BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Perpustakaan merupakan salah satu suatu sumber daya manusia yang

digunakan bila kita ingin berkunjung ketempat tersebut. Kemampuan manusia akan lebih bertambah jika manusia tersebut membaca dan mau menimba ilmu dengan buku lalu mempelajarinya dengan sungguh-sungguh, namun dari kita banyak yang tidak mau menggunakan saran tersebut. Pada sarana perpustakaan yang terdapat di BALAI DIKLAT

DEPARTEMEN KEAGAMAAN SURABAYA, maka dari itu kami akan membuat SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN, gunanya untuk mempermudah sistem peminjaman oleh para Peserta diklat, agar para peserta diklat dapat meminjam buku tersebut di tempat yang sudah ditentukan oleh BALAI DIKLAT DEPARTEMEN KEAGAMAAN SURABAYA. Semua hal di atas akan lebih mudah jika dilakukan melalui proses dengan menggunakan suatu sistem informasi komputerisasi, karena pengerjaannya dan pengelolaan data sesuai dengan urutan proses. Teknologi sistem informasi komputerisasi merupakan suatu sistem yang dapat menyimpan, serta memproses data secara cepat dan akurat tanpa membutuhkan ketelitian secara penuh bagi penggunanya. Penggunaan teknologi sistem informasi ini adalah salah satu solusi untuk mengatasi kesulitan-kesulitan tersebut. Demi mempermudah cara kerja bagian administrasi maka dilakukan penerapan dan penggunaan teknologi informasi melalui pembuatan aplikasi SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN yang mendukung situasi dan kondisi BALAI DIKLAT DEPARTEMEN

KEAGAMAAN SURABAYA tersebut.

1

1.2

Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan

sebagai berikut: 1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Perpustakaan yang efektif. 2. Bagaimana membuat sistem yang mampu menangani proses dan

peminjaman buku, pengembalian buku, serta menambah menghapus data buku dengan efisien.

3. Bagaimana membuat sistem Pendaftaran yang mampu mengelolah seluruh data peserta diklat secara efektif dan efisien.

1.3

Batasan Masalah Dalam menganalisa dan menyelesaikan suatu masalah, mak perlu a

diberikan pembatasan atau ruang lingkup pembahasan guna mempermudah dalam pemecahan serta pembahasannya. Ada pun batasan batasan masalah adalah sebagai berikut : Pengelolaan data ini berisi tentang semua transaksi yang terjadi di dalam perpustakaan. Didalam pengoperasian Sistem Informasi Perpustakaan ini dilakukan oleh admin selaku petugas perpustakaan. Sistem Informasi ini dibuat untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang dapat dilakukan secara singkat dan mempermudah admin dalam hal peminjaman serta pengembalian buku. Di dalam perancangan pembuatan Sistem Informasi ini, kami menggunakan perangkat lunak berupa Macromedia Dreamwever 8, xampp-win32-1.6.6-installer, photoshop CS4, dan Corel.

2

1.4

Tujuan Pembuatan Tujuan yang ingin dicapai dalam praktek kerja lapanagan ini adalah : Mewujudkan sistem basis data untuk sistem informasi dan

penerapannya dalam lingkungan perpustakaan dengan menggunakan Bahasa Pemrogaman PHP dengan database MySQL. Merancang perangkat lunak (software) yang dapat digunakan untuk membantu dalam mengelola data dalam perpustakaan. Memberikan output berupa laporan yang berguna bagi admin perpustakaan. 1.5 Manfaat Penelitian Sistem Informasi Perpustakaan ini, dapat memberikan keuntungan bagi pengguna atau user, antara lain: a. Kepala Bidang Perpustakaan Sistem informasi ini mempermudah Kepala Bidang Perpustakaan dalam memakai dan mengembangkan serta menggunakannya, sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. b. User Bagi User dalam sistem ini dapat memberikan kemudahan dalam mengelolah data buku, hingga dapat meminimalkan kesalahan manipulasi data. c. Peserta Diklat dan Pegawai Diklat Peserta Diklat dan Pegawai Diklat dapat mendaftar terlebih dahulu agar para peserta diklat dapat meminjam buku di tempat perpustakaan tersebut. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan ini adlah sebagai berikut :

3

BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini membahas tentang pendahuluan, latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan pembuatan dan sistematika penulisan laporan ini BAB II : LATAR BELAKANG Pada bab ini membahas tentang sejarah singkat Diklat Departemen Agama Surabaya termasuk visi, misi, tujuan struktur orgaisasi, dll. Pada bab ini juga terdapat pengertian Php dan Mysql sebagai tools untuk mengerjakan praktek kerja lapangan ini BAB III : METODE PRAKTEK KERJA LAPANGAN Pada bab ini membahas tentang Tempat dan Waktu penelitian serta Diagram alur Praktek Kerja Lapangan. BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan membahas tentang perancangan sistem yang dimana terdapat deskripsi umum dan fungsional sistem, spesifikasi kebutuhan sistem, level penggunaan dan hak akses, perancangan antar muka dan implementasi. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem dan saran untuk pengembangan sistem.

4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab

ini akan dibahas beberapa teori dasar untuk menunjang

penyelesaian praktek kerja lapang ini antara lain: sejarah singkat Diklat Departemen Agama Surabaya, pengertian Php, dasar dasar Php, kelebihan Php serta definisi MySql, koneksi database MySql dengan Php. 2.1 Sejarah Singkat Diklat Departemen Agama Surabaya Tujuan yang telah ditetapkan dijabarkan lebih spesifik dalam bentuk sasaran. Sasaran adalah hasil yang diinginkan dalam kurun waktu tertentu yang realis dan dapat diukur tingkat pencapaiannya berdasarkan indikator kinerja tertentu yang disebut indikator kinerja sasaran. Sasaran terbagi atas 2 kelompok yaitu: (1) sasaran tahunan (Rencana Kerja Tahunan) yang mempunyai jangka waktu paling lama satu tahun dan (2) sasaran dalam kurun waktu (Rencana Strategis) yang mempunyai jangka waktu antara 1 sampai 5 tahun. Berdasarkan kelompok sasaran tersebut, maka sasaran yang ingin dicapai Balai Diklat Keagamaan Surabaya adalah: Meningkatkan kualitas SDM pejabat eselon IV. Meingkatkan kualitas SDM tenaga administrasi. Meningkatkan kualitas Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Meningkatkan kualitas SDM tenaga teknis. Meningkatkan sinkronisasi dan sinergi antar subsistem kediklatan. Meningkatkan ketertiban administrasi serta sarana dan prasarana. Meningkatkan kualias dan kuantitas SDM Balai Diklat. Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapan, maka Balai Diklat Keagamaan Surabaya mempunyai kebijakan dan program yaitu: (1) Kebijakan, yang meliputi pelatihan pejabat eselon IV, pelatihan tenaga administrasi, pelatihan CPNS, pelatihan tenaga teknis keagamaan, mengadakan koordinasi dan evaluasi, melaksanakan administrasi umum, memenuhi sarana dan

5

prasarana kediklatan, mengembangkan kampus diklat dan meningkatkan kualitas SDM kediklatan. (2) Program yang disusun, meliputi: penyelenggaraan diklat struktural, penyelengaraan diklat administrasi, penyelenggraaan diklat prajabatan golongan II dan III, penyelenggaraan diklat tenaga teknis keagamaan, penyelenggaraan monitoring diklat, pelaksanaan administrasi umum, pengadaan sarana dan prasarana diklat, pembangunan asrama dan pemberdayaan SDM. 2.2 Profil Diklat Departemen Agama Surabaya Berdasarkan KMA. No. 18/1978 tanggal 6 Maret 1978 dengan persetujuan menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. B

251/I/MENPAN/3/1978 tanggal 6 Maret 1978, maka didirikanlah Balai Penataran Guru Agama (BPGA) sebanyak 6 Balai yang tersebar di 6 propinsi untuk seluruh wilayah Indonesia, salah satunya adalah BPGA di Surabaya yang mewakili Indonesia bagian Timur yang terletak di Jl. Ngagel Jaya Utara 84 Surabaya. Berdasarkan KMA No. 45/1981 tanggal 23 Mei 1981 diperkuat dengan KEPMENPAN No. B 504/MENPAN/5/1981 tahun 1981 sekaligus mencabut KMA No. 18 Tahun 1978 maka ditetapkan pembentukan Balai Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Teknis Keagamaan Departemen Agama yang tersebar di 12 kota, salah satunya sebagai pengganti BPGA Surabaya yang sejak 1986 bertempat di Jl. Juanda 2 Surabaya hingga pendidikan dan pelatihan tahun 2001. Sejak tahun 2001-2002 bersamaan dengan kepindahan ke Jl. Ketintang Madya, Balai Diklat pernah menempati Wisma Sejahtera karena saat itu kampus Ketintang yang merupakan hasil tukar guling dengan Kanwil Departemen Agama Provinsi Jawa Timur masih dalam tahap renovasi. Baru sejak tahun 2003 Balai Diklat Keagamaan menempati lahan tersebut. Berdasarkan KMA No. 345 tahun 2004 Balai Diklat Pegawai Teknis Surabaya berubah nomenklatur menjadi Balai Diklat Keagamaan Surabaya.

6

2.3 Visi dan Misi Diklat Departemen Agama Surabaya 2.3.1 Visi Visi Balai Diklat Keagamaan surabaya adalah: Terwujudnya lembaga diklat yang terpercaya dalam meningkatkan SDM Departemen Agama Provinsi Jawa Timur yang profesional dann berakhlak mulia. Dalam rangka mengimplementasikan visi tersebut, perlu diwujudkan nilai-nilai yang dapat dijadikan pedoman bagi penyelenggara diklat dalam melaksanakan tugasnya yang dimulai sejak proses perencanaan, pelaksanaan hingga pada tahap evaluasi. Nilai-nilai tersebut adalah:y

Tanggung jawab, maksudnya bahwa penyelenggara diklat harus bertanggung jawab terhadap setiap pekerjaan yang diberikan kepadanya.

y

Kordinasi, maksudnya bahwa karena kegiatan pendidikan dan pelatihan merupakan suatu sistem, maka setiap penyelenggara diklat harus selalu menjalin kerja sama yang harmonis dengan rekan kerjanya atau stakeholders.

y

Profesional, maksudnya setiap pekerjaan harus dilakukan oleh orang yang ahli di bidangnya, sehingga diharapkan akan menghasilkan output yang memenuhi standar kompetensi yang dipersyaratkan.

y

Efektif, artinya setiap pengambilan langkah dan kebijakan harus tepat dan tercapai sasaran yang ditargetkan.

2.3.2. Misi Berdasarkan visi tersebut, Balai Diklat Keagamaan Surabaya mengemban misi sebagai berikut: Menyelenggarakan diklat untuk meningkatkan SDM.

7

Mengembangkan networking (jaringan kerja). Meningkatkan dan memberdayakan sarana dan prasarana. Mengembangkan dan memberdayakan SDM Balai Diklat. Mengembangkan sistem operasional kediklatan secara efisien dan efektif.

2.4 Sarana dan Fasilitas Sarana di departemen agama meliputi model model pembelajaran tentang agama islam serta untuk itu departemen agama melatih agar para diklat dapat didik secara seksama dan memahami pembelajaran agama islam. Fasilitas di departemen agama meliputi kamar untuk para diklat, masjid untuk ibadah, tempat olah raga dan fasilitas umum lainnya 2.5 Tenaga Pegawai / Staf Tenaga pegawai / staf di departemen agama ada 3 bagian, yaitu: Staf tata usaha meliputi : umum, kepegawaian, IKN, rumah tangga, arsiparis pustakawan, keuangan, artala. Serta staf diklat tenaga administrasi dan staf diklat tenaga teknis keagamaan. 2.6 Struktur Organisasi Diklat Departemen Agama Surabaya Untuk mengaktualisasikan tugas dan fungsinya, Balai Diklat Keagamaan Surabaya memiliki struktur organisasi yang terdiri dari Kepala Balai yang dibantu oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi Tenaga Teknis Keagamaan dan Kepala Seksi Tenaga Adminstrasi. Masing-masing kepala seksi dan kepala sub bagian dibantu oleh para pegawai. Total jumlah pegawai yang berstatus PNS pada Balai Diklat Keagamaan Surabaya adalah 75 orang dengan perincian: 1 orang kepala kantor, 2 orang kepala seksi, 1 orang kepala sub bagian, 35 orang staf dan 40 orang pejabat fungsional widyaiswara (tenaga pengajar). Di samping itu didukung oleh tenaga honorer sebanyak 10 orang.

8

Kepala Sementara

Kasubag Tata Usaha

Rumah Tangga

Ortala

IBMN

Kepegawaian Keuangan Umum

Humas

Kasi Diklat Tenaga Administrasi Pengadministrasi Program

Kasi Diklat Tenaga Teknis Keagamaan Pengadministrasi Perencanaan Program Diklat

Pengadministrasi Penyelenggara

Pengadministrasi Perencanaan Program Diklat

Pengadministrasi Evaluasi Diklat Tata Usaha

Pengadministrasi Evaluasi Diklat Tenaga Teknis

Kelompok Pejabat

Struktur Organisasi Balai Diklat Keagamaan Surabaya

9

2.7 Pengertian Php PHP merupakan singkatan dari "PHP: Hypertext Preprocessor", adalah sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML. Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java, asp dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik. Tujuan utama bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web untuk menulis halaman web dinamik dengan cepat. 2.7.1 Syntax Php Kode Php disimpan sebagai plan text dalam format ASCII, sehingga kode Php dapat ditulis hampir disemua editor text seperti windows notepad, windows wordpad, dll. Kode Php adalah kode yang disertakan di sebuah halaman HTML dan kode tersebut dijalankan oleh server sebelum dikirim ke browser. Contoh file Php (contoh Php) Pada file html, HTTP server hanya melewatkan content dari file menuju ke browser. Server tidak mencoba mengerti atau memproses file, karena itu adalah tugas sebuah browser.

2.7.2 Variabel Php Variabel digunakan untuk menyimpan suatu nilai, seperti text, angka atau array. Ketika sebuah variabel dibuat, variabel tersebut dapat

10

dipakai berulang-ulang. Pada Php semua variabel harus dimulai dengan karakter $ variabel Php tidak perlu dideklarasikan dan ditetapkan jenis datanya sebelum kita menggunakan variabel tersebut. Hal itu berarti pula bahwa tipe data dari variabel dapat berubah sesuai dengan perubahan konteks yang dilakukan oleh user. Secara tipikal, variabel Php cukup diinisialisasi dengan memberikan nilai kepada variabel tersebut. Contoh berikut akan mencetak Php $text = Php; Print $text; Identifier dalam Php adalah case-sensetive, sehingga $text dengan merupakan variabel yang berbeda. Built-in function dan structure tidak case-sensitive, sehingga echo dengan ECHO akan mengerjakan perintah yang sama. Identifier dapat berupa sejumlah huruf, digit/angka, underscore atau tanda dollar tetapi identifier tidak dapat dimulai dengan digit dan angka. Aturan Penamaan variabel :y

Nama variabel harus diawali dengan sebuah huruf atau garis bawah (underscore)_.

y

Nama variabel boleh mengandung karakter alpha numeric dan underscore (a-Z, 0-9 dan _ ).

y

Nama variabel tidak boleh mengandung spasi.

2.8

MySQL MySQL adalah multiuser database yang menggunakan bahasa structured

Query Lenguage (SQL). MySQL dalam operasi client-server melibatkan server

11

daemon MySQL disisi server dan berbagai macam program serta library yang berjalan di sisi client. MySQL mampu menangani data yang cukup besar. Perusahaan yang mengembangkan MySQL, yaitu TeX, mengaku mampu menyimpan data lebih dari 40 database., 10.000 tabel dan sekitar 7 juta baris, totalnya kurang lebih 100 Gigabyte data informasi selengkapnya tentang MySQL. Dapat dilihat di www.mysql.com. SQL adalah bahasa standar yang digunkan untuk mengakses database sever. Bahasa ini pada awalnya dikembangkan oleh IBM, namun telah di adopsi dan digunakan sebaai standar industri. Dengan menggnakan SQL proses akses database menjadi lebih dari user-fiendly dibandingkan dengan menggunakan dBASE atau Clipper yang masih menggunakan perintah-perintah pemrograman. Dalam konteks bahasa SQL, pada umunya informasi tersimpan dalam tabel-tabel yang secara logika merupakan struktur dua dimensi yang terdiri atas baris-baris data yang berada dalam satu atau lebih kolom. Baris pada tabel sering disebut sebagai instance dari data, sedangkan kolom sering disebut sebagai attribute atau field. Keseluruhan tabel itu dihimpun dalam satu kesatuan yang disebut database. Pada dasarnya ada empat grup tipe data yang didukung MySQL, yaitu data numerik, string, waktu dan data selain numerik atau string.

2.8.1 Kelebihan MySQL MySQL merupakan Relational Database Management Sistem (RDBMS) yang didistribussikan secara garis dibawah lisensi GPL (General Public Lisence). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat closed source atau komersial MySQL, sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL ( Structured Query Lenguage).

12

SQL (Structured Query Lenguage) adalah sebuah konsep operasi database, terutama untuk pemilihan atrau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan operasi data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Kehandalan suatu sistem database (DBMS) diketahui dari cara kerja optimizer-nya dalam melakukan proses perintah SQL (Structured Query Lenguage), yang dibuat oleh user maupun program aplikasinya. Sebagai database server, MySQL dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data. Hal ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh single user kecepatan queery MySQL bisa sepuluh kali lipat lebih cepat dari postgreSQL dan lima kali lebih cepat dibandingkan interbase selain itu MySQL memiliki keistimewaan, antara lain : Open Source. MySQL didistribusikan secara open source (gratis), dibawah lisensi GPL (General Public License). Multy User. MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengtalami masalah atau konflik. Column types. MySQL memiliki type kolom, seperti

signed/usigned integer, float, double, char, text, date, timestamp. Command dan function. MySQL memiliki operator dan fungsi secarapenuh yang mendukung perintah Select dan where dalam query. Client dan Tools. MySQL dilengkapi dengan tools yang dapat digunkan untuk administrator. Struktur tabel. MySQL memiuliki struktur tabel yang lebih flexibel dalam menangani alter table.

13

2.8.2 Konektifitas Php-MySQL Pembahasan mengenai MySQL secara khusus tidak akan dilakukan. Sebab pada penulisan ini, penilis ingin memfokuskan penggunaan MySQL melalui Php. Dan untuk menjalankan perintahperintah MySQL dari dalam script tersendiri, yaitu : mysql_conect() Php menyediakan fungsi ini untuk membuat koneksi ke MySQL server. Fungsi ini membutuhkan iga buah argumen : Hostname, database unsername, dan database user pasword. mysql_connect (hostname, database user name, Php dibutuhkan fungsi koneksi

database user pasword). 1. mysql_select_db() Fungsi ini digunakan untuk memilih database yang akan digunakan. Fungsi ini membutuhkan dua buah argumen : nama database dan variabel link.mysql_select_db(nama_database).

2. mysql_query() Fungsi ini digunakan untuk melakukan query tethadap database yang terpilih. Fungsi ini membutuhkan sebuah argumen, yaitu query. Fungsi ini hanya dapat dilakukan jika user telah melakukan koneksi ke MySQL dan memilih database yang akan digunakan. $hasil=mysql_query(select * from nama_tabel).

14

2.9

Xampp Adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi,

merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk mendapatkanya dapat mendownload langsung dari web resminya. XAMPP dikembangkan dari sebuah tim proyek bernama Apache Friends, yang terdiri dari Tim Inti (Core Team), Tim Pengembang (Development Team) & Tim Dukungan (Support Team)

Bagian Penting XAMPP

Mengenal bagian XAMPP yang bisaa digunakan pada umumnya :

y

htdocs adalah folder tempat meletakkan berkas-berkas yang akan dijalankan, seperti berkas PHP, HTML dan skrip lain. phpMyAdmin merupakan bagian untuk mengelola basis data MySQL yang ada dikomputer. Untuk membukanya, buka browser lalu ketikkan alamat http://localhost/phpMyAdmin, maka akan muncul halaman phpMyAdmin. Kontrol Panel yang berfungsi untuk mengelola layanan (service) XAMPP. Seperti menghentikan (stop) layanan, ataupun memulai (start).

y

y

15

BAB III METODE PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.1.

Tempat dan Waktu Penelitian Tempat : BALAI DIKLAT KEAGAMAAN SURABAYA Jl. Ketintang Madya No 92 SURABAYA Tanggal Waktu : 25 Januari 2010 25 Februari 2010. : Senin mulai pukul 08.00 15.00 Rabu mulai pukul 08.00 15.00 Kamis mulai pukul 08.00 15.00

3.2.

Pelaksanaan Langkah-langkah yang telah diambil pada pelaksanaan PKL ini adalah :

1. Konsultasi / wawancara

dengan kepala bagian perpustakaan untuk

mendapatkan gambaran mengenai bagaimana sistem perpustakaan yang di inginkan. 2. Study literatur/perpustakaan, yaitu dengan cara membaca buku buku dan membuka situs situs yang ada hubungannya dengan pemecahan masalah. 3. Pembuatan sistem informasi perpustakaan dengan menggunakan Php dan database MySQL. Kegiatan pengumpulan data yang telah dilakukan adalah berkaitan dengan bagaimana sistem informasi perpustakaan dapat dipresentasikan melalui sistem informasi yang telah kami buat, dan juga berkaitan dengan basis data yang akan diolah itu sendiri. Pengumpulan data dilakukan dengan konsultasi atau wawancara

16

dengan pihak-pihak yang terkait supaya dalam pembuatan sistem tersebut bisa mendapatkan hasil yang sesuai dengan harapan. Diagram alur PKL :Start

Pengarahan Dosen

Revisi alur Pengambilan Data T Pengumpulan Materi Pembuatan alur Benar?

Y Desain User Interface

Revisi Laporan

Pembuatan Program

T Mengumpulkan Laporan Y Benar ? Pembuatan Laporan

End

Gambar 1. Diagram Alur PKL

17

Diagram alur Perpustakaan

start

peserta diklat menyerahkan kartu anggota dan buku yang dipinjam untuk diserhkan ke petugas

peserta diklat datang keperpustakaan balai diklat

peserta diklat menyerahkan identitas diri untuk mendaftarkan diri sebgai anggota perpustakaan

petugas memasukkan no id. buku dan id pesrta diklat

No, Id salah

peserta diklat mendapatkan formulir dari petugas untuk di isi

No. Id

No. Id benar

petugas memasukkan data diklat kedalam komputerdata diklat salah

buku dapat dipinjam sesuai dengan waktunya

peminjaman buku

peminjaman terlambat

data diklatpeserta dilklat pinjam data diklat benar

setelah buku dipinjam sesuai dengan waktunya

peminjaman tidak terlambat

peserta diklat membayar denda

peserta diklat telah resmi menjadi anggota perpustakaan perserta diklat mengembalikan buku diperpustakaan dan diklat menyerahkan kartu anggota ke petugas

petugas menerima pembayaran denda

peserta diklat mendapatkan kartu anggota

kartu anggota dikembalikan oleh petugas untuk diserahkan kepada peserta diklat

peserta diklat dapat memilih buku, membaca serta meminjam buku

petugas mengecek buku peminjaman yang dipinjam oleh peserta diklat

peserta diklat meninggalkan perpus

peserta diklat endpeserta diklat tidak pinjam

Gambar 2. Diagram Alur Perpustakaan18

3.3.

Jadwal Kegiatan Dalam PKL yang kami jalani adapun berbagai kegiatan yang telah kami laksanakan, diantara lain adalah sebagai berikut : Tabel 1. Kegiatan PKL

No.

Rencana Kegiatan Studi Permintaan (user requirment)

Bulan 1

1.

2.

Pengumpulan data

3.

Desain fungsi

4.

Programming

5.

Testing & instalasi

19

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini akan dijelaskan tentang perancangan, implementasi dari program dan perangkat keras yang dibutuhkan serta software-software pendukung/tools yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini.

4.1

User Requirement Pihak perpustakaan Balai Diklat Keagamaan Surabaya mempunyai

beberapa permintaan terkait dengan pembuatan perangkat lunak perpustakaan. Setelah kami pelajari dan kami simpulkan, kami mendapatkan beberapa kebutuhan perpustakaan. Antara lain : 1. Sistem informasi perpustakaan yang efektif. 2. Sistem informasi yang mampu menangani proses peminjaman dan pengembalian buku serta perhitungan denda secara cepat dan tepat. 3. Sistem otomatisasi yang menangani pembuatan laporan kebutuhan akan digram dan laporan-laporan khusus tiap periode yang telah ditentukan.

4.2

Kebutuhan Sistem Untuk bisa menjalankan suatu sitem informasi perpustakaan balai diklat

dibutuhkan beberapa perangkat lunak agar sistem dapat berjalan dengan lancar. Adapun kebutuhan sistem yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut : 1) Kebutuhan Perangkat Lunak

20

Aplikasi sistem perpustakaan balai diklat ini membutuhkan perangkat lunak (software) agar bisa berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan adalah : a) Browser opera/mozila b) Xampp-win32-1.6.6a-instaler 4.3 Perancangan Sistem

Berikut ini adalah cara kerja bagian sistem informasi : Administrator mempunyai tugas untuk menjalankan sistem mulai dari masukkan atau menginputkan data buku dan tambah koleksi buku, mengupdate data buku dan melayani transaksi peminjaman dan pengembalian. 1) Perancangan proses Perancangan proses digunakan unutk menggambarkan sejumlah proses terstruktur dalam sistem ini, berorientasi pada aliran proses yang terjadi, agar memperjelas proses alur aplikasi sistem yang dibuat. 2) Alur Sistem Adapun alur dari sistem ini yaitu, seperti dijelaskan pada gambar dibawah ini : Pertama tama kita harus login terlebih dahulu untuk membuka Program Sistem Informasi Perpustakaan Balai Diklat Keagamaan Surabaya. Setelah login, baru tampilah menu pilihan yang tersedia pada Sistem Informasi Perpustakaan. Setelah plilihan menu keluar, barulah disitu kita dapat menginputkan data pada program tersebut.

21

Untuk menggunakannya kita harus mempelajari terlebih dahulu, apa saja yang ada pada program Sistem Informasi Perputakaan tersebut, agar kita dapat menginputkan data dengan benar dan jelas.1. home tambah buku

tambah anggota

2. input data

tambah kategori

tambah koleksi

tambah pegawai login

menu : 1. home 2. kelola data 3. transaksi 4. lihat data 5. laporan log out

peminjaman 3. transaksi pengembalian

data anggota log out data buku 4. lihat data data pegawai

data kategori

buku terlaris peminjaman 5. laporan anggota teraktif diagram buku terlaris diagram anggota teraktif

Gambar 3. Sistem Map

22

Seseorang admin login terlebih dahulu dihalaman login agar bisa melakukan transaksi. Pada waktu login, admin admin harus memasukkan username dan password dahulu, bila admin memasukkan username dan password salah, maka sistem akan memberikan peringatan ada kesalahan didalam memasukkan kata kemudian kembali lagi kehalaman login. Sesetelah

memasukkan username dan password dengan benar, maka admin akan masuk ke form menu pilihan yaitu : 1. Kelola data a. Tambah Anggota : Menu ini berisi form untuk menginputkan data anggota, yang meliputi nomer id, nama, alamat, dan kelas anggota. Jika admin klik simpan, maka secara otomatis data yang dimasukkan didalam form akan tersimpan secara otomatis kedalam database. b. Tambah Buku : Menu ini berisi form untuk menginputkan identitas buku. Jika admin klik simpan, maka secara otomatis data yang telah dimasukkan didalam form akan tersimpan secara otomatis kedalam database. c. Tambah koleksi : Menu ini berisi form untuk menginputkan lebih dari satu jenis buku yang sama tanpa harus menginput ulang identitas buku tersebut. d. Tambah Kategori : Menu ini berisi form untuk menginputkan kemungkinan adanya penambahan kategori buku. e. Tambah Pegawai : Menu ini berisi form untuk menginputkan data pegawai yang terdiri dari nomer, nama, alamat, nomer telepon, serta username dan

23

password pegawai, jika admin klik simpan, maka secara otomatis data yang telah diinputkan kedalam form akan tersimpan secara o tomatis didalam database. 2. Transaksi a. Peminjaman :y

Menu ini berisi form untuk menginputkan transaksi peminjaman, jika ada anggota perpustakaan yang ingin meminjam buku, maka admin harus mengisi no. anggota dan no. seri buku yang dipinjam. Sedangkan tanggal peminjaman, tanggal harus kembali dan nama petugas secara otomatis akan terisi oleh sistem.

y

Dalam transaksi peminjama ini, anggota dapat meminjam maksimal 5 buah buku secara bersamaan.

b. Pengembalian :y

Menu ini berisi form untuk menginputkan pengembalian buku. Jika ada anggota perpustakaan yang ingin mengembalikan buku, maka admin akan mencatat nomer seri buku yang telah disimpan.

y

Jika anggota perpustakaan mengembalikan tepat waktunya atau kurang dari tanggal yang ditentukan, maka pengembalian buku bisa dilakukan, tetapi jika pengembalian melebihi waktu yang telah ditentukan maka anggota perpustakaan harus membayar denda Rp.1.000.00/hari perbukunya.

3. Lihat data a. Semua buku Menu ini berisi form tentang informasi semua buku. Admin bisa mengetahui semua koleksi buku-buku yang ada diperpustakaan lengkap dengan identitas masing-masing buku. Apabila admin

24

ingin mengecek atau mencari sebuah buku, admin bisa langsung memasukkan judul buku yang diinginkan kedalam kolom pencarian, kemudian klik cari, maka daftar buku yang akan dicari akan tampil dilayar monitor. Selain itu admin juga bisa mengedit dan menghapus data buku jika terjadi kesalahan dalam

menginputkan data buku. b. Kategori Menu ini berisi form tentang informasi kategori. Admin bisa mengetahui pembagian per-kategori masing-masing jenis buku yang terdaftar diperpustaklaan. Admin juga bisa mengedit dann menghapus data kategori buku jika terjadi kesalahan dalam menginputkan data. c. Anggota Menu ini berisi form tentang informasi anggota perpustakaan. Admin bisa mengetahui siapa saja anggota yang terdaftar diperpustakaan. Admin bisa mengecek atau mencari data anggota perpustakaan dengan memasukkan nama anggota kedalam kolom pencarian anggota, kemudian klik cari maka data anggota yang dicari akan tampil dilayar monitor. Selain itu admin juga bisa mengedit dan menghapus data anggota perpustakaan jika terjadi kesalahan dalam menginputkan data. d. Pegawai Menu ini berisi form tentang informasi pegawai. Admin bisa mengetahui semua data pegawai yang bertugas diperpustakaan jika terjadi kesalahan dalam menginputkan data. 4. Laporan a. Peminjaman Menu ini berisi form tentang informasi peminjaman buku. Admin bisa mengetahui transaksi peminjaman buku mulai dari siapa saja anggota yang telah meminjam buku, buku apa yang dipinjam dan25

jangka waktu peminjamannya. Admin juga bisa mengecek status peminjaman, dengan memasukkan judul buku kedalam kolom pencarian, kemudian klik cari, maka daftar transaksi peminjaman buku yang dicari akan tampil dilayar monitor. b. Buku terlaris Menu ini berisi form tetang informasi buku terlaris. Admin bisa mengetahuin buku-buku apa saja yang sering dipinjam oleh anggota perpustakaan. c. Anggota teraktif Menu ini berisi tentang anggota-anggota yang aktif. Admin bisa mengetahui siapa saja anggota yang sering meminjam buku diperpustakaan. d. Diagram buku terlaris Berisi tentang diagram grafik jumlah buku yang terlaris yang terdapat di perustakaan. e. Diagram anggota teraktif Berisi tentang diagram yang menampilkan semua anggota yang teraktif dalam meminjam buku diperpustakan. 5. Logout

1)

Konteks Diagram Konteks diagram menjelaskan gambaran umum mengenai sistem

informasi perpustakaan. Yang dibuat berikut gambar konteks diagram :login infologin data_anggota info_anggota data_buku info_buku petugas data_pegawai info egawai data ategori info ategori data SI perpustakaan 1

minjaman info injaman

Gambar 4. Konteks Diagram

+

26

Penjelasan Gambar Konteks Diagram : 1. Hanya mempunyai 1 pengguna (user) dari sistem informasi perpustakaan yaitu admin yang bertugas sebagai pengelola sistem yang mempunyai hak akses penuh meliputi input, update, delete pada data yang ada yaitu : data pegawai, data anggota, data buku, data koleksi, dan data pinjam. 2. Admin juga mempunyai hak akses untuk melihat laporan-laporan yang ada didalam sistem informasin perpustakaan.

2)

DFD Level 0 dan DFD Level 1 A. DFD Level 0login login

petugas petugas

infologin

+data_anggota 3 anggota petugas petugas info_anggota

data_l

+

input data anggota

5 lihat data tampilan

4 buku

petugas petugas

info_buku

+data_pegawai petugas petugas info pegawai 6 pegawai

input pegawai

input kategori

+data kategori petugas petugas info kategori 7 kategori

pemi

+8 data peminjaman

petugas petugas

inf peminjaman

transaksi

+

Gambar 5. Level 0

data_buku

input data uku

man

verifikasi data l

in in

2 SIP

27

B. DFD Level 1

Gambar 6. Level 1 proses login

Gambar 7. Level 1 kelola data

Gambar 8. Level 1 Data Buku

28

Gambar 9. Level 1 Data Pegawai

Gambar 10. Level 1 Data Kategori

Gambar 11. Level 1 inputan data transaksi peminjaman Pada gambar tersebut proses yang saling terkait yaitu dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Proses Validasi Login Admin harus login terlebih dahulu dengan memasukkan username dan password dengan benar agar dapat mengakses layanan menu sistem informasi perpustakaan.29

2. Proses kelola Data Setelah admin login, admin dapat memasukkan data meliputi data pegawai, data anggota, data buku, dan juga data koleksi. 3. Proses Transaksi Di dalam proses transaksi admin dapat melayani peminjaman dan pengembalian buku oleh anggota. 4. Proses Lihat Laporan Pada proses lihat laporan admin dapat mengetahui laporan peminjaman, laporan semua buku, laporan kategori, laporan anggota serta laporan pegawai. 4.3.2 Perancangan Data Perancangan data digunakan untuk membuat satu database yang dibutuhkan oleh sistem informasi yang dibuat.

A. Conceptual Data Model Model data konseptual pada aplikasi sistem ini mempresentasikan rancangan basis data konseptual diserver. Berikut ini gambar model data konseptual.

30

anggota no_angg nama_angg alamat_angg jenis_diklat no_angg A10 VA25 VA50 VA20

Pegawai no_peg A10 nama_peg VA20 tlp_peg N20 username VA20 password VA20 status_peg I entry pinjam no_peg

minjam kategori id_kategori nama_kategori id_kategori A5 VA50

banyak

id_pinjam tgl_pinjam tgl_kembali tgl_pengembalian denda status_pijam id_pinjam

I D D D I A1 melihat denda

buku id_buku judul pengarang penerbit tahun VA10 VA30 VA20 VA20 D

terdapat

id_ambil_denda niominal_denda tgl_ambil id_ambil_denda

I I D

id_buku pilihan no_seri status_pinjam status_buku no_seri koleksi VA20 A1 A1

Gambar 12. CDM

B. Physical Data Model Model data ini dibuat dengan cara men-generate diagram data konseptual di atas. Diagram data fisik ini menghasilkan table-tabel yangh digunakan dalam mengimplememntasi aplikasi. Dengan Physical Data Model kita dapat mengetahui model fisik hasil pengembangan dari sebuah konsep. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar dibawah ini.

31

anggota no_angg nama_angg alamat_angg jenis_diklat char(10) varchar(25) varchar(50) varchar(20)

Pegawai no_peg nama_peg tlp_peg username password status_peg FK_PINJAM_ENTRY_PEGAWAI char(10) varchar(20) numeric(20) varchar(20) varchar(20) int

FK_PINJAM_MINJAM_ANGGOTA kategori id_kategori char(5) nama_kategori varchar(50)

pinjam id_pinjam id_ambil_denda no_peg no_seri no_angg tgl_pinjam tgl_kembali tgl_pengembalian denda status_pijam int int char(10) varchar(20) char(10) datetime datetime datetime int char(1)

FK_BUKU_BANYAK_KATEGORI

buku id_buku id_kategori judul pengarang penerbit tahun varchar(10) char(5) varchar(30) varchar(20) varchar(20) datetime

FK_DENDA_MELIHAT2_PINJAM FK_PINJAM_MELIHAT_DENDA denda id_ambil_denda id_pinjam niominal_denda tgl_ambil int int int datetime

FK_PINJAM_TERDAPAT_KOLEKSI

FK_KOLEKSI_PILIHAN_BUKU koleksi no_seri id_buku status_pinjam status_buku varchar(20) varchar(10) char(1) char(1)

Gambar 13. PDM

4.3.3 Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka merupakan perancanagan halaman sistem yang berinteraksi langsung dengan admin. 1) Sistem Admin Saat pertama kali membuka sistem, antar muka yang disediakan adalah antar muka untuk login. Admin harus mengisi username dan password dengan benar, jika login berhasil, selanjutnya admin dapat mengakses form halaman menu yang didalamnya tedapat menu -menu pilihan, sebagaimana yang dijelaskan pada gambar diagram tersebut.

32

4.4

Implementasi Pada sub-bab 4.3 ini akan dibahas mengenai implementasi dan rancangan

sistem yang telah dibuat pada sub-bab 4.2. bagian implementasi sistem kali ini meliputi : implementasi data, implementasi antar muka. 4.4.1 Implementasi Data Rancangan data konseptual yang telah dipetakan menjadi diagram pada bagian perancangan sistem akan diimplementasikan kedalam lingkungan basis data MYSQL. Database yang terdapat pada table merupakan daftar isi database yang tedapat pada program Sistem Informasi perpustakaan, database juga telah terisi sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh program, maka dari itu rancangan database ini akan memudahkan pengguna, karena data yang digunakan akan tersimpan otomatis pada program tersebut. Table-tabel basis data yang dibuat dijelaskan sebagai berikut : Tabel 2. Tabel DatabaseNAMA TABEL Anggota KETERANGAN Menyimpan Data Buku NAMA KOLOM NIP Nama Alamat Jenis_Kelamin Jabatan id_buku judul pengarang penerbit tahun id_kategori id_kategori nama_kategori no_seri Id_buku status_buku nip_pegawai nama_pegawai alamat_pegawai no_tlp username password status id_pinjam tgl_pinjam tgl_kembali tgl_expired no_seri nip nip_pegawai denda status_denda TYPE DATA varchar(20) varchar(25) varchar(30) char(1) varchar(20) varchar(20) varchar(25) varchar(25) varchar(50) year(4) varchar(10) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) char(1) char(10) varchar(25) varchar(30) char(12) varchar(10) varchar(10) char(1) int(11) date date date varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(10) char(1)

Buku

Menyimpan Data Buku

Kategori Koleksi

Menyimpan Data Kategori Menyimpan Data Koleksi

Pegawai

Menyimpan Data Pegawai

Peminjaman

Menyimpan Data Meminjam Dan Pengembalian

33

4.4.2 Implementasi Antar Muka Didalam sistem Informasi Perpustakaan ini hanya admin yang dapat melakukan hubungan antar muka pada sistem dan menghapus data yang tersimpan di database apabila ada kesalahan dalam proses input data sebelumnya. 1) Halaman Utama login Pada halaman utama sistem Informasi perpustakaan ini terdapat form untuk menginputkan username dan password.

Gambar 14. Halaman Utama 2) Kelola Data Setelah login berhasil, secara otomatis admin akan masuk ke halaman selanjutnya yaitu halaman kedua. Dihalaman ini terdapat beberapa pilihan menu diantaranya adalah : home, input data transaksi, lihat data, laporan dan logout. Untuk memilih salah satu layanan menu yang tersedia, admin tinggal mengKlik tombol menu yang akan dipilih seperti yang tercantum pada gambar berikut ;

34

Gambar 15. Tambah Buku

Gambar 16. Tambah Anggota

35

Gambar 17. Tambah Kategori

Gambar 18. Tambah Koleksi

36

Gambar 19. Tambah Pegawai

Ini adalah salah satu layanan menu Kelola data. Didalamnya terdapat menu inputan data anggota, buku, tambah koleksi, kategori dan pegawai. Sebagai contoh adalah menu input data anggota, yang berisi form NIP, Nama, Alamat Dan Jabatan yang harus diisi oleh admin bila ada anggota perpustakaan baru. Setelah input data dilakukan klik tombol simpan, maka data yang telah diinputkan akan masuk kedalam database. 3) Menu Transaksi Dalam layanan menu transaksi ini tugas admin adalah melaku kan pengoperasian sistem untuk Proses Peminjaman dan Pengembalian Buku. Seperti Contoh Gambar dibawah ini ;

37

Gambar 20. Peminjaman

Gambar 21. Pengembalian

Pada Gambar diatas proses peminjaman buku dilakukan dengan cara mencatat No_Anggota, No_Seri Buku, Tanggal__Pinjam,

Tanggal_Kembali yang diisi oleh petugas perpustakaan. Disini anggota perpustakaan bisa meminjam 5 jenis buku secara bersamaan, setelah

38

input data transaksi dilakukan kemudian klik tombol simpan, maka data yang telah diinputkan akan masuk kedalam database. 4) Menu Lihat Data Guna layanan ini adalah untuk menampilkan daftar inputan dari menu input data sebelumnya. Seperti yang ditampilkan pada gambar diatas, sebagai contoh adalah form lihat data semua buku. didalamnya berisi detail tentang data semua buku yang ada diperpustakaan, sehingga memudahkan admin untuk mengecek data-data semua buku yang ada di perpustakaan, sehingga memudahkan admin untuk mengecek data-data semua buku yang ada diperpustakaan. Admin juga bisa mengedit

Gambar 22. Lihat Data Anggota

39

Gambar 23. Lihat Data Buku

Gambar 24. Lihat Data Pegawai

40

Gambar 25. Lihat Data Kategori

5) Menu Laporan Menu yang ditampilkan ialah seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar 26. Buku Terlaris

41

Gambar 27. Laporan Peminjaman

Gambar 28. Anggota Teraktif

42

Gambar 29. Diagram Buku Terlaris

Gambar 30. Diagram Anggota Teraktif Dalam form menu ini terdapat beberapa menu yang berfungsi untuk menyediakan Informasi data bagi admin yaitu laporan peminjaman, buku terlaris, dan anggota teraktif.

43

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

KESIMPULAN Setelah sekian waktu mendalami studi kasus dan melakukan observasi terhadap orang-orang dan semua hal hal yang berhubungan semua dengan sistem. Kami dapat menyimpulkan terdapat berbagai kendala dalam proses berjalannya sistem perpustakaan. Salah satu di antaranya adalah penulisan laporan dan transaksi yang masih secara manual dengan meggunakan alat tulis dan buku sehingga berakibat lambatnya proses transaksi yang terjadi. Ide yang kami berikan tentang komputerisasi sistem masih belum terlihat kegunaannya secara menyeluruh. Sehingga kesalahan yang terdapat pada sistem bisa kami maksimalkan.

5.2

SARAN Kami mencoba memahami sistem yang ada di Balai Diklat Keagaaman Surabaya sehingga kami berusaha membuat sesuatu kegiatan yang memakan waktu lama berubah menjadi singkat. Disamping kemudahan tersebut kami juga memberikan kesulitan bagi pihak Balai Diklat Keagaaman Surabaya yaitu membuat pihak Balai Diklat Keagamaan Surabaya mempelajari kinerja sistem kami. Meskipun kami telah berusaha memudahkan sistem sehingga cocok dengan IMK (Interaksi Manusia Komputer) tapi kami menyarankan kepada pihak Balai Diklat Keagamaan Surabaya untuk mempelajari sistem kami, karena dengan memahami sistem kami karena dengan memahami sistem yang kami buat, kami merasa dapat mempermudah kinerja pegawai perpustakaan Balai Diklat Keagamaan Surabaya, serta mengurangi tingkat kesalahan dalam membuat file pelaporan kepihak atasan (Kepala BDK Surabaya).

44