i

PERHITUNGAN KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS

PASIEN DI RS PANTI NUGROHO

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Medis

Dan Informasi Kesehatan Stikes Jendral Acmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh:

Rahmawati

1314054

PROGRAM STUDI

PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

STIKES JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2017

ii

iii

iv

KATA PENGATAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan dan

rahmat-Nya sehingga peulis dapat menyelesaikan usulan penelitian dengan judul

“Perhitungan Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Pasien Di RS

Panti Nugroho”.

Karya Tulis Ilmiah ini telah dapat diselesaikan, atas bimbingan, arahan,

dan bantuan dari berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, dan

pada kesempatan ini, penulis dengan rendah hati mengucapkan terima kasih

dengan setulus-tulusnya kepada;

1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

(STIKES) Jendral A.Yani Yogyakarta;

2. Sis Wuryanto, A.MdPerKes.,SKM., MPH, selaku Ketua Prodi Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jendral

Achmad Yani Yogyakarta dan selaku penguji I yang telah memberikan

masukan dan dukungan untuk Karya Tulis Ilmiah ini;

3. Kori Puspita Ningsih,A.Md.,SKM, selaku dosen pembimbing yang telah

membantu ,membimbing, memberikan masukan, dan dukungan untuk

Karya Tulis Ilmiah ini;

4. dr. Tandean Arif Wibowo, MPH, selaku direktur RS Panti Nugrohoyang

telah memberikan izin penelitian di RS Panti Nugroho;

5. Stevanus Ari Satata, A.Md.PK, selaku Ka. Sub, Sie Rekam Medis RS Panti

Nugroho yang telah banyak membantu dalam penelitian ini;

6. Seluruh staf, karyawan rekam medis RS Panti Nugroho yang telah

membantu dalam penelitian ini;

7. Teristimewa orang tua dan adik yang selalu mendukung, memberikan

kepercayaan dan selalu mendoakan untuk penelitian ini;

8. Rekan-rekan seperjuangan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal

Achmad Yani prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang kami

banggakan dan semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan

v

laporan Praktik Kerja Lapangan ini yang tidak dapat kami sebutkan satu

persatu;

Semoga ALLAH SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada

semuanya, sebagai imbalan atas segala amal kebaikan dan bantuannya. Akhirnya

besar harapan penulis semoga karya tulis ilmiah ini berguna bagi semua.

Yogyakarta, 19 Juli 2017

Rahmawati

vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... ......i

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. ii

HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................... iii

KATA PENGATAR .............................................................................................. iv

DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix

DAFTAR SINGKATAN ........................................................................................ x

DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xi

INTISARI .............................................................................................................. xii

ABSTRACT ......................................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. LATAR BELAKANG ................................................................................. 1

B. RUMUSAN MASALAH ............................................................................ 2

C. TUJUAN PENELITIAN ............................................................................. 2

D. MANFAAT ................................................................................................. 2

E. KEASLIAN PENELITIAN ......................................................................... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 6

A. TINJAUAN TEORI .................................................................................... 6

1. Rumah Sakit ......................................................................................... 6

2. Rekam Medis ...................................................................................... 6

3. Perhitungan Rak Rekam Medis ............................................................ 9

4. Bentuk Penyimpanan.......................................................................... 11

5. Luas Ruang Penyimpanan .................................................................. 11

6. Focus Grup Discussion (FGD) ........................................................... 12

B. LANDASAN TEORI ................................................................................ 12

1. Rekam Medis...................................................................................... 12

2. Penyimpanan dan Pengambilan ......................................................... 13

3. Perhitungan Rak Rekam Medis .......................................................... 14

4. Luas Ruang Penyimpanan .................................................................. 15

C. KERANGKA KONSEP ............................................................................ 16

D. PERTANYAAN PENELITIAN ............................................................... 16

vii

BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 17

A. DESAIN PENELITIAN ............................................................................ 17

B. LOKASI DAN WAKTU PENELITIAN .................................................. 18

C. DEFINISI OPRASIONAL ........................................................................ 18

D. SUBJEK DAN OBJEK ............................................................................. 19

E. DATA DAN SUMBER DATA ................................................................. 19

F. ALAT DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA ................................... 20

G. TEKNIK KEABSAHAN DATA .............................................................. 22

H. METODE ANALISIS DATA ................................................................... 22

I. TEKNIK PENGOLAHAN DATA ............................................................ 23

J. ETIKA PENELITIAN ............................................................................... 25

K. JALANNYA PENELITIAN ..................................................................... 25

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 27

A. HASIL ....................................................................................................... 27

1. Gambaran Umum Rumah Sakit ......................................................... 27

2. Menghitung Kebutuhan Rak Penyimpanan Untuk 5 Tahun Mendatang

Di RS Panti Nugroho.......................................................................... 28

3. Menghitung Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis untuk 5

Mendatang .......................................................................................... 32

B. PEMBAHASAN ....................................................................................... 35

1. Menghitung Kebutuhan Rak Penyimpanan Untuk 5 Tahun Mendatang

Di RS Panti Nugroho.......................................................................... 35

2. Menghitung Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis untuk 5

mendatang .......................................................................................... 36

C. Keterbatasan Penelitian ............................................................................. 38

BAB V PENUTUP ................................................................................................ 39

A. KESIMPULAN ......................................................................................... 39

B. SARAN ..................................................................................................... 39

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Elemen Penilaian MKI.12 ..................................................................... 9

Tabel 4.1 Check List Observasi ............................................................................ 28

Tabel 4.2 Jumlah Pasien RS Panti Nugroho Tahun 2016 ..................................... 29

Tabel 4.3 Check List Observasi Ruang Penyimpanan .......................................... 32

Tabel 4.4 Hasil Perhitungan Rak Penyimpanan dan Luas Ruangan ..................... 37

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian ........................................................... 16

Gambar 4.1 Denah Alternatif 1 dengan Rak Statis ............................................. 33

Gambar 4.2 Denah Alternatif II dengan roll o’pack ........................................... 34

x

DAFTAR SINGKATAN

IGD : Instalasi Gawat Darurat

IFHRO : International Federation of Health Record Organizations

KARS : Komisi Akreditasi Rumah Sakit

MKI : Manajemen Komunikasi Informasi

SNF : Straight Numerical Filing Sistem

RS : Rumah Sakit

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Pengantar penelitian Izin dari Stikes Jendral Achmad Yani

Yogyakarta

Lampiran 2. Pengantar penelitian Izin dari RS Panti Nugroho

Lampiran 3. Permohonan Izin Penelitian ke Bappeda

Lampiran 4. Surat Rekomendasi Izin Penelitian dari Kesbangpol

Lampiran 5. Pengantar Permohonan Izin Penelitian dari Stikes Jendral Achmad

Yani Yogyakarta

Lampiran 6. Surat Rekomendasi Izin Penelitian dari Bappeda

Lampiran 7. Surat Izin Penelitian dari kesbangpol

Lampiran 8. Surat Izin Penelitian dari Bapedda

Lampiran 9. Surat Ethical Clearance

Lampiran 10. Jawaban Penelitian dari RS Panti Nugroho

Lampiran 11. Bimbingan Karya Tulis Ilmiah

Lampiran 12. Lembar Kehadiran Ujian Proposal

Lampiran 13. Persetujuan Responden

Lampiran 14. Lembar Pernyataan Persetujuan Subjek Triangulasi

Lampiran 15. Check List Observasi

Lampiran 16. Panduan Wawancara

Lampiran 17. Dokumentasi Ruang Filing RS Panti Nugroho

xii

PERHITUNGAN KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS

PASIEN DI RS PANTI NUGROHO

Oleh:

Rahmawati¹, Kori Puspita Ningsih²

INTISARI

Latar Belakang: Filing adalah kegiatan yang menyimpan, mengelola,

memelihara dan mengumpulkan rekam medis. Rekam medis yang disimpan di

filing rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rekam medis gawat darurat. Oleh

sebab itu, berkas rekam medis harus selalu terjaga keamanan nya baik itu dari

resiko kehilangan dan kerusakan akibat serangga, suhu, dll.

Tujuan Penelitian: Menghitung kebutuhan rak penyimpanan rekam medis baik

rekam medis aktif maupun in-aktif untuk 5 tahun di RS Panti Nugroho.

Mengetahui luas ruang penyimpanan berkas rekam medis aktif dan rekam medis

in-aktif di RS Panti Nugroho

Metode Penelitian: Dalam penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif

dengan jenis penelitian deskriptif. Penelitian ini akan menjelaskan tentang

perhitungan rak penyimpanan berkas rekam medis pasien. Rancangan Penelitian

Dalam penelitian ini menggunakan cross sectinal. Dalam penelitian ini data

primernya adalah observasi, wawancara dan proses perhitungan rak. Data

sekunder dalam penelitian ini adalah data kunjungan pasien rawat jalan, rawat

inap dan IGD rumah sakit RS Panti Nugroho.

Hasil: Untuk penyimpanan rekam medis rekam medis aktif maupun in-aktif

untuk 5 tahun dibutuhkan 9 rak. Rak yang digunakan adalah rak kayu dan rak roll

o’pack dengan panjang rak 2,4 m, lebar 60 cm, dan terdiri dari 5 shaft. Luas ruang

untuk 9 rak aktif dengan menggunakan rak statis adalah 43 m² dan untuk luas rak

roll o’pack 14 m². Luas ruang 9 rak in-aktif dengan menggunakan rak statis 43 m²

dan luas rak roll o’pack 14 m².

Kata kunci: jenis rak, kebutuhan, perhitungan.

¹Mahasiswa D-III RMIK STIKES Jendral Achmad Yani Yogyakarta

²Dosen D-III STIKES Jendral Achmad Yani Yogyakarta

xiii

The Asessment on The Need for Medical Record Filing Cabinet in Panti

Nugroho Hospital

Oleh:

Rahmawati¹, Kori Puspita Ningsih²

ABSTRACT

Background : Filing is an activity of saving, managing, caring, and compiling

medical record files which are saved as outpatient medical record, inpatient

medical record, and emergency medical record. Therefore, medical record files

are supposed to be secured from any risks of being lost or damaged due to insects,

temperature, etc.

Objective : To assess the need for medical record filing cabinet for either active

or inactive medical record files for the next 5 years in Panti Nugroho hospital. To

find out the width of filing room for active and inactive medical record files in

Panti Nugroho hospital.

Method : This study was a qualitative and descriptive study. This study was

aimed at assessing the need for medical record filing cabinet. The study design

applied cross sectional approach. The primary data in this study were

observations, interviews, and assessment process on filing cabinet. The secondary

data in this study were the visits of outpatients, inpatients, and patients of

emergency installation in Panti Nugroho hospital.

Result : In order to save either active or inactive medical record files for the next

5 years, it was necessary to provide 9 filing cabinets. The description of the

cabinets were as follows; made from wood, rooll o'pack cabinet, length of 2.4 m,

width of 60 cm, and consisted of 5 shafts. The room width for 9 active cabinets by

using static model was 43 m2 and for roll o'pack cabinet was 14 m

2. The room

width for 9 inactive cabinets by using static model was 43 m2 and the width for

roll o'pack cabinet was 14 m2.

Keywords : Cabinet Model, The Need, Assessment.

1A student of Medical Record and Health Information D3 Study Program in

Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta 2A counseling lecturer of Medical Record and Health Information D3 Study

Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Menurut Undang-Undang No.44 tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah

sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,

rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan kesehatan paripurna adalah pelayanan

pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.

Salah satu indikator utama dalam sistem pelayanan kesehatan paripurna adalah

tersedianya pelayanan medis yang berkualitas oleh dokter dan dokter gigi. Selain

dokter dan dokter gigi, petugas rekam medis juga berperan penting dalam

penyelenggaraan kesehatan di rumah sakit.

Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan

lain kepada pasien pada pelayanan kesehatan (Hatta, 2013).

Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) Filing merupakan salah satu

kegiatan yang menyimpan, mengelola, memelihara dan mengumpulkan rekam

medis. Rekam medis yang disimpan di filing rekam medis rawat jalan, rawat inap,

dan rekam medis gawat darurat. Oleh sebab itu, berkas rekam medis harus selalu

terjaga keamanan nya baik itu dari resiko kehilangan dan kerusakan akibat

serangga, suhu, dll.

Menurut studi pendahuluan yang dilaksanakan di RS Panti Nugroho pada

tanggal 5 juni 2017 penyimpanan rekam medis berada di belakang tempat

pendaftaran pasien. Penyimpanan menggunakan sistem sentralisasi dan sistem

penjajaran Straight Numerical Filing Sistem (SNF). Penataan yang dilakukan

dirak penyimpanan secara vertikal. Penyimpanan berkas rekam medis

menggunakan rak kayu dengan jumlah 12 rak kayu dengan spesifikasi shaf 5 dan

kolom 6. Menurut kebijakan rekam medis di RS Panti Nugroho 1 shaf rak

penyimpanan diisi dengan 100 berkas rekam medis tetapi, 1 shaf rak diisi dengan

223 jadi terjadi kelebihan kapasitas rekam medis sebanyak 123%.

2

Keadaan rak penyimpanan sangat penuh dan sesak, sehingga dalam

pengambilan berkas rekam medis terjadi kesulitan. Kebutuhan rak penyimpanan

berkas rekam medis dirasa masih kurang karena didalam rak berkas rekam medis

sudah penuh. Oleh sebab itu perlu dibutuhkan perhitungan kebutuha rak

penyimpanan dan perhitungan luas ruang penyimpanan berkas rekam medis agar

tercapainya ruang penyimpanan yang baik, aman dan memadai untuk 5 tahun

mendatang.

B. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian diatas, maka peneliti dapat merumuskan masalah

“Bagaimana Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Pasien Di Panti

Nugroho”.

C. TUJUAN PENELITIAN

1. Tujuan Umum

Mengetahui kebutuhan rak penyimpanan di RS Panti Nugroho

2. Tujuan Khusus

a. Menghitung kebutuhan rak penyimpanan rekam medis baik rekam

medis aktif maupun in-aktif untuk 5 tahun di RS Panti Nugroho

b. Mengetahui luas ruang penyimpanan berkas rekam medis aktif dan

rekam medis in-aktif di RS Panti Nugroho

D. MANFAAT

1. Manfaat Bagi Rumah Sakit

Dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan diharapkan dapa

memeberi masukan, sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi dalam

pelaksanaan rekam medis terutama pada perhitungan rak penyimpanan

rekam medis di RS Panti Nugroho

2. Manfaat Bagi Peneliti

Peneliti dapat menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama

perkuliahan dan menambah pengetahuan tentang perhitungan kebutuhan rak

penyimpanan rekam medis.

3

3. Manfaat Bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan evaluasi dalam memberikan bahan materi kepada

mahasiswa dan menjadi cara untuk menjalin hubungan kejasama antar

rumah sakit

E. KEASLIAN PENELITIAN

1. Arisanti, Mustika Gita (2015), dengan judul “Perhitungan Kebutuhan Rak

dan Perencanaan Pengadaan Rak Di Rumah Sakit Islam PDHI Yogyakarta”.

Tujuan dari penelitian Arisanti adalah menghitung berapa jumlah kebutuhan

rak dan perencanaan pengadaan rak di Rumah Sakit Islam PDHI

Yogyakarta. Cara pengumpulan data observasi, wawancara dan studi

dokumentasi. Hasil dari penelitian Arisanti adalah kodisi rak penyimpanan

berkas rekam medsi di Rumah Sakit Islam PDHI Yogyakarta ada 3 buah rak

kayu dan 2 roll o’pack. Untuk 5 tahun medatang dipelukan 6 rak kayu baru.

Rak kayu baru berjumlah 1 muka oleh peneliti terbuat dari kayu tidak

menggunakan penyekat antar sub rak namun menggunkan penyangga

berkas antar shaf yang ukurannya tidak sampai muka depan, sehingga dapat

fleksibel jika akan dilakukan penambahan berkas rekam medis denag shaf

spesifik tinggi 200 cm, panjang 220 cm, lebar 40 cm, dan tinggi per shaf 35

cm, dan terdiri dari 5 shaf kebawah dan 4 shaf kesamping.

Persamaan penelitian : Menghitung jumlah kebutuhan rak

Perbedaan penelitian : Pada penelitian arisanti hanya menghitung

kebutuhan rak kayu saja sedangkan pada penelitian

ini, peneliti menghitung rak penyimpanan dan luas

ruang penyimpanan dan lokasi tempat penelitian.

Penelitian arisanti dilaksanan di Rumah Sakit Islam

PDHI Yogyakarta sedangkan penelitian ini

dilaksanaan di Rumah Sakit Panti Nugroho

2. Nurjanah, Asri (2013), dengan judul penelitian “Perencanaan Kebutuhan

Luas Ruangan Penyimpanaan Dan Kebutuhan Rak Roll O’pack Untuk

Rekam Medis Aktif Selama 5 Tahun Kedepan Di Rs Yap”

4

Tujuan dari penelitian Nurjanah adalah untuk merencanakan kebutuhan

ruang penyimpanan rekam medis aktif 5 tahun kedepan. Hasil dari

penelitian Nurjanah adalah jumlah kebutuhan rak roll o’pack terdapat 2

alternatif dengan masing-masing luas ruangan untuk alternatif I 1474,72 m²

dengan 5 roll o’pack tipe 1. kebutuhan dengan alternatif II denagn luas

262,08 m² dengan 1 unit roll o’packtipe 2, dan 1 rak statis terbuka 2 muka

dan 5 roll o’packtipe 1.

Persamaan penelitian : Menghitung jumlah kubutuhan rak

Perbedaan penelitian : Pada penelitian Nurjanah, rak yang dihitung adalah

rak roll o’pakdan rak statis sedangkan pada

penelitian ini peneliti menghitung jumlah kebutuhan

rak penyimpanan dan luas ruang penyimpanan dan

lokasi penelitian nurjanah dilaksanakan di RS Yap

sedangkan penelitian ini dilaksanakan di RS Panti

Nugroho.

3. Prastiwi, Lea Dwi (2013) dengan judul “Perancangan Ulang Tata Letak

Ruang Peyimpanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan Perhitungan

Kebutuhan Rak Di RS Bhayangkara”

Tujuan dari penelitian ini adalah merancang ulang tata letak ruang

penyimpanan berdasarkan pada perhitungan kebutuhan rak rekam medis.

Hasil dari penelitian prastiwi yaitu kebutuhan rak penyimpanana untuk 5

tahun kedepan menggunkan rak kayu denagn jumlah 4 rak kayu 1 muka

dengan tidak menggunakan penyekat antar sub rak namun terdapat

penyangga ukurannya tidak sampai muka sehingga dapat fleksibel.

Spesifikasi rak tinggi 210 cm, panjang 240 cm, lebar 40 cm, tinggi per shaf

35 cm terdiri 6 shaf kebawah dan 4 shaf ke saming. Rancangan ulang tata

letak ruang berkas rekam medis berdasarkan ergonomi adalah menempatkan

4 rancangan rak alternatif pertama disisi tembok disediakan ruang kosong

untuk ruang gerak petugas pada saat pencarian berkas. Pentupan jendela

akan diatasi dengan penambahan lampu untuk pencahayaan dan membuat

ventilasi disampin jendela yang ditutup untuk sirkulasi udara. Sedangka

5

untuk rancangan rak yang kedua rak akan diletakkan ditengah ruang kosong

yang tersedia karena jendela tidak bisa dibuka maka memberikan ventilasi

untuk ruang masuk udara dibagian samping jendela. Penambahan lampu

masih aan dilakukan tetapi tidak banyak karena cahaya alami akan diperoleh

dari jendela.

Persamaan penelitian : Menghitung rak penyimpanan

Perbedaan penelitian : Pada penelitian Prastiwi menghitung jumlah

kebutuhan rak kayu dan menata ulang tata letak rak

penyimpanan. Sedangkan pada penelitian ini hanya

menghitung kebutuhaan rak penyimpanan berkas

rekam medis dan luas ruang penyimpanan dan lokasi

penelitian prastiwi dilaksanakan di RS Bhayangkara

sedangkan pada penelitian ini dilaksanakan di RS

Panti Nugroho.

27

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. HASIL

1. Gambaran Umum Rumah Sakit

Awal berkarya di Rumah Sewaan milik Lurah Pakem pada tahun

1968 Muncul gagasan dari Romo Kijm untuk membangun menjadi lebih

besar yaitu Rumah Bersalin dan Balai Pengobatan dengan bantuan dana dari

CEBEMO. Didukung oleh Romo Rommens berupa bantuan sebidang tanah

seluas 3.980 m2, yang diperoleh dari Yayasan PAPA MISKIN. Th 1972

pemberkatan oleh Mgr. Kardinal Julius- Darmoatmojo, RB – BP Panti

Nugroho didukung oleh dua tenaga perintis yaitu Sr. Yulia dan Sr. Cecilio

Pengembangan selanjutnya dengan diperbantukannya tenaga medis dari RS

Panti Rapih untuk mengelola RS secara profesional Tahun 1994

berpartisipasi dengan program pemerintah seperti melaksanakan RB Sayang

Bayi, Posyandu, UKS, dll. Tahun 1996 RB – BP Panti Nugroho berhasil

meraih penghargaan sebagai juara I RB Sayang Bayi Swasta Tingkat II Kab.

Sleman dan Juara I RB Sayang Bayi Swasta Prop. DIY. Tanggal 2 Maret

1999 status RB – BP ditingkatkan menjadi RS Panti Nugroho SJ 31 Mei

1999 Pemberkatan dan Peresmian oleh Uskup Agung Semarang Mgr.Ign

Suharyo, Pr dan Sri Sultan Hamengku Buwono X.

VISI :

Rumah Sakit Panti Nugroho (RSPN) memperjuangkan nilai-nilai

humanistik, yaitu keberpihakan kepada mereka yang sakit, dengan semangat

cinta kasih dan iman kristiani.

MISI :

RSPN dengan tulus akan memberikan pelayanan secara holistik dan

berkesinambungan untuk mengupayakan kesembuhan, disertai upaya

promosi kesehatan dan pecegahan sakit kepada masyarakat.

28

RSPN akan memberikan pelayana kesehatan dan pendukung lain

yang terkait secara memuaskan, bermutu, profesional dan terjangkau

RSPN menempatkan seluruh karyawan sebagai modal yang sangat

berharga dalam memberikan pelayana kesehatan dan pendukung lain

yang terkait. Kepada mereka akan diberikan perhatian yang sebaik-

baiknya berupa peningkatan kesejahteraan, pengetahuan,

ketrampilan, kenyamanan kerja dan jenjang karier.

RSPN meletakkan kebersamaan sebagai landasan bagi seluruh

kegiatan pelayanan kesehatan. Untuk itu, seluruh karyawan dituntut

selalu menjalin kerjasama yang baik, jujur, ramah dan hormat

kepada pemilik / Yayasan Panti Rapih, unit karya dalam Yayasan

Panti Rapih, pasien, rekanan dan semua pihak yang terkait

Komitmen RSPN

1. Berorientasi pada kebutuhan dan kepuasan konsumen.

2. Pelayanan yang berkualitas

3. Biaya yang terjangkau

4. Staf yang professional, serius, ramah dan bertanggungjawab

2. Menghitung Kebutuhan Rak Penyimpanan Untuk 5 Tahun

Mendatang Di RS Panti Nugroho

Berdasarkan hasil observasi di RS Panti Nugroho, sistem

penyimpanan rekam medis di RS Panti Nugroho yaitu sistem pengelolaan

sentralisasi, sistem penjajaran menggunkan sistem penjajara Straight

Numerical Filing System (SNF). Sedangkan rekam medis aktif disimpan

yaitu 2 tahun untuk pasien rawat jalan dan 5 tahun untuk pasien rawat inap

dihitung sejak kunjungna terakhir pasien. Hal ini sesuai dengan SPO

penyimpanan rekam medis RSPN/K/SPO.01.45.

Tabel 4.1 Check List Obsevasi

Objek yang diamati Ada Tidak Keterangan

SPO penyimpanan √ RSPN/K/SPO.01.45.

29

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan

dengan petugas rekam medis RS Panti Nugroho jenis rak penyimpanan

yang digunakan saat ini adalah rak kayu yang berjumlah 12 rak, dengan

spesifikasi shaf 5 dan 6 kolom. Tinggi rak kayu tersebut 225 cm, panjang

240 cm dan lebar 60 cm. Berikut adalah hasil observasi dan wawancara

yang dilakukan di bagian filing RS Panti Nugroho.

Tabel 4.1 Check List Obsevasi

Objek yang diamati Ada Tidak Keterangan

Rak penyimpanan berkas

rekam medis √ 12 rak kayu, rak terisi

penuh

Ada 12 rak kayu

Responden A

12 rak kayu

Triangulasi

a. Perhitungan Jumlah Kebutuhan Rak

Sebelum dilakukan perhitungan rak penyimpanan diketahui

terlebih dahulu jumlah kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat

inap. Berikut adalah jumlah kunjungan pasien tahun 2016 di RS

Panti Nugroho

Tabel 4.2 Jumlah Pasien RS Panti Nugroho Tahun 2016

Pasien Jumlah Pasien Rata-rata

Kunjungan

Pasien baru rawat jalan 4354 12

Pasien rawat inap 3147 9

Jumlah 7501

Sumber: Laporan Kujungan Tahun 2016 di RS Panti Nugroho

30

1) Untuk menghitung ketebal berkas rekam medis dilakukan

pengukuran ketebalan pada 19 berkas rekam medis yang

didapatkan dari rata-rata kunjungna pasien pada tahun 2016

dengan jumlah berkas rekam medis rawat inap sejumlah 11

berkas dan 8 berkas rawat jalan.

Rata-rata ketebalan berkas rekam medis rawat jalan yaitu 0,002 m dan

untuk berkas rekam medis rawat inap 0,011 m.

2) Menentukan berapa banyak berkas dalam 1 meter

Jumlah berkas rekam medis dalam satu meter untuk berkas rawat

jalan yaitu 500 berkas dan untuk berkas rekam medis rawat inap

90,90 atau 91 berkas.

3) Menghitung total ruang jajaran yang dibutuhkan

Sebelum melakukan perhitungan diketahui terlebih dahulu

masa tahun penyimpanan yaitu

31

Panjang jajaran berkas rekam medis rawat jalan adalah 43,54

meter atau 44 meter untuk panjang jajaran berkas rekam medis

rawat inap yaitu 173,10 meter atau 173 meter.

4) Menetukan jenis rak yang akan dipakai (panjang, muka, shaf)

Untuk menentukan rak jenis yang digunakan adalah rak

statis dan rak roll o’pack dengan panjang 2,4 meter dengan

jumlah muka 2 dan jumlah shaf 5, maka diperoleh hasil sebagai

berikut:

Panjang 1 rak penyimpanan jenis rak statis dan roll o’pack

5) Setelah itu akan diperoleh jumlah unit rak yang dibutuhkan

Setelah diketahui panjang jajaran dan jenis rak yang

digunakan untuk 5 mendatang, akan diketahui jumlah rak yang

dibutuhkan dengan perhitungan penggunaan rak kayu dan rak roll

o’pack dengan spesifikasi panjang yang sama maka diperoleh

hasil:

Jadi rak yang digunakan untuk kebutuhan 5 tahun mendatang di

RS Panti Nugroho adalah 9,04 rak atau 9 rak.

32

3. Menghitung Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis untuk 5

Mendatang

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di RS Panti Nugroho,

ruang penyimpanan berkas rekam medis pasien terletak dibelakang ruang

pendaftaran pasien. Terdapat 12 rak kayu dengan spesifikasi shaft 5 dan 6.

Tinggi rak 225 cm, panjang 240 cm, dan lebar 60 cm. Spesifikasi

pershaftnya yaitu dengan tinggi sub rak 45 cm, lebar 30 cm, panjang

pershaft 40 cm. Untuk luas ruang penyimpanan berkas rekam medis 32,43

m² dengan panjang 7,76 m² dan lebar 4,18 m².

Tabel 4.3 Check List Observasi Ruang Penyimpanan

No. Objek yang diamati Ada Tidak Keterangan

1. Ruang penyimpanan

berkas rekam medis

√ Di belakang tempat

pendaftaran pasien, terdapat

12 rak kayu

Hasil observasi di ruang penyimpanan berkas rekam medis di RS

Panti Nugroho ruangan sudah sangat sempit karena terdapat 12 rak kayu

dan rak dan ruang penyimpanan tersebut sudah sangat penuh. Ruang

penyimpanan tidak memungkinkan untuk penambahan jumlah rak baru,

oleh karena itu perlu perhitungan luas ruang penyimpanan yang akan

dipakai untuk kedepannya. Selain itu tata letak fasilitas juga

mempengaruhi luas ruang. Dalam perhitungan ruang penyimpanan

menggunakan rak statis dengan spesifikasi tinggi 225 cm, panjang 240 cm,

dan lebar 60 cm. Untuk rak roll o’pack spesifikasi tinggi 225 cm, panjang

240 cm, dan lebar 60 cm. Berikut merupakan gambar tata letak rak

penyimpanan di RS Panti Nugroho.

a. Alternatif 1 dengan rak statis untuk penyimpanan 5 tahun mendatang

Untuk alternatif 1 tata letak rak penyimpanannya yaitu

dengan 5 dengan rak statis. Berikut adalah gambaran 9 rak statis

untuk 5 tahun mendatang:

33

Gambar 4.1 Denah alternatif 1 dengan rak statis

Keterangan:

Panjang rak : 240 cm

Lebar rak : 60 cm

Jarak antar rak : 80 cm

Jarak antar dinding : 80 cm

Rak A : Spesifikasi 2 muka

Rak B : Spesifikasi 1 muka

Panjang ruang =(jarak antar dinding xjumlah)+(lebar rak xjumlah)

= (80 cm x 3) + (240 cm x 2 )

= 240 cm + 480 cm

= 7,2 m

Lebar ruang = (jarak antar rak x jumlah ) + (lebar rak x jumlah )

= (80 cm x 4) + (60 cm x 4 + 30 cm)

= 320 cm + 270 cm

= 5,9 m

Luas ruang = Panjang x Lebar

= 7,2 m x 5,9 m

34

= 42,48 m²

Jadi luas ruangan penyimpanan berkas rekam untuk 5 tahun

mendatang dengan menggunakan 9 rak statis adalah 42,48 m².

b. Alternatif II dengan rak roll o’pack untuk penyimpanan 5 tahun

mendatang

Untuk alternatif II tata letak rak penyimpanannya yaitu

dengan rak roll o’pack dengan 2 rak 2 muka dan 1 rak 1 muka.

Desain rak roll o’pack dengan menggunakan Berikut adalah

gambaran rak roll o’pack 5 tahun mendatang:

Gambar 4.2 Denah alternatif II dengan roll o’pack

Keterangan:

Panjang rak : 240 cm

Lebar rak : 60 cm

Jarak antar rak : 80 cm

Jarak dinding : 80 cm

Rak A : Spesifikasi 2 muka

Rak B : Spesifikasi 1 muka

Untuk itu luas ruang penyimpanannya adalah:

Panjang ruang = (jarak antar rak x jumlah)+(lebar rak x jumlah )

= (80 cm x 2 ) + ( 60 cm x 4 + 30)

= 160 cm + 270 cm

35

= 4,3 m

Lebar ruang = (jarak antar rak x jumlah) + (panjang rak)

= ( 80 cm x 1) + 240 cm

= 80cm + 240 cm

= 320 cm

= 3,2 m

Luas ruang = panjang ruang x lebar ruang

= 4,3 m x 3,2 m

= 13,76 m²

Jadi luas ruang yang dibutuhkan untuk 5 tahun mendatang dengan

menggunakan rak roll o’pack adalah 13,76 m².

B. PEMBAHASAN

1. Menghitung Kebutuhan Rak Penyimpanan Untuk 5 Tahun

Mendatang Di RS Panti Nugroho

Berdasarkan hasi perhitungan kebutuhan rak penyimpanan berkas

rekam medis di RS Panti nugroho, kebutuhan rak untuk 5 tahun mendatang

adalah 9 rak. Menurut Permenkes RI No.269/MENKES/PER/2008 tentang

rekam berkas rekam medis wajib disimpan sekurang-kurang selama

5 tahun terhitung dari tanggal pasien datang atau periksa di rumah

sakit terakhir kali kunjungan. Menurut KARS (2012) berkas rekam

medis klinis pasien, serta data dan informasi lainnya disimpan (retensi)

untuk jangka waktu yang cukup dan mematuhi peraturan perundang-

undangan yang berlaku guna mendukung asuhan pasien, manajemen,

dokumentasi yang sah secara hukum, riset dan pendidikan. Dalam

perhitungan ini memilih tahun kebutuhan penyimpanan berkas rekam

medis untuk 5 tahun mendatang.

Rak yang diusulkan yaitu rak statis dan rak roll o’pack.

Spesifikasi untuk rak statis yaitu dengan tinggi 225 cm, panjang 240 cm,

dan lebar 60 cm. Untuk rak roll o’pack spesifikasi tinggi 225 cm, panjang

240 cm, dan lebar 60 cm. Menurut IFHRO (2012) untuk melakukan

36

perhitungan kebutuhan rak ddipengaruhi oleh jenis rak yang akan

digunakan, tebal berkas rekam medis, dan sistem penyimpanan. Rak yang

diusulkan yaitu rak statis dan rak roll o’pack. Spesifikasi untuk rak statis

yaitu dengan tinggi 225 cm, panjang 240 cm, dan lebar 60 cm. Untuk rak

roll o’pack spesifikasi tinggi 225 cm, panjang 240 cm, dan lebar 60 cm.

Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) bentuk rak penyimpanan

terbagi menjadi 2 yaitu rak manual dan semi manual. Bentuk rak

penyimpanan rak manual yaitu rak kayu/statis dan untuk rak semi

manualnya yaitu rak yang digerakkan dengan alat bantu seperti rak roll

o’pack. Pemilihan rak statis karena lebih hemat biaya. Hal ini juga

menguatkan penelitian Suardi dan Budi (2013) bahwa rak statis lebih

murah, bisa didaur ulang, dan dibongkar apabila akan dipindahkan. Tetapi

dinilai kurang efektif karena memakan tempat dan mudah terbakar.

Sedangkan rak menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) rak roll o’pack

menghemat tempat karena bisa digeser ke kanan atau ke kiri dan aman dari

bahaya kebakaran tetapi rak roll o’pack sedikit mahal.

2. Menghitung Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis untuk 5

mendatang

Dari kedua denah alternatif kebutuhan rak dan luas ruang

penyimpanan yang telah diajukan kepada kepala rekam medis, terpilihlah

1 dari 2alternatif. Pemilihan 1 dari alternatif tersebut dilakukan dengan

FGD. Meliputi:

a. Peneliti menyiapkan 2 alternatif kebutuhan rak dan luas ruang

penyimpanan untuk 5 tahun mendatang

b. Kedua alternatif tersebut diajukan kepada kepala rekam medis

c. Kepala rekam medis memilih alternatif I yaitu rak penyimpanan

statis untuk kebutuhan 5 tahun mendatang.

37

Berikut ini adalah hasil dari perhitungan rak penyimpanan untuk 5

mendatang:

Tabel 4.4 Hasil perhitungan rak penyimpanan dan luas ruangan

Tahun Kebutuhan Jenis rak Jumlah Luas

5 tahun mendatang a. Statis 9 rak 43 m²

b. Roll o’pack 9 rak 14 m²

Keterangan:

a. Alternatif I untuk kebutuhan penyimpanan 5 tahun mendatang

Dalam penyimpanan untuk 5 tahun mendatang dibutuhkan 9

rak ststis dengan spesifikasi 2 muka, dan 1 muka yaitu dengan 5

shaft, tinggi 225 cm, panjang 240 cm, dan lebar 60 cm. Jarak untuk

lorong 80 cm jarak ini cukup untuk akses petugas agar dalam

pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis efektif. Panjang

ruang 7,2 m dan lebar ruang 5,9 m Jadi luas ruang untuk 9 rak statis

adalah 42,48 m². Berikut adalah kelebihan dan kekurangan:

Kelebihan:

a. Murah

b. Pengadaan cepat terlaksana

Kekurangan:

a. Memakan tempat

b. Rak kayu mudah rusak

b. Alternatif II untuk kebutuhan penyimpanan 5 tahun mendatang

Dalam penyimpanan berkas rekam medis untuk 5 tahun

mendatang selain menggunakan rak statis yaitu dengan rak roll

o’pack untuk alternatif II nya. Rak yang akan digunakan yaitu rak

roll o’pack dengan spesifikasi 2 muka 2 rak dan 1 muka 1 rak

dengan tinggi 225 cm, panjang 240 cm, dan lebar 60 cm dengan

panjang ruang 4,3 m dan lebar ruang 3,2 m. Jarak untuk lorong 80

cm jarak ini cukup untuk akses petugas agar dalam pengambilan dan

38

pengembalian berkas rekam medis efektif. Jadi luas ruang untuk

alternatif II dengan rak roll o’pack adalah 13,76 m². Berikut

kelebihan dan kekurangan alternatif II:

Kelebihan:

a. Hemat tempat

b. Aman (bisa dikunci)

c. Tahan Lama

Kekurangan

a. Harganya rak mahal

b. Pengadaan agak lama

C. Keterbatasan Penelitian

1. Keterbatasan penelitian ini terletak pada surat balasan untuk studi

pendahuluan penelitian.

39

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

1. Untuk penyimpanan rekam medis rekam medis aktif maupun in-aktif untuk

5 tahun dibutuhkan 9 rak. Rak yang digunakan adalah rak kayu dan rak roll

o’pack. Berikut Kelebihan dan kekurangan rak kayu dan roll o’pack:

a. Kelebihan rak kayu

1) Murah

2) Pengadaan cepat terlaksana

b. Kekurangan rak kayu

1) Memakan tempat

2) Rak kayu mudah rusak

c. Kelebihan rak roll o’pack

1) Hemat tempat

2) Aman (bisa dikunci)

3) Tahan lama

d. Kekurangan

1) Harganya rak mahal

2) Pengadaan agak lama

2. Untuk luas ruang penyimpanan berkas rekam medis aktif dan in-aktif:

a. Luas ruang untuk 9 rak aktif dengan menggunakan rak statis adalah 43

m² dan untuk luas rak roll o’pack 14 m². Luas ruang 9 rak in-aktif

dengan menggunakan rak statis 43 m² dan luas rak roll o’pack 14 m².

B. SARAN

1. Sebaiknya pengadaan rak penyimpanan menggunakan rak roll o’pack

karena menghemat tempat, keamanan rekam medis terjag, dan tahan lama.

DAFTAR PUSTAKA

Azwar, Saifuddin. 2010. Metode Penelitian. Pustaka Pelajar, Yogyakarta

Budiarto, Eko. 2004. Metodologi Penelitian Kedokteran: Sebuah Pengantar.

Penerbit Buku Kedokteran EGC, Jakarta

Hatta, Gemala. 2013. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Universitas Indonesia, Jakarta

IFHRO. 2012. Education Modules For Basic Health Record Practice. WHO

Komisi Akreditasi Rumah Sakit. 2012. Instrumen Akreditasi Rumah Sakit

Standar Akreditasi Versi 2012. KARS, Jakarta

Permenkes RI. No.269/MENKES/PER/2008 tentang Rekam Medis, Jakarta

McMiller, Kathryn. 2000. Being A Medical Records Clerk. Prentice Hall,

New Jersey

Noor, Juliansyah. (2012). Metode Penelitian, Kencana Prenada Media

Group, Jakarta

Notoadmodjo, S. 2012. Metode Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta

Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit

Rustiyanto E dan Rahayu Warih A. 2011. Manajemen Filing Dokumen

Rekam dan Informasi Kesehatan. Politeknik Kesehatan Permata

Indonesia, Yogyakarta

Suardi dab Budi. 2013. Perancangan Ulang Ruang Filing berdasarkan Ilmu

Ergonomi di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. Jurnal Manajemen

Informasi Kesehatan Indonesia

Sugiono. 2012. Metode Penelitian Pedidikan Pendekatan Kuantitatif

Kualitatif dan R&D. Penerbit Alfabeta, Bandung