tidak hanyan berhenti sampai disini saja. Perusahaan harus menyusun program pelatihan yang bersinambung untuk mengantisipasi masukannya karyawan yang baru dan kemungkinan terjadinya perubahan terhadap sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.

c. Konversi Sistem

Perubahan dari sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversitertentu. Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan nengubah sistem lama ke sistem baru: (1) alngsung, (2) paralel, (3) pendekatan mondur, (4) phase-in.

1. Konversi Langsung.

Konversi Langsung adalah implementasi sistem baru segera langsung dan menghentikan segera pemakaian sistem yang lama. Pendekataini cocok digunakan dalam situasi (1) sistem baru tidak menggantikan sistem mana pun yang sekarang digunakan oleh perusahaan (2) sistem lama diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai,(3) sistem baru sangat kecil dan sangat sedehrana,(4) desain sistem baru sangat berdeda dengan desain sistem lama dan perbandingan di antara keduanya tidak bermanfaat. Gambar 2.4. berikut ini melukiskan pendekatan konversi langsung.

2. Konversi Paralel.

Konversi Paralel adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu.Dalam pendekatan ini, keluaran sistem baru,selama jangka waktu tertentu dibandingkan dengan keluaran sistem lama dan perbedaan yang timbul di rekonsilisi. Pendekatan ini memberikan perlindungkan bagi organisasi dari kemungkinan kegagalan sistem yang baru dalam menghasilkan keluaran yang perlukan. Pendekatan konversi paralel tentu sja memerlukan biaya yang bersangkutan dengan laksanakan dua sistem untuk jangka waktu tertentu guna menghasilkan keluaran yang sama. Berikut melukisksan pendekatan konversi paralel.

3.Konversi Modular.

Konversi modular sering kali disebut dengan pendekatan pilor projec adalah implementasi sistem baru, kedalam organisasi secara sebagian sebagian.Sebagai contoh, sistem akuntansi piutang yang baru diterapkan baru di cabang A, dan jika berhasil,diimplementasikan dicabang B, dan akhirnya jika di kedua cabang tersebut berasil,kemudian diimplementasikan ke seluruh perusahaan. Keuntungan penggunaan pendekatan konversi moduler adalah (1) risiko kegagalan sistem dapat di batasi di tempat yang terbatas,(2) masalah yang timbul dalam sistem yang baru dapat segera dibetulkan sebelum diimplementasikan ke penerapan yang lebih luas,(3) Karyawan dari tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih di tempat yang dijadikan pilot project sebelum mengoperasikan sistem di tempat mereka sendiri. Kelemahan yang melekat dalam pendekatan ini adalah,(1) diperlukan periode yang lebih lama untuk menerapkan sistem baru dalam perusahaan secara keseluruhan,(2) tidak semua dapat dimplementasikan dengan pendekatan ini,(3) tidak semua organisasi dapat menerapkan pendekatan ini.Gambar berikut ini melukiskan pendekatan konversi modular.

4.Pendekatan konversi modular

Konversi Phase-in adalah mirip dengan konversi modular.Budaya ada di antara kebudayanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase-in, yang dibagi adalah sistemnya terdiri.Sebagai contoh,misalnya mengumpulkan data dengan sistem baru,diimplementsikan dengan cara membuat mekanisme hubungan (interface mecbanism)dengan sistem lama. Interface tersebut memungkinkan sistem lama menggunakan masukan yang berasal dari sistem pengumpulan data yang baru. Setiap kali bagian sistem yang baru diimplementasikan, analis sistem merancang mekanime hubungan antara sistem baru dengan sistem lama. Gambar berikut ini implementsi dengan pendekatan phase-in.

Laporan Hasil analisis sistem

Analisis sistem

Usulan pelaksanaan analisis sistem

Laporan final desain sistem

Laporan final desain sistem secara garis besar

Desain sistem

Usulan desain sistem secara garis besar

Laporan final implementasi sistem

Implementasi sistem

Sistem Baru

Sistem Lama

Sistem Lama

Sistem Baru

Sistem Lama Sistem LamaSistem Lama

Sistem LamaSistem Lama

Sistem Baru

Sistem Baru

Sistem Lama

Sistem Lama

Sistem Baru