MANAJEMEN PROYEK TELEMATIKAMANAJEMEN PROYEK TELEMATIKA

Dr. Cuk Jaka Purwanggono, ST, MM

Fase Inisialisasi Proyek

FASE INISIALISASI PROYEK

Sebelum menjalankan suatu proyek, maka pimpinan proyek perlu melakukan Inisialisasi guna memastikan bahwa proyek tersebut layak untuk di jalankan, adapun tahapan fase inisialisasi tersebut adalah :

1.FEASIBILITY STUDY2.REQUERMENT ANALYSIS3.PROJECT SCOPE DOCUMENT4.PENYUSUNAN TEAM5.MANAJEMEN RESIKO6.PROPOSAL7.KONTRAK (PKS)

1. Feasibility Study (Studi Kelayakan) :

Feasibility Study adalah tindakan yang dilakukan untuk menentukan apakah suatu proyek layak untuk direalisasikan atau tidak, adapun aktivitasnya adalah sebagai berikut :

1.Wawancara2.Kunjungan ke Lokasi3.Pengumpulan Dokumen4.Evaluasi dan putusan

Penulisan Laporan Hasil Studi Kelayakan disusun sbb :1.Tujuan Studi Kelayakan2.Latar Belakang3.Solusi yang diajukan4.Analisis Biaya dan Manfaat

2. Requirement Analysis :

Requirement Analysis adalah suatu tindakan untuk mempelajari hal-hal yang terkait yang berhubungan dengan suatu proyek yang ada dalam lingkungan proyek, seperti :1.Bagaimana dengan kesulitan dan kemudahan mendapatkan bahan-bahan yang dibutuhkan2.Bagaimana dengan lingkungan masyarakat disekitar proyek3.Bagaimana dengan sistem transportasinya4.Bagaimana dengan sistem keamanannya5.Bagaimana dengan sistem keuangan yang berlaku di perusahaan6.Bagaimana dengan Sumber Daya Manusia yang tersedia7.Dll

Model Analisa yang sering digunakan adalah SRS (System Requirement Specifications)

3. PROJECT SCOPE DOCUMENT

PSD merupakan ruang lingkup proyek, yaitu mengenai seberapa luas jangkauan pelaksanaan proyek dan sampai mana batas-batasnya.PSD membantu stakeholder, terutama klien, untuk memahami secara jelas apa yang diharapkan dari proyek, sehingga tidak terjadi ekspektasi yang berlebihan.

Penyusunan PSD kurang lebih sebagai berikut :Maksud dan Tujuan Rencana KerjaDeliveeablesBatasan-batasanKesimpulan

4. PENYUSUNAN TEAM

1. Penyusunan team harus dilakukan sebelum pelaksanaan proyek 2. Saat pengajuan proposal sudah diberikan nama-nama team berikut

posisi dan kualifikasinya 3. Team proyek berbeda dari tim departemen yang bersifat tetap dan

menjalankan proses rutin.

Karakteristik tim dalam proyek :1.Tim proyek dibentuk untuk waktu yang terbatas2.Proses kerja belom ditentukan secara definitive sebelum proyek berlangsung3.Tim akan menemukan banyak hal yang belum diprediksi pada saat proyek berlangsung, sehingga banyak hal masih belum pasti4.Tekanan kerja atau tingkat stress lebih tinggi, yang disebabkan banyak hal yang belum pasti5.Dalam beberapa hal, anggota tim juga bekerja rangkap dengan tugas sehari-hari

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun team :

1. Berikan penjelasan yang cukup untuk setiap anggota tim mengenai proyek dimana mereka terlibat didalamnya

2. Tentukan dengan jelas peran dan tanggung jawab dari masing-masing anggota tim

3. Sebelum proyek dimulai, masing-masing anggota harus sudah saling mengenal dan tahu posisi dari setiap anggota di dalam proyek

4. Dalam menentukan peran dan tanggung jawab tim sebagaimana posisi struktur organisasi proyek, maka juga harus memperhatikan keahlian individual yang dimiliki oleh setiap anggota

5. MANAJEMEN RESIKO

Setiap proyek pasti ada mengandung unsur resiko, baik resiko kendala-kendala saat pelaksanaan proyek sampai kegagalan proyek, oleh karena itu bebrapa cara mengelola manajemen resiko antara lain adalah :1.Jadikan Manajemen Resiko bagian dari proyek2.Identifikasi resiko sejak awal kegiatan proyek3.Komunikasikan resiko-resiko yang ada4.Pertimbangkan baik ancaman (threats) maupun peluang (opportunitise)5.Klarifikasi penanggung jawab untuk setiap resiko6.Buat prioritas resiko7.Melakukan analisis resiko8.Buat rencana dan implementasi tanggapan terhadap resiko9.Dokumentasikan resiko proyek10.Tentukan resiko dan tindakan yang diambil

6. PEMBUATAN PROPOSAL

Proposal adalah sebuah tulisan terstruktur yang berisi tentang usulan kegiatan yang bisa disebut proyek, penulisan proposal harus :1.Terstruktur 2.Simpel dan jelas mudah dipahami3.Mencantumkan unsur biaya 4.Solusi yang di usulkan (Ada analisa kekurangan dan kelebihan)5.Uraian Pekerjaan6.Rencana Implementasi7.Kesimpulan dan saran

7. KONTRAK (PKS)

Kontrak (Perjanjian Kerja Sama) adalah suatu bentuk kesepakatan atau perjanjian antara pihak pemilik proyek dengan pelaksana proyek, hal ini bertujuan agar masing-masing pihak jelas hak dan tanggung jawabnya.

Isi kontrak antara lain berisi :1.Deskripsi pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek2.Deskripsi mengenai deliverable3.Hak dan kewajiban masing-masing pihak yang terlibat dalam kontrak4.Jadwal pelaksanaan5.Dll6.penutup

Terima Kasih