PETUNJUK PENGGUNAAN

APLIKASI SIRAPAT V2

Pemerintah Kota Yogyakarta

Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian

2021

DAFTAR ISI

A. MENU DAN HAK AKSES ................................................................................................. 1

B. CARA MEMBUKA APLIKASI SIRAPAT ................................................................ 1

C. HALAMAN DASHBOARD ..................................................................................... 2

D. MENU MASTER ................................................................................................... 3

1. Sub Menu Master Ruang ........................................................................... 3

E. MENU DATA ......................................................................................................... 7

1. Sub Menu Jadwal ...................................................................................... 7

2. Sub Menu Pengajuan Ruang ..................................................................... 7

2.1. Pengajuan Ruang Milik Sendiri ........................................................... 8

• Pengajuan Berdasarkan Tanggal ................................................... 9

• Pengajuan Berdasarkan Ruang ................................................... 11

2.2. Pengajuan Peminjaman Ruang Antar OPD ...................................... 13

• Pengajuan Berdasarkan Tanggal ................................................. 13

• Pengajuan Berdasarkan Ruang ................................................... 26

3. Sub Menu Penggunaan Ruang ............................................................... 38

4. Pembatalan ............................................................................................. 39

5. Kalender .................................................................................................. 41

1

A. MENU DAN HAK AKSES

Menu dan hak akses di dalam aplikasi sirapat versi 2 adalah seperti tabel berikut :

NO MENU ADMIN OPD USER OPD

1 Dashboard √ √

2 User √

3 Master Instansi √

4 Master Ruang √

5 Jadwal √ √

6 Pengajuan Ruang √ √

7 Penggunaan Ruang √ √

8 Pembatalan √ √

9 Kalender √ √

B. CARA MEMBUKA APLIKASI SIRAPAT

Login akun Jogja Smart Service, kemudian scroll halaman pada layanan e-Government klik

menu SiRapat

2

Atau melalui kolom pencarian dengan mengetikkan kata kunci SiRapat :

C. HALAMAN DASHBOARD

Dashboard berisi informasi agenda rapat yang rapat yang akan segera dimulai dan agenda

rapat yang sedang berlangsung. Tampilan halaman dashboard sebagai berikut :

3

D. MENU MASTER

1. Sub Menu Master Ruang

Untuk membuka halaman master ruang klik menu Master Ruang seperti berikut :

a) Menambah Data Ruang

Klik tombol Tambah untuk menambah data ruang rapat :

4

Isikan data ruang, kemudian klik tombol Simpan

Muncul dialog konfirmasi klik tombol Ya :

Jika data ruang berhasil disimpan akan muncul notifikasi sebagai berikut :

5

b) Mengubah Data Ruang

Klik tombol garis tiga, kemudian klik Edit :

Isikan perubahan data ruang, klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan data ruang

6

Muncul dialog konfirmasi, klik Ya :

Jika perubahan data berhasil, akan muncul notifikasi sebagai berikut :

c) Menghapus Data Ruang

Klik tombol garis tiga pada data ruang yang akan dihapus, klik Delete :

7

Muncul dialog konfirmasi, klik Ya :

Jika proses penghapusan data ruang berhasil, akan muncul notifikasi sebagai berikut :

E. MENU DATA

1. Sub Menu Jadwal

Untuk menampilkan Jadwal Hari Ini, jadwal Telah Selesai, dan Jadwal Aktif.

8

2. Sub Menu Pengajuan Ruang

2.1. Pengajuan Ruang Milik Sendiri

Untuk melakukan pengajuan ruang yang akan digunakan rapat, dapat dilakukan dengan

langkah-langkah sebagai berikut :

a) Klik menu Pengajuan Ruang, kemudian klik Tombol Tambah

b) Pencarian bisa dilakukan berdasarkan Tanggal dan berdasarkan Ruang :

9

✔ Berdasarkan Tanggal

Klik tab menu Berdasarkan Tanggal :

Isikan Tanggal; Waktu; dan jumlah Peserta >> klik tombol Cari :

Klik tombol Pilih pada pilihan Ruang Tersedia :

10

Isikan data Form Pengajuan klik tombol Simpan

Klik tombol Ya pada konfirmasi dialog berikut

Jika pengajuan ruang berhasil mincul notifikasi seperti berikut :

11

Untuk pengajuan ruang milik sendiri akan langsung terkonfirmasi

✔ Berdasarkan Ruang

Klik tab menu Berdasarkan Ruang

Pilih Instansi; Ruang; dan Tanggal penggunaan >> kemudian klik tombol Cari

12

Isikan data form pengajuan >> klik tombol Simpan

Pada konfirmasi dialog yang muncul klik tombol Ya

Jika pengajuan ruang berhasil, akan muncul notifikasi sebagai berikut:

13

2.2. Pengajuan Peminjaman Ruang Antar OPD

Pengajuan menggunakan metode simulasi peminjaman ruang :

A. OPD Peminjam : Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian

B. OPD yang dipinjam : Dinas Testing

dengan 2 cara pengajuan peminjaman ruang :

❖ TAMBAH BERDASARKAN TANGGAL

❖ TAMBAH BERDASARKAN RUANG

Berikut panduan untuk pengajuan peminjaman ruang pada sirapat:

❖ TAMBAH BERDASARKAN TANGGAL

A. User OPD Peminjam (Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian)

1. Masuk Aplikasi SIRAPAT ➔ Klik Menu Pengajuan Ruang

2. Pada halaman Pengajuan Ruang ➔ Klik Tombol TAMBAH

14

3. Diarahkan ke halaman pengajuan ruang seperti berikut:

Pengajuan peminjaman ruang bisa dilakukan dengan dua cara yaitu berdasarkan tanggal dan

berdasarkan ruang yang akan digunakan.

4. Klik Tab berdasarkan tanggal

5. Isikan Form dibawahnya

15

• Tanggal : Pilih tanggal rapat akan dilaksanakan dari tanggal berapa sampai dengan

tanggal berapa

• Waktu : Pilih waktu pelaksanaan dari jam berapa sampai dengan jam berapa

• Jumlah Peserta: Isikan jumlah peserta yang diundang, untuk menentukan ruang yang

tersedia sesuai dengan kuota peserta yang akan hadir

6. Klik tombol Cari

7. Cek pada halaman bawah pada tabel Ruang Tersedia

Ada 2 (dua) tab :

a.) Ruang Milik Sendiri : ruang yang tersedia di SKPD sendiri

b.) Ruang Lain : ruang yang tersedia di SKPD lain

8. Pilih Tab Ruang Lain

16

9. Klik tombol Pilih untuk pilih ruang yang akan digunakan

10. Gunakan fitur search untuk mencari ruang yang akan digunakan, kemudian klik tombol Pilih

Contoh : pencarian ruang riset ➔ ketik “riset” otomatis akan muncul daftar ruang rapat yang

dicari

17

11. Isi form pengajuan

12. Klik Tombol SIMPAN untuk mengajukan peminjaman ruang

13. Tampil popup window konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”

14. Ada notifikasi berhasil ditambah

18

15. Cek Pengajuan Keluar : untuk memastikan berhasil tidaknya pengajuan peminjaman ruang

yang telah dikirim.

a.) Melalui Icon Notifikasi

✓ Klik tanda lonceng notifikasi dan klik pengajuan keluar yang baru saja dikirim

✓ Tampil popup window detail pengajuan keluar yang sudah dikirim

b.) Melalui Menu Pengajuan Ruang

✓ Klik menu Pengajuan Ruang

19

✓ Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Keluar”, pastikan tanggal mulai

dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka data pengajuan

keluar akan tampil pada tabel

16. Langkah selanjutnya menunggu konfirmasi persetujuan dari OPD yang dipinjam.

17. Cek secara berkala Status Pengajuan

a. Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang

dipinjam.

b. Status “TERKONFIRMASI” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang telah

dikonfirmasi dan diterima oleh OPD yang dipinjam.

c. Status “TIDAK TERKONFIRMASI” artinya belum dikonfirmasi diterima atau ditolak oleh

OPD yang dipinjam sampai dengan tanggal dan waktu peminjaman.

d. Status “DITOLAK” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang ditolak oleh OPD

yang dipinjam.

e. Status “DIBATALKAN” artinya pengajuan permohonan dibatalkan oleh OPD peminjam.

20

B. User OPD yang Dipinjam (Dinas Testing)

1. Masuk Aplikasi SIRAPAT

2. Klik Icon Notifikasi (pemberitahuan)

3. Pilih pengajuan masuk yang belum diproses (belum dikonfirmasi tolak atau terima)

4. Tampil pop up window konfirmasi pengajuan di Tolak dan Konfirmasi

5. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol Tolak

untuk menolak peminjaman

21

6. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”

7. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”

8. Jika Pengajuan DITERIMA maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”

9. Jika pengajuan akan ditolak

a. Klik Tombol “TOLAK”

b. Isikan alasan penolakan

22

c. Klik Tombol “TOLAK”

d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil

10. Maka status pengajuan berubah menjadi “DITOLAK”

Selain dari icon notifikasi, OPD yang dipinjam juga dapat cek pengajuan peminjaman ruang yang

masuk melalui Menu Pengajuan Ruang seperti berikut:

1. Klik Menu Pengajuan Ruang, untuk cek pengajuan peminjaman ruang yang masuk di OPD

2. Pilih Tab Pengajuan Masuk, Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Masuk”,

pastikan tanggal mulai dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka

data pengajuan masuk akan tampil pada tabel

23

3. Tampilan tabel daftar Pengajuan Masuk

Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang dipinjam.

Status “TIDAK TERKONFIRMASI” artinya belum dikonfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang

dipinjam sampai dengan tanggal dan waktu peminjaman.

4. Klik icon “ “ untuk informasi detail

5. Klik icon Konfirmasi “ ” akan tampil popup window konfirmasi pengajuan ruang

24

6. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol

Tolak untuk menolak peminjaman

7. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”

8. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”

9. Jika Pengajuan Diterima maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”

10. Jika pengajuan akan ditolak

a. Klik Tombol “TOLAK”

25

b. Isikan alasan penolakan

c. Klik Tombol “TOLAK”

d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil

11. Maka status pengajuan berubah menjadi “DITOLAK”

26

❖ TAMBAH BERDASARKAN RUANG

A. User OPD Peminjam (Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian)

1. Masuk Aplikasi SIRAPAT ➔ Klik Menu Pengajuan Ruang

2. Pada halaman Pengajuan Ruang ➔ Klik Tombol TAMBAH

27

3. Diarahkan ke halaman pengajuan ruang seperti berikut:

4. Pilih Tab Berdasarkan Ruang

5. Isikan Form

28

a. Pilih instansi yang dituju, dengan ketik nama instansi

b. Pilih Ruang yang akan dipinjam, dengan ketik nama ruang

c. Pilih Tanggal pemakaian

29

Contoh form yang sudah diisi lengkap :

6. Klik Tombol Cari

7. Akan tampil data penggunaan ruang yang dipilih, silakan input waktu (jam) yang tidak terdaftar

pada tabel tersebut, jika tabel kosong maka ruang tidak digunakan.

8. Isi Form Pengajuan Ruang

30

9. Klik Tombol SIMPAN

10. Tampil popup window konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”

11. Ada notifikasi berhasil ditambah

12. Cek Pengajuan Keluar : : untuk memastikan berhasil tidaknya pengajuan peminjaman ruang

yang telah dikirim.

a. Melalui Icon Notifikasi

✓ Klik tanda lonceng notifikasi dan klik pengajuan keluar yang baru saja dikirim

✓ Tampil popup window detail pengajuan keluar yang sudah dikirim

31

b. Melalui Menu Pengajuan Ruang

✓ Klik menu Pengajuan Ruang

✓ Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Keluar”, pastikan tanggal mulai

dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka data pengajuan

keluar akan tampil pada tabel

13. Klik icon “i” untuk melihat detail

32

14. Langkah selanjutnya menunggu konfirmasi persetujuan dari OPD yang dipinjam.

15. Cek secara berkala Status Pengajuan

a. Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang

dipinjam.

b. Status “TERKONFIRMASI” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang telah

dikonfirmasi dan diterima oleh OPD yang dipinjam.

c. Status “TIDAK TERKONFIRMASI” artinya belum dikonfirmasi diterima atau ditolak oleh

OPD yang dipinjam sampai dengan tanggal dan waktu peminjaman.

d. Status “DITOLAK” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang ditolak oleh OPD

yang dipinjam.

e. Status “DIBATALKAN” artinya pengajuan permohonan dibatalkan oleh OPD peminjam.

B. User OPD yang Dipinjam (Dinas Testing)

1. Masuk Aplikasi SIRAPAT

33

2. Klik Icon Notifikasi (pemberitahuan)

3. Pilih pengajuan masuk yang belum diproses (belum dikonfirmasi tolak atau terima)

4. Tampil pop up window Konfirmasi Pengajuan

5. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol Tolak

untuk menolak peminjaman

6. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”

7. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”

34

8. Jika Pengajuan Diterima maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”

9. Jika pengajuan akan ditolak

a. Klik Tombol “TOLAK”

b. Isikan alasan penolakan

c. Klik Tombol “TOLAK”

d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil

10. Maka status pengajuan berubah menjadi “DITOLAK”

35

Selain dari icon notifikasi, OPD yang dipinjam juga dapat cek pengajuan peminjaman ruang yang

masuk melalui Menu Pengajuan Ruang seperti berikut:

1. Klik Menu Pengajuan Ruang, untuk cek pengajuan peminjaman ruang yang masuk di OPD

2. Pilih Tab Pengajuan Masuk, Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Masuk”,

pastikan tanggal mulai dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka

data pengajuan masuk akan tampil pada tabel

3. Tampilan tabel daftar Pengajuan Masuk

Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang dipinjam.

36

4. Klik icon “ “ untuk informasi detail

5. Klik icon Konfirmasi “ ” akan tampil popup window konfirmasi pengajuan ruang

6. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol Tolak

untuk menolak peminjaman

7. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”

37

8. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”

9. Jika Pengajuan Diterima maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”

10. Jika pengajuan akan ditolak

a. Klik Tombol “TOLAK”

b. Isikan alasan penolakan

c. Klik Tombol “TOLAK”

d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil

11. Maka status pengajuan berubah menjadi “DITOLAK”

38

3. Sub Menu Penggunaan Ruang

a. Klik menu Pengajuan Ruang

b. Filter pencarian penggunaan ruang

39

4. Pembatalan

a. Klik menu Pembatalan, tampilan menu Pembatalan seperti berikut :

b. Isikan filter untuk memudahkan pencarian agenda rapat yang akan dibatalkan :

40

c. Klik tombol Pembatalan pada kolom agenda yang akan dibatalkan

d. Isikan alasan pembatalan pada form Konfirmasi Pembatalan >> klik tombol Batalkan

e. Klik tombol Ya

41

f. Jika pembatalan berhasil, muncul notifikasi seperti berikut :

5. Kalender

Menampilkan agenda di setiap tanggal sesuai kalender. Agenda yang tampil bisa difilter

berdasarkan instansi ataupun ruangnya.