Di Presentasik

an Oleh: REZA

AZHARI

OBSERVASI/ TRAINING PADA BIDANG OPERASIONAL DIVISI CASH SERVICES

BAGIAN CIT

Bagian CIT

Struktur Perusahaan

TUGAS DAN WEWENANG

METODE-METODE & SOPCOUNT ON SITE

BULK BUNDLE COUNT

SAID TO CONTAIN

ALUR KERJA untuk setiap metode

Kendala/ Rekomendasi

Struktur Perusahaan DIRUT

ASSMAN OPSATM

ASSMAN OPSCPC/VAULT

ASSMAN OPSCIT

DIREKTURBDV

DIREKTUROPERASIONAL

DIREKTURKEUANGAN &

UMUM

MAN OPSCASH SERVICES

MAN OPS GUARDING

MAN OPSCARGO

KASIE CIT

COORD CIT

OPS CIT CREW

COORD CITADMIN

COORD HPT

PLANNING &

CONTROLLINGADMIN OPS

ADMINCIT

CEO/ Dirut

Memimpin suatu perusahaan dan bertanggung jawab untuk kestabilan perusahaan. Seorang CEO/ Dirut harus VISIONER dan menjadi ROLE MODEL perusahaan dengan membangun sebuah BUDAYA yang nantinya menjadi sebagai IDENTITAS sebuah perusahaan.

Membuat keputusan tingkat tinggi terkait kebijakan dan penerapan strategi dalam upaya mengimplementasikan visi dan juga mengkomunikasikan dengan bawahan

Memotivasi karyawan dan menggerakkan perubahan dalam perusahaan.

COO/ Dir Ops

Membuat strategi di bidang operasional dalam rangka membantu terwujudnya visi CEO yang juga tentunya merupakan tujuan dari sebuah perusahaan. Visi CEO diterjemahkan dalam bentuk strategi strategi jangka panjang yang dipercaya bisa membantu tercapainya visi CEO dan tujuan perusahaan (profit).

Mengadakan evaluasi terhadap kinerja divisi-divisi

operasional yang sudah berjalan maupun dalam

penyelesaian

(montly evaluation).

Menciptakan team yang kuat serta perencanaan yang matang (clear direction)

Bertanggung jawab terhadap jalannya operasional PT.CIGS

dan memastikan semua divisi yang berada dibawahnya berjalan

sesuai strategi yang diterapkan

Head Of Cash Sercives Division/Kadiv

Memberikan masukan dan dukungan terhadap masalah-masalah yang dihadapi

kepala bagian

Membuat Strategi Jangka Menengah

Mengontrol/ mengevaluasi kinerja tiap tiap kepala bagian

Melaksanakan strategi yang disusun direktur operasional dan membuat strategi-strategi yang lebih spesifik yang di implementasikan di divisi yang sesuai dengan tujuan dari strategi yang di susun direktur operasional dan berjalan sesuai dengan tujuan

Kabag CIT

Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Program-Program yang disusun oleh kepala divisi,mengawasi setiap pelaksanaan kegiatan yang dipimpin oleh koordinator-koordinator dan berkomunikasi dengan client

Membuat Perencanaan Jangka Pendek

Mengontrol SOP yang dijalankan

Memonitor dan mengelola SLA

Komunikasi Dan Koordinasi Dengan Client

Kasei CITMengawasi, monitor, mengkoordinasikan mengenai aktifitas operasional bagian ATM agar dapat berjalan dengan baik sesuai dengan SLA yang di sepakati

Memastikan perlengkapan yang dipakai berfungsi dengan baikMembuat laporan penilaian dari hasil kerja operasional controlMembantu Ops Control membuat keputusan2 penting

Menginformasikan pelaksanaan kerja pada direktur operasional dan kadiv

Planning & controllingPihak yang bertanggung jawab terhadap penerimaan perintah/order dari client (kecuali jasamarga & MDS)Pihak yang bertugas untuk melakukan perencanaan dan juga pengaturan Pihak yang melakukan perencanaan dan juga pengaturan,

Perencanaan akan aktifitas crew

Pengaturan jadwal ketibaan dan keberangkatan pada lokasi berdasarkan permintaan client

Filling order

Menginformasikan pelaksanaan kerja pada: vault, CRO, CIT admin, pengawal, ops control, driver, ISU

Koordinator HPTPihak yang bertanggung jawab terhadap pengaturan schedule kasir HPT, menyediakan perlengkapan kerja (dokumen dan ATK)Bertugas mengawasi pelaksanaan kegiatan HPT

Filling semua dokumen/BA kasir HPT

Membuat schedule kasir HPT

Menyiapkan dan meng-input absensi untuk dilaporkan pada HRD

Memberikan laporan setoran HPT pada pihak-pihak yang terkait

Koordinator CIT

Berwewenang untuk memonitoring pekerjaan operasional kontrol dan bertugas membuatkan laporan akan kegiatan harian pada satu hari tertentu pada Kasie maupun Kabag.

Memberikan laporan operasional CIT pada Kasei dan Kabag CIT seperti memonitoring crew dilapangan terkait kendala dan permintaan mendadak dari client

Memastikan pembagian crew sudah terpenuhi sesuai dengan kebutuhan run

Meng-instruksikan pembagian/penambahan/cancel pick-up pada team Operasional control CIT dengan sepengetahuan Kasei CIT

Operasional control

Mengatur armada yang digunakan crew CITMemonitoring crew dilapangan (dengan melakukan kontak by phone maupun pengawasan by GPS (global posisioning system)Mengontak client yang memiliki schedule pick-up sore hari (BTN)Mengatur/mengecek

Admin operasionalmembutuhkan cash untuk membiayai operasional harian (pembayaran tol,parkir) yang semuanya itu dicatat dalam dokumen yang disebut Lembaran Perjalanan Driver yang berisikan informasi perjalanan secara umum seperti jumlah spare yang diberikan, waktu berangkat, waktu sampai dilokasi,biaya parkir, jauhnya perjalanan (dalam km)nama crew dan pengawal yang nantinya juga bisa digunakan untuk mengetahui absensi crew (selain dari fingerprint) yang nantinya diserahkan pada HRD.Dengan kata lain, tugas dari Admin Operasional adalah:

Merekapitulasi absensi crew CIT dan pengawal (Lembar Perjalanan Driver)Pembayaran banlog dan kodal polisi (Lembaran Perjalanan Driver)Membuat laporan pembayaran banlog dan kodal polisi dan laporan spare pada finace( Lembaran Perjalanan Driver)Membuatkan laporan absensi pada HRD (Lembaran Perjalanan Driver)Menyiapkan spare( biaya operasional harian)

CIT admin Merekap/meng-input seluruh TTPMenyiapkan seluruh TTP yang sudah direkapitulasiMenyiapkan print TTP untuk cash to cash bag jasamarga dan MDSMenyiapkan distribusi perlengkapan crew CIT (seal tombak, seal paper, trip sheet)Memberikan laporan input TTP pada internal audit

Metode-metode

1. COUNT ON SITE

Metode yang dalam pelaksanaannya mengharuskan pelaksana tugas menghitung jumlah cash dengan detail (dengan menghitung lembaran cash) yang nantinya harus sesuai dengan data yang tertera dalam dokumen dan juga dalam perhitungan cash nya harus memiliki saksi dari kedua belah pihak

Dengan kata lain menghitung secara detail cash merupakan SOP bagi pelaksana tugas dan diperhatikan oleh kedua belah pihak (client dan crew CIT

2. BULK BUNDLE COUNT

Metode yang dalam pelaksanaan kegiatannya mensyaratkan pelaksana tugas untuk menghitung bundle cash dalam setiap traksaksinya, tanggung jawab yang dibebankan pada pelaksana transaksi adalah perhitungan jumlah bundle yang sesuai dengan data baik dari SPJ, validasi maupun TTP

Apabila terjadi kekurangan jumlah lembaran cash dalam setiap bundle bukan menjadi tanggung jawab pelaksana tugas/crew untuk menggantinya , namun pelaksana tugas/crew diharuskan bertanggung jawab jka terjadi kekurangan dalam hal bundle cash

Dengan kata lain menghitung jumlah bundle cash dalam transaksi yang menggunakan metode ini adalah SOP bagi pelaksana tugas.

3. SAID TO CONTAIN

Metode yang dalam pelaksanaan kegiatannya crew hanya mengambil/membawa cash tanpa mengetahui (tidak menghitung lembaran maupun bundle) apakah jumlah cash yang tertera pada dokumen sesuai dengan fisik cash maupun bundle cash.

Dengan kata lain tugas dan tanggung-jawab crew CIT selesai ketika cash telah sampai pada client tanpa harus perduli dengan kebenaran akan jumlah fisik cash yang dibawa/ antarkan

Standard Operating Procedure

Penerapan Mengenai Apa Yang

Harus Dilakukan

Kapan Dimana Oleh Siapa

Standarisasi

1. SOP COUNT ON SITE

a. Client mempersiapkan cash yang disusun berdasarkan denomb. Crew CIT melaporkan kedatangannya pada client dan client

diwajibkan memeriksa ID crew CIT dan menyesuaikan dengan speciment untuk memastikan bahwa yang bersangkutan benar dan masih bekerja untuk PT.CIGS

c. Crew CIT melakukan peghitungan detail cash sesuai denom disaksikan oleh client, jika tidak sesuai dengan perhitungan client maka akan dilakukan penghitungan ulang oleh client sampai ditemukan kesepakatan (apakah sepakat jumlah cash kurang maupun sepakat telah terjadi kesalahan perhitungan baik dari client maupun crew CIT)

d. Jika ada cash yag dirasa meragukan ke-asliannya, maka crew CIT berhak untuk meminta cash pengganti atau mengurangi jumlah setoran sesuai dengan kesepakatan

e. Selanjutnya, crew CIT melakukan pengisian TTP dan client diwajibkan melakukan pengecekan no bag, segel/seal dan juga data TTP yang di-input crew CIT, hal ini dikarenakan akan memberi rasa keamanan bagi kedua belah pihak

f. Client melakukan penanda tanganan TTPg. Selanjutnya, 1 (satu) lembar copy TTP diberikan pada client sebagai

tanda bukti

2. SOP BULK BUNDLE COUNT

a. Client mempersiapkan cash yang sudah di bundle sesuai dengan denom

b. Crew CIT melaporkan kedatangannya pada client, dan client diwajibkan untuk memeriksa ID crew CIT dan menyesuaikan dengan speciment untuk memastikan bahwa yang bersangkutan benar dan masih bekerja untuk PT.CIGS

c. Crew CIT melakukan perhitungan bundle cash disaksikan oleh client, jika jumlah bundle sesuai dengan keterangan/dokumen maka crew melakukan pengisian data pada TTP yang berisikan informasi (Nomor bag, Nomor segel/seal, Jumlah cash, Siapa yang menyerahkan cash (dari client), Siapa yang menerima cash (dari crew CIT) Dari mana cash dan akan diantarkan kemana

d. Setelah crew melakukan pengisian data pada TTP, client diharuskan memeriksa kembali TTP (memastikan kebenaran data) sebelum kemudian melakukan penanda tanganan dan pembubuhan stempel pada TTP

e. Ketika cash dimasukkan kedalam bag, client diharuskan ikut menyaksikan, hal ini dilakukan untuk keamanan bagi kedua belah pihak (PT.CIGS dan client)

f. Selanjutnya, 1 (satu) lembar copy TTP di berikan pada client sebagai tanda bukti

3. SOP SAID TO CONTAIN

a. Client mempersiapkan cash yang disusun berdasarkan denomb. Crew CIT melaporkan kedatangannya pada client dan client

diwajibkan memeriksa ID crew CIT dan menyesuaikan dengan speciment untuk memastikan bahwa yang bersangkutan benar dan masih bekerja untuk PT.CIGS

c. Crew CIT memberikan bag, segel/seal dan TTP pada client dan client memasukkan cash, melakukan penyegelan

d. Client mengisi TTP sesuai dengan data yang ada (no bag dan no segel/seal) dan jumlah cash

e. Crew CIT memastikan kebenaran data yang di-input client (no bag, segel/seal) dikarenakan jumlah fisik cash tidak diketahui oleh crew CIT, maka ke-absahan data tentang jumlah nominal cash tidak penting bagi crew CIT

f. Selanjutnya, 1 (satu) lembar copy TTP diberikan pada client sebagai tanda bukti

Alur kerja

1. COUNT ON SITE

Jasamarga

2. BULK BUNDLE COUNT

BANK BRI

3. SAID TO CONTAIN

BANK BNI

HPT

KENDALA/REKOMENDASI

Kendala

keterlambatan keberangkatan

kebutuhan bag

konsumsi bbm

Faktor yang mempengaruhi keberangkatan armada

Kurang relevan

Sangat relevan

“Vision without action is a fantacy, action without vision is a random actifity “ (joel barker)