PERSPEKTIF MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

A. PENGERTIAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Untuk memahami konsep manajemen sumber daya manusia, kita

lebih dahulu harus mengerti arti manajemen dan sumber daya manusia.

Berbagai definisi tentang manajemen telah banyak dikemukakan. Sebagai

suatu ilmu, konsep manajemen bersifat universal dengan menggunakan

kerangka berpikir keilmuan, mencakup kaidah-kaidah, dan prinsip-

prinsipnya. Apabila seorang manajer mempunyai pengetahuan dasar-

dasar manajemen dan cara-cara menerapkannya, ia akan dapat

melaksanakan fungsi-fungsi manajemen secara efektif.

1. Manajemen

Apakah sebenarnya manajemen itu? Kata manajemen berasal dari

bahasa inggris, management, yang dikembangkan dari kata to manage,

yang artinya mengatur atau mengelola. Kata manage itu sendiri berasal

dari bahasa italia, managgio, yang diadopsi dari bahasa latin managiare,

yang berasal dari kata manus, yang artinya tangan. Konsep manajemen

tidaklah mudah untuk didefinisikan. Sampai sekarang belum ditemukan

definisi manajemen yang benar-benar dapat diterima secara universal.

Apabila kita membuat suatu pembatasan atau definisi tentang

manajemen, dapatlah dikemukakan sebagai berikut, “ bekerja dengan

orag-orang untuk mencapai tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-

fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),

penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan

kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling).

Perhatikan bagan berikut ini

Bagan 1.proses manajemen

Jadi, manajemen pada dasarnya adalah upaya mengatur segala

sesuatu (sumber daya) untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam kegiatan

mengatur ini kemudian timbul beberapa masalah. Siapa yang mengatur,

mengapa harus diatur, dan apa tujuan dari pengaturan tersebut. Dari

pertanyaan tersebut maka diperlukan kegiatan mempelajari, mendalami,

dan mempraktikkan konsep manajemen secara baik sehingga tujuan

organisasi dapat dicapai dengan baik.

Karena sifat pengaturan melekat pada manajemen, maka banyak

orang yang mengartikan manajemen sebagai tata laksana atau

ketatalaksanaan, yaitu suatu kegiatan mengatur, membimbing, dan

memimpin orang-orang menjadi bawahan untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan.

Manajemen

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Penyusunan

personalia

4. Pengarahan

5. Pengendalian

Organisasi Tujuan

organisasi

Dari uraian tersebut tampak bahwa dalam manajemen terdapat dua

hal penting, yaitu:

a. Jabatan, yaitu kedudukan-kedudukan yang disediakan bagi orang-

orang yang memenuhi syarat dan keahlian dalam jabatan tersebut.

b. Job, yaitu pekerjaan merencanakan, mengatur, mengarahkan,

melaksanakan, dan mengawasi atau mengendalikan jalannya

kegiatan dalam pencapaian tujuan tertentu.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini disajikan beberapa definisi

manajemen menurut para ahli manajemen.

a. S.P. Hasibuan dalam bukunya manajemen dasar, pengertian dan

masalah mengemukakan, manajemen adalah ilmu dan seni mengatur

pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya

secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

b. Harlod Koonts dan Cyril O’Donnel dalam bukunya principles of

management and Analyess of management function mengemukakan

bahwa “ management is getting things done through people. In

bringing about this coordinating of group activity, the manager, as a

manager plans, organizes, staffs, direct and control the activities other

people”. Artinya, manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu

tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.

c. Patterson dan E.G. Plowman, dalam bukunya business organization

and management, mendefinisikan manajemen sebagai berikut:

“management can be defined as technique by means of which the

purpose and objectives of particular human group are determined,

clarified and affectuated”. Artinya, manajemen sebagai suatu teknik

sehingga maksud dan tujuan dari sekelompok manusia tertentu dapat

ditetapkan, dijelaskan, dan dijalankan.

d. G.R. Terry dalam bukunya principles of management mendefinisikan

manajemen sebagai berikut: “management is a distinct process

consisting of planning, organizing, actuating, and controlling

performed to determine and accomplish stated objectives by the use

of human being and other resources”. Artinya, manajemen adalah

suatu proses yang khas, yang terdiri dari tindakan perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang dilakukan

untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah

ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-

sumber daya lainnya.

e. Ralph Currie Davis dalam bukunya fundamentals of top management

mendefinisikan manajemen sebagai berikut: “management if the

function of executive leadership anywhere”. Artinya, manajemen

adalah fungsi-fungsi dari pimpinan eksekutif dimanapun berada.

Dari definisi-definisi tersebut, kita dapat mengetahui bahwa ada

yang menyebut manajemen sebagai ilmu dan ada pula yang berpendapat

manajemen sebagai seni. Manajemen sebagai ilmu adalah suatu

kumpulan pengetahuan yang logis dan sistematis. Manajemen sebagai

seni adalah suatu kreativitas pribadi yang disertai suatu keterampilan. Ilmu

pengetahuan mengajarkan kepada orang tentang suatu pngetahuan

tertentu, sedangkan seni mendorong orang untuk mempraktikkannya.

Seni dalam manajemen meliputi kemampuan untuk memadukan suatu visi

atau tujuan dengan keterampilan (skill) tertentu. Dengan demikian,

seorang manajer dapat disebut sebagai seorang ilmuan dan juga

seniman. Orang yang memiliki pengetahuan yang luas tentang konsep

dan prinsip-prinsip manajemen belum tentu dapat melaksanakannya jika

tidak menguasai seni manajemen.

Selain sebagai seni, manajemen juga sebagai proses untuk

mencapai tujuan organisasi. Sebagai proses untuk mencapainya

diperlakukan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang konsisten,

dan pengendalian yang kontinu agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai

dengan efisien dan efektif.

Apakah efisiensi dan efetivitas itu? Efisien adalah suatu keadaan

ketika penyelesaian suatu pekjerjaan dilaksanakan secara tepat dan

akurat tanpa membuang waktu, tenaga, dan biaya. Seorang manager

yang efisien adalah manager yang dapat mencapai hasil kerja yng

maksimal dengan menggunakan sumber daya yang terbatas menurut

cara-cara yang benar. Efektif adalah suatu keadaan dalam memilih cara

dan peralatan yang digunakanan dengan tepat sehingga tujuan yang

diinginkan dapat dicapai dengan hasil yang memuaskan. Jelaslah bahwa

manajemen adalah suatu kerjasama dari orang-orang atau kelompok

orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama

dengan cara-cara yang sistematis, efisien, dan efektif.

Mengapa manajemen dibutuhkan? Manajemen diutuhkan oleh

seorang atau organisasi. Tanpa manajemen usaha untuk mencapai suatu

tujuan akan sia-sia belaka.

Alasan diperlukan manajemen adalah sebagai berikut :

a. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan pribadi, kelompok,

organisai, atau perusahaan.

b. Manajemen dibutuhkan untuk menciptakan keseimbangan diantara

tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, dan kegiatan-kegiatan dari pihak-

pihak yang berkepentingan dalam organisasi atau perusahaan, seperti

pengusaha dan karyawan, kreditur dan nasabah, atau masyarakat

dan pemerintah.

c. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai efisiensi dan produktivitas

kerja organisasi atau perusahaan.

2. Sumber Daya Manusia

Kesadaran manusia akan pentingnya sumber daya manusia bukan

hal yang baru. Manusia hidupnya selalu memikirkan cara memperoleh

bahan pangan, sandang, dan papan. Peradaban manusia berpangkal

pada usaha mengolah dan memanfatkan sumber daya alam yang tersedia

untuk memenuhi kebutuhan dan mempertahankan hidupnya.

Manusia mengidentifikasi sumber daya alam dengan subtansi

tertentu, seperti minyak bumi, batu bara, biji besi, biji timah, dan bauksit.

Akan tetapi, dibalik semua itu yang lebih penting ialah akal budi manusia,

kemerdekaan, dan keteraturan sosial. Dengan demikian, sumber daya

menjelma dari interaksi dinamis diantara faktor-faktor tersebut.

Sumber daya pernah didefinisikan sebagai alat untuk mencapai

tujuan atau kemampuan memperoleh keuntungan dari kesempatan-

kesempatan yang ada. Perkataan sumber daya (resources) merefleksikan

appraisal manusia. Perataan sumber daya tidak mengacu pada suatu

benda substansi. Melainkan pada suatu fungsi operasional untuk

mencapai tujuan tertentu, seperti memenuhi kebutuhan dan kepuasan.

Dengan kata lain, sumber daya merupakan suatu abstraksi yang

mencerminkan appraisal manusia dan berhubungan dengan suatu fungsi

dan operasi.

Siapapun yang mengelolah organisasi akan mengelolah berbagai

sumber daya untuk meraih tujuan organisasi tersebut. Sumber daya yang

dimiliki oleh perusahaan dapat dikategorikan atas enam tipe sumber daya

(6M), yaitu sebagai berikut.

a. Man (manusia)

b. Money (finansial)

c. Material (fisik)

d. Machine (teknologi)

e. Method (metode)

f. Market (pasar)

Aset paling penting yang harus dimiliki oleh organisasi atau

perusahaan dan harus diperhatikan dalam manajemen adalah tenaga

kerja atau manusia (sumber daya manusia). Terminologi sumber daya

manusia (human resources) merujuk kepada orang-orang yang bekerja di

dalam organisasi. Tatkala para manajer terlibat dalam aktivitas sumber

daya manusia sebagai bagian dari pekerjaannya, mereka berupaya

memfasilitasi kontribusi yang disodorkan oleh orang-orang untuk

mencapai rencana dan strategi organisasi. Signifikansi upaya sumber

daya manusa bermuara pada kenyataan bahwa manusia merupakan

elemen yang senantiasa ada didalam setiap organisasi. Mereka inilah

yang bekerja membuat tujuan, mangadakan inovasi, dan mencapai tujuan

organisasi.

Sumber daya manusia adalah orang-orang yang merancang dan

menghasilkan barang atau jasa, mengawasi mutu, memasarkan produk,

mengalokasikan sumber daya finansial serta merumuskan seluruh strategi

dan tujuan organisasi. Tanpa orang-orang yang memiliki keahlian atau

kompeten maka mustahil bagi organisasi untuk mencapai tujuannya.

Sumber daya manusia inilah yang membuat sumber daya lainya dapat

berjalan. Banyaknya keunggulana yang dimiliki organisasi atau

parusahaan, tidak akan dapat memaksimalkan produktivitas dan laba

usaha tanpa adanya komunikasi karyawan yang berkeahlian, kompeten,

dan berdedikasi tinggi terhadap organisasi atau perusahaan.

Organisasi atau perusahaan bisnis dikelola oleh orang-orang

secara kolektif. Tanpa adanya orang-orang yang memiliki komitmen maka

organisasi atau perusahaan, tidak akan dapat berjalan. Permasalahaan

yang berkaitan dengan orang-orang atau karyawan kerapkali berakar dari

konsep manajemen yang mengasumsikan bahwa semua orang pada

hakikatnya sama dan mereka semua dapat diperlakukan sama. Padahal

tidak ada dua orang yang betul-betul identik, dan setiap orang berbeda

secara fisik, emosional, maupun psikologis, intinya adalah bahwa

pluralitas di kalangan karyawan menuntut perhatian manajemen agar

setiap pribadi dapat mengenali, menggali, dan mengembangkan potensi

yang dimilikinya, sehingga mereka dapat bekerja secara optimal dan

produktif dalam organisasi atau perusahaan bisnis.

Eric Zimmerman dalam bukunya, Economi Principles and

Problems, menyebutkan bahwa sumber daya berkembang secara dinamis

menurut irama kegiatan dan kebutuhan manusia. Dalam hal ini faktor yang

menentukan sumber daya manusia yang menguasai ilmu pengetahuan

dan teknologi. Justru sumber daya manusia inilah yang menentukan

tujuan organisasi atau perusahaan bisnis dapat tercapai atau tidak. Oleh

karena itu, manajemen sumber daya manusia sangat diperlukan dalam

proses modernisasi dan industrialisasi.

3. Manajemen Sumber Daya Manusia

Apakah manajemen sumber daya muanusia itu? Manajemen

sumber daya manusia (human resources management) adalah suatu

kegiatan pengelolahan yang meliputi pendayagunaan, pengembagan,

penilaian, pemberian balas jasa bagi manusia sebagai individu anggota

organisasi atau perusahaan bisnis. Manajemen sumber daya manusia

juga menyangkut cara-cara mendesain sistem perencanaan, penyusunan

karyawan, pengelolah karir, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan, dan

hubungan ketenagakerjaan. Manajemen sumber daya manusia terdiri dari

serangkaian kebijakan yang terintegrasi tentang hubungan

ketenagakerjaan yang mempengaruhi orang-orang dan organisasi.

Manajemen sumber daya manusia merupakan aktivitas-aktivitas yang

dilaksanakan agar sumber daya manusia dalam organisasi dapat

didayagunakan secara efektif dan efesien guna mencapai berbagi tujuan.

Konsekuensinya, manajer-manajer di semua lapisan organisasi harus

menaruh perhatian yang besar terhadap pentingnya pengelolaan sumber

daya manusia .

Para manajer bekerja melalui upaya orang lain atau bawahan

sehingga ia membutuhkan pemahaman tentang konsep manajemen

sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia yang efektif

mengharuskan manajer menemukan cara terbaik dalam memperkerjakan

orang-orang atau bawahan untuk mencapai tujuann organisasi atau

perusahaan. Dalam hal ini manajer perlu mencari cara yang terbaik untuk

meningkatkan kinerja, kepuasan kerja, komitmen, keterlibatan orang-

orang dalam organisasi. Pendayagunaan sumber daya manusia yang

tepat menyangkut pemahaman terhadap kebutuhan individual agar

potensi sumber daya manusia dapat digali dan dimanfaatkan secara

penuh. Pencapaian tujuan organisasi dan kebutuhaan karyawan bukanlah

dua kejadian yang terpisah atau berdiri sendiri, melainkan saling

menopang satu sama lainnya. Tujuan yang satu tidak dapat diraih dengan

mengorbankan tujuan yang lain. Hal yang esensial dari manajemen

sumber daya manusia adalah pengelolaan dan pendayagunaan secara

penuh dan berkesinambungan terhadap sumber daya manusia yang ada

sehingga mereka dapat bekerja secara optimal, efektif, dan produktif

dalam mencapai tujuan organisasi dan perusahaan.

Empat hal penting yang berkenaan dengan sumber daya manusia

adalah sebagai berikut.

a. Penekanan yang lebih dari biasanya terhadap pengintegrasian

berbagi kebijakan sumberdaya manusia dengan perencanaan.

b. Tanggung jawab pengelolahaan sumber daya manusia tidak lagi

menjadi tanggung jawab manajer khusus, tetapi manajemen secara

keseluruhan.

c. Adanya perubahan dari hubungan serikat pekerja manajemen manjadi

hubungan manajemen karyawan.

d. Terhadap aksentuasi pada komitmen untuk melatih para manajer agar

dapat berperan optimal sebagai penggerak dan fasilitator.

Penekanan yang pertama, menganggap bahwa manajemen

sumber daya manusia bukan hanya aktivitas strategik, melainkan sesuatu

yang sentral dalam pencapaian tujuan organisasi. Sumber daya manusia

kini diakui sebagai sumber daya organisasi yang paling berharga.

Penekanan yang kedua, menegaskan perlunya para manajer sumber

daya manusia menyerahkan tanggung jawab pengelolaan atau karyawan

kepada manajer senior. Penekanan yang ketiga, memperlihatkan adanya

pergeseran dari hubungan industri menjadi hubungan karyawan.

Penekanan yang keempat, bahwa pengelolaan organisasi sama penting

dengan pengelolaan sumber daya manusia.

Pengelolaan sumber daya manusia menjadi unsur yang sangat

penting dari fungsi manajemen. Jika sumber daya manusia tidak dikelola

secara baik, efektivitasnya akan merosok lebih cepat dari sumber daya

lainnya. Sumber daya manusia mempunyai imbas yang lebih besar

terhadap efektivitas organisasi dibanding dengan sumber daya lainnya.

Oleh karena itu, pada era global dewasa ini aktifitas pengelolaan sumber

daya manusia secara efektif akan semakin meningkat pada semua jenis

dan jenjang organisasi atau perusahaan bisnis. Hal ini merupakan

konsekuensi dari kemajuan dan perkembangan yang saat ini berlangsung

dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, bisnis, dan kehidupan

lainnya.

Teknik pengelolaan sumber daya manusia juga akan jadi

sederhana berkat kemajuan ilmu pengetahuan dan tekhnologi yang terus

berlangsung. Berbagai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

mengakibatkan koordinasi dan komunikasi antar bagian dalam organisasi

menjadi lebih mudah. Karena kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi

diberbagai bidang semakin meningkat, orang-orang yang bekerja didalam

organisasi atau perusahaan bisnis akan semakin meningkat kualitasnya.

Berbagai teknologi tentu saja akan menuntut pengetahuan khusus dan

biasanya tidak mudah untuk dikuasai dan dipahami oleh manajer-

sehingga teknologi tersebut menjadi sangat sulit dikelola.

4. Istilah-istilah Manajemen Sumber Daya Manusia

Istilah manajemen sumber daya manusia banyak disamakan

dengan itilah personil administration, personnel management, industrial

relation, manpower management, labour relation, labour management,

manajemen personalia, dan sebagainya. Dalam praktiknya, istilah-istilah

tersebut diidentikkan, walaupun seharusnya tidak demikian. Menurut Drs.

M. Manullang dalam bukunya, Manajemen Personalia, istilah manpower

management, personil administration, dan management personalia

adalah sama. Istilah manpower management secara umum mulai

digunakan sejak akhir perang II mengingat semakin banyak perhatian

yang diarahkan pada manpower atau sumber daya manusia, baik untuk

kebutuhan perang maupun industri.

Istilah labour relation dan labour relation management tidaklah

sama dengan ketiga istilah tersebut di atas. Labour relation

menitikberatkan pada hubungan-hubungan antara manajemen dengan

serikat kerja. Jika dalam satu badan usaha diangkat seorang kepala

labour relations maka tugas pokoknya adalah memberi nasihat dan

layanan kepada pucuk pimpinan, kepala bagian dan para mandor dalam

hubungan mereka dengan wakil-wakil dan serikat kerja.

B. SEJARAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen ilmiah (scientific management) lahir sebelum

manajemen sumber daya manusia (manajemen personalia). Sumber daya

manusia merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen pada

umumnya, yang tumbuh dan berkembang sejak adanya hubungan antara

atasan dengan bawahan. Sejak permulaan abad dua puluhan, perhatian

terhadap faktor produksi tenaga kerja sebagai sumber daya manusia

menjadi lebih jauh lebih baik dari masa sebelumnya. Pada mulanya

manusia dipandang sebagai barang dagangan atau faktor produksi maka

memasuki awal abad dua puluhan, manusia dianggap sebagai manusia

yang mempunyai perasaan, pikiran, dan kebutuhan psikologis.

Untuk lebih jelasnya, perkembangan manajemen sumber daya

manusia dapat dibagi ke dalam lima tahapan, yaitu tahap pengrajin,

manajemen ilmiah, hubungan manusia, sains perilaku, dan fungsi sumber

daya manusia.

1. Tahap Pengrajin

Orang-orang yang bekerja selama kurun waktu 1600 sampai 1700-

an diarahkan oleh sistem perajin (craft sistem). Di bawah sistem ini

produksi barang dan jasa dihasilkan oleh sekelompok pekerja di dalam

sebuah ruang yang sempit, seperti rumah tangga. Setiap kepala perajin

mempunyai beberapa pemagang (apprencites) dan nomaden

(journeyman) untuk melakukan pekerjaanya. Jika ada perajin yang

mengundurkan diri, yang menggantikan adalah nomaden yang paling

senior.

2. Tahap Manajemen Ilmiah (Survival)

Pada awal tahun 1900-an, terjadi perubahan tempat dan metode

kerja. Berbagai mesin dan metode pabrik untuk meningkatkan produksi

mulai diperkenalkan. Melonjaknya produksi barang diiringi pula oleh

menculnya beberapa masalah karena mesin produksi membutuhkan

beberapa orang untuk mengoperasikannya sehingga jumlah pekerja

meningkat secara dramatis.

Di Amerika Serikat, para pekerja yang berkeahlian sangatlah

terbatas jumlahnya dipermulaan abad ke-20. Salah satu cara untuk

meningkatkan produktivitas adalah meningkatkan efisiensi para pekerja.

Landasan pemikiran manajemen ilmiah adalah bahwa ada sebuah cara

terbaik untuk melaksanakan tugas kerja. Sebagian besar manajemen

ilmiah adalah insinyur mekanis. Mereka menerapkan kemahiran teknisnya

di pabrik-pabrik industrial dan berupaya memadukan orang-orang

sehingga mencapai tingkat produktivitas yang paling tinggi.

Frederick Taylor, salah satu penggagas manajemen ilmiah,

mencurahkan karirnya dalam menghimpun data dan menganalisis

gerakan khusus yang dibutuhkan untuk melakukan beraneka ragam

analisis pekerjaan. Dia membagi-bagi pekerjaan dalam tugas-tugas

khusus dan menyempurnakan gerakan yang dibutuhkan untuk

menuntaskan tugas tersebut sampai tidak dapat disempurnakan lagi.

3. Tahap Hubungan Antarmanusia

Penelitian yang lebih insentif terhadap sumber daya manusia

berlangsung pada penghujung tahun 1920-an dan awal 1930-an. Pada

kurun waktu ini, perhatian para manajer dicurahkan pada karyawannya

untuk meningkatkan produktivitas kerja mereka. Produktivitas karyawan

ternyata dipengaruhi tidak hanya oleh cara pekerja dirancang dan

diberikan imbalan memadai, tetapi juga oleh faktor lain, yaitu faktor sosial

dan psikologis.

Temuan ini merupakan temuan pertama dengan mengindikasikan

bahwa faktor sosial dan psikologis dalam suatu lingkungan kerja dapat

mempunyai dampak signifikan terhadap tingkat produktivitas kerja para

karyawan. Produktivitas bertalian langsung denganh insentitas kerja sama

dan kerja tim dalam kelompok. Tingkat kerja tim dan kerja sama

berhubungan dengan minat penyelia dan teriset dalam kelompok kerja,

kurangnya pendekatan koersif terhadap perbaikan produktivitas, dan

partisipasi kalangan karyawan dalam perubahan yang mempengaruhi

mereka.

4. Tahap Behavioralisme (Sains Perilaku)

Era sains perilaku (behavioural science) muncul sebagai dampak

dari meluasnya beragam temuan akademik dari berbagai disiplin ilmu,

seperti psikologis, ilmu politik, sosiologi, dan biologi. Sains perilaku lebih

terfokus pada organisasi secara keseluruhan dan kurang memperhatikan

individu. Sains perilaku mengkaji lingkungan tempat kerja yang

memengaruhi individu karyawan, dan sebaliknya. Perilaku organisasi

(organization behavior) dan manajemen sumber daya manusia tumbuh

dan berkembang dari era sains perilaku.

5. Tahap Fungsi Sumber Daya Manusia

Pekerjaan para sekretaris dewasa ini semakin bertumpuk.

Sekretaris dituntut mengetahui pengaruh undang-undang ketenagakerjaan

terhadap perkembangan perusahaan. Sekretaris juga diwajibkan

menyimpan arsip mengenai karyawan, sistem gaji, dan menyampaikan

saran kepada atasan. Sebuah kelompok sekretaris memikul tanggung

jawab atas tugas karyawan, penetapan upah, dan penentuan kenaikan

gaji. Kelompok yang lain mengkhususkan diri pada pengangkatan dan

pelatihan para karyawan. Kelompok lainnya mengurusi negaisasi dengan

serikat pekerja atas dasar kontrak yang dapat diterima. Setiap bagian

pada akhirnya menjadi fungsi sebuah unit sumber daya manusia.

C. TUJUAN DAN AKTIVITAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

1. Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia

Tujuan manajemen sumber daya manusia adalah memperbaiki

kontribusi produktif orang-orang atau tenaga kerja terhadap organisasi

atau perusahaan dengan cara bertanggung jawab secara strategis, etis,

dan sosial. Para manajer dan departeman sumber daya manusia

mencapai maksud mereka dengan memenuhi tujuannya. Tujun

manajemen sumber daya manusia tdak hanya mencerminkan kehendak

manajemen senior, tetapi juga harus menyimbangkan tantangan

organisasi, fungsi sumber daya manusia, dan orang-orang yang

terpengaruh. Kekegagalan melakukan tugas itu dapak merusak kinerja,

produktivitas, laba, bahkan kelangsungan hidup organisasi atau

perusahaan.

Empat tujuan manajemen sumber daya manusia adalah sebagai

berikut.

a. Tujuan Sosial

Tujuan sosial manajemen sumber daya manusia adalah agar

organisasi atau perusahaan bertanggung jawab secara sosial dan etis

terhadap kebutuhan dan tantangan masyarakat dengan meminimalkan

dampak negatifnya. Organisasi atau perusahaan bisnis diharapkan dapat

meningkatkan kualitas masyarakat dan membantu memecahkan masalah-

masalah sosial.

b. Tujuan Organisasional

Tujuan organisasional adalah sasaran format yang dibuat untuk

membantu organisasi mencapai tujuannya. Departemen sumber daya

manusia dibentuk untuk membantu para manager mewujudkan tujuan

organisasi. Departemen sumber daya manusia meningkatkan efektivitas

organisasional dengan cara :

Menyediakan tenaga kerja yang terlatih dan bermotifasi tinggi.

Mendayagunakan tenaga kerja secara efesien dan efektif.

Mengembangkan kualitas kerja dengan membuka kesempatan bagi

terwujudnya aktualisasi diri karyawan.

Menyediakan kesempatan kerja yang sama bagi setiap orang,

lingkungan kerja yang sehat dan aman, dan memberikan

perlindungan terhadap hak-hak karyawan.

Mensosialisasikan kebijakan sumber daya manusia kepada semua

karyawan.

c. Tujuan Fungsional

Tujuan fungsional adalah tujuan untuk mempertahankan kontribusi

departemen sumber daya manusia pada tingkat yang sesuai dengan

kebutuhan organisasi. Departemen sumber daya manusia harus

meningkatkan pengelolaan sumber daya manusia dengan cara

memberikan konsultasi yang baik. Departemen sumber daya manusia

semakin dituntut untuk mampu menyediakan program-program rekrutmen

dan pelatihan ketenagakerjaan. Departeman sumber daya manusia harus

mampu berfungsi sebagai penguji realitas ketika para manajer lini

mengajukan gagasan dan arah yang baru.

d. Tujuan Individual

Tujuan individual adalah tujuan pribadi dari tiap anggota organisasi

atau perusahaan yang hendak dicapai melalui aktivitasnya dalam

organisasi. Apabila tujuan pribadi dan tujuan organisasi tidak harmonis,

karyawan mungkin akan memilih untuk menarik diri atau keluar dari

perusahaan.

2. Aktivitas Manajemen Sumber Daya Manusia

Untuk mencapai tujuannya, departemen sumber daya manusia

membantu para manajer dalam merekrut, melatih, mengembangkan,

mengevaluasi, memelihara, dan mempertahankan para karyawan yang

berkualitas. Aktivitas manajemen sumber daya manusia adalah kegiatan

untuk menyediakan dan mempertahankan tenaga kerja yang efektif dan

berkualitas bagi organisasi atau perusahaan.

a. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia harus berfokus pada cara

organisasi atau perusahaan bergerak dan kondisi sumber daya manusia

yang ada saat ini menuju kondisi sumber daya manusia yang dikehendaki.

Perencanaan sumber daya manusia harus mampu menciptakan

hubungan antara seluruh strategi organisasi atau perusahaan dengan

kebijakan sumber daya manusianya. Perencanaan sumber daya manusia

yang baik dapat memastikan aktivitas sumber daya manusia senantiasa

konsisten dengan arah strategi dan tujuan organisasi atau perusahaan.

b. Rekrutmen

Perusahaan akan mencari tenaga baru apabila terjadi kekurangan

karyawan atau tenaga kerja yang diperlukan oleh perusahaan. Efektivitas

sebuah perusahaan bergantung pada efektivitas dan produktivitas para

karyawannya. Tanpa didukung oleh tenaga kerja yang berkualitas maka

prestasi organisasi atau perusahaan tidak akan menonjol. Oleh karena itu,

rekrutmen sumber daya manusia menjadi aktivitas departemen sumber

daya manusia yang penting. Rekrutmen merupakan aktivitas yang

dirancang untuk memperoleh pelamar kerja yang memenuhi persyaratan

yang ditetapkan perusahaan. Meskipun aktivitas rekrutmen biasanya

diselenggarakan oleh departemen sumber daya manusia, departemen

lainnya dapat pula dilibatkan dalam hal penyediaan deskripsi pekerjaan

dan spesifikasi pekerjaan guna membantu kelancaran upaya rekrutmen.

c. Seleksi

Dalam menyeleksi karyawan baru, departemen sumber daya

manusia biasanya menyaring pelamar melalui wawancara, tes, dan

menyelidiki latar belakang pelamar. Selanjutnya, merekomendasikan

pelamar yang memenuhi persyaratan pada manajer untuk diambil

keputusan pengangkatan terakhir.

d. Pelatihan dan Pengembangan

Perkembangan organisasi atau perusahaan terkait erat dengan

kualitas sumber daya manusianya. Apabila sumber daya manusia

kualitasnya rendah, stagnasi organisasi atau perusahaan kemungkinan

besar akan terjadi. Program pelatihan dan pengembangan merupakan

serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan pengetahuan,

kemampuan, keterampilan, sikap, dan kinerja sumber daya manusia.

Aktivitas ini mengajarkan keahlian baru, memperbaiki keahlian yang ada,

dan mempengaruhi sikap dan tanggungjawab para karyawan. Aktivitas

pelatihan dirancang untuk meningkatkan keahlian. Sebagai contoh,

karyawan dapat dilatih dalam teknik pengambilan keputusan atau sistem

pengolahan data. Aktivitas pengembangan dirancang untuk mendidik

karyawan sehingga mereka siap dipromosikan dan mampu memandang

peran mereka dalam organisasi secara lebih luas. Pengembangan sumber

daya manusia dibutuhkan karena pekerjaan selalu berubah. Aktivitas

pelatihan dan pengembangan tenaga kerja amat penting karena kemajuan

teknologi makin kompleks dan bervariasi.

e. Penilaian Prestasi Kerja

Penilaian prestasi kerja (performance appraisal) merupakan salah

satu faktor kunci dalam mengembangkan suatu organisasi atau

perusahaan secara efektif dan efisien. Dengan dilakukannya penilaian

prestasi kerja berarti suatu organisasi atau perusahaan telah

memanfaatkan secara baik sumber daya manusia yang ada dalam

organisasi. Informasi yang relevan dan reliable tentang prestasi kerja

sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja para karyawan karena akan

mempermudah perumusan kebijakan lebih lanjut. Informasi yang akurat

dari prestasi karyawan akan memungkinkan dilaksanakannya

perencanaan karier bagi mereka. Penilaian prestasi kerja secara individual

akan sangat bermanfaat bagi kemajuan organisasi atau perusahaan

secara keseluruhan. Suatu permasalahan yang perlu dikemukakan disini

adalah bagaimana suatu obyektivitas penilaian dapat dicapai dengan baik.

Perlu dihindari adanya like dan dislike dari tim penilai prestasi kerja.

f. Kompensasi

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, terutama perusahaan

yang profit-making, maka pengaturan kompensasi merupakan faktor

penting untuk dapat memelihara dan mempertahankan prestasi kerja para

karyawan. Suatu kompensasi dapat berupa finansial ataupun nonfinansial.

Pada umumnya, istilah kompensasi dipakai dalam pengertian proses

peng-administrasian gaji dan upah. Suatu kompensasi akan dapat

meningkatkan maupun menurunkan prestasi kerja atau memotivasi

karyawan. Oleh karena itu, penting sekali perhatian organisasi atau

perusahaan terhadap pengaturan kompensasi secara benar dan adil.

Suatu kompensasi harus memiliki dasar yang logic, rational. Dalam hal ini,

masih saja mengandung banyak faktor emosional dipandang dari segi

karyawan. Sebab, jika para karyawan memandang kompensasi mereka

tidak memadai, prestasi kerja, motivasi maupun kepuasan kerja dapat

menurun drastis. Program-program kompensasi sangatlah penting untuk

mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh karena mencerminkan

adanya usaha organisasi atau perusahaan untuk mempertahankan dan

meningkatkan kinerja sumber daya manusia.

g. Pemeliharaan Keselamatan Tenaga Kerja

Setiap organisasi atau perusahaan bisnis diharapkan memiliki

program keselamatan kerja guna mengurangi kecelakaan kerja dan

kondisi kerja yang tidak sehat. Setiap karyawan perlu secara terus

menerus diingatkan dan dijamin tentang pentingnya keselamatan kerja

dan diinstruksikan agar menghindari kecelakaan kerja. Program

keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan kerja

dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja. Hampir sebagian besar

departemen sumber daya manusia memiliki tanggungjawab atas

penyediaan pelatihan keselamatan kerja, penentuan dan perbaikan

kondisi kerja yang tidak sehat, serta pelaporan kecelakaan kerja.

h. Hubungan Karyawan

Organisasi atau perusahaan bisnis tentu saja tidak semata-mata

ingin memenuhi atau mencapai tujuan dengan mengorbankan

kepentingan karyawan sebab manusia sebenarnya merupakan penentu

akhir dari keberhasilan suatu organisasi. Untuk menghindari kemungkinan

perlakuan yang tidak manusiawi dari pihak pimpinan (manajemen) maka

biasanya para karyawan membentuk semacam perserikatan atau serikat

pekerja. Dengan pembentukan serikat kerja berarti adanya kegiatan

kolektif yang terkoordinir dari pihak karyawan dalam menghadapi pihak

pimpinan (manajemen) apabila memang diperlukan. Kegiatan kolektif

semacam itu dapat menciptakan konflik dan berbagai kendala bagi pihak

manajemen terutama manajemen personalia, yang kadang-kadang sukar

diterima oleh pihak manajemen. Untuk itu, peranan pemerintah, dalam hal

ini Departemen Tenaga Kerja, menjadi sangat penting sebagai penengah.

D. KONDISI SUMBER DAYA MANUSIA INDONESIA DI ERA GLOBAL

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor kunci

dalam reformasi ekonomi, yakni untuk menciptakan SDM yang berkualitas

dan memliki keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan

global yang selama ini kita abaikan. Dalam kaitan tersebut setidaknya ada

dua hal penting yang menyangkut kodisi SDM Indonesia. Pertama,

adanya ketimpangan antara jumlah kesempatan kerja dengan angkatan

kerja. Jumlah angkatan kerja nasional pada krisis ekonomi tahun pertama

(1998) sekitar 92,73 juta orang. Sementara jumlah kesempatan kerja yang

ada hanya sekitar 87,67 juta orang dan ada sekitar 5,06 juta orang

menjadi penganggur terbuka (open unemployment). Angka ini meningkat

terus selama krisis ekonomi yang kini berjumlah sekitar 8 juta.

Kedua, tingkat pendidikan angkatan kerja Indonesia relatif masih

rendah. Stuktur pendidikan angkatan kerja Indonesia masih didominasi

oleh pendidikan dasar, yaitu sekitar 63,2%. Kedua masalah tersebut

menunjukkan bahwa ada kelangkaan kesempaan kerja dan rendahnya

kualitas angkatan kerja secara nasional di berbagi bidang kehidupan.

Lesunya dunia usaha akibat krisis ekonomi yang berkepanjangan sampai

saat ini mengakibatkan rendahnya kesempatan kerja terutama bagi

lulusan perguruan tinggi. Sementara di sisi lain jumlah angkatan kerja

lulusan perguruan tinggi terus meningkat setiap tahun. Sampai tahun

2000, ada sekitar 2,3 juta angkatan kerja lulusan perguruan tinggi.

Kesempatan kerja yang berbatas bagi lulusan perguruan tinggi ini

menimbulkan dampak semakin banyaknya angka pengangguran lulusan

sarjana di Indonesia.

E. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Dalam beberapa dasawarsa belakangan ini, pemanfaatan teknologi

oleh entitas bisnis terus meningkat. Teknologi manufaktur, seperti

computer-aided design and manufacture (CAD/CAM), flexible

manufacturing sistem (FMS), computer numerically controlled machines

(CNS), computer integrated manufacture (CIM), dan sistem robotisasi

banyak di terapkan.

Begitu pula sistem electronic data interchange (EDI) yang

menghubungkan entitas bisnis dengan pemasok dan pelanggan, serta

komputerisasi sistem pergudangan dan logistik juga mulai insensif

diadopsi oleh perusahaan. Dalam sektor layanan jasa, teknologi komputer

berperan amat penting. Implementasi sistem pemrosesan komputer

kecepatan tinggi dan software-software inovatif secara dramatis telah

mengubah sistem dan proses kerja proses kerja internal termasuk

mekanisme hubungan bisnis dengan pelanggan internal (misalnya,

mekanisme hubungan antara departemen SDM dengan departemen lini

dan unit bisnis sebagai pelanggan internalnya) dan eksternal.

Pemanfaatan teknologi merupakan prasyarat menuju “best

practice” dalam pengelolaan organisasi. Dalam hal ini, ada dua faktor

inovasi yang saling terkait. Pertama, inovasi produk; proses merupakan

hal krusial dalam menciptakan competitive advantage. Kedua, teknologi

dan reorganisasi; keduanya adalah pasangan yang tidak dapat

dipisahkan; teknologi tidak dapat diterapkan tanpa reorganisasi, dan

reorganisasi tidak akan efektif tanpa penerapan teknologi.

Pada suatu titik tertentu, inovasi teknologi memperngaruhi tidak

hanya kompetensi teknis SDM, tetapi juga merangsang “architectural

kwolodge” SDM dalam organisasi dalam bentuk asumsi dasar dan pola

pandang SDM terhadap proses internal dan hubungan antar unit

organisasi. Kemajuan teknologi informasi (TI) dan penerapannya pada

fungsi pengelolaan SDM telah menciptakan warna sendiri bagi kehidupan

organisasi dan SDM. Penerapan TI dalam organisasi akan meningkatkan

daya saing organisasi. TI akan menjadi salah satu sumber keunggulan

kompettif jika pemilihannya benar-benar memperhatikan unsur tepat guna

dan mampu menyatu dengan semua aspek organisasi.

Dengan begitu investasi TI merupakan kebutuhan bagi organisasi.

Investasi dan penerapan TI akan berdampak perubahan pada beberapa

bidang kehidupan organisasi, seperti sistem dan struktur organisasi atau

model pengelolaan SDM. Untuk optimalisasi pengelolaan SDM diperlukan

banyak informasi. Peningkatan arus atau volume informasi SDM akan

mendorong kebutuhan pengembangan TI dalam pengelolaan database

SDM. Sistem informasi berbasiskan teknologi komputer memungkinkan

organisasi mengintegrasikan informasi kepegawaian dalam sistem

database, yang disebut SIM (sistem informasi manajemen) SDM.

Setidaknya SIM SDM memberikan tiga keuntungan, yaitu:

1. Memungkikan departemen SDM berperan aktif dalam perencanaan

strategi perusahaan.

2. Mengintegrasikan dan menyimpan semua informasi SDM dalam suatu

database nasional, yang terpisah. Oleh karena itu, dalam proses

perencanaan, departemen SDM dapat mengambil perspektif global

terhadap persediaan dan kebutuhan pengembangan SDM untuk

selanjutnya diinterprestasikan dengan cara yang lebih efektif.

3. Memfasilitasi penyimpanan data dan akses catatan kepegawaian

yang vital bagi perusahaan. Sebagai tambahan terhadap data internal,

dengan fasilitas internet, departemen SDM dapat mengambil manfaat

dari akses langsung kesumber data eksternal yang berisi informasi

penting bagi penyusunan strategi SDM, seperti literature data

kependudukan, informasi praktek-praktek SDM yang dilakukan

perusahaan lain, dan aturan-aturan ketenagakerjaan.

Ada satu paradoks, TI disadari bermanfaat dalam hal meningkatkan

produktivitas SDM. Namun, di sisi lain, telah menimbulkan kekhawatiran di

lingkungan karyawan karena munculnya wacana layoff, yang terkait

dengan peningkatan produktivitas dan efisiensi proses kerja SDM itu

sendiri. Bagi perencana SDM, isu-isu mendasar yang perlu diperhatikan

adalah dampak TI terhadap jumlah (kuantitas) yang keahlian (kualitas)

SDM, serta perkembangan pola karirnya. Hal ini tentu akan berbeda

dalam setiap organisasi. Namun, perencanaan SDM yang komprehensif

mutlak diperlukan untuk mengakomodasi desain/redesain jabatan atau

pekerjaan, resrukturisasi organisasi, dan program manajemen karir masa

depan. Di banyak entitas bisnis, proses ini terkadang membutuhkan

negosiasi berkepanjangan dengan serikat pekerja.

SEKILAS FUNGSI MANAJEMEN

Sejalan dengan perkembangan dunia teknologi informasi dan

telekomunikasi yang semakin canggih di era globalisasi ini, dibutuhkan

kemampuan manajemen yang kuat dan berperspektif luas dalam

menjalankan roda pemerintahan. Untuk melakukan hal tersebut

dibutuhkan bukan hanya modal dan prasarana yang mendukung operasi

usaha, tapi juga dibutuhkan personil-personil pendukung yang handal

dalam menunjang kebijakan-kebijakan yang diterapkan oleh para

pemimpin pemerintahan.

Seperti sudah diketahui, sangatlah tidak mudah dalam memilih

orang yang tepat untuk duduk pada suatu posisi tertentu diorganisasi

terutama pejabat pemerintahan dalam masa transisi sekarang ini. Apalagi

untuk menangani posisi yang sangat strategis bagi organisasi. Untuk

melakukan hal tersebut, diperlukan rekaman analisis informasi dari data

yang dimiliki orang tersebut sejak masuk organisasi sampai

merencanakan pendidikan serta kesempatan dan tantangan yang perlu

diberikan kepada personil bila ia ingin diproyeksikan pada jabatan

tertentu.

Selain itu, diperlukan juga sistem kesejahteraan yang optimal

sesuai dengan prestasi yang dicapai agar orang-orang yang berprestasi

dapat tetap dipertahankan kemampuan dan keberadaannya dalam suatu

organisasi, dan juga meningkatkan kemampuan personil dengan

menentukan pendidikan yang dibutuhkannya. Berdasarkan pertimbangan

itu, diperlukan suatu sistem kepegawaian yang dapat memenuhi

kebutuhan porses/analisis dan informasi tersebut.

Apalagi pada sebuah organisasi pemerintahan yang

mempekerjakan suatu jumlah tenaga kerja yang relatif besar, terdiri dari

banyak eselon, jenjang jabatan yang bertingkat-tingkat, apalagi termasuk

dalam satu departemen yang sedemikian besar, yang mana mutasi dari

satu unit organisasi ke unit organisasi dalam satu kelompok adalah suatu

hal yang memungkinkan dan diperlukan.

Banyak sekali aspek yang tercakup dalam hal ketenagakerjaan

yang harus diperhatikan, di mulai dari saat pegawai itu di terima, jenjang

karir, pendidikan, mutasi, kesejahteraan, prestasi bahkan sampai dengan

masa setelah selesai masa kerja (pensiun). Hal inilah yang menjadikan

alasan mengapa diperlukan suatu sistem kepegawaian yang baik, yang

dapat menunjang sistem-sistem lainnya yang ada pada departemen

tersebut, dalam menentukan keberhasilannya berkompetisi dalam

memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat di era globalisasi ini.

RUANG LINGKUP PROSES

Proses dalam ruang lingkup manajemen sumber daya manusia

adalah suatu proses yang dinamis mengikuti perubahan yang terjadi

dalam suatu pemerintahan. Keadaan yang dinamis tersebut akan banyak

berpengaruh pada teknologi sistem informasi yang akan digunakan. Oleh

sebab itu, proses yang dapat dilakukan oleh sebuah sistem sumber daya

manusia akan sangat banyak bergantung pada model data yang dibentuk

untuk kebutuhan tersebut.

Berdasarkan hal tersebut, umumnya pada sebuah sistem

kepegawaian terdapat suatu bentuk model data, yang pada dasarnya

mencakup proses yang berhubungan dengan hal sebagai berikut:

1. Perencanaan sumber daya manusia

2. Administrasi personalia

3. Kompensasi dan benefit

4. Kinerja personil

5. Pendidikan dan pelatihan

6. Pemutusan hubungan kerja atau pensiun

Keenam proses tersebut adalah proses-poses yang berhubungan

dengan kegiatan manajemen kepegawaian di suatu pemerintahan. Di

mulai sejak menetukan kebutuhan tenaga kerja, pemenuhan kebutuhan

tersebut (recruitment), sampai dengan berakhirnya masa kerja seorangh

pegawai.

Untuk lebih jelasnya lagi, keenam proses tersebut akan dibahas di

bawah ini:

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Masalah yang dihadapi manajemen sumber daya manusia saai ini

adalah cepatnya perubahan yang terjadi pada bidang pemerintahan yang

berdampak pula pada perencanaan tenaga manusia yang dimiliki. Proses

perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses analisis dan

simulasi kebutuhan SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM

yang dimiliki oleh organisasi, dikaikan dengan rencana pengembangan

aktivitas departemen masa mendatang. Hal ini pada dasarnya berdampak

pada pengadaan SDM atau penempatan SDM pada suatu lokasi/unit yang

membutuhkan. Pada dasarnya proses perencanaan tenaga manusia

terdiri dari 3 subproses, yaitu:

a. Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisis dan simulasi;

pada prinsipnya akan diolah dari data administrasi yang dimiliki untuk

mendapatkan gambaran kekuatan SDM saat ini, dan juga dari segi

availabilitas SDM tersebut.

b. Proses pengadaan sumber daya manusia (recruitment); pada

prinsipnya hampir sama seperti pada pengumpulan biodata, tetapi

dalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan diikuti cara

penilaian/kriteria penerimaan.

c. Proses lokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeplayment,

yang mana dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapat

dianalisis informasi kebutuhan penempatan atau realokasi seorang

personil ke tempat yang lebih tepat.

Sehubungan dengan sistem kepegawaian yang diusulkan, terdapat

banyak poses yang dapat mendukung analisis pekerjaan tersebut, seperti:

a. Fasilitas untuk mencari suatu jabatan struktur yang kosong.

b. Analisis kandidat yang paling sesuai untuk duduk pada jabatan

tersebut.

c. Analisis kebutuhan tenaga pada suatu unit organisasi.

d. Pemilihan pegawai yang memiliki kriteria informasi tertentu secara

dinamis (kurang lebih terdapat 44 kriteria informasi yang terdapat di

kombinasikan secara bebas satu sama lain untuk mendapatkan

sekelompok informasi yang dibutuhkan).

e. Analisis grafis dan statistik yang on-line, yang dapat berinteraksi

langsung dengan data yang rinci.

2. Administrasi Personalia

Pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam

pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian.

Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman data

umum kepegawaian seperti:

a. Biodata Pegawai

b. Sejarah Kepangkatan

c. Sejarah Jabatan

d. Sejarah Pendidikan Formal

e. Sejarah Pendidikan Penjenjangan

f. Sejarah Pendidikan Substantial

g. Keahlian Berbahasa Asing

h. Penggunaan Fasilitas Perusahaan

i. Sejarah Kunjungan ke Luar Negeri

j. Daftar Keluarga

k. Sejarah Hukuman dan Penghargaan yang diperoleh

l. Memo Khusus

Pada sistem ini telah dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel

pendukung yang mengacu pada standar pengkodean yang ditetapkan

untuk sistem kepegawaian di Indonesia. Keuntungan dari hal ini adalah

sebagai berikut:

a. Kemudahan dalam pengelompokan informasi karena sebagian besar

informasi menggunakan kode.

b. Mempercepat pengisian dan akurasi data sebab operator tidak perlu

mengingat daftar kode yang diperlukan untuk pengisian data, semua

dapat diperoleh secara cepat oleh sistem.

c. Tampilan grafis dalam pemasukan data sehingga membantu pemakai

dalam pengoperasiannya.

d. Jumlah data yang direkam per transaksi lebih sedikit dengan

pengkodean.

e. Setiap history yang dimiliki oleh personil akan direkam selama atau

sebanyak jumlah data yang disimpan (ditentukan oleh pihak

manejemen kepegawaian).

3. Kompensasi dan Benefit

Salah satu masalah yang dihadapi dalam manajemen sumber daya

manusia adalah antara mereka menentukan kriteria jenis pekerjaan dan

pembayaran yang diterima personil dan fasilitas lain nonoperasional

seperti medikal dan pensiun. Pada umumnya hal tersebut sangat variatif

bergantung dari banyak hal, seperti besarnya organisasi, pendidikan,

pengalaman, tanggung jawab, lokasi geografis menempatan, masa kerja,

dan tanggungan keluarga.

Ruang lingkup proses yang termasuk dalam kompensasi dan

benefit adalah sebagai berikut:

a. Proses penentuan gaji dan transaksinya, yang termasuk dalam hal ini

adalah proses penggunaan ‘merit payment ‘ dalam hal penentuan gaji

dan juga pendapatan lain yang berhubungan dengan penghasilan

tambahan seperti lembur, uang makan, uang perumahan, insentif

daerah terpencil, supervisor,dan sejenisnya.

b. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan

diluar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk memberikan jaminan

jasa aman selama bekerja diperusahaan, seperti fasilitas medical dan

tabungan pensiun.

4. Evaluasi Kinerja Personil

Sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personil adalah

pengkajian dan umpan balik. Dalam melakukan pengkajian, digunakan

kriteria-kriteria dasar yang telah ditentukan sebelumnya oleh manajemen.

Dan juga berdasarkan hasil kajian yang umumnya dilakukan oleh suatu

tim. Hal ini dapat diinformasikan dan didiskusikan bersama dengan

personil tersebut untuk mengetahui apresiasi lebih lanjut mengenai cara

pengkajian dan harapannya dalam melaksanakan pekerjaan.

Adapun fasilitas yang tersedia pada sistem ini adalah perencanaan

kerja personil beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut.

Berdasarkan hal ini, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih

obyektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan

sebelumnya.

5. Pendidikan dan Pelatihan

Pendidikan adalah salah satu rangka keberhasilan personil dalam

menunjang strategi departemen di unit organisasinya. Adapun proses

yang termasuk dalam sistem kepegawaian ini adalah sebagai berikut:

a. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan jadwal

pendidikan yang akan diselenggarakan oleh organisasi.

b. Perencanaan kebutuhan pendidikan, yang berhubungan dengan

rencana pendidikan yang akan diikuti oleh personil yang berhubungan

dengan tugas dan tanggungjawab.

c. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatat informasi yang

berhubungan dengan kesertaan personil pada pendidikan yang

diikutinya.

Umumnya yang termasuk dalam hal ini adalah pendidikan dalam

kategori nonformal. Dalam hal ini ditunjang pula dengan penggunaan

kodefikasi yang standar.

6. Pemutusan Hubungan Kerja/ Pensiun

Diperlukan pula sebuah proses yang bertujuan untuk menangani

hal-hal yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personil, baik

secara normal, ataupun karena hal lainnya. Sistem menangani

penyimpanan informasi dari seluruh personil yang pernah bekera pada

perusahaan, sehubungan dengan kewajiban dan juga hak-hak yang harus

dikeluarkan oleh perusahaan, seperti uang pensiun, pesangon, dan

sebagainya.

RUANG LINGKUP INFORMASI

Sesuai dengan kebutuhan saat ini, berdasarkan studi dengan

menggunakan metode Business Poces Re-engineering terhadap sistem

sumber daya manusia yang ada saat ini, telah mencakup semua aspek

acuan sistem informasi kepegawaian seperti tersebut diatas.

Adapun lingkup informasi yang menjadi acuan dan sistem informasi

adalah sebagai berikut:

a. Biodata, berisi data umum personil seperti nama, tanggal lahir, alamat,

agama, dan sebagainya.

b. Pangkat, mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan

sejarah kepangkatan personil.

c. Jabatan, mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan

sejarah jabatan personil, baik fungsional maupun struktural.

d. Pendidikan, mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan

sejarah pendidikan personil, baik dari SD sampai pendidikan formal

terkait dan juga sejarah pendidikan penjenjangan dan subtantial yang

diikuti oleh personil tersebut.

e. Benefit dan Kompensasi, mencatat seluruh informasi yang

berhubungan dengan sejarah perubahan gaji/penghasilan yang

berhubungan dengan kenaikan berkala ataupun kenaikan pangkat.

f. Kemampuan bahasa, mencatat kemampuan berbahasa asing dari

personil berikut tingkatnya.

g. Prestasi kerja, mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan

sejarah penilaian atas prestasi kerja karyawan.

h. Penghargaan, mencatat seluruh penghargaan resmi yang diakui oleh

perusahaan.

i. Kesra, mencatat seluruh fasilitas perusahaan yang diterima karyawan

untuk menunjang kelancaran operasi.

j. Payroll, melakukan proses administrasi pembayaran upah karyawan

beserta analisisnya.

k. Absensi, mencatat seluruh aktivitas ketidakhadiran karyawan

sehubungan dengan kebutuhhannya.

l. Daftar keluarga, mencatat seluruh data anggota keluarga karyawan.

m. Hukuman disiplin yang mencatat seluruh hukuman yang pernah

diterima oleh karyawan bersangkutan.

n. Memo khusus berisi catatan yang bersifat referensial terhadap

seorang karyawan dimana informasi ini bersifat informatif dan bukan

administratif.

Adapun ruang lingkup informasi diatas adalah ruang lingkup

informasi yang telah ada saat ini, tetapi tidak menutup kemungkinan

pengembangan keruang lingkup informasi lainnya bila memang

diperlukan.