PERTEMUAN 4 PENULISAN PESAN-PESAN BISNISunivbsi.id/pdf/2017/299/299-P04.pdfGoodwill adalah suatu...
Transcript of PERTEMUAN 4 PENULISAN PESAN-PESAN BISNISunivbsi.id/pdf/2017/299/299-P04.pdfGoodwill adalah suatu...
PERTEMUAN 4
PENULISAN PESAN-PESAN
BISNIS
SURAT PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT
REQUEST)
Penulisan Direct Request mencakup antara lain :
❑ Surat Pesanan,
❑ Permintaan Rutin,
❑ Aduan/ Klaim
❑ Permintaan Kredit Rutin.
Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3
bagian antara lain:
❖ Bagian Awal
❖ Bagian Pertengahan
❖ Bagian akhir
PERMINTAN INFORMASI RUTIN
Surat permintaan rutin layak untuk memperolehperhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakanorganisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim keratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien danpara pemegang saham. Surat permintaan rutinmempunyai potensi untuk membentuk suatu kesanpositif atau citra yang baik bagi suatu organisasiperusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu suratpermintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuanmenulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harusbertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkanterhadap pembaca setelah mereka memahami pesanyang anda sampaikan.
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu
diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu :
1. apa yang diketahui,
2. mengapa hal tersebut perlu diketahui
3. mengapa hal ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan direct request, maka
permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun
luar organisasi bisnis.
PENULISAN PERMINTAAN RUTIN
DAN PESAN-PESAN POSITIF
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat
untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan
memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-
pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan
dengan pendekatan langsung (direct approach).
Pendekatan langsung (direct approach) memiliki
beberapa keunggulan yaitu:
❑Meningkatkan pemahaman secara
komprehensif(menyeluruh) ketika pertama kali
membaca suatu pesan)
❑Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
❑Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan
tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian
dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan
dimana orang cenderung menyampaikan suatu
pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan
untuk mengubah pola pikir yang cenderung
langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan
pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.
STRATEGI PENULISAN PESAN-PESAN POSITIF
• Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisanpesan-pesan positif
• Pada bagian pertengahan kemukakan penjelasanyang lebih rinci untuk mendukung ide pokok.
• Bagian akhir, kemukakan pernyataan keramahandan tindakan khusus yang diharapkan.
PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL
Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan menjagahubungan yang baik dengan para pelanggan, klien,karyawan/ pegawai dan masyarakat pada umumnya.Disamping itu, mereka juga mengirimkan pesan-pesan good will kepada karyawan, klien danmasyarakat pada umumnya.
Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis :
1. Good News tentang pekerjaan
Umumnya surat yang menginformasikan kabar baikatau berita yang menyenangkan (good news)menggunakan pendekatan langsung. Contoh goodnews berkaitan dengan masalah pekerjaan, antaralain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hariraya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaanprestasi kerja.
2. Good News Tentang Produk
Good News yang berkaitan dengan produk antara
lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem beli 3
produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1
free), pemberian kupon diskon harga produk,
membeli produk dalam jumlah tertentu akan
memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun
baru, produk aksesoris atau produk pelengkap).
3. Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapatmendorong orang untuk menjaga hubunganbisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapatjuga mendorong hubungan baik dengan berbagaipihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelakubisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesansecara bersahabat atau catatan-catatan singkatyang tak diharapkan, yang secara tidak langsungberkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.
Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui
pemberian selamat kepada orang lain, seperti
kenaikan pangkat atau jabatan, diangkat sebagai
pimpinan suatu asosiasi organisasi bisnis dan
sejenisnya. Penyampaian ucapan selamat oleh
pimpinan perusahaan kepada para pelanggan
maupun pemasok, seperti ucapan selamat ulang
tahun, ucapan selamat atas penyelesaian studi,
ucapan selamat atas kesuksesan non bisnis,
merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan
baik diantara mereka.
PENULISAN BAD NEWS
Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan
atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan
permasalahan tentang pesanan atau
memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan
yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara
negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu
penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut
dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan
audiens.
Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan,
berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini :
• Menciptakan audience – Centerred
Tone
• Memilih Pendekatan Organisasional
PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap,
kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai
suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif
adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu
pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens
(pembaca atau pendengar) merasa mempunyai
pilihan dan membuat mereka setuju.
Persuasi yang efektif mencakup tiga komponen
penting, yaitu :
❑ Menetapkan kredibilitas
❑ Membuat kerangka argumentasi audiens
❑ Memilih Daya Pemikat
SOAL LATIHAN !!1. Berikut ini adalah bagian dari direct request antara
lain….
a. reklame c. pembatalan
b. surat teguran d. permintaan
e. penawaran
2. Hal-hal yang bukan good news tentang pekerjaan adalah ….
a. penghargaan prestasi kerja
b. ketentuan memperoleh hadiah
c. kenaikan pangkat
d. bonus kerja
e. promosi jabatan
3. Suatu bentuk perasaan positif yang dapat mendorong
orang untuk menjaga hubungan bisnis dinamakan …
a. good will c. bad news
b. good news d. good work
e. good attitude
4. Penulisan pesan-pesan persuasi akan dikatakan
efektif tidak dipengaruhi oleh komponen berikut….
a. penetapan kredibilitas
b. memiliki daya pikat
c. memilih audiens
d. adanya kerangka argumentasi
e. dapat diyakini oleh audiens
5. informasi tetntang pemberian diskon oleh produsen
termasuk good news dalam hal ….
a. jabatan c. good will
b. pekerjaan d. produk
e. karir