Manual SIAP Kontraktor – Purchace Order - 1

PETUNJUK PEMBUATAN

PURCHASE ORDER Pembuatan Purchace Order atau Surat Pemesanan Barang merupakan aktifitas pokok pada bagian Logistik dari setiap perusahaan Kontraktor. Berdasarkan keperluannya PO bisa dikeluarkan untuk : 1. Keperluan Proyek 2. Keperluan Kantor 3. Keperluan Workshop 4. Keperluan Unit Usaha

Gambar Tampilan Input PO

Isian data untuk membuat PO: 1. Nomor PO

Penomoran PO dibuat berurut untuk masa setahun, baik untuk proyek, kantor, workshop maupun unit usaha. Dengan format 7 digit terdiri dari 2 digit sebagai penanda tahun dan 5 digit sebagai running number, misal untuk tahun 2012 dimulai 1200001 dan seterusnya. Apabila diperlukan format 7 digit bisa diubah menjadi 6 atau 8 digit.

2. Tanggal PO Tanggal PO untuk proyek minimum sama dengan tanggal praproyek dan maksimum sama dengan tanggal hari ini. Sedangkan untuk keperluan kantor, workshop dan unit usaha tidak ada batasan.

Manual SIAP Kontraktor – Purchace Order - 2

3. Kode Pemasok dan Nama Pemasok Pemilihan pemasok bisa dilakukan dengan memilih kode pemasok atau nama pemasok, kolom nama pemasok bisa diklik kanan untuk mengisi nama pemasok yang akan dicari. Waktu menyusun nama pemasok, sebaiknya PT atau CV ditulis dibelakang nama pemasok.

4. Mata Uang Mata uang PO secara default adalah rupiah atau IDR

5. Tanggal Rencana Kirim Dalam setiap PO harus ditentukan kapan barang akan dikirim, yaitu dengan mengisi tanggal rencana kirim. Minimum tanggal kirim adalah sama dengan tanggal PO.

6. Centang PO Tunai Apabila pembelian barang dilakukan dengan cara tunai oleh bagian pembelian, maka seluruh data pembelian harus dituangkan dalam bentuk PO Tunai, dan pada waktu proses pembayaran dilakukan dengan mengkreditkan uang muka yang diberikan kepada bagian pembelian.

7. Masa Berlaku Tujuannya dibuat tanggal berlaku PO adalah untuk menjaga apabila sampai tanggal tersebut barang belum dikirim, maka PO dapat dibatalkan sepihak.

8. Nomor Reff Kolom nomor reff bisa digunakan untuk mencatat nomor permintaan atau hal lain yang diperlukan sebagai informasi tambahan.

9. Kelompok Tujuan dan Tujuan PO Kelompok tujuan PO terdiri dari 4 kelompok yaitu :

a. Kelompok Kantor b. Kelompok Workshop c. Kelompok Proyek d. Kelompok Unit Usaha

Pilihan kelompok yang akan tampil ditentukan oleh hak akses program yang dimiliki oleh user yang akan melakukan input data PO. Kelompok yang tampil bisa saja 1 atau 2 atau 4, atau malah tidak ada sama sekali. Setelah salah satu kelompok dipilih, misal kelompok proyek, maka daftar proyek yang tampil juga tergantung hak akses proyek yang dimiliki.

10. Centang PO Untuk SPK Centang PO untuk SPK, diperlukan untuk menambahkan informasi tentang hubungan antara PO yang akan dibuat dengan SPK yang sudah pernah dikeluarkan. Dengan kata lain barang-barang yang akan di PO kan itu diperlukan untuk mendukung terlaksananya SPK tertentu yang sudah dikeluarkan.

Manual SIAP Kontraktor – Purchace Order - 3

11. Gudang Tujuan Dalam pembuatan PO juga diperlukan informasi ke gudang mana barang akan dikirim, dalam setiap proyek minimum ada satu gudang. Apabila pada sebuah proyek terdapat lebih dari satu gudang, maka harus diperhatikan ke gudang mana barang akan di kirimkan.

12. Tombol Daftar Bahan Tombol daftar bahan berfungsi untuk menampilkan daftar bahan sesuai dengan kelompok tujuan yang dipilih. Apabila yang dipilih adalah kelompok tujuan proyek, maka hanya daftar bahan yang ada pada proyek tertentu saja yang ditampilkan. Apabila yang dipilih adalah kelompok tujuan kantor maka hanya barang dengan kelompok “K” saja yang ditampilkan dan apabila yang dipilih kelompok tujuan workshop, maka hanya barang denga kelompok “W” saja yang akan ditampilkan.

13. Tombol RPB Tombol RPB (Rencana Pembelian Bahan), berfungsi untuk menampilkan daftar RPB yang sudah dibuat berdasarkan permintaan bahan.

14. Tombol Tambah Tombol tambah, berfungsi untuk menambah baris baru pada grid untuk memasukkan kode bahan.

15. Tombol Hapus Tombol hapus berfungsi untuk menghapus baris tertentu dalam grid.

16. Tombol Perbandingan Harga Berfungsi untuk menampilkan daftar perbandingan harga bahan tertentu dari PO yang sudah pernah dibuat.

17. Biaya Lain-lain Apabila dalam pembuatan PO ada beban biaya lain seperti ongkos kirim atau ongkos turun barang yang tidak dikenakan PPN, maka biaya tersebut dapat diisikan pada kolom biaya lain-lain. Biaya lain-lain akan dibebankan sebagai biaya proyek setelah dilakukan pembuatan jurnal atas barang masuk.

18. Isian Diskon Pada umumnya harga yang diinput dalam pembuatan PO adalah harga netto, berkurangnya harga akibat proses tawar menawar tidak diartikan sebagai diskon. Pengertian diskon disini ditujukan khusus untuk kondisi tertentu, sebagai contoh adalah diskon yang diberikan apabila dilakukan pembayaran tunai. Harga bahan yang dibebankan ke proyek adalah harga sebelum diskon, sedangkan nilai diskon akan dijurnal sebagai pendapatan lain-lain.

19. Centang PPN Apabila harga yang disepakati akan dikenakan PPN, maka perlu dicentang kolom PPN.

Manual SIAP Kontraktor – Purchace Order - 4

20. Centang Persen Uang Muka Perlu dicentang apabila ada kesepakatan untuk memberikan uang muka kepada pemasok atas PO yang akan diterbitkan.

21. Tombol Simpan Digunakan untuk menyimpan data PO yang sudah selesai diinput.

22. Centang Berlanjut Secara default setiap selesai menyimpan PO yang sudah diinput, maka layar input PO akan tertutup secara otomatis, kecuali dicentang kolom “Berlanjut”.

23. Tombol Syarat PO Apabila ada ketentuan lain yang akan disepakati dam pembuatan PO, maka Kesepakatan tersebut bisa dituliskan dalam syarat PO berupa syarat Pengiriman dan syarat pembayaran.

24. Tombol Setting Tombol setting untuk menampilkan nama pihak yang akan ditampilkan sebagai penanda tangan PO.

25. Tombol Exit Tombol untuk menutup layar input PO.

-o0o-