Mengelola Database menggunakan MS.

Access

RUDI FANANI, M.Komidurinanaf@gmail.com

m.rudifanani@ymail.comhttp://rudifanani.wordpress.com/WA/LINE/SMS: 0858-4212-1990

STAIN Pekalongan2016

Pendahuluan

Pengantar

Data yang artinya fakta, jadi data adalah nilai/ value yang turut mempresentasikan deskripsi dari suatu objek.

Informasi adalah kumpulan dari data-data. Pengetahuan adalah informasi yang telah diproses untuk

mendapatkan pemahaman, pembelajaran sehingga bias diterapkan dalam masalah.

Database adalah kumpulan informasi atau data yang terorganisasi dan tersusun sedemukian rupa. Dimana database tersusun dari record-record dan field.

Data - Informasi – Pengetahuan

Data Kehadiran Pegawai

NIP TGL DATANG PULANG

1103 02/12/2004 07:20 15:40

1142 02/12/2004 07:45 15:33

1156 02/12/2004 07:51 16:00

1173 02/12/2004 08:00 15:15

1180 02/12/2004 07:01 16:31

1183 02/12/2004 07:49 17:00

Data - Informasi – Pengetahuan

Informasi Akumulasi Bulanan Kehadiran Pegawai

NIP Masuk Alpa Cuti Sakit Telat

1103 22

1142 18 2 2

1156 10 1 11

1173 12 5 5

1180 10 12

Data - Informasi – Pengetahuan

Pola Kehadiran Mingguan Pegawai

Senin

Selasa

Rabu Kamis

Jumat

Terlambat

7 0 1 0 5

Pulang Cepat

0 1 1 1 8

Izin 3 0 0 1 4

Alpa 1 0 2 0 2

Data - Informasi – PengetahuanPengetahuan tentang pola kebiasaan pegawai dalam jam datang/pulang kerja

Data - Informasi – Pengetahuan - KebijakanKebijakan penataan jam kerja karyawan khusus untuk hari senin dan jumat

Peraturan jam kerja: Hari Senin dimulai jam 10:00 Hari Jumat diakhiri jam 14:00 Sisa jam kerja dikompensasi ke hari lain

8

Pengantar

Field adalah tempat data atau informasi dari suatu kelompok yang sejenis yang juga merupakan keterangan dari masing-masing isi record

Record adalah bagian dari baris dimana data-datanya tersusun dengan lengkap dari kelompok yang sama dan sejenis.

Perangkat lunak pengolah data adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengatur dan mengelola data dalam bentuk database. Digunakan untuk membuat laporan siswa, mahasiswa, pegawai atau karyawan, pembelian dan penjualan barang, laporan yang saling berhubungan dan sistematis

Contoh Database Sederhana

NIM NAMA ALAMAT

0998 Hendro Tuban

8821 Amirudin Malang

0033 Dany Sidoarjo

Field

Record

Jadi Pentingnya Data?

Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data.

Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang.

Macam-macam Aplikasi Pengolah Data

• Oracle• Foxbase, • Microsoft Access, • SPSS dan lain-lain

Mengoperasikan MS Access

Mengenal MS Access

Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat.

Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko, data siswa, data buku perpustakaan dan sebagainya

Mengenal MS Access

Di Microsoft Access terdapat beberapa bagian seperti:a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data c. Form digunakan untuk frontend aplikasi.

Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.

d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau

beberapa fungsi.

Tabel

Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Langkah membuat tabelSebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diperlukan beserta field-fieldnya.

Form

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain.

Form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Contoh Form Input Data

Query

Query adalah 'permintaan data', untuk mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa bermanfaat.

Seperti mengelompokkan dari kategori besar menjadi kategori kecil. Bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Manfaat QueryDengan Query kita dapat : a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu

table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table siswa yang alamat “Batang”

b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antar table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat NIM “0213” atas nama siswa siapa? Di sini kita mengambil data dari table 1 dan 2, Sebagai penghubungnya adalah field NIM.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan

Tampilan Query

Keterangan Field : Nama field yang ingin ditampilkan Table : Nama Tabel dari field tersebut Sort : Mengurutkan data hasil query Show : Mengatur Field ditampilkan atau tidak Criteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan

Report Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.

Mengapa perlu report? Digunakan sebagai bahan laporan per hari perbulan atau bahkan pertahun untuk data yang diolah tadi. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengan cepat kita dapat menyediakannya

Contoh Report

Mengaktifkan Ms-Access 2007

• Klik Star• Pilih All Program• Pilih Microsoft

Office• Pilih Microsoft

Office Access 2007

• Tunggu hingga lembar kerja Microsoft Access muncul.

• Atau melalui Shorcut Ms Access dengan cara di double clik

Membuat Dokumen Baru• Klik icon offece button• Pilih new• Pilih icon blank data base• Pada kotak dialog blank database• Tentukan nama file, tentukan tempat penyimpanan file

tersebut dengan mengklik ikon folder• Selanjutnya pilih Create

Tampilan Lembar Kerja

Membuat Table• Klik menu Create• Pilih ikon Table

Memasukan Nama Field pada Table• Untuk memasukan

nama-nama field pilih Design View pada menu datasheet

• Ketik nama tabel kemudian Ok

• Ketik nama field pada field name

• Tentukan type data dan field size dan format data

• Dan ketik keterangan nama field pada description

• Klik ikon data sheet view untuk menampilkan nama field yang telah di buat

Macam-macam Type DataType Data Keterangan

Text Serangkaian hurup, angka, dan tanda baca

Memo Serangkaian kata yang sangat panjang berupa data campuran antara huruf, spasi, dan tanda baca.

Number Data berupa angka untuk perhitungan matematis

Date/ Time Data yang berupa tanggal dan waktu

Currency Data yang berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematis.

Auto Number Bilangan atau penomeran yang berurutan secara otomatis

Yes/ No Data pemasukan hanya berupa penyangkalan antara Yes atau No

OLE Object Data yang berupa object atau gambar

Hyperlink Data yang dapat dihubungkan dengan alamat hyperlink pada lokasi penyimpanan

Lookup Wizard Memasukan data dengan memilih salah satu data pada daftar tabel

Membuat Query• Buka file yang sudah

ada tabelnya• Pilih menu create• Pilih query wizard atau

design Query• Pilih simple query

wizard pilih ok• Pada kotak dialog

simple query wizard tentukan nama tabel yang akan di buat queri• Pindahkan nama field

yang akan di aktifkan pada selected field.• Pilih Next• Ketik nama querynya

kemudian pilih Finish

Mengurut Data pada Query• Buka file yang sudah

dibuat query• Pilih ikon design views• Tentukan data filed

yang akan diurut• Klik pada pilihan sort• Tentukan jenis

pengurutan data ( Ascending, Discending )• Untuk menampilkanya

pilih Datasheet views

Memampilkan Data Tertentu pada Query

• Buka file yang sudah dibuat query• Pilih ikon design views

pada menu home• Tentukan data filed

yang akan ditampilkan sebagai acuan• Ketik data yang akan

dimunculkan pada Criteria misal 12 sep 11• Untuk menampilkanya

pilih Datasheet views• Untuk menampilkan

kembali data seluruhnya hapus data pada criteria

Melakukan Oprasi Matematika pada Query

• Buka file yang sudah dibuat query• Pilih ikon design views

pada menu home• Tentukan nama filed

yang akan dilakukan oprasi matematika• Ketik oprasi matematika

tersebut pada file name seperti contoh Jumlan:[Harga Satuan]*[Banyak Barang]• Untuk menjalankan

oprasi tersebut pilih icon Run pada menu design

Membuat Form• Aktifkan query

yang telah dibuat sebelumnya, agar data yang dimunculkan pada Form nantinya lengkap.• Pilih menu

Create• Pilih Form

Mengatur Tampilan Form• Pilih ikon layout

views pada menu format• Atur lebar

kolom dan tinggi baris dengan cara diklik dan didrag sesuai dengan kebutuhan.• Untuk

mendesain tampilan pilih ikon Auto Format

Mengedit Label, Logo pada Form

• Pilih ikon Design views pada menu format• Klik ikon label

untuk membuat judul Form• Pilih ikon logo

untuk memasukan logo atau gambar, tentukan gambar yang akan dipilih• Pilih Ok• Untuk melihat

hasil desain pilih ikon Form Views pada menu Design

Membuat Command/ Tombol Intruksi pada Form

• Aktipkan form yang akan diberikan command

• Pastikan ikon use control wizard aktif

• Pilih ikon botton• Pada kotak dialog

command botton wizard tentukan kategori dan actions yang akan dibuat, misal kategori nambah data, pada kategori pilih record operations, pada actions pilih add new record

• Pilih next, tentukan keterangan perintah tek atau gambar

• Pilih next dan finish

Membuat Report ( Laporan )• Aktifkan query

yang telah dibuat sebelumnya, agar data yang dimunculkan pada Report nantinya lengkap.• Pilih menu

Create• Pilih Report

Mengedit Label, Logo pada Report• Pilih ikon Design

views pada menu Home• Klik label untuk

membuat judul Report• Pilih ikon logo

untuk memasukan logo atau gambar, tentukan gambar yang akan dipilih• Pilih Ok• Untuk melihat

hasil desain pilih ikon Report Views pada menu Home

1. Masukan data diatas ke dalam Ms-access dengan membuat Table, Query, Form, dan Report

2. Pada Form Buat Tombol perintah ( Data Baru, Data sebelumnya, Cari Data, Hapus Data, Simpan Data, Keluar Form).

NO NAMA PEMINJAM JENIS MOBIL HARGA SEWA PER HARI LAMA SEWA JUMLAH BAYAR

1 ADI SEDAN 250000 4

2 ABDULAH MINI BUS 400000 3

3 REHAN BOX 500000 6

4 BUDIMAN KIJANG INOVA 55000O 2

5 MAYASARI HONDA JAZZ 750000 1

JUMLAH TOTAL

RENTAL MOBIL CV. JAYA MOTORDAFTAR PENYEWA KENDARAAN