Prosedur Operasional Standar Pengendalian Dokumen

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGENDALIAN DOKUMEN

1.Tujuan

Menjamin semua dokumen pada setiap tingkatan organisasi di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri (SMKN)terkendali dengan baik dan benar. Memastikan bahwa semua dokumen yang berkaitan dengan mutu tersedia pada semua unit kerja dan proses pekerjaan dan merupakan dokumen yang terbaru

2.Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk seluruh dokumen yang berhubungan dengan mutu, baik dokumen yang berasal dari dalam maupun dari luarSMKN

3.Acuan

Prosedur ini mengacu padaStandar ISO 9001:2008 tentang Pengendalian dokumen

4.Definisi4.1Pedoman Mutu (PM) adalah dokumen level I, yangmenjelaskan secara umum tentang kebijakan-kebijakan, struktur organisasi, dan proses atau aktivitas yang diterapkan melalui Sistem Manajemen Mutu di SMKN . Pedoman Mutu ini juga menjelaskan bagaimana sistem dikembangkan, diterapkan, dan ditingkatkan dan atau ditindaklanjuti secara berkelanjutan melalui ProsedurOperasional Standar(POS), Instruksi Kerja (IK), Dokumen Pendukung (DP), danForm(F).4.2ProsedurOperasional Standar(POS) adalah dokumen level II yangmenjelaskan aktivitas atau proses yang ada di SMKNdan bagaimana melakukan perencanaan dan pengendalian.4.3 Instruksi Kerja (IK) dan Dokumen Pendukung (DK) adalah dokumen level III yang digunakan untuk mengendalikan aktivitas pekerjaan dan tugas-tugas spesifik yang harus dikerjakan.4.4 Format adalah dokumen level IV yang digunakan untuk mencatat data tertentu sehubungan dengan oemenuhan persyaratan sistem manajemen mutu. catatam tersebut sebagai bukti bahwa aktivitas atau tugas-tugas tertentu telah dilakukan.4.5 Dokumen terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan.apabila terjadi perubahan/revisi yang terbaru dan menarik dokumen yang lama.4.6 Dokumen Tidak terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada seseorang atau suatu badan usaha dengan tujuan sebagai informasi saja. apabila terjadi perubahan / revisi terhadap dokumen tersebut maka petugas yang bertanggung jawab wajib memberikan revisi yang terbaru dan menarik dokumen yang lama.

4.7Petugas Pengendali Dokumenadalah personil yang ditunjuk dan bertanggung jawab untuk mengendalikan, menyimpan, dan memelihara semua dokumen mutu4.8 Pengendali Dokumen Mutu adalah Unit kerja atau Petugas yang ditunjuk bertanggung jawab kepada Wakil Manajemen Mutu (WMM) dalam hal dokumen mutu.4.9Tanggal berlakunya dokumen adalah tanggal yang menyebutkan dokumen mulai berlaku, yang menetapkan tanggal berlakunya adalah WMM.4.10Dokumen Master adalah dokumen yang telah mendapatkan persetujuan dari WMMuntuk diberlakukan.4.11Revisi adalah peninjauan dan perubahan dari dokumen. Revisi 00 adalah dokumen yang dikeluarkan untuk pertama kali, revisi 01 adalah dokumen yang telah mengalami perubahan satu kali dan seterusnya4.12Riwayat perubahan dokumen adalah penjelasan tentang revisi yang dilakukan terhadap dokumen tersebut, sejak revisi 00 sampai dengan revisi yang terakhir.4.13Kadaluarsaadalah kata yang digunakan untuk mencap dokumen asli yang tidak berlaku lagi / kadaluarsa (karena sudah diubah /revisi)4.14Terkendaliadalah Kata yang digunakan untuk mencap dokumen terkendali sebelum didistribusikan.4.15Tidak Terkendaliadalah kata yang digunakan untuk mencap dokumen tak terkendali sebelum didistribusikan.4.16Dokumen adalah bentuk tertulis dari suatu kegiatan. Dokumendapatberbentuksoftcopyatauhardcopy.5.Prosedur

5.1.Tanggung Jawab dan Wewenang5.1.1.Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab atas pengendalian dokumen, kodefikasi dokumen, pemeriksaan dokumen, pemusnahan dokumen dan revisi dokumen tingkat I dan II.5.1.2.Pimpinan Unit Kerja bertanggung jawab atas pengendalian, pemeriksaan, pemusnahan dan revisi dokumen tingkat III5.1.3.Tanggung Jawab pembuatan dan distribusi Dokumen dapat dilihat pada tabel

LevelJenisDibuat olehDiperiksa olehDisahkan oleh

IPMPersonil yang ditunjuk dari StaffterkaitWMMKepala Sekolah

IIPOSPersonil yang ditunjuk dari StaffterkaitWMMKepala Sekolah

IIIIKPersonil yang ditunjuk dari Staffterkait.Personil yangterkaitPimpinan yangterkait

DP

IVFormatSesuai dengan POS dan IK

Catatan Mutu

Tabel I Pembuatan Dokumen

LevelJenisBagian yangMendistribusikanFormat DistribusiYang DipakaiPenyimpanan

AsliCopy

IPMStaf yg terkaitF:POS-ISO-01-02WMMBukti Distribusi Dokumen

IIPOSStaf yg terkaitF:POS-ISO-01-02WMMBukti Distribusi Dokumen

IIIIKDPStaf yg terkaitF:POS-ISO-01-02StaffBukti Distribusi Dokumen

IVFormatSesuai dengan daftar format, dan daftar distribusidokumen.

Catatan MutuSesuaidenganIK danDP.

Tabel II Distribusi Dokumen

5.2.Pelaksanaan5.2.1.Wakil Manajemen Mutu melakukan identifikasi dokumen, berupa kodefikasi dokumen, pemberian status revisi dan pemberian cap stempel pengendalian dokumen.5.2.2.Untuk memudahkan proses pengendalian, maka Wakil Manajemen Mutu membuat daftar dokumen dengan menggunakana Form F:POS-ISO-01-015.2.3.Wakil Manajemen Mutu mendistribusikan dokumen kepada pimpinan unit kerja disertai bukti serah terima dokumen. F:POS-ISO-01-025.2.4.Pimpinan unit kerja melakukan tinjauan terhadap dokumen yang diterima. Bilamana terdapat ketidaksesuaian dalam dokumen, maka pimpinan unit kerja dapat memberikan usulan revisi dokumen. F:POS-ISO-01-035.2.5.Wakil Manajemen Mutu dapat menerima atau menolak usulan revisi dokumen. Bilamana usulan diterima maka akan diterbitkan rincian revisi.5.2.6.Wakil Manajemen Mutu dapat menarik dokumen kadaluarsa untuk menghindari pemakaian yang tidak sengaja, serta diikuti dengan pemusnahan dokumen. F: POS-ISO-02-05.2.7.Dokumen yang masih terus digunakan sebagai bukti kegiatan perlu disimpan, diarsipkan dan diberikan kode yang jelas agar mudah dikenali.5.2.8.Dokumen yang datang dari luar SMK Negeri, diberikan kodefikasi oleh Wakil Manajemen Mutu dan dibuatkan daftarnya sehingga mudah dikenali.

DIAGRAM ALIRPENANGGUNG JAWABDOKUMEN TERKAIT

WMM

WMM

WMMKepala Sekolah

WMM

WMM

WMM

WMM

F:POS-ISO-01-01

F:POS-ISO-01-02

F:POS-ISO-01-05