PM UNPAR BERSAMA GEMBIRA (MALAM EVALUASI … · 1. Mengakrabkan pengurus PM Unpar Periode 2018/2019...

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

PM UNPAR BERSAMA GEMBIRA

(MALAM EVALUASI PERTENGAHAN PERIODE PM UNPAR)

KATEGORI: KEPEKAAN SOSIAL

DIREKTORAT JENDERAL HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI DAN

UNIT KEGIATAN MAHASISWA DAN KOMUNITAS

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

LEMBAGA KEPRESIDENAN MAHASISWA

UNIVERSITAS KATOLIK PARAHYANGAN

PERIODE 2018/2019



Jl. Ciumbuleuit No. 94 Bandung 40141

http://pm.unpar.ac.id | E-mail : [email protected]

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas kehadiran-Nya serta

atas rahmat dan perlindungan-Nya, kami bisa menyelesaikan rangkaian kegiatan PM Unpar

Bersama Gembira (Malam Evaluasi Tengah Periode) 2018. Laporan pertanggung jawab ini pula

kami susun sebagai laporan dan evaluasi kegiatan PM Unpar Bersama Gembira (Malam Evaluasi

Tengah Periode) 2018 yang diselenggarakan oleh Direktorat Jenderal Himunan Mahasiswa

Program Studi dan Direktorat Jenderal Unit Kegiatan Mahasiswa dan Komunitas Kementrian Dalam

Negeri Lembaga Kepresidenan Mahasiswa Periode 2018/12019. Kami mengharapkan kiranya dalam

pelaksanaan program kerja ini dapat menjadi suatu hal yang positif dan dapat memberikan informasi

yang cukup bagi pengurus PM UNPAR Periode 2018/2019.

Bandung, 28 November 2018

Panitia P(M)UBG

http://pm.unpar.ac.id/





BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Keharmonisan dan keakraban antar sesama pengurus organisasi sangat dibutuhkan

jika suatu kepengurusan ingin berjalan dengan baik dan lancar dalam pencapaian tujuan .

Melakukan interaksi dua arah dan berkumpul bersama alam satu waktu yang nantinya

menciptakan keakraban dan keharmonisan antar sesama pengurus.

Terciptanya keakraban dan keharmonisan dalam organisasi membutuhkan proses.

Proses suatu organisasi untuk menciptakan keakraban dan keharmonisan salah satuya dengan

beraktifitas dan saling berinteraksi dalam suatu kegiatan yang sama

Kegiatan ini merupakan sebuah wadah untuk seluruh pengurus PM Unpar Periode

2018/2019 untuk bersilaturahmi, berkumpul bersama, saling menceritakan pengalaman-

pengalaman yang sudah dilalui selama setengah periode. Fungsional yang diselenggarakan

oleh Kementerian Dalam Negeri Lembaga Kepresidenan Mahasiswa 2018/2019 ini

diharapakan dapat mengakrabkan sesama pengurus dan juga memberikan sesuatu yang

bermanfaat dari hasil sharing pengalaman lembaga-lembaga yang ada di PM Unpar.

I.2 Dampak

Kurangnya hubungan dalam bentuk komunikasi informal antar seluruh lembaga

pengurus PM Unpar Periode 2018/2019.

I.3 Sasaran Kegiatan

Pengurus Persatuan Mahasiswa Periode 2018/2019, Universitas Katolik

Parahyangan, Bandung.

I.4 Tujuan Kegiatan

1. Mengakrabkan pengurus PM Unpar Periode 2018/2019 untuk menciptakan keakraban

melalui acara makan bersama, sharing, dan games

2. Saling mengetahui kegiatan antar lembaga pengurus PM Unpar Periode 2018/2019

selama setengah periode.






BAB II

LAPORAN KEGIATAN

II.1 Nama Kegiatan

PM Unpar Bersama Gembira ( Malam Evaluasi Pertengahan Periode PM Unpar).

II.2 Waktu dan Tempat Kegiatan

Hari, tanggal : Jumat, 23 November 2018

Waktu : 17.00 s.d. 22.00 WIB

Tempat : Student Center Ekonomi Universitas Katolik Parahyangan

II.3 Susunan Acara

Waktu Durasi Acara Keterangan Teknis

Masuk Keluar

18.00 18.30 30' Briefing dan persiapan

"PUBG"

Ketua Pelaksana memimpin briefing

akbar

18.30 19.00 30’ Open Gate Pengumpulan pengurus PM UNPAR

19.00 19.05 5' Pembukaan "PUBG" Acara dibuka dengan sambutan dari

MC

19.05 19.15 10' Ice Breaking MC melanjutkan acara dengan sesi

pemanasan untuk mencairkan suasana

19.15 19.30 15' Sharing dari MPM Perwakilan MPM dipersilahkan naik

ke stage untuk berbagi pengalaman

sampai saat ini.

19.30 19.40 10' Penampilan dari MPM Persembahan dari perwakilan MPM

19.40 19.50 10' Game 1 MC melanjutkan acara dengan sesi

games di selang pergantian sesi / TIC

TAC TOE

19.50 20.05 15' Sharing dari UKM Perwakilan dipersilahkan naik ke

stage untuk berbagi pengalaman

sampai saat ini.






20.05 21.05 60’ Makan Bersama Seluruh peserta dipersilahkan untuk

makan bersama


games di selang pergantian sesi /

Tebak Lagu

21.15 21.30 15' Sharing HMPS MC akan mengundi beberapa Ketua

HMPS yang hadir untuk berbagi

pengalaman sampai saat ini.



FOOTSY POP

21.40 21.15 15' Sharing LKM MC akan mengundi beberapa Ketua

UKM yang hadir untuk berbagi

pengalaman sampai saat ini.

21.15 21.25 10’ Penampilan dari LKM Persembahan dari perwakilan LKM



Bropong

21.35 21.50 15' Foto bersama Seluruh peserta dipersilahkan

berkumpul untuk foto bersama

21.50 22.00 5' Penutupan Penutupan dari MC

22.00 22..15 15' Evaluasi Ketua pelaksana memimpin evaluasi

terkait acara PUBG






II.4 Evaluasi Kegiatan

Pra Hari-H

Ketua Pelaksana

No. Kendala Solusi Saran

1. Progress divisi acara

dalam pembagian

undangan tidak sesuai

timeline

Menghimbau divisi acara

agar menghubungi para

tamu undangan melalui

media sosial

Rutin mengecek timeline pada

saat pengerjaan progress

2. Penentuan penggunaan

lampu logistik

mendadak ada

perubahan

Memastikan h-1 divisi

logistik sudah

mendapatkan kepastian

lampu dari vendor

Memastikan konsep acara

sudah matang sehingga logistik

tidak mengalami perubahan

3. Terlambat

memfollowup proposal

ke BKA sehingga dana

turun pasca acara

Memakai uang pribadi

masing-masing ring 1 dan

menyimpan bukti

pembayaran

Rutin mem followup proposal

ke BKA

Hari H

Ketua Pelaksana


1. Di pagi hari hanya ada

4 orang divisi

konsumsi yang

memasal

Membantu dan mengajak

seluruh panitia untuk

membantu divisi

konsumsi

-

2. Kurangnya peralatan

divisi konsumsi

Mencari bantuan untuk

membeli peralatan yang

kurang

-






3. Waktu memulai acara

terlambat

- -

4. Terdapat satu mata

acara games yang tidak

terwujudkan karena

para tamu undangan

sudah banyak yang

pulang

- -

Pasca Hari H

Ketua Pelaksana


1. - - -

Pra Hari-H

Wakil Ketua Pelaksana


1. - - -

Hari H



1. - - -

Pasca Hari H








1. - - -

Pra Hari-H

Sekretaris


1. Ada revisi penurunan

DKM dari BKA, jadi

harus revisi surat

pencairan dana

Dipastikan lagi dana

yang ingin diturunkan.

-

Hari H

Sekretaris


1. - - -

Pasca Hari H

Sekretaris







1. - - -

Pra Hari-H

Bendahara


1. Jumlah uang yang

turun belum pasti

Adanya koordinasi yang

pasti antara BKA dan

LKM

-

Hari H

Bendahara


1. Dana belum cair Meningkatkan follow up

ke BKA

-

Pasca Hari H

Bendahara


1. Ada bon yang belum

terkumpul

Lebih berkoordinasi

dengan semua divisi.

-

Pra Hari-H

Koordinator Divisi Acara







1. sedikit dari panitia

yang mengikuti

simulasi games

memberi kabar dari jauh-jauh

hari agar semua panitia dapat

mengosongkan jadwalnya

semua panitia sebaiknya

mengikuti simulasi games agar

mengetahui games-games yang

akan dilaksanakan

Hari H



1. acara tidak

berjalan sesuai

rundown acara

mengecek kembali

barang-barang acara yang

perlu disiapkan,

membantu persiapan

memasak

persiapan propertigames dari jauh-jauh

hari, semua panitia sebaiknya

membantu persiapan memasak agar

acara dapat dimulai sesuai dengan

rundown.

Pasca Hari H



1. - - -

Pra Hari-H

Koordinator Divisi Konsumsi


1. - - -

Hari H



1. Staff yang dapat

membantu dari pagi

hari kurang

meminta bantuan staff

divisi lain untuk

membantu divisi konsumsi

setiap divisi harus bisa saling

membantu walaupun sebenarnya

bukan jobdescnya.






Pasca Hari H



1. - - -

Pra Hari-H

Koordinator Divisi Logistik


1. Kurangnya koordinasi

dengan divisi acara

mengenai list barang untuk

keperluan acara

Harus melakukan koordinasi

dengan divisi acara dalam

hal pemenuhan barang untuk

acara

Koordinasi antara divisi

acara dan logistik harus

dilakukan dengan

sistematis

Hari H



1. Kurangnya staf yang hadir pada

hari h yang membuat proses

loading in dan loading out

menjadi lama

Harus menentukan

target staff logistik yang

hadir pada hari h

Harus dilakukan

perencanaan terhadap

jumlah staff logistik

Pasca Hari H



1. - - -

Pra Hari-H

Koordinator Divisi Pubdok


1. Tidak adanya stok

amplop undangan

dengan jumlah yang

dibutuhkan

Mengganti amplop yang

tidak ada menggunakan

kertas minyak yang

dibentuk menjadi amplop

Memesan amplop dari jauh-

jauh hari, karena belum tentu

tersedianya barang disaat

mendadak dengan jumlah yang

cukup banyak






Hari H



1. - - -

Pasca Hari H


No.

Kendala Solusi Saran

1. - - -






BAB III

LAPORAN KEUANGAN

III1.PEMASUKAN

No Keterangan Subtotal

1 Dana Penggerak Rp 5.000.000

Total Rp 5.000.000

III2. PENGELUARAN

Pengeluaran Menggunakan Dana Penggerak

1. Kesekretariatan

No Kode Sumber

Daya Barang Jumlah Satuan Harga Satuan Subtotal Keterangan

1 S01 Barang

Cetakan

Jilid

Lakban 1 buah Rp 3.500 Rp 3.500

Untuk

proposal

2 S02 Barang

Cetakan

Jilid

Lakban 2 buah Rp 7.000 Rp 7.000

Subtotal Rp 10.500

2. Divisi Acara

No Kode Sumber


1 A01 ATK

Mika

Roll

Panjang

3 roll Rp 12.500 Rp 37.500

Untuk

kebutuhan

games

2 A02

Barang lain

yang

dibiayakan

Tali

Rapia

Sdg

1 roll Rp 10.500 Rp 10.500 Untuk

kebutuhan

games Lain-lain

Balon

Polos 2 pack Rp 11.900 Rp 23.800

3 A03 ATK Sampul

Plastik 2 pack Rp 12.000 Rp 24.000

Untuk

kebutuhan

games

Subtotal Rp 95.800






3. Divisi Konsumsi

No Kode Sumber

Daya Barang Jumlah Satuan Harga Satuan Subtotal

Keterang

an

1 K01

Makanan

dan

perlengk

apan

makan

lainnya

Delmont

e

Barbeque

250g

12 pack Rp 8.350 Rp 100.200

Untuk

konsumsi

peserta

Palmia

Royal

200g

10 pack Rp 7.200 Rp 72.000

Untuk

perlengk

apan

masak

Diskon -Rp 21.600

Sasa Sam

Asli

135ml

3 pack Rp 5.350 Rp 16.050

Untuk

konsumsi

peserta Del

Monte

Tomat

140ml

3 pack Rp 4.650 Rp 13.950

Hicook

Fuel

230g

3 pack Rp 19.975 Rp 59.925

Untuk

perlengk

apan

masak

Tropical

Pch

2000ml

1 pack Rp 23.900 Rp 23.900

Untuk

perlengk

apan

masak

Diskon -Rp 2.000

Tusuk

Sate

Jumbo

20 pack Rp 5.975 Rp 119.500

Untuk

peralatan

makan

Yoa Fcl

Tissue 3 pack Rp 9.900 Rp 29.700

Untuk

perlengk

apan

makan

2 K02 Lain-lain

B.

Taggung

KW

360 biji Rp 928 Rp 334.080

Untuk

konsumsi

peserta

3 K03 Lain-lain

Mie

Telor

Spesial

0,25 kg Rp 17.750 Rp 4.438

Untuk

konsumsi

peserta






Pangsit

Ayam

Udang

1 box Rp 13.500 Rp 13.500

B. Echo

(Mutiara) 0,1 kg Rp 97.000 Rp 9.700

B.

Restaura

n

15 biji Rp 1.739 Rp 26.085

4 K04 Lain-lain Ayam

Fillet 13 kg Rp 60.000 Rp 780.000

Untuk

konsumsi

peserta

5 K05 Lain-lain

Sosis

Sapi 9 pack Rp 58.550 Rp 526.950

Untuk

konsumsi

peserta

Maggi

Magic

6x8g

1 pack Rp 2.150 Rp 2.150

Indofood

Day

Kmpung

6x10

1 pack Rp 2.450 Rp 2.450

6 K06 Lain-lain

Idaho

Shoestrin

g 1 kg

5 pack Rp 32.500 Rp 162.500 Untuk

konsumsi

peserta Sosis

Sapi 3 Rp 51.300 Rp 153.900

7 K07 Lain-lain Nasi

Putih 50

bungku

s Rp 5.000 Rp 250.000

Untuk

konsumsi

peserta

8 K08

Lain-lain

Melon 7,61 kg Rp 12.500 Rp 95.125 Untuk

konsumsi

peserta Semangk

a Merah 9,265 kg Rp 6.450 Rp 59.759

Minuman

Coca

Cola

1,5Lt

1 botol Rp 13.975 Rp 13.975

Untuk

minum

peserta

Sprite

1,5Lt 2 botol Rp 13.975 Rp 27.950

Fanta

Strawpet

1,5Lt

2 botol Rp 13.975 Rp 27.950






9 K09 Minuman

Sierra

Botol 10 botol Rp 4.600 Rp 46.000

Untuk

minum

peserta

Diskon -Rp 23.000

10 K10

Makanan

dan

perlengk

apan

makan

lainnya

Gortol M 8 pack Rp 4.500 Rp 36.000

Untuk

peralatan

makan

Piring

Plastik 100 buah Rp 800 Rp 80.000

Piring

Kertas 8 pack Rp 1.500 Rp 12.000

Sendok +

Garpu 8 pack Rp 4.000 Rp 32.000

Subtotal Rp 3.085.137

4. Divisi Publikasi dan Dokumentasi

No Kode Sumber

Daya Barang Jumlah Satuan Harga Satuan Subtotal

Keterang

an

1 P01

Media

Publikas

i

Sirio

Pearl

Platinum

13 lemba

r Rp 20.000 Rp 260.000

Untuk

undangan

peserta

3 P02

Media

Publikas

i

Frontlit

Glossy

(3x2m)

6 m2 Rp 15.000 Rp 90.000

Untuk

backdrop

panggung

Frontlit

Glossy

(3x2m)

6 m2 Rp 15.000 Rp 90.000

Untuk

backdrop

photoboot

h

4 P03 Lain-lain Pita

Jepang 3 roll Rp 12.500 Rp 37.500

Untuk

undangan

peserta

5 P04 Lain-lain Sertifika

t 38

lemba

r Rp 4.500 Rp 171.000

Untuk

panitia

Subtotal Rp 648.500

5. Divisi Logistik

No Kode Sumber


1 L01 Sewa

alat

Halogen

(Lampu) 2 unit Rp 275.000 Rp 550.000

Untuk

photobooth






Subtotal Rp 550.000

Rekapitulasi Pengeluaran

Total

penerimaan Rp 5.000.000

Total

pengeluaran Rp 4.389.937

Saldo Rp 610.063






BAB IV

PENUTUP

Demikian Laporan Pertanggungjawaban PM Unpar Bersama Gembira (Malam

Evaluasi Tengah Periode) 2018 ini dibuat.Terima kasih atas seluruh kerja keras dan kerja

sama seluruh panitia, serta pihak-pihak yang terkait dalam menyukseskan dan melancarkan

acara ini. Kami memohon maaf atas kesalahan yang ada dalam pembuatan laporan

pertanggungjawaban ini. Atas perhatian Bapak / Ibu / Saudara, kami mengucapkan terima

kasih.






LEMBAR PENGESAHAN

Nama Kegiatan : PM Unpar Bersama Gembira (Malam Evaluasi Pertengahan Periode PM

Unpar)

Lembaga Pelaksana : Lembaga Kepresidenan Mahasiswa Periode 2018/2019

Tanggal Pelaksana : 23 November 2018






LAMPIRAN

Data Lengkap Panitia

1. Panitia Inti

Nama Lengkap Jabatan

Rizka Ayudia Ketua Pelaksana

Xavier Mark Wakil Ketua Pelaksana

Karenina Bella Safira Sekretaris

Angela Shana Tasya Bendahara

Maria Evangelista Yansen Kordiv Acara

Rakha Aulia K Kordiv Logistik

Revina Senjaya Kordiv Konsumsi

Noviana Indah Sari Kordiv Pubdok

2. Panitia Acara


Verren Chandra PJ LO

Adinka Rayya P. Staff LO

Filencia Liviani Staff Acara

Merianawati Sinatra Staff Acara

Jhagardo Jhosua P PJ Games

Sakaka Pakpahan Staff Games

Dion BR Nugraha Staff Games

Kevin Erlanda Budiman Staff Games

Panitia Logistik


Daniel Stevanus Liando Staff Logistik

Ilham Athallah Staff Logistik






Hasan Maulana Ibrahim Staff Logistik

Andre Pradipta Setianto Staff Logistik

Evan Felerian Rachmat Staff Logistik

Panitia Konsumsi


Dimas Adrianto Staff Konsumsi

Gabriella Lienda Staff Konsumsi

Ivena Faustina Judihardjo Staff Konsumsi

Selly Rasmita Kristi Staff Konsumsi

Alfonsus Ganendra Staff Konsumsi

Regina Chandra Staff Konsumsi

Gema Adi W. Staff Konsumsi

Phoenix Wong Staff Konsumsi

Muhammad Hakkinen Malik Staff Konsumsi

Jesslyn Quinn Honggana Staff Konsumsi

Panitia Pubdok


Lorencius Kurniadi Fadjar Staff Pubdok

Fandi Alfathan Muhammad Staff Pubdok

Catherine Sienita Wiryadi Staff Pubdok

Ribka Riyanto Staff Pubdok

Stefan Richard Staff Pubdok


PM UNPAR BERSAMA GEMBIRA (MALAM EVALUASI … · 1. Mengakrabkan pengurus PM Unpar Periode 2018/2019...

Documents

Transcript of PM UNPAR BERSAMA GEMBIRA (MALAM EVALUASI … · 1. Mengakrabkan pengurus PM Unpar Periode 2018/2019...