Pertemuan 5 6

MICOROSOFT OFFICE EXCEL 2007

RUDI FANANI, [email protected]

[email protected]://rudifanani.wordpress.com/

WA/LINE/SMS/TELEGRAM: 0858-4212-1990IAIN Pekalongan

2016

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

PENDAHULUAN

Pendahuluan

• Microsoft Excel merupakan program dari Microsoft Office yang dikhususkan untuk pengolahan lembar kerja (worksheet) atau biasa dikenal dengan istilah spreadsheet program• Excel biasa identik dengan pengolahan angka, dengan menggunakan

Excel kita dapat membuat proposal biaya, rencana bisnis, form aplikasi, buku kerja akuntansi, dan masih banyak jenis dokumen lain yang memerlukan perhitungan angka• Selain itu lembar kerja Excel juga dapat menampilkan data dalam bentuk

grafik dan gambar. Pengolahan database sederhana juga dimungkinkan dalam aplikasi Microsoft Excel.

Interface excel 2007

Jenis-jenis pointer

• Berbeda dengan pointer dalam Microsoft Word, dalam Excel pointer selain berguna sebagai penunjuk cell atau objek juga dapat digunakan untuk operasi lain. Berikut beberapa jenis pointer dalam Excel beserta fungsinya

TOMBOL PENGGERAK POINTER

• Untuk anda dapat bekerja dengan baik dan cepat dalam Excel 2007, anda dapat memanfaatkan beberapa konfigurasi khusus untuk menggerakkan pointer/kursor.

TOMBOL PENGGERAK POINTER

Instruksi blok

Pengaturan cell (Format Cell)

Untuk mengatur tampilan dan format dari cell dapat dilakukan dengan cara:• Klik tab Home• Pilih kategori Cells• Klik tombol Format• Pilih Format Cells(atau dapat juga dengan menekan tombol Ctrl+1)

Sehingga akan ditampilkan kotak dialog format cell sebagai berikut


Terdapat 6 buah tab pilihan format, yaitu :1. Number

Digunakan untuk mengatur format angka dari cell

Pengaturan cell (Format Cell)2. AlignmentDigunakan untuk mengatur perataan dari cell. Terdapat 4 buah pengaturan :Text alignment Digunakan untuk mengatur perataan teks,terdapat 2 buah opsi pengatura yaitu:Horizontal : Perataan secara horizontal Vertical :Perataan secara verticalText controlWrap text : Membuat teks mengikuti ukuran lebar cell Shrink to fit : Membuat teks mengecil mengikuti lebar cellMerge cells : Menggabungkan cell


Right-to-leftText Direction : Mengatur arah penulisan teks Orientation Mengatur derajat kemiringan dari teks3. FONTEffects: Digunakan untuk memberi efek huruf, terdiri dari:Strikethrough : efek coretanSuperscript : huruf berukuran kecil diatas karakter umum (seperti

pangkat)Subscript : huruf berukuran kecil dibawah karakter umum


4. BorderDigunakan untuk mengatur bingkai/garis luar dari cell Terdapat 4 buah pengaturan :Line Digunakan untuk mengatur jenis garisColor Digunakan untuk mengatur warna garis


PresetsNone : tanpa bingkaiOutline : memberi garis luar cell/range. Inside : memberi garis dalam cell/rangeBorder Digunakan untuk memberi garis sesuai arah yang diinginkan


5. FillDigunakan untuk memberi warna cell. Terdapat 3 buah pengaturan:Backgroud ColorDigunakan untuk memilih warna latar belakang cell. Tombol pilihan Fill Effect ( ) digunakan untuk memberi warnadengan efek tertentu.Pattern Color Digunakan untuk memilih warna arsiran dari cellPattern Style Digunakan untuk memilih jenis arsiran untuk cel


6. ProtectionDigunakan untuk melindugi isi cell dengan mengunci dan atau menyembunyikan rumus didalam cell

FORMULA DAN FUNGSI EXCEL

Jenis Data pada Excel

• Sebuah sel pada lembar kerja Excel dapat diisi data hinggamaksimum 32000 karakter. Secara garis besar, sel-sel Microsoft Excel dapat diisi dua kelompok data, yakni data berupa konstanta (constant) dan rumus (formula)

Data konstanta adalah data riil yang diketikkan pada suatu sel.Data ini terdiri atas tiga macam, yaitu:1. Nilai numerik atau bilangan yang bernilai. Ciri utama dari konstanta ini ialah dapat dihitung.


2. Nilai teks atau label, disebut juga nilai string. Terdiri atas teks alfabet, alfa numerik, maupun karakter-karakter khusus. Yang disebut alfabet adalah huruf A s.d. Z, baik yang tersusun dalam bentuk kata maupun individu. Alfa numerik adalah bilangan yang tidak memiliki nilai, seperti nomor, kode, dan sebagainya. Sedangkan karakter khusus adalah semua karakter ASCII maupun ANSI selain huruf dan angka, seperti ~ ! @ # dan sebagainya 3. Nilai tanggal dan waktu. Konstanta jenis ini dapat dihitungdan memiliki bentuk atau format penulisan bermacammacam


Selain ketiga jenis tersebut, Excel juga mengenal dua jeniskonstanta khusus, yaitu:1. Nilai Logika (Logical Value). Nilai ini memiliki duakemungkinan, yaitu benar dan salah (TRUE atau FALSE).Dengan nilai logika ini, Excel akan dapat menerima perintah dengan syarat2. Nilai Kesalahan (Error Value). Nilai ini akan tampilsebagai reaksi kesalahan dari suatu perintah perhitungan

MACAM-MACAM OPERATOR

Yang dimaksud dengan operator adalah tanda perhitungan yang kita berikan sehingga Excel mengetahui bagaimana data akan dihitung atau diperlakukan. Ada empat macam operator, yaitu Operator Aritmetika, Operator Teks “&”, Operator Perbandingan, dan Operator Reference.


1. Operator Aritmatika

Contoh

Menentukan Jumlah Bilangan:

CELLS A B C D

1 Komponen Jumlah Fisik Harga Satuan Total Biaya

2 Komputer 24 Rp 4.500.000 =B2*C2

3 Meja 24 Rp 625.000 =B3*C3


2. Operator Teks “&”Data yang berupa teks tidak dapat menggunakan operatoraritmetik karena akan menampilkan pesan error VALUE, artinyaoperator ini memerlukan nilai untuk dapat diperhitungkan. Khusus untuk teks terdapat operator khusus, yaitu "&" yang berfungsi untuk menggabungkan dua buah atau lebih teks menjadi satu dalam suatu sel. Sebagai contoh sebagai berikut:A2 berisi AhmadB2 berisi Bustomi


• Dari data-data tersebut dibuat beberapa formula sebagai berikut: =A2+B2 menghasilkan nilai kesalahan VALUE=A2&B2 menghasilkan “AhmadBustomi" tanpa spasi di antaranya=A2&""&B2 menghasilkan “Ahmad Bustomi" dengan spasi


3. Operator PerbandinganOperator perbandingan dipergunakan untuk membandingkansuatu data dengan data lain sehingga Excel akan memberikanhasilnya. Operator Artinya= sama dengan< lebih kecil dari> lebih besar dari<= lebih kecil sama dengan>= lebih besar sama dengan<> tidak sama dengan


4. Operator Reference

Alamat relative dan absolut

• Alamat RelatifJika kita punya sebuah rumus yang merupakan operasi dari beberapa cell, maka Excel akan menerjemahkan alamat relatif sebagai lokasi relative suatu alamat cell atau range dari lokasi alamat lainnya.Contoh : Pada Cell E5 berisi rumus “ =E3*E4 “, Jika rumus tersebut di copy ke sel F5, maka akan otomatis berubah menjadi “ =F3*F4 “.’


• Alamat AbsolutAlamat absolut adalah alamat yang selalu bernilai sama meskipun rumusnya di copy kan ke manapun. Penulisan alamat absolut selalu ditambahkan tanda “ $ “ pada nama kolom dan/atau nomor barisnya atau dengan menekan tombol F4 pada keyboard.Terdapat 2 jenis alamat absolut:


1. Semi Absolut Pada alamat semi absolut, penguncian hanya dilakukan pada salah satu diantara kolom dan baris. Contoh:• $C9 : Penguncian kolom C, dengan cara ini ketika cell dicopy kekanan

alamat cell akan tetap dibaca sebagai $C9 bukan D9, namun ketika dicopy kebawah alamat cell akan berubah menjadi $C10. • C$9 : Penguncian baris 9, dengan cara ini ketika cell dicopy ke bawah

alamat cell akan tetap dibaca sebagai C$9 bukan C10, namun ketika dicopy ke kanan alamat cell akan berubah menjadi D$9


2. Absolut mutlakPada alamat absolut mutlak, penguncian akan dilakukan pada kolom dan baris sekaligusContoh: Pada sel E3 kita isikan rumus “ =E2*$E$2 “. Jika rumus itu kita kopikan ke sel F4, maka rumusnya akan menjadi “ =F2*$E$2 “. Terlihat bahwa alamat E2 akan tetap. E2 disebut alamat absolut mutlak

Fungsi dalam excel

Kategori fungsi yang disediakan antara lain :Fungsi Financial. Untuk mengolah data keuanganFungsi Date & Time. Untuk mengolah data tanggal dan waktu.Fungsi Math & Trig, untuk mengolah data matematika dan trigonometri. Fungsi Statistical, untuk mengolah data statistik.Fungsi Lookup dan Reference, untuk mengolah data berdasarkan tabel

& data referensi.Fungsi Database, untuk mengolah database

Fungsi dalam excel

Fungsi Text, untuk memanipulasi teks.Fungsi Logical, untuk pengolahan data yang memerlukan pilihan pilihan

logika.Fungsi Information, untuk mendapatkan informasi pada sel atau range.Fungsi Engineering, untuk pengolahan data teknik

FUNGSI YANG SERING DIPAKAI

• SUMDigunakan untuk menjumlahkanContoh: =sum (1;3;10) hasilnya 14=sum (A1;17) menjumlahkan range A1 sampai A7• AVERAGEDigunakan untuk menghitung rata-rataContoh:=AVERAGE(2;4;3) hasilnya adalah 3=AVERAGE(A1;A5) mencari nilai rata-rata dari isi sel A1 sampai A5


• MaxDigunakan untuk mencari nilai maksimalContoh:=MAX(2;4;10;6;8) hasilnya adalah 10=MAX(A1;A5) akan mencari nilai maksimal dari A1 sampai A5• MinDigunakan untuk mencari nilai minimalContoh=MIN(2;4;10;6;8) hasilnya adalah 2=MIN(A1:A5) akan mencari nilai minimal dari A1 sampai A5


• Count Untuk menghitung berapa jumlah data numericContoh:=COUNT(2;”A”;”B”;5;7) Hasilnya adalah 3


Fungsi Logika• NOT Jika nilai argumen logika nya TRUE maka hasilnya akan bernilai NOT.Contoh=NOT(4>5) hasilnya adalah TRUE• ANDDipakai untuk menggabungkan nilai logika dari beberapa nilai logika menjadi satu nilai logika Contoh =AND(5>1;3<7) akan bernilai TRUE


• ORSama dengan logika And namun, untuk logika Or hasilnya akan bernilai TRUE jika salah satu nilai logika yang digunakan bernilai TRUE. Akan bernilai False bila tidak ada nilai logika yang bernilai TRUEContoh:=OR(5>1;9<7) bernilai TRUE =OR(5<1;9<7) bernilai FALSE


• IFIf adalah fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika.Contoh:=IF(E4>80;”Lulus”;”Gagal”) Akan menghasilkan “Lulus” jika E4>80,jika E4 kurang dari 80 maka hasilnya “Gagal”


Fungsi Pencarian dan Rujukan• VLOOKUPFungsi Vlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no kolom (data tersusun secara vertikal).=VLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Kolom_Tabel_Rujukan Rangelookup)Contoh:=VLOOKUP(C3;$F$3:$G$7;2;TRUE)=VLOOKUP(C3;TABEL1;2;1)


• HLOOKUPFungsi Hlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no baris (data tersusun secara horizontal).=HLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Baris_Tabel_Rujukan; angelookup)Contoh :=HLOOKUP(C3;$F$3:$I$4;1;FALSE).=HLOOKUP(C3;TABEL2;1;0)

Nilai Kesalahan

Nilai kesalahan adalah salah satu bentuk kode yang dipergunakan Excel ketika ia tidak dapat memahami sebuah formula yang dimasukkan.1. Pesan Error ######

Error (kesalahan) pada gambar di atas terjadi karena kolom A kurang lebar dari digit yang dibutuhkan oleh nilai pada cell A2.

Nilai Kesalahan

Solusi : Lebarkan kolom A dengan menempatkan pointer pada garis kolom A lalu klik dan geser (click and drag) ke kanan. Lihat gambar di bawah ini:

Solusi lain yang dapat anda gunakan dengan memilih menu Home dan klik ribbon format lalu klik Column Width. Untuk lebih lanjut seperti gambar berikut:

Setelah mengklik menu tersebut akan tampil form Column Width seperti di bawah ini:

Isilah Column width dengan angka yang lebih besar dari sebelumnya, jika masih terjadi error tambahkan nilai column width lebih besar lagi.

Nilai Kesalahan

2. Pesan Error #NAME?Error tersebut terjadi karena Microsoft Excel tidak mengenal formula yang anda gunakan. Sebagai contoh lihat gambar di bawah ini:

Contoh di atas menerangkan bahwa kesalahan terjadi karena kesalahan mengetik fungsi atau formula SU yang seharus Fungsi SUM. Fungsi SU tidak tersedia dan tidak dikenal oleh Microsoft Excel.

http://tutorialmicrosoftexcel.net/menggunakan-fungsi-sumif-dan-sumifs-pada-ms-excel/

http://tutorialmicrosoftexcel.net/menggunakan-fungsi-sumif-dan-sumifs-pada-ms-excel/

Nilai Kesalahan

Solusi : Perbaiki tulisan fungsi atau formula yang salah, seperti gambar di bawah ini:

Nilai Kesalahan

3. Pesan Error #VALUE?Error ini terjadi karena salah dalam type data cell. Seperti contoh di bawah ini:

Pada gambar di atas cell A4 merupakan hasil penjumlahan dari cell A1, A2 dan A3, karena formula menggunakan operator tambah (+) maka cell A1, A2 dan A3 harus diisi dengan angka sedangkan nilai dari cell A3 bukan bertipe data angka maka terjadilah error.

Nilai Kesalahan

Solusi : Inputlah nilai dari cell yang sesuai dengan tipe data yang diinginkan oleh formula atau rumus atau fungsi, pada contoh di atas isilah nilai cell A3 menjadi angka.4. Pesan Error #DIV/0!Error ini terjadi jika sebuah formula pada excel melakukan pembagian angka dengan 0 (nol). contoh : = 4/0 seperti gambar di bawah ini:

Nilai Kesalahan

Solusi : Jangan melakukan pembagian dengan angka 0 (nol) dan jika anda memang mengharuskan untuk membuat formula tersebut, buatlah sebuah fungsi agar error tersebut di kelola sesuai keinginan anda seperti contoh di bawah ini:

Dengan menambahkan fungsi if pada microsoft excel, pesan error pada microsoft excel tidak ditampilkan lagi.

Nilai Kesalahan

5. Pesan Error #REF!Pesan error ini terjadi karena referensi pada sebuah formula tidak ada lagi atau tidak sesuai. Untuk melihat contoh error #REF! lakukan percobaan di bawah ini:

Untuk kolom jumlah isilah dengan formula =C3 * D3

Nilai Kesalahan

Kemudian hapuslah kolom C, dengan mengklik huruf C lalu klik kanan dan pilih delete seperti gambar di bawah ini:

Nilai Kesalahan

Setelah anda menghapus satu kolom (kolom C) maka pada kolom jumlah akan tampil pesan error #REF!.

Solusi : cek lagi cell referensi kemudian konfirmasi ulang pada

Nilai Kesalahan

6. Pesan Error #N/APesan ini terjadi karena kesalahan dalam menggunakan fungsi referensi Vlookup dan Hlookup.

Solusi : Lihat kembali penulisan variabel vlookup value, apakah penulisannya sudah benar dan tipe data sesuai dengan yang ada pada tabel referensi.

http://tutorialmicrosoftexcel.net/contoh-mudah-menggunakan-fungsi-vlookup-dan-hlookup/

Pertemuan 5 6

Education

Transcript of Pertemuan 5 6