PREDIKSI KEBUTUHAN FORMULIR REKAM MEDIS RAWAT INAP …

PREDIKSI KEBUTUHAN FORMULIR REKAM MEDIS RAWAT INAPDI RSUD KABUPATEN KARANGANYAR

Sri Hastuti1, Antik Pujihastuti2, Riyokoi2

Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2

ABSTRAKBerdasarkan peningkatan jumlah kunjungan pasien rawat inap sejumlah 3,74% tiap tahunmempengaruhi perkiraan penambahan kebutuhan formulir rekam medis khususnya formulir rawatinap. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui prediksi kebutuhan formulir rekam medis diRSUD Kabupaten Karanganyar.Jenis penelitian adalah deskriptif dengan metode observasi dengan pendekatan retrospektif. Objekpenelitian ini yaitu formulir Rekapitulasi Laporan Data kegiatan Rumah Sakit (RL_1) dan datadianalisis secara deskriptif.Hasil penelitian diketahui bahwa perencanaan penghitungan kebutuhan formulir rekam medisrawat inap di RSUD Kabupaten Karanganyar selama ini belum memiliki kebijakan khusus tentangpenghitungan kebutuhan formulir rekam medis. Sedangkan jenis formulir rekam medis rawat inapyang digunakan sudah sesuai dengan aturan jenis formulir yang wajib ada di rawat inap yangdiatur oleh Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat Jendral Pelayanan Medik(2006). Untuk dapat memperkirakan kebutuhan formulir rekam medis rawat inap dilakukanperhitungan berdasarkan data jumlah kunjungan pasien rawat inap tahun 2007 s.d 2009 sebanyak42311 pasien. Dengan data perkiraan kunjungan pasien rawat inap tahun 2010 s.d 2011 sebanyak36118 pasien. Perkiraan rata-rata kebutuhan formulir rekam medis untuk tahun 2012 s.d 2013sebanyak 38896 formulir dengan rata-rata formulir yang masih ada adalah sebanyak 3277formulir. Jadi kebutuhan untuk masing-masing formulir rekam medis rawat inap sebanyak 35619formulir/71 rim, terkecuali untuk formulir lembar perjalanan penyakit (CM.6) dan lembarlaboratorium (CM.19) membutuhkan 3 kali lebih banyak dari pada formulir yang lain sehinggamembutuhkan 106857 formulir/214 rim.Oleh karena itu, simpulan dari penelitian ini adalah belum adanya kebijakan khusus yangmengatur secara tertulis tentang perencanaan penghitungan formulir rekam medis rawat inapsehingga perlu adanya prosedur tetap tentang penghitungan kebutuhan formulir rekam mediskhususnya rawat inap di RSUD Kabupaten Karanganyar hal ini sebagai dasar dalam penghitungankebutuhan formulir rekam medis.

Kata Kunci : Kunjungan pasien, formulir rekam medis rawat inapKepustakaan : 12 (1994-2008)

PENDAHULUANSetiap rumah sakit wajib

menyelenggarakan rekam medis hal ini telah

diatur dalam PerMenKes

No.269/Menkes/Per/III/2008 adalah berkas

yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien. Baik pasien rawat jalan,

rawat inap, dan gawat darurat dicatat di

dalam formulir yang ada di setiap rumah

sakit/instalasi sarana kesehatan.

Setiap pencatatan hasil pelayanan kepada

pasien dapat dilakukan secara manual

maupun elektronik, khususnya dalam

penangkapan/pencatatan data yang

dilakukan secara manual. Maka diperlukan

formulir-formulir rekam medis untuk

menjaga kesinambungan kegiatan suatu

proses perawatan yang diberikan kepada

Prediksi Kebutuhan Formulir Rekam Medis...(Sri Hastuti, dkk) 1

2

pasien. Sehingga diperlukan ketersediaan

formulir rekam medis di masing-masing unit

pelayanan salah satunya formulir rawat

jalan, rawat inap, dan gawat darurat. Dalam

hal persediaan formulir rekam medis

menjadi tanggung jawab bagian IPSRS.

Berdasarkan survey pendahuluan di

RSUD Kabupaten Karanganyar diketahui

bahwa setiap tahunnya jumlah kunjungan

pasien rawat inap mengalami peningkatan

sehingga diperlukan penambahan pengadaan

formulir rawat inap setiap tahunnya oleh

bagian umum dan perlengkapan. Dari

keseluruhan formulir khusus rawat inap

yang dibutuhkan terdapat formulir yang

memerlukan pengadaan lebih antara lain

lembar perjalanan penyakit (CM.6) dan

lembar laboratorium (CM.19) yang dihitung

berdasarkan rata-rata hari perawatan sesuai

kasus penyakit keseluruhan pasien sehingga

formulir rawat inap membutuhkan jumlah

yang lebih banyak. Pentingnya keberadaan

formulir rekam medis untuk menjadikan

aktivitas pelayanan dapat terlaksana maka

peneliti tertarik untuk mengambil judul

“Prediksi Kebutuhan Formulir Rekam Medis

Rawat Inap di Rumah Sakit Daerah

Kabupaten Karanganyar”.

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis

Rekam medis yaitu rekaman atau catatan

mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana

dan bagaimana pelayanan yang diberikan

kepada pasien selama masa perawatan yang

memuat pengetahuan mengenai pasien dan

pelayanan yang diperolehnya serta memuat

informasi yang cukup untuk menemukenali

(mengidentifikasi pasien), membenarkan

diagnosis dan pengobatan serta merekam

hasilnya (Huffman, EK. 1999).

Rekam medis menurut Peraturan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia No.

269/MenKes/PER/III/2008, rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan

dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien (DepKes, RI. 2008).

B. Definisi Formulir

Formulir merupakan secarik kertas yang

memiliki ruang untuk diisi atau untuk

merekam terjadinya transaksi.

1. Manfaat Penggunaan Formulir

a. Alat yang penting untuk menjalankan

organisasi.

b. Untuk menetapkan tanggung jawab

timbulnya kegiatan.

c. Untuk merekam data transaksi.

d. Untuk mengurangi kemungkinan

kesalahan dengan cara menyatakan

semua kejadian dalam bentuk tulisan.

e. Alat komunikasi yaitu

menyampaikan informasi pokok dari

orang satu ke orang lain di dalam

organisasi yang sama atau ke

organisasi lain.

2. Jenis formulir

Jenis formulir dan yang digunakan dalam

pelayanan kesehatan sesuai dengan

Departemen Kesehatan Republik Indonesia

Direktorat Jendral Pelayanan Medik (2006)

antara lain:

2 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 1-21

3

a. Formulir Rekam Medis Rawat Jalan

1) Identitas pasien

2) Formulir catatan dokter poliklinik

yang memuat:

3) Anamnesa/pemeriksaan fisik.

4) Diagnosa

5) Terapi yang diberikan

6) Nama dan tanda tangan dokter.

7) Rekam asuhan keperawatan

8) Formulir hasil-hasil penunjang

medik

9) Copy resep

b. Formulir Rekam Medis Rawat Inap

1) Identitas pasien

2) Resume medis

3) Riwayat penyakit dan

pemeriksaan jasmani

4) Laporan kematian

5) Surat keterangan kematian (jika

pasien meninggal)

6) Surat keterangan lahir

7) Pengantar masuk rawat inap

8) Surat persetujuan rawat inap

9) Surat perpindahan pasien dari

ruang perawatan

10)Inforned consent

11)Rekam asuhan keperawatan

12)Catatan klinis

13)Formulir obstetri dan ginekologi

14)Formulir lapora operasi

15)Formulir hasil-hasil penunjang

medik.

c. Unit Gawat Darurat (UGD).

1) Formulir rekam medis gawat

darurat yang diperoleh dari fungsi

asembling.

2) Formulir resep.

3) Surat keterangan sehat/sakit.

4) Surat keterangan kematian.

5) Surat permintaan pemeriksaan

penunjang.

6) Surat rujukan

7) Surat jawaban rujukan (Depkes

RI. 2006).

3. Kontrol Formulir

Karena desain formulir bukanlah suatu

proses random/acak, kontrol formulir juga

tidak bisa dilakukan secara asal-asalan.

Kontrol formulir dilakukan dengan

berpedoman pada objektif-objektif berikut:

a. Untuk menjamin desain dan

kontruksi formulir yang efisien dan

integrasinya ke dalam semua fase

sistem pemrosesan informasi.

b. Untuk mengembangkan dan

mempertahankan spesifikasi yang

benar untuk pembuatan dan

penggunaan formulir secara

ekonomis.

c. Untuk mendidik dan membantu

petugas operasional dalam mendesain

formulir mereka sendiri yang sesuai

program pengontrolan formulir.

d. Untuk menghentikan rencana

pembuatan formulir yang tidak

berguna, menggabungkan formulir-

formulir yang melayani keperluan

yng serupa, menghilangkan formulir

yang tidak diperlukan, dan untuk

menciptakan formulir tambahan

kalau penambahan tersebut dapat

melayani sistem pemrosesan

informasi lebih baik daripada

formulir gabungan.


4

e. Untuk menyediakan penahan yang

efektif terhadap keinginan alami

petugas untuk mengubah formulir

yang ada.

Di dunia kertas, kontrol formulir

mencakup inventarisasi formulir, identifikasi

formulir, review dan revisi formulir, dan

pembelian.

a. Inventory Formulir

Persediaan atau inventory adalah

salah satu elemen utama dari modal keja

yang terus menerus mengalami

perubahan. Tanpa persediaan,

perusahaan akan menghadapi resiko,

yaitu tidak dapat memenuhi keinginan

pelanggan atas barang produksi. Secara

umum, inventory atau persediaan barang

dapat kita artikan sebagai elemen utama

modal kerja dan merupakan aktiva yang

selalu dalam keadaan berputar, serta

terus menerus mengalami perubahan

(Manullang, M. 2005).

Menurut Huffman, EK seandainya

tidak ada program untuk mengontrol

formulir kertas, maka langkah pertama

dalam penerapan program ini adalah

mendapatkan inventory semua formulir.

Inventory ini kemudian harus dijaga

supaya selalu up to date. Sebuah

inventory formulir berisi file riwayat

formulir, dan file mengenai subjek/ judul

formulir.

b. Purchasing (Pembelian)

Kontrol formulir bertujuan untuk

memastikan untuk desain formulir yang

benar untuk pengumpulan data yang

perlu dengan efisiensi yang maksimum,

penghilangan formulir absolete,

penggabungan untuk meminimalkan

duplikat usaha, dan meminimalkan biaya

percetakan. Syarat utama kontrol

formulir adalah aturan yang tidak bisa

dilanggar dan dilindungi oleh staf

administrasi maupun medis. Aturan ini

harus mencakup cara-cara mengontrol

sumber pemesanan dan percetakan.

Bagian pembelian dan percetakan harus

bekerja dengan prinsip yang sama yaitu

bahwa tidak ada satupun formulir yang

harus dipesan, dipesan ulang, atau

diubah tanpa persetujuan komite

pimpinan formulir yang sesuai atau

mewakilinya (sering merupakan praktisi

IK).

Biasanya formulir cukup dipesan

untuk keperluan 6 s.d 12 bulan,

tergantung dengan diskon yang

didapatkan dan ruang penyimpanan yang

tersedia. Kalau formulir ini merupakan

subjek yang berkemungkinan

menghadapi perubahan dalam waktu

singkat, hendaknya dipesan suplai yang

lebih sedikit. Formulir standard harus

digunakan untuk penyimpanan

(Huffman, EK. 1999).

4. Cara-cara Menduplikasi Formulir

a. Duplikasi kantor

1) Spiring Duplicating

Proses penggunaan kertas ditto

bertinta untuk membuat master

dan menjalankannya di dalam

mesin ditto yang memindahkan

tinta ke kertas kosong. Ini

merupakan cara yang ditempuh


5

untuk memindahkan sejumlah

kecil formulir( 20-300 lembar).

Ditto mudah dibuat, ekonomis

tapi penampilannya tidak begitu

disukai.

2) Duplikasi dengan Stensil

Master disiapkan pada kertas

stensil berlilin khusus yang

kemudian dijalankan pada mesin

stensil untuk menghasilkan kopi

pada kertas kosong. Sebanyak

300-2000 lembar kopi dari satu

lembar stensil bisa dihasilakan

dengan mutu yang cukup baik.

Kekurangan dari duplikat stensil

adalah bahwa semakin banyak

garis di dalamnya, semakin

sedikit hasil penggandaan maka

semakin baik yang dapat

dihasilkannya.

3) Duplikasi secara Offset

Duplikasi secara offset lebih

cepat, mudah dan tajam, alatnya

sering ada pada bagian percetakan

di fasilias asuhan kesehatan yang

besar. Metode ini dapat

menghasilkan sampai 100.000

kopi. Master kertas bisa disiapkan

dengan mesin ketik atau word

processor, namun hanya beberapa

jenis yang bisa dipakai ulang.

Master logam harus dibuat

dengan mesi khusus, bisa dipakai

berulang-ulang dan cocok untuk

formulir rumit dengan ukuran dan

jenis huruf yang tidak biasa.

b. Percetakan Komersil

Percetakan komersil melibatkan plat

logam dari ‘layout’ asli dan

meletakkannya pada ‘printing press’.

Hasil cetakannya sangat tajam,

bermutu tinggi, dan memungkinkan

penambahan warna pada formulir.

Pekerjaan lain seperti membuat

lobang, perforasi, penyusunan urutan

(kolasi), karbon sisipan dan

penomoran umumnya dapat

dilakukan serentak dengan

percetakan. Dua metode dasar pada

percetakan adalah ‘letter press’ atau

huruf timbul, dan ‘offset’ yang sama

dengan duplikasi offset namun lebih

besar, cepat dan mampu

melaksanakan berbagai pekerjaan

sekaligus.

c. Formulir Standar

Pembelian formulir standar dari

perusahaan penerbit merupakan

pilihan ketiga untuk memperoleh

formulir. Pembelian formulir

biasanya lebih murah dari pada

pemesanan pada percetakan, namun

lebih mahal daripada cara-cara

duplikasi. Walaupun percetakan

kemudian bisa dilakukan untuk

memberikan ciri-ciri tertentu pada

formulir yang dibeli, misalnya untuk

percetakan nama dan logo fasilitas

pada formulir, namun fleksibilitas isi

formulir dan keunikannya harus

dikorbankan (Huffman, EK. 1999).


6

C. Prediksi

1. Definisi Prediksi

Menurut kamus besar bahasa Indonesia

prediksi dapat diartikan ramalan atau

prakiraan (Depdiknas, RI. 2000). Prediksi

adalah proses peramalan suatu variable di

masa datang dengan lebih mendasarkan

pada pertimbangan subjektif/intuisi daripada

data kejadian pada masa lampau. Meskipun

lebih menekankan pada intuisi, dalam

prediksi juga sering terdapat data kuantitatif

yang dipakai sebagai masukan dalam

melakukan peramalan. Dalam prediksi,

peramalan yang baik/tepat sangat tergantung

dari kemampuan, pengalaman dan kepekaan

dari orang yang bersangkutan (Herjanto, E.

1997).

2. Jenis-Jenis Prediksi / Peramalan

Peramalan dapat dilakukan secara

kuantitatif ataupun kualitatif. Pengukuran

kuantitatif menggunakan metode statistik,

sedangkan pengukuran kualitatif

berdasarkan pendapat dari yang melakukan

peramalan. Berdasarkan horizon waktu,

peramalan dapat dikelompokkan dalam tiga

bagian, yaitu peramalan jangka panjang,

peramalan jangka menengah, dan peramalan

jangka pendek.

a. Peramalan jangka panjang, yaitu

mencangkup waktu lebih besar dari

24 bulan, misalnya peramalan yang

diperlukan dalam kaitannya dengan

penanaman modal, perencanaan

fasilitas, dan perencanaan untuk

kegiatan litbang.

b. Peramalan jangka menengah, yaitu 3-

24 bulan, misalnya peramalan untuk

perencanaan penjualan, perencanaan

dan anggaran produksi.

c. Peramalan jangka pendek, yaitu

untuk jangka waktu kurang ari 3

bulan, misalnya peramalan dalam

hubungannya dengan perencanaan

pembelian material, penjadwalan

kerja, dan penugasan (Herjanto, E.

1997).

Menurut Huffman EK tahun 1999

biasanya formulir dipesan untuk

keperluan 6-12 bulan, tergantung

pada diskon yang didapatkan dan

ruang penyimpanan yang tersedia.

Seandainya formulir ini merupakan

subjek yang berkemungkinan

menghadapi perubahan dalam waktu

singkat, hendaknya dipesan suplai

yang lebih sedikit. Formulir standar

harus digunakan untuk penyimpanan

(Huffman, EK. 1999).

D. Bagian Pencatatan Data.

1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

(TPPRJ)

Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan

atau Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

(TPPRJ), disebut juga loket pendaftaran

Rawat Jalan.

Adapun fungsi TPPRJ adalah :

a. Pencatatan identitas pasien ke

formulir rekam medis rawat jalan,

sebagai data dasar pasien, KIB, KIUP

dan buku register pendaftaran pasien

rawat jalan.

b. Pemberi dan pencatat nomor rekam

medis sesuai dengan kebijakan

penomoran yang ditetapkan.


7

c. Penyedia Dokumen Rekam Medis

baru untuk pasien baru.

d. Penyedia Dokumen Rekam Medis

lama untuk pasien lama melalui

bagian filing.

e. Penyimpanan dan penggunaan KIUP.

f. Penditribusian Dokumen Rekam

Medis untuk pelayanan rawat jalan.

g. Penyedia informasi jumlah

kunjungan pasien rawat jalan.

Fungsi atau peranan dalam pelayanan

kepada pasien adalah sebagai pemberi

pelayanan yang pertama kali diterima pasien

atau keluarganya sehingga baik buruknya

mutu pelayanan akan di nilai disini. Mutu

pelayanan meliputi kecepatan, ketepatan,

kelengkapan, dan kejelasan informasi,

kenyamanan ruang tunggu dan lain- lain.

Adapun tugas pokok TPPRJ yaitu:

a. Melakukan pencatatan pendaftaran

(Registrasi).

b. Menyediakan formulir – fomulir

rekam medis dalam folder/Dokumen

Rekam Medis (DRM) bagi pasien

yang baru pertama kali berobat

(pasien baru) dan yang datang pada

kunjungan berikutnya (pasien lama).

c. Mengarahkan pasien ke unit rawat

jalan (URJ) atau poliklinik yang

sesuai keluhannya.

d. Memberi informasi tentang

pelayanan – pelayanan di rumah sakit

atau puskesmas yang bersangkutan.

Adapun deskripsi pokok kegiatan

Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

adalah:

a. Menyiapkan formulir, catatan serta

nomor rekam medis yang diperlukan

dalam pelayanan , yaitu :

1) KIUP (Kartu Indeks Utama

Pasien)

2) KIB/KTPP (Kartu Identitas

Berobat/Kartu Tanda Pengenal

Pasien).

3) Formulir – formulir dokumen

rekam medis rawat jalan baru

yang telah diberi nomor rekam

medis.

4) Kartu petunjuk (tracer).

5) Buku ekspedisi TPPRJ untuk

serah terima dokumen rekam

medis.

6) Karcis pendaftaran pasien.

b. Menanyakan kepada pasien yang

datang, apakah sudah pernah berobat

atau belum. Apabila belum berarti

pasien baru dan bila sudah berarti

pasien lama.

c. Pelayanan kepada pasien baru,

meliputi :

1) Menanyakan Identitas pasien

secara lengkap untuk dicatat pada

formulir rekam medis rawat jalan,

KIB dan KIUP.

2) Menyerahkan KIB kepada pasien

dengan berpesan untuk dibawa

kembali bila datang berobat

berikutnya.

3) Menyimpan KIUP sesuai urut

abjad (alfabetik).

4) Menanyakan keluhan utama

pasien guna mengarahkan pasien

pada poliklinik yang sesuai.


8

5) Menanyakan apakah membawa

surat rujukan. Apabila membawa:

a) Surat rujukan ditempelkan

pada formulir rekam medis

pasien rawat jalan.

b) Membaca isi surat tersebut

ditujukan kepada dokter siapa

atau diagnosisnya guna

mengarahkan pasien menuju

ke poliklinik yang sesuai.

6) Mempersilahkan pasien

menunggu di ruang tunggu

poliklinik yang sesuai.

7) Mengirimkan dokumen rekam

medis pasien ke poliklinik yang

sesuai, dengan menggunakan

buku ekspedisi TPPRJ.

d. Pelayanan kepada pasien lama,

meliputi:

1) Menanyakan terlebih dahulu

membawa KIB atau tidak.

2) Bila membawa KIB, maka

catatlah nama dan nomor rekam

medisnya pada tracer untuk

dimintakan dokumen rekam

medis lama ke bagian filing.

3) Bila tidak membawa KIB, maka

tanyakanlah nama dan alamatnya

untuk dicari nomor rekam medis

pada KIUP.

4) Mencatat nama dan nomor rekam

medis dari KIUP ke dalam tracer

untuk meminjam dokumen rekam

medis lama ke bagianfiling.

5) Mempersilahkan pasien

membayar di loket pembayaran.

6) Pelayanan bagi pasien asuransi

sesuai dengan peraturan dan

prosedur asuransi penanggung

biaya pelayanan kesehatan.

7) Setelah akhir pelayanan kegiatan

yang dilakukan adalah :

a) Mencatat identitas pasien

pada buku register

pendaftaran pasien rawat

jalan.

b) Mencocokkan jumlah pasien

dengan jumlah pendapatan

antara bagian pendaftaran

rawat jalan dengan kasir

rawat jalan.

c) Membuat laporan harian

tentang:

(1) Penggunaan nomor

rekam medis, untuk

menghindari terjadi

duplikasi nomor rekam

medis.

(2) Penggunaan formulir

rekam medis, untuk

mengendalikan

pengunaan setiap

formulir rekam medis.

(3) Merekapitulasi jumlah

kunjungan pasien baru

dan pasien lama, untuk

keperluan pembuatan

laporan internal rumah

sakit.

2. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (

TPPRI )

Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap

(TPPRI) atau Ruang Penerimaan Pasien


9

Rawat Inap (RPP), atau Pusat Informasi

Rawat Inap atau Pusat Informasi Rumah

Sakit adalah salah satu bagian rumah sakit

yang kegiatannya mengatur penerimaan dan

pendaftaran pasien yang akan rawat inap.

Peran dan fungsinya sebagai pusat

informasi pelayanan rawat inap rumah sakit

dan mengatur penggunaan TT bangsal rawat

inap berdasarkan catatan penggunaan TT

atau mutasi pasien yang diperoleh dari

informasi bangsal atau sensus harian rawat

inap (SHRI).

Adapun tugas pokok dari tempat

penerimaan pasien rawat inap (TPPRI)

yaitu:

a. Mencatat mutasi pasien rawat inap.

b. Menerima pasien berdasarkan

admission note yang dibuat dokter.

c. Bersama-sama pasien atau keluarga

pasien menentukan kelas perawatan

dan bangsal yang dituju.

d. Menjelaskan mengenai tarif layanan

rawat inap dengan fasilitas-fasilitas

diruang rawat inap.

e. Menyiapkan formulir-formulir rawat

inap yang sesuai dengan kasus

penyakitnya.

f. Mengantar pasien ke bangsal yang

dituju bersama-sama formulir rekam

medis rawat inap yang sesuai dengan

kasusnya.memberi informasi tentang

adanya mutasi atau pindahan pasien

kepada keluaga pasien, pengunjung

atau instansi/badan/orang yang

memerlukan informasi tentang

keberadaan pasien rawat inap.

Adapun tugas pokok kegiatan tempat

penerimaan pasien rawat inap (TPPRI)

yaitu:

a. Penerimaan pasien dari unit rawat

jalan atau unit gawat darurat

1) Menerima pasien bersama surat

pengantar rawat inap atau

admission note.

2) Mejelaskan TT dan kelas

perawatan yang masih kosong

berdasarkan catatan penggunaan

tempat tidur.

3) Menjelaskan tarif pelayanan

rawat inap dan fasilitas yang

daoat dinikmati oleh pasien dan

keluarga pasien.

4) Bersama pasien dan keluarganya

menetapkan ruang dan kelas

perawatan yang diinginkan pasien

dan tersedianya TT.

5) Membuat surat persetujuan rawat

inap.

6) Memberitahu bangsal rawat inap

yang bersangkutan untuk

menyiapkan ruang.

7) Menyediakan kelengkapan

formulir rawat inap sesuai dengan

jenis penyakitnya agar dapat

digunakan pelayanan klinis di

URI.

b. Penerimaan pasien secara langsung di

tempat pendaftaran pasien rawat inap

(TPPRI).

Dalam hal penerimaan pasien secara

langsung di TPPRI, semua pasien

dianggap baru. Oleh karena itu

identitas pasien dicatat pada KIB,


10

KIUP dan buku register pendaftaran

pasien rawat inap. Selain itu, dicatat

pula identitas pasien dan keluarganya

pada data dasar rekam medis.

Selanjutnya melakukan kegiatan

sebagai berikut:

1) Menyerahkan KIB kepada pasien.

2) Mencatat penggunaan nomor

rekam medis pada buku catatan

penggunaan nomor rekam medis.

3) Menyimpan KIUP untuk

selanjutnya diserahkan ke TPPRJ

guna disimpan.

4) Menyimpan buku register

pendaftaran pasien rawat inap.

5) Mencatat hasil pemeriksaan klinis

ke formulir rekam medis rawat

inap.

6) Menjelaskan TT dan kelas

perawatan yang masih kosong

berdasarkan catatan penggunaan

tempat tidur.

3. Instalasi Gawat Darurat (IGD)

Instalasi gawat darurat adalah salah satu

pelayanan klinis rumah sakit yang

memberikan pelayanan selama 24 jam, pada

kasus gawat atau darurat atau gawat tidak

darurat, atau darurat tidak gawat, atau gawat

dan darurat. Penentuan jenis kasus tersebut

keadaan pasien yang ditetapkan oleh dokter

yang bertugas di Instalasi Gawat Darurat.

Dalam hal cara pencatatan data pelayanan

klinis ke dalam formulir rekam medis

terhadap kasus-kasus tersebut sama saja,

yang membedakan hanyalah cara pelayanan

klinisnya.

a. Tugas pokok pelayanan rekam medis

di Intalasi Gawat Darurat

1) Melakukan pencatatan identitas

pasien

2) Hasil-hasil pelayanan Instalasi

Gawat Darurat

3) Melakukan pencatatan hasil-hasil

kegiatan pelayanan di Instalasi

Gawat Darurat

Sedangkan untuk peran atau fungsi

Instalasi Gawat Darurat yaitu sebagai

pencatat data pelayanan klinis dan pencatat

data kegiatan Instalasi Gawat Darurat.

Untuk mempercepat pelayanan di Instalasi

Gawat Darurat, sebaiknya antara petugas

pelayanan administrasi dengan petugas

pelayanan klinis dibedakan. Pelayanan

administrasi di Instalasi Gawat Darurat

dilakukan oleh petugas Tempat Pendaftaran

Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Selain

melakukan pendaftaran pasien seperti halnya

pelayanan di Tempat Pendaftaran Pasien

Rawat Jalan, sering kali merangkap sebagai

penerima pembayaran. Hal ini dikarenakan

terbatasnya jumlah tenaga. Bila tenaganya

cukup sebaiknya tugas tersebut tidak

dirangkap.

Pelayanan di Instalasi Gawat Darurat

diutamakan pada pelayanan pasien terlebih

dahulu karena kasusnya, kemudian

pelayanan administrasinya. Dalam hal

pelayanan rekam medis di Instalasi Gawat

Daruratharus disiapkan sistem pelayanan

rekam medisnya sehingga tidak menggangu

pelayanan klinis.

Bila filing buka 24 jam maka KIUP di

TPPRJ harus dapat digunakan pula selama


11

24 jam, hal ini akan mempermudah bila

menggunakan komputer secara online. Bila

filing tidak buka 24 jam maka harus

dibuatkan Kartu Identitas Berobat (KIB)

sementara dan KUIP sementara terlebih

dahulu. Bila ternyata pasien belum pernah

berobat, dokumen rekam medis dapat

digunakan palayanan berikutnya. Bila sudah

pernah berobat maka dokumen rekam medis

lama harus ditemukan untuk disatukan

dengan dokumen rekam medis yang sudah

dibuat di Gawat Darurat dan nomor rekam

medisnya menggunakan nomor rekam medis

lama.

b. Deskripsi Pokok Kegiatan Instalasi

Gawat Darurat

1) Menyiapkan formulir-formulir

rekam medis dan nomor rekam

medis setiap hari.

2) Menyiapkan folder dan dokumen

rekam medis gawat darurat setiap

kali ada pasien datang.

3) Mencatat hasil-hasil pelayanan

klinis pada formulir gawat darurat

4) Bila dirujuk ke Instalansi

Pemeriksaan Penunjang,

membuat surat perintah atau surat

permintaan pemeriksaan

penunjang sesuai bagian yang

dikehendaki.

5) Menempelkan hasil pemeriksaan

penunjang atau dilampirkan pada

folder dan dokumen rekam medis

rawat inap pasien yang

bersangkutan.

6) Bila dirujuk ke palayanan khusus

(kamar bedah, bersalin atau

insetif) mencatat atau menulis

perintah tersebut pada formulir

perjalanan penyakit rawat inap.

7) Melampirkan semua formulir

rekam medis hasil pelayanan

diruangan pelayanan khusus

tersebut pada folder rekam medis

rawat inap pasien yang

bersangkutan.

8) Bila dikonsultasikan ke dokter

lain, mencatat atau menulis pada

formulir konsultasi jawaban

konsultasi ditulis atau dicatat pada

formulir yang sama.

9) Menetapkan pasien yang

bersangkutan di rawat inap,

dirujuk, pulang, kotrol atau tidak,

mati, prosedurnya sebagai

berikut:

a) Bila di rawat inap buatlah

admission note untuk dikirim

ke TPPRI bersama pasiennya.

b) Bila dirujuk buatlah surat

rujukan

c) Bila datang sebagai kiriman

rujukan, buatlah jawaban

rujukannya.

d) Bila dinyatakan pulang maka

dibuatlah KIB sementara (KIB

gawat darurat) untuk

diserahkan kepada pasien,

apabila pasien akan

berkunjung kembali ke rumah

sakit melalui Gawat Darurat

atau lewat TPPRJ.


12

10)Menyakinkan pasien yang sudah

dilayani, pernah berobat atau

belum dengan cara melihat di

KIUP.

a) Bila ditemukan di KIUP

berarti pernah berobat,

selanjutnya :

(1) Diminta ke fungsi filing

menyatukannya dengan

dokumen rekam medis

lama yang telah disimpan

dan nomor rekam medis

Instalasi Gawat Darurat

dicoret diganti nomor

rekam medis lamanya,

(2) Dokumen rekam medis

yang sudah disatukan

dapat digunakan untuk

pelayanan berikutnya.

(3) KIUP disimpan di TPPRJ

b) Bila tidak ditemukan di KIUP

berarti belum pernah berobat

atau sebagai pasien baru,

maka:

(1) Dokumen rekam medis

dapat digunakan untuk

pelayanan beikutnya.

(2) Kemudian membuat KIUP

untuk diserahkan ke

TPPRJ pada pagi harinya.

11)Mencatat kegiatan pelayanan

gawat darurat pada SHGD dan

buku register pasien gawat darurat

12)Menyerahkan SHGD bersama

dokumen rekam medis bagi

pasien yang tidak dirawat inap ke

fungsi Asembling.

13)Menyimpan buku register pasien

gawat darurat (Shofari, B. 2002)

E. Langkah-Langkah Menilai Persediaan

1. Menetapkan jumlah persediaan (Quantity

Of Inventory).

Quantity of inventory selalu dinyatakan

dengan ukuran secara fisik misalnya ton,

Kg, potong, biji, lusin, lembar, unit, atau

berbagai ukuran fisik lainnya. Ada 2 sistem

dalam menghitung jumlah inventory, yaitu:

a. Sistem Periodik (Periodical system)

Dalam sistem perhitungan secara

periodik, tidak dilakukan pencatatan

secara terus menerus bila terjadi

transaksi penjualan atau pembelian

barang pada buku stock. Jadi, untuk

mengetahui jumlah inventory pada

suatu waktu atau periode tertentu,

diadakan penghitungan langsung di

tempat atau gudang penyimpanan

inventory. Sistem periodik ini

biasanya diterapkan pada perusahaan

kecil untuk menghemat biaya

perusahaan.

b. Sistem Perpetual (Perpectual

System).

Pada perhitungan secara perpetual,

biasanya setiap terjadi transaksi jual

beli atau pemakaian barang, langsung

diadakan pencatatan, sehingga kita

dapat mengetahui jumlah inventory

setiap saat melalui kartu stock yang

biasanya memiliki kolom tanggal,

pembelian, penjualan, pemakaian dan

sisa.


13

2. Menetapkan Penilaian Persediaan.

Jumlah persediaan biasanya dinilai

dalam bentuk uang. Dan untuk mengadakan

penilaian inventory, dikenal beberapa cara,

yaitu:

a. First In First Out (FIFO)

Menurut metode ini, barang yang

mula-mula dibeli akan digunakan

terlebih dahulu, baik dalam proses

produksi atau dijual kembali.

b. Last In First Out.

Metode ini menggunakan barang yang

paling akhir dibeli untuk dijual atau

digunakan dalam proses produksi.

c. Weight Average (WA).

Metode ini adalah metode rata-rata

yang digunakan dalam menghitung

persediaan dalam sistem periodik.

d. Moving Average (MA).

Metode moving awerage dan weight

average disebut juga metode rata-

rata. Perbedaannya hanya pada

penggunaan sistem pencatatan

inventory. Pencatatan secara periodik

digunakan dalam metode weighted

average dan pencatatan secara

perpectual digunakan dalam metode

moving average. (Manullang, M.

2005)

3. Metode Kuadrat Terkecil

Metode perhitungan yang digunakan

adalah metode kuadrat terkecil, yang

merupakan metode murni matematika

dengan persamaan rumus Y = a + bx. Rumus

tersebut digunakan untuk mengolah data

dalam memprediksi peningkatan jumlah

pasien dari satu Rumah Sakit terhadap

penambahan suatu berkas rekam medis

pasien dari waktu ke waktu.

Y :nilai variabel y pada suatu waktu

tertentu.

a :pemotongan antara garis trend dengan

sumbu tegak (x) a = nilai Y, jika x = 0

b :kemiringan garis trend, besarnya

perubahan variabel y yang terjadi pada

setiap perubahan satu unit variabel x.

x : periode waktu secara berkala

(Tarwaka, dkk. 2004).

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian yang digunakan adalah

deskriptif yaitu suatu metode penelitian yang

berusaha untuk menuturkan pemecahan

masalah yang ada sekarang berdasarkan

data, jadi ia juga menyajikan data,

menganalisis dan menginterprestasi

(Narbuko, C. 2008).

Dengan pendekatan Retrospektif yaitu

dimana peneliti mengumpulkan data-data

yang ada pada masa lalu atau yang pernah

terjadi.

Dokumen rekam medis rawat inap

adalah catatan dokter, dokter gigi, dan atau

tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil

pemeriksaaan penunjang, catatan observasi

dan pengobatan harian dan semua rekaman,

baik berupa foto radiologi, gambar

pencitraan (imaging), dan rekaman elektro

diagnostik.

Subjek penelitian adalah petugas rekam

medis di RSUD Kabupaten Karanganyar.

Objek penelitian ini Formulir

Rekapitulasi Laporan Data Kegiatan Rumah

Sakit (RL_1) tentang data jumlah


14

kunjungan pasien rawat inap tahun 2006

sampai dengan tahun 2008 yang digunakan

untuk mengetahui perkiraan kebutuhan

formulir rekam medis tahun tahun 2007 s.d

2009.

Instrumen yang digunakan dalam

pengumpulan data adalah pedoman

observasi berisi daftar jenis kegiatan yang

akan diamati. Digunakan untuk mengamati

dan mengetahui tentang kebijakan tentang

penghitungan kebutuhan formulir rekam

medis, jenis formulir rekam medis rawat

inap, dan data jumlah kunjungan pasien

rawat inap.

HASIL PENELITIAN DAN

PEMBAHASAN

A. Hasi Penelitian

1. Kebijakan rumah Sakit Tentang

Penghitungan Kebutuhan Formulir

Rekam Medis.

Kebijakan khusus tentang penghitungan

kebutuhan formulir rekam medis rawat inap

di RSUD Kabupaten Karanganyar belum

diatur secara tertulis. Selama ini dalam

melaksanakan pengadaan kebutuhan

formulir rekam medis di RSUD Kabupaten

Karanganyar dihitung berdasarkan jumlah

kunjungan pasien rawat inap baik pasien

baru maupun pasien lama. Sehingga petugas

yang bertanggung jawab dalam perencanaan

perkiraan kebutuhan formulir rekam medis

rawat inap tidak memiliki pedoman khusus

dalam pengadaan kebutuhan formulir rekam

medis.

2. Formulir Rekam Medis Rawat Inap

Dalam pelayanan pasien rawat inap di

RSUD Kabupaten Karangannyar

menyediakan formulir umum rawat inap

diantaranya:

a. Lembar masuk dan keluar (CM.1)

b. Lembar grafik (CM.2)

c. Lembar grafik untuk anak (CM.3)

d. Lembar pengantar rawat inap (CM.4)

e. Pemeriksaan jasmani (CM.5)

f. Lembar perjalanan penyakit (CM.6)

g. Lembar kebidanan (CM.7)

h. Lembar laporan persalinan 1 (CM.8)

i. Lembar laporan persalinan 2 (CM.9)

j. Lembar laporan tindakan persalinan

(CM.10)

k. Lembar perhitungan cairan dalam

waktu 24 jam (CM.11)

l. Lembar permintaan pemeriksaan

laboratorium (CM.12)

m. Lembar anamnese (CM.13)

n. Lembar THT (CM.14)

o. Lembar pernyataan persetujuan

operasi (CM.15)

p. Lembar laporan operasi (CM.16)

q. Lembar laporan anestesi (CM.17)

r. Lembar catatan perawat/pre post

operasi (CM.18)

s. Lembar laboratorium (CM.19)

t. Status kartu poliklinik (CM.20)

u. Lembar persetujuan tindakan

fisioterapi (CM.23)

v. Lembar konsultasi (CM.24)

w. Lembar pernyataan rawat inap

(CM.25)

x. Lembar status bayi baru lahir I

(CM.28)


15

y. Lembar status bayi baru lahir II

(CM.29)

z. Lembar partograf (CM.30)

aa. Permintaan tindakan fisioterapi

(CM.31)

bb. Lembar rekam asuhan keperawatan

operasi (CM.32)

cc. Lembar persetujuan

persalinan/tindakan (CM.33)

dd. Lembar asuhan keperawatan (CM.35)

ee. Lembar asuhan keperawatan 2

(CM.36)

ff. Lembar rekam asuhan keperawatan

evaluasi (CM.37)

gg. Data/ringkasan/pengkajian I (CM.38)

hh. Data/ringksan /pengkajian II (CM.38)

ii. Resume penyakit rawat inap (CM.44)

jj. Resume keperawatan (CM.46)

kk. Lembar permintaan radiologi

(CM.53)

ll. Lembar permintaan EKG (CM.54)

mm. Lembar permintaan USG (CM.55)

nn. Surat keterangan pulang/pengobatan

lanjut (CM.57)

oo. Surat pengiriman jenazah (CM.60)

pp. Lembar balance cairan 6 jam

(CM.62)

qq. Lembar penolakan tindakan medis

(CM.63)

rr. Lembar bladdon training fisioterapi

(CM.65)

ss. Identitas bayi baru lahir (CM.66)

tt. Blangko pacuan (CM.67)

uu. Surat keterangan kematian (CM.74)

vv. Surat keterangan/istirahat sakit

(CM.75)

ww. Surat keterangan kesehatan

(CM.76)

xx. Surat rujukan/referal (CM.77)

yy. Blangko pemberian informasi

rencana pelayanan (CM.78)

zz. Lembar sebab kematian (CM.79)

Penghitungan perkiraan kebutuhan

formulir rekam medis di RSUD Kabupaten

Karanganyar dilakukan satu tahun sekali

oleh unit rekam medis khususnya oleh

kepala rekam medis kemudiaan untuk

pengadaannya menjadi tanggung jawab

bagian umum dan perlengkapan. Formulir

tersebut akan dilakukan pengadaan kembali

apabila formulir yang tersisa berjumlah satu

rim/500 lembar berdasarkan yang diperoleh

dari kartu persediaan barang yang ada di

bagian umum dan perlengkapan RSUD

Kabupaten Karanganyar. Dari sisa setiap

formulir rawat inap tersebut pada tahun

penelitian berikut jumlah rata-rata formulir

yang masih ada sebanyak 3277 formulir.

Khususnya sisa setiap formulir yang

memiliki formulir sisa dengan jumlah

tertinggi adalah lembar laboratorium

(CM.19) sebanyak 11300 formulir dan yang

terendah adalah lembar penolakan tindakan

medis (CM.63) sebanyak 900 formulir.

Dalam satu dokumen rekam medis rawat

inap yang dibutuhkan oleh tempat

pendaftaran pasien rawat inap terdiri dari

formulir lembar masuk dan keluar (CM.1),

lembar grafik (CM.2), lembar pengantar

rawat inap (CM.4), lembar perjalanan

penyakit (CM.6), lembar asuhan

keperawatan (CM.35), data /ringkasa

n/pengkajian I dan II (CM.38), catatan


16

perawat, resume penyakit rawat inap

(CM.44), resume keperawatan (CM.46),

surat keterangan pulang/pengobatan lanjut

(CM.57), dan apabila terdapat pasien rawat

inap dengan kasus tertentu maka petugas

perawatan bangsal menambahkan formulir

rekam medis baru sesuai dengan masing-

masing kasus penyakit pasien tersebut,

contohnya seperti pasien dengan kasus

operasi, persalinan, pemeriksaan radiologi

dan laboratorium, dll. Sehingga diperlukan

pengadaan formulir rekam medis dengan

kategori tersebut tidak sama jumlah

pengadaannya.

Dalam penghitungan kebutuhan masing-

masing formulir rekam medis rawat inap

berdasarkan rata-rata jumlah kunjungan

pasien rawat inap setiap harinya. kecuali

untuk lembar perjalanan penyakit (CM.6)

dihitung berdasarkan jumlah hari perawatan

pasien sehingga pasien yang rawat inap

dirumah sakit lebih dari satu hari maka

membutuhkan lembar perjalanan penyakit

lebih dari satu formulir, sedangkan untuk

lembar laboratorium (CM.19) dihitung

berdasarkan frekuensi jumlah kunjungan

pasien dalam melakukan pemeriksaan

laboratorium, maka semakin sering pasien

melakukan pemeriksaan laboratorium maka

semakin banyak pula lembar laboratorium

yang dibutuhkan. Sehingga, lembar

perjalanan penyakit (CM.6) dan lembar

laboratorium (CM.19) dihitung berdasarkan

rata-rata jumlah hari perawatan sesuai kasus

keseluruhan pasien. Sedangkan rata-rata

jumlah hari perawatan keseluruhan pasien

tahun 2007 s.d s 2009 di RSUD Kabupaten

Karanganyar adalah 3 hari.

3. Jumlah Kunjungan Pasien Rawat Inap.

Pelayanan rawat inap di RSUD

Kabupaten Karanganyar terjadi peningkatan

jumlah kunjungan selama periode tahun

2007 s.d 2009 hal ini diperoleh dari laporan

RL-1 (formulir data kegiatan rumah sakit).

Berikut data kunjungan pasien rawat inap

selama tahun 2007 s.d 2009.

Tabel 1. Data Pasien Rawat Inap SelamaTahun 2007 s.d 2008

No

.Tahun

Jumlah

Pasien

1 2009 12.532

2 2010 14.083

3 2011 15.696

Jumlah 42.311

Sumber : Laporan Rekapitulasi Seluruh Kegiatan

Rumah Sakit 2007 s.d 2009.Tabel 1 menunjukkan bahwa data

kunjungan pasien rawat inap di RSUD

Kabupaten Karanganyar pada tahun 2007 s.d

2008 terjadi peningkatan sebanyak 1.551

pasien, pada tahun 2008 s.d 2009 terjadi

peningkatan sebanyak 1.613 pasien.

Sehingga jumlah peningkatan kunjungan

pasien pada tahun 2007 s.d 2008 sebanyak

3.164 pasien.

4. Penghitungan Kebutuhan Formulir

Rekam Medis Rawat Inap dengan

menggunakan metode kuadrat kecil

(least square)

Berdasarkan jumlah kunjungan pasien

rawat inap di RSUD Kabupaten

Karanganyar tahun 2008 s.d 2009 maka

dapat diperkirakan jumlah kunjungan untuk

tahun berikutnya dengan metode kuadrat


17

kecil (least square) yaitu menggunakan

persamaan garis linear Y = a + bx , hal

tersebut dapat dilihat pada tabel 4.2 dibawah

ini:

Tabel 2. Hasil Penghitungan JumlahPasien Rawat Inap Periode Tahun 2008s.d 2009

No Tahun Y X x2 ∑xy

1. 2009 12.532 -1 1 -

12.532

2. 2010 14.083 0 0 0

3. 2011 15.696 1 1 15.696

Total 42.311 2 3164

a =n

y

3

42311

= 14104

2x

xyb

2

3164

= 1582

y = a + bx

= 14104 + 1582x

Dari persamaan diatas digunakan dalam


medis rawat inap selama tahun 2007 s.d

2008. Berikut data perkiraan kebutuhan

formulir rekam medis rawat inap periode

untuk tahun 2010 s.d 2011 berdasarkan

jumlah kunjungan pasien rawat inap tahun

2006 s.d 2008 sebagai berikut;

Tabel 3. Data Perkiraan KunjunganPasien Rawat Inap Periode Tahun 2010s.d 2011

Tahun X Y

2012 2 17268

2013 3 18850

Total 36118

Berdasarkan hasil penghitungan

perkiraan jumlah kunjungan pasien rawat

inap tahun 2010 sebanyak 17268 pasien,

pada tahun 2011 sebanyak 18850 pasien,

sehingga jumlah kunjungan pada tahun 2010

s.d 2011 sebanyak 36118 pasien, maka dapat

diperkirakan rata-rata jumlah keseluruhan

dari masing-masing formulir rekam medis

rawat inap yang dibutuhkan untuk tahun

2010 s.d 2011 sebanyak 38896 formulir.

Untuk jumlah formulir yang masih ada di

RSUD Kabupaten Karanganyar diperoleh

dari kartu persediaan barang yang ada di

bagian umum dan perlengkapan. Rata-rata

jumlah formulir rawat inap pada tahun

penelitian ini yang masih ada di RSUD

Kabupaten Karanganyar sebanyak 3277

formulir (untuk penghitungan rata-rata

kebutuhan formulir rekam medis rawat inap

dan rata-rata keseluruhan formulir yang

masih ada dapat dilihat di lampiran 9).

Berikut rumus perkiraan kebutuhan

formulir rekam medis rawat inap untuk 2

tahun yang akan datang adalah sebagai

berikut:


18

Perkiraan formulir rawat inap

= Jumlah rata-rata formulir rekam medis

rawat inap yang dibutuhkan –jumlah

rata-rata formulir yang masih ada

= 38896 – 3277

= 35619

Berdasarkan hasil penghitungan

perkiraan penambahan kebutuhan formulir

rekam medis pasien rawat inap di RSUD

Kabupaten Karanganyar periode tahun 2010

s.d 2011 perkiraan jumlah rata-rata

keseluruhan dari masing-masing formulir

yang dibutuhkan sebanyak 35619 formulir,

kecuali untuk lembar perjalanan penyakit

(CM.6) dihitung berdasarkan jumlah hari

perawatan pasien sehingga pasien yang

rawat inap dirumah sakit lebih dari satu hari

maka membutuhkan lembar perjalanan

penyakit lebih dari satu formulir, sedangkan

untuk lembar laboratorium (CM.19) dihitung






yang dibutuhkan. Sehingga, untuk lembar



rata-rata hari perawatan dari keseluruhan

kasus penyakit pasien sehingga hasil dari

perkiraan penghitungan formulir rekam

medis rawat inap dikalikan 3 berdasarkan

rata-rata hari perawatan keseluruhan kasus

penyakit pasien, jadi membutuhkan

sebanyak 106857 formulir. Sehingga,

lembar perjalanan penyakit (CM.6) menjadi

formulir yang paling banyak untuk

diadakan. Sedangkan kebutuhan formulir

yang paling sedikit adalah lembar

permintaan pemeriksaan laboratorium

(CM.12) sebanyak 27618 formulir (untuk

penghitungan perkiraan kebutuhan formulir

rawat inap keseluruhan dapat dilihat di

lampiran 9).

B. Pembahasan

1. Kebijakan rumah sakit tentang


medis.

Dalam perencanaan kebutuhan formulir

rawat inap di RSUD Kabupaten

Karanganyar belum memiliki kebijakan

khusus tentang penghitungan formulir rekam

medis. Selama ini petugas dalam melakukan

perencanaan kebutuhan formulir rekam

medis berdasarkan ketersediaan formulir

yang masih ada. Sehingga apabila tidak ada

aturan tentang kebijakan perencanaan

kebutuhan formulir rekam medis khususnya

rawat inap akan berakibat tidak adanya

penetapan batasan-batasan umum serta arah

bagaimana tindakan petugas dalam

melakukan perencanaan kebutuhan formulir

rawat inap.

2. Formulir rekam medis rawat inap

Formulir rekam medis rawat inap di

RSUD Kabupaten Karanganyar sudah sesuai

dengan aturan jenis formulir yang wajib ada

di rawat inap yang diatur oleh Departemen

Kesehatan Republik Indonesia Direktorat

Jendral Pelayanan Medik (2006) bahwa

terdiri dari identitas paien, resume medis,

riwayat penyakit dan pemeriksaan jasmani,


19

laporan kematian, surat keterangan lahir

(surat identitas bayi jika pasien bayi lahir di

rumah sakit), pengantar masuk rawat inap,

surat persetujuan rawat inap, surat

perpindahan pasien dari ruang perawatan,

informed concent, catatan dan instruksi

dokter, rekam asuhan keperawatan, catatan

klinis, formulir Obstetri dan Ginekologi,

formulir laporan operasi, formulir hasil-hasil

penunjang medik, copy resep.

3. Jumlah pasien rawat inap tahun 2007 s.d

2008 di RSUD Kabupaten Karanganyar.

Berdasarkan data jumlah pasien rawat

inap di RSUD Kabupaten Karanganyar

selama tahun 2007 s.d 2009 sejumlah 42311

pasien dengan peningkatan jumlah

kunjungan pasien tahun 2007 s.d 2008

mengalami peningkatan sejumlah 1551

pasien dan pada tahun 2008 s.d 2009 terjadi

pula peningkatan jumlah kunjungan pasien

sebanyak 1613 pasien. Maka, pada tahun

2007 s.d 2008 terjadi peningkatan

kunjungan pasien sebanyak 3164 pasien.

Sedangkan perkiraan jumlah kunjungan

pasien periode tahun 2010 s.d 2011

sebanyak 36118 pasien. Dengan terjadinya

peningkatan jumlah kunjungan ini maka

berpengaruh pada peningkatan jumlah

kebutuhan formulir rekam medis khususnya

bagi pasien rawat inap sehingga

penambahan formulir rekam medis rawat

inap sangat diperlukan oleh rumah sakit.

untuk menjaga kesinambungan informasi

tentang riwayat penyakit pasien.

4. Perkiraan kebutuhan formulir rekam

medis rawat inap RSUD Kabupaten

Karanganyar untuk tahun 2010.

Berdasarkan data jumlah kunjungan

pasien rawat inap periode tahun 2007 s.d

2008 sejumlah 42311 pasien. Sedangkan

data perkiraan kunjungan pasien rawat inap

untuk tahun 2007 s.d 2008 yaitu sejumlah

36118 pasien rawat inap dengan jumlah rata-

rata keseluruhan dari masing-masing

formulir rawat inap yang dibutukkan

sebanyak 38896 formulir. Sedangkan,

jumlah rata-rata keseluruhan formulir rekam

medis rawat inap yang masih ada di RSUD

Kabupaten Karanganyar sebanyak 3277

formulir maka untuk perkiraan kebutuhan

keseluruhan formulir rekam medis rawat

inap untuk periode tahun 2010 s.d 2011

membutuhkan penambahan formulir dengan

jumlah rata-rata keseluruhan dari masing-

masing formulir sejumlah 35619 formulir.

kecuali untuk lembar perjalanan penyakit

(CM.6) dihitung berdasarkan jumlah hari

perawatan pasien sehingga pasien yang

rawat inap dirumah sakit lebih dari satu hari

maka membutuhkan lembar perjalanan

penyakit lebih dari satu formulir, sedangkan

untuk lembar laboratorium (CM.19) dihitung






yang dibutuhkan. Sehingga, lembar



rata-rata hari perawatan dari keseluruhan

kasus penyakit pasien sehingga hasil dari

perkiraan penghitungan formulir rekam

medis rawat inap membutuhkan sebanyak


20

106857 formulir. Hal ini dikarenakan,

lembar perjalanan penyakit (CM.6) menjadi

formulir yang paling banyak untuk

dibutuhkan dari pada formulir yang lain.

Sehingga jumlah kebutuhan formulir rekam

medis rawat inap dipengaruhi oleh rata-rata

jumlah hari perawatan pasien di rumah sakit.

semakin lama pasien dirawat di rumah sakit

maka semakin banyak pula formulir yang

dibutuhkan ataupun sebaliknya.Sedangkan

kebutuhan formulir yang paling sedikit

adalah lembar permintaan pemeriksaan

laboratorium (CM.12) sebanyak 27618

formulir hal ini dikarenakan tidak

seluruhnya membutuhkan pemeriksaan

laboratorium.

SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan

1. Kebijakan khusus tentang penghitungan

kebutuhan formulir rekam medis rawat

inap di RSUD Kabupaten Karanganyar

belum diatur secara tertulis sehingga

apabila tidak ada aturan tentang

kebijakan itu akan berakibat tidak

adanya penetapan batasan-batasan umum

serta arah bagaimana tindakan petugas

dalam perencanaan penghitungan

formulir rekam medis.

2. Formulir rekam medis rawat inap yang

digunakan di RSUD Kabupaten

Karanganyar sudah sesuai dengan aturan

jenis formulir yang wajib ada di rawat

inap yang diatur oleh Departemen

Kesehatan Republik Indonesia Direktorat

Jenderal Pelayanan Medik Tahun 2006.

3. Jumlah kunjungan pasien di RSUD

Kabupaten Karanganyar pada periode

2007 s.d 2009 sejumlah 42311 pasien

yang dapat dipergunakan sebagai data

dalam penghitungan kebutuhan formulir

rekam medis periode tahun 2010 s.d

2011.

4. Berdasarkan perkiraan jumlah kunjungan

pasien rawat inap untuk periode tahun

2007 s.d 2009 sejumlah 36118 pasien

rawat inap, yang digunakan untuk

perkirakan kebutuhan formulir rekam

medis rawat inap untuk periode tahun

2010 s.d 2011 membutuhkan sebanyak

35619 formulir, kecuali untuk lembar


laboratorium (CM.19) yang

membutuhkan kebutuhan yang lebih

banyak sejumlah 106857 formulir.

B. Saran

1. Dalam pengadaan formulir rekam medis

khususnya untuk penghitungan

kebutuhan formulir bagi pasien rawat

inap, maka minimal rumah sakit harus

memiliki kebijakan khusus tentang

batasan-batasan umum yang mengatur

penghitungan formulir. Hal ini sebagai

dasar dalam penghitungan perencanaan

kebutuhan formulir rekam medis

berdasarkan masing-masing dari jenis

formulir rawat inap dan contoh prosedur

tetap pada lampiran saran 1.

2. Menurut penghitungan perkiraan

kebutuhan formulir rekam medis rawat

inap berdasarkan jumlah kunjungan

pasien bahwa untuk periode tahun 2010

s.d 2011 membutuhkan penambahan


21

formulir dengan jumlah rata-rata

keseluruhan dari masing-masing formulir

sebanyak 35619 formulir /71 rim

sedangkan untuk lembar perjalanan

penyakit (CM.6) dan lembar

laboratorium (CM.19) membutuhkan

penambahan sebanyak 106857

formulir/214 rim. Hal ini bertujuan agar

pemberian pelayanan kesehatan tetap

berlangsung dan informasi tentang

penyakit pasien dapat

berkesinambungan. (Adapun jumlah

pengadaan setiap formulir dalam jumlah

rim terdapat pada lampiran 9)

DAFTAR PUSTAKA

Arief, TQ M. 2003. Pengantar MetodologiPenelitian untuk Ilmu Kesehatan.Klaten Selatan : CSGF (thecommunity of self Help GruopForum).

Cholid, N.2008. Metodelogi Penelitian.Bumi Aksara: Jakarta.

Depdiknas. 2001. Kamus Besar BahasaIndonesia 3 rd ed. Balai Pustaka :Jakarta.

DepKes, RI. 2006. PedomanPenyelenggaraan dan ProsedurRekam Medis Rumah Sakit. Jakarta:Departemen Kesehatan RI.

Hatta, G. 2008. Pedoman ManajemenInformasi Kesehatan di SaranaPelayanan Kesehatan. PenerbitUniversitas Indonesia. Jakarta.

Herjanto, E.1997. Manajemen Produksi danOperasi. Grasindo: Jakarta.

Huffman, EK. 1994. Health InformationManagement. Berwyn Illinois:Physician Recortd Company.

Manullang, M.2005. Pengantar ManajemenKeuangan. Andi: Yogyakarta.

Notoatmodjo, S. 2005. MetodologiPenelitian Kesehatan. PT RinekaCipta: Jakarta.

PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.

Shofari, B. 2002. Modul PembelajaranSistem dan Prosedur PelayananPaham Medis Buku 2. Semarang:PORMIKI (Tidak dipublikasikan).

Tarwaka, dkk. 2004. Ergonomi umtukKeselamatan, Kesehatan Kerja danProduktivitas. Edisi ke-1. Surakarta:UNIBA Press.

Gambaran Pengetahuan Pasien...(Sulistyowati, dkk) 21

PREDIKSI KEBUTUHAN FORMULIR REKAM MEDIS RAWAT INAP …

Documents

Transcript of PREDIKSI KEBUTUHAN FORMULIR REKAM MEDIS RAWAT INAP …