BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perpustakaan merupakan salah satu suatu sumber daya manusia yang

digunakan bila kita ingin berkunjung ketempat tersebut. Kemampuan manusia

akan lebih bertambah jika manusia tersebut membaca dan mau menimba ilmu

dengan buku lalu mempelajarinya dengan sungguh-sungguh, namun dari kita

banyak yang tidak mau menggunakan saran tersebut.

Pada sarana perpustakaan yang terdapat di BALAI DIKLAT

DEPARTEMEN KEAGAMAAN SURABAYA, maka dari itu kami akan

membuat SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN, gunanya untuk

mempermudah sistem peminjaman oleh para Peserta diklat, agar para peserta

diklat dapat meminjam buku tersebut di tempat yang sudah ditentukan oleh

BALAI DIKLAT DEPARTEMEN KEAGAMAAN SURABAYA.

Semua hal di atas akan lebih mudah jika dilakukan melalui proses dengan

menggunakan suatu sistem informasi komputerisasi, karena pengerjaannya dan

pengelolaan data sesuai dengan urutan proses. Teknologi sistem informasi

komputerisasi merupakan suatu sistem yang dapat menyimpan, serta memproses

data secara cepat dan akurat tanpa membutuhkan ketelitian secara penuh bagi

penggunanya.

Penggunaan teknologi sistem informasi ini adalah salah satu solusi untuk

mengatasi kesulitan-kesulitan tersebut. Demi mempermudah cara kerja bagian

administrasi maka dilakukan penerapan dan penggunaan teknologi informasi

melalui pembuatan aplikasi SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN yang

mendukung situasi dan kondisi BALAI DIKLAT DEPARTEMEN

KEAGAMAAN SURABAYA tersebut.

1

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan

sebagai berikut:

1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Perpustakaan yang efektif.

2. Bagaimana membuat sistem yang mampu menangani proses

peminjaman buku, pengembalian buku, serta menambah dan

menghapus data buku dengan efisien.

3. Bagaimana membuat sistem Pendaftaran yang mampu mengelolah

seluruh data peserta diklat secara efektif dan efisien.

1.3 Batasan Masalah

Dalam menganalisa dan menyelesaikan suatu masalah, maka perlu

diberikan pembatasan atau ruang lingkup pembahasan guna mempermudah dalam

pemecahan serta pembahasannya. Ada pun batasan – batasan masalah adalah

sebagai berikut :

Pengelolaan data ini berisi tentang semua transaksi yang terjadi di

dalam perpustakaan.

Didalam pengoperasian Sistem Informasi Perpustakaan ini dilakukan

oleh admin selaku petugas perpustakaan.

Sistem Informasi ini dibuat untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang

dapat dilakukan secara singkat dan mempermudah admin dalam hal

peminjaman serta pengembalian buku.

Di dalam perancangan pembuatan Sistem Informasi ini, kami

menggunakan perangkat lunak berupa Macromedia Dreamwever 8,

xampp-win32-1.6.6ª-installer, photoshop CS4, dan Corel.

2

1.4 Tujuan Pembuatan

Tujuan yang ingin dicapai dalam praktek kerja lapanagan ini adalah :

Mewujudkan sistem basis data untuk sistem informasi dan

penerapannya dalam lingkungan perpustakaan dengan menggunakan

Bahasa Pemrogaman PHP dengan database MySQL.

Merancang perangkat lunak (software) yang dapat digunakan untuk

membantu dalam mengelola data dalam perpustakaan.

Memberikan output berupa laporan yang berguna bagi admin

perpustakaan.

1.5 Manfaat Penelitian

Sistem Informasi Perpustakaan ini, dapat memberikan keuntungan bagi

pengguna atau user, antara lain:

a. Kepala Bidang Perpustakaan

Sistem informasi ini mempermudah Kepala Bidang Perpustakaan dalam

memakai dan mengembangkan serta menggunakannya, sehingga dapat digunakan

sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

b. User

Bagi User dalam sistem ini dapat memberikan kemudahan dalam

mengelolah data buku, hingga dapat meminimalkan kesalahan manipulasi data.

c. Peserta Diklat dan Pegawai Diklat

Peserta Diklat dan Pegawai Diklat dapat mendaftar terlebih dahulu agar

para peserta diklat dapat meminjam buku di tempat perpustakaan tersebut.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan ini adlah sebagai berikut :

3

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang pendahuluan, latar belakang, perumusan

masalah, pembatasan masalah, tujuan pembuatan dan sistematika penulisan

laporan ini

BAB II : LATAR BELAKANG

Pada bab ini membahas tentang sejarah singkat Diklat Departemen Agama

Surabaya termasuk visi, misi, tujuan struktur orgaisasi, dll. Pada bab ini juga

terdapat pengertian Php dan Mysql sebagai tools untuk mengerjakan praktek

kerja lapangan ini

BAB III : METODE PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Pada bab ini membahas tentang Tempat dan Waktu penelitian serta

Diagram alur Praktek Kerja Lapangan.

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan membahas tentang perancangan sistem yang dimana

terdapat deskripsi umum dan fungsional sistem, spesifikasi kebutuhan sistem,

level penggunaan dan hak akses, perancangan antar muka dan implementasi.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem dan saran untuk

pengembangan sistem.

4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini akan dibahas beberapa teori dasar untuk menunjang

penyelesaian praktek kerja lapang ini antara lain: sejarah singkat Diklat

Departemen Agama Surabaya, pengertian Php, dasar – dasar Php, kelebihan Php

serta definisi MySql, koneksi database MySql dengan Php.

2.1 Sejarah Singkat Diklat Departemen Agama Surabaya

Tujuan yang telah ditetapkan dijabarkan lebih spesifik dalam bentuk

sasaran. Sasaran adalah hasil yang diinginkan dalam kurun waktu tertentu yang

realis dan dapat diukur tingkat pencapaiannya berdasarkan indikator kinerja

tertentu yang disebut indikator kinerja sasaran.

Sasaran terbagi atas 2 kelompok yaitu: (1) sasaran tahunan (Rencana Kerja

Tahunan) yang mempunyai jangka waktu paling lama satu tahun dan (2) sasaran

dalam kurun waktu (Rencana Strategis) yang mempunyai jangka waktu antara 1

sampai 5 tahun.

Berdasarkan kelompok sasaran tersebut, maka sasaran yang ingin dicapai

Balai Diklat Keagamaan Surabaya adalah:

Meningkatkan kualitas SDM pejabat eselon IV.

Meingkatkan kualitas SDM tenaga administrasi.

Meningkatkan kualitas Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)

Meningkatkan kualitas SDM tenaga teknis.

Meningkatkan sinkronisasi dan sinergi antar subsistem kediklatan.

Meningkatkan ketertiban administrasi serta sarana dan prasarana.

Meningkatkan kualias dan kuantitas SDM Balai Diklat.

Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapan, maka Balai Diklat

Keagamaan Surabaya mempunyai kebijakan dan program yaitu:

(1) Kebijakan, yang meliputi pelatihan pejabat eselon IV, pelatihan tenaga

administrasi, pelatihan CPNS, pelatihan tenaga teknis keagamaan, mengadakan

5

koordinasi dan evaluasi, melaksanakan administrasi umum, memenuhi sarana dan

prasarana kediklatan, mengembangkan kampus diklat dan meningkatkan kualitas

SDM kediklatan.

(2) Program yang disusun, meliputi: penyelenggaraan diklat struktural,

penyelengaraan diklat administrasi, penyelenggraaan diklat prajabatan golongan II

dan III, penyelenggaraan diklat tenaga teknis keagamaan, penyelenggaraan

monitoring diklat, pelaksanaan administrasi umum, pengadaan sarana dan

prasarana diklat, pembangunan asrama dan pemberdayaan SDM.

2.2 Profil Diklat Departemen Agama Surabaya

Berdasarkan KMA. No. 18/1978 tanggal 6 Maret 1978 dengan persetujuan

menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. B

251/I/MENPAN/3/1978 tanggal 6 Maret 1978, maka didirikanlah Balai Penataran

Guru Agama (BPGA) sebanyak 6 Balai yang tersebar di 6 propinsi untuk seluruh

wilayah Indonesia, salah satunya adalah BPGA di Surabaya yang mewakili

Indonesia bagian Timur yang terletak di Jl. Ngagel Jaya Utara 84 Surabaya.

Berdasarkan KMA No. 45/1981 tanggal 23 Mei 1981 diperkuat dengan

KEPMENPAN No. B 504/MENPAN/5/1981 tahun 1981 sekaligus mencabut

KMA No. 18 Tahun 1978 maka ditetapkan pembentukan Balai Pendidikan dan

Pelatihan Pegawai Teknis Keagamaan Departemen Agama yang tersebar di 12

kota, salah satunya sebagai pengganti BPGA Surabaya yang sejak 1986 bertempat

di Jl. Juanda 2 Surabaya hingga pendidikan dan pelatihan tahun 2001.

Sejak tahun 2001-2002 bersamaan dengan kepindahan ke Jl. Ketintang

Madya, Balai Diklat pernah menempati Wisma Sejahtera karena saat itu kampus

Ketintang yang merupakan hasil tukar guling dengan Kanwil Departemen Agama

Provinsi Jawa Timur masih dalam tahap renovasi. Baru sejak tahun 2003 Balai

Diklat Keagamaan menempati lahan tersebut. Berdasarkan KMA No. 345 tahun

2004 Balai Diklat Pegawai Teknis Surabaya berubah nomenklatur menjadi Balai

Diklat Keagamaan Surabaya.

6

2.3 Visi dan Misi Diklat Departemen Agama Surabaya

2.3.1 Visi

Visi Balai Diklat Keagamaan surabaya adalah: “Terwujudnya lembaga

diklat yang terpercaya dalam meningkatkan SDM Departemen Agama

Provinsi Jawa Timur yang profesional dann berakhlak mulia”.

Dalam rangka mengimplementasikan visi tersebut, perlu diwujudkan

nilai-nilai yang dapat dijadikan pedoman bagi penyelenggara diklat dalam

melaksanakan tugasnya yang dimulai sejak proses perencanaan, pelaksanaan

hingga pada tahap evaluasi. Nilai-nilai tersebut adalah:

Tanggung jawab, maksudnya bahwa penyelenggara diklat harus

bertanggung jawab terhadap setiap pekerjaan yang diberikan

kepadanya.

Kordinasi, maksudnya bahwa karena kegiatan pendidikan dan

pelatihan merupakan suatu sistem, maka setiap penyelenggara

diklat harus selalu menjalin kerja sama yang harmonis dengan

rekan kerjanya atau stakeholders.

Profesional, maksudnya setiap pekerjaan harus dilakukan oleh

orang yang ahli di bidangnya, sehingga diharapkan akan

menghasilkan output yang memenuhi standar kompetensi yang

dipersyaratkan.

Efektif, artinya setiap pengambilan langkah dan kebijakan harus

tepat dan tercapai sasaran yang ditargetkan.

2.3.2. Misi

Berdasarkan visi tersebut, Balai Diklat Keagamaan Surabaya

mengemban misi sebagai berikut:

7

Menyelenggarakan diklat untuk meningkatkan SDM.

Mengembangkan networking (jaringan kerja).

Meningkatkan dan memberdayakan sarana dan prasarana.

Mengembangkan dan memberdayakan SDM Balai Diklat.

Mengembangkan sistem operasional kediklatan secara efisien dan

efektif.

2.4 Sarana dan Fasilitas

Sarana di departemen agama meliputi model model pembelajaran tentang

agama islam serta untuk itu departemen agama melatih agar para diklat dapat

didik secara seksama dan memahami pembelajaran agama islam.

Fasilitas di departemen agama meliputi kamar untuk para diklat, masjid

untuk ibadah, tempat olah raga dan fasilitas umum lainnya

2.5 Tenaga Pegawai / Staf

Tenaga pegawai / staf di departemen agama ada 3 bagian, yaitu:

Staf tata usaha meliputi : umum, kepegawaian, IKN, rumah tangga, arsiparis

pustakawan, keuangan, artala.

Serta staf diklat tenaga administrasi dan staf diklat tenaga teknis keagamaan.

2.6 Struktur Organisasi Diklat Departemen Agama Surabaya

Untuk mengaktualisasikan tugas dan fungsinya, Balai Diklat Keagamaan

Surabaya memiliki struktur organisasi yang terdiri dari Kepala Balai yang dibantu

oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi Tenaga Teknis Keagamaan dan

Kepala Seksi Tenaga Adminstrasi. Masing-masing kepala seksi dan kepala sub

bagian dibantu oleh para pegawai. Total jumlah pegawai yang berstatus PNS pada

Balai Diklat Keagamaan Surabaya adalah 75 orang dengan perincian: 1 orang

kepala kantor, 2 orang kepala seksi, 1 orang kepala sub bagian, 35 orang staf dan

8

40 orang pejabat fungsional widyaiswara (tenaga pengajar). Di samping itu

didukung oleh tenaga honorer sebanyak 10 orang.

9

Kepala Sementara

Kasubag Tata Usaha

Ortala

Humas

Umum

Keuangan

Rumah Tangga

Kepegawaian

IBMN

Pengadministrasi

Perencanaan Program Diklat

Pengadministrasi

Program

Pengadministrasi

Penyelenggara

Pengadministrasi

Perencanaan Program Diklat

Pengadministrasi Evaluasi Diklat Tata Usaha

Pengadministrasi Evaluasi Diklat Tenaga Teknis

Kasi Diklat

Tenaga Administrasi

Kasi Diklat

Tenaga Teknis Keagamaan

Struktur Organisasi Balai Diklat Keagamaan Surabaya

2.7 Pengertian Php

PHP merupakan singkatan dari "PHP: Hypertext Preprocessor", adalah sebuah

bahasa scripting yang terpasang pada HTML. Sebagian besar sintaks mirip

dengan bahasa C, Java, asp dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang

spesifik. Tujuan utama bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web

untuk menulis halaman web dinamik dengan cepat.

2.7.1 Syntax Php

Kode Php disimpan sebagai plan text dalam format ASCII,

sehingga kode Php dapat ditulis hampir disemua editor text seperti

windows notepad, windows wordpad, dll. Kode Php adalah kode yang

disertakan di sebuah halaman HTML dan kode tersebut dijalankan oleh

server sebelum dikirim ke browser.

Contoh file Php (contoh Php)

<html>

<?Php

Echo ”Contoh text yang menggunakan kode Php”;

?>

</html>

Pada file html, HTTP server hanya melewatkan content dari file menuju ke

browser. Server tidak mencoba mengerti atau memproses file, karena itu

adalah tugas sebuah browser.

10

Kelompok Pejabat

2.7.2 Variabel Php

Variabel digunakan untuk menyimpan suatu nilai, seperti text,

angka atau array. Ketika sebuah variabel dibuat, variabel tersebut dapat

dipakai berulang-ulang. Pada Php semua variabel harus dimulai dengan

karakter ’$’ variabel Php tidak perlu dideklarasikan dan ditetapkan jenis

datanya sebelum kita menggunakan variabel tersebut. Hal itu berarti pula

bahwa tipe data dari variabel dapat berubah sesuai dengan perubahan

konteks yang dilakukan oleh user. Secara tipikal, variabel Php cukup

diinisialisasi dengan memberikan nilai kepada variabel tersebut.

Contoh berikut akan mencetak ”Php”

$text = ”Php”;

Print ”$text”;

Identifier dalam Php adalah case-sensetive, sehingga $text dengan

merupakan variabel yang berbeda. Built-in function dan structure tidak

case-sensitive, sehingga echo dengan ECHO akan mengerjakan perintah

yang sama. Identifier dapat berupa sejumlah huruf, digit/angka, underscore

atau tanda dollar tetapi identifier tidak dapat dimulai dengan digit dan

angka.

Aturan Penamaan variabel :

Nama variabel harus diawali dengan sebuah huruf atau garis

bawah (underscore)”_”.

Nama variabel boleh mengandung karakter alpha numeric dan

underscore (a-Z, 0-9 dan _ ).

Nama variabel tidak boleh mengandung spasi.

11

2.8 MySQL

MySQL adalah multiuser database yang menggunakan bahasa structured

Query Lenguage (SQL). MySQL dalam operasi client-server melibatkan server

daemon MySQL disisi server dan berbagai macam program serta library yang

berjalan di sisi client. MySQL mampu menangani data yang cukup besar.

Perusahaan yang mengembangkan MySQL, yaitu TeX, mengaku mampu

menyimpan data lebih dari 40 database., 10.000 tabel dan sekitar 7 juta baris,

totalnya kurang lebih 100 Gigabyte data informasi selengkapnya tentang MySQL.

Dapat dilihat di www.mysql.com.

SQL adalah bahasa standar yang digunkan untuk mengakses database

sever. Bahasa ini pada awalnya dikembangkan oleh IBM, namun telah di adopsi

dan digunakan sebaai standar industri. Dengan menggnakan SQL proses akses

database menjadi lebih dari user-fiendly dibandingkan dengan menggunakan

dBASE atau Clipper yang masih menggunakan perintah-perintah pemrograman.

Dalam konteks bahasa SQL, pada umunya informasi tersimpan dalam

tabel-tabel yang secara logika merupakan struktur dua dimensi yang terdiri atas

baris-baris data yang berada dalam satu atau lebih kolom. Baris pada tabel sering

disebut sebagai instance dari data, sedangkan kolom sering disebut sebagai

attribute atau field. Keseluruhan tabel itu dihimpun dalam satu kesatuan yang

disebut database.

Pada dasarnya ada empat grup tipe data yang didukung MySQL, yaitu data

numerik, string, waktu dan data selain numerik atau string.

2.8.1 Kelebihan MySQL

MySQL merupakan Relational Database Management Sistem

(RDBMS) yang didistribussikan secara garis dibawah lisensi GPL

(General Public Lisence). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan

MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat closed

12

source atau komersial MySQL, sebenarnya merupakan turunan salah satu

konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query

Lenguage).

SQL (Structured Query Lenguage) adalah sebuah konsep operasi

database, terutama untuk pemilihan atrau seleksi dan pemasukan data,

yang memungkinkan operasi data dikerjakan dengan mudah secara

otomatis. Kehandalan suatu sistem database (DBMS) diketahui dari cara

kerja optimizer-nya dalam melakukan proses perintah SQL (Structured

Query Lenguage), yang dibuat oleh user maupun program aplikasinya.

Sebagai database server, MySQL dikatakan lebih unggul

dibandingkan database server lainnya dalam query data. Hal ini terbukti

untuk query yang dilakukan oleh single user kecepatan queery MySQL

bisa sepuluh kali lipat lebih cepat dari postgreSQL dan lima kali lebih

cepat dibandingkan interbase selain itu MySQL memiliki keistimewaan,

antara lain :

Open Source. MySQL didistribusikan secara open source (gratis),

dibawah lisensi GPL (General Public License).

Multy User. MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam

waktu yang bersamaan tanpa mengtalami masalah atau konflik.

Column types. MySQL memiliki type kolom, seperti

signed/usigned integer, float, double, char, text, date, timestamp.

Command dan function. MySQL memiliki operator dan fungsi

secarapenuh yang mendukung perintah Select dan where dalam

query.

Client dan Tools. MySQL dilengkapi dengan tools yang dapat

digunkan untuk administrator.

Struktur tabel. MySQL memiuliki struktur tabel yang lebih flexibel

dalam menangani alter table.

13

2.8.2 Konektifitas Php-MySQL

Pembahasan mengenai MySQL secara khusus tidak akan

dilakukan. Sebab pada penulisan ini, penilis ingin memfokuskan

penggunaan MySQL melalui Php. Dan untuk menjalankan perintah-

perintah MySQL dari dalam script Php dibutuhkan fungsi koneksi

tersendiri, yaitu :

mysql_conect()

Php menyediakan fungsi ini untuk membuat koneksi ke

MySQL server. Fungsi ini membutuhkan iga buah argumen :

Hostname, database unsername, dan database user pasword.

mysql_connect (”hostname”, ”database user name”,

”database user pasword”).

1. mysql_select_db()

Fungsi ini digunakan untuk memilih database yang akan

digunakan. Fungsi ini membutuhkan dua buah argumen : nama

database dan variabel link.

mysql_select_db(”nama_database”).

2. mysql_query()

Fungsi ini digunakan untuk melakukan query tethadap

database yang terpilih. Fungsi ini membutuhkan sebuah

argumen, yaitu query. Fungsi ini hanya dapat dilakukan jika

14

user telah melakukan koneksi ke MySQL dan memilih database

yang akan digunakan.

$hasil=mysql_query(”select * from nama_tabel”).

2.9 Xampp

Adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi,

merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server

yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server,

MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa

pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat

sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia

dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang

mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis.

Untuk mendapatkanya dapat mendownload langsung dari web resminya.

XAMPP dikembangkan dari sebuah tim proyek bernama Apache Friends,

yang terdiri dari Tim Inti (Core Team), Tim Pengembang (Development Team) &

Tim Dukungan (Support Team)

Bagian Penting XAMPP

Mengenal bagian XAMPP yang bisaa digunakan pada umumnya :

htdocs adalah folder tempat meletakkan berkas-berkas yang akan

dijalankan, seperti berkas PHP, HTML dan skrip lain.

phpMyAdmin merupakan bagian untuk mengelola basis data MySQL

yang ada dikomputer. Untuk membukanya, buka browser lalu ketikkan

alamat http://localhost/phpMyAdmin, maka akan muncul halaman

phpMyAdmin.

15

Kontrol Panel yang berfungsi untuk mengelola layanan (service)

XAMPP. Seperti menghentikan (stop) layanan, ataupun memulai (start).

BAB III

METODE PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.1. Tempat dan Waktu Penelitian

Tempat : BALAI DIKLAT KEAGAMAAN SURABAYA

Jl. Ketintang Madya No 92 SURABAYA

Tanggal : 25 Januari 2010 – 25 Februari 2010.

Waktu : Senin mulai pukul 08.00 – 15.00

Rabu mulai pukul 08.00 – 15.00

Kamis mulai pukul 08.00 – 15.00

3.2. Pelaksanaan

Langkah-langkah yang telah diambil pada pelaksanaan PKL ini adalah :

1. Konsultasi / wawancara dengan kepala bagian perpustakaan untuk

mendapatkan gambaran mengenai bagaimana sistem perpustakaan yang di

inginkan.

2. Study literatur/perpustakaan, yaitu dengan cara membaca buku – buku dan

membuka situs – situs yang ada hubungannya dengan pemecahan masalah.

3. Pembuatan sistem informasi perpustakaan dengan menggunakan Php dan

database MySQL.

16

Start

PengarahanDosen

Pembimbing

Pengambilan Data

Pengumpulan Materi Pembuatan alur Benar?

Revisi alur

Desain User Interface

Pembuatan ProgramRevisi Laporan

Mengumpulkan LaporanBenar ?

End

Y

Y

T

T

Pembuatan Laporan

Kegiatan pengumpulan data yang telah dilakukan adalah berkaitan dengan

bagaimana sistem informasi perpustakaan dapat dipresentasikan melalui sistem

informasi yang telah kami buat, dan juga berkaitan dengan basis data yang akan

diolah itu sendiri. Pengumpulan data dilakukan dengan konsultasi atau wawancara

dengan pihak-pihak yang terkait supaya dalam pembuatan sistem tersebut bisa

mendapatkan hasil yang sesuai dengan harapan.

Diagram alur PKL :

17

Gambar 1. Diagram Alur PKL

Diagram alur Perpustakaan

18

Gambar 2. Diagram Alur Perpustakaan

3.3. Jadwal Kegiatan

19

Dalam PKL yang kami jalani adapun berbagai kegiatan yang telah kami

laksanakan, diantara lain adalah sebagai berikut :

Tabel 1. Kegiatan PKL

No.Rencana

KegiatanBulan 1

1.Studi Permintaan (user

requirment)

2. Pengumpulan data

3. Desain fungsi

4. Programming

5. Testing & instalasi

BAB IV

20

HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan dijelaskan tentang perancangan, implementasi dari

program dan perangkat keras yang dibutuhkan serta software-software

pendukung/tools yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini.

4.1 User Requirement

Pihak perpustakaan Balai Diklat Keagamaan Surabaya mempunyai

beberapa permintaan terkait dengan pembuatan perangkat lunak perpustakaan.

Setelah kami pelajari dan kami simpulkan, kami mendapatkan beberapa

kebutuhan perpustakaan. Antara lain :

1. Sistem informasi perpustakaan yang efektif.

2. Sistem informasi yang mampu menangani proses peminjaman dan

pengembalian buku serta perhitungan denda secara cepat dan tepat.

3. Sistem otomatisasi yang menangani pembuatan laporan kebutuhan

akan digram dan laporan-laporan khusus tiap periode yang telah

ditentukan.

4.2 Kebutuhan Sistem

Untuk bisa menjalankan suatu sitem informasi perpustakaan balai diklat

dibutuhkan beberapa perangkat lunak agar sistem dapat berjalan dengan lancar.

Adapun kebutuhan sistem yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :

1) Kebutuhan Perangkat Lunak

Aplikasi sistem perpustakaan balai diklat ini membutuhkan

perangkat lunak (software) agar bisa berjalan sesuai dengan yang

diharapkan.

21

Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan adalah :

a) Browser opera/mozila

b) Xampp-win32-1.6.6a-instaler

4.3 Perancangan Sistem

Berikut ini adalah cara kerja bagian sistem informasi :

Administrator mempunyai tugas untuk menjalankan sistem mulai dari

masukkan atau menginputkan data buku dan tambah koleksi buku, mengupdate

data buku dan melayani transaksi peminjaman dan pengembalian.

1) Perancangan proses

Perancangan proses digunakan unutk menggambarkan

sejumlah proses terstruktur dalam sistem ini, berorientasi pada

aliran proses yang terjadi, agar memperjelas proses alur aplikasi

sistem yang dibuat.

2) Alur Sistem

Adapun alur dari sistem ini yaitu, seperti dijelaskan pada gambar

dibawah ini :

Pertama – tama kita harus login terlebih dahulu untuk

membuka Program Sistem Informasi Perpustakaan Balai Diklat

Keagamaan Surabaya. Setelah login, baru tampilah menu pilihan

yang tersedia pada Sistem Informasi Perpustakaan. Setelah plilihan

menu keluar, barulah disitu kita dapat menginputkan data pada

program tersebut.

Untuk menggunakannya kita harus mempelajari terlebih

dahulu, apa saja yang ada pada program Sistem Informasi

Perputakaan tersebut, agar kita dapat menginputkan data dengan

benar dan jelas.

22

login

menu :1. home

2. kelola data3. transaksi 4. l ihat data5. laporan

log out

1. home

2. input data

3. transaksi

4. l ihat data

5. laporan

log out

tambah buku

tambah anggota

tambah kategori

tambah koleksi

tambah pegawai

peminjaman

pengembalian

data anggota

data buku

data pegawai

data kategori

buku terlaris

peminjaman

anggota teraktif

diagram buku terlaris

diagram anggota teraktif

Gambar 3. Sistem Map

Seseorang admin login terlebih dahulu dihalaman login agar bisa

melakukan transaksi. Pada waktu login, admin admin harus memasukkan

username dan password dahulu, bila admin memasukkan username dan password

salah, maka sistem akan memberikan peringatan ada kesalahan didalam

23

memasukkan kata kemudian kembali lagi kehalaman login. Sesetelah

memasukkan username dan password dengan benar, maka admin akan masuk ke

form menu pilihan yaitu :

1. Kelola data

a. Tambah Anggota :

Menu ini berisi form untuk menginputkan data anggota, yang meliputi

nomer id, nama, alamat, dan kelas anggota. Jika admin klik simpan,

maka secara otomatis data yang dimasukkan didalam form akan

tersimpan secara otomatis kedalam database.

b. Tambah Buku :

Menu ini berisi form untuk menginputkan identitas buku. Jika admin

klik simpan, maka secara otomatis data yang telah dimasukkan

didalam form akan tersimpan secara otomatis kedalam database.

c. Tambah koleksi :

Menu ini berisi form untuk menginputkan lebih dari satu jenis buku

yang sama tanpa harus menginput ulang identitas buku tersebut.

d. Tambah Kategori :

Menu ini berisi form untuk menginputkan kemungkinan adanya

penambahan kategori buku.

e. Tambah Pegawai :

Menu ini berisi form untuk menginputkan data pegawai yang terdiri

dari nomer, nama, alamat, nomer telepon, serta username dan

password pegawai, jika admin klik simpan, maka secara otomatis data

yang telah diinputkan kedalam form akan tersimpan secara otomatis

didalam database.

24

2. Transaksi

a. Peminjaman :

Menu ini berisi form untuk menginputkan transaksi peminjaman,

jika ada anggota perpustakaan yang ingin meminjam buku, maka

admin harus mengisi no. anggota dan no. seri buku yang dipinjam.

Sedangkan tanggal peminjaman, tanggal harus kembali dan nama

petugas secara otomatis akan terisi oleh sistem.

Dalam transaksi peminjama ini, anggota dapat meminjam

maksimal 5 buah buku secara bersamaan.

b. Pengembalian :

Menu ini berisi form untuk menginputkan pengembalian buku. Jika

ada anggota perpustakaan yang ingin mengembalikan buku, maka

admin akan mencatat nomer seri buku yang telah disimpan.

Jika anggota perpustakaan mengembalikan tepat waktunya atau

kurang dari tanggal yang ditentukan, maka pengembalian buku

bisa dilakukan, tetapi jika pengembalian melebihi waktu yang telah

ditentukan maka anggota perpustakaan harus membayar denda

Rp.1.000.00/hari perbukunya.

3. Lihat data

a. Semua buku

Menu ini berisi form tentang informasi semua buku. Admin bisa

mengetahui semua koleksi buku-buku yang ada diperpustakaan

lengkap dengan identitas masing-masing buku. Apabila admin

ingin mengecek atau mencari sebuah buku, admin bisa langsung

memasukkan judul buku yang diinginkan kedalam kolom

pencarian, kemudian klik cari, maka daftar buku yang akan dicari

akan tampil dilayar monitor. Selain itu admin juga bisa mengedit

25

dan menghapus data buku jika terjadi kesalahan dalam

menginputkan data buku.

b. Kategori

Menu ini berisi form tentang informasi kategori. Admin bisa

mengetahui pembagian per-kategori masing-masing jenis buku

yang terdaftar diperpustaklaan. Admin juga bisa mengedit dann

menghapus data kategori buku jika terjadi kesalahan dalam

menginputkan data.

c. Anggota

Menu ini berisi form tentang informasi anggota perpustakaan.

Admin bisa mengetahui siapa saja anggota yang terdaftar

diperpustakaan. Admin bisa mengecek atau mencari data anggota

perpustakaan dengan memasukkan nama anggota kedalam kolom

pencarian anggota, kemudian klik cari maka data anggota yang

dicari akan tampil dilayar monitor. Selain itu admin juga bisa

mengedit dan menghapus data anggota perpustakaan jika terjadi

kesalahan dalam menginputkan data.

d. Pegawai

Menu ini berisi form tentang informasi pegawai. Admin bisa

mengetahui semua data pegawai yang bertugas diperpustakaan jika

terjadi kesalahan dalam menginputkan data.

4. Laporan

a. Peminjaman

Menu ini berisi form tentang informasi peminjaman buku. Admin

bisa mengetahui transaksi peminjaman buku mulai dari siapa saja

anggota yang telah meminjam buku, buku apa yang dipinjam dan

jangka waktu peminjamannya. Admin juga bisa mengecek status

peminjaman, dengan memasukkan judul buku kedalam kolom

pencarian, kemudian klik cari, maka daftar transaksi peminjaman

buku yang dicari akan tampil dilayar monitor.

26

b. Buku terlaris

Menu ini berisi form tetang informasi buku terlaris. Admin bisa

mengetahuin buku-buku apa saja yang sering dipinjam oleh

anggota perpustakaan.

c. Anggota teraktif

Menu ini berisi tentang anggota-anggota yang aktif. Admin bisa

mengetahui siapa saja anggota yang sering meminjam buku

diperpustakaan.

d. Diagram buku terlaris

Berisi tentang diagram grafik jumlah buku yang terlaris yang

terdapat di perustakaan.

e. Diagram anggota teraktif

Berisi tentang diagram yang menampilkan semua anggota yang

teraktif

dalam meminjam buku diperpustakan.

5. Logout

1) Konteks Diagram

Konteks diagram menjelaskan gambaran umum mengenai sistem

informasi perpustakaan. Yang dibuat berikut gambar konteks diagram :

Gambar 4.

Penjelasan Gambar Konteks Diagram :

1. Hanya mempunyai 1 pengguna (user) dari sistem informasi

perpustakaan yaitu admin yang bertugas sebagai pengelola sistem

yang mempunyai hak akses penuh meliputi input, update, delete

27

pada data yang ada yaitu : data pegawai, data anggota, data buku,

data koleksi, dan data pinjam.

2. Admin juga mempunyai hak akses untuk melihat laporan-laporan

yang ada didalam sistem informasin perpustakaan.

2) DFD Level 0 dan DFD Level 1

A. DFD Level 0

Gambar 5. Level 0

B. DFD Level 1

28

Gambar 6. Level 1 proses login

Gambar 7. Level 1 kelola data

Gambar 8. Level 1 Data Buku

29

Gambar 9. Level 1 Data Pegawai

Gambar 10. Level 1 Data Kategori

Gambar 11. Level 1 inputan data transaksi peminjaman

Pada gambar tersebut proses yang saling terkait yaitu dapat dijelaskan sebagai

berikut :

1. Proses Validasi Login

Admin harus login terlebih dahulu dengan memasukkan username

dan password dengan benar agar dapat mengakses layanan menu

sistem informasi perpustakaan.

30

2. Proses kelola Data

Setelah admin login, admin dapat memasukkan data meliputi data

pegawai, data anggota, data buku, dan juga data koleksi.

3. Proses Transaksi

Di dalam proses transaksi admin dapat melayani peminjaman dan

pengembalian buku oleh anggota.

4. Proses Lihat Laporan

Pada proses lihat laporan admin dapat mengetahui laporan

peminjaman, laporan semua buku, laporan kategori, laporan

anggota serta laporan pegawai.

4.3.2 Perancangan Data

Perancangan data digunakan untuk membuat satu database yang

dibutuhkan oleh sistem informasi yang dibuat.

A. Conceptual Data Model

Model data konseptual pada aplikasi sistem ini mempresentasikan

rancangan basis data konseptual diserver. Berikut ini gambar model data

konseptual.

31

minjam

terdapat

pil ihan

banyak

melihat

entry

anggota

no_anggnama_anggalamat_anggjenis_diklat

<pi> A10VA25VA50VA20

<M>

no_angg <pi>

Pegawai

no_pegnama_pegtlp_pegusernamepasswordstatus_peg

<pi> A10VA20N20VA20VA20I

<M>

no_peg <pi>

pinjam

id_pinjamtgl_pinjamtgl_kembalitgl_pengembaliandendastatus_pijam

<pi> IDDDIA1

<M>

id_pinjam <pi>

denda

id_ambil_dendaniominal_dendatgl_ambil

<pi> IID

<M>

id_ambil_denda <pi>

koleksi

no_seristatus_pinjamstatus_buku

<pi> VA20A1A1

<M>

no_seri <pi>

buku

id_bukujudulpengarangpenerbittahun

<pi> VA10VA30VA20VA20D

<M>

id_buku <pi>

kategori

id_kategorinama_kategori

<pi> A5VA50

<M>

id_kategori <pi>

Gambar 12. CDM

B. Physical Data Model

Model data ini dibuat dengan cara men-generate diagram data

konseptual di atas. Diagram data fisik ini menghasilkan table-tabel yangh

digunakan dalam mengimplememntasi aplikasi. Dengan Physical Data

Model kita dapat mengetahui model fisik hasil pengembangan dari sebuah

konsep. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar dibawah ini.

32

FK_PINJAM_MINJAM_ANGGOTA

FK_PINJAM_ENTRY_PEGAWAI

FK_PINJAM_TERDAPAT_KOLEKSI

FK_KOLEKSI_PILIHAN_BUKU

FK_BUKU_BANYAK_KATEGORI

FK_PINJAM_MELIHAT_DENDAFK_DENDA_MELIHAT2_PINJAM

anggota

no_anggnama_anggalamat_anggjenis_diklat

char(10)varchar(25)varchar(50)varchar(20)

<pk>

Pegawai

no_pegnama_pegtlp_pegusernamepasswordstatus_peg

char(10)varchar(20)numeric(20)varchar(20)varchar(20)int

<pk>

pinjam

id_pinjamid_ambil_dendano_pegno_serino_anggtgl_pinjamtgl_kembalitgl_pengembaliandendastatus_pijam

intintchar(10)varchar(20)char(10)datetimedatetimedatetimeintchar(1)

<pk><fk4><fk2><fk3><fk1>

denda

id_ambil_dendaid_pinjamniominal_dendatgl_ambil

intintintdatetime

<pk><fk>

koleksi

no_seriid_bukustatus_pinjamstatus_buku

varchar(20)varchar(10)char(1)char(1)

<pk><fk>

buku

id_bukuid_kategorijudulpengarangpenerbittahun

varchar(10)char(5)varchar(30)varchar(20)varchar(20)datetime

<pk><fk>

kategori

id_kategorinama_kategori

char(5)varchar(50)

<pk>

Gambar 13. PDM

4.3.3 Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka merupakan perancanagan halaman sistem yang

berinteraksi langsung dengan admin.

1) Sistem Admin

Saat pertama kali membuka sistem, antar muka yang disediakan adalah

antar muka untuk login. Admin harus mengisi username dan password

dengan benar, jika login berhasil, selanjutnya admin dapat mengakses

form halaman menu yang didalamnya tedapat menu-menu pilihan,

sebagaimana yang dijelaskan pada gambar diagram tersebut.

33

4.4 Implementasi

Pada sub-bab 4.3 ini akan dibahas mengenai implementasi dan rancangan

sistem yang telah dibuat pada sub-bab 4.2. bagian implementasi sistem kali ini

meliputi : implementasi data, implementasi antar muka.

4.4.1 Implementasi Data

Rancangan data konseptual yang telah dipetakan menjadi diagram pada

bagian perancangan sistem akan diimplementasikan kedalam lingkungan basis

data MYSQL. Database yang terdapat pada table merupakan daftar isi database

yang tedapat pada program Sistem Informasi perpustakaan, database juga telah

terisi sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh program, maka dari itu

rancangan database ini akan memudahkan pengguna, karena data yang digunakan

akan tersimpan otomatis pada program tersebut.

Table-tabel basis data yang dibuat dijelaskan sebagai berikut :

Tabel 2. Tabel Database

NAMA TABEL KETERANGAN NAMA KOLOM TYPE DATA

Anggota Menyimpan Data Buku NIPNama

AlamatJenis_Kelamin

Jabatan

varchar(20)varchar(25)varchar(30)

char(1)varchar(20)

Buku Menyimpan Data Buku id_bukujudul

pengarangpenerbit

tahunid_kategori

varchar(20)varchar(25)varchar(25)varchar(50)

year(4)varchar(10)

Kategori Menyimpan Data Kategori id_kategorinama_kategori

varchar(20)varchar(20)

Koleksi Menyimpan Data Koleksi no_seriId_buku

status_buku

varchar(20)varchar(20)

char(1)

Pegawai Menyimpan Data Pegawai nip_pegawainama_pegawaialamat_pegawai

no_tlpusernamepassword

status

char(10)varchar(25)varchar(30)

char(12)varchar(10)varchar(10)

char(1)

34

Peminjaman Menyimpan Data Meminjam Dan Pengembalian id_pinjamtgl_pinjamtgl_kembalitgl_expired

no_serinip

nip_pegawaidenda

status_denda

int(11)datedatedate

varchar(20)varchar(20)varchar(20)varchar(10)

char(1)

4.4.2 Implementasi Antar Muka

Didalam sistem Informasi Perpustakaan ini hanya admin yang dapat

melakukan hubungan antar muka pada sistem dan menghapus data yang tersimpan

di database apabila ada kesalahan dalam proses input data sebelumnya.

1) Halaman Utama login

Pada halaman utama sistem Informasi perpustakaan ini terdapat

form untuk menginputkan username dan password.

Gambar 14. Halaman Utama

2) Kelola Data

Setelah login berhasil, secara otomatis admin akan masuk ke

halaman selanjutnya yaitu halaman kedua. Dihalaman ini terdapat

beberapa pilihan menu diantaranya adalah : home, input data transaksi,

35

lihat data, laporan dan logout. Untuk memilih salah satu layanan menu

yang tersedia, admin tinggal mengKlik tombol menu yang akan dipilih

seperti yang tercantum pada gambar berikut ;

Gambar 15. Tambah Buku

Gambar 16. Tambah Anggota

36

Gambar 17. Tambah Kategori

Gambar 18. Tambah Koleksi

37

Gambar 19. Tambah Pegawai

Ini adalah salah satu layanan menu Kelola data. Didalamnya

terdapat menu inputan data anggota, buku, tambah koleksi, kategori

dan pegawai. Sebagai contoh adalah menu input data anggota, yang

berisi form NIP, Nama, Alamat Dan Jabatan yang harus diisi oleh

admin bila ada anggota perpustakaan baru. Setelah input data

dilakukan klik tombol simpan, maka data yang telah diinputkan akan

masuk kedalam database.

3) Menu Transaksi

Dalam layanan menu transaksi ini tugas admin adalah melakukan

pengoperasian sistem untuk Proses Peminjaman dan Pengembalian

Buku. Seperti Contoh Gambar dibawah ini ;

38

Gambar 20. Peminjaman

Gambar 21. Pengembalian

Pada Gambar diatas proses peminjaman buku dilakukan dengan

cara mencatat No_Anggota, No_Seri Buku, Tanggal__Pinjam,

Tanggal_Kembali yang diisi oleh petugas perpustakaan. Disini anggota

perpustakaan bisa meminjam 5 jenis buku secara bersamaan, setelah

39

input data transaksi dilakukan kemudian klik tombol simpan, maka

data yang telah diinputkan akan masuk kedalam database.

4) Menu Lihat Data

Guna layanan ini adalah untuk menampilkan daftar inputan dari

menu input data sebelumnya. Seperti yang ditampilkan pada gambar

diatas, sebagai contoh adalah form lihat data semua buku. didalamnya

berisi detail tentang data semua buku yang ada diperpustakaan,

sehingga memudahkan admin untuk mengecek data-data semua buku

yang ada di perpustakaan, sehingga memudahkan admin untuk

mengecek data-data semua buku yang ada diperpustakaan. Admin juga

bisa mengedit

Gambar 22. Lihat Data Anggota

40

Gambar 23. Lihat Data Buku

Gambar 24. Lihat Data Pegawai

41

Gambar 25. Lihat Data Kategori

5) Menu Laporan

Menu yang ditampilkan ialah seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar 26. Buku Terlaris

42

Gambar 27. Laporan Peminjaman

Gambar 28. Anggota Teraktif

43

Gambar 29. Diagram Buku Terlaris

Gambar 30. Diagram Anggota Teraktif

Dalam form menu ini terdapat beberapa menu yang berfungsi

untuk menyediakan Informasi data bagi admin yaitu laporan

peminjaman, buku terlaris, dan anggota teraktif.

44

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KESIMPULAN

Setelah sekian waktu mendalami studi kasus dan melakukan

observasi terhadap orang-orang dan semua hal – hal yang berhubungan

semua dengan sistem. Kami dapat menyimpulkan terdapat berbagai

kendala dalam proses berjalannya sistem perpustakaan. Salah satu di

antaranya adalah penulisan laporan dan transaksi yang masih secara

manual dengan meggunakan alat tulis dan buku sehingga berakibat

lambatnya proses transaksi yang terjadi.

Ide yang kami berikan tentang komputerisasi sistem masih belum

terlihat kegunaannya secara menyeluruh. Sehingga kesalahan yang

terdapat pada sistem bisa kami maksimalkan.

5.2 SARAN

Kami mencoba memahami sistem yang ada di Balai Diklat

Keagaaman Surabaya sehingga kami berusaha membuat sesuatu kegiatan

yang memakan waktu lama berubah menjadi singkat. Disamping

kemudahan tersebut kami juga memberikan kesulitan bagi pihak Balai

Diklat Keagaaman Surabaya yaitu membuat pihak Balai Diklat

Keagamaan Surabaya mempelajari kinerja sistem kami. Meskipun kami

telah berusaha memudahkan sistem sehingga cocok dengan IMK (Interaksi

Manusia Komputer) tapi kami menyarankan kepada pihak Balai Diklat

Keagamaan Surabaya untuk mempelajari sistem kami, karena dengan

memahami sistem kami karena dengan memahami sistem yang kami buat,

kami merasa dapat mempermudah kinerja pegawai perpustakaan Balai

Diklat Keagamaan Surabaya, serta mengurangi tingkat kesalahan dalam

membuat file pelaporan kepihak atasan (Kepala BDK Surabaya).

45